9 Box Prestandautvärdering: Värt att vara med i hypen?

Kan det hjälpa att utvärdera dina medarbetare att sätta dem i en låda?

McKinsey utvecklade 9 box-systemet för prestationsbedömning som ett verktyg för chefer. Det har sedan dess utvecklats till ett allmänt använt verktyg för personalavdelningar för att:

• Bestäm hur stark deras talangpool är.
• Tilldela resurser.
• Utvärdering av karriärvägar inom företaget. 

Liksom alla andra system för prestationsbedömning har rutnätet med nio rutor för- och nackdelar. 

I slutet av den här artikeln kommer du att: 

• Ta reda på om 9-boxen-prestandabedömningen passar ditt team, med tanke på dess för- och nackdelar. 
• Dess potentiella inverkan på din strategi för talanghantering.
• Om du bör använda andra metoder för prestationsbedömning, t.ex. 360-prestandautvärderingar och balanserade styrkort.

📈 Vad är en 9-ruta i en prestationsbedömning?

En 9-box prestationsbedömning är ett system för att utvärdera de anställdas prestationer och potential. Det är en typ av anställningsbedömning där man tittar på nuvarande prestationer och framtida potential.

9-box grid är uppdelad i tre prestationsnivåer (låg, medel och hög) och tre potentialnivåer (låg, medel och hög), vilket resulterar i nio kombinationer.

Den nedre vänstra rutan betyder låga prestationer och låg potential, medan den övre högra rutan betyder höga prestationer och hög potential. 

Chefer placerar anställda i en av dessa boxar baserat på deras resultat i resultatbedömningen och deras potential för framtida utveckling.

Man skulle kunna tro att en arbetsgivare helst skulle vilja ha alla anställda i den övre högra rutan - högpresterande och hög potential. 

Det är dock viktigt att komma ihåg att dessa personer (som ofta kallas "all stars") är hungriga på att bli befordrade. Därför måste du ha ledande befattningar tillgängliga. 

Därför kan det vara bättre att ha en blandning av stjärnspelare och spelare med höga prestationer och genomsnittlig potential, så kallade kärnspelare.

De nio kategorierna är:

• Låg prestanda, låg potential: Dåliga anställningar
• Låg prestanda, genomsnittlig potential: Dilemman "upp eller ner".
• Låg prestanda, hög potential: Grova diamanter
• Medelhög prestanda, låg potential: Upp- eller nedbrytande slipmaskiner.
• Hög prestanda, låg potential: Arbetshästar
• Medelhög prestanda, medelhög potential: Kärnspelare
• Hög prestanda, medelhög potential: Högpresterande personer
• Medelhöga resultat, hög potential: Hög potential
• Hög prestanda, hög potential: Alla stjärnor

I ytterligheterna hittar vi dåliga anställningar och stjärnor.

Dåliga rekryteringar kan låta hårt, men de ger dig feedback om var du behöver förbättra rekryteringsprocessen. Du vill vanligtvis investera mindre i dessa anställda eftersom andra anställningar ger större avkastning på investeringen.

De har låga prestationer och låg potential och drar vanligtvis ner laget genom att de är lågapresterande: 

• deras prestationer, vilket kräver att andra gruppmedlemmar städar upp;  
• deras moral. 

Men du kanske också vill undersöka varför de har låga prestationer och låg potential. Det kan finnas en djupare personlig utmaning som du inte är medveten om.

All-stars är de framtida ledarna i din organisation: 

• Det är dessa personer som du vill investera mest i. 
• De presterar bättre än andra och vill gärna bli befordrade, så det är viktigt att identifiera tydliga tillväxtvägar och investera i deras utveckling.

De anställda med måttliga prestationer och måttlig potential är dina kärnspelare.

🚨 Det är viktigt att utvärdera prestationer som en del av ett mer omfattande system för prestationsstyrning. Ett sådant ledningssystem omfattar även lärande och utveckling.

Det är till exempel naturligt att en anställd som inte har fått lämplig utbildning utvecklas långsammare än en person som nyligen fått utbildning.

🙌 F ördelar med att använda rutnätet med 9 rutor för utvärdering av prestationer

Vilka är fördelarna med att använda 9 box grid för utvärdering av prestationer? 

• Det är ett standardiserat sätt att utvärdera en anställd i dennes nuvarande roll. Standardiserade utvärderingar gör det lättare att jämföra anställda än t.ex. skriftliga kommentarer. 
• Det förenklar identifieringen av anställda med hög potential och potentiella ledare. När någon har en hög tillväxtpotential vill du se till att det finns ett logiskt nästa steg inom organisationen för att inte förlora den anställde till en konkurrent.  
• Om ditt företag tillämpar budgetar som står i proportion till de individuella resultatpoängen hjälper rutnätet med 9 rutor till att styra fördelningen av medel. Till exempel skulle en person med måttlig prestation få mindre utbildning än en person med hög prestation. 
• Det leder till bättre successionsplanering. 

💡 För mer djupgående information kan du läsa vår artikel om hur du använder 9 box grid för successionsplanering.

9-ruta-prestandabedömningen kan uppmuntra till utveckling av medarbetarna. Medarbetarutveckling tar ett mer långsiktigt perspektiv på medarbetarens utveckling inom organisationen. Läs mer om program för medarbetarutveckling i vår artikel. 

🙅 Nackdelar med att använda rutnätet med 9 rutor för utvärdering av prestanda

Överförenkling av de anställdas prestationer

Medarbetarnas prestationer är ett komplext ämne. Det är en utmaning att hitta den perfekta punkten: 

• Å ena sidan riskerar man att förlora objektiviteten om man är alltför detaljerad i utvärderingarna.
• Om man är för ytlig kan man samtidigt förlora i precision. 

Medan den traditionella 9-box-prestationen använder nio boxar, använder vissa organisationer 16 boxar för att utmana cheferna att välja antingen över eller under genomsnittet.

Möjlighet till bias

Omedvetna fördomar kan ge privilegierade grupper en orättvis fördel på arbetsplatsen och vid prestationsbedömningar. 

Chefer kan till exempel uppfatta anställda som är utåtriktade eller som uttrycker entusiasm över sitt arbete som mer effektiva än sina tysta kollegor. Men att vara utåtriktad är inte detsamma som att prestera bättre. 

Begränsningar när det gäller att hantera unika situationer för anställda

Det kan vara korrekt att kalla en person för "dålig anställd" ur ett resultat- och potentialperspektiv. Men det misslyckas med att se människan och orsakerna bakom hennes beteende. 

Till exempel kan en person som normalt sett presterar mycket bra bli distraherad om han eller hon kämpar med personliga problem som chefen inte känner till. Innan man drar förhastade slutsatser och antar att det är relaterat till låg arbetsmoral är det därför viktigt att undersöka faktorerna bakom en "dålig anställning". 

Svårigheter att korrekt bedöma potentialen

En korrekt bedömning av potentialen är särskilt tveksam när en enda chef gör utvärderingen och rangordningen. 

Ofta har cheferna inte fullständig insyn i varje individs dagliga prestationer. Därför har många företag övergått till 360-bedömningar, där varje anställd får feedback från sina kollegor och från teamledaren och chefen. 

Denna typ av utvärdering ger en mer korrekt och rättvis bild av varje person.

Risk för att demotivera anställda

Ingen vill vara en dålig anställd eller hamna i de lägre kategorierna. Dessutom tar alla kritik på sitt eget sätt:

• Högpresterande personer kan bli upphetsade av konstruktiv feedback.
• Lågpresterande medarbetare kan bli modfällda och frestas att ge upp. 
• Någon kan vara en högpresterande person med låg potential. Eftersom deras moral är hög och de gör sitt bästa kan de känna sig demotiverade av att veta att företaget inte ser någon potential hos dem.

För att mildra dessa nackdelar delar vissa företag endast med sig av resultatpoängen, inte den potentiella poängen, till sina anställda.

🏆 6 Bästa metoder för att använda rutnätet med 9 rutor för resultatstyrning

Om du har vägt för- och nackdelar mot varandra och kommit fram till att 9-boxen är rätt väg att gå, återstår frågan: hur kan du få ut det mesta av den här modellen?

A. Fastställa tydliga utvärderingskriterier och metoder

Chefen måste veta vad som avses med låg, medelhög och hög prestation - och potential. De exakta kriterierna beror på företagets värderingar, resurser och de roller som utvärderas. 

Tips: Med Zavvy:s programvara för resultatbedömning kan du utforma resultatbedömningar enligt dina behov. 

B. Utbilda chefer i effektiv användning

En annan nyckel är att utbilda ledningsgruppen och cheferna på mellannivå i att använda rutnätet med nio rutor. 

Betydelsen av "potential" och "prestation" kan verka vara allmänt hållen men kan tolkas på olika sätt, vilket leder till inkonsekventa utvärderingar bland chefer. 

Tips: Gör klart för dig vad varje ruta representerar för din organisation, och håll uppdaterad dokumentation så att dina chefer kan ta del av den. 

Den andra delen av 9-boxen-prestandabedömningen är att skapa en handlingsplan för varje anställd beroende på deras poäng. 

Belönar du regelbundet högpresterande medarbetare? 

Och skapa planer för dem som har problem med prestationer? 

C. Regelbundet se över och uppdatera processen

I takt med att din personal växer måste dina processer följa med. Därför bör du före varje utvärdering se över kriterierna för var och en av de nio rutorna. 

Bedömer du varje medarbetares tillväxtpotential på rätt sätt? 

Har dina anställda fått utbildning och utveckling så att förväntningarna på deras prestationer har förändrats?

Är dina chefer medvetna om ändringar av prestationskriterierna?

Detta är några frågor för att kontrollera att din ram för resultatbedömning i 9 boxar är uppdaterad.

D. Inkludera feedback från de anställda

Som nämnts saknar chefer vanligtvis detaljerad information om en anställds dagliga prestationer. 

Om du vill ge mer väl avrundad feedback kan du inkludera feedback från kollegor i prestationsbedömningen som hjälper till att avgöra i vilken låda den anställde ska placeras. 

Detta tillägg kommer att skapa en hybrid mellan 360 feedback och 9-box prestationsbedömning.

E. Säkerställa konfidentialitet och öppenhet

Vanligtvis förblir resultaten av 9 box prestationsbedömningen mellan chefen och den anställde. Medarbetarna kan känna sig mer bekväma med att diskutera sina resultat privat med chefen än under ett teammöte. 

Öppenhet innebär att inventera och undersöka de metoder för talanghantering som kan ha lett till att en person hamnat i en av de lägre rutorna.

Hur kan jag minimera fördomar och säkerställa rättvisa genom att använda 9-boxen-prestandabedömningen? 

När du bedömer prestationen för att avgöra vilken av de nio rutorna din anställde kommer att passa in i, fokusera på prestationshantering snarare än på ren KPI-mätning. Medan det sistnämnda bara jämför medarbetarnas resultat med målen, har prestationsstyrning en bredare synvinkel och omfattar aspekter som:

• återkoppling;
• handlingsplaner;
• ge medarbetarna de verktyg de behöver för att utvecklas.

Medvetenhet är det första steget till förändring, men det räcker inte. 

Med rätt ledarskapsutbildning kommer dina chefer att vara medvetna om den skadliga roll som omedvetna fördomar spelar och hur man undviker orättvisa bedömningar.

Tips: Kalibreringsmöten är ett annat bra sätt för chefer att träffas med sina kollegor och diskutera potentiella fördomar och definitioner av organisationens prestationer. 

🕵️‍♀️ 4 Alternativ till 9 rutor för granskning av prestanda för rutnätet

Som vi har sett har 9-boxen-prestandabedömningen sina fördelar - till exempel enkelhet. Men det kan ske på bekostnad av noggrannheten. Och eftersom resultatbedömningar spelar en stor roll för medarbetarnas aktivering och motivation är det värt att hitta det optimala alternativet för ditt team. 

Kontinuerlig resultatstyrning (och återkoppling)

En 9 box-prestandautvärdering äger vanligtvis rum en eller två gånger om året. Det innebär att den anställde inte får någon feedback mellan utvärderingarna. Låt oss säga att de förbättrar sig drastiskt veckan efter en utvärdering. De kommer inte att få positiv feedback - och ledningen kanske inte överväger att befordra dem - förrän nästan ett år senare.

Med kontinuerlig feedback från medarbetarna bedömer du prestationerna kontinuerligt, vilket är mer rättvist och ökar motivationen att förbättra sig omedelbart.

🔬 Kolla in en mer detaljerad diskussion om prestationsbedömning kontra kontinuerlig feedback. Vi hjälper dig att hitta det bästa tillvägagångssättet för ditt team, vilket kan innebära en kombination av båda metoderna. 

360-graders prestationsbedömningar

Ett 360-perspektiv på granskningsprocessen innebär att alla utvärderar alla. 

Mer specifikt får de anställda recensioner från lagkamrater, teamledare och chefer. Utvärderingar med flera bedömare ger en mer väl avrundad feedback som är mindre känslig för fördomar och den anställdes förhållande till chefen. 

Vid en 360-graders prestationsbedömning kommer informationen från bedömare i hela den organisatoriska hierarkin. (Utfallare kan tas bort för att ge en korrekt bild.)

OKR (mål och nyckelresultat)

Mål och nyckelresultat (OKR) är ett ramverk för mål- och resultatstyrning som fokuserar på att sätta upp, följa upp och uppnå ambitiösa mål.

OKR:er är en viktig del av hur utvärderingar av de anställdas prestationer görs på Google.

I början av varje kvartal sätter de högsta cheferna upp mål för företaget för de kommande tre månaderna. Det hjälper varje anställd att se prioriteringarna för den kommande perioden och hur deras individuella uppgifter kan bidra till att nå dessa mål. Det är en positiv och framåtblickande metod som stimulerar motivationen. 

På Google måste OKR:erna vara utmanande: 

• Att nå 70 % av målen anses vara bra.
•  Att nå 100 procent betraktas som ett "misslyckande", vilket innebär att ledningsgruppen måste sätta upp mer ambitiösa mål under den kommande perioden. 

Avsikten är att använda stretchmål som en morot för framtida tillväxt.

OKR:er erbjuder ett mer dynamiskt och målinriktat alternativ till 9-boxen-prestandabedömningen, med fokus på att sätta upp och uppnå ambitiösa mål som är i linje med organisationens uppdrag och strategi.

Genom att implementera OKR:er kan organisationer främja öppenhet, samarbete och kontinuerlig förbättring i sina prestationshanteringsprocesser.

Resultattavla för anställda

En annan metod för att utvärdera de anställdas prestationer är ett resultattavla för de anställda. Detta görs genom att titta på olika mätvärden och betygsätta dem, vanligtvis mellan 1 och 5. 

De egenskaper som granskas hör till någon av dessa kategorier: prestationer, utveckling och värderingar. 

Ett styrkort är enkelt att granska regelbundet. Det fungerar som en grund för handlingsplaner för att förbättra resultatet.

Dessutom ger den en detaljerad bedömning av prestationen uppdelad på olika områden, vilket gör det enkelt att se vad man ska fokusera på eftersom det finns många faktorer bakom prestationen.

➡️ Aktivera potential och prestanda med hjälp av Zavvy

I slutändan är det upp till dig att avgöra om rutnätet med 9 rutor är rätt för din organisation för att nå de anställdas prestationsmål. 

Med Zavvy kan du enkelt anpassa vår programvara för prestationsbedömning till dina unika behov. 

Tack vare den inbyggda funktionen Feedback Analytics kan du enkelt aktivera ett rutnät med 9 rutor på Zavvy. 

Det bästa med den är att du kan anpassa den helt och hållet:

• Du kan också anpassa rutnätet med 9 rutor och utveckla det till 16 rutor eller något annat som passar din organisation. 
• Och du kan redigera betygsskalorna i mallen för 9 rutor.
• Du kan helt anpassa X- och Y-axlarna i ditt 9-rutorsschema (med frågor från kollegor, chefer eller självutvärderingar).

Det som är bra med Zavvy är att vi erbjuder uppföljningslösningar för att faktiskt hantera prestationer och inte bara utvärdera dem.

🌱 Vår programvara för personalutveckling hjälper dig att skapa karriärutvecklingsplaner för ledare och enskilda medarbetare. Dina anställda kan också lägga till framtida prestationsmål.

📅 Programvaran för enskilda möten underlättar utvecklingssamtal och resultatkontroller för fjärrteam.

📚Finally, vårt bibliotek med hundratals utbildningsresurser från dussintals leverantörer hjälper dig att överbrygga kunskapsluckor.

Boka din demo idag för att utforska funktionerna själv!

❓ Vanliga frågor

Vad är en granskningsprocess för 9 boxar?

En 9-box granskningsprocess är ett system för utvärdering av de anställdas prestationer. Systemet har nio rutor, som var och en representerar en kombination av en resultatpoäng och en potentiell poäng. 

Varje anställd placeras i en av de nio rutorna beroende på resultatet av granskningen. 

Översynsprocessen består av två delar: utvärdering av nuvarande prestationer och framtida potential. Exakt hur prestationen och potentialen utvärderas beror på granskningsprocesserna inom företaget och de relevanta mätvärdena.

Hur kan rutnätet med nio rutor förbättra hanteringen av medarbetarnas prestationer?

Ett rutnät med nio rutor visualiserar varje anställds värde för företaget och den interna hierarkin bland de anställda. 

Verktyget med nio rutor gör det möjligt att hantera de anställdas prestationer eftersom varje ruta kräver en något annorlunda typ av åtgärdsplan. 

För anställda med hög prestation och potential är det till exempel viktigt att se till att de känner sig utmanade i sin nuvarande roll och kan se en tydlig utvecklingsväg. 

När det gäller personer med låga prestationer och låg potential bör fokus ligga på varför medarbetaren inte levererar som förväntat, om något kan göras för att öka motivationen eller om det är dags för ett hårt beslut.

Hur använder jag 9 box grid för att identifiera medarbetare med hög potential? 

Alla i den övre raden är anställda med hög potential och olika grader av prestationer. 

Om de befinner sig i kolumnen längst till vänster är deras potential hög, men deras prestationer är låga. Dessa personer är ofta ivriga att lära sig men kan ännu inte tillföra företaget något värde.

Ett exempel på detta är nyutexaminerade universitetsstudenter. 

Ett annat exempel är när företaget inte kommunicerar och dokumenterar rollansvaret, vilket gör att den anställde inte förstår roll- och prestationsförväntningarna.

Det är viktigt att vara öppen med dessa anställda och tala om att du är nöjd med deras potential, men att du förväntar dig att de förbättrar sina prestationer.