Como melhorar a eficácia do seu programa de formação de funcionários com a automatização da formação

Enquanto gestor ou responsável de RH, compreende a importância da formação dos seus empregados. Sabe que é menos dispendioso formar um empregado actual do que contratar um novo.

E que os empregados que recebem formação contínua consideram-na benéfica para a sua produtividade, empenho, satisfação no trabalho e desenvolvimento profissional e têm maior probabilidade de permanecer na empresa.

Pode até ter concebido um programa de formação empresarial que permitiu à sua empresa e aos seus colaboradores usufruir destas recompensas no passado.

Mas agora a sua empresa está a crescer, está a contratar talentos de todo o mundo e as falhas nos seus métodos de formação começam a notar-se.

É cada vez mais difícil ministrar formação consistente, relevante, cativante e eficaz a novos contratados e a contratados existentes a um ritmo acelerado. Nem sequer consegue encontrar tempo para a avaliação pós-formação ou para dar e recolher feedback.

Há uma solução simples para este problema: a automatização da formação.

Tudo o que precisa é das funcionalidades de automatização correctas e de um sistema de gestão da formação automatizado para revitalizar os seus processos e a sua força de trabalho.

O que é a automatização da formação?

A automatização do seu fluxo de trabalho de RH é ideal para passar para o software tarefas administrativas manuais, aborrecidas, repetitivas e morosas. Os seus fluxos de trabalho de formação também podem beneficiar da automatização. 

A automatização da formação pega no seu processo de formação de funcionários e torna-o mais eficaz, eficiente, escalável e capaz de funcionar sozinho.

Por exemplo, em vez de supervisionar manualmente processos como:

• preboarding, 
• Integração,
• gestão dos salários, 
• declaração de impostos, e 
• personalização dos planos de formação para cada departamento,

A sua equipa de operações de pessoal pode delegar estas tarefas numa plataforma de automatização.

"Os trabalhadores esperam oportunidades para aprender e crescer sem limitações, gestores que compreendam os estilos e ambientes de trabalho individuais e empresas que ofereçam flexibilidade como norma de emprego." Gogi AnandConsultor sénior de ciência das pessoas, LinkedIn.

A delegação de tarefas (entediantes) liberta tempo para tarefas mais valiosas como analisar as necessidades de formaçãodefinir objectivos de aprendizagem, conceber materiais didácticos e criar conteúdos de qualidade.

Assim, pode dedicar menos tempo a tarefas administrativas pequenas e repetitivas e mais tempo a satisfazer as expectativas dos empregados em termos de oportunidades de formação flexíveis, eficazes e qualitativas. 

A automatização da formação elimina toda a desordem, o stress e os obstáculos do seu processo de formação, substituindo os sistemas tradicionais - inúmeras folhas de cálculo, PDFs, e-mails e ferramentas - por um sistema que funciona sem problemas com o mínimo de intervenção humana.

👨‍🏫 O que é um curso automatizado?

Um curso automatizado é qualquer curso concebido, criado, implementado, medido e convertido de conteúdo estático para formatos interactivos utilizando o poder do software de automatização.

Do ponto de vista do fornecedor, um curso automatizado permite uma experiência de aprendizagem online com várias vantagens. Pode reduzir o tempo necessário para fornecer formação flexível e personalizada, intervenção e apoio direccionado aos seus trabalhadores. E pode fazer tudo isto da forma mais simples possível.

"O que mais me surpreendeu foi o facto de ser possível automatizar tanta coisa sem sacrificar a experiência. Estamos a enviar às pessoas tarefas rastreáveis, conteúdo envolvente e lembretes divertidos através de Slack. Tudo com um único clique." Markus Schwarz, Gestor da Experiência das Pessoas em Storyblok.

💼 5 maneiras de a automatização da formação beneficiar a sua empresa

É necessário muito trabalho para desenvolver e manter um programa de formação bem sucedido. As horas e o esforço necessários para o levar a cabo podem sobrecarregar até o departamento de RH mais trabalhador.

Quando isto acontece, a sua empresa pode sofrer enormes perdas financeiras, repercussões legais, diminuição do moral dos empregados e aumento das lacunas de competências.

Com o software de automatização da formação, pode contornar estes potenciais contratempos e colher os frutos essenciais.

1. Processos de integração dos trabalhadores simplificados

Torne toda a informação que criou para ajudar os novos contratados a ficarem a par do que é a sua empresa e como podem contribuir para os seus objectivos e visão mais alargada, instantaneamente acessível a todas as partes interessadas.

Desta forma, não terá de conceber, gerir e repetir manualmente o seu processo de integração para cada novato.

Só tem de definir o processo uma vez, e o seu software de gestão da formação irá implementá-lo sempre que um novo funcionário precisar de ser integrado.

2. Eliminação de esforços repetitivos

Sem a automatização da formação, passaria semana após semana a inscrever os empregados na formação, a acompanhar o progresso dos cursos e a actualizar os registos de formação até se cansar ou se desligar.

Gastaria horas:

- enviar mensagens aos empregados sobre a formação necessária; 

- envio de materiais didácticos relevantes; 

- definição de tarefas; 

- acompanhamento da regulamentação compliance, e 

- realizar outras tarefas administrativas.

Investir na formação automatizada permite-lhe configurar fácil e rapidamente as tarefas repetitivas do dia-a-dia para serem executadas de forma independente, automática e mais eficiente.

Agora pode redireccionar a sua energia para actividades de maior valor, como a formulação de estratégias de formação e a concepção de programas eficazes.

3. Poupança máxima de tempo e redução dos custos de formação

Imagine planear um seminário ou uma palestra para formar centenas ou milhares de empregados na utilização de uma nova tecnologia.

Teria de encontrar e alugar um local suficientemente grande para acolher toda a gente e organizar o transporte, a alimentação e os instrutores.

Não esqueçamos que também impedirá os empregados de fazerem o seu trabalho, o que significa que a sua empresa não estará a funcionar da melhor forma nem a ganhar dinheiro durante esse tempo.

Tudo isto custa muito dinheiro e tempo à sua empresa. Mas, ao automatizar a formação, os seus trabalhadores só precisam do computador, de uma ligação à Internet e de algum tempo livre para concluir a formação.

Assim, não só está a garantir menos tempo gasto fora das tarefas produtivas, como também uma poupança global de custos.

4. Antecipar as necessidades de aprendizagem dos trabalhadores

É da sua responsabilidade ajudar os seus trabalhadores a adquirirem novas competências e conhecimentos na altura certa para desenvolverem as suas carreiras e acompanharem as mudanças no seu sector.

Pode combinar dados dos empregados (perfis de trabalho, avaliações de desempenho, etc.) dos seus sistemas de RH com dados de aprendizagem e resultados de avaliação do seu software de automatização da formação para analisar os níveis de competências e identificar lacunas de competências e necessidades de aprendizagem.

Munido destas informações, pode ministrar instantaneamente cursos relevantes a diferentes funcionários que necessitem de actualização ou requalificação de competências com um simples clique. 

5. Melhoria da eficácia da formação

Os programas de formação bem sucedidos não se constroem num dia. 

É preciso prática e aperfeiçoamento constante para criar experiências de aprendizagem que sejam interessantes, cativantes, impactantes e relevantes.

Por exemplo, a incorporação de microaprendizagem móvel no seu programa de formação pode levar a um aumento de quatro vezes nas taxas de envolvimento. E ainda melhor, também conduz a uma retenção de conhecimentos 50% superior em comparação com as ferramentas tradicionais de e-learning. 

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A automatização da formação de empregados também lhe permite criar inquéritos automatizados para monitorizar o envolvimento e recolher feedback ao longo do percurso de formação. Ajuda-o ainda a avaliar os resultados dos inquéritos e a criar facilmente relatórios que pode utilizar para:

• racionalizar os processos;
• identificar áreas de melhoria;
• avaliar a força do seu processo de formação;
• resolver os problemas antes que se tornem um problema;
• reduzir os erros e os riscos de nãocompliance;
• modificar as actividades de formação de acordo com as necessidades ou preferências de aprendizagem dos trabalhadores.

👩‍💼 5 Razões pelas quais os seus empregados vão preferir a formação automatizada

A sua empresa não é a única a usufruir dos benefícios da automatização do seu programa de formação. Também tem um impacto directo nos seus empregados e transforma a sua experiência de aprendizagem e desenvolvimento de várias formas.

 1. A aprendizagem torna-se auto-orientada

A formação automatizada coloca os colaboradores no lugar da frente e dá-lhes o poder de controlar como, quando e onde aprendem. Como resultado, podem aprender e desenvolver as suas competências a um ritmo que lhes convém, ao seu horário e às suas ambições.

Tudo o que têm de fazer é iniciar sessão nos seus portais de formação personalizados para verem os materiais de aprendizagem e os marcos imperdíveis que criou para eles.

Podem acompanhar os seus progressos, solicitar formação adicional ou mesmo decidir por si próprios fazer outros cursos não obrigatórios que lhes despertem interesse.

 2. Mais feedback, mais frequentemente

Como é que os trabalhadores estão a progredir no seu percurso de aprendizagem?

Que lacunas de competências têm?

Em que áreas do curso estão a ter dificuldades ou a que precisam de dedicar mais atenção para se poderem destacar no futuro?

Como é que as suas actuais estratégias de aprendizagem estão a funcionar para eles?

Sem um feedback individualizado, os seus colaboradores não conseguirão responder a estas questões. Infelizmente, isto significa que não podem melhorar e que não pode orientá-los eficazmente para atingirem objectivos de aprendizagem pessoais e obrigatórios.

Com um sistema de formação automatizado, pode criar facilmente questionários e testes para avaliar o que os formandos aprenderam. Em seguida, gerar feedback automaticamente com base na forma correcta como responderam a cada pergunta.

 3. Possibilidade de aprender durante o fluxo de trabalho

Quando se afasta os empregados das suas secretárias ou das tarefas em que estão envolvidos para participar em acções de formação, está-se a interferir com a sua produtividade e fluxo de trabalho.

Por outro lado, com a automatização, pode formar os seus empregados durante o seu trabalho quotidiano e dar mais flexibilidade à sua experiência de aprendizagem. 

Assim, em vez de encontrar um tempo separado fora do trabalho para aprender, a formação automatizada ajuda-o a si e aos seus empregados a incorporar a aprendizagem no fluxo de trabalho nas suas rotinas:

• Infografias;
• Tópicos das redes sociais;
• Testes interactivos;
• Campanhas de gotejamento;
• Aprendizagem em colaboração;
• Gamificação;
• Microsoft Teams ou Slack nudges;
• Conteúdo de microaprendizagem pop-up, etc.

4. O reconhecimento automático aumenta o envolvimento

Os empregados não querem trabalhar no escuro sem reconhecimento pelo trabalho que estão a fazer ou pelo que alcançaram.

Se não lhes der o incentivo e o apreço que desejam, eles irão procurá-lo noutra empresa.

Um sistema automatizado de gestão da formação com funcionalidades de certificação e gamificação, como tabelas de classificação, distintivos, níveis, pontos, certificados e recompensas, facilita o reconhecimento e o elogio dos colaboradores quando atingem um marco de aprendizagem.

Esta validação dos seus esforços irá incentivá-los a continuar e até a fazer melhor da próxima vez.

5. Experiências consistentes e fiáveis para os alunos

A vantagem da formação automatizada é que elimina as inconsistências nas experiências de formação dos seus empregados.

Todos recebem as mesmas directrizes, conteúdos e experiência global, independentemente do local onde se encontram.

Ninguém fica para trás ou recebe mais material didáctico e tempo de aprendizagem do que a pessoa seguinte.

Os administradores e estagiários não terão de procurar em vários ficheiros e pastas para encontrar os cursos ou as informações de que necessitam, porque estarão na ponta dos dedos.

Pode actualizar facilmente a sua plataforma de automatização da formação sempre que as políticas ou os processos da sua empresa evoluírem. Todas as pessoas com acesso poderão ver as alterações de imediato.

🖥️ O que procurar num software de automatização da formação

Whether you are reviewing your current training software or shopping for a new one, here are some core features that any effective automated training management system (TMS) should have to support your training efforts:

• Criação e concepção de cursos - O seu software de automatização da formação deve permitir-lhe conceber, criar, armazenar e fornecer cursos relevantes aos seus empregados nos momentos certos. Deve ter a opção de criar novos cursos a partir do zero e de importar e editar materiais de cursos existentes. Além disso, certifique-se de que suporta formatos modernos, tais como formatos comportamentais (por exemplo, microaprendizagem), aprendizagem social e repetição espaçada.
• Avaliação do desempenho dos alunos - Um bom TMS deve permitir que os funcionários revejam os seus progressos e testem os seus conhecimentos ao longo do percurso de aprendizagem.
• Planos de formação personalizáveis - Com um TMS, a gestão dos requisitos de formação para funcionários individuais ou equipas inteiras é fácil e simples. Deve permitir-lhe criar perfis personalizados para cada formando e administrador. Ou personalizar os seus canais de formação, frequência e duração com base nas preferências dos colaboradores.
• Acompanhamento e relatórios - Escolha um software de automatização da formação que o ajude a acompanhar e a estudar o comportamento e o desempenho dos seus empregados em termos de aprendizagem através de relatórios personalizados.
• Escalabilidade - Não terá de passar pelo stress de pesquisar, comprar e implementar uma nova solução de software sempre que a sua empresa se expande.

Para que serve melhor o software de formação (automatização)?

Utilize o seu software de automatização da formação para gerir todo o seu processo de administração da formação no lado dos administradores e o seu processo de aprendizagem e desenvolvimento no lado dos empregados.

Ajuda-o a satisfazer as necessidades e requisitos de formação da sua empresa, assumindo e automatizando a forma como concebe cursos, oferece formação mista e implementa iniciativas de formação.

Pode utilizá-lo para simplificar a forma como mostra o reconhecimento dos formandos, emite certificados, monitoriza o progresso da aprendizagem, comunica e envolve os colaboradores e gera relatórios de formação.

Tip: You can use your training automation software to target specific individuals or teams with role-based development opportunities such as leadership training, sales training, and more.

⚙️ 8 Passos para implementar a automatização da formação

Está pronto para transformar o seu programa de formação de funcionários numa máquina bem oleada que faz da aprendizagem uma parte importante da cultura do seu local de trabalho?

Siga estes passos para desbloquear as vantagens da formação automatizada para a sua empresa e para os seus colaboradores.

1. Comece por escolher o seu software de formação automatizada

O sistema de automatização da formação que escolher irá limitar o seu programa de formação ou ajudá-lo a satisfazer e a exceder as expectativas.

Existem muitas opções no mercado, e algumas delas oferecem-lhe uma gama de características superior e mais ampla do que outras.

Para escolher o software de formação adequado para a sua empresa, deve ter em conta o seguinte:

• O tipo de conteúdo de formação que os seus colaboradores preferem, por exemplo, diapositivos, tutoriais em vídeo, webinars e gráficos.
• Os métodos ou canais que planeia utilizar para fornecer o conteúdo, por exemplo, slack, correio electrónico e pop-ups.
• A sua abordagem de formação - vai optar por formação mista, assíncrona, social ou e-learning?
• A dimensão da sua empresa e a sua taxa de crescimento prevista.

Depois de ter avaliado as suas necessidades de automatização da formação, será mais fácil identificar uma ferramenta que satisfaça todas ou a maioria das suas necessidades.

2. Definir objectivos de formação

O que pretende alcançar com o seu programa de formação no local de trabalho?

Se não tiver um objectivo para o qual está a trabalhar, pode acabar por fornecer aos seus trabalhadores informações inúteis. Pior ainda, fornecer informações irrelevantes para a sua função ou para a sua empresa - o que seria uma perda de tempo e de oportunidades.

Pode evitar este resultado identificando as lacunas de competências e conhecimentos na sua empresa que impedem os empregados de se manterem competitivos, bem preparados e de progredirem nas suas funções.

3. Criar modelos de cursos reutilizáveis

Pode automatizar o seu processo de criação e gestão de cursos, criando modelos que pode reutilizar ou editar vezes sem conta. Isto poupa-lhe o trabalho de começar do zero sempre que quiser adicionar um curso ou materiais de formação semelhantes.

Assim, tudo o que precisa de fazer é editar o modelo com as informações específicas de cada curso. Acrescente os instrutores, a data e a hora, e estará pronto a funcionar.

Se o software de automatização da formação que utiliza inclui modelos, personalize-os de acordo com as suas necessidades.

4. Conceber e desenvolver materiais de formação

Os seus empregados não devem ter de procurar os materiais de formação necessários.

Para que o seu programa seja eficaz e orientado para o formando, deve criar um repositório online para todos os cursos e materiais relevantes de que os formandos necessitam. Depois, certifique-se de que eles acedem facilmente a esses materiais sempre que necessário.

Para tal, é necessário:

• Decida quais são os seus objectivos de formação e o que pretende ensinar e, em seguida, utilize-os para determinar os resultados desejados de cada curso.
• Pesquise exaustivamente o tema escolhido e utilize os conhecimentos adquiridos para elaborar um plano de curso.
• Desenvolva o esquema, elaborando o conteúdo de cada segmento do curso.

5. Automatizar fluxos de trabalho

Está na altura de dar uma volta ao seu software de automatização da formação, automatizando aspectos dos seus processos de RH e L&D que são repetitivos e demorados.

Por exemplo, as seguintes tarefas e comunicações administrativas de formação são candidatas perfeitas para a automatização.

→ Configurar inquéritos automáticos: Envie automaticamente inquéritos no final de cada curso para obter reacções instantâneas dos funcionários e descobrir o que gostariam de melhorar.

→ Configurar accionadores de comunicação automáticos: Estes são úteis para informar os formandos de uma nova atribuição de um percurso de formação, do atraso numa tarefa ou da aproximação do prazo do curso.

→ Certificados de formação automatizados: Programe o seu TMS para emitir automaticamente certificados baseados em modelos ou personalizados sempre que um formando completar todas as actividades de aprendizagem necessárias.

→ Automatizar a gestão dos registos de formação - Atribuir automaticamente cursos aos empregados, analisar os resultados da formação e criar registos e relatórios facilmente pesquisáveis.

→ Recolha automatizada de feedback - Monitorize os resultados dos questionários, os tempos de conclusão dos módulos e os resultados. Em seguida, utilize estas informações para ajustar o material de formação às necessidades dos formandos.

6. Carregar o conteúdo

Adicione todos os seus conteúdos de formação, desde cursos em linha a outros materiais de aprendizagem, como PDFs, vídeos, ficheiros áudio, documentos Word e flipbooks interactivos, ao seu TMS.

Sugestão: Os melhores sistemas de automatização permitem-lhe utilizar diferentes tipos de conteúdo num curso de aprendizagem ou num curso de formação.

Depois de criar um curso ou pista, pode definir a sequência do curso, configurar um calendário e a ordem pela qual os formandos podem ver os cursos ou progredir na pista.

7. Acompanhar os progressos e a eficácia

O seu trabalho não termina depois de lançar o seu programa de formação automatizado. Continua a ser necessário monitorizar os desempenhos dos formandos, as classificações dos testes, as taxas de conclusão dos cursos e os resultados da formação.

Tire partido das funcionalidades de acompanhamento, análise e elaboração de relatórios do seu sistema de gestão da aprendizagem, que farão todo o trabalho de base por si.

‍Dica: Quanto mais avançadas forem as ferramentas de elaboração de relatórios do seu software, melhores serão as informações que obterá.

Melhores conhecimentos significam uma compreensão mais sólida do que está a funcionar ou não na sua estratégia de formação. Este conhecimento permitir-lhe-á fazer alterações para aumentar a eficácia do seu programa.

8. Reconhecer as realizações dos formandos

Dar feedback, reconhecimento e recompensas aos seus empregados é o truque para os motivar a continuar a aprender e a melhorar as suas competências.

Pense fora da caixa e arranje formas interessantes de o fazer. 

Por exemplo, pode gamificar o processo de formação para aumentar o envolvimento e estimular uma competição amigável.

Atribuir distintivos e certificados aos formandos para aumentar o seu sentido de realização e incentivá-los a concluir os cursos.

💡 7 dicas de bónus para implementar a automatização da formação

Dica n.º 1: Comece com pouco e depois aumente. 

Realize um projecto-piloto com uma equipa específica ou um curso específico. Em seguida, utilize os conhecimentos adquiridos com o projecto-piloto para facilitar o planeamento da formação.

Dica n.º 2: Crie experiências para testar o efeito de diferentes estratégias. 

Por exemplo, pode utilizar dois tipos de conteúdos numa fase de teste. Perceberá qual deles permite uma melhor retenção de conhecimentos após um determinado período.

Dica n.º 3: Atenda aos diferentes estilos de aprendizagem, incorporando vários tipos de materiais de aprendizagem. 

Por exemplo, ofereça formações em vídeo e guiões em vídeo como um método de aprendizagem alternativo. 

Dica #4: Ouça os seus empregados e conceba a sua experiência de formação de acordo com os seus desejos e preferências, e não com o que pensa que eles querem ou preferem. 

Dica #5: Incentive os funcionários a partilharem regularmente com os seus pares o que estão a aprender.

Dica #6: Existem sistemas LMS antiquados e insanamente desactualizados por aí. Por isso, certifique-se de que obtém algo moderno e eficaz.

Dica #7: Comunique claramente como a formação pertence a um quadro de desenvolvimento de carreira mais alargado. Inclua-a no plano de desenvolvimento dos seus empregados.

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