Novos rostos. A promessa de novos talentos. A integração de novos funcionários é onde tudo começa. Mas sejamos realistas, o processo de integração tradicional pode ser tão emocionante como ver tinta a secar. Cerca de 31% dos funcionários abandonam as suas funções nos primeiros 6 meses. Tudo porque o processo de integração de funcionários não fez o seu trabalho.
Pretende que a integração seja simples, intuitiva e, atrevemo-nos a dizer, divertida. Pretende que as suas novas contratações comecem a trabalhar a correr e não a tropeçar em papelada e manuais de políticas. Entre na mudança de jogo: o software de integração.
Estamos a analisar minuciosamente oito das melhores opções de software de integração de funcionários existentes, para que, no final deste artigo, possa decidir sobre duas ou três opções a testar.
Além disso, fique atento ao que alguns profissionais de RH têm a dizer sobre os principais requisitos para a sua própria solução de integração.
Analise as oito opções seguintes para o melhor software de integração de RH, as funcionalidades principais e os potenciais inconvenientes para o ajudar a escolher a solução perfeita para as necessidades da sua equipa.
Declaração de exoneração de responsabilidade: Investimos um esforço considerável na análise dos pormenores para lhe dar uma perspetiva imparcial. No entanto, é justo admitir que também estamos bastante entusiasmados com o progresso do nosso produto. Por isso, apesar de procurarmos ser objectivos, o nosso entusiasmo genuíno pelas nossas soluções pode transparecer um pouco.
A primeira empresa remota Awesomic atinge agora uma média de 95,5% de taxas de conclusão de onboarding devido aos programas de onboarding da Zavvy.
Os planos começam em 4 euros por cada empregado/mês. Pode ajustar o custo à medida que avança, uma vez que pagará estritamente pelos módulos desejados. Também pode obter uma avaliação do Zavvy. Primeiro, tem de marcar uma chamada para obter uma conta de avaliação personalizada.
"Agora, com a Zavvy, os nossos funcionários têm de se registar numa única plataforma para poderem gerir a sua integração, inquéritos, feedback, progresso na carreira, planos de crescimento e reuniões individuais. Ter tudo numa só plataforma aumenta realmente a participação em todas as secções." Avaliação G2
"A minha empresa utiliza o Zavvy para a integração de novos funcionários e a experiência que cria é realmente excelente. Tem todos os materiais de formação, informações e tarefas num único local, organizados num calendário acessível. Também gosto do módulo de feedback que facilita bastante a descoberta de como melhorar a minha função e dar o próximo passo na carreira. E, com base no feedback, pude criar um plano de desenvolvimento detalhado com cursos em menos de 10 minutos, graças à nova funcionalidade de IA." Avaliação G2
Infelizmente, os preços deste software de integração não são transparentes, pelo que não será possível obter uma estimativa de custos aproximada, a menos que faça um pedido de demonstração oficial.
"Fazer modificações em cada módulo de onboarding (conteúdos, inquéritos, formulários, modelos de correio eletrónico, relatórios) foi fácil e foi sempre possível avaliar o impacto. A resolução de problemas através do registo de correio eletrónico/interface ou da funcionalidade de auditoria foi muito eficiente e tive sempre uma excelente colaboração com todos os funcionários do Talmundo." Avaliação G2
"O Talmundo tem uma óptima ferramenta de onboarding que ajuda a acolher, orientar e aprender os novos contratados sobre a nossa empresa de forma mais rápida, suave e com uma óptima experiência!" Avaliação G2
A ferramenta é gratuita, mas o plano gratuito tem algumas limitações. Principalmente, será difícil carregar materiais de formação e de integração extensos, uma vez que o espaço de armazenamento na subscrição gratuita está limitado a 10 MB/ficheiro. Além disso, a menos que pague pela ferramenta, não poderá tirar partido de funcionalidades como listas de verificação avançadas ou campos personalizados.
"Mesmo quando o Trello é gratuito, oferece muitas funcionalidades que se podem encontrar noutras ferramentas mais caras. Utilizamo-lo na empresa para vários projectos que não requerem visibilidade para os reguladores (desde a organização do próximo evento da empresa para comprar mercearias, contratar catering, reservar uma data para a reunião) até à integração de novas contratações." Avaliação G2
"Super simples e fácil de começar - a integração de novos membros da equipa foi uma brisa em termos de os fazer sentir confiantes na utilização da ferramenta. É muito apelativa visualmente e os kanbans são reconhecíveis para a maioria das equipas de RH." Avaliação G2
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Os preços não são apresentados publicamente no sítio Web, pelo que terá de solicitar formalmente um orçamento personalizado.
"Queríamos acelerar o nosso processo de integração e dar aos novos funcionários uma receção mais divertida. A Learningbank ajudou-nos a criar um ambiente completo de integração e aprendizagem que apoia a formação ao longo de todo o percurso do funcionário. Têm sido muito úteis tanto na integração como na formação e ajudaram-me a configurar tudo e a garantir a integração do nosso sistema de RH." Avaliação da Capterra
"A minha experiência com o Learningbank foi excelente. É simples integrar novos estagiários e anfitriões usando o Learningbank. Comunicamos frequentemente com o apoio do Learningbank e eles são sempre simpáticos e prestáveis para nós." Avaliação da Capterra
Esta é uma das plataformas de software de integração mais caras da nossa lista, com o plano mais barato a $ 56 mensais que cobrirá até 20 funcionários. O plano tem armazenamento e funcionalidades limitadas, no entanto. Além disso, os custos não são tão viáveis quando a sua empresa cresce.
"Foi criado por pessoas que conhecem o ofício. Não se trata de uma ideia de como fazer o onboarding, é possível ver a experiência real com processos de RH e onboarding em cada uma das funcionalidades e decisões do produto." Avaliação da Capterra
"Excelente apoio ao cliente. Elevada orientação para o cliente, não só antes da compra, mas também durante a nossa utilização quotidiana. Recomendo totalmente estas pessoas." Avaliação da Capterra
Os planos começam em $29/mês para um único trabalho ativo. Assim, realisticamente, a maioria das empresas necessitará do plano com trabalhos activos ilimitados, cujo preço é de $99/mês. O problema é que as capacidades de integração só estão disponíveis com um plano Bundle que custa $150/mês. No entanto, tem uma opção de avaliação gratuita de 14 dias.
"O ApplicantStack é uma óptima ferramenta para acompanhar os candidatos e passá-los para a fase de integração. Utilizo este produto há 3 anos e a nossa empresa está muito satisfeita com o serviço de apoio ao cliente, os preços e o website de fácil utilização." Avaliação G2
"O processo de acompanhamento do ApplicantStack foi revolucionário para o nosso fluxo de trabalho de recrutamento/integração. A capacidade de ver quem se candidatou anteriormente e de todos os gestores de contratação que são pertinentes para esse anúncio de emprego específico estarem na mesma página no que diz respeito a cada candidato individual poupou-nos tanto tempo e confusão em relação à forma como costumávamos fazê-lo." Avaliação do G2
Pode utilizar a gestão básica de horários e o registo de horas gratuitamente, juntamente com uma avaliação gratuita. No entanto, a integração é um suplemento opcional com planos com preços de 34,99 dólares/mês/localização e 76,99 dólares/mês/localização. Muitas outras funcionalidades, como a gestão de tarefas e a visão geral das operações, têm um custo adicional.
"Facilita a comunicação com a equipa, todos sabem quais as tarefas que têm, bem como muitas ferramentas para negociar, pedir folgas, rever turnos, etc. O 7shifts poupou imenso tempo com a programação e é também uma excelente forma de comunicação com a equipa." Avaliação G2
"Fácil de utilizar. Gosto do facto de, com a aplicação, todos os meus funcionários poderem comunicar facilmente. Além disso, ter notificações sobre alterações de disponibilidade ou dias de folga solicitados é uma mais-valia; já não tenho de as escrever e perder informações importantes." Avaliação G2
É necessário contactar a equipa de vendas para obter um orçamento. Não existe uma opção de avaliação gratuita.
"Workday funciona sem quaisquer problemas. A gestão dos objectivos de desempenho é fácil. O portal de referência também é bom (não é o melhor). Além disso, recebo notificações essenciais sobre algumas acções de fluxo de trabalho dos empregadores. Foi uma ferramenta muito útil durante as minhas actividades de integração." Avaliação G2
"Workday HCM tem todos os elementos de gestão de colaboradores que se pretendem - integração (folhas de pagamento, verificação de emprego, jurídico, etc.), saída (gestão de contas, recuperação de equipamento, desprovisionamento, etc.), modelos, análises de desempenho e feedback, integração com software de aprendizagem e desenvolvimento, integração com software de conformidade e um sistema de acompanhamento de candidatos." Avaliação G2
Agora que já tem uma visão geral do melhor software de onboarding do mercado, está na altura de aprender a avaliá-lo.
Eis seis elementos fundamentais a ter em conta ao escolher o melhor software de integração para as suas necessidades.
Um software de integração bem concebido garante uma experiência de utilizador intuitiva e sem falhas. Isto conduz a processos de integração de funcionários mais rápidos e eficientes, permitindo que as novas contratações se tornem membros produtivos da equipa mais cedo.
Um software de fácil utilização para novas contratações também requer menos formação para o pessoal de RH e para os novos empregados. Isto significa menos tempo gasto a explicar como navegar no sistema e mais tempo para se concentrar no conteúdo efetivo da integração.
A maioria dos sistemas de integração não faz tudo. Por isso, deve certificar-se de que se ligam bem a outras ferramentas de terceiros que já está a utilizar, como plataformas para gestão de RH, colaboração, criação de conteúdos e até gestão de projectos.
As integrações garantem que os dados são transferidos de forma exacta e consistente entre diferentes sistemas. Isto reduz o risco de erros, duplicação ou informação desactualizada, o que pode ter implicações significativas na conformidade e na tomada de decisões. Além disso, pode garantir que o trabalho da sua equipa será sempre registado para que possam ser recompensados pelos seus resultados.
A personalização permite-lhe adaptar o processo de integração de colaboradores para corresponder às necessidades específicas, à marca e às políticas da sua organização. Isto assegura que a experiência de integração se alinha com a cultura da sua empresa e com as necessidades do colaborador.
As experiências de integração personalizadas fazem com que os novos funcionários se sintam valorizados e envolvidos desde o início. Ao personalizar o conteúdo, as tarefas e as comunicações, pode atender às necessidades e preferências individuais.
Por exemplo, uma escolha popular para personalizar a experiência de integração de um novo contratado é a criação de materiais de formação específicos. Os materiais personalizados podem delinear expectativas claras, responsabilidades profissionais e padrões de desempenho para os novos contratados. Isto reduz a ambiguidade e ajuda a preparar o terreno para o sucesso nas suas novas funções.
A conformidade com as leis e regulamentos locais, nacionais e internacionais em matéria de emprego é essencial. Um sistema de integração que garanta adocumentação correcta e o cumprimento dos requisitos legais ajuda a proteger a sua organização de potenciais responsabilidades legais.
Lembre-se: Os diferentes sectores têm normas de conformidade e certificações específicas que têm de ser cumpridas. Uma plataforma de integração que esteja alinhada com estes requisitos específicos do sector garante que a sua organização se mantém em conformidade.
Deve certificar-se de que a sua próxima ferramenta de integração pode ajudá-lo a cobrir todas estas quatro (+1) fases essenciais da integração:
Especialmente a fase de ligação. Uma comunicação transparente e aberta promove um sentimento de pertença e envolvimento, crucial para reter os melhores talentos.
Ao considerar todos estes Cs na sua seleção de software de integração de funcionários, garante um processo de integração completo e eficaz que prepara as novas contratações para o sucesso, assegurando simultaneamente a adesão legal e a proteção de dados.
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Decida exatamente quais as fases do onboarding a que pretende dar prioridade. Sem saber exatamente em que é que pretende que as novas contratações se concentrem, arrisca-se a pagar muito por uma ferramenta de integração que não responde a todas as necessidades.
Já se interrogou sobre o que é que os outros gestores escolhem?
A maioria dos gestores de RH abandonou os métodos tradicionais de integração a favor da integração digital.
Por exemplo, Felicia Shakiba, fundadora da CPO Playbook Consultancy, atualmente dá prioridade a um software de integração que ofereça duas características essenciais:
"Em primeiro lugar, a capacidade de integração perfeita com o nosso sistema de salários, organigramas e listas de comunicação interna é vital.
Isto garante que, quando um novo contratado entra, é imediatamente adicionado aos grupos relevantes, tais como listas de comunicação específicas do departamento, assegurando que recebe a informação necessária desde o primeiro dia. Esta integração simplifica muito a comunicação e torna o processo de integração mais eficaz."
Em segundo lugar, Felicia procura um software que forneça aos gestores uma lista de verificação exaustiva da integração:
"Isto permite que os gestores criem uma experiência de integração acolhedora e eficiente, mesmo antes da data de início oficial da nova contratação.
Com uma lista de verificação nas suas ferramentas de integração, os gestores podem garantir que os novos funcionários têm tudo o que precisam e sabem onde se dirigir para obter apoio, reduzindo potenciais atrasos e garantindo que os novos contratados podem dar um contributo significativo desde o seu primeiro dia."
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A pandemia e o trabalho remoto também tiveram impacto no processo de integração e nas escolhas tecnológicas dos especialistas.
Devan KronischDevan Kronisch, Coach e Especialista em L&D, afirma que o facto de estar à distância significa que os gestores de pessoal devem ser muito mais intencionais com os aspectos sociais e a definição de expectativas na integração:
"Uma boa plataforma de integração permite-me orientar o gestor, dedicando-lhe mais tempo para criar clareza e inclusão. Se isso não for feito, sei que o recém-chegado ficará mais ansioso e, por isso, não absorverá a aprendizagem necessária. Não quero prepará-los para o fracasso, por isso preciso de poder colaborar com os gestores mais do que nunca."
Hanh NguyenDirectora de Aquisição de Talentos e Gestão de Talentos, afirma que a integração continua a ser um processo crucial para criar uma experiência positiva para os novos funcionários, mesmo durante a mudança para o trabalho remoto. Observa ainda que, tradicionalmente, a integração implicava sessões presenciais para ajudar as novas contratações a adaptarem-se ao ambiente da empresa, mas que a pandemia veio alterar totalmente esta situação:
"A pandemia de COVID transformaria a integração numa experiência mais remota e digital. As plataformas de integração tiveram de se adaptar durante a pandemia para acomodar empresas como a nossa."
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A Zavvy oferece aos seus gestores e aos novos contratados um processo de integração completo.
O nosso software de integração de colaboradores ajuda-o a automatizar:
Além disso, pode utilizar o software de pré-embarque da Zavvy para começar a criar contas, preparar dispositivos de trabalho e enviar lembretes aos gestores. Isto ajuda-o a eliminar a ansiedade do primeiro dia, fornecendo aos novos contratados as informações de que necessitam de uma forma que lhes agrade. Além disso, finalmente, irá colmatar a lacuna entre a assinatura e o início com pontos de contacto regulares.
🏆 Storyblok poupou 15 horas semanais durante a orientação, mais 1,5-2 horas durante o pré-embarque com o Zavvy.
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