Implementar a aprendizagem no fluxo de trabalho sem perder o ritmo

Quais são os principais desafios de formação dos trabalhadores que a sua empresa enfrenta? 

Talvez os seus empregados tenham dificuldade em encontrar tempo para a formação, não esteja a obter um bom retorno do investimento no seu programa de formação actual ou a formação não seja suficientemente prática. 

Resolver todos estes problemas através da implementação da aprendizagem no fluxo de trabalho. 

Saiba mais sobre este estilo de formação inovador, as suas vantagens e como adoptá-lo. Descubra exemplos de aprendizagem no fluxo de trabalho e implementações concretas. 

💪 What is learning in the flow of work?

Em primeiro lugar, o que é a aprendizagem no fluxo de trabalho? Josh Bersin introduziu este ecossistema de aprendizagem em 2018 como parte da sua apresentação principal para o LinkedIn Talent Connect. 

In a nutshell: this type of learning happens during your regular work rather than as a separate training program that disturbs your workflow to teach you something.

Poderá já ter ouvido falar de outras tendências de aprendizagem, como a microaprendizagem ou a formação no local de trabalho - estes são exemplos de aprendizagem no fluxo de trabalho que dá prioridade à I&D em vez de a tratar como uma reflexão tardia. 

A ideia é que a formação em fluxo é uma alternativa bem-vinda à formação formal. Tradicionalmente realizada fora do trabalho quotidiano, muitas vezes num ambiente de sala de aula, a formação formal está muito longe da realidade do trabalho de um funcionário. 

A aprendizagem formal tradicional apresenta vários desafios, nomeadamente 

• Falta de tempo para se empenhar; 
• Falta de empenhamento na aprendizagem; 
• A formação não atinge os resultados da aprendizagem. 

Os estudos mais surpreendentes revelam que apenas 10% dos 200 mil milhões de dólares anuais de formação empresarial produzem os resultados desejados pelos líderes. E o resto?

‍Asmétricas de eficácia da formação sugerem que se trata de dinheiro perdido, uma vez que os funcionários têm dificuldade em aplicar as informações obtidas na formação ou perdem completamente os conhecimentos devido à falta de contexto. 

🧠 How does learning in the flow of work happen?

No fluxo de trabalho, a aprendizagem consiste em captar a atenção de um empregado onde ela já se encontra, em vez de tentar distraí-lo. Se o seu empregado prefere comunicar através de um canal Slack , é aí que deve distribuir os seus materiais de aprendizagem informal. Em alternativa, se sabe que os seus empregados se envolvem bem com questionários interactivos, crie esses recursos para que possam mergulhar neles como parte do seu workday. Eis uma lista de tipos de aprendizagem em fluxo de trabalho que pode utilizar: 

• gamificação; 
• email drip campaigns; 
• in-app notifications; 
• Microsoft Teams ou Slack nudges; 
• pop-up microlearning content; 
• integrated learning tools;
• multiple choice quizzes;
• infographics;
• newsletters; 
• social network threads. 

Sugestão: Utilize estes tipos de aprendizagem isoladamente ou como parte de uma combinação, consoante as necessidades da sua organização. A chave é tornar o processo de aprendizagem tão discreto e conveniente quanto possível para os empregados. Desta forma, é mais provável que se empenhem.

📈 How effective is learning in the flow of work?

Em vez de aprender um tópico uma vez como parte de um curso (e depois esquecê-lo rapidamente), a beleza de aprender no fluxo de trabalho é que se liga muito bem à prática de recuperação. 

A ideia principal é que a repetição regular de um tópico leva à recuperação desse conhecimento repetidamente. 

Como pode ver, a aprendizagem prática e por recuperação produz um aumento de 146% na retenção de material técnico em comparação com o estudo básico. 

Alessandro GiacobbeGM Enterprise Learning da Microsoft, concorda com resultados semelhantes.

"Quando inquirimos os funcionários (quer se trate da nossa empresa ou de outras empresas) e lhes perguntamos, cerca de um mês depois de terem participado numa acção de formação, "de que é que se lembra dessa acção de formação?", a quantidade de informação que se perde é muito grande. Então, porque é que não podemos tornar a formação mais cativante? Porque é que não a podemos tornar no fluxo de trabalho?" 

🏢 5 Examples of learning in the flow of work

A aprendizagem no fluxo de trabalho enquadra-se perfeitamente nos seguintes casos de utilização: 

1. Sales training 

As equipas de vendas estão constantemente em movimento e, muitas vezes, em viagem, pelo que a sua presença numa sala de formação pode ser um desafio. A microaprendizagem é uma excelente forma de as equipas de vendas se manterem actualizadas sobre as informações e características dos produtos sem terem de procurar num longo manual do produto. Os vídeos baseados em cenários também criam experiências imersivas para os representantes de vendas, ajudando a demonstrar possíveis resultados com base nas interacções de vendas. 

2. Internal reporting 

As organizações que utilizam dados para impulsionar a sua actividade podem utilizar módulos de microaprendizagem para formar os empregados sobre a utilização de ferramentas específicas de elaboração de relatórios internos.

Assegurar que os empregados têm as competências necessárias para utilizar os dados de forma eficaz e tomar melhores decisões empresariais. 

3. Health and safety systems 

A saúde e a segurança são importantes para qualquer organização, e os empregados devem saber como utilizar os sistemas de saúde e segurança. O microaprendizado pode educar os funcionários sobre procedimentos específicos de saúde e segurança, tais como a utilização de equipamentos de protecção individual (EPI). 

Por exemplo, o gigante retalhista norte-americano Bloomingdale's utiliza blocos de microaprendizagem de 3 a 5 minutos por dia para abordar tópicos como a forma de limpar vidros partidos em segurança e como utilizar escadas sem causar acidentes. 

4. Quality assurance 

As organizações centradas na garantia de qualidade podem utilizar o microlearning para formar os empregados em procedimentos específicos de garantia de qualidade. Pode incluir qualquer coisa, desde como inspeccionar correctamente os produtos até como utilizar ferramentas internas de garantia de qualidade. 

5. Compliance 

As organizações têm de cumprir regulamentos específicos, tais como regulamentos de saúde e segurança, leis de protecção de dados e leis anti-corrupção. Há uma grande quantidade de informações a ter em conta, que mudam frequentemente. Aprender no fluxo de trabalho garante que os funcionários digerem esses regulamentos e compreendem as implicações de nãocompliance.

➡️ Zavvy helps Freeletics incorporate learning in the flow of work for training leaders

Os líderes empresariais da Freeletics (uma aplicação de fitness e um treinador de IA) há muito que lutavam para encontrar tempo para uma formação regular em liderança e desenvolvimento de pessoas. E quando encontravam tempo, a actividade normal voltava rapidamente após a formação, perdendo-se o conhecimento pouco tempo depois. 

Freeletics transformou a sua abordagem ao L&D, criando um programa de aprendizagem mista desenvolvido pela Zavvy. A nossa equipa ajudou a Freeletics a escolher três programas que coexistem em perfeita harmonia uns com os outros: 

• Microaprendizagem - partes semanais de conteúdos de aprendizagem relevantes
• Integração de líderes - um programa aprofundado que ajuda todos os novos líderes a familiarizarem-se com processos, princípios e recursos importantes. 
• Mesa redonda de gestores de pessoas - os colegas partilham desafios de liderança e melhores práticas com profissionais de empresas com as mesmas ideias num ambiente estruturado de grupo. 

➡️ Saiba mais sobre a forma como a equipa de experiência de aprendizagem deZavvy apoia Freeletics. 

🧑‍💼 How about the employees? Do learners want to learn in the flow of work?

O Relatório de Aprendizagem no Local de Trabalho do LinkedIn de 2022 aponta as "Oportunidades para aprender e crescer" como o factor número 1 de uma boa cultura no local de trabalho.

Para colocar as coisas em perspetiva, este valor é superior ao número 9 em 2019, antes da pandemia. Nunca foi tão claro que os trabalhadores dão prioridade ao crescimento da sua carreira e esperam que o seu empregador forneça os recursos e as oportunidades de desenvolvimento para melhorar as suas competências durante o fluxo de trabalho. 

Os empregadores que se comprometem com este pedido são recompensados com:

• Melhoria da moral dos empregados; 
• Menos incidências de burnout; 
• Os trabalhadores sentem maior satisfação no trabalho; 
• Taxas de retenção mais elevadas; 
• Produtividade maximizada. 

As Josh Bersin puts it: "Skills are an internal form of currency in the business of getting ahead."

Confirma também que os empregados que aprendem no trabalho têm menos 47% de probabilidades de estarem stressados e mais 39% de se sentirem produtivos e bem sucedidos do que aqueles que não o fazem. 

Assim, deve dar prioridade à aprendizagem e ao desenvolvimento dos trabalhadores como uma parte diária das rotinas de trabalho dos seus empregados e não como um evento anual.

Em breve se tornará claro que a oferta de oportunidades de aprendizagem é uma poderosa estratégia de retenção. 

Os seus empregados sentem-se apoiados nas suas funções e entusiasmados com as perspectivas de aprendizagem e crescimento contínuos na sua empresa. 

➡️ Está a ter dificuldades em reter os seus melhores colaboradores? Consulte as 25 melhores práticas e ideias práticas para manter os seus melhores colaboradores.

🔍 5 Strategies to adopt learning in the flow of work in your company

Siga estas práticas recomendadas para integrar a aprendizagem no fluxo de trabalho na sua cultura de formação sem perder tempo. 

1. Assegurar que os sistemas de conhecimento da empresa são digeríveis 

A aprendizagem em fluxo só será tão eficaz como a tecnologia que a suporta. Certifique-se de que os sistemas de conhecimento da sua empresa são exactos e fáceis de utilizar. 

Dica: Considere a possibilidade de redireccionar os materiais de formação existentes para partes de aprendizagem que possam ser petiscadas e recolha proactivamente o feedback dos colaboradores sobre a forma como consideram as suas ferramentas de formação.

2. Partilhar internamente os conteúdos em linha 

Se sabe que os seus funcionários se envolvem bem na aprendizagem entre pares, a partilha de conteúdos digitais internamente entre departamentos garante que todos têm acesso à mesma formação de alta qualidade.

3. Criar um ambiente de aprendizagem partilhado 

Crie um canal de comunicação (por exemplo, Slack ou semelhante) onde os funcionários se possam reunir para discutir o que estão a aprender e colocar questões estimulantes. 

Sugestão: Permita que os empregados partilhem ideias e percepções e ajude a criar uma cultura de aprendizagem na sua empresa.

4. Saber quando recorrer à formação formal 

A microaprendizagem ou qualquer programa de formação em fluxo não deve substituir uma aprendizagem mais estruturada. Haverá sempre um momento e um lugar para este tipo de aprendizagem, por exemplo, quando é necessário aprender um conjunto completo de competências técnicas ou fazer a transição de um emprego para outro. 

Para obter melhores resultados, utilize uma abordagem combinada, como o modelo 70-20-10 que utilizamos aqui em Zavvy. Esta regra é: 

• 70% of our training comes from on-the-job learning 
• 20% comes through feedback delivered by peers and mentors 
• 10% comes from traditional learning, also known as macro learning, such as attending a course. 

Dica: Depois de os formandos experientes terem concluído um curso formal, transfira o tópico para o seu conteúdo de microaprendizagem para ser frequentemente revisitado e relembrado à medida que vão memorizando a informação. 

5. Conceber uma forma de medir o progresso

Desde que a entidade patronal forneça os recursos de formação necessários, deve ser o empregado a assumir o seu impacto. Incentive-o criando planos de desenvolvimento personalizados e fornecendo cartões de funções para que os empregados compreendam as expectativas das suas funções e a formação que precisam de completar para as alcançar. 

Os líderes de L&D podem manter-se a par da programação e do progresso da formação seguindo uma matriz de formação. Esta dá uma visão geral de todos os programas de formação em que as pessoas estão empenhadas em toda a empresa. 

⚙️ Tools and technologies facilitating and enhancing learning in the flow of work

As melhores ferramentas no espaço de aprendizagem adaptam-se perfeitamente aos fluxos de trabalho e processos existentes. Aqui estão algumas das nossas favoritas: 

• Zavvy offers innovative training for managers and employees based on a range of innovative scientific approaches to L&D. From leadership training and just-in-time guidance to behavioral training, including microlearning and spaced repetition, your company can benefit from accessible learning in a digestible format.

➡️ Explore a nossa galeria de modelos de formação. Acederá a jornadas Zavvy reais realizadas pelos nossos designers de formação, clientes e outras empresas com visão de futuro.

• Os sistemas de conhecimento empresarial são bibliotecas repletas de glossários, vídeos, demonstrações de produtos e muito mais. Aumentam a produtividade dos colaboradores, facilitando a procura de conteúdos relevantes. Adicione conteúdo de formação ao sistema de conhecimento existente da sua empresa para uma experiência de aprendizagem simplificada.
• Slack são a escolha óbvia se os seus empregados já passam metade do dia neles. Não os obrigue a clicar noutros programas para aceder à sua formação; basta enviar notificações para canais específicos e lembrar aos empregados que devem clicar numa ligação para progredir nos seus objectivos de desenvolvimento. 
• Asana são um local conveniente para anexar o conteúdo da formação às tarefas e fazer com que os empregados as verifiquem após a sua conclusão. Muitos utilizadores do Asana sentem-se motivados por celebrações no ecrã, como unicórnios a voar pelo ecrã, o que faz maravilhas para o envolvimento na formação.
• Loom Os vídeos são perfeitos para alunos assíncronos. Envie conteúdos de vídeo curtos e cativantes para a sua equipa e deixe-os ver no seu próprio tempo. 
• Learning management systems should offer a breadth of engaging content that makes it easy to assign and track employee development. Look for an LMS that provides content in formats such as video, audio, text, and interactive quizzes. 

💡 7 Tips for integrating learning into your employees' daily workflows

Saiba como integrar a aprendizagem nos horários ocupados dos seus empregados, de modo a complementar o seu trabalho em vez de o sobrecarregar desnecessariamente. 

1. Criar uma cultura de aprendizagem e de feedback 

As empresas devem dar tempo aos trabalhadores para investirem na aprendizagem e recompensá-los pela aquisição de competências. 

A aprendizagem e o feedback devem estar integrados na cultura da empresa, sendo sempre considerados como parte da vida quotidiana, e não como um complemento opcional.

Dica: Incentive os funcionários a discutir o que estão a aprender com os seus colegas. Pode ser num canal dedicado em Slack , numa manhã de café virtual ou mesmo na cozinha à hora do almoço. 

➡️ Veja mais exemplos de cultura de aprendizagem. 

2. Experimentar vários formatos de aprendizagem  

Não existe uma abordagem única para a aprendizagem em fluxo, por isso, teste vários materiais de aprendizagem, incluindo (mas não se limitando a) vídeos, gamificação, sugestões na aplicação e podcasts. 

E não se esqueça do elemento social. 

Microlearning can often be delivered asynchronously, but that doesn't mean it has to be a solo activity. In fact, social learning can be a powerful way to embed new knowledge and skills. 

3. Ouvir as necessidades e os desafios dos trabalhadores 

Peça regularmente feedback à sua força de trabalho, para saber o que está a funcionar e o que não está. Lembre-se de que investiu o orçamento da sua empresa na aprendizagem e no desenvolvimento, por que não tirar o máximo partido disso? 

Suponha que os seus empregados não estão a participar na formação ministrada como parte de uma série de e-mails. Por que não experimentar as notificações de Slack para se poder encontrar com os seus empregados num local mais adequado? 

4. Reservar tempo para a reflexão 

Numa perspectiva de toda a empresa, reflicta sobre se a formação funciona bem em todas as suas equipas. Acompanhe as métricas e os resultados da aprendizagem, incluindo a participação e a conclusão dos cursos, para compreender até que ponto os seus empregados estão empenhados. 

Utilize os controlos de desenvolvimento para permitir que os empregados reflictam sobre os seus progressos na formação e definam os seus próprios objectivos. 

Sugestão: Um plano de desenvolvimento 70-20-10 pode combinar a aprendizagem no fluxo de trabalho com a macroaprendizagem e a aprendizagem social - cada uma destas áreas pode ser definida e ajustada a nível pessoal. 

Lembre-se: os objectivos mudam, e não faz mal. As nossas carreiras são ginásios de selva e não escadas de carreira, pelo que a flexibilidade faz parte do nosso crescimento. 

5. Atribuir tarefas que desafiem suficientemente os trabalhadores 

A formação deve estimular o cérebro sem o sobrecarregar. Mesmo as sessões de formação de curta duração devem ser mentalmente estimulantes, mas tenha em atenção o leque de actividades de aprendizagem que oferece. 

Dica: demasiada escolha pode levar à paralisia da análise, por isso não sobrecarregue os seus empregados com um excesso de opções de aprendizagem.
Se o volume de informação os stressar constantemente, não terão tempo para processar e reter nada a longo prazo. 

6. Estimule os seus empregados com a gamificação 

Já reparou como os seus empregados são competitivos? Dê bom uso a esse espírito, introduzindo a gamificação no seu conjunto de aprendizagem. Os jogos são intrinsecamente motivadores, por isso não é de admirar que a gamificação seja um dos métodos mais populares para fornecer aprendizagem de fluxo. Pode transformar a aprendizagem numa actividade divertida e envolvente, utilizando elementos semelhantes a jogos, tais como distintivos, pontos e tabelas de classificação. 

7. Dar o exemplo 

Quando abordada da forma correcta, a formação pode ser uma oportunidade para melhorar a satisfação no trabalho, o desenvolvimento de competências e a retenção de conhecimentos. 

Dica: Se quer que os seus empregados aprendam e melhorem activamente, tem de dar o exemplo. Dê o exemplo e seja um modelo de aprendizagem no fluxo de trabalho. 

➡️ Make learning a part of everyday work with Zavvy

Se o seu programa de formação actual não está a funcionar, talvez seja altura de se juntar a empresas como a Google, a Walmart e a Cisco e optar por uma remodelação de L&D. Zavvy pode ajudá-lo a proporcionar experiências de aprendizagem personalizadas, envolventes e eficazes. 

Saiba mais sobre as nossas soluções de formação organizando uma demonstração com a nossa equipa de experiência de aprendizagem.