Formación cruzada: Ventajas, inconvenientes y 11 buenas prácticas

¿Le cuesta cubrir puestos vacantes o tiene una plantilla poco flexible? La formación cruzada de los empleados puede ser la respuesta que está buscando. 

Al enseñar a los empleados nuevas habilidades o competencias fuera de sus responsabilidades laborales habituales, puede crear una plantilla más versátil y resistente que se adapte a las circunstancias cambiantes y asuma nuevos retos.

Pero antes de lanzarse de cabeza a un programa de entrenamiento cruzado, es esencial comprender tanto las ventajas como los inconvenientes de este enfoque. 

Si decides que el crosstraining es la estrategia adecuada para ti, puedes utilizar nuestras mejores prácticas para tener éxito. 

💪 ¿Qué es la formación transversal en el trabajo?

La formación cruzada de los empleados es un proceso en el que éstos reciben formación para realizar tareas y responsabilidades ajenas a sus funciones habituales. 

Como resultado, los empleados participantes adquieren las habilidades y los conocimientos necesarios para desempeñar otras funciones organizativas. 

Puede aplicar la formación cruzada dentro del mismo departamento o entre departamentos diferentes.

El objetivo de la formación cruzada es crear una mano de obra más versátil y flexible que pueda adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa.

He aquí un ejemplo:

Supongamos que tiene una empresa minorista con varios departamentos, como ventas, marketing y atención al cliente. 

Se ha dado cuenta de que durante las temporadas altas de ventas, como las compras navideñas, suele producirse un cuello de botella en el departamento de atención al cliente debido al elevado volumen de consultas y reclamaciones de los clientes.

Usted pone en marcha un programa de formación cruzada para abordar este problema y mejorar el servicio al cliente durante las temporadas altas. Este programa consiste en formar a los empleados de los departamentos de ventas y marketing en habilidades básicas de atención al cliente, como la gestión de quejas y consultas de los clientes.

Mediante la formación cruzada de los empleados, puede asegurarse de que siempre haya personal suficiente en el departamento de representantes de atención al cliente durante las temporadas altas de ventas. También puede ayudar a romper los silos entre departamentos, promover una cultura de colaboración y trabajo en equipo y mejorar la satisfacción general del cliente.

🏆 8 Ventajas de la formación cruzada de los empleados

Un empresario siempre busca formas de mejorar la eficacia y el rendimiento. 

Una estrategia que puede proporcionar un gran retorno de la inversión es la formación cruzada de sus empleados.

Estas son algunas de las ventajas de la formación cruzada de los empleados.

Los empleados amplían sus conocimientos y competencias

Los programas de formación cruzada para empleados pueden ayudar a su plantilla a desarrollar nuevas habilidades y competencias que les beneficien a ellos y a la organización. 

Los empleados están deseosos de desarrollar sus capacidades y avanzar en sus carreras. 

¿Necesita alguna prueba? La falta de oportunidades profesionales es la razón más recurrente por la que la gente dejó su trabajo en el último año. 

Fomenta la contratación interna y la movilidad

Si crea un grupo de empleados con formación transversal, podrá cubrir las vacantes con mayor rapidez y eficacia. 

Puede fomentar la movilidad profesional permitiendo que los empleados cambien de puesto o de departamento. De este modo, puede retener a los empleados que buscan cambios laborales horizontales y disminuir la rotación voluntaria.

Gran retorno de la inversión

Al formar e invertir en el desarrollo profesional de sus empleados, está invirtiendo en el futuro de su empresa. 

Los empleados con formación transversal son más versátiles y pueden asumir distintas tareas y responsabilidades, lo que a la larga supone un ahorro de costes. 

No tendrá que contratar a nuevos empleados para cubrir las carencias de la plantilla , y sus empleados actuales podrán trabajar con mayor eficacia.

🔍 Aprenda a realizar un análisis de las carencias de competencias y a abordar de forma proactiva las cambiantes necesidades de formación de su organización.

Los empleados pueden colaborar mejor

Los empleados que se forman en distintas áreas pueden comprender mejor las necesidades y retos de sus compañeros.

Además, la formación cruzada puede ayudar a romper silos y mejorar la colaboración entre departamentos. Los empleados pueden trabajar juntos de forma más eficaz y eficiente cuando comprenden mejor las funciones y responsabilidades de cada uno. 

Fomentando la formación cruzada, puede promover una cultura de trabajo en equipo y colaboración en su organización.

Aumenta la motivación de los empleados

Cuando los empleados tienen la oportunidad de aprender nuevas habilidades y asumir nuevos retos, es más probable que se sientan valorados e implicados en su trabajo. 

Cue aumentó la satisfacción laboral y mejoró la motivación y la moral general de los empleados.

Aumenta la sostenibilidad de la mano de obra

Cuando los empleados entrenan múltiples competencias, están mejor preparados para afrontar los cambios en las necesidades de la empresa. 

Por ejemplo, supongamos que un departamento atraviesa un periodo de mucho trabajo. En ese caso, los empleados con formación cruzada pueden ayudar a aliviar la carga de trabajo. Así, sus empleados estarán preparados para suplir las carencias cuando sea necesario y trabajar más eficazmente en equipo.

Como resultado, también evitará el agotamiento, que puede ser costoso y perjudicial para su empresa.

Mejora la eficacia y el rendimiento

Gracias a la formación cruzada, los empleados adquieren diversas competencias que les permiten asumir diferentes tareas y responsabilidades en función de sus necesidades. Además, la adquisición de nuevas competencias puede permitirles enfocar su trabajo de forma diferente, lo que se traduce en una plantilla más eficiente y productiva.

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Su empresa será más ágil

Cuando sus empleados pueden asumir distintas tareas y responsabilidades, su empresa puede adaptarse mejor a los cambios del mercado o del sector.

Los empleados con formación cruzada también pueden ayudar a identificar áreas en las que su empresa puede mejorar, lo que puede ayudarle a mantenerse por delante de la competencia.

😔 6 Desventajas de la formación cruzada de los empleados

La formación cruzada de los empleados puede aportar muchos beneficios a una organización, pero también es esencial tener en cuenta los posibles inconvenientes.

Gran inversión de tiempo y dinero

La formación cruzada puede requerir una importante inversión de tiempo y dinero. Formar a los empleados en nuevas habilidades y tareas lleva tiempo y puede requerir recursos adicionales, como materiales o equipos de formación. 

Otra consideración financiera es el coste de la productividad perdida cuando los empleados pasan tiempo fuera del trabajo productivo (mientras reciben formación). 

Consejo : Esta inversión puede ser rentable a largo plazo, pero es esencial estar preparado para los costes iniciales.

Resistencia al cambio de empleados y directivos

Algunos empleados y directivos pueden resistirse al cambio, sobre todo si se sienten cómodos en sus funciones actuales. Por eso puede ser difícil convencerles de las ventajas de la formación cruzada.

Consejo : Una comunicación clara y centrarse en los resultados positivos puede ayudar a vencer la resistencia.

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Es más difícil normalizar este proceso

La formación cruzada de los empleados puede resultar más difícil de estandarizar que los programas de formación tradicionales.

Por ejemplo, cada empleado puede tener diferentes estilos de aprendizaje y requerir distintos niveles de apoyo. 

Consejo : Asegúrate de que tienes un plan de formación claro y ofrece feedback y apoyo continuos para garantizar que todos los empleados reciben la misma calidad de formación.

Dificultad para evaluar el rendimiento

Puede resultar difícil evaluar el rendimiento de un empleado cuando realiza tareas en un puesto nuevo que aún no domina. 

Los programas de formación cruzada para empleados pueden dificultar el establecimiento de objetivos y expectativas claros y la aportación de comentarios significativos. 

💡 Consejo: Con una buena comunicación y apoyo continuo, los empleados pueden desarrollar gradualmente las habilidades y conocimientos necesarios para sobresalir en sus nuevas funciones.

Pérdida de concentración

Cuando un empleado adquiere nuevas habilidades y asume responsabilidades adicionales a través de la formación cruzada, puede resultar difícil mantener la misma concentración y dedicación a sus responsabilidades laborales principales. 

Como consecuencia, la productividad y la calidad del trabajo en su función original pueden verse afectadas.

💡Consejo : Considera detenidamente las necesidades y objetivos de tus empleados y de la empresa. La ganancia en competencias, ¿mitigará la caída temporal de la productividad?

Insatisfacción laboral

Los empleados que tienen que asumir nuevas responsabilidades y aprender nuevas habilidades a través de la formación cruzada pueden sentirse abrumados, estresados o frustrados.

En algunos casos, los empleados pueden sentir que tienen demasiadas cosas entre manos o que su función principal se vuelve irrelevante. 

Como resultado, pueden sentirse insatisfechos y desmotivados, lo que puede dañar la moral y la productividad en general.

💡Consejo : Sea transparente con los empleados sobre los objetivos y expectativas de la formación cruzada. 

Explique cómo encaja la formación transversal en los objetivos generales de la organización.

Proporcione directrices claras y apoyo para ayudar a los empleados a gestionar su carga de trabajo y mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.

¿Puede alguien estar demasiado especializado para recibir formación transversal?

Incluso si alguien está muy especializado en su función actual, puede beneficiarse de la formación cruzada.

La formación cruzada puede ampliar el conjunto de competencias de cualquier empleado, hacerlo más valioso para la organización y ofrecerle oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional.

Pero es vital abordar la formación cruzada con un plan claro y expectativas realistas. 

Puede llevar más tiempo y esfuerzo formar a alguien altamente especializado. Aun así, incluso las personas muy especializadas pueden llegar a ser más versátiles y eficaces con el apoyo y la formación adecuados.

También es esencial comunicar las ventajas de la formación cruzada a los empleados y directivos y abordar cualquier preocupación o resistencia. Al destacar los resultados positivos y ofrecer un apoyo continuo a lo largo del proceso de formación, puede ayudar a superar cualquier resistencia inicial y crear un programa de formación cruzada de éxito.

🆚 Pros y contras de la formación cruzada de los empleados en pocas palabras

💡 11 Buenas prácticas para la formación cruzada de los empleados

La formación cruzada de los empleados puede aportar multitud de beneficios tanto a los empleados como a la organización en su conjunto.

Buscar y aprender de los programas de formación existentes

Antes de crear sus programas de formación cruzada para empleados, busque los programas de formación existentes en su organización. 

No hace falta reinventar la rueda y empezar todo desde cero. 

Por ejemplo, puede ahorrar tiempo y recursos reutilizando el material de formación existente. 

También puede ponerse en contacto con otras organizaciones para conocer sus programas de formación cruzada y sus mejores prácticas.

Presentar las ventajas de la formación cruzada a directivos y equipos

Como ocurre con cualquier iniciativa de formación a gran escala, es necesario contar con el apoyo de los directivos y los equipos.

Presente las ventajas del entrenamiento cruzado para que todo el mundo se anime. Al destacar los resultados positivos, puedes ayudar a superar cualquier resistencia inicial y crear un programa de entrenamiento cruzado exitoso.

Documéntelo todo

Documentar los procedimientos de formación cruzada también puede garantizar la eficacia del programa. 

¿Quién hace qué? ¿Cuándo? ¿Y qué deben obtener del programa? ¿Cómo utilizarán las competencias específicas en sus funciones? 

Responda a estas preguntas sin dejar lugar a interpretaciones.

También recomendamos documentar las descripciones de funciones y responsabilidades para garantizar que todo el mundo comprende su papel en el programa de formación cruzada.

Su objetivo es evitar confusiones y garantizar que el programa se desarrolle sin problemas.

Empezar poco a poco

Como con cualquier nueva iniciativa, empezar poco a poco e ir ampliando utilizando los principales puntos de partida es una estrategia excelente para garantizar la adaptación y el éxito. 

Comience por identificar unos cuantos puestos o departamentos clave en los que centrarse y, a continuación, amplíe gradualmente el programa con el tiempo.

Identificar a los empleados que recibirán formación cruzada

Identificar a los empleados adecuados para la formación cruzada es fundamental para el éxito del programa. 

Busque empleados motivados y con una fuerte ética de trabajo, así como aquellos que hayan expresado interés por aprender nuevas habilidades. Además, no pierdas de vista las funciones que estén perdiendo relevancia para tu organización. 

Motive a sus empleados para que participen

Para asegurarse de que sus empleados están motivados para participar en el programa de formación cruzada, es esencial ofrecer incentivos y reconocimiento. Premie y reconozca a quienes completen los programas de formación cruzada.

Según un estudio el 25% de los empleados afirman que el aprecio y el reconocimiento de sus jefes les hacen permanecer en su empresa actual.

Mantener la formación al día

Mantenga la formación cruzada al día y actualizada, incluyendo evaluaciones periódicas del programa y actualizaciones de los materiales y procedimientos de formación. Esto garantizará que los empleados adquieran las habilidades y conocimientos especializados más relevantes y actualizados. 

Por ejemplo, no querrás formar habilidades SEO basadas en viejas prácticas. Será más perjudicial que beneficioso no mantenerse al día de las últimas actualizaciones de los algoritmos de Google. 

💡 Echa un vistazo a estas 15 mejores prácticas para formar a tus nuevos empleados con eficacia.

Ampliar el programa

Una vez que el programa de entrenamiento cruzado tenga éxito, es importante seguir ampliándolo con el tiempo. 

Por ejemplo, si empezó con un departamento, es hora de ampliarlo a los demás. 

Recurrir a los profesores más experimentados

Somos grandes partidarios de incorporar el aprendizaje social a los programas de formación continua. 

Para obtener los mejores resultados, recurra a los profesores más experimentados y busque empleados con grandes dotes de comunicación y colaboración.

Implantar un programa de rotación laboral

Además de la formación cruzada, la implantación de un programa de rotación laboral puede ayudar a retener los conocimientos. Usted quiere que sus empleados tengan la oportunidad de poner en práctica los conocimientos y habilidades recién adquiridos. 

Recoger opiniones

Recoger las opiniones tanto de los empleados como de los directivos implicados puede ayudar a identificar áreas de mejora y garantizar que el programa satisface las necesidades de la organización.

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➡️ Garantizar experiencias de aprendizaje atractivas con Zavvy

Con demasiada frecuencia, las empresas invierten en programas de formación de empleados sin una estrategia clara ni objetivos mensurables, con la consiguiente pérdida de tiempo y recursos. Por lo tanto, con Zavvy, puede estar seguro de que los programas de formación de su empresa están diseñados con objetivos y resultados claros en mente.

Zavvy es más que una simple ayuda para la formación: es una solución integral para el crecimiento y el desarrollo de los empleados. 

Con funciones como el aprendizaje social y cooperativo, el aprendizaje autodirigido, las notificaciones y las integraciones con Slack/MS Office, Zavvy ofrece un sistema de gestión del aprendizaje sin fisuras. Estas son algunas de nuestras características más destacadas:

• Una función de cuestionario que fomenta la retención de conocimientos. Además, puedes controlar el porcentaje de aprobados y el número de repeticiones permitidas. 
• Un paso de la encuesta para recoger opiniones sobre la satisfacción de los alumnos.
• Los administradores también pueden integrar contenidos multimedia en los itinerarios de formación, haciendo que la experiencia de aprendizaje sea más interactiva y atractiva. 
• Permitimos una personalización profunda, proporcionando a los alumnos recomendaciones basadas en sus comentarios.
• Ofrecemos una biblioteca de cursos de formación interna y externa para que los empleados puedan continuar su viaje de aprendizaje más allá de la oferta de la empresa.

Con Zavvy, las empresas pueden salvar las distancias entre el crecimiento, el rendimiento y la formación de los empleados, todo en un mismo lugar, garantizando que empleados y directivos saquen el máximo partido de los recursos disponibles.

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❓ Preguntas frecuentes

¿Cómo se motiva a los empleados para que hagan formación cruzada? 

Los empresarios pueden motivar a los empleados para que realicen formación cruzada comunicándoles las ventajas, ofreciéndoles incentivos, proporcionándoles recursos e implicándolos en el proceso para que resulte más atractivo y gratificante.

Aunque algunos empleados pueden resistirse más que otros a la formación cruzada, es importante recordar que todo el mundo puede aprender nuevas habilidades y asumir nuevas responsabilidades.

¿Cómo se dice "formación cruzada"?

Otra palabra para la formación cruzada de los empleados es "multiskilling". 

Este término se refiere al proceso de enseñar a los empleados múltiples habilidades o competencias fuera de sus responsabilidades laborales habituales para aumentar su versatilidad y capacidad de trabajar en diferentes papeles o funciones dentro de la organización. 

¿Qué es un ejemplo de entrenamiento cruzado? 

La formación cruzada se refiere al proceso de formar a los empleados en tareas, habilidades o competencias que están fuera de sus responsabilidades laborales habituales. 

Un ejemplo de formación cruzada podría ser el de una empresa minorista que forma a sus vendedores para que trabajen también en el almacén, de modo que puedan ayudar a recibir y organizar la mercancía cuando sea necesario. 

Otro ejemplo podría ser la formación cruzada de los camareros de un restaurante para que trabajen en la cocina, ayudando a preparar los alimentos y cocinando en los momentos de mayor afluencia.