9 największych wyzwań związanych z onboardingiem w 2024 roku i sposoby ich przezwyciężenia

Czy Ty lub Twoja firma stanęliście w tym roku przed (zdalnymi) wyzwaniami związanymi z wdrażaniem?

Jeśli tak, to nie jesteś sam. Niedawna ankieta Gallupa wykazała, że tylko 12% pracowników uważa, że ich firma ma świetny proces wdrażania.

W erze Wielkiej Rezygnacji jest to powód do niepokoju dla korporacji.

Pracownicy zaczynają szukać gdzie indziej, jeśli czują, że ich firma nie ułatwia im w zadowalający sposób wejścia w ich role. Z kolei ich integracja z infrastrukturą firmy staje się trudniejsza.

Ale z jakimi wirtualnymi wyzwaniami związanymi z onboardingiem będą musieli zmierzyć się pracownicy i operacje personalne w 2022 roku? 

I co można zrobić, aby je przezwyciężyć?

⚠️ Challenges in onboarding for employees

Tak jak firma przeprowadza badania rynkowe dotyczące potrzeb i oczekiwań konsumentów, tak samo pomocne są rutynowe badania wewnętrzne dotyczące satysfakcji pracowników.

Nic dziwnego, że firmy, które przeprowadzają tego rodzaju badania pracowników, odkryły kilka wyzwań związanych ze zdalnym wdrażaniem, które wydają się stale pojawiać.

Poniżej przedstawiamy niektóre z nich.

😪 1. Bridging the gap between signing and the start date

W niektórych krajach różnica między podpisaniem umowy a datą jej rozpoczęcia może być niepokojąco duża. Weźmy na przykład Niemcy, gdzie średni okres przejściowy wynosi trzy miesiące. Niestety, w tym czasie może się wiele wydarzyć, od kultywowania braku zaufania do firmy wśród nowych pracowników, po poszukiwanie przez nich innych ról.

Jak firmy mogą złagodzić obawy nowych pracowników w tym okresie przejściowym?

Wskazówka #1: Rozpocznij pracę z solidnym procesem preboardingu. 

Wskazówka #2: Jeszcze lepiej, zwróć uwagę na firmy takie jak Continu. Wysyłają one swoim nowym pracownikom pakiety "powitalne" wraz z pierwszymi etapami procesu wdrażania, przeplatane komunikatami motywacyjnymi. 

Nawet tak proste zaangażowanie może znacznie zwiększyć wskaźniki retencji pracowników w przyszłości.

😫 2. An inconsistent and unstructured onboarding process

Solidny zdalny proces wdrażania może prowadzić do astronomicznego 70% wzrostu produktywności nowych pracowników. Jednak wielu nowych pracowników boryka się z niespójnościami, lukami w informacjach i brakiem jasności.

Nieuporządkowany plan zdalnego wdrażania jest skazany na niepowodzenie. 

Wskazówka #1: Zaplanuj swój plan wdrażania w 30-, 60- i 90-dniowych odstępach, aby wyznaczyć jasne cele podczas wirtualnego wdrażania nowych pracowników. W Zavvy każdy segment naszego planu wdrożenia 30-60-90 zawiera unikalne zadania do wykonania i kamienie milowe do osiągnięcia na każdym etapie procesu wdrażania.

Wskazówka #2: Zapewnij swoim nowym pracownikom dostęp do asynchronicznego centrum zasobów, które może w przejrzysty sposób odpowiedzieć na ich obawy związane z wdrożeniem. Ten całodobowy rodzaj wsparcia może znacznie złagodzić obawy nowych pracowników związane z dołączeniem do firmy.

🤯 3. Przeciążenie informacyjne

Przy tak dużej ilości formalności, które nowi pracownicy muszą wypełnić przed formalnym rozpoczęciem pracy, nic dziwnego, że przeciążenie informacjami jest jednym z głównych czynników do słabych doświadczeń związanych z wdrożeniem. Istnieje jednak kilka rozwiązań pozwalających zarządzać tym natłokiem informacji.

Wskazówka: Na początek wysyłaj dokumenty i inne istotne informacje stopniowo, aby zmniejszyć ryzyko przytłoczenia nowych pracowników. Bycie przytłoczonym od samego początku może prowadzić do większej rotacji pracowników w przyszłości.

Innym rozwiązaniem jest zautomatyzowanie niektórych aspektów formalności związanych z zatrudnianiem nowych pracowników.

‍eLearning odkryli, że procesy onboardingu z zautomatyzowanymi zadaniami manualnymi cieszyły się wskaźnikiem retencji pracowników o 16% wyższym niż średnia. Ponadto stwierdzono 18% wzrost wydajności w początkowych zadaniach w ramach roli.

Krótko mówiąc, automatyzacja zapewnia wyniki, jeśli chodzi o radzenie sobie z wyzwaniami zdalnego wdrażania.

😕 4. Niejasne role

Zippia odkryła, że jednym z głównych powodów, dla których pracownicy są skłonni odejść z nowej pracy w ciągu sześciu miesięcy od zatrudnienia, są niejasne role. Jest to jednak miejsce, w którym niewielka struktura może przejść długą drogę w zdalnym procesie wdrażania.

Wskazówka #1: Na początek jasno określ zadania i obowiązki w ramach każdej roli. 

Wskazówka nr 2: Struktura i jasność roli to potężny cios raz-dwa podczas wdrażania nowych pracowników. Ustrukturyzowany proces zapewni odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące konkretnej roli. Dzięki temu pracownicy będą mieli więcej czasu na rozwijanie umiejętności potrzebnych do odniesienia sukcesu.

Wskazówka nr 3: Jasność ról nie odnosi się wyłącznie do listy obowiązków, ale także do wyznaczania jasnych celów i kamieni milowych.

Wskazówka nr 4: Świętuj, gdy pracownicy osiągają kluczowe cele i kamienie milowe. Takie małe zwycięstwa mogą stale podnosić morale pracowników w dłuższej perspektywie. Możesz na przykład utworzyć kanał slack do świętowania kluczowych kamieni milowych. 

😢 5. The missing human connection

Nie można zaprzeczyć, że sercem doskonałego wirtualnego procesu wdrażania jest solidna więź międzyludzka. Skuteczny onboarding powinien sprawić, że nowi pracownicy poczują się mile widziani, zrozumiani i w pełni zrozumieją, jakie zadania wiążą się z ich rolami. 

W świecie post-COVID, w którym zdalny onboarding stał się normą, potrzeba kontaktów międzyludzkich stała się ważniejsza niż kiedykolwiek.

Nie da się uniknąć poczucia izolacji i wyobcowania podczas codziennej pracy w pojedynkę. 

Jak nowi pracownicy mogą poczuć się częścią nowego zespołu i firmy, jeśli wszystkie te elementy są tak nieuchwytne?

Budowanie procesu wdrażania pracowników zdalnych na fundamencie wspólnych więzi międzyludzkich to świetny sposób na przygotowanie nowych pracowników na sukces.

Wskazówka: Choć szkolenie w zakresie ról jest kluczowe dla nowych pracowników, nie zapominaj, że musisz także pomóc im budować zaufanie, spójność i współpracę z nowymi zespołami. A program kumpelski to świetny sposób, aby to osiągnąć.

➡️ Odkryj więcej wskazówek dotyczących integracji pracowników zdalnych z kulturą, zespołem i procesami firmy.

❗ Challenges in onboarding for people operations and companies

Jako pracownicy działu operacyjnego lub HR wiemy, że Ty również stoisz przed wieloma wyzwaniami związanymi z zapewnieniem satysfakcjonującego procesu wdrażania.

W końcu to wy jesteście tymi, którzy strukturyzują i zarządzają procesem od początku do końca .

Poniżej znajdują się niektóre z najczęstszych przeszkód, z jakimi borykają się pracownicy operacyjni podczas wdrażania nowych pracowników. Możesz napotkać wiele z tych wyzwań, więc sprawdź nasze propozycje ich pokonania.

✍️ 1. Zarządzanie zadaniami ręcznymi

Jak to mówią, diabeł tkwi w szczegółach, które zazwyczaj przybierają formę ręcznych zadań w wirtualnym procesie onboardingu.

Niektóre z najczęstszych (i prawdopodobnie najbardziej żmudnych!) ręcznych zadań związanych z onboardingiem obejmują następujące elementy:

• Wysyłanie okresowych wiadomości e-mail do każdego nowego pracownika.
• Planowanie wprowadzenia, orientacji i innych spotkań z różnymi działami dla każdego nowego pracownika.
• Sporządzanie i udostępnianie regularnych aktualizacji postępów.
• Wysyłanie codziennych przypomnień do nowo zatrudnionych, pracowników i kierowników działów.
• Oferowanie comiesięcznych aktualizacji treści dotyczących korzystania z różnych narzędzi firmy.

Lista z pewnością jest długa - i nie bez dodatkowego stresu dla tego, kto stoi na czele całej produkcji. 

Wskazówka #1: Właśnie dlatego automatyzacja zadań manualnych takich jak te wymienione powyżej, może zaoszczędzić wszystkim czas, wysiłek i energię.

Wskazówka #2: Automatyzacja zapobiega również pojawianiu się niespójności i zapewnia, że doświadczenie nowego pracownika nie ucierpi.

🧑🏻‍💻 2. Tworzenie solidnej kultury pracy zdalnej

Nie da się ukryć, że praca zdalna wiąże się z wyjątkowymi wyzwaniami, jeśli chodzi o tworzenie żywej i autentycznej kultury organizacyjnej .

Jak na ironię, niektóre konfiguracje pracy zdalnej mogą sprawiać, że pracownicy czują się bardziej wypaleni w porównaniu do pracy w biurze, jak odkrył Business Insider. 

Tak więc kluczowym pytaniem dla dobrze prosperującego środowiska pracy zdalnej jest: jaki jest najlepszy sposób na zaangażowanie ludzi siedzących samotnie w tym samym miejscu przez osiem godzin dziennie?

Wskazówka #1: Z naszego doświadczenia wynika, że nie można się pomylić z grą w kawową lub lunchową ruletką.

Jak sama nazwa wskazuje, kawowa lub lunchowa ruletka to zabawny i swobodny sposób, aby pomóc nowym pracownikom poznać się nawzajem. Te nieformalne spotkania mogą odbywać się przed, w trakcie lub po oficjalnych godzinach pracy. Niebo jest granicą, jeśli chodzi o tematy. 

Wskazówka #2: Rozważ wprowadzenie grywalizacji, aby zaangażować pracowników zdalnych. Polecamy na przykład gry z ciekawostkami lub wywiady typu 21 pytań. Kahoot świetnie nadaje się do wszystkich rzeczy związanych z quizami i ciekawostkami.

➡️ Odkryj więcej ekscytujących pomysłów, które sprawią, że wdrażanie pracowników będzie przyjemnością.

Ale korzyści płynące z tych nieformalnych spotkań wykraczają poza lekką zabawę - ich regularne wdrażanie może być doskonałym sposobem na ustanowienie poczucia rutyny z daleka. 

W końcu, bezpieczeństwo psychologiczne jest jednym z najważniejszych czynników w kultywowaniu solidnego i autentycznego środowiska pracy zdalnej .

Wskazówka nr 3: Rutynowe "spotkania przy chłodnicy wody" mogą zapewnić nowym pracownikom bardzo potrzebne kontakty i możliwości zaangażowania. To z kolei wzmacnia zaufanie nowych pracowników do firmy jako całości. Mogą one być również zabawnym i organicznym sposobem na powtórzenie wartości firmy w trakcie zdalnego procesu wdrażania.

📈 3. Brakujące śledzenie postępów

Mierzenie postępów może być trudne, jeśli nie masz ustrukturyzowanego planu ich pomiaru. W tym miejscu pojawia się szczegółowy plan śledzenia postępów. Bez niego możesz przegapić krytyczne okazje do ulepszenia niektórych aspektów wirtualnego procesu wdrażania (i zobaczyć, co również działa ).

Wskazówka #1: Niezależnie od tego, czy tworzysz poręczną listę kontrolną zadań do wykonania, czy arkusz Excela mapujący codzienne czynności i ich wyniki, masz wiele opcji strukturyzacji planu śledzenia postępów nowych pracowników.

Tip #2: With Zavvy, you can easily track your new hires' progress and completion rates throughout their learning journeys. 

🚀 4. Raportowanie korzyści wynikających z onboardingu

Załóżmy, że chcesz przekonać kierownictwo wyższego szczebla o potrzebie wprowadzenia rozwiązania onboardingowego. Jednak uzyskanie zgody może być trudne, jeśli nie można wyraźnie wykazać zwrotu z inwestycji w nowe rozwiązanie. 

Załóżmy, że otrzymałeś zgodę, ale kierownictwo nie jest jeszcze przekonane o wartości płacenia za jeszcze jedno oprogramowanie HR. Musisz więc zacząć zbierać dane, aby przedstawić swoje argumenty.

Wskazówka #1: Zacznij od oceny aktualnych bolączek nowo zatrudnionych pracowników. Prawdopodobnie będziesz chciał zmierzyć niektóre (jeśli nie wszystkie) z poniższych wskaźników KPI onboardingu:

• wskaźnik ukończenia podróży dla nowych pracowników;
• czas produktywności nowo zatrudnionych pracowników;
• skuteczność szkoleń dla nowych pracowników;
• wskaźnik satysfakcji z onboardingu;
• wskaźnik zaangażowania nowych pracowników;

Wskazówka #2: Pozostań w kontakcie ze swoimi pracownikami przez cały okres ich wdrażania dzięki ankiecie pulsu. Oceń ich zadowolenie i postrzeganie wsparcia, które otrzymali do tej pory. Czy masz jakieś dane historyczne do porównania?

➡️ Pokonaj wyzwania związane z onboardingiem dzięki Zavvy

Dobrą wiadomością jest to, że wszystkim tym wyzwaniom można stawić czoła za pomocą jednego narzędzia: Oprogramowanie do wdrażania pracowników Zavvy. 

Nasza platforma oprogramowania obsługuje ręczne zadania związane z wdrażaniem, dzięki czemu możesz skupić się na budowaniu marki i zwiększaniu produktywności. 

Wiemy, że sukces osiąga się lepiej, gdy osiąga się go wspólnie, dlatego dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić zasoby, które wzmocnią wirtualny proces wdrażania Twojej firmy od podstaw.

Zavvy zapewnia, że spędzasz mniej czasu na żmudnych zadaniach manualnych, a więcej na nawiązywaniu znaczących kontaktów z nowymi pracownikami.

‍ Zarezerwujbezpłatne 30-minutowe demo i zacznij zapewniać satysfakcjonujące doświadczenia związane z wdrażaniem.