Skills Audit 101: come scoprire i talenti nascosti nella vostra formazione

Le competenze sono la linfa vitale di qualsiasi azienda e i selezionatori le considerano sempre più prioritarie rispetto al background e alla formazione dei candidati durante l'acquisizione dei talenti. 

Il numero di annunci di lavoro che menzionano abilità, competenze e responsabilità chiave specifiche è aumentato del 21% tra il 2020 e il 2021. 

Allo stesso tempo, anche il numero di lavori che non richiedono una laurea è aumentato del 40% nello stesso periodo. 

Le competenze, comprese quelle tecniche(hard skills), le soft skills, le competenze sul posto di lavoro e le competenze trasferibili, sono molto richieste. 

Ma la gestione delle competenze può essere difficile da gestire per le risorse umane. 

• Come possono i leader fare il punto sulla gamma di competenze presenti nelle loro organizzazioni? 
• Come si fa a identificare i gap di competenze e a scoprire competenze nascoste di cui non si conosceva l'esistenza? 

La risposta è condurre un audit delle competenze. 

Questo articolo tratta di tutto ciò che è necessario sapere sul monitoraggio delle competenze e sulla possibilità per i vostri dipendenti di migliorare le loro abilità mentre lavorano per voi. 

🧐 Che cos'è un audit delle competenze?

Un audit delle competenze è una valutazione completa delle capacità, delle conoscenze e delle competenze di un individuo o di un team. 

È possibile utilizzare gli audit delle competenze personali e di gruppo per identificare le aree di miglioramento e migliorare le competenze dei dipendenti. 

Guida alla leadership Mike Ashie spiega: "I controlli periodici delle competenze possono offrire ai membri del personale la preziosa opportunità di apprendere e svilupparsi; il feedback aiuta il personale a identificare i punti di forza, a colmare le lacune in termini di conoscenza o di abilità, e in più è un'enorme spinta al morale. Tutti vincono quando i membri del personale sono impegnati e motivati".

Le organizzazioni possono utilizzare un audit delle competenze per un'analisi complessiva del gap di competenze.

La differenza? 

L'audit delle competenze si concentrerà sulle competenze attuali dei vostri team.

Al contrario, un'analisi del gap di competenze utilizza i dati di audit come benchmark, identifica i set di competenze necessarie per la crescita futura e determina come colmare il divario tra A e B.

⏰ Quando è il momento migliore per un audit delle competenze?

Un audit delle competenze non è un evento unico o qualcosa da eseguire settimanalmente. 

Come regola generale, è bene effettuare un audit delle competenze almeno una volta all'anno o ogni volta che l'organizzazione è in evoluzione:

• Aggiornamenti del processo L&D;
• periodi di cambiamento significativo; 
• progetti che richiedono competenze specialistiche; 
• nuovi ruoli e iniziative di gestione dei talenti; 
• obiettivi di performance non raggiunti. 

Aggiornamenti del processo L&D 

L'apprendimento e lo sviluppo vanno di pari passo con le competenze. 

Quando pianificate le vostre prossime strategie di formazione, eseguite un audit per identificare le competenze di base che desiderate sviluppare. L'aggiornamento coinvolgerà i vostri dipendenti, migliorerà i tassi di fidelizzazione e aumenterà la produttività.

Sylwia Smietanko, HR Specialist e Recruiter di Passport Photo Online, descrive l'approccio dell'azienda nell'effettuare una verifica delle competenze. Ci ha detto: 

"Il nostro audit delle competenze ha cambiato la nostra strategia di allocazione delle risorse per la formazione e lo sviluppo. In precedenza, prendevamo decisioni basate sulle tendenze attuali e sulle esperienze di altre aziende. Ma nonostante le nostre migliori intenzioni, alcuni corsi di formazione erano una perdita di tempoperché non tutte le competenze erano necessarie per la nostra azienda. Ora, grazie a un audit delle competenze, possiamo prendere decisioni ponderate e basate sui dati. Da quando abbiamo cambiato approccio, il nostro investimento nella formazione ha iniziato a tornare, perché i dipendenti ottengono risultati migliori".

Periodi di cambiamento significativo 

Gli attuali licenziamenti nel settore tecnologico e dei servizi finanziari significano che gli ex dipendenti di aziende come Meta, Twitter, Amazon, Spotify e Salesforce stanno lasciando le loro ex aziende, portando con sé le loro competenze. 

I responsabili delle risorse umane delle aziende precedenti dovrebbero condurre un audit delle competenze per comprendere meglio il livello di competenza attuale dei loro team dopo le partenze, in particolare nei team e nei reparti notevolmente modificati.

Allo stesso modo, le fusioni e le acquisizioni rappresentano un'altra occasione per fare il punto sulle posizioni attuali. Quando due aziende si uniscono, il personale di entrambe le parti apporta competenze ed esperienze diverse. 

L'esecuzione di un audit delle competenze è il modo ideale per identificare quali competenze rimarranno e quali dovranno essere sviluppate.

Progetti che richiedono competenze specialistiche 

Le aziende orientate al futuro spesso intraprendono nuovi progetti o espandono le loro attività in settori nuovi o adiacenti, come Walmart che entra nel settore sanitario. In questi casi, è fondamentale comprendere le competenze esistenti all'interno dell'azienda e quelle di nicchia che potrebbero essere necessarie in futuro. 

Supponiamo che la vostra azienda stia per entrare nel mondo dell'IA e delle tecnologie di apprendimento automatico. Una verifica delle competenze consentirà di individuare quali membri del team possiedono già le conoscenze necessarie o di individuare chi altro potreste formare rapidamente in queste aree. 

Nuovi ruoli e iniziative di gestione dei talenti 

Utilizzate l'audit delle competenze per definire le competenze e gli attributi desiderati dal vostro assunto ideale. 

Con una verifica delle competenze, sarete in grado di indirizzare i messaggi di reclutamento alle persone giuste e di assicurarvi di aggiungere ampiezza al vostro pool di competenze piuttosto che assumere altre persone uguali. 

Quando si progettano nuove iniziative di gestione dei talenti e strategie per le persone, l'audit delle competenze rivelerà ciò di cui avete bisogno sul campo, in modo che possiate essere consapevoli di cosa cercare.

Obiettivi di performance mancati 

Se notate frequenti mancati obiettivi di performance in uno o più reparti, utilizzate i dati di audit per identificare quali competenze potrebbero essere carenti e dove potreste investire in formazione.

Il vostro obiettivo non è quello di giocare al gioco delle colpe. Al contrario, dovrete adottare un approccio basato sui dati per comprendere la potenziale causa di un problema e mettere in atto misure per migliorare le prestazioni dei dipendenti e raggiungere gli obiettivi del prossimo ciclo. 

🤩 5 Vantaggi della conduzione di audit periodici delle competenze

L'audit delle competenze offre risultati tangibili alla vostra organizzazione. Scoprite le cinque ragioni principali per impegnarsi in questo processo.

Scoprire le lacune di competenze 

I dati McKinsey rivelano che l'87% delle organizzazioni sa di avere già carenze di competenze o prevede di averne entro i prossimi cinque anni. 

La sfida consiste nel capire dove sono le lacune o nel prevedere dove potrebbero esistere nel prossimo futuro. 

Karolina Kijowska, Responsabile delle Persone di PhotoAiD, ci ha detto: "Il vantaggio più importante di condurre un audit delle competenze per la vostra organizzazione è capire realmente quali sono i punti di forza e di debolezza del vostro team. In seguito, gli audit possono essere utilizzati per implementare strategie che incrementino le prestazioni e il morale dei dipendenti, sanando le eventuali carenze".

Adattare i set di competenze a ruoli specifici 

Per trovare i dipendenti migliori per ruoli o progetti specifici, è necessario conoscere le competenze attuali del team. 

Sebbene gli audit delle competenze siano comunemente associati a lacune, è possibile che si riveli anche un eccesso di competenze inutilizzate che potrebbero essere preziose ora o in futuro. Documentatele e associatele ai ruoli attuali o futuri. 

➡️ Per saperne di più su come allineare le competenze dei dipendenti agli obiettivi aziendali. 

Riproporre i talenti per rendere l'organizzazione a prova di futuro 

Le aziende eliminano gradualmente alcuni ruoli organizzativi man mano che la tecnologia avanza. Una verifica ricorrente delle competenze assicura che il vostro pool di talenti sia agile, consentendovi di riutilizzare rapidamente le competenze di una posizione in disuso in un nuovo ruolo.

Allineare gli obiettivi del team alle competenze 

Quando si dispone delle giuste competenze per sostenere gli obiettivi del team, è più facile per l'organizzazione raggiungere i propri obiettivi. 

Matthew Ramirez, CEO di Rephrasely, spiega: 

"Un audit delle competenze mostra le lacune di conoscenza del vostro team e può aiutarvi a creare un piano di formazione. Potete lavorare con il vostro team per sviluppare il piano di formazione migliore per colmare le lacune di conoscenza. La formazione può essere formale o informale, a seconda delle esigenze. Se l'audit delle competenze rivela un deficit di competenze, si può prendere in considerazione l'assunzione di nuovi talenti che possiedono tali competenze".

Identificare le priorità L&D 

L'audit di qualità è utile per definire i prossimi programmi di formazione. 

Lisa Dietrich, partner di GiroKonto, ci ha detto: "Comprendendo ciò che i dipendenti esistenti e potenziali possono offrire, le aziende possono creare descrizioni delle mansioni più efficaci e gestire lo sviluppo dei dipendenti in modo più efficace".

L'audit può anche guidare i formati di formazione L&D specifici su cui concentrarsi, ad esempio i corsi online, il microlearning e le opportunità di mentorship. 

➡️ Consultate la nostra guida alla valutazione dei bisogni formativi.

💪 9 competenze da verificare il prima possibile

"Competenze" è un termine ampio, quindi su quali competenze specifiche dovreste concentrarvi per massimizzare il ROI del vostro audit? 

Consultate questo elenco di competenze da valutare come priorità assoluta. 

Capacità di comunicazione 

Le competenze interpersonali, come la comunicazione e l'ascolto attivo, sono essenziali per costruire un marchio forte e promuovere una reputazione positiva. Una comunicazione efficace è fondamentale per stabilire e mantenere relazioni con clienti, dipendenti, partner e stakeholder. La capacità di comunicare: 

• costruisce la fiducia;
• aumenta la trasparenza;
• promuove la collaborazione;
• risolve i conflitti;
• garantisce una messaggistica chiara e coerente. 

L'empatia 

Anche le capacità di empatia svolgono un ruolo fondamentale nella creazione di relazioni. Quando leader e dipendenti comprendono e rispondono alle emozioni e alle esperienze degli altri, sono meglio attrezzati per: 

• Prendere decisioni basate sulle prospettive degli altri.
• Creare un ambiente di lavoro inclusivo e solidale. 
• Promuovere una cultura dell'innovazione e della risoluzione dei problemi. 
• Gestire il cambiamento organizzativo.

Essendo una delle soft skill essenziali, l'empatia mette le organizzazioni in una posizione di forza, promuovendo un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, la loro motivazione e la loro soddisfazione sul lavoro, con conseguente miglioramento delle prestazioni e aumento del vantaggio competitivo.

Capacità organizzative

Le capacità organizzative comprendono l'attenzione ai compiti, la capacità di pensare in modo strategico e di lavorare in modo efficiente. Le aziende hanno bisogno di personale con capacità di gestione del tempo e della produttività per garantire che i compiti siano portati a termine in tempo e secondo gli standard più elevati. Le capacità organizzative aiutano le aziende a: 

• Gestire più progetti contemporaneamente.
• Pianificare e programmare le attività in base alle priorità.
• Identificare e affrontare rapidamente i potenziali problemi.
• Semplificare i processi per una maggiore efficienza.

Competenze verdi

• Le organizzazioni devono far fronte a una crescente pressione per affrontare l'impatto delle loro attività sull'ambiente e sulla società. 
• La capacità di comprendere e rispondere alle sfide della sostenibilità è fondamentale per il successo.
• Le competenze verdi aiutano le organizzazioni a: 
• Identificare e dare priorità alle pratiche aziendali sostenibili.
• Ridurre l'impatto ambientale.
• Creare operazioni più efficienti ed efficaci.
• Migliorare la propria reputazione impegnandosi nella responsabilità sociale d'impresa.

Pensiero critico e capacità di analisi

La capacità di analizzare le informazioni, identificare tendenze e schemi e valutare le potenziali conseguenze di diverse linee d'azione è fondamentale per prendere decisioni efficaci e rimanere all'avanguardia. Le capacità analitiche e di pensiero critico consentono ai leader di: 

• Valutare i punti di forza e di debolezza di argomenti e approcci diversi.
• Prendere decisioni oculate su investimenti, operazioni e altri aspetti aziendali fondamentali.
• Evitare pregiudizi e punti ciechi.
• Valutare rischi e opportunità. 

In un ambiente aziendale complesso, queste competenze consentono alle organizzazioni di adattarsi al cambiamento utilizzando decisioni basate sui dati per guidare la crescita e l'innovazione. 

➡️ Imparate a promuovere il pensiero critico sul posto di lavoro per ottenere risultati migliori. 

Lavoro di squadra 

Sfruttando i punti di forza e le competenze di più individui, le organizzazioni possono raggiungere obiettivi comuni. Il lavoro di squadra è essenziale per: 

• Promuovere l'innovazione. 
• Riunire prospettive ed esperienze diverse.
• Affrontare problemi complessi.
• Favorire un ambiente di lavoro positivo.
• Aumentare la produttività e l'efficienza.
• Trattenere i migliori talenti. 

Abilità folli 

Le abilità o gli hobby del tempo libero, spesso chiamati "abilità follipossono avere un impatto positivo sul posto di lavoro portando prospettive, creatività e competenze uniche. 

Ad esempio, un dipendente appassionato di fotografia può apportare una prospettiva unica a un progetto di marketing. 

Allo stesso tempo, chi si diverte a fare teatro amatoriale può avere la fiducia necessaria per tenere una presentazione. 

Incoraggiare i dipendenti a portare sul posto di lavoro le loro esperienze diverse e i loro interessi esterni contribuisce a:

• Favorire un ambiente di lavoro più dinamico e inclusivo, in cui i dipendenti si sentano apprezzati e impegnati.
• Bilanciare meglio il lavoro e la vita, poiché offrono opportunità di crescita personale e di realizzazione al di fuori del lavoro. 
• Migliorare la soddisfazione sul lavoro, ridurre lo stress e aumentare la produttività.

Può essere necessario scavare un po' per scoprire le competenze aggiuntive nascoste dei dipendenti. ‍

Suggerimento: utilizzate sondaggi o autovalutazioni per incoraggiare il vostro team a parlare della propria vita al di fuori del lavoro.

Acume commerciale 

L'acume commerciale è la comprensione e la capacità di orientarsi nel funzionamento di un'azienda, comprese le dinamiche finanziarie, operative e di mercato. È essenziale per aiutare i leader e i dipendenti a comprendere le conseguenze delle loro azioni nel contesto aziendale generale.

Le forti competenze commerciali consentono alle organizzazioni di: 

• Rispondere in modo rapido ed efficace alle mutevoli condizioni di mercato e alle esigenze dei clienti.
• Prendere decisioni basate sui dati.
• Migliorare le prestazioni finanziarie.
• Comprendere i compromessi tra obiettivi a breve e a lungo termine.

Capacità di leadership 

Le capacità di leadership definiscono la direzione, il tono e la visione dell'organizzazione. Sono fondamentali per guidare le organizzazioni attraverso l'incertezza e il cambiamento, creando un ambiente di lavoro positivo e inclusivo.

I leader più forti sono anche in grado di creare una visione e di ispirare gli altri a lavorare per realizzarla, il che è fondamentale per creare slancio e ottenere risultati. 

Utilizzeranno molte delle competenze di cui sopra, eccellendo in empatia, comunicazione, pensiero critico, lavoro di squadra e acume commerciale. 

💡 5 passi per completare l' operazione di audit delle competenze 

Seguite questi cinque passaggi e le migliori prassi per completare l'audit interno dei dipendenti.

Stabilite degli obiettivi per la vostra verifica delle competenze 

Come per ogni processo HR, stabilite obiettivi e finalità misurabili per garantire che l'audit abbia uno scopo reale. 

Considerate cosa volete ottenere da questo processo e come può aiutare i vostri obiettivi organizzativi. 

Utilizzate il quadro SMART per fissare obiettivi che siano: 

• Specifico 
• Misurabile
• Assegnabile 
• Realistico 
• Specifico per il tempo 

➡️ Scoprite come il quadro SMART indirizza i team verso i loro obiettivi.  

Chiarire i ruoli  

Elencate tutti i ruoli all'interno della vostra organizzazione e le competenze indispensabili associate a ciascuno di essi. Questa fase vi incoraggia ad approfondire i compiti e le responsabilità specifiche di ogni posizione.

Max Benz, CEO e cofondatore di Banking Geek, spiega come fare: 

"Il primo passo consiste nel creare un inventario dei ruoli richiesti all'interno dell'azienda, nonché delle qualifiche o certificazioni necessarie per tali posizioni. Una volta identificati tutti i ruoli necessari all'interno dell'organizzazione, valutate quali competenze sono richieste per ogni ruolo in base ai requisiti del lavoro e ad altri criteri rilevanti.

Inoltre, considerate quali dipendenti possiedono attualmente queste competenze e quali invece necessitano di una formazione aggiuntiva per soddisfare le aspettative. Nel valutare i livelli di competenza del personale attuale, assicuratevi di includere il feedback dei manager che lavorano a stretto contatto con loro. Infine, utilizzate questi dati per sviluppare un piano di aggiornamento dei dipendenti o di assunzione di nuovo personale, se necessario".

➡️ Utilizzare un modello di competenze per costruire un quadro chiaro di progressione di carriera per ogni ruolo.

Scegliere il metodo di valutazione

In genere, si ricorre a domande di sondaggio o a incontri 1:1 per comprendere l'ampiezza delle competenze presenti nell'organizzazione e il modo in cui è possibile riutilizzarle, se necessario.

In alternativa, è possibile utilizzare valutazioni basate sulle competenze, come simulazioni di lavoro o campioni di lavoro, per valutare la profondità di un set di competenze specifiche. Anche la documentazione di supporto, come le certificazioni, le valutazioni storiche delle prestazioni o le valutazioni manageriali, può essere utile. 

Sondaggio sui dipendenti 

Abhishek Shah, HR Manager della piattaforma di valutazione Testlify, spiega: "Coinvolgere i dipendenti nella verifica delle competenze può fornire indicazioni preziose e aumentare il loro consenso ai programmi di sviluppo e formazione".

L'intera organizzazione deve considerare l'audit delle competenze come un'esigenza aziendale critica supportata dalle risorse umane, piuttosto che come un progetto secondario delle risorse umane portato avanti dai responsabili dell'audit interno. 

Le Risorse Umane faranno un'indagine direttamente sui dipendenti o chiederanno il supporto dei manager di linea per raccogliere i dati sulle competenze. 

Raccogliere feedback sulle competenze 

Prima di iniziare, assicuratevi sempre di essere conformi e di poter raccogliere legalmente i dati dei dipendenti da presentare nel vostro rapporto di audit.

Spiegate ai dipendenti il sistema di raccolta dei dati e delineate ciò che vi serve da loro. 

Suggerimento n. 1: consigliamo vivamente di correlare l'audit delle competenze con un processo più ampio di analisi dei gap di competenze.

Suggerimento n. 2: utilizzare le informazioni generate per creare piani di assunzione, formazione e sviluppo (comprese le iniziative di riqualificazione e aggiornamento). 

➡️ Scoprite il nostro processo di analisi delle carenze di competenze.

➡️ Fate crescere le vostre persone e il vostro business con Zavvy

Zavvy offre i seguenti modi per comprendere l'ampiezza delle competenze nella vostra organizzazione:  

• 👂 Indagini sui dipendenti: raccogliere un'ampia gamma di dati sulle competenze dei vostri dipendenti e analizzare i risultati per migliorare i processi interni. Ad esempio, potrebbe trattarsi di un'analisi dell'attuale livello di competenze nella vostra formazione. 
• 🤝 Colloqui 1:1: i check-in regolari consentono ai manager di abbinare le competenze rilevanti ai progetti in corso o a quelli imminenti. Questi colloqui individuali consentono inoltre ai diretti interessati di discutere delle competenze acquisite nel lavoro passato e degli interessi esterni. 
• Autovalutazione: i dipendenti possono valutare onestamente i loro attuali punti di forza e suggerire percorsi di miglioramento per raggiungere i loro obiettivi di carriera. 
• Valutazioni a 360 gradiQuesto approccio olistico consente di raccogliere il feedback di colleghi, manager e riporti diretti per fornire indicazioni oneste e orientamenti sulle competenze di ciascuno.

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