İşe Alıştırma ve Eğitim: Aralarındaki Fark Nedir ve Nasıl Bir Arada Olurlar?

‍

Ekibe yeni bir üyenin katılması, her işyeri için çok önemli bir zamandır. İşe alınan kişi üzerinde mükemmel bir ilk izlenim bırakmak istersiniz. Bu bir sunum yapmak gibidir, ancak bunu yatırımcılara sunum yapmak yerine, kuruluşunuza katılmak isteyen çalışanları ikna etmek için yaparsınız.

Aynı zamanda çok hassas bir dönemdir çünkü tek bir yanlış hareket işe alıştırma sürecini sekteye uğratabilir. Ne yazık ki, pek çok işletme optimize edilmiş bir işe alım sürecinin gücünü anlamıyor. Sonuç olarak, yeni işe alınanların %33 'ü işe alındıktan 6 ay sonra yeni bir iş aramaya başlıyor ve bunların %23'ü bir yıl bile dayanamıyor.

İşe alım ve eğitim süreçlerini, her aşamada neler olduğunu ve birbirlerini nasıl tamamladıklarını kapsamlı bir şekilde incelerken bize katılın.

✈️ Çalışan işe alımı nedir?

Çalışan işe alıştırma süreci, yeni çalışanların kuruluşunuzdaki pozisyonlarında karşılanması sürecini ifade eder. Aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli aşamalardan oluşur:

• İndüksiyon
• Oryantasyon 
• Eğitim

İşe alıştırma genellikle yeni işe alınanların evraklarını imzalamasından sonra başlar. Bu süreç, işe yeni başlayanların iş arkadaşlarıyla tanışmalarına ve şirketin değerlerini ve kültürünü daha iyi kavramalarına olanak sağlar. Ayrıca işe alıştırma, yeni işe alınan kişi üzerinde olumlu bir ilk izlenim yaratılmasına yardımcı olur. Bu, onları kuruluşunuza katılmadan önce hazırlayan bir başlatma süreci veya ayin gibidir.

İşe alıştırmanın temel amacı

Şirketler, bağlılığı artırdığı için çalışanların işe alımını gerçekleştirmektedir. Kapsamlı işe alıştırma programlarından geçen çalışanların üretken olma olasılığı, geçmeyenlere göre daha yüksektir.

Ayrıca yeni çalışanların işyeri değerlerini, kültürünü ve stratejik vizyonunu öğrenmelerine ve bunlara uyum sağlamalarına olanak tanır. Ayrıca, iş arkadaşlarıyla etkileşime geçme ve iyi çalışma ilişkileri geliştirme fırsatı bulurlar.

İşe alıştırmanın 5 aşaması

1. Ön biniş

İşe alıştırma sürecinin ilk aşaması, işe alınan kişilerin iş teklifini kabul edip sözleşmeyi imzalamalarının hemen ardından başlar. Bu aşamada, birçok şirket insanları aylarca tamamen yalnız bırakma hatasına düşmektedir. En azından aradaki boşluğu doldurmak için onlara bir tanıtım videosu veya e-posta göndermenizi öneririz - örneğin, ilk günlerinin nasıl geçeceğini detaylandırmak gibi. 

Bu dönem hazırlık yapılmasına olanak tanır - belki de yeni bir yere taşınıyorlardır. Preboarding, gerekli tüm evrakları imzalamak için en uygun zamandır - zamanında yapılmazsa sinir bozucu olabilecek bir süreçtir. Herhangi bir hatayı önlemeye yardımcı olmak için İK'nın tüm belgeler için bir kontrol listesi oluşturmasını öneririz.

2. Oryantasyon

Bu bir ekip çalışmasıdır - herkes yeni çalışanla tanışmak ve onunla kaynaşmak için gelir. Yeni insanlarla tanışmak, özellikle de büyük bir organizasyonda, bunaltıcı olabilir. Bu yüzden süreci kısa ve basit tutmak en iyisi olacaktır.

Oryantasyon için en iyi zaman:

• İşe alınan kişiyi kendi departmanıyla ve yakın çalışma arkadaşlarıyla tanıştırmak
• Onları şirketin değerleri ve kültürü konusunda eğitin
• Onlara şirketin tuvalet, park yeri, dinlenme odası gibi olanaklarını tanıtın
• Sağlık, sigorta ve güvenlik gibi politikaları gözden geçirin ve
• Çalışan el kitabını iletin
  

3. Rolle ilgili eğitim

İşe alım sürecinin üçüncü aşaması, işe alınan kişinin yeni rolü konusunda eğitilmesini içerir. Şirketin organizasyon yapısına bağlı olarak bu süreci genellikle İK veya Öğrenme ve Gelişim departmanı yürütür.

Yeni çalışanı, sorumluluklarını yerine getirebilmesi için gerekli beceri ve güvenle donatır. Eğitim gerçekleştirmenin çeşitli yolları vardır; bunlar şunları içerir

• İş gölgeleme - işe alınan kişinin bir çalışanı çalışırken gözlemlemesi. Bunu bir çıraklık olarak düşünün
• Web seminerleri ve video tabanlı dersler
• Ses kayıtları

4. Geçiş süreci

Yeni çalışan rutine daha fazla alışmıştır ve daha kalıcı bir role geçiş yapmaktadır. Bu dönem üç ila altı ay arasında sürer. Sık sık yapılan kontroller, amirin işe alıştırma sürecinin ne kadar etkili olduğunu ölçmesine olanak tanıdığı için çok önemlidir.

5. Devam eden gelişim

Burada, acemi asker tamamen alışmıştır ve artık aşağıdaki gibi uzun vadeli planlar yapmaya başlayabilir:

• Hem profesyonel hem de kişisel hedefler belirlemek
• Kariyer ilerleme tabloları
• Öğrenme ve gelişim planları.

Spoiler: Bu bizim "eğitim" tanımımıza oldukça yaklaşıyor.

İşe alımdan kim sorumlu?

Küçük şirketler işe alım sürecini İK departmanına bırakmayı tercih ediyor. Bununla birlikte, roller çeşitli şirketler arasında değişme eğilimindedir. Bu öncelikle kuruluşun yapısına, çalışanlarına ve çalışma kültürüne bağlıdır.

Diğer firmalar işe alım sürecini yönetmesi için işe alım müdürüne güvenmektedir. Bu rolü genellikle öğrenme ve gelişim departmanı üstlenir. Buna ek olarak, bazı şirketler işe alım süreci boyunca işe alınacak kişiyi yönlendirmesi için profesyonel bir işe alım yöneticisi tutmayı tercih etmektedir.

🚴 Çalışan eğitimi nedir?

Çalışan eğitimi, bir çalışana şirketin iç işleyişini ve özellikle de rolünü öğretme sürecini ifade eder. Her ne kadar çok daha sonraki bir aşamada gerçekleşse de, genel işe alım sürecinin bir parçasıdır.

Çalışan eğitimi, yeni çalışanın yeni ortama alışması ve işleri öğrenmesinden birkaç hafta sonra başlar. Genellikle birkaç haftadan altı aya kadar sürer.

Doğal olarak, işe alınan kişi yeni sistemlere alışmakta biraz zorluk çekebilir; bu nedenle şirketler işe alıştırma eğitimini kullanır. Bu sadece süreci kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda işe alınan kişinin alışma hızını da artırır.

Çalışan eğitiminin temel amacı

Verimlilik için bir eğitim programı şarttır. Eğitime tabi tutulan bir işe alımın üretken olma olasılığı, eğitime tabi tutulmayan bir işe alımdan daha yüksektir. Bunun nedeni, eğitimin işe koşarak başlamalarını sağlamasıdır.

Yeni çalışanlar için işe alım eğitimine neden öncelik vermelisiniz? İlk olarak, eğitim onlara rolleri için gerekli beceri ve bilgileri öğreterek üretkenlik ve çalışan bağlılığında artışsağlar. Yeni işe alınan kişi daha sonra potansiyelini en üst düzeye çıkarmak için becerilerini tam olarak kullanabilir .

Şirketlerin çalışan eğitimi gerçekleştirmesinin bir diğer nedeni de iş memnuniyetsizliğini en aza indirmektir. Yeni bir işe başlamak sinir bozucu olabilir, özellikle de sizden ne istendiğini tam olarak anlamadığınızda.

Bu nedenle eğitim, acemilere %100 çalışabilmeleri için gereken her şeyi öğreterek kaygı ve hayal kırıklığını en aza indirir. Diğer nedenler şunlardır:

• Çalışanların elde tutulmasını iyileştirmek için. Eğitim almayan çalışanların ilk yıl içinde işten ayrılma olasılığı daha yüksektir.
• Alışma sürecine yardımcı olur.

İşe alım ve eğitimden kim sorumlu?

Çalışan eğitim programlarının rolü büyük ölçüde kuruluşun büyüklüğüne bağlıdır. Daha küçük şirketlerde, genellikle İK ekibi tarafından sahiplenilir ve insan yönetimi ile koordine edilir. 

Artan şirket büyüklüğü ve insan kaynakları operasyonları içindeki ek alt departmanlarla birlikte, işe alıştırma çoğunlukla öğrenme ve gelişim içinde yer almaktadır. Ancak bazen işe alım uzmanları, aday deneyiminin önemli bir parçası olarak kendilerini bu konuda özellikle sorumlu hissederler. 

Bazen de bu kritik döneme en güçlü şekilde odaklanan operasyon, özel işe alım veya çalışan deneyimi ekiplerini görürsünüz.

🆚 İşe alıştırma ve eğitim

İşe alıştırma, yeni bir çalışanın bir şirkete dahil edilmesini ifade eder. Süreç tipik olarak beş aşamadan oluşur ve işe alınan kişi sözleşmesini imzaladıktan hemen sonra başlar.

İdeal olarak işe alıştırma, çalışan tam kapasite çalışmaya başladıktan sonra birkaç ay sürer.

İşe alıştırma, yeni bir üyenin bir kuruluşa sorunsuz bir şekilde entegre edilmesi için hayati önem taşır. Yeni rollerine uyum sağlamalarına yardımcı olmak için onlara gerekli bilgi ve becerileri sağlar. Aynı zamanda üretkenlik için de gereklidir ve çalışanları elde tutma oranlarını artırır.

Öte yandan eğitim, yeni işe alınanlara eğitim verilmesini ifade eder. Bu, yeni işlerine başladıktan uzun süre sonra da devam eden sürekli bir süreçtir. Eğitim, çalışanların kendi rolleri için ortaya çıkan trendler ve beceriler konusunda güncel kalmasını sağlar.

Şöyle düşünün; işe alıştırma bir kez başlatılan, net bir başlangıcı ve net bir sonu olan (genellikle deneme süresinin sonuna doğru) bir süreçtir.

Eğitim, kişinin becerilerini geliştirmeye yönelik sürekli bir süreçtir.

Bu ikisi arasında bir kesişme noktası var: İşe alıştırma sürecinde rolle ilgili becerileri geliştirmek de eğitim olarak görülebilir.

📈 9 İşe alım ve eğitimi birleştirmek için en iyi uygulamalar

📊 1. Eğitimi sürekli hale getirin

Kuruluşunuza bir öğrenme kültürü getirerek eğitimi sürekli bir süreç haline getirin. Öğrenme ve Gelişim departmanı, çalışanlar için aşağıdaki gibi fırsatlar geliştirebilir

• Atölye Çalışmaları
• Kısa kurslar ve
• Konferanslar.

⏱ 2. İşe alım sırasında erkenden eğitim ritüelleri oluşturun

Eğitime başlamak için en iyi zaman oryantasyondan hemen sonradır. Bunun nedeni, çalışanların alışkanlıkları en başından itibaren edindiklerinde bunları muhafaza etme olasılıklarının daha yüksek olmasıdır.

❓ 3. Sık sık kontroller ayarlayın ve geri bildirim toplayın

Geri bildirim hem işe alım hem de eğitim için hayati önem taşır. Yeni çalışanın herhangi bir zorluk yaşamadan alışmasını isteyeceksiniz. Her hafta ya da iki haftada bir yeni çalışanın amirine rapor vereceği bir program oluşturun. 

Zavvy'nin Slack entegrasyonu, otomatik pilotta hatırlatıcılar ve nabız anketleri göndererek geri bildirim sürecini otomatikleştirmenizi sağlar.

Sık sık yapılan kontroller, daha sorunsuz bir deneyim için olası endişeleri gidermenize olanak tanır. 

✅ 4. Bir işe alım kontrol listesi oluşturun

İşe alım kontrol listesini bir yapılacaklar listesi olarak düşünün. Tüm operasyon için gerekli tüm adımları ve süreçleri içeren onay kutularıyla bir Google Doc oluşturun. Ardından, maksimum şeffaflık için bunu işe alınan kişi ve amiriyle paylaştığınızdan emin olun. 

Bu şekilde, hiçbir şeyi unutmadığınızdan ve yapılandırılmış + tutarlı bir deneyim oluşturduğunuzdan emin olacaksınız. 

👩👩👨 5. Tüm ekibi dahil edin

İşe alıştırma ve işe alıştırma genellikle bir ekip işidir. Yeni işe alınanların iş arkadaşlarının ve kurumun yanında rahat etmelerini istersiniz. (Sanal) şirket etkinlikleri, işe alınan kişiyi personelin geri kalanıyla sosyalleştirmek için harika bir yoldur. 

Daha yenilikçi fikirlere açsanız, işe alım sürecini eğlenceli hale getirmenin 17 heyecan verici yolunu bir araya getirdik. İlk günden itibaren harika bir ekip kültürü oluşturmak için bir göz atın.

Alternatif olarak, yeni çalışanları karşılamak için işe alım gelenekleri oluşturabilirsiniz. Örneğin, Meetup Ritual otomasyonumuzu entegre etmek, kahve randevuları veya şirket sponsorluğunda öğle yemekleri ayarlayarak işe alımınız ile ekibinizin geri kalanı arasındaki boşluğu doldurur. 

🔀 6. Eğitim tekniklerinizi çeşitlendirin

Eğitim için kullanabileceğiniz sayısız farklı yöntem vardır. Çevrimiçi tabanlı öğrenme buna iyi bir örnektir. Kullanışlı, kolay erişilebilir ve herkese, hatta uzaktaki çalışanlara bile hitap eder.

Biraz ilham vermek için oldukça yenilikçi bazı çalışan geliştirme yöntemlerini bir araya getirdik.

📝 7. İlk aşamalarda yapı sağlayın

Buradaki fikir, ilk aşamalarda yeni çalışana mümkün olduğunca fazla yapı sağlamaktır. Bu şekilde, onlardan ne beklendiği konusunda bir emsal oluşturulur. Ayrıca yeni ortama daha hızlı adapte olmalarına da yardımcı olacaktır. 

Çalışanlarınız işe alım sürecinde ne kadar ilgili olurlarsa o kadar üretken olurlar. Onlara bir yapı hissi vermek güvenlerini artırır ve "yeni adam gerginliğini" yatıştırmaya yardımcı olur.

Yapılandırılmış bir işe alım süreci sunmanın yolları:

• Karşılaştıkları zorlukları anlayın
• Öğrenimlerini artırın
• Grup projelerini dahil edin
• Onlara yön verin
• Gerektiğinde otomatikleştirin

⚙️ 8. Süreci otomatikleştirin

Tam teşekküllü, zengin ve misafirperver işe alım ve eğitim girişimleri yürütmek oldukça fazla manuel çaba gerektirebilir. İşte bir çalışanın şirketinize katıldığı andan itibaren işe alım sürecinin bazı kısımlarını otomatikleştirmek için birkaç ipucu. Böylece yeni çalışanınız gereksiz evrak işleriyle boğulmak yerine iş arkadaşlarıyla bağlantı kurmaya odaklanabilir. Zavvy'ninki gibi bir işe alım yazılımı, kullanıcı davetlerinden arkadaş programlarına kadar her şeyi otomatikleştirmenize bile olanak tanır.

📜 9. Evrak işleri ile başlayın

Gerekli tüm evrak işlerini ne kadar çabuk tamamlarsanız, yeni işe alımınız da o kadar çabuk başlayabilir. Bu aşama kritiktir çünkü hataların olması kaçınılmazdır. 

Yanlış PIN kodlarından yanlış yazılmış isimlere kadar her şey olabilir. Bu süreci, işe alınan kişi resmi sözleşmesini imzaladıktan hemen sonra başlatmanızı öneririz.

➡️ Zavvy: Mükemmel işe alım ve eğitim deneyimleri için kısayolunuz

İşe alım, yeni işe alınanların kuruluşunuza entegre edilmesine yönelik kapsayıcı bir süreç olsa da eğitim bunun önemli bir parçasıdır. Çalışan eğitimi, her çalışanın rolüne göre özelleştirilir ve onlara en iyi performanslarını sergilemeleri için ihtiyaç duydukları becerilerikazandırır.

Örneğin, genç bir yazılım geliştiricisine özel kodlama dersleri sunabilirsiniz. Ya da ürün müdürünüzü temel teknoloji bilgisi edinmesi için bir eğitim kampı kursuna kaydedebilirsiniz. 

Amaç yalnızca çalışanlarınızı eğitmek ve onları kendi hallerine bırakmak değildir. Bunun yerine, onlara şirketinize, teklifinize inanmaları için bir neden vermeniz ve en önemlisi onları motive etmeniz gerekir. Bu, işe alım sürecinde yapılandırılmış bilgiler sunarak, çalışanlarınızın gelişimini destekleyerek ve deneyimlerini geliştirerek yapılır. 

Bizim hepsi bir arada yetenek geliştirme platformu çalışanlarınızın rollerinde başarılı olmalarını sağlamaya ve onları kurumsal süreçlerinize derinlemesine dahil etmeye yönelik ilk adımınızdır.

Uzmanlarımızla bağlantı kurun ücretsiz demo veya danışmanlık için!

📖 Bonus: Bilmeniz gereken ilgili terimler

Aşağıda, her ikisiyle ilgili birkaç anahtar terimi bir araya getirdik, böylece her zaman sohbete katılabileceksiniz.

İndüksiyon

İntibak, yeni bir çalışanın rolüne ve kurumuna alışma sürecini ifade eder.

Yükseltme

Bu, bir çalışana performansını artırmak için ek beceriler sağlama sürecidir.

Yeniden yükleme

Yeniden işe alıştırma olarak da bilinir ve uzun bir aradan sonra bir çalışanın işe başlatılması, oryantasyonu ve eğitimi sürecini ifade eder.

Pandemiden sonra, yeniden işe alım da ofis içi çalışmaya dönen şirketler için bir sorun haline geldi.

Neden?

• Bu dönemlerde şirkete katılan ve daha önce hiç işe alınmamış yeni çalışanlar için
• Tüm çalışanları (genellikle yeni olan) hibrit çalışma politikası konusunda eğitmek

Offboarding

Bir şirket ile çalışanı arasındaki profesyonel bağların, şirketten ayrıldıktan sonra koparılmasını gerektiren bir süreçtir. 

Ön biniş

Bir çalışan işe başlamadan önce - iş sözleşmesini imzaladıktan hemen sonra.