ROI de la formación 101: Cómo calcular el impacto de las actividades de formación

"La formación es, sencillamente, una de las actividades de mayor aprovechamiento que puede realizar un directivo", afirma el empresario y capitalista de riesgo Ben Horowitz.

¿Alguna vez ha invertido recursos en formación y se ha preguntado si ha merecido la pena?

Para extraer el potencial de la formación en su organización, necesita una forma de medir su impacto. Esto le ayuda a identificar la formación más eficaz para su personal y a priorizar la formación sobre otras iniciativas empresariales.

En otras palabras, necesita calcular el "retorno de la inversión" (ROI) en formación en su organización.

Este artículo lo hará:

• Ayudarle acalcular el impacto tangible y mensurable de sus esfuerzos de formación.
• Profundice en por qué necesita calcular el ROI de la formación (Spoiler: el ROI de la formación es una métrica clave que puede utilizar para amplificar sus estrategias de formación).
• Aumentar la concienciación sobre los retos de medir el ROI de la formación. 

💸 ¿Qué es el ROI de la formación?

El ROI de la formación es el rendimiento de la inversión de una organización en sus programas de formación de empleados. Es una medida de cuánto gana su organización, es decir, los beneficios y resultados, del tiempo, gasto y recursos dedicados a la formación.

El ROI de la formación es una métrica objetiva que mide los resultados empresariales específicos de la formación. Sin embargo, no mide el grado de satisfacción del personal con la formación. 

Dicho esto, una buena formación suele traducirse en una mayor satisfacción. Pero el ROI de la formación mide el resultado final -los resultados empresariales- más que cualquier beneficio asociado a la formación.

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¿Cuándo utilizar el ROI de la formación?

No toda la formación de su organización necesita ROI.

Algunos de los materiales de formación de su empresa podrían estar relacionados con su código de conducta o los marcos normativos que su personal necesita conocer. Es difícil vincularlos directamente a los resultados empresariales, por lo que no es necesario calcular el ROI de la formación.

Sin embargo, merece la pena medir el ROI de la formación de otros programas de formación diseñados para mejorar directamente los resultados empresariales. 

Algunos ejemplos son la formación para la mejora de procesos, técnicas de venta y gestión de proyectos.

🕵️‍♀️ ¿Por qué medir el ROI de la formación ?

Cualquier organización que quiera entender, controlar y mejorar su formación debe medir su ROI.

El ROI de la formación es una herramienta valiosa para medir la eficacia de la formación y garantizar que la formación de su organización está proporcionando los resultados para los que fue diseñada.

Estas son algunas de las ventajas de medir el ROI de la formación.

Demostrar el valor de la formación de su organización a sus ejecutivos (justificar las asignaciones presupuestarias).

Asignar presupuestos de gastos es todo un reto, y los gastos de formación no son una excepción.

Si demuestra a sus directivos la eficacia de la formación propuesta, será más fácil justificar su asignación presupuestaria.

El ROI de la formación muestra el impacto de la formación anterior, ayudando a sus directivos a evaluar el valor de la formación y a realizar mejores comparaciones con otras prioridades empresariales.

Permitir la toma de decisiones basada en datos (asignación de recursos mejor informada).

El ROI de la formación le ayuda a comprender el rendimiento de los distintos programas de formación cuando se comparan. Esto permite a su organización priorizar entre los programas de formación y elegir cuál tiene el mejor potencial para obtener resultados.

Al estar basado en datos y ser objetivo, el ROI de la formación también ayuda a comparar la formación con otras asignaciones de recursos. Esto ayuda a su organización a tomar decisiones más informadas sobre futuras asignaciones de recursos de formación.

Impulsar la rendición de cuentas (garantizar que los recursos se gastan bien)

Supongamos que es usted el responsable de organizar e impartir la formación en su organización. En ese caso, tendrá que demostrar que los recursos asignados a la formación están bien empleados. 

El ROI de la formación le ayuda a hacerlo ofreciéndole una medida objetiva para evaluar su formación.

Medir la eficacia (beneficio real para el alumno)

Cuando diseñe o elija programas de formación para su personal, querrá recibir comentarios sobre la eficacia de la formación.

El ROI de la formación le ofrece una forma de medir esto más allá de las medidas subjetivas (como el grado de satisfacción de su personal con la formación) para evaluar si la formación beneficia a su personal.

El ROI de la formación le ayuda a responder a preguntas como

• ¿Su personal está adquiriendo conocimientos o competencias que pueden contribuir a aumentar la eficacia o reducir los costes en su lugar de trabajo?
• ¿Ayudó la formación a cambiar los comportamientos?
• ¿Se ha producido un cambio en la cultura del lugar de trabajo gracias a la formación?

Esto no sólo le ayudará a calibrar la utilidad de sus programas de formación pasados y presentes, sino también a mejorar la eficacia de los futuros.

🧠 Cómo medir el ROI de la formación: 6 Métodos

Ahora que hemos visto lo beneficioso que es el ROI de la formación, veamos cómo medirlo realmente.

He aquí los enfoques más populares.

Relación coste/beneficio

La forma tradicional de medir el ROI de la formación consiste en comparar los beneficios de la formación con los costes de impartirla.

Se calcula como una relación entre los beneficios de la formación (es decir, el beneficio que generó el programa de formación, neto de costes de formación) y los costes del programa de formación (multiplicado por 100 para expresarlo en porcentaje):

El plazo de amortización

Otra forma de medir el ROI de la formación es utilizar el periodo de amortización.

Se trata de la inversión total en formación (es decir, los costes totales del programa de formación) dividida por el ahorro anual obtenido gracias a la formación, expresado en años:

Normalmente se tarda mucho tiempo en ver los ahorros derivados de la formación, por lo que el periodo de amortización es más beneficioso para consideraciones a más largo plazo como la mejora de la retención de los empleados o la reducción de los costes sanitarios.

El modelo Kirkpatrick

Desarrollado por primera vez en 1954, el modelo Kirkpatrick es un método popular para evaluar la eficacia de la formación. Utiliza cuatro criterios:

1. Reacción: medirlas respuestas de los alumnos a la formación impartida.
2. Aprendizaje: evaluación delos resultados de los alumnos y su correspondencia con los objetivos de aprendizaje.
3. Comportamiento: evaluación delos cambios de comportamiento de los alumnos y aplicación de la formación en el puesto de trabajo.
4. Resultados-Medicióndel impacto de la formación a nivel empresarial.

Puedes medir los criterios de reacción utilizando encuestas o haciendo preguntas a los alumnos sobre:

• los puntos fuertes y débiles de su formación;
• los métodos y técnicas de formación utilizados y si se adaptan a los estilos personales de aprendizaje de sus alumnos;
• las conclusiones más importantes de la formación.

El criterio de aprendizaje le ayuda a comprender hasta qué punto sus alumnos han entendido los materiales de formación y si han adquirido nuevos conocimientos o habilidades. Este criterio suele evaluarse mediante entrevistas.

El criterio de comportamiento busca cambios de comportamiento en sus alumnos y cómo se traducen en la práctica laboral real. Puede evaluarlo mediante inspecciones sobre el terreno o conversaciones con los responsables de sus alumnos.

El criterio de comportamiento es el que suele recibir más atención por parte de los líderes, sugiere Ajay Pangarkarestratega, conferenciante y autor especializado en el lugar de trabajo.

El criterio de resultados considera el impacto de la formación en los resultados empresariales. Si su formación es sobre gestión, querrá saber si sus alumnos mejoraron su rendimiento en el puesto de trabajo (como gestores) gracias a su formación.

El criterio de los resultados llega al corazón de la mayoría de los programas de formación, es decir, los resultados empresariales. Puede evaluarlo utilizando encuestas a los empleados o información procedente de las evaluaciones de los empleados.

Aunque el modelo Kirkpatrick parece promover un proceso lineal, es decir, empezar por los criterios de reacción y pasar a los criterios de resultados, en la práctica se pueden obtener mejores resultados adoptando un enfoque diferente.

LinkedIn, por ejemplo, sugiere utilizar el modelo Kirkpatrick en orden inverso: empezar con los resultados deseados de la formación y seguir a partir de ahí.

Si, por ejemplo, su formación trata de mejorar el compromiso, siga el modelo en orden inverso:

1. Empiece por evaluar los resultados de la formación, es decir, si aumenta el compromiso de las personas.
2. A continuación, comprenda qué cambios de comportamiento se han producido para mejorar el compromiso.
3. A continuación, considere los objetivos de aprendizaje de la formación y cómo se ha beneficiado de ellos su personal.
4. Por último, evalúe las reacciones de su personal ante la formación para saber cómo podría mejorarse en el futuro.

El modelo de Phillips

El modelo Phillips se propuso por primera vez a principios de la década de 2000 y se basa en el modelo Kirkpatrick añadiendo una medida cuantitativa -el ROI de Phillips- a los cuatro criterios de Kirkpatrick.

Así pues, el modelo de Phillips consta de cinco niveles: los cuatro criterios de Kirkpatrick y el ROI de Phillips:

1. reacción;
2. aprendizaje;
3. comportamiento;
4. resultados;
5. Phillips ROI.

El ROI de Phillips compara los costes globales de un programa de formación con sus beneficios en términos monetarios, es decir, una relación beneficio-coste.

Ampliando la relación coste-beneficio que vimos antes, el ROI de Phillips se expresa como:

Al añadir a los cuatro criterios de Kirkpatrick una métrica cuantitativa del rendimiento de la inversión -un "valor en dólares"-, el modelo de Phillips ayuda a demostrar objetivamente la eficacia de la formación, explica Kevin Herrholtzvicepresidente de ventas de Veracity Verification Solutions.

Añadir un valor en dólares a los beneficios de su programa de formación ayuda a generar confianza con sus líderes y equipos de L&D mucho más rápido de lo que lo haría sin una cifra.

Revisiones del rendimiento y evaluaciones del supervisor

Aunque la fórmula del ROI de la formación pueda parecer sencilla, no siempre es fácil medir los "beneficios de la formación" que se obtienen.

Measuring the benefits of training for a structured process may seem straightforward (e.g., manufacturing production line or call center protocols), but how would you measure the benefits of training for an unstructured process?

Considere la formación de directivos. Las funciones directivas no están estructuradas y son más flexibles que las orientadas a los procesos, por lo que no es fácil medir las mejoras y aislar el impacto de la formación.

Uno de los enfoques consiste en utilizar las revisiones del rendimiento y las evaluaciones de los supervisores. De este modo, los supervisores pueden juzgar con conocimiento de causa cómo ha mejorado su personal tras recibir la formación.

Sus supervisores deben hacer observaciones tanto antes como después de la formación para poder destacar las diferencias.

También ayuda contar con un "grupo de control", es decir, personas que no recibieron formación pero desempeñaron las mismas funciones (o similares) que las que sí la recibieron. 

He aquí una sencilla ilustración:

• Identificar las áreas clave que definen el rendimiento de las personas que reciben la formación, por ejemplo, tratar con la complejidad, gestionar a las personas y entregar proyectos con unos estándares mínimos.
• Evalúe las mejoras en las áreasclave mediante revisiones, evaluaciones y juicios, por ejemplo, mejoras del 5%, 10% y 5%.
• Calcule la mejora global como media, por ejemplo, 6,7%.
• Aplique la mejora global al salario medio anual de los que recibieron formación, por ejemplo, 6,7% x 60.000 $ = 4.020 $ por persona.
• Calcule el ROI de formación utilizando la fórmula ROI de Phillips.

Suponiendo que los costes de formación fueran de 2.500 dólares por persona:

ROI de la formación (%) = (4.020 $ - 2.500 $) / 2.500 $ = 61% por persona

Estudios de impacto

Otro enfoque para calcular el ROI de la formación es crear un estudio de impacto empresarial para evaluar los cambios resultantes de un programa de formación. Los cambios podrían aplicarse a la cuota de mercado o a las valoraciones de los clientes, por ejemplo.

Los estudios de impacto suelen seguir un proceso de cuatro pasos:

1. Planificación de la evaluación: determinelas métricas para medir el impacto elegido, por ejemplo, la mejora de la proporción de la cuota de mercado por ventas o el aumento de la puntuación neta del promotor (es decir, el NPS basado en las opiniones de los clientes).
2. Recogida de datos-Recogelos datos de la métrica elegida, tanto antes como después de la formación, por ejemplo, la cuota de mercado de ventas o el NPS antes y después de la formación.
3. Análisis de datos-Ajustelos datos si es necesario y calcule el ROI utilizando una de las fórmulas pertinentes, por ejemplo, Phillips ROI
4. Informes: comuniquesus conclusiones cualitativas y cuantitativas y las observaciones realizadas durante el proceso.

🤯 5 Retos de la medición del ROI de la formación

Jessie Kongprofesora de diseño instruccional en la Universidad Franklin, destaca los siguientes 5 retos de la medición del ROI de la formación.

Recogida de datos

Es necesario trabajar con datos fiables sobre el ROI de la formación para que los resultados sean creíbles. Unos datos inexactos podrían llevar a conclusiones erróneas.

Acceder a datos fiables, sin embargo, es un reto importante para muchas organizaciones debido a:

• la falta de datos suficientes para realizar cálculos realistas del ROI de la formación;
• los costes asociados a la recogida o generación de datos;
• dificultades a la hora de identificar datos adecuados para los cálculos del ROI de la formación.

Dependiendo del tipo de formación que esté evaluando, es posible que no disponga de datos suficientes de los sistemas analíticos o financieros de RR.HH. de su organización. En este caso, tendrá que recopilar datos mediante encuestas, cuestionarios, observaciones, entrevistas o seguimiento del rendimiento, entre otros métodos.

La recogida de datos puede ser costosa, y es posible que tenga que dedicar mucho tiempo y recursos al diseño, la aplicación y la recopilación de datos. A la hora de decidir cómo recopilar los datos, tendrá que sopesar los costes de la recopilación de datos y la fiabilidad esperada de los resultados.

Las encuestas y cuestionarios, por ejemplo, son populares por su coste y comodidad. Pero a la hora de diseñarlas, tendrá que pensar en las preguntas específicas que formular para poder aislar los efectos de la formación y, en última instancia, traducir las respuestas de la encuesta en valores cuantitativos (monetarios).

Medir el impacto a largo plazo de la formación para un grupo de personas o dentro de una función empresarial concreta también es complicado. Por lo general, es necesario recopilar datos a lo largo de un período prolongado y centrarse en los beneficios de la formación en lugar de en otras influencias durante el (largo) período de medición.

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Estimación de los costes costes

Más allá de los costes de recopilación de datos, la mayoría de las organizaciones tienen dificultades para decidir qué costes incluir y cómo deben estimarse.

En el caso de los programas de aprendizaje en línea, por ejemplo, hay varios factores que influyen en los costes: el número de cursos que se ofrecen y la frecuencia con que se revisan, los tipos de medios de aprendizaje, la cantidad de apoyo a los estudiantes, la flexibilidad de los horarios de aprendizaje y las tasas de finalización de los alumnos, entre otros.

Es difícil estimar un gran número de variables para captar de forma realista los costes asociados a los programas de formación.

Dificultad para cuantificar los resultados humanos (cualitativos)

¿Cómo valorar en dólares los comportamientos humanos afectados por la formación? ¿Cuáles son las métricas adecuadas para medir los resultados cualitativos? 

Muchas organizaciones utilizan supuestos económicos o psicológicos basados en modelos industriales-organizativos. Aun así, es posible que estos no reflejen con exactitud las circunstancias de la formación en su organización.

Otro enfoque consiste en utilizar la observación y el juicio (incluidos los comentarios de las evaluaciones de los empleados) para estimar el valor en dólares de los resultados cualitativos de la formación. Sin embargo, esto es propenso a sesgos, imprecisiones o lagunas en la comprensión y puede conducir a resultados poco fiables.

Estimación del impacto de la formación en los resultados empresariales

A la hora de estimar el impacto de la formación en los resultados empresariales, no es fácil separar los efectos de la formación de otros factores intervinientes.

Las empresas son entornos complejos con muchos factores interrelacionados: la evolución de la cultura organizativa, las condiciones cambiantes del mercado y las repercusiones de otras iniciativas empresariales son ejemplos de influencias difíciles de separar de los efectos de la formación.

Por ejemplo, supongamos que una empresa comprueba que sus ventas han aumentado después de la formación. ¿Cómo saber si el aumento de las ventas es consecuencia directa de la formación?

Es posible que se hayan producido cambios en la estructura organizativa, que se hayan mejorado los programas de incentivos o que unas condiciones económicas más sólidas hayan impulsado las ventas. La formación puede o no haber tenido mucho efecto en estas circunstancias.

Conocimiento y apoyo insuficientes para medir el rendimiento de la inversión

Kong señala que muchas organizaciones no están familiarizadas con los marcos y mediciones del ROI de la formación. Suelen basarse en enfoques informales centrados en encuestas de satisfacción de los alumnos.

Pero aunque no toda la formación requiere ROI y el propósito de la evaluación puede variar, las organizaciones se beneficiarían de un enfoque más estructurado del ROI de la formación que capte el rendimiento del alumno y los resultados de la organización.

📈 Ejemplos de métricas de evaluación del ROI de la formación de empleados

Aunque hemos visto cómo calcular el ROI de los programas de formación, sólo hemos repasado las métricas que puede utilizar para medir los beneficios derivados de la formación.

Como hemos visto, comprender el impacto de un programa de formación -y cuantificarlo- puede ser todo un reto.

Hoy en día, las organizaciones tienen acceso a grandes cantidades de datos y a una importante tecnología informática para analizarlos y procesarlos. Sin embargo, la clave para medir con éxito el ROI de la formación es decidir qué datos y métricas son los más relevantes para mostrar el impacto de la formación en su organización.

He aquí algunos ejemplos de los datos que utilizan las organizaciones:

• productividad y rendimiento;
• retención de empleados ( encuestas sobre rotación y retención);
• ingresos y ventas;
• la satisfacción de los clientes;
• compromiso y satisfacción de los empleados;
• incidentes y tasas de error;
• leadership capabilities;
• innovación;
• imagen de marca y reputación;
• desarrollo de competencias y oportunidades de promoción profesional.

How would you go about measuring these?

Some are easier than others—error rates and sales are easy to quantify using available data, for instance. Still, as we've seen, the assessment of leadership capabilities is more qualitative and nuanced.

It's also essential to connect the impact of your training to business outcomes—this helps you get the most out of your training evaluation.

It will give your training ROI calculations credibility with your organization's leadership and be more useful in evaluating the training impact relative to other business initiatives.

Pero como muestra la lista anterior, el impacto de la formación puede afectar a muchas áreas de su organización. Para ayudar a identificar las métricas más útiles, los investigadores en gestión Ramesh Sounderarajan y Kuldeep Singh sugieren utilizar los siguientes criterios:

• utilizable en diferentes organizaciones (aunque su organización puede necesitar parámetros específicos para sus circunstancias);
• fácil de entender e implantar;
• fácil disponibilidad y acceso a los datos;
• utiliza datos actuales y puede incorporar datos nuevos;
• ofrece información sobre indicadores adelantados y rezagados;
• vinculadas o relacionadas con el rendimiento empresarial, por ejemplo, los resultados financieros, la reducción de costes o el compromiso de los empleados;
• creíble con las partes interesadas de su organización.

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