21 suggerimenti per la valutazione delle prestazioni per costruire l'eccellenza nella vostra organizzazione

Le valutazioni delle prestazioni possono essere viste come un male necessario, una tentazione come quella di andare dal dentista, oppure come lo strumento più potente per potenziare il vostro team e superare i vostri obiettivi.

Temuto? Spesso. Sottovalutato? Sempre. 

È ora di considerare le valutazioni delle prestazioni come pietre miliari piuttosto che come giorni di giudizio. 

Questa guida offre 21 consigli per la valutazione delle prestazioni per migliorare il feedback, motivare la crescita e posizionare le valutazioni come pietre miliari del successo.

📚 Consiglio 1: Fate i compiti in anticipo (venite preparati)

Una valutazione delle prestazioni di successo inizia prima della data dell'incontro. Assicuratevi di conoscere il dipendente, tra cui:

• la descrizione delle loro mansioni e dei loro compiti;
• i risultati della loro precedente valutazione delle prestazioni;
• la loro performance nell'ultimo periodo (se pertinente, i progressi verso specifici obiettivi di performance);
• il vostro feedback sul modo in cui lavorate con loro;
• se applicabile: feedback di compagni di squadra e clienti;
• tutti i risultati e i dati che si vogliono utilizzare per far valere le proprie ragioni; 
• fattori che possono aver influenzato i loro risultati, sia all'interno che all'esterno del loro controllo (esempi: necessità di assumere compiti aggiuntivi a causa di carenza di personale, assenze per malattia, ferie);
• qualsiasi controversia o conflitto in cui siano stati coinvolti.
• il grado di applicazione del piano d'azione concordato in occasione dell'ultimo incontro sulla performance;
• azioni suggerite per migliorare le loro prestazioni nel periodo successivo;
• potenziali percorsi di carriera.

🚨 Questo passo è essenziale se siete manager di un team più grande o se non passate molto tempo a lavorare vicino ai vostri dipendenti. 

Ma anche se si conosce il carattere di ogni dipendente e il modo in cui lavora all'interno di un team, è fondamentale esaminare le metriche di performance effettive per evitare pregiudizi.

Inoltre, non siete gli unici a dovervi presentare preparati, ma anche i vostri collaboratori. Fategli sapere con precisione come vi aspettate che si preparino per la riunione.

Ecco alcune cose che potete chiedere loro di fare:

• Spiegare i risultati ottenuti nell'ultimo periodo di revisione, con esempi o dati a sostegno.
• Spiegare quali obiettivi non sono stati raggiunti e perché.
• Condividere ciò che più piace del proprio ruolo.
• Condividere dove si vedono da qui a un anno.
• Riflettere sulle proprie prestazioni e stilare un elenco di tre cose di cui si è soddisfatti e di una che si vuole migliorare.
• Illustrare le proprie esigenze di apprendimento e sviluppo, compresa la formazione specifica che si desidera seguire, e motivare come questa possa essere utile nel proprio ruolo.
• Motivare qualsiasi supporto e guida supplementare di cui hanno bisogno da parte vostra e della direzione.
• Avere almeno 5 domande o essere pronti a fare un brainstorming sul periodo successivo.
• Stabilire gli obiettivi per il periodo successivo.

👀 Suggerimento 2: garantire l'allineamento delle aspettative

Una comunicazione chiara calma i nervi. 

Un caso estremo: se un dipendente viene convocato in una riunione senza conoscerne il motivo, potrebbe temere di essere licenziato, mentre in realtà si tratta solo di una valutazione delle prestazioni. 

Più riuscite a definire le aspettative, meglio è. Se il dipendente sa cosa lo aspetta, è più probabile che sia pienamente presente, che si apra, che discuta e che recepisca il feedback invece di aspettare che la bomba venga sganciata.

Si vuole comunicare che l'incontro per la valutazione delle prestazioni consente a entrambi di:

• Riflettere e valutare il periodo trascorso.
• Discutere le prestazioni lavorative.
• Osservate i punti di forza del vostro dipendente.
• Toccate con mano il loro potenziale e i percorsi di carriera all'interno dell'azienda.
• Stabilire gli obiettivi per il prossimo periodo di valutazione.
• Se del caso, stabilire obiettivi di carriera a lungo termine.
• Discutete le esigenze di sviluppo, se hanno bisogno di risorse aggiuntive e cosa può essere migliorato.

Questi sono alcuni suggerimenti di alto livello. Sentitevi liberi di modificare e includere maggiori dettagli nell'invito alla riunione. Fate sapere al vostro dipendente che questa riunione è per lui, per aiutarlo a raggiungere il suo pieno potenziale. 

🛡️ Suggerimento 3: essere pronti a rispondere a domande o dubbi

In base a quanto accaduto durante l'ultimo periodo di valutazione, è possibile anticipare alcune delle domande. 

Avete avuto molti lavori inaspettati dell'ultimo minuto? 

Avete perso un cliente importante? 

Avete assunto e ampliato il team? 

È naturale che i dipendenti si interroghino su questi argomenti. Detto questo, è normale non avere tutte le risposte: seguite le questioni che non conoscete e rispondete ai vostri dipendenti.

‍‍‍🗣️ Suggerimento 4: Rimanere aperti ai contributi dei dipendenti e garantire una conversazione bidirezionale

Questo incontro è prima di tutto per il vostro dipendente. 

Esprimete apprezzamento per ogni feedback che vi danno sul flusso di lavoro o sul team. 

Applicate anche il suggerimento 1 (comunicare come vi aspettate che il vostro collaboratore si prepari), soprattutto per i collaboratori che non sono molto loquaci. 

🧐 Suggerimento 5: Sostenete qualsiasi affermazione con esempi concreti .

Se si vuole far capire un punto, bisogna assicurarsi di avere un esempio o un dato concreto da indicare. Affermazioni e sensazioni vaghe rischiano di creare confusione o conflitti. Inoltre, siate chiari su come volete inquadrare la situazione o l'evento per enfatizzare il vostro punto di vista. 

✍🏻 Consultate i nostri elenchi curati di oltre 40 esempi di feedback costruttivo e 45 esempi di feedback sulle prestazioni (per tutti i livelli di prestazione).

Per coloro che vanno oltre il proprio ruolo, consultate gli oltre 40 esempi di valutazione delle prestazioni che superano le aspettative.

⚖️ Suggerimento 6: Siate equilibrati - Discutete i punti di forza e le aree di miglioramento

Mentre alcune aziende si concentrano solo su ciò che è andato bene (recensioni di valutazione delle prestazioni basate sui punti di forza), una valutazione delle prestazioni comporta tipicamente feedback positivi e critiche costruttive. 

Quindi, se si vuole condurre una tradizionale valutazione delle prestazioni, è bene fare riferimento a entrambi. 

Ecco alcuni esempi di come discutere le aree di miglioramento: 

• L'anno scorso avete fatto il passo più lungo della gamba! I vostri punteggi sono stati tra i migliori che abbia mai visto. Quest'anno, invece, i tuoi numeri non sono all'altezza. È cambiato qualcosa che ha causato questo problema?
• Da quando si è verificato X, i vostri punteggi hanno subito un calo. Purtroppo non possiamo tornare indietro nel tempo, ma c'è qualcosa che possiamo fare per tornare in carreggiata?
• Abbiamo notato che nelle ultime settimane la sua produzione è un po' diminuita. Ha bisogno di una pausa o di un cambio di ritmo per ricaricarsi?

🧑‍🎓 Se voi e i vostri colleghi manager volete migliorare le vostre capacità di dare e ricevere feedback, date un'occhiata al nostro articolo sulla formazione al feedback. 

🤝 Consiglio 7: Siate onesti ma empatici

Ognuno di noi accetta le critiche costruttive in modo diverso. 

Molte persone associano la critica a una punizione, poiché ciò avviene di solito nell'infanzia: se si torna a casa troppo tardi, si deve rimanere a casa la sera successiva. Questo processo è spesso inconscio e fa sì che le persone si blocchino o si difendano.

Alcuni dipendenti possono essere più sensibili a causa di esperienze negative precedenti o recenti. 

Per esempio, se una persona è stata vittima di bullismo a scuola, può trovare stimolanti le critiche. 

Oppure, se sono stati appena lasciati, possono prendere le cose sul personale e non avere spazio per le critiche costruttive.

Ecco perché l'empatia è essenziale nella valutazione delle prestazioni. 

Allo stesso tempo, si vuole essere onesti e sollevare i problemi.

❓ Suggerimento 8: fare le domande giuste

Potrete ottenere di più dalla valutazione delle prestazioni applicando alcune abilità di coaching. 

Un esempio è l'utilizzo di domande aperte per incoraggiare il dipendente a parlare liberamente. 

Alcuni esempi:

• Dove si vede tra un anno?
• Cosa pensate abbia contribuito alla situazione X?
• Cosa ne pensa delle sue nuove aree di responsabilità?
• Cosa potete fare la prossima volta per evitare che si verifichi la situazione Y?

Un altro potente tipo di domanda incoraggia il dipendente a scavare più a fondo. 

Spesso la nostra prima risposta a una domanda è un semplice riflesso e il modo in cui siamo abituati a rispondere. Quando ci viene chiesto di fare un passo avanti, siamo costretti a uscire dai nostri schemi di pensiero abituali. 

È qui che possono nascere intuizioni notevoli!

È possibile utilizzare domande del tipo:

• E poi?
• Cosa temete che accada se si verifica la situazione x?
• Cosa c'è di più vero in questo caso?
• Cos'altro ha provato? 

❓ Scoprite le 70+ migliori domande di valutazione delle prestazioni per la vostra prossima valutazione.

🛠️ Suggerimento 9: Suggerite corsi d'azione e modi per migliorare

Abbiamo già parlato dell'importanza di arrivare ben preparati alla riunione. Questo include la preparazione di potenziali azioni e strategie di miglioramento. 

Naturalmente, volete coinvolgere i vostri dipendenti nello sviluppo delle strategie per motivarli a eseguire i loro compiti. Ma essere preparati impedisce di perdere tempo e di rimandare i piani d'azione per il miglioramento.

🏅 Suggerimento 10: Non dimenticare di riconoscere i risultati ottenuti

Allo stesso modo, concentrarsi solo sulle aree di miglioramento può lasciare i dipendenti scoraggiati. Ognuno di noi è diverso, e alcuni possono facilmente ignorare la situazione, mentre altri possono sentire una mancanza di motivazione e di conseguenza iniziare a non rendere al meglio. 

È essenziale che siate sinceri sull'importanza dei risultati ottenuti e che siate sicuri del contributo del dipendente. 

Non volete finire per complimentarvi con loro per qualcosa che hanno fatto i loro colleghi.

 🚀 Suggerimento 11: Non concludete la conversazione senza un piano preliminare per i passi successivi.

Supponiamo di essere alle prime armi con la valutazione delle prestazioni dei dipendenti. In questo caso, una volta discussi i punti di forza e le aree di miglioramento, può sembrare un sollievo e si può essere tentati di concludere la riunione. 

Ma una parte fondamentale di una revisione efficace delle prestazioni, che dà il tono al periodo di revisione successivo, è l'elaborazione di un piano per i passi successivi. 

Cosa vi aspettate che il vostro dipendente raggiunga nel prossimo periodo? Quali sono i suoi obiettivi a breve e a lungo termine? 

Chiaritevi su questi aspetti e lascerete la riunione con chiarezza e un senso di avanzamento.

😀 Suggerimento 12: Concludere la recensione con una nota positiva

Concludere la revisione con una nota positiva aiuta i dipendenti a lasciare la riunione con entusiasmo e motivazione. Può coprire eventuali feedback difficili, far sì che il team si senta più unito e lavori meglio insieme. 

Un esempio di come si può comunicare che qualcuno supera le aspettative nell'area della leadership: 

"L'ultima cosa su cui volevo soffermarmi oggi è la vostra capacità di leadership. Anche se questo non influisce direttamente sulle tue prestazioni, va a vantaggio di tutta la squadra. La sua capacità e volontà di guidare i nuovi assunti in questa stagione sono state notevoli e non sono passate inosservate. È interessato a un avanzamento di carriera, ad esempio a un ruolo dirigenziale?".

Suggerimento 13: Aggiungere controlli informali delle prestazioni tra i cicli di revisione formale

Sapevate che i dipendenti di Spotify fanno regolarmente dei check-in con i loro manager... davanti a un caffè? Non deve essere più complicato di così. 

Quando si dispone di riunioni di revisione formali che si sanno condurre, è una buona idea aggiungere riunioni informali al mix.

I check-in casuali sulle prestazioni fanno sentire i dipendenti più attenti, e in più si sentiranno più a loro agio nello scambio di feedback. 

Microsoft è un altro esempio di gigante tecnologico che ha abbandonato le tradizionali valutazioni delle prestazioni. Nell'ambito del sistema di gestione delle prestazioni di Microsoft, manager e dipendenti si incontrano almeno due volte al mese e vanno oltre le prestazioni individuali.

Per ulteriori spunti su come vengono condotte le valutazioni delle prestazioni presso Spotify, Microsoft e altre aziende, date un'occhiata ai nostri casi di studio dettagliati di processi aziendali stellari: potreste essere ispirati a fare qualcosa di completamente nuovo nella vostra azienda!

⌛ 5 consigli per la valutazione annuale delle prestazioni per i manager

Se volete mantenere le vostre valutazioni annuali delle prestazioni, ecco i nostri migliori consigli per i manager.

Controllare i risultati e gli obiettivi dell'ultima revisione annuale

Sebbene il controllo dell'ultimo periodo dovrebbe essere la norma per tutte le revisioni delle prestazioni, è ancora più importante per le revisioni annuali. A volte, una o due settimane non sono sufficienti per notare la crescita. 

Ma dovreste vedere un chiaro progresso nella valutazione annuale delle prestazioni rispetto a quella dell'anno precedente. 

Semplificatevi la vita assicurandovi di avere un solido sistema di revisione, in modo da poter accedere facilmente ai dati passati senza dover sfogliare 20 fogli di calcolo dimenticati su un disco da qualche parte.

Controllare i progressi delle metriche di performance e degli obiettivi

Poiché il lavoro si traduce direttamente o indirettamente in denaro, la maggior parte dei ruoli ha chiare metriche di performance. È possibile che le metriche non vengano verificate durante le revisioni regolari e informali, ma in genere ciò avviene durante la revisione annuale. 

Inoltre, valutate se le metriche di performance sono ancora rilevanti. 

Valutano correttamente i risultati ottenuti dal dipendente in linea con la descrizione del suo ruolo? 

Oppure i loro compiti sono cambiati rispetto all'ultima volta e quindi ha più senso usare un'altra metrica per le valutazioni future delle prestazioni?

Verificare il profilo delle competenze attese e le aspettative di padronanza delle competenze individuali.

La competenza va oltre le singole abilità: può essere descritta come un intero set di abilità, che comprende abilità, conoscenze e caratteristiche sia hard che soft. Un esempio è la leadership. Un buon leader deve possedere diverse qualità individuali. 

Data la natura complessa delle competenze rispetto alle singole metriche, ha più senso valutarle annualmente, poiché richiedono più tempo per essere sviluppate. 

🧑‍🎓 Per saperne di più sui modelli di competenza, consultate la nostra guida dettagliata.

Condividere un ordine del giorno dettagliato prima della riunione

Per rendere la valutazione annuale delle prestazioni un'esperienza positiva e orientata alla crescita, fate sapere ai vostri dipendenti cosa ci si aspetta da loro. Questo aiuta a eliminare i nervi e i timori di un feedback negativo durante questa valutazione più ampia e orientata alle prestazioni.

Un'agenda dettagliata comunica anche le aspettative. Voi e il vostro collaboratore dovete essere il più preparati possibile per ottenere il meglio dalla revisione annuale. Per trarre ispirazione, consultate il suggerimento 2 sull'allineamento delle aspettative.

Spargere frequenti revisioni informali durante l'anno.

Revisioni frequenti e più informali contribuiranno a ridurre la pressione delle revisioni annuali e metteranno voi e i vostri collaboratori più a vostro agio.

✍️ 3 Suggerimenti per scrivere una valutazione delle prestazioni

Utilizzare un linguaggio chiaro e comprensibile

Una valutazione delle prestazioni deve essere chiara, non intelligente. Assicuratevi di scrivere il gergo del settore che potrebbe non essere familiare al vostro dipendente per evitare ambiguità. Utilizzate un modo di formulare il feedback che sia diretto al punto. 

Basare la recensione su esperienze dirette

Naturalmente, in quanto manager, non avete assistito personalmente a tutto ciò che i vostri dipendenti hanno fatto. Ma assicuratevi di basare la revisione su dati, eventi verificati o cose che avete notato durante le riunioni, piuttosto che su dicerie. 

L'ultima cosa che volete è che i membri del vostro team si sentano accusati di qualcosa che non hanno fatto!

Offrire un supporto alla crescita

La valutazione delle prestazioni deve contenere feedback e suggerimenti chiari su come sostenere i dipendenti. In questo modo, si sentiranno sostenuti e riconosciuti, che sono tra le qualità più importanti alla base della soddisfazione dei dipendenti. 

✍️ Per ulteriori spunti e approfondimenti, consultate la nostra guida completa su come scrivere una valutazione delle prestazioni.

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Come illustrato in questo articolo, ci sono molte cose da tenere sotto controllo per una valutazione efficiente delle prestazioni. 

Con Zavvy, potete risparmiarvi i grattacapi, il tempo e il denaro che comporta una valutazione manuale delle prestazioni.

Pianificate revisioni automatiche su misura per ogni dipendente: il nostro sistema vi garantisce di non perdere mai l'invio di inviti, la raccolta di feedback e la prenotazione di riunioni. Inoltre, tiene traccia delle metriche e dei commenti per una facile consultazione nelle future valutazioni delle prestazioni. 

Come parte del nostro software di valutazione delle prestazioni, offriamo anche corsi di formazione per i manager. 

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