Vertrouwen opbouwen in virtuele teams: 17 beste praktijken die u niet mag negeren

Vertrouwen is de lijm die teams samenbindt - en een multidimensionale: top-down, bottom-up en tussen collega's onderling.

Zonder vertrouwen dat in alle richtingen trilt, vallen teams uit elkaar.

In de gedecentraliseerde, post-pandemische wereld van vandaag werken meer mensen dan ooit op afstand. Het managen van teams op afstand is een kritische vaardigheid geworden voor managers. 

Vertrouwen is nog belangrijker in teams op afstand dan in fysieke teams. 

Waarom? 

Teams op afstand missen de dagelijkse binding, lichaamstaal en controle - het deel van de controle dat uw werknemers werken en niet chillen op het strand. 

Helaas is het vertrouwen van de werknemers niet wat het zou kunnen zijn.

Bijna 4 op de 10 werknemers geloven dat hun organisatie hun belangen niet boven de winst stelt.

We kunnen ons de schade aan motivatie en productiviteit alleen maar voorstellen - vooral in teams op afstand.

In dit artikel vindt u de middelen om vertrouwen te kweken in virtuele teams, voor een hogere productiviteit en winst. En, nog belangrijker, gelukkigere mensen!

🖥️ Waarom vertrouwen belangrijk is in virtuele teams

Een hoge mate van vertrouwen op de werkplek heeft vele voordelen. Enkele daarvan zijn:

• minder stress; 
• meer energie;
• minder ziektedagen;
• hogere productiviteit; 
• hogere niveaus van tevredenheid; 
• teamleden die durven te initiëren en risico's nemen.

Je kunt veel van deze kwaliteiten voor fysieke teams op natuurlijke wijze koesteren door dagelijkse interacties. 

Bij het opbouwen van vertrouwen in teams op afstand bestaat echter een verhoogd risico dat werknemers zich geïsoleerd en niet gesteund voelen. 

Van de kant van het management is het moeilijker om acties te controleren. 

Is een werknemer te laat voor een vergadering omdat hij technische problemen had of omdat hij verslapte? 

Er is minder context om je collega's kritisch te beoordelen.

Daarbij komt dat sommige wetenschappers geloven dat we geprogrammeerd zijn om iedereen te wantrouwen, behalve onze naaste familie. Het is dus moeilijker om voorbij die aangeboren barrière van wantrouwen te komen bij mensen die je niet dagelijks ziet en misschien nooit persoonlijk hebt ontmoet. 

Daarom is het creëren en behouden van vertrouwen in virtuele teams van vitaal belang.

🏗️ 7 Essentiële elementen om vertrouwen op te bouwen in teams op afstand

Hoe bouwen we vertrouwen op in virtuele teams? 

Neem kennis van deze 7 elementen en integreer ze voor een vertrouwenwekkende werkplek.

Verantwoordelijkheid en betrouwbaarheid

Niemand voelt zich graag bekeken. Maar helaas is micromanagement een van de snelste manieren om vertrouwen te doden. Het zegt dat u uw werknemers niet vertrouwt om te doen wat u en de functie vragen.

Maar er is een dunne lijn tussen te veel en te weinig toezicht. 

Zonder verantwoording van de teamleider kunnen werknemers zich verloren voelen, stuurloos en geneigd tot slack. 

Tip: Door regelmatig te communiceren en de sfeer van het team te controleren kunt u het optimale niveau vinden.

Consistentie in de communicatie

U wilt kunnen verwachten dat uw werknemers op tijd komen en uitstekend werk leveren. 

Maar als ze je maar mondjesmaat zien en horen, ontstaat er een kloof die het vertrouwen schaadt. 

Uw werknemers kunnen het gevoel hebben dat ze over het hoofd worden gezien en dat ze niet bijdragen aan iets zinvols. 

Motivatie daalt. 

De remedie is consistente communicatie. 

Tip: Zelfs als je niet veel te zeggen hebt voor de dagelijkse of wekelijkse vergadering, neem in plaats van af te zeggen een paar minuten de tijd om te vragen hoe ieders dag verloopt. 

Inchecken doet wonderen voor het vertrouwen binnen uw verdeelde team.

Fysieke ontmoeting (indien mogelijk)

De reden voor zakenreizen is dat iemand persoonlijk ontmoeten vertrouwen schept. Het is genoeg om elkaar één keer ontmoet te hebben om vertrouwen te kweken dat in de virtuele omgeving blijft bestaan. 

Tip: Een manier om vertrouwen op te bouwen in teams op afstand is het organiseren van een meetup of bedrijfsuitje. 

[Afbeelding van team Zavvy van de inwerkreis]. 

Wederkerigheid 

Vertrouwen in virtuele teams werkt in twee richtingen: managers moeten het gevoel hebben dat zij hun teams kunnen vertrouwen, en werknemers moeten het gevoel hebben dat zij erop kunnen rekenen dat hun baas het beste met hen voorheeft, de nodige apparatuur ter beschikking stelt en hun salaris op tijd betaalt. 

Vertrouwen moet ook horizontaal gebeuren - elk teamlid moet erop vertrouwen dat de anderen hun deel van het werk doen, op tijd komen voor belangrijke vergaderingen, enz. 

Tip: Doe een polscontrole van het wederkerigheidsniveau. 

Vertrouwt u uw werknemers, maar heeft u niet het gevoel dat zij uw vertrouwen beantwoorden? 

👀 O pmerking: Als manager of teamleider moet je de leiding nemen en je medewerkers vertrouwen tonen voordat je het terug kunt verwachten. 

Transparantie 

Transparantie voedt het vertrouwen. 

Om transparantie te bevorderen, zorgen voor frequente communicatie over projectprestaties, bedrijfsresultaten, organisatorische veranderingen, enz. 

Tip: Uw mensen zullen het waarderen dat ze het gevoel hebben dat ze deel uitmaken van de organisatie en niet slechts een middel zijn om een doel te bereiken.

De daad bij het woord voegen

Je kunt vertrouwen niet opdringen. Het moet van binnenuit opbloeien.

Denk aan elke relatie.

Je vertrouwt de persoon op basis van zijn daden, niet op wat hij zegt. Daarom moet je je team herhaaldelijk laten zien dat het veilig is om te vertrouwen. 

Dan zullen ze graag de gunst teruggeven! 

Interpersoonlijke relaties 

Terug naar de bovenstaande analogie: een werkrelatie is als elke andere relatie - zij vereist investeringen om tot bloei te komen. 

Hoewel vertrouwen niet kan worden opgelegd, kunt en moet u zich bewust inspannen om de interpersoonlijke relaties in een virtuele omgeving te versterken. 

We zullen hieronder onderzoeken hoe dat eruit kan zien. 

🏆 5 Voordelen van het opbouwen van vertrouwen in virtuele teams

1. Vertrouwen bevordert innovatie 

In teams op afstand en op locatie is vertrouwen nodig voor creatie en innovatie. Als medewerkers zich niet veilig voelen om buiten de kaders te denken en managers geen vertrouwen hebben in de nieuwe, onconventionele oplossingen van het team, zal de innovatie stagneren. Deze uitdaging geldt vooral voor teams op afstand, omdat teams op locatie het voordeel hebben dat ze elkaar kunnen zien en microbeslissingen van elkaar kunnen afkaatsen - wat leidt tot snellere besluitvorming en innovatie.

2. Vertrouwen versterkt het moreel

Onderschat de kracht van groepen niet. 

Voor de meeste mensen is het gemakkelijker om gemotiveerd te zijn en goed werk te leveren bij mensen die geconcentreerd zijn en hard werken. 

Vertrouwen kan echter gedeeltelijk de verantwoording en motivatie vervangen die het gevolg zijn van het feit dat men door collega's wordt omringd. Aandacht voor het opbouwen van vertrouwen in virtuele teams is dus een investering in werkethiek!

3. Vertrouwen is een subtiele vorm van verantwoording 

Als je mensen vertrouwt, hebben ze de neiging te leveren. 

Het is onvermijdelijk dat een manager meer vertrouwen moet hebben in een gedistribueerd team dan in een fysiek team. Wanneer men erop vertrouwt dat mensen hun werk goed doen ondanks de afstand en het feit dat niemand hen controleert, willen zij meestal graag hun betrouwbaarheid bewijzen om beloningen te genieten in de vorm van vrijheid met verantwoordelijkheid. 

4. Vertrouwen geeft je de energie om je te concentreren op relevante taken

Uw medewerkers ter plaatse vertrouwen is relatief eenvoudig. 

Als u in dezelfde (of een aangrenzende) ruimte werkt, kunt u in de gaten houden of iedereen op tijd komt, zijn werk doet en niet vertrekt voordat de workday is afgelopen. Na verloop van tijd zul je zien welke medewerkers je kunt vertrouwen. 

Het is niet zo gemakkelijk voor virtuele teams. 

Je kunt niet zien wie er werkt. Zelfs als uw teamleden online zijn, kunnen ze een taart bakken of hun huis schoonmaken. 

Als u weet dat u uw werknemers op afstand kunt vertrouwen, bespaart u veel energie die u kunt gebruiken voor relevante taken in plaats van te proberen uit te zoeken wie wanneer werkt.

5. Vertrouwen verbetert het behoud van werknemers 

Aangezien vertrouwen een van de belangrijkste factoren is voor de tevredenheid van werknemers, zal een team op afstand dat door vertrouwen is gebonden, leiden tot gelukkigere werknemers. 

En gelukkigere werknemers zullen eerder binnen de organisatie blijven, wat leidt tot een lager verloop en een hogere winst. 

Externe teams missen de dagelijkse interacties die van nature vertrouwen opbouwen, dus investeren in het smeden van vertrouwen zal een positief effect hebben op het behoud van werknemers van externe teams.

5 fouten die organisaties maken als ze virtueel vertrouwen willen opbouwen

1. Niet focussen op het opbouwen van vertrouwen vanaf het begin 

Vertrouwen is minder tastbaar dan bijvoorbeeld Q1-inkomsten. Omdat het niet duidelijk meetbaar is, kan het verleidelijk zijn het over het hoofd te zien. 

Maar als je niet vanaf het begin vertrouwen opbouwt, kan dat leiden tot onnodige misverstanden. Maar als je misverstanden moet oplossen, wordt het moeilijker om vertrouwen op te bouwen. 

2. Onvoorspelbaar of tegenstrijdig zijn 

Als u belooft iedereen de vergadernotities te mailen, en er gebeurt niets, dan zal het vertrouwen eronder lijden. 

Als u uw werknemers de ene dag vertelt dat ze zich niet bij u hoeven te melden en de volgende dag vraagt waarom ze zich niet hebben gemeld, schaadt u het vertrouwen. 

Tip: Blijf consequent en laat uw werknemers weten wat u verwacht. 

3. Dingen overhaasten

Rome werd niet in één dag gebouwd - hetzelfde geldt voor vertrouwen in teams op afstand. 

Laat vertrouwen zich dus op natuurlijke wijze ontwikkelen als gevolg van herhaalde, consequente handelingen. En oordeel niet over mensen met een gezonde hoeveelheid wantrouwen voordat iemand zich betrouwbaar heeft bewezen. 

4. Veronderstellen dat vertrouwen vanzelf komt 

Hoewel het bovenstaande punt geldig is, is het cruciaal om niet te veel naar de andere kant van het spectrum te gaan. Vertrouwen is geen resultaat van tijd alleen - maar van betrouwbaar gedrag in de loop der tijd. 

Uw team zal u vertrouwen als u herhaaldelijk bewijst dat uw daden in overeenstemming zijn met uw woorden. 

Maar het vertrouwen lijdt eronder als u vergaderingen uitstelt en dingen belooft die nooit gebeuren. Vertrouwen opbouwen in virtuele teams is een vaardigheid die kan worden geleerd en geperfectioneerd. 

Maar door het te verwaarlozen zal het niet als bij toverslag ontstaan.

5. Stel dat iedereen vertrouwen ziet zoals jij dat doet...

Op basis van perceptie en eerdere ervaringen denkt iedereen anders over vertrouwen. Dus in plaats van uit te gaan van een standaard definitie, is het bereiken van een consensus essentieel. Eén manier is om groepsdiscussies te houden over wat vertrouwen is, hoe het op te bouwen, en wat te doen als er een gebrek aan vertrouwen is. 

9 gedragingen die vertrouwen opbouwen in virtuele teams

1. Overcommunicatie

Uw team heeft geen toegang tot dezelfde informatie als u. Daarom is het essentieel om te communiceren wat er binnen de organisatie gebeurt. Om vertrouwen op te bouwen in teams op afstand, geef je de voorkeur aan overcommunicatie boven het overslaan van essentiële details waardoor mensen zich buitengesloten voelen. 

2. Duidelijkheid, transparantie en kwetsbaarheid bevorderen 

Vertrouwen vereist moed en kwetsbaarheid. En jij moet eerst gaan. Geef het voorbeeld door transparantie en openheid te modelleren. 

Iets anders dat het vertrouwen helpt versterken is rolduidelijkheid: ervoor zorgen dat uw mensen zich bewust zijn van en volledig begrijpen wat hun rolverwachtingen zijn. 

3. Investeren in relaties 

Investeer tijd in het opbouwen en versterken van relaties die verder gaan dan het transactionele. U kunt dit bereiken door small talk en teambuildingactiviteiten - zie hieronder voor concrete voorbeelden.

4. Flexibiliteit bieden 

Toon vertrouwen in uw team door flexibele uren aan te bieden en erop te rekenen dat uw teamleden het werk afmaken en op tijd leveren. 

5. Aanmoediging van het delen van kennis 

Het delen van kennis is een win-win: het stelt uw team in staat tot interactie en het vergroten van hun kennis, waardoor organisch relaties kunnen ontstaan.

6. Roterend leiderschap 

Een leidinggevende functie betekent meer verantwoordelijkheid dragen - en verantwoordelijkheid heeft een positief effect op het vertrouwen. Werk daarom, indien mogelijk, met een roterend leiderschapsschema. 

7. Niet-verbale signalen

Virtuele teams missen belangrijke lichaamstaalsignalen die bijdragen tot het opbouwen van vertrouwen op de werkplek. Een manier om dit te compenseren is ervoor te zorgen dat je elkaar zoveel mogelijk ziet - door de camera aan te laten tijdens videogesprekken. 

8. Aanbieden van constructieve feedback 

Eerlijkheid versterkt het vertrouwen. 

Uw werknemers zullen u - en elkaar - gemakkelijker vertrouwen als ze weten dat ze eerlijke en constructieve feedback over hun werk krijgen. Helaas kan negatieve feedback zonder suggesties voor verbetering leiden tot wrevel, lagere productiviteit en verwarring. 

Uw werknemers weten misschien niet hoe ze moeten verbeteren. 

Krijgt u hoofdpijn van slechte werknemersprestaties?

Leer hoe u een diagnose kunt stellen en deze effectief kunt aanpakken. Uw mensen en organisatie zullen u dankbaar zijn als u slechte prestaties op een proactieve en ondersteunende manier aanpakt. 

9. Gemeenschappelijke doelen vaststellen en delen 

Gedeelde doelen hebben om naar toe te werken helpt iedereen zich verbonden te voelen. En verbondenheid is een cruciaal ingrediënt voor vertrouwen. 

Elkaar verantwoordelijk houden is gemakkelijker wanneer ieders verwachtingen duidelijk zijn omschreven. 

17 Best practices voor het opbouwen van vertrouwen in virtuele teams

1. Het gebruik van goede samenwerkingsinstrumenten aanmoedigen

Samenwerkingstools maken het gemakkelijker om duidelijkheid te krijgen over wie wat doet. Het bespaart kostbare tijd door onnodig heen en weer gepraat te voorkomen. 

Communicatiemiddelen zoals Slack of Workplace met direct messaging stimuleren snelle en frequente communicatie. Ze vereisen dus minder formaliteit dan het schrijven van een e-mail. 

2. Investeer in het welzijn van werknemers 

Het welzijn van werknemers is een van de belangrijkste "zachte" factoren achter vertrouwen. Wanneer werknemers merken dat u om hun welzijn geeft, zullen zij eerder geneigd zijn vertrouwen te schenken. 

💡 Ontdek 25 statistieken over het welzijn van werknemers die elke manager moet kennen en vijf bonustips om het welzijn van werknemers te bevorderen.

3. De grenzen tussen werk en privé bevorderen 

Het bevorderen van gezonde grenzen tussen werk en privé toont uw werknemers dat u om hen geeft. Ze zullen weten dat u het beste met hen voorheeft, waardoor ze u gemakkelijker zullen vertrouwen. 

4. Zorg ervoor dat iedereen zich aansluit bij de missie en visie van de organisatie.

Door iedereen in het team achter de missie en visie te krijgen, ontstaat een gevoel van eenheid en een gezamenlijk doel. 

5. Regels en standaardwerkwijzen opstellen

Regels en routines voor werkprocedures vergroten de duidelijkheid. En duidelijkheid is een kritieke factor voor vertrouwen in werkplekken op afstand.

6. Geef meer prioriteit aan onboarding dan u gewoonlijk doet

Onboarding is altijd belangrijk - nog meer in teams op afstand. Wij hebben onderzocht hoe vertrouwen een multidimensionaal concept is, en onboardingsoftware zoals Zavvy zorgt voor de praktische en menselijke aspecten van vertrouwen.

🙌 Ontdek 47 manieren om de betrokkenheid van medewerkers op afstand te vergroten.  

7. Een functioneel thuiswerkbeleid hebben

Het thuiswerkbeleid moet werkuren, rapportage, communicatierichtlijnen, technologiegebruik en virtuele vergaderetiquette bevatten. 

➡️ Ontvang Zavvy's kant-en-klare sjabloon voor thuiswerkbeleid.

8. Elkaar virtueel leren kennen 

Elkaar kennen is een van de hoekstenen van vertrouwen. Zet een speciaal chatkanaal op voor niet-werkgerelateerde gesprekken waar mensen grappige GIF's kunnen delen en het virtuele equivalent van koffiechats kunnen houden. Plan online teambuildingactiviteiten.

Koffieroulettes zijn bedoeld om tijdens de lunchpauze een praatje te maken en contacten te leggen. 

‍

Iedereen krijgt een partner voor een videogesprek. 

Het doel is een informeel gesprek over niet-werkgerelateerde onderwerpen. Daarna zullen er minder belemmeringen zijn om elkaar te vertrouwen bij het samenwerken of het vragen om hulp. 

✊ Zavvy helpt u de toewijzing van koffieroulettes te automatiseren. 

Een soortgelijk concept is de exclusieve functie walk and talk op Zavvy. Tijdens een walk and talk worden twee collega's aan elkaar gekoppeld en wordt hen gevraagd een tijd af te spreken voor een wandeling van 45 minuten buiten. 

De enige regel is geen werkpraat. U kunt zich de potentiële boost in vertrouwen voorstellen na die 45 minuten. En dat allemaal terwijl je de dagelijkse beweging binnenkrijgt, wat helpt om stress te verminderen en welzijn te verhogen. 

👯🏿 Ontdek al onze sjablonen voor verbindingsreizen.

9. Een collaboratieve werkomgeving creëren

Een collaboratieve werkomgeving leidt tot een betere zichtbaarheid van wie wat doet. Dat is goed voor het vertrouwen.

10. Maak je intenties glashelder (inclusief het stellen van duidelijke doelen)

Je boodschap verwatert met de afstand. Het is vergelijkbaar met hoe iemand horen praten vanaf de overkant van een vallei een grotere uitdaging is dan iemand die naast je staat. 

Duidelijke doelen helpen uw team in één richting te bewegen, waardoor verbinding ontstaat en het vertrouwen toeneemt.

🎯 We hebben een gids gemaakt om te leren hoe je effectieve prestatiedoelen voor werknemers kunt stellen - inclusief 33 op vaardigheden gebaseerde voorbeelden. 

11. Houd werknemers op de hoogte van bedrijfsupdates

Regelmatige bedrijfsupdates - over het goede en minder goede nieuws - helpen om vertrouwen op te bouwen in teams op afstand. 

Onze klant, Data Guard, gebruikt Zavvy voor het delen van bedrijfsbrede updates. Hun productmarketingteam stuurt maandelijks een korte trainingsreis waarin productupdates worden belicht. Zo is iedereen altijd op de hoogte van veranderingen - wat vooral belangrijk is voor het verkoopteam. 

12. Verantwoordingsplicht bevorderen

Wanneer mensen verantwoordelijk worden gehouden voor hun taken en resultaten, raken ze meer betrokken. Net zoals vertrouwen betrokkenheid stimuleert, bevordert betrokkenheid het vertrouwen, waardoor een positieve spiraal ontstaat.

13. De groei van werknemers stimuleren

Investeren in de groei van uw werknemers helpt vertrouwen opbouwen in virtuele teams. Iedereen wil groeien, zich ontwikkelen en het gevoel hebben dat zijn verlangen om meer te leren wordt ingewilligd.

Tip: Investeer in software voor een naadloos loopbaangroeiproces waarbij niet voor elke nieuwe aanwinst het wiel opnieuw hoeft te worden uitgevonden! 

14. Een open forum bieden voor het delen van kennis en het bespreken van ideeën

We zeiden al dat vertrouwen noodzakelijk is voor innovatie. Als uw werknemers weten dat hun gezond verstand wordt vertrouwd, zullen zij de moed opbrengen om gedurfdere beslissingen te nemen. Een open forum waar ideeën en kennis vrijelijk stromen, helpt het enthousiasme voor creatie en innovatie te verspreiden. 

15. Mentorschap mogelijk maken

Mentorschap helpt diepe, betekenisvolle relaties te creëren die vertrouwen kweken. Het maakt natuurlijke kennisdeling mogelijk en stimuleert innovatie en creativiteit. 

💡 Lees meer over hybride mentorschap en waar u rekening mee moet houden bij virtueel mentorschap.

16. Constructieve feedback geven

Constructieve feedback helpt bij het opbouwen van vertrouwen, omdat het deel uitmaakt van transparantie. Uw werknemers kunnen zich ontspannen wanneer zij weten dat hun collega's en leiders hen zullen helpen tekortkomingen te overwinnen en hen op ontwikkelingsgebieden zullen wijzen. Deze aanpak zal leiden tot een groeimindset in plaats van een bron van groeiende wrok. 

17. De juiste mensen aannemen

Wanneer uw medewerkers gemotiveerd zijn om in een externe omgeving te werken en er mogelijk al aan gewend zijn, vinden ze het wellicht vanzelfsprekender om te vertrouwen. 

➡️ Bouw vertrouwen op met uw virtuele teams vanaf dag 1 met Zavvy

Met Zavvy wordt het opbouwen van vertrouwen binnen je virtuele teams een fluitje van een cent. Onze verschillende producten omvatten en automatiseren alle aspecten die in dit artikel worden genoemd.

Bouw vertrouwen op vanaf dag 1 met uw nieuwe werknemers via onze populaire onboarding software. De software zorgt voor alle onderdelen van de inwerkervaring, zodat u zich kunt concentreren op het (virtueel) aanwezig zijn bij uw nieuwe werknemer in plaats van te stressen over dingen die niet werken. 

Onze 360 feedback software helpt u te luisteren naar de stem van uw werknemers en biedt een kader voor multidirectionele feedback.

Carrièregroei is een andere kritieke factor voor vertrouwen. Creëer een cultuur van groei in uw virtuele teams door middel van de loopbaanpadensoftware.

Tot slot, het belang van verbindingen is iets wat we hierboven op meerdere plaatsen hebben genoemd. Dus nogmaals, we hebben je gedekt. Bouw betekenisvolle relaties op via onze verbindingsprogramma's.

Ontdek hoe u met Zavvy's people enablement suite het vertrouwen en de ondersteuningscultuur in uw organisatie kunt bevorderen.

Boekeen gratis demo van 30 minuten met een van onze experts.