"Ik denk dat niemand het maakt in de wereld zonder een vorm van mentorschap. Niemand redt het alleen," zegt Oprah Winfrey, die zich heeft uitgesproken over de rol van haar mentoren in haar loopbaanontwikkeling.
Te midden van een veranderende werkdynamiek kan mentorschap werknemers helpen om uit te blinken in hun functie en betrokken te blijven (en tegelijkertijd winst te maken). Uit de recente analyse van Gallup over de betrokkenheid van werknemers blijkt dat bedrijven met betrokken werknemers 23% meer winst maken.
In dit stuk worden de stappen en beste praktijken besproken voor het opzetten van een hybride mentorprogramma.
Remote en hybride modellen zijn de nieuwe (en welkome) manieren van werken. Maar het brengt zijn eigen moeilijkheden met zich mee.
Een onderzoek van Gallup heeft zeven belangrijke uitdagingen van hybride werken gevonden:
Een mentorschapsprogramma dat expliciet is afgestemd op een hybride werkmodel kan deze problemen aanpakken. En ook de hiaten in hybride werkplekken als gevolg van beperkte menselijke contacten opvullen.
➡️ Wil je de stress van hybride werk verminderen? Leer hoe je een hybride werkschema maakt om werk op afstand en werk op kantoor te combineren.
Waarom moet een mentorprogramma expliciet worden afgestemd op een hybride werkomgeving? Laten we eens kijken naar de drie belangrijkste redenen daarvoor.
De eerste reden is zonder twijfel de verandering van de werkplek.
Bij veranderende werkplekken verandert de wijze/frequentie van communicatie en variëren de uitdagingen.
Daarom zal elk uitgevoerd programma ook evolueren naargelang de situatie.
🚨 Bekijk 15 hybride en remote werk trends die je niet mag negeren.
Het gaat niet alleen om de werkplek. Nieuwe generaties werknemers doen nu mee.
Gen Z en Millennials krijgen liever meer begeleiding en feedback.
Hybride werk kan eenzaam zijn. Daar komt nog bij dat een personeelsbestand dat op zoek is naar feedback maar die niet krijgt, de frustratie alleen maar kan vergroten. Een mentorprogramma kan deze mensen periodiek feedback geven.
Ten slotte hebben hybride kantoren coaches nodig, geen bazen.
"Tegenwoordig is de mentaliteit van het talent dat binnenkomt zodanig dat ze dat niveau van empowerment willen, en ze willen dat niveau van vrijheid om creatief te denken.
De problemen van vandaag zijn te complex voor een manager om alleen op te lossen. Ze moeten de teams mondiger maken en hen zo nodig coachen", zegt Sunit Sinha, Head of People, Performance & Culture bij KPMG.
Het hybride model voegt extra coördinatiestappen toe.
Men kan bijvoorbeeld niet meer naar boven lopen en een snelle vraag stellen aan een collega die in het volgende hokje zit. Maar ze moeten er misschien een gesprek voor inplannen.
Het is dus ook gunstig en tijdbesparend voor uw bedrijf als u werknemers de kans geeft zelfstandig dingen te doen.
🔮 Ontdek de nieuwste statistieken over hybride en telewerken die de toekomst van werk verklaren.
Nu heb je alle geldige redenen om een mentorprogramma te lanceren. Laten we eens kijken naar drie soorten mentorschap in een hybride setting.
Het is de meest elementaire vorm van mentorschap waarbij elke deelnemer of mentee wordt gekoppeld aan één mentor.
HR zou het proces van marcheren van deelnemers kunnen afhandelen op basis van de eisen die zij op een formulier invullen.
Een andere mogelijkheid is dat deelnemers zelf op zoek gaan naar mentoren. In de traditionele aanpak is dit meer een top-down benadering waarbij senior leidinggevenden junior medewerkers begeleiden.
Tegenover de traditionele mentorbenadering staat peer mentoring, waarbij zowel mentoren als mentees een vergelijkbaar ervaringsniveau hebben en elkaar helpen te groeien.
Het conventionele systeem met senior werknemers als mentoren helpt bij het opleiden van talent of bij de planning van de opvolging.
Ondertussen is peer mentorship nuttig bij samenwerkend leren en ontwikkeling.
Mentorkringen zijn kleine groepen mensen met gemeenschappelijke interesses die regelmatig bijeenkomen voor professionele groei. Mentorkringen helpen bij het netwerken, het afleggen van verantwoording, en het verkrijgen van uiteenlopende perspectieven van verschillende groepsleden. Het is ook uitstekend voor het delen van kennis.
Voordat we ingaan op de stappen om een mentorprogramma op te zetten, is het essentieel eerst de kernwaarden of kenmerken te begrijpen die het programma effectief maken.
Dit zijn de vier ingrediënten van een effectief hybride mentorprogramma.
Wat als het programma dat u nauwgezet hebt gepland ten behoeve van de werknemers als een last voor hen begint te voelen?
Dat klinkt inderdaad verschrikkelijk.
Met een flexibel programma kunt u een dergelijk scenario voorkomen.
Natuurlijk is de flexibiliteit van tijd en communicatiemiddelen het absolute minimum in een hybride werkplek.
Maar verdere flexibiliteit is ook belangrijk bij de aanpak van het mentorschapsprogramma.
Adswerve, een reclamebureau, heeft een mentorprogramma voor het inwerken van nieuwe werknemers. Alyssa Towns, Organizational Change Manager bij Adswerve, deelt met ons hoe ze flexibiliteit in dit programma bereiken:
"Onze HR afdeling biedt een structuur voor ons mentorprogramma, zodat elk duo de ervaring kan aanpassen aan zijn behoeften. Het omvat een checklist voor nieuwe mentoren met doelstellingen voor het programma, een aanbevolen vergaderstructuur en ideeën voor gespreksonderwerpen.
Uiteindelijk is het aan de mentor en mentee om te bepalen hoe ze hun tijd samen doorbrengen... en welke onderwerpen ze moeten bespreken die voor hen van belang zijn."
Thuiswerken bespaart reistijd, maar vermindert de sociale contacten.
Omdat de mens hunkert naar verbinding, zijn eenzaamheid en zich niet verbonden voelen op het werk de grootste uitdagingen van werken op afstand. Een empathische mentor die deze nieuwe werkuitdagingen kan bespreken, biedt de leerling een veilige plaats om zich te uiten en oplossingen te vinden.
Traditioneel richt mentorschap zich op de professionele aspecten van rollen (die essentieel zijn). Mentorschap kan echter ook plaats bieden aan het opbouwen van relaties en empathie op een hybride werkplek.
Het kan bijvoorbeeld een gelegenheid zijn om water cooler talk, lunchruns met collega's en ganggesprekken over weekendplannen te herhalen.
Met een extra laag van hybride werkplekveranderingen is het nog belangrijker om intentioneel te zijn in mentorschapsprogramma's.
Een inclusief programma (ongeacht ras, geslacht, seksuele geaardheid of leeftijd) kan vertrouwen kweken, het gevoel van saamhorigheid op het werk verbeteren en talent behouden op de huidige concurrerende arbeidsmarkt.
Nadat u zoveel tijd hebt besteed aan het opzetten van een mentorprogramma en het koppelen van mentoren aan leerlingen, is het laatste wat u wilt dat geen van hen elkaar nog ontmoet.
Een eerste plan dat u met hen deelt, biedt de basisverwachtingen voor mentoren en leerlingen om verantwoordelijk te blijven.
Bovendien kunt u op afstand enquêtes houden om te controleren of alles naar wens verloopt.
Met de basisingrediënten is het tijd om de handen uit de mouwen te steken en de vijf stappen voor het opzetten van een mentorprogramma te doorlopen.
Ten eerste moet op organisatorisch niveau duidelijk zijn waarom u een mentorprogramma lanceert.
Sommige doelen kunnen zijn:
Dit doel bepaalt het type mentorschap. Bijvoorbeeld:
Zorg dat je een skeletstructuur klaar hebt waarin de volgende punten aan bod komen:
Verschillende werknemers zullen verschillende motivaties hebben om deel te nemen aan een mentorschapsprogramma.
Een overzicht van de doelstellingen en voordelen van het programma schept al vroeg duidelijke verwachtingen.
Verder kunt u de deelnemers in het aanmeldingsformulier vragen stellen over hun verwachtingen. Dat zal het matchingsproces vergemakkelijken.
Met een duidelijke structuur en deelnemers aan boord, is de volgende taak het koppelen van deelnemers. Dat kan:
Na afstemming kunt u een korte introductiebijeenkomst houden om de structuur te delen of deze via e-mail delen. Verder kunnen de deelnemers het plan aanpassen aan hun behoeften.
Ten eerste kunt u feedback van deelnemers verzamelen om na te gaan of het programma op schema loopt.
Dan kunt u teruggaan naar uw doelstellingen om de doeltreffendheid van het programma te meten.
De bovenstaande vijf stappen vormen de basis voor een mentorprogramma. Verder kunt u onderstaande vijf best practices gebruiken om de werknemerservaring te verbeteren.
"De fout die in de meeste mentorschapsprogramma's wordt gemaakt, is dat werkgevers veel tijd besteden aan het koppelen van werknemers en het opzetten van het systeem, om vervolgens mentoren en leerlingen (hopelijk) de weg naar succes te laten inslaan." Jeffrey Zhou, medeoprichter en CEO, Fig Leningen.
In plaats van de hele tijd te besteden aan het matchen van deelnemers, besteed je genoeg tijd aan wat de waarde zal creëren, namelijk:
"Leerlingen in afgelegen gebieden kunnen te maken krijgen met extra stress omdat ze thuis werken en minder mogelijkheden hebben voor ondersteuning. Zorg ervoor dat mentoren getraind zijn in het bespreken en ondersteunen van mentees met betrekking tot de unieke problemen die voortkomen uit hybride werkplekken." Ruben Gamez, oprichter en CEO, Signwell.
Iemand begeleiden is een enorme verantwoordelijkheid. En je moet weten hoe je een uitdagende situatie empathisch aanpakt en een mentee in de juiste richting stuurt. Een initiële opleiding voor mentoren zal ervoor zorgen dat zij beter zijn toegerust om de deelnemers te helpen.
Als iets de afstand of complexiteit kan doorbreken die ontstaat door werk op afstand of hybride werk, dan is het de technologie wel.
Gebruik technologie om:
"Ik raad aan een levend document te maken. Tijdens het gesprek kan de mentee aantekeningen maken en de mentor kan links naar bronnen toevoegen. De mentee kan tussen de gesprekken door vragen stellen en de mentor kan herinneringen achterlaten." Grace He, directeur Mensen en Cultuur, TeamBuilding.
Schrijven kan deze gesprekken structureren en ook de verantwoording vergroten.
Een werkdocument helpt om de volgende sessie beter voor te bereiden. Het wordt ook een nuttig dossier voor de leerling om later terug te kijken.
"Ik denk dat waar bedrijven de fout in gaan, is dat ze niet nadenken over de schaaluitdaging. Zelfs als ik een spreadsheet of een intranetsite opzet waar mensen zich kunnen aanmelden, is dat meestal niet schaalbaar in de hele organisatie." Sarah Haggard, CEO van Tribute, een peer-to-peer mentoring app.
Dit punt komt weer terug op het gebruik van technologie. Vermijd zoveel mogelijk handmatig werk om het programma op te schalen.
Veel van de bovenstaande gesprekken gingen over het gebruik van technologie, het schaalbaar maken van het mentorprogramma en het goed gestructureerd houden ervan. U kunt het allemaal doen met behulp van Zavvy.
Gebruik Zavvy om:
Ons team van experts staat klaar om u te helpen bij het opzetten van motiverende mentorprogramma's voor uw hybride personeelsbestand. Boek een live sessie voor meer informatie.
.png)
.png)
