Un dipendente felice è un dipendente produttivo. Ma gli affari sono impegnativi e gestire la felicità di ciascun dipendente può sembrare impossibile quando le aziende crescono.
La buona notizia è che non dovete farlo da soli. Chi meglio dei dipendenti stessi può chiedere informazioni sulla felicità e la soddisfazione dei dipendenti?
I colloqui di permanenza sono una strategia efficace di fidelizzazione dei dipendenti che va direttamente alla fonte.
Questo articolo:
Un colloquio di permanenza è un colloquio proattivo condotto da un datore di lavoro con un dipendente attuale per comprendere i fattori che mantengono il dipendente presso l'organizzazione e identificare i potenziali problemi che potrebbero indurre il dipendente a lasciare l'azienda.
L'obiettivo di un colloquio di permanenza è quello di valutare la soddisfazione, il coinvolgimento e l'impegno dei dipendenti e di raccogliere informazioni su come l'organizzazione può migliorare il proprio ambiente di lavoro e trattenere i talenti. Possiamo quindi affermare che i colloqui di permanenza sono una best practice per la fidelizzazione dei dipendenti.
Il termine colloquio di permanenza è un po' un termine improprio. Si potrebbe pensare che lo scopo del colloquio di permanenza sia quello di convincere qualcuno che sta pensando di lasciare l'azienda a restare. Questo non è del tutto inesatto.
I colloqui di permanenza devono essere condotti in modo proattivo e strategico, in modo da poter affrontare eventuali problemi prima che causino malcontento.
Questi colloqui sono discussioni aperte e franche sulle parti preferite e meno preferite del loro lavoro. L'obiettivo è conoscere la loro esperienzae trovare modi per migliorarla per l'individuo e per ilresto dell'azienda.
Ad esempio, la conduzione di un colloquio di permanenza per ogni dipendente al compimento dei 90 giorni crea un solido punto di partenza per l'esperienza di un individuo nell'azienda.
Come si sentono dopo il primo trimestre?
Cosa gli piace?
Cosa non gli piace?
Questa linea di base darà il tono al resto della loro carriera in azienda.
👀 Può, ad esempio, darvi indicazioni sui punti di forza e di debolezza del vostro processo di onboarding.
I colloqui di permanenza sono simili ai sondaggi sulla retention dei dipendenti per diversi aspetti, tra cui la sovrapposizione delle domande e l'obiettivo generale. Se conoscete questa tattica, i colloqui di permanenza sono a portata di mano.
Non c'è una regola ferrea. Includere domande sul soggiorno durante le revisioni delle prestazioni regolarmente programmate non è una cattiva idea. Tuttavia, molti preferiscono tenere queste discussioni separate per ridurre i tempi delle riunioni e mantenere il tono desiderato.
Una buona regola è un colloquio di soggiorno all'anno come minimo. Spesso questo viene fatto in occasione degli anniversari per semplicità e per distribuirli.
Tuttavia, dovreste essere pronti a lanciare colloqui di permanenza ogni volta che vi sembra prudente.
Ad esempio, supponiamo di notare il malcontento di alcuni dipendenti. In questo caso, è meglio condurre un colloquio di permanenza prima che dopo.
Possono esistere altri fattori scatenanti, come ristrutturazioni aziendali, cambiamenti di procedure o promozioni. L'obiettivo è tenere il dito sul polso dell'azienda, in modo da poter identificare e affrontare i problemi prima che diventino tali. Se aspettate che un dipendente sia già fuori dalla porta, potrebbe essere troppo tardi!
Inoltre, un colloquio introduttivo di permanenza è una buona idea per stabilire una base di riferimento per i nuovi assunti. Il colloquio di permanenza può essere combinato con la prima valutazione delle prestazioni, che molte aziende fanno già alla scadenza dei 90 giorni. In questo modo si ottengono anche nuove opinioni sull'attività e nuove idee di miglioramento.
L'argomento esatto di un colloquio di permanenza dipende dalla vostra azienda, dal soggetto e dal suo ruolo attuale.
Dovete personalizzare il colloquio per ogni reparto, posizione e persona, piuttosto che fare un elenco di domande standard.
Tuttavia, alcuni concetti fondamentali sono quasi universali per i colloqui di soggiorno. Ecco alcune domande che possono essere inserite in quasi tutti i casi:
Anche se ci sono molte altre domande che potreste scegliere di discutere in base alle specificità dell'intervistato, queste idee coprono i pilastri di una buona gestione delle risorse umane e dell'empowerment dei dipendenti.
Le risposte fornite a queste domande dovrebbero fornirvi le conoscenze necessarie per rendere felici i dipendenti, sostenendoli, riconoscendo i loro contributi e combattendo gli inconvenienti che influiscono sul loro morale.
Anche in questo caso, ciò dipende dalla struttura della vostra organizzazione e da chi viene intervistato.
Una delle responsabilità più importanti per le operazioni con le persone è garantire che i dipendenti siano felici e motivati. Per questo gli specialisti delle operazioni con le persone sono un'opzione ovvia.
Ma non tutte le aziende hanno un dipartimento delle risorse umane adatto a condurre colloqui di lavoro per tutti.
I dirigenti sono un'altra buona opzione. Un'importante responsabilità della leadership è quella di rendere felici i propri collaboratori e di sapere quando non lo sono.
Le interviste di permanenza permettono di scoprire direttamente cosa piace e cosa non piace ai dipendenti della loro situazione attuale, mettendo il management in condizione di apportare miglioramenti.
I colloqui di lavoro sono un ottimo strumento per tenersi aggiornati sul livello di soddisfazione della propria forza lavoro, il che li rende una buona idea per tutti.
Anche se tutti dovrebbero avere colloqui di permanenza, non è detto che ne abbiano bisogno con la stessa frequenza.
Un'intervista di base sul soggiorno dopo 90 giorni e la rivisitazione di queste domande ogni anno è un buon minimo. Ciò contribuirà ad aumentare l'impegno dei dipendenti e ad armare i professionisti delle operazioni con le conoscenze necessarie.
I dipendenti che cambiano ruolo o posizione dovrebbero ricevere un ulteriore colloquio di permanenza. Allo stesso modo, controllate più spesso i dipendenti di maggior valore per assicurarvi che siano soddisfatti.
Infine, ma non per questo meno importante, chi prevede di diventare insoddisfatto o di prendere in considerazione un cambiamento dovrebbe essere sottoposto a un colloquio di permanenza per cercare di fargli cambiare idea.
Una conversazione di soggiorno ha molto in comune con un check-in dei dipendenti. Molte domande del colloquio di permanenza sono cose che si fanno già in altri incontri.
Ma la differenza è che i colloqui di permanenza si concentrano sulla felicità e sulla soddisfazione lavorativa del dipendente anziché sulle prestazioni.
L'obiettivo di un colloquio di permanenza è quello di assicurarsi che la persona sia felice nel suo ruolo, in modo che non abbia motivo di andarsene.
Un buon punto di partenza è la creazione di un ambiente sicuro e aperto per le discussioni e la garanzia di riservatezza, cosa che potrebbe sembrare ovvia a qualsiasi professionista delle risorse umane. Tuttavia, la creazione di un clima di fiducia per i colloqui di permanenza è particolarmente importante, in modo che i soggetti parlino apertamente dei loro sentimenti positivi e negativi.
Anche se si può essere tentati di programmare in anticipo i colloqui di soggiorno annuali, è meglio non fissare nulla di preciso.
💡 Suggerimento n. 1: è giusto che i colloqui di permanenza avvengano all'incirca ogni anno, ma programmarli con largo anticipo vi mette in difficoltà nel caso in cui dobbiate svolgerne uno in anticipo a causa di un cambiamento nello stato o nelle condizioni di un dipendente.
È sufficiente consegnare una richiesta di incontro con una o due settimane di anticipo e partire da lì.
Durante l'incontro, si dovranno affrontare le domande fondamentali elencate in precedenza e prendere in considerazione le domande pertinenti a quella specifica persona.
Ecco alcuni esempi:
💡 Suggerimento n. 2:essere specifici e onesti è la chiave del successo dei colloqui di lavoro.
💡 Suggerimento n. 3: Ledomande altamente pertinenti fanno capire al soggetto che siete interessati alla sua situazione e che state lavorando per il suo bene.
💡 Suggerimento n. 4:Fate sapere a tutti che l'obiettivo della riunione è aiutarli ad avere successo e che tutto ciò che condivideranno sarà mantenuto riservato.
Per iniziare i colloqui di soggiorno occorrono un po' di pianificazione e di tatto.
Non volete inviare un messaggio sbagliato alla vostra forza lavoro o iniziare ad aprire un vaso di Pandora che non siete pronti ad affrontare.
Ecco alcuni consigli per i manager e gli esperti di risorse umane che intendono condurre colloqui di lavoro per la prima volta.
Essere invitati a un nuovo tipo di colloquio con le risorse umane può spaventare. Per evitare stress inutili e iniziare con il piede giusto, informate i vostri dipendenti del nuovo processo e del suo scopo.
In qualità di supervisore, è importante essere consapevoli del ruolo e considerare eventuali pregiudizi o dinamiche di potere che potrebbero influenzare la conversazione. Si tratta di creare un ambiente in cui i dipendenti si sentano sicuri e a proprio agio nel condividere i loro pensieri. I colloqui di lavoro si basano su discussioni aperte, oneste e coinvolgenti.
Oltre a definire le aspettative, programmate in anticipo il tempo per i colloqui di permanenza. In questo modo si riducono al minimo le interruzioni del flusso di lavoro standard e si dà ai dipendenti il tempo di pensare agli argomenti di discussione.
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È possibile fornire alcune domande di partenza e argomenti di discussione durante le fasi di definizione delle aspettative e di programmazione. In questo modo, i dipendenti arriveranno pronti con le idee di cui parlare.
Inoltre, preparate le domande che volete discutere.
Si può avere un elenco di domande universali per tutti i dipendenti, in modo da avere dati comparabili. Tuttavia, dovreste avere anche domande specifiche per la situazione unica di ogni persona.
Siate pronti con alcune domande di follow-up, per incoraggiare i dipendenti a condividere di più e aiutarvi a scavare più a fondo nelle loro intuizioni.
Facendo quelle domande in più, si possono scoprire informazioni preziose, affrontare efficacemente le preoccupazioni e creare legami più forti con l'altra persona.
Preparatevi mentalmente ad ascoltare ciò che i vostri colleghi hanno da dire. Ciò che si apprende da un colloquio di permanenza è importante. Tuttavia, volete anche che i vostri intervistati si sentano ascoltati e valorizzati durante l'incontro. Potete anche pensare di prendere appunti.
Dovete anche prepararvi mentalmente alla schiettezza. I colloqui di lavoro funzionano solo se tutti sono onesti.
Se non riuscite ad andare oltre la superficialità della conversazione quotidiana, non riuscirete a scoprire nuovi problemi e soluzioni. Siate pronti ad affrontare le dure verità e fate capire all'intervistato che questo è uno spazio sicuro in cui può parlare apertamente.
Raccogliete i dati sul dipendente dai vostri appunti e dalle risposte alle domande poste. È opportuno tenere traccia di tutte le risposte quantificabili , ad esempio chiedendo all'intervistato di valutare il suo grado di soddisfazione su una scala da 1 a 10.
Dopo alcuni colloqui di permanenza, si possono osservare le tendenze per capire se la forza lavoro sta diventando più o meno felice.
Inoltre, registrate qualsiasi discussione degna di nota per riferimenti futuri (fate sapere ai dipendenti che potreste citarli per aiutarli a risolvere i problemi).
Sulla base delle informazioni ricavate dai colloqui di permanenza, il passo successivo consiste nell' elaborare un piano per affrontare i problemi più urgenti.
Ad esempio, se un dipendente ha ripetuto una lamentela di incontri precedenti, cercate di affrontarla prima della volta successiva. Allo stesso modo, se più intervistati si sono lamentati di un problema simile, dovreste dare la massima priorità a questo aspetto.
Le operazioni con le persone mirano a risolvere i problemi sollevati nei colloqui di permanenza in modo efficiente e senza pregiudizi.
Decidere una procedura di follow-up.
Avete intenzione di organizzare un incontro di verifica dopo un determinato periodo di tempo?
I check-in vengono effettuati via e-mail o per telefono? O dovreste aspettare fino al prossimo colloquio di soggiorno?
Avere un piano vi aiuterà a risolvere i problemi in tempo.
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I colloqui di permanenza possono entrare nel vivo. È importante ascoltare e prendere appunti per comprendere appieno i problemi e trovare una soluzione. Il vostro obiettivo è quello di dare suggerimenti per migliorare la situazione del soggetto in base alle informazioni che condivide, per poi agire in base a un piano concordato.
Raccogliere feedback dopo l'incontro è sempre una buona idea. Potrete imparare a migliorare i vostri colloqui di permanenza e a garantire che gli intervistati abbiano un'esperienza positiva.
Dopo la riunione:
Su oltre 500 partecipanti a un sondaggio condotto da Nonprofit HR, solo il 28% ha effettuato colloqui di permanenza come tattica di retention.
I colloqui di lavoro sono stati tra le strategie di fidelizzazione meno popolari, battendo solo i programmi di fidelizzazione e i bonus retribuiti.
Come mai le aziende hanno paura di una semplice conversazione quasi quanto di perdere soldi?
Tuttavia, il 72% delle organizzazioni ha condotto colloqui di uscita.
Tentare di utilizzare i colloqui di uscita come strategia di retention è come cercare di prendere il treno dopo che ha lasciato la stazione. Per prevenire il turnover futuro, è meglio condurre più colloqui di permanenza e meno colloqui di uscita.
"I colloqui di permanenza non porteranno a risultati perfetti, ma sicuramente miglioreranno l'impegno e la fidelizzazione nella vostra azienda". Richard P. Finnegan, Il potere dei colloqui di permanenza per il coinvolgimento e la fidelizzazione .
I colloqui di permanenza sono uno strumento prezioso per creare fiducia e stabilire una comunicazione aperta tra i dipendenti e la direzione.
Inoltre, un'analisi Gallup del 2021 ha rilevato che circa la metà dei dipendenti era alla ricerca di un nuovo lavoro al culmine della Grande Dimissione.
🚨 Oltre la metà dei dipendenti che se ne sono andati ha dichiarato che l'organizzazione avrebbe potuto intervenire per evitare la loro partenza .
Le prove sono schiaccianti: far sentire i dipendenti ascoltati e agire in base ai loro feedback è fondamentale per mantenerli soddisfatti.
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I colloqui di permanenza sono solo la punta dell'iceberg.
La nostra piattaforma può aiutarvi a creare un ambiente di lavoro in cui le persone vogliono rimanere e crescere. Potete selezionare le funzioni che volete utilizzare e implementarne altre quando siete pronti.
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