Porque é que ter uma base de conhecimentos da equipa é importante para aumentar a produtividade dos novos contratados

As novas contratações são a força vital de qualquer organização, mas pô-las a trabalhar de forma rápida e eficiente pode ser um desafio.

Mas já alguma vez se sentiu frustrado com o tempo e os recursos necessários para que os novos funcionários se preparem?

Dá por si a responder às mesmas perguntas vezes sem conta? Ou repara que os novos contratados têm dificuldade em encontrar a informação de que precisam para fazer o seu trabalho?

Se assim for, não está sozinho. 

Os silos de conhecimento podem criar lacunas de informação, fazendo com que os novos contratados tenham dificuldade em encontrar a informação de que necessitam para desempenhar as suas funções. 

O resultado? Tempos de arranque mais longos, menor produtividade e taxas de rotatividade mais elevadas.

Mas e se houvesse uma forma de acabar com esses silos de conhecimento e fornecer aos novos contratados um repositório centralizado de informação a que possam aceder rápida e facilmente? 

É aí que entra a base de conhecimentos da equipa. 

Ao criar uma base de conhecimentos abrangente, pode garantir que as novas contratações têm acesso às informações de que necessitam para serem produtivas desde o primeiro dia. Além disso, ao reduzir o tempo e o esforço que as novas contratações têm de despender na procura de informações, pode ajudá-las a acelerar o processo e a aumentar a sua produtividade.

Todos ficam a ganhar. 

Descobrir:

• Como o acesso rápido ao conhecimento permite a produtividade.
• Elementos indispensáveis para uma base de conhecimentos de fácil utilização.
• Sugestões para a criação e manutenção de uma base de conhecimentos.
• Como o software de integração pode ajudar a tirar o máximo partido da sua base de conhecimentos. 

O que é uma base de conhecimentos da equipa?

Uma base de conhecimentos é um repositório centralizado de informações que armazena, organiza e gere informações essenciais relacionadas com um tópico, produto ou organização específicos. 

O seu principal objectivo é proporcionar aos utilizadores um acesso fácil a informações relevantes e precisas, permitindo-lhes 

1. Encontrar respostas para as suas perguntas. 
2. Resolver problemas.
3. Adquirir uma compreensão mais profunda do assunto em causa.

Uma base de conhecimentos bem construída conterá vários tipos de conteúdos:

• Procedimentos Operacionais Normalizados (SOPs);
• guias passo a passo;
• documentos de boas práticas;
• manuais de resolução de problemas;
• Perguntas frequentes;
• tutoriais; 
• fluxos de trabalho.

Ter um local de referência para a informação pode tornar o trabalho mais fácil e mais rápido, mas uma informação mal organizada faz com que todos percam tempo à procura de coisas .

Por isso, não precisa apenas de um local para depositar informações. 

Em vez disso, é necessário um local para armazenar informações de uma forma fácil e fiável.

Exemplo de base de conhecimentos da equipa: Airbnb

A Airbnb é um óptimo exemplo de uma base de conhecimentos.

Criaram um "Knowledge Repo" para "capacitar todos os funcionários a tomar decisões informadas por dados, dar a todos a capacidade de utilizar experiências para medir correctamente o impacto das suas decisões e transformar conhecimentos sobre as preferências dos utilizadores em produtos de dados que melhorem a experiência de utilização da Airbnb". AirbnbEng.

A sua base de conhecimentos assenta em cinco pilares fundamentais:

• Reprodutibilidade (os resultados de cada projecto podem ser reproduzidos de forma consistente e sem discrepâncias);
• Qualidade (garantida pela revisão antes da publicação);
• Consumabilidade (ênfase na clareza do conteúdo e no estilo unificado);
• Capacidade de descoberta (ênfase na experiência do utilizador);
• Aprendizagem (permitir que o leitor aprenda com o trabalho dos outros).

Como é que o conhecimento está ligado à produtividade?

A produtividade é uma medida do desempenho dos trabalhadores que se refere à produção que um trabalhador pode gerar num período de tempo específico. A produtividade mede a eficiência e a eficácia com que os colaboradores conseguem concluir tarefas, realizar projectos ou produzir bens e serviços.

A forma mais simples de pensar na produtividade é como um rácio entre as saídas e as entradas. Quanto maior for a produção em comparação com a entrada, maior será a produtividade. 

O conhecimento é essencial para a produtividade porque permite aos empregados

• Trabalhar de forma mais eficiente e eficaz. 
• Identificar os problemas. 
• Gerar novas ideias. 

As empresas que investem no desenvolvimento do conhecimento dos colaboradores podem estar mais bem equipadas para competir no seu sector. Quando os colaboradores possuem os conhecimentos e as competências necessárias para se manterem à frente da concorrência, podem ajudar a empresa a manter uma vantagem competitiva, conduzindo a um aumento da produtividade e do crescimento.

É aqui que entra em acção uma base de conhecimentos (KB).

🏆 7 Benefícios de uma base de conhecimentos interna para as novas contratações

1. Acesso rápido à informação

Uma base de conhecimentos da equipa deve ser o local onde os novos funcionários podem encontrar tudo o que precisam de saber sobre uma questão específica em segundos ou minutos. 

Não é necessário telefonar aos colegas para fazer perguntas ou enviar-lhes uma mensagem electrónica e esperar pela resposta. 

2. Acesso ao saber-fazer de colegas experientes

Os trabalhadores recém-contratados podem ter muitas perguntas, mas podem sentir-se pouco à vontade para as colocar. O resultado? Um longo período de tempo entre a contratação e a produtividade, o que se traduz em perdas monetárias. 

No outro extremo estão os empregados experientes que sabem muito, mas esse conhecimento só os ajuda. Se forem transferidos para outro local ou deixarem a empresa, o conhecimento vai com eles. 

Uma base de conhecimentos da equipa garante que o conhecimento se mantém mesmo quando um funcionário essencial sai.

Além disso, ajuda a automatizar a comunicação comercial dentro da empresa. 

3. Aumento do empenhamento dos trabalhadores

Os trabalhadores que se sentem empenhados no seu trabalho permanecem mais tempo na mesma empresa e produzem um trabalho de maior qualidade do que os seus pares desinteressados. 

De acordo com o académico de eficácia organizacional Edward Lawler, existem quatro elementos para construir um sistema de trabalho de elevado envolvimento: 

• Poder: As pessoas gostam da capacidade de tomar decisões que são importantes para o seu trabalho e para a qualidade da sua vida profissional.  
• Informação: Dados sobre as receitas, os custos, a rentabilidade, os resultados e o feedback dos clientes da organização, que permitem aos empregados tomar decisões eficazes.
• Conhecimentos: Oferecer a oportunidade de desenvolver as competências existentes e aprender novas competências através de um compromisso com a formação e o desenvolvimento. 
• Recompensas: Recompensar os trabalhadores pelos esforços que desenvolvem para melhorar o desempenho da organização.

Estes quatro elementos produzirão um elevado envolvimento: empregados que se preocupam mais com o seu trabalho e se esforçam mais para ajudar a sua empresa a ter sucesso.

4. Consistência: Todos os empregados têm os mesmos conhecimentos sobre o seu produto/serviço

A consistência é essencial para o sucesso de uma empresa. Por isso, quando diferentes departamentos ou equipas estão a funcionar em silos e dependem de múltiplas fontes de informação (inconsistentes), isso reflecte-se nos clientes. 

O exemplo mais simples: o representante de vendas durante uma venda disse que o produto podia fazer XYZ porque não compreendeu a última versão do produto. 

Quando se trata da utilização efectiva, o cliente não consegue pô-la a funcionar. Por isso, recorre ao serviço de apoio ao cliente, mas o agente diz que XYZ não existe. A seguir, contactam também o apoio técnico e ouvem que a funcionalidade existe. No entanto, faz parte de um pacote diferente com requisitos técnicos diferentes. 

Esta experiência desarticulada e incoerente poderia ter sido facilmente evitada se tivesse sido disponibilizada a todos os departamentos uma base de conhecimentos actualizada centrada no produto. 

5. Melhor integração e formação

A integração pode ser um factor decisivo para a experiência dos novos funcionários e influenciar a sua permanência na empresa.

Um processo bem planeado e uma base de conhecimentos podem simplificar e optimizar a experiência de integração. 

Eis alguns elementos a incluir na base de dados de conhecimentos da sua equipa para ajudar o processo de integração dos funcionários:

• os protocolos de segurança da sua empresa; 
• uma introdução à estrutura e às responsabilidades dos diferentes departamentos da organização; 
• uma introdução ao nivelamento de funções e aos percursos profissionais na sua empresa;
• uma panorâmica da sua cultura de feedback e do seu sistema de gestão do desempenho.

6. Processos simplificados que permitem poupar tempo e aumentar a eficiência dos funcionários

45% dos empregados passam demasiado tempo à procura de informações relevantes e actualizadas. E 39% passam demasiado tempo à procura das pessoas certas para ajudar a resolver um problema empresarial.

Ao centralizar recursos como guias de instruções, documentos de práticas recomendadas e técnicas de resolução de problemas, os novos membros da equipa passarão menos tempo à procura de respostas e mais tempo a fazer o seu trabalho. 

7. Funcionários remotos com poder de decisão

Mesmo antes da COVID-19, o trabalho remoto estava a tornar-se uma tendência.

Entre os desafios que lhe estão associados, a comunicação e a colaboração representam 20%, de acordo com o relatório State of Remote Work deBuffer.

Os ambientes remotos tornam óbvia a necessidade de partilha de conhecimentos, com todos os departamentos a contribuírem e a colaborarem no mesmo local. 

Quando as equipas têm os seus silos de conhecimento, são vítimas do síndroma "longe da vista, longe do coração" para quem não pertence a essas equipas.

Imagine uma equipa remota espalhada por vários continentes e fusos horários. Pode dar-se ao luxo de ter um funcionário na Austrália bloqueado até obter a resposta de alguém no Canadá? 

Uma boa base de conhecimentos da equipa ajuda a resolver esta situação.

🕵️‍♀️ Funcionalidades obrigatórias para a sua base de conhecimentos interna

Existem algumas características-chave que são importantes para uma base de conhecimentos de uma equipa:

• Carregamento rápido de informações em segundos após o início da pesquisa. 
• Motor de pesquisa potente capaz de trabalhar com palavras mal escritas, termos de pesquisa com duas palavras em vez de três, frases vagas para termos de pesquisa e muito mais. 
• Etiquetas, palavras-chave e outros métodos de rotulagem que funcionam em paralelo com o método da estrutura primária. 
• Bibliotecas multimédia e multiformato, tais como textos, imagens e vídeos.
• Versões, reversão e outras funcionalidades de edição para criar, actualizar ou restaurar informações para evitar a perda de conteúdos.
• Centro de aprendizagem para colaboradores: uma única paragem para vídeos educativos, cursos de formação e workshops, bem como actualizações sobre novas oportunidades e alterações aos materiais existentes. 

7 Dicas práticas para criar e manter uma base de conhecimentos bem sucedida

1. Organizar o conteúdo: Estruture a sua base de conhecimentos para que seja mais fácil para os utilizadores encontrarem e acederem às informações de que necessitam. Utilize categorias, subcategorias e etiquetas para agrupar conteúdos relacionados.
2. Mantenha-o actualizado: Rever e actualizar regularmente o conteúdo para garantir que se mantém correcto e relevante. 

Sugestão: Atribua a um membro da equipa ou a um grupo a responsabilidade de manter e actualizar a base de conhecimentos.

1. Utilize uma linguagem clara e concisa: Escreva o seu conteúdo utilizando uma linguagem simples e fácil de compreender. Evite jargão e termos técnicos que possam confundir os utilizadores. Utilize elementos visuais, como imagens e diagramas, para ajudar a ilustrar conceitos complexos.
2. Recolher feedback: Incentive os utilizadores a darem feedback sobre o conteúdo e a usabilidade da sua base de conhecimentos. 

Sugestão: utilize os contributos dos colaboradores para identificar áreas a melhorar e efectuar as actualizações necessárias.

1. Monitorizar a utilização: Acompanhe o comportamento e a análise dos utilizadores para compreender como os colaboradores utilizam a sua base de conhecimentos. Identifique conteúdos populares, tendências de pesquisa e potenciais lacunas de informação.
2. Promova a sua base de conhecimentos: Certifique-se de que os seus empregados conhecem a base de conhecimentos e as suas vantagens. Inclua-a nos materiais de formação e promova-a através dos canais de comunicação interna.
3. Integrar com outras ferramentas: Ligue a sua base de conhecimentos a diferentes ferramentas e plataformas utilizadas pela sua organização, tais como gestão de projectos, apoio ao cliente ou ferramentas de comunicação.

Aumentar a produtividade dos novos contratados com Zavvy

A utilização de um software de integração pode ajudar o novo funcionário a aceder à sua base de conhecimentos. 

Eis como o sítio Zavvy pode ajudar:

1. Centralizar a informação: Armazene e organize todos os documentos, guias e recursos relevantes numa localização centralizada, facilitando o acesso dos novos contratados a qualquer informação necessária.
2. Automatizar a entrega de conteúdos: Forneça automaticamente conteúdos relevantes aos novos contratados com base na sua função, departamento ou percurso de aprendizagem. Pode personalizar se todo o conteúdo deve ser desbloqueado no primeiro dia, ou optar pela entrega por etapas, desbloqueando cada etapa numa fase específica do percurso de integração. A segunda abordagem garante que os funcionários recebam as informações certas no momento certo durante o processo de integração.
3. Acompanhar o progresso: Acompanhe o progresso das novas contratações através do conteúdo da base de conhecimentos, ajudando-o a identificar lacunas na compreensão ou áreas onde possam necessitar de apoio adicional.
4. Personalizar percursos de aprendizagem: Pode criar percursos de aprendizagem personalizados, adaptados às necessidades e objectivos específicos de cada novo contratado.
5. Incentivar a colaboração: A Zavvy inclui funcionalidades que promovem a colaboração e a partilha de conhecimentos entre os membros da equipa, ajudando a fomentar uma cultura de aprendizagem e melhoria contínuas. Um dos nossos clientes utiliza Zavvy para organizar dias de investigação, em que os novos contratados são automaticamente emparelhados e atribuídos a tópicos que têm de investigar e colaborar. Uma excelente forma de criar relações de trabalho, familiarizar-se com o conhecimento do domínio e partilhar conhecimentos com os colegas.

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