İK otomasyonunun güzelliği, kritik ancak büyük ölçüde manuel görevleri otomatikleştirmenize olanak sağlamasıdır: monoton, tekrarlayan ve hataya açık türden işler.
Değerli belgeler kaybolabilir, formlar eksik bırakılabilir ve çıktılar yarım kalabilir. Ancak otomatik bir İK sürecine geçerseniz bunlar eski hikayeler olabilir.
İK süreçlerinizi otomatikleştirmek şunları sağlar:
Bizim sözümüze güvenmenize gerek yok - bunu destekleyecek rakamlarımız var. Araştırmalar otomasyonun idari maliyetleri İK uzmanları için %30, işverenler için ise %49 oranında azaltabileceğini gösteriyor.
Peki ekibiniz bu faydaları deneyimlemek için İK otomasyonunu nasıl uygulayabilir?
İK otomasyonu, teknoloji, yazılım ve dijital sistemlerin kullanımı yoluyla insan kaynakları yönetimi görevlerini geliştirme ve kolaylaştırma sürecini ifade eder. Manuel, tekrarlayan görevleri azaltmayı, doğruluğu artırmayı ve İK profesyonellerinin daha stratejik ve katma değerli faaliyetlere odaklanmasını sağlamayı amaçlar.
Bu görevler zamana duyarlı ve kritiktir, ancak hataya açıktır. Bazı örnekler bordro yönetimi, eğitim etkinlikleri otomasyonu, sosyal yardım kaydı, işe alım, katılım yönetimidir.
İK otomasyonu kuruluşunuza basit bir nedenden dolayı fayda sağlar: İK personelinizin zamanını boşaltmak, böylece strateji oluşturma ve karar verme, daha iyi aday ve çalışan deneyimleri sunma gibi daha karmaşık konulara odaklanabilmelerini sağlamak.
Zapier verilerine göre, İK uzmanları otomasyon kullanarak her hafta sekiz saat tasarruf ediyor. Bu ekstra saatleri her hafta en büyük varlığınız olan çalışanlarınıza odaklanmak için kullanabilirler.
İK ekiplerinin gereksiz veya tekrarlayan görevleri tamamlamak için daha az zaman harcaması gerekir (örneğin: takvim etkinlikleri oluşturma, sistemleri entegre etme, çalışanlara mesaj gönderme).
Bu görevlerden tasarruf edilen zaman, daha fazla değer üreten faaliyetlere yönlendirilebilir. Örneğin, İK uzmanı çalışanların şüphelerini daha hızlı çözebilir ve bu da daha hızlı teslimatla sonuçlanır.
İK görevlerinin büyük çoğunluğu belge odaklıdır. Manuel olarak yapıldıklarında hatalar, dosyalama sorunları veya "sıkışmış" evraklar nedeniyle oldukça verimsiz ve zaman alıcı olabilirler.
Öte yandan, bu görevleri otomatikleştirdiğinizde, üretkenlik ve verimlilikte anında bir artış göreceksiniz. Artık fiziksel dosyaları aramak veya belirli numaraları manuel olarak bulmak yok. Veriler otomasyon programına girildikten sonra, belgeleri yönetmek çocuk oyuncağı olacaktır.
Bunun yerine, İK departmanı kültür oluşturmaya ve çalışanlarla iletişim kurmaya odaklanabilir, bu da kurum çapında gelişimi kolaylaştıracaktır.
İş akışları genellikle diğer ekip üyeleri ve departmanlardan girdi veya eylem gerektirir. İletişimdeki gecikmeler veya devir teslim sorunları gereksiz zaman kaybına veya iş yerinde hayal kırıklığına neden olabilir.
Neyse ki İK otomasyonu, çalışanların departmandan bağımsız olarak geri bildirim, onay veya durum güncellemeleri için öğeleri doğru kişiye yönlendirmesini kolaylaştırır. Ayrıca her ekip üyesi, taleplerin ve iş öğelerinin durumunu görmekten daha fazlası olan gelişmiş görünürlüğe sahiptir.
İK otomasyonu, insan hatalarının önünü açan manuel emeğe bağımlılığı azaltır.
İşyerinde hata yapma olasılığı azalır, ayrıca tüm departmanlar, platformlar ve uygulamalardaki veriler birleştirilerek daha tutarlı kayıtlar sağlanır ve tekrarlanan veri girişi ortadan kalkar.
Kağıt tabanlı işlemlerinizi İK süreç otomasyonu ile değiştirmek size biraz para kazandırabilir.
Eskisi kadar çok belge yazdırmanız veya bunları kayıt olarak dosyalamanız gerekmediğinden, kırtasiye ve depolama alanı ihtiyacınızı en aza indirirsiniz. Tüm belgeleriniz kaydedilebilir ve tek bir düğmeye tıklayarak erişilebilir (neyse ki!).
Kuruluşunuzun geçerli düzenlemelere uymak için veri yakalama ve yönetiminde en iyi uygulamalara bağlı kalması gerekir. Buradaki sorun, veri güvenliği ve compliance düzenlemelerinin giderek daha sıkı ve genellikle karmaşık hale gelmesidir.
En küçük hatalar bile büyük cezalara neden olabilir ve kuruluşunuzun itibarını zedeleyerek iş fırsatlarının kaybedilmesine yol açabilir.
En iyi İK otomasyonu uygulamaları, tüm hassas aday ve çalışan verilerinin güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar, ayrıca tüm adaylara eşit fırsatlar sunulmasını ve işyerinde adil davranılmasını sağlamak için bir adım daha ileri gider.
Kesinlikle hayır. İK operasyonları otomasyonunun tüm amacı, İK profesyonellerinin daha akıllıca çalışmasına ve daha iyi sonuçlar elde etmesine yardımcı olmaktır.
Nasıl mı? Otomasyon, başkalarıyla bağlantı kurmanız ve anlamlı ilişkiler kurmanız için daha fazla fırsat yaratır. Otomatik pilot mekanizması, İK görev süresini serbest bırakarak gereksiz idari görevlerle boğulmak yerine çalışanlarınızla gerçek sohbetler yapmaya odaklanmanıza olanak tanır. Manuel İK süreçlerini otomatikleştirdiğinizde, basit görevler ve sorgular çok az insan müdahalesi ile veya hiç insan müdahalesi olmadan otomatik olarak ele alınır.
Başka bir deyişle, İK otomasyonu "insan" bileşenini teşvik eder ve kolaylaştırır.
Örneğin, işe alım sürecinizi ele alalım. Kuruluşunuz sık sık yeni yetenekleri işe alıyorsa, İK yöneticileri yeni işe alınan kişileri şirket kültürü hakkında eğitmek için aynı süreç ve prosedürleri tekrarlamak zorunda kalmayacaktır. Otomatik bir işe alım yolculuğunu bir kez kurun ve bir sonraki işe alım programı için tekrar kullanın.
Sonuç olarak, İK yöneticileri yeni işe başlayanları karşılamak ve onları kişisel olarak tanımak için daha fazla zamana sahip olacaktır. Bu şekilde, uzun vadede çalışan devrini azaltabilir ve çalışan bağlılığını artırabilirsiniz. Bu nihai kazan-kazan çözümüdür.
İK otomasyonunun faydalarını ortaya koyduğumuza göre, şimdi de otomatikleştirmeniz gereken İK süreçlerini ele alalım.
İK departmanınız zaten birçok görev ve sorumlulukla boğuşuyor. Buna kıyasla, her görevin tamamlandığından emin olmak için manuel olarak hatırlatıcılar ve bildirimler göndermek zaman alıcı ve ... sinir bozucu olabilir.
İK yazılımı, İK ekibine ve ilgili çalışanlara yaklaşan son tarihler, performans değerlendirmeleri, yeni başlayanlar ve diğer etkinlikleri hatırlatan otomatik e-posta uyarıları gönderebilir. Bu, tüm ekibin önemli tarihleri ve görevleri unutma olasılığını azaltırken, İK yöneticilerini de eylem öğelerini tamamlamak için insanları kovalamaktan kurtaracaktır.
Bu durumda otomasyon iletişime yardımcı olur, zaman kazandırır ve hayati eylemlerin uygun zamanda yapılmasını sağlayarak compliance 'a yardımcı olur.
Bordroyu manuel olarak yapmak genellikle saatler (hatta günler) süren yavaş bir süreçtir ve hata üretme şansı daha yüksektir. Öte yandan QuickBooks veya ADP gibi bordro sistemlerini kullanmak, bordronuzu otomatikleştirecek ve sonuçta
Yeni çalışanların işe alınması ve işe başlatılması, İK yöneticilerinin en kritik işlerinden ikisidir. Çok sayıda önemli evrak işi ve sorumluluk içerirler.
İşe alım ve işe yerleştirme manuel ve kağıt tabanlı olduğunda, birçok belgeyle uğraşırsınız. Kayıp evraklar, kayıtlar genellikle farklı kişiler arasında geçtiği ve işe alım süreçlerinin uzamasına neden olduğu için ortaya çıkabilecek birçok sorundan biridir.
İK otomasyonu, kayıtları bir bilgisayar sisteminde tutarak, departmanlar arasında görünürlük sağlayarak, insan hatasını en aza indirerek ve evrak kaybını önleyerek yönetici deneyimini iyileştirebilir.
Ayrıca, veri analitiği ile birleştirildiğinde veya veri analitiği danışmanlık hizmetleri kullanıldığında aday taramasını ve geçmiş kontrollerini hızlandırarak işe alım süresini önemli ölçüde azaltır.
İş arayanların %57 'sinin işe alım sürecinin uzun olması durumunda bir işe olan ilgisini kaybettiği düşünüldüğünde bu büyük bir avantajdır.
Performans yönetiminin, çalışanların işlerinde iyi olup olmadıklarını belirleyen yıllık bir etkinlik olduğu günleri geride bıraktık.
Günümüzde bu, çalışan performansını kuruluşunuzun uzun ve kısa vadeli hedefleriyle uyumlu hale getirerek düzenli olarak değerlendiren dinamik bir süreçtir.
Sıklığı artmakla birlikte, bir İK otomasyon sistemi kullanırsanız çalışan performansını değerlendirmek için harcamanız gereken çaba azalır. Otomasyon araçlarını, sizin aktif katılımınız olmadan çalışan performans ını belirlemek, ölçmek ve iyileştirmek için öneriler sunmak için kullanabilirsiniz.
Otomasyon ayrıca her çalışanın verilerinin doğru olmasını sağlayarak her çalışan için adil bir değerlendirme yapılmasını sağlar.
Çalışan performansını otomatikleştirmenin diğer avantajları arasında etkili çalışan gelişimi için gerçek zamanlı geri bildirim, eğitim ve gelişim boşluğu keşfi ve verimsiz faaliyetlere ilişkin eyleme geçirilebilir içgörüler yer alır.
İnsan kaynakları da çok sayıda veriyle uğraşır. Ne yazık ki, bu verilerin çoğu, manuel olarak sıralanması neredeyse imkansız olan büyük hacim nedeniyle kullanılmıyor.
İşte bu noktada İK analitiği devreye giriyor.
İK analitiği, işgücü performansını ve hayati İK metriklerinin kuruluşunuzun genel performansı üzerindeki etkisini artırmak için İK verilerinin kaydedilmesi ve analiz edilmesi anlamına gelir. İşte nasıl çalıştığı:
Çalışanların katılımını ve çalışma saatlerini takip etmek her kuruluş için bir zorunluluktur. Bununla birlikte, manuel kayıt süresi ve katılımın işaretlenmesi, katılımı yönetmenin etkisiz yollarıdır.
Modern katılım izleme araçları, İK'nın çalışanların çalışma saatlerini ve katılım ayrıntılarını otomatik olarak izlemesine, takip etmesine ve kaydetmesine olanak tanır. Bu sistem tüm süreci kolay ve sorunsuz hale getirebilir. Bu sistemi kullandıktan sonra, veriler bir araya getirilecek ve bordro için hazır olacaktır.
İK otomasyonu, fiziksel evrak işlerini ortadan kaldırmaya ve İK faaliyetlerini daha etkili ve hatasız hale getirmeye yardımcı olur. Dolayısıyla, doğru İK otomasyon aracına sahip olmak bu görevleri otomatikleştirmeye yardımcı olabilir ve büyük bir fark yaratabilir.
Daha önce de belirtildiği gibi, İK süreç otomasyonunun tüm amacı İK yöneticilerinin ve profesyonellerinin hayatlarını kolaylaştırmak ve daha iyi sonuçlar elde etmelerini sağlamaktır; onların yerini almak değil. Sonuçta, insani dokunuş İK'nın uzmanlık alanıdır.
Ama çizgiyi nereye çekmelisiniz?
İşgücünüzün gelişimi ve liderliği söz konusu olduğunda insan unsurunun yerini asla tutamazsınız. İK, karmaşık sosyal yardım sorularını yanıtlama, anlamlı konuşmalar yapma, geri bildirimde bulunma ve çalışanların şikayet ve şüphelerini ele almada çok önemli bir role sahiptir.
Bir işyerini diğerlerinden ayıran şey, çalışanlarla etkili birebir etkileşimlerdir. Teknoloji, İK'nın alet kutusundaki araçlardan sadece bir tanesidir; zamanlarını boşa harcamak ve insani konuşmalar gerektiren veya bunlarla geliştirilen görevlere odaklanmak için yararlanmaları gereken bir araç.
Burada, şirketlerin İK süreç otomasyonunu nasıl benimsediklerini ve önemli kilometre taşlarına nasıl ulaştıklarını anlamanıza yardımcı olmak için gerçek hayattan örnekleri ve vaka çalışmalarını tartışacağız.
Şirketin bordro müdürü her çalışanın başka birinin maaşını alacağını fark ettiğinde, FuelCell Energy için bunun sadece başka bir bordro çalışması olması gerekiyordu.
FuelCell Energy'nin İK direktörü Sandi Mauro, küçük ekibiyle birlikte 600 kişilik işgücü için güncellenmiş işçi tazminat rakamlarını içeren Excel tablolarını derlemişti. Ne yazık ki, elektronik tablolardan biri yanlış sıralanmış, bu da kıdemlilerin yeni işe alınanlar, rütbeli çalışanların ise üst yönetim olarak ödenmesine yol açmıştı; tam bir kaos vardı.
Mauro, bordro işlemlerini bir gün önce durdurarak krizi önlemeyi başarmış olsa da, bu olay tazminat planlama süreçleri üzerinde daha iyi kontrollere duyulan ihtiyacı somutlaştırmıştır.
Daha önce de sorunlar vardı. Manuel bordro genellikle hatalara yol açıyordu ve çalışanlar için ücretin nasıl hesaplandığına dair şeffaflık yoktu.
FuelCell Energy bu noktada SR otomasyon yazılımına yatırım yapmaya karar verdi. 90 gün sonra, sonuçlar açıktı, yazılım:
Osceola İlçesi Şerif Ofisi ülke çapında polis memuru açığıyla karşı karşıyaydı. Sonuç olarak, departman sık sık formların kaybolmasına, çok sayıda evrak yığınına ve departmanlar ile başvurular arasında iletişim kopukluğuna yol açan kağıt tabanlı işe alım süreci için etkili bir alternatife ihtiyaç duyduklarını biliyordu.
İşte o zaman personel, istihdam öncesi çevrimiçi bir değerlendirmede İK otomasyonunu uygulamaya koydu.
Uygulamanın ilk yılında Osceola İlçesi Şerif Ofisi işe alım çalışmalarını 2012'de 446 başvurudan 2013'te 1.305 başvuruya yükseltti. Daha da önemlisi, departman daha kaliteli adaylar buldu ve boş pozisyonları daha hızlı doldurdu.
Genel olarak, işe alımın otomatikleştirilmesi Şerif Ofisi'nin kağıtsız geçmiş kontrollerini tamamlamasını ve adaylara başvuru durumları hakkında bilgi vermek için otomatik e-postalar göndermesini sağladı. Ofis malzemelerinde sağlanan 2.000 dolarlık tasarruf da onlar için bir başka avantaj.
Alasco gayrimenkul sahiplerinin yatırım getirisini en üst düzeye çıkarmasına yardımcı olma misyonu doğrultusunda iddialı planları vardı: şirket, hibrit bir çalışma modeline adapte olurken işgücünü yaklaşık %60 oranında büyütmeyi planlıyordu.
Başlangıçta, işe alıştırma büyük bir sorun değildi. Yeni işe alınanlar, üstleri tarafından temel konularla kişisel olarak tanıştırılıyor ve ilk birkaç haftayı rahat geçirmeleri için ayrıntılı e-posta talimatları veriliyordu.
Alasco uzaktan çalışmak zorunda kaldığında işler değişti. Hızla büyüyen şirket için yeni işe alınanlara aynı yüksek kaliteli işe alım deneyimini sanal olarak sunmak daha zor hale geldi. Bu, yapmaya devam etmek istedikleri bir şeydi.
Alasco , işe alımı otomatikleştirmek (ve hızlandırmak) için Zavvy'un işe alım yazılımını kullanarak şirketin manuel iş yükünü yarıya indirmesine ve geleneksel e-postaların ötesinde zengin ve çeşitlendirilmiş bir deneyim sunmak için yapılandırılmış iç süreçler oluşturmasına yardımcı oluyor.
Yeni çalışanlar da bu yeni ve geliştirilmiş deneyimi seviyor. İşe alım deneyimlerini Zavvy ile 5 yıldız üzerinden etkileyici bir şekilde 4,7 olarak değerlendirdiler.
Bu bölümde, günlük İK yönetimi görevlerini otomatikleştirmeye başlamanıza yardımcı olacak kısa bir İK otomasyon araçları listesi derledik.
Çalışan deneyimini başka bir seviyeye taşımak mı istiyorsunuz? Tutarlı çalışan yolculuklarının haritasını çıkarmak ve en başından itibaren uzun süreli ilişkilerin temelini atmak için Zavvy adresini kullanın.
Zavvy her şeyle ilgilenir: işe alım, çalışan eğitimi ve gelişimi, geri bildirim ve performans değerlendirme döngüsü ve uyumlu ve ilgi çekici bir çalışma kültürü geliştirmek için bağlantı programları.
Dahası, kendi iş akışı otomasyonunuzu oluşturmak ve işe alım verimliliğini artırmak için Zavvy ile Slack' un iş akışı oluşturucusunu da kullanabilirsiniz.
Yolculuğu sıfırdan yaratmak için zamanınız yok mu?
Endişeye gerek yok. Zavvy, ihtiyaçlarınıza göre daha da özelleştirebileceğiniz önceden hazırlanmış şablonlar ve kariyer çerçeveleri oluşturmak gibi en çok zaman alan görevleri devralmaya hazır güçlü bir yapay zeka asistanı sunar.
Ayrıca, destek ekibimiz siz işleri kendi başınıza halledebileceğinizden emin olana kadar her adımda size yardımcı olacaktır.
Kuruluşunuz için güncel bir otomasyon stratejisi oluşturmanıza yardımcı olacak en son İK otomasyon trendlerine kısaca göz atalım.
Twitter, Shopify, Facebook ve Slack gibi birçok büyük şirket evden çalışmayı benimsemiş ve yükseltmiştir. Çalışanların %65 'inin COVID sonrası evden çalışmaya devam etmeyi tercih ettiği düşünüldüğünde bu hareket mantıklıdır.
Bunu akılda tutarak, İK departmanlarının bu gerçekliğe uyum sağlaması ve tamamen uzaktan veya hibrit bir çalışma kültürünü destekleyen iş akışları ve stratejiler oluşturması gerekir.
İşe alım tekrarlayan ve zaman alan bir süreç olabilir; bu da onu otomatikleştirmek için mükemmel bir alan haline getirir. Yine de şirketler şu anda tüm işe alım görevlerinin yalnızca %6'sını otomatikleştiriyor.
Özellikle yapay zeka ve İK araçlarındaki son gelişmelerle birlikte, önümüzdeki birkaç yıl içinde işe alımla ilgili daha fazla görevin otomatik hale gelmesini bekleyebiliriz.
Örneğin, Linked Helper gibi LinkedIn otomasyon araçları kullanılarak işe alım süreci kolaylaştırılabilir ve bu birçok örnekten sadece biridir.
Dijital çağda insan kaynakları giderek daha zorlu ve karmaşık hale geliyor. Şirketler buna ayak uydurmak için işe alım, eğitim ve işe alım dahil olmak üzere birçok alanda yapay zeka otomasyonuna başvuracak.
Bu, İK'nın soruları ve sorunları önceden tahmin etmesini, daha kişiselleştirilmiş bir yaklaşım sunmasını, tekrarlayan görevleri en aza indirmesini, insan dokunuşu gerektiren görevlere daha fazla odaklanmasını ve yapay zeka destekli sohbet robotları aracılığıyla 7/24 erişilebilirlik sağlamasını mümkün kılacaktır.
Çalışan eğitiminin arkasındaki ana fikir, personel arasında üretkenliği artırmaktır. İşgücünün uzaktan çalışmaya başlamasıyla birlikte, çalışan eğitimlerinin de bunu takip etmesi ve çevrimiçi hale gelmesi an meselesi.
Şirketlerin, çalışanlarına becerilerini geliştirecek ve iyileştirecek öğrenme fırsatları sunmak için otomatik çevrimiçi öğrenme platformlarına ve atölye çalışmalarına yönelmesini bekleyin.
Son birkaç yıldır birçok şirket, faturaların gönder ilmesinden ödemelerin doğrudan çalışanın banka hesaplarına gönderilmesine kadar çeşitli süreçleri otomatikleştirmek için bordro yazılımını uygulamaya koymuştur.
Tasarruf edilen zaman, anlamlı bire bir görüşmeler yapmak ve çalışanları başarıya yönlendirmek için daha iyi harcanabilir. Para ve zaman açısından maliyetli olan ödemeleri işlerken insan hatasından kaçınmak da bir diğer önemli faydadır.
Büyük İstifa ve sessiz ayrılmaların ardından şirketler üzerinde olağanüstü çalışan deneyimleri sunma konusunda artan bir baskı var. İK otomasyonu sayesinde, aday ve çalışan yolculuklarını iyileştirmek için birleşik iş akışları oluşturabilir ve şirketinizin en büyük varlığı olan çalışanlarına öncelik verebilirsiniz.
Zavvy sadece bir İK otomasyon aracı değildir. Mükemmel çalışan deneyimleri yaratmak için ortağınızdır.
Zavvy ile süreçlerinizi otomatikleştirecek, İK uygulamalarınızı yükseltecek ve ekibinizi gerçekten önemli olana, yani çalışanlarınıza odaklanmaları için güçlendireceksiniz:
.png)
.png)
