Uma integração eficaz é o melhor começo que pode dar a uma nova contratação na sua organização.
Embora a pandemia tenha reinventado a forma como trabalhamos, tornou-se essencial fazer a integração correcta numa configuração remota.
Isto porque 80% dos líderes das empresas estão dispostos a permitir o trabalho remoto durante algum tempo após a pandemia.
Embora o trabalho à distância apresente várias vantagens - maior produtividade, mais autonomia e melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal - pode, ao mesmo tempo, ser um grande desafio. O excesso de trabalho, a falta de clareza e a comunicação fragmentada com os membros da equipa e as partes interessadas podem afetar grandemente a experiência de um trabalhador na sua empresa.
E que melhor maneira de ultrapassar estes desafios do que ter um processo eficaz de integração à distância!
A integração remota é definida como o processo de integração de novos funcionários nas suas organizações e de os familiarizar com a cultura da empresa, as políticas de trabalho, a pilha de tecnologia e os seus colegas de equipa. Isto ajudá-los-á a começar a contribuir eficazmente para os seus objectivos comerciais utilizando ferramentas tecnológicas remotas.
Não se esqueça de que uma integração eficaz não depende apenas do conteúdo do percurso em si, mas também da sua facilidade de utilização. Os novos contratados precisam de ser capazes de digerir os materiais e navegar facilmente no sistema. Se for demasiado complicado ou desestruturado, não conseguirão encontrar o momento "aha!".
O conceito de integração virtual ganhou popularidade durante a pandemia da COVID-19. Desde então, várias ferramentas de videoconferência, webinars e outros recursos em linha estão a ser utilizados de forma consistente para criar uma experiência de integração remota sem falhas.
Para todos os efeitos, é o mesmo que a integração remota. Então, é possível resumir tudo a uma mera lista de controlo? Sim e não.
A integração remota é mais do que a criação de contas de correio eletrónico para os novos funcionários e a garantia de que têm acesso às ferramentas certas. De facto, isto pode criar uma experiência negativa para eles. Como este artigo da HBR menciona, existem quatro componentes para uma integração remota bem-sucedida:
33,37% das novas contratações abandonam as suas novas funções nos primeiros 6 meses, de acordo com um relatório da Bamboo HR . A taxa esmagadoramente elevada é atribuída a uma razão - um processo de integração ineficaz.
Pelo contrário, uma boa experiência de integração pode melhorar significativamente as taxas médias de retenção dos trabalhadores. Com base num estudo da Glassdoor, uma experiência de integração eficaz pode aumentar as taxas de retenção dos trabalhadores para uns impressionantes 82% e a produtividade para mais de 70%.
Resumindo: uma integração adequada faz com que as pessoas se sintam valorizadas. E define o tom para a forma como as coisas funcionam quando se trata de trabalho remoto.
Cause uma primeira impressão duradoura mesmo antes do primeiro dia. Familiarize os novos contratados com a cultura da sua empresa enviando vídeos úteis, brindes gratuitos da empresa e o equipamento necessário. Isto irá aliviar o nervosismo do novo emprego, fazendo com que se sintam confiantes e organizados antes de iniciarem a sua nova função.
Dê uma vista de olhos à academia de integração da Hubspot - Foundations. Inclui o trabalho remoto e foi actualizada para incluir novos guias para navegar no trabalho remoto.
Cumprimente os seus empregados no primeiro dia com uma reunião informal de apresentação. Isto dar-lhes-á a oportunidade de interagir virtualmente com o seu pessoal, criando um ambiente de trabalho descontraído. Aqui está um exemplo do processo de integração da Disney que combina a criatividade e a história da empresa de forma deliciosa. Os novos contratados são tratados como membros do elenco, onde se envolvem em divertidos jogos de trivialidades e questionários para aprender mais sobre a empresa.
Organizar uma reunião virtual que inclua o seguinte:
37% dos profissionais de RH e 56% dos trabalhadores inquiridos pelo BambooHR defenderam um programa de mentores ou de amigos.
Dica de bónus: prepare os seus mentores com antecedência, fornecendo-lhes uma ordem de trabalhos e pontos de discussão essenciais para a reunião.
Apresente os novos contratados aos RH designados, com os quais podem saber mais sobre as políticas e vantagens da empresa, ou fazer perguntas sobre licenças sabáticas e indemnizações. É bom ter ferramentas como o HelloSign ou o DocuSign, onde todos os documentos podem ser assinados virtualmente e com rapidez. Se não tem experiência em integração remota, crie uma estrutura para recolher feedback sobre a experiência do seu empregado. Isto ajudá-lo-á a melhorar o seu processo para futuras contratações.
Quanto mais pesado for este passo em termos administrativos, mais demorado será. A nossa recomendação é partilhar apenas o material essencial antecipadamente. E utilizar este tempo de forma eficiente para responder a perguntas e estabelecer uma ligação a um nível humano.
Nota: Um estudo recente mostra que 28% dos empregados preferem que um RH lhes mostre o caminho a seguir, enquanto 33% votam no seu diretor. O caminho certo deve sempre incluir ambos.
Dependendo da complexidade da função, é importante dar aos seus empregados uma explicação detalhada das ferramentas que irão utilizar. Também é fundamental comunicar os protocolos de segurança digital relativos à instalação de software para evitar qualquer violação ou perda de dados. Não se esqueça de lhes permitir o acesso à intranet da sua empresa e a outras ferramentas importantes.
Faça com que os seus novos contratados se sintam parte da família, partilhando os objectivos anuais ou trimestrais da equipa, os KPI utilizados para medir as equipas e o seu desempenho. Permitir o acesso a documentos importantes, organogramas, calendários e informações de contacto ajuda a criar uma experiência mais agradável para os colaboradores.
É imperativo dar uma compreensão clara do que a sua empresa faz, do produto/serviço e de como o suporte funciona. A Drift, por exemplo, tem um sistema de apoio em que todos os funcionários se inscrevem para o serviço de chat. Isto alinha-os de perto com a missão da sua empresa e cria uma oportunidade de falar com o cliente - um passo crucial para a pesquisa de audiências. Dê-lhes acesso a uma conta de demonstração ou a uma caixa de areia para que tenham uma experiência em primeira mão com o seu produto ou serviço.
De acordo com o HCI, a maioria dos processos de integração dura apenas uma semana. Isto faz com que os novos contratados se sintam confusos e à deriva. Idealmente, um plano de integração eficaz deve durar pelo menos 90 dias. Pode mesmo prolongar-se até um ano, tendo em conta o estado atual do trabalho.
Coordene com os seus gestores a criação de um plano de integração de 30/60/90 dias com controlos regulares através de videochamadas. Uma vez que a integração remota é um conceito novo, a sua empresa deve encorajar o feedback bidirecional e partilhar contributos ao longo do processo. A Qualtrics utiliza esta abordagem para atualizar de forma consistente o seu programa de integração remota, recolhendo dados em cada ponto de contacto.
Pode beneficiar dos nossos modelos fáceis de utilizar ou até personalizá-los para alcançar mais rapidamente os seus objectivos mais importantes. Encontre conselhos sobre as etapas de 30/60/90 dias aqui.
Encontrará também alguns conselhos sobre as fases de integração dos trabalhadores aqui.
A integração das suas ferramentas de colaboração favoritas, como Slack, Microsoft Teams, criará facilmente uma sensação de community entre os seus funcionários remotos. Aqui, eles podem apresentar-se e ligar-se a outros membros da equipa ao seu nível de conforto.
A integração em pequenos grupos é uma forma eficaz de reduzir redundâncias e esforços desnecessários na integração de novos funcionários. A Salesforce faz isso bem ao criar oportunidades de networking para que os novos contratados se conectem com outros funcionários em todas as regiões.
Estima-se que 37 mil milhões de dólares são gastos todos os anos nos EUA e no Reino Unido para manter empregados incompetentes e que não compreendem a sua função. Este é o resultado de uma formação ineficaz durante a integração. Apresentar aos novos contratados as ferramentas essenciais, os fluxos de trabalho da equipa e os cursos interessantes abrirá caminho para uma aprendizagem eficaz. Se considerarmos os requisitos das novas contratações na primeira semana, a formação específica da função está no topo.
> Permita que os seus empregados utilizem todos os recursos de pré-integração ao seu próprio ritmo. Tenha em atenção a necessidade de manter o equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada, uma vez que o excesso de recursos só conduzirá à improdutividade e a maus resultados.
> Assegurar que estão equipados com o hardware correto com antecedência. A Netflix garante que todos os seus funcionários têm o seu posto de trabalho preparado muito antes do seu primeiro dia.
> Organizar a integração ao longo de vários dias, em vez de a fazer num só dia. De acordo com a Sapling, a experiência média de integração exige que os novos contratados realizem 54 actividades. Isto pode ser cansativo ou bastante cativante, dependendo do bom planeamento do seu programa de integração.
> Incentivar o feedback e as perguntas ao longo do processo de integração. Apenas 12% dos empregados inquiridos pela Gallup acreditam que a sua organização efectua uma integração eficaz. Receber o feedback dos empregados é vital para inverter estas estatísticas.
> Dar aos novos contratados tempo suficiente para se adaptarem e se familiarizarem com as novas ferramentas. Assegurar que se sentem à vontade com o seu mentor e colega de orientação. De acordo com a HCI, 87% das organizações afirmam que seguir este passo aumenta a proficiência dos novos contratados.
> Pergunte-lhes como pode contribuir para o crescimento da sua carreira e personalize o seu plano de integração em conformidade. Trabalhe em estreita colaboração com o diretor de contratação para receber feedback individual.
Os ambientes de trabalho remoto e híbrido vieram para ficar. De acordo com o relatório de Buffer- "2021 State of Remote Work", 55% das pessoas inquiridas mencionaram que o trabalho à distância foi um resultado da pandemia. E, se pudessem escolher, gostariam de continuar a trabalhar remotamente, pelo menos a tempo parcial.
Mas também querem continuar a trabalhar remotamente, pelo menos durante uma parte das suas carreiras, mesmo depois da pandemia - e manter uma boa experiência de trabalho não é assim tão fácil.
O trabalho à distância veio para ficar e, até certo ponto, todas as equipas são agora equipas à distância. A forma como adapta a sua integração presencial para se adequar a uma cultura de trabalho híbrida e melhorar a sua atual integração remota resume-se a ter um processo robusto de integração remota.
A ferramenta de integração remota da Zavvy foi concebida para o apoiar em todas as fases do processo.
Com modelos personalizáveis e programas de formação, tornou-se mais fácil do que nunca automatizar todo o seu plano de integração, resultando numa experiência mais agradável para os colaboradores e numa maior taxa de retenção.
Eis um exemplo de Roadsurfer, um utilizador avançado de Zavvy. Conseguiram integrar eficazmente 82 colegas em 3 meses, em 36 locais, com uma classificação média de 4,85/5 dos utilizadores.
Leia o sucesso deRoadsurferna integração remota de até 30 pessoas por mês.
A melhor parte de escolher a Zavvy é que o onboarding é apenas o começo da jornada dos novos contratados com a sua empresa. Com a abrangente Plataforma de Capacitação de Pessoas da Zavvy, não está apenas a apresentá-los à organização - está a prepará-los para o sucesso em todas as fases:
Escolher a Zavvy significa escolher um parceiro no crescimento - desde a integração até ao desenvolvimento da liderança e mais além, a Zavvy garante que as novas contratações se tornam parte integrante da história de sucesso da sua empresa.
Marque uma demonstração para ver tudo em ação.
Uma boa forma de o tornar mais envolvente é gamificar a experiência de aprendizagem, organizando partidas virtuais e quebra-gelos em troca de prémios.
Todas as actividades organizadas durante o processo de integração remota, desde o envio de recursos para os novos contratados até à criação de um plano de 90 dias, são abrangidas pelas actividades de integração.
Um inquérito recente de BambooHR mostra que 75% das novas contratações necessitam de formação no local de trabalho, 73% preferem uma revisão das políticas da empresa, 59% querem uma revisão do processo administrativo e 56% gostariam de ter um amigo ou um mentor atribuído durante a primeira semana.
Existem 4 etapas para integrar os seus novos contratados:
Nota: Pode tornar o seu processo de integração tão pormenorizado quanto possível, abrangendo várias etapas em cada fase. Ao mesmo tempo, também é comum considerar as duas fases - pré-boarding e onboarding.
Em primeiro lugar, deve estar bem preparado com antecedência. Organize os seus modelos de integração remota que sejam facilmente acessíveis aos novos contratados. Em seguida, pode pensar em como gamificar a experiência, configurar lembretes automáticos e check-ins. Isto poupar-lhe-á muito tempo e esforço em cada etapa.
Embora a maioria das organizações termine o processo de integração ao fim de uma semana, recomenda-se um plano de integração de, pelo menos, 90 dias, continuando a formação com base nas necessidades. Simplifique-o de uma forma que os seus empregados remotos gostem de utilizar. Para obter uma resposta mais elaborada, leia"Quanto tempo deve demorar o processo de integração - Melhores práticas e calendário ideal".
Existe uma diferença mínima entre os dois. Enquanto o onboarding tradicional é mais fácil de implementar, o onboarding remoto dá-lhe flexibilidade e liberdade. Para além disso, todos os passos seguidos no onboarding convencional são mais ou menos os mesmos no onboarding remoto - exceto que é virtual.
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