Velen van ons zijn gewend geraakt aan de nieuwe routine van werken op afstand en het creëren van een evenwicht tussen werk en privéleven. Terwijl we genieten van deze nieuwe flexibiliteit, richten bedrijven zich met het uitrollen van vaccins op het terugbrengen van hun mensen naar kantoor.
Als we de pandemie te boven komen, zal slechts 46% van de bedrijven werken op afstand blijven toestaan. Andere bedrijven gaan terug naar kantoor of kiezen voor een hybride model, waarbij zowel op afstand als op kantoor kan worden gewerkt.
Hoewel we ervaring hebben met werken op kantoor, en een redelijk idee hebben van werken op afstand, weten we maar weinig over het hybride model.
In dit artikel leert u meer over een hybride werkschema, hoe u ermee aan de slag kunt gaan en hoe u het beste van beide werelden kunt gebruiken. Als u het comfort wilt van werken op afstand met de voordelen van het zien van uw teamgenoten - allemaal in één werkmodel, lees dan verder.
Een hybride werkmodel is het ontwerpen van een structuur waar zowel - werknemers als organisaties van kunnen profiteren. Hier kunnen werknemers op afstand werken, op kantoor, of in een combinatie van beide - allemaal tegelijk.
Dit werkmodel beperkt zich niet alleen tot de locatie van uw werknemers. Er wordt rekening gehouden met verschillende andere factoren - hoe hun dag is gestructureerd, hoe ze hun werk gedaan krijgen, en misschien wel het belangrijkst, hoe ze met hun collega's communiceren en hun werk rapporteren.
Een hybride werkschema is een regeling die aangeeft wanneer medewerkers op afstand of vanuit kantoor moeten werken. Hierbij wordt rekening gehouden met de behoeften van elke werknemer en worden de doelstellingen van uw organisatie vooropgesteld. Er zijn verschillende soorten hybride werkschema's, en elk heeft zijn eigen voor- en nadelen.
Om te beginnen geeft het uw werknemers de vrijheid om te werken wanneer het hun uitkomt. Hoewel werken op afstand geweldig is en ruimte biedt voor flexibiliteit, is het niet voor iedereen ideaal. Sommige mensen geven de voorkeur aan de sociale interactie met hun collega's, anderen voelen zich productiever als ze op kantoor werken.
Het idee van een hybride werkschema is dat werknemers niet verplicht zijn volledig thuis of op kantoor te werken.
De toekomst van werk is nog steeds wazig en onvoorspelbaar. Ondanks dat vaccins volop worden uitgerold, is een groot aantal mensen ongevaccineerd en bang om weer naar kantoor te gaan. Dit alles draagt ertoe bij dat veel bedrijven het hybride model zullen blijven gebruiken of zullen experimenteren met een volledig op afstand werkend schema.
Uitzoeken hoe een hybride werkmodel moet worden geïmplementeerd is verre van eenvoudig. Net als werken op afstand of op kantoor hebben ook hybride werkschema's hun voor- en nadelen. Hier volgen enkele van de meest voorkomende.
Zoals u in de bovenstaande grafiek kunt zien, komen de meeste nadelen van hybride werk voort uit een gebrek aan communicatie. Daarom gaan we er zo meteen dieper op in.
Bij het ontwerpen van een hybride werkmodel is het belangrijk om de verschillende drijfveren voor productiviteit te begrijpen: energie, focus, coördinatie, transparantie en verantwoordelijkheid. Vervolgens moet worden nagegaan hoe de uitdagingen van deze drijfveren kunnen worden overwonnen. Laten we ze elk afzonderlijk bekijken:
Transparantie is de basis van een succesvol hybride werkmodel. Wil het werken, dan moeten uw werknemers open en eerlijk zijn over hoe en waar ze werken. Niet om uw mensen te micromanagen of te bespioneren, maar om iedereen te laten weten hoe en waar ze bereikbaar zijn.
Een van de gemakkelijkste manieren om dit te doen is door een status in te stellen in Slack. Naast je naam kun je schrijven wanneer en waar je op kantoor bent. Bijvoorbeeld:
Zo kunnen uw medewerkers zien wanneer u beschikbaar bent om met hen te communiceren. Als u 100% transparant wilt zijn, moet u er bovendien voor zorgen dat voor iedereen hetzelfde hybride werkrooster geldt en dat er geen ruimte is voor een speciale behandeling.
Om een hybride werkschema te laten werken, is het belangrijk om regelmatig check-ins te plannen met uw werknemers. Vraag naar hun voorkeuren, kerntaken of feedback over deze nieuwe werkregeling. Naast de standaard afdelingsvergaderingen helpen 1:1-vergaderingen u te begrijpen hoe uw mensen met elkaar samenwerken. Spreek een specifieke tijd en datum af of gebruik een vergaderplanner om een spontane vergadering te organiseren.
Het is ook gemakkelijker om tekenen van burn-out of problemen die een werknemer in zijn dagelijks werk heeft, op te merken. Hoe druk u het ook heeft, zorg ervoor dat u minstens één keer per maand ruimte maakt voor deze gesprekken met elke werknemer die u rechtstreeks aanstuurt.
Om te gedijen in een hybride werkmodel is het belangrijk om uw werknemers te vertrouwen dat ze hun werk op tijd doen. Hen verantwoordelijk maken voor hun werk zal niet alleen de onafhankelijkheid bevorderen, maar hen ook bewust maken van deadlines.
In een hybride werkregeling kunnen werknemers op verschillende manieren verantwoording afleggen. Enkele daarvan zijn:
In een hybride rooster is het veel moeilijker voor een manager om de productiviteit van uw werknemers te volgen. Daarom moeten uw werknemers verantwoordelijk zijn voor het beheren, voltooien en rapporteren van hun werk.
Wanneer uw werknemers vanuit huis werken, is het belangrijk dat zij de voorkeursmethode gebruiken die door uw managers is vastgesteld voor rapportage. Als u de oprichter van een start-up bent, is het essentieel om mensen aan te nemen die verantwoordelijk zijn en hun eigen werk kunnen rapporteren.
Om van hybride een succes te maken, moet u een model ontwerpen dat het best bij uw organisatorische behoeften past. Er is geen standaardaanpak die voor iedereen geschikt is. Er zijn in de loop der tijd vele modellen ontstaan, elk gunstig voor een specifieke werkomgeving.
Hier zijn er enkele om uit te kiezen:
Dit is een van de meest voorkomende schema's voor werken op afstand. In deze regeling volgt iedereen één gemeenschappelijke regel die door de manager is vastgesteld. Alle werknemers moeten bijvoorbeeld elke dag van de week op kantoor werken, behalve op vrijdag, wanneer ze op een plaats naar keuze kunnen werken.
Dit is een klassiek model omdat het voorspelbaar is en gemakkelijk voor alle betrokkenen om eraan te wennen. Als u een bedrijf ziet dat een hybride werkschema aanbiedt, is de kans groot dat ze in deze opzet werken. Er zijn zelden nadelen aan dit model, behalve dat het niet al te flexibel is.
Het is vergelijkbaar met het cohortwerkmodel (alleen bepaalde dagen zijn remote/hybrid), met één belangrijk verschil. Werknemers die naar kantoor komen, hebben de flexibiliteit om binnen hun eigen tijdschema te werken. Bijvoorbeeld van 8 tot 11 uur. Dit geeft uw werknemers nog meer vrijheid en flexibiliteit.
Dit is het oorspronkelijke hybride werkmodel. In deze opzet beslissen het management en de werknemers wanneer ze op afstand of op kantoor werken.
Afhankelijk van wie de leiding heeft, zijn er twee verschillende subtypes van dit model.
Een flexibel rooster onder leiding van het management is er een waarbij de bedrijfsleiding bepaalt wie wanneer in een hybride setting werkt. Het grootste voordeel is dat je werknemers kunt rondschuiven als ze nodig zijn op kantoor. Dit model kan een zegen zijn als het management efficiënt is. Zo niet, dan heb je managers die mensen oproepen voor de kleinste problemen. Ook vergt dit model een extra inspanning van de manager om een planning te maken.
Een flexibel rooster onder leiding van de werknemer is favoriet bij alle werknemers. Hier kunnen ze zelf bepalen wanneer ze op afstand of op kantoor willen werken. Dit model is gebaseerd op de voordelen van flexibiliteit en vrijheid die werknemers genieten. Een van de nadelen is dat uw werknemers misschien niet beschikbaar zijn wanneer u ze op kantoor nodig hebt. Als u dit model wilt toepassen, is het belangrijk dat u uw behoeften kenbaar maakt en dat u mensen aanwerft die verantwoordelijkheid kunnen nemen voor hun werk.
Het is echt moeilijk om het beste model te kiezen zonder rekening te houden met de unieke kenmerken van uw bedrijf, management en werknemers. De waarheid is dat elk bedrijf zijn eigen manier heeft om werk gedaan te krijgen en te communiceren. Ons beste advies is om verschillende modellen te combineren tot u er een vindt (of creëert) die het beste bij u past.
Net als alle goede dingen in het leven, moet een hybride werkmodel worden gepland en bewust worden toegepast om te kunnen werken voor uw bedrijf en uw werknemers.
Begin met het kiezen van een model dat voldoet aan de behoeften van uw organisatie. Misschien is het niet meteen goed, maar kies er een om mee te beginnen. Het cohortschema is waarschijnlijk het gemakkelijkst om mee te beginnen. U kunt later verdergaan als u ziet wat voor u werkt.
Ten tweede, implementeer niet zomaar uit het niets een hybride rooster. Neem babystapjes door een WFH-beleid van één dag in te voeren. Na verloop van tijd kun je je model verder aanpassen en verbeteren. Het is ook een goed idee om een afdeling of een groep mensen te selecteren om mee te experimenteren, voordat je het hybride model opschaalt naar de rest van je organisatie.
Ten derde: documenteer hoe en waar u werkt. Zie dit als uw hybride werkmanifest - een reeks richtlijnen over hoe u het werk in uw bedrijf structureert. Het is gemakkelijker om iedereen te informeren als het eenmaal op papier staat en het is een uitstekend hulpmiddel om nieuwe werknemers in te werken.
Last but not least, beslis welke tools je wilt gebruiken voor het beheren van een hybride werkschema. Naast communicatietools (zoals Slack) heb je ook een set tools nodig voor projectbeheer en rapportage om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit met hun KPI's en doelen.
Als u klaar bent om hybride werk in uw eigen kantoor te introduceren, zijn hier enkele van de beste voorbeelden van gewoonten, hulpmiddelen en technieken die u nodig hebt om te beginnen.
Om een duidelijker beeld te krijgen van de impact die uw medewerkers hebben, kunt u zich het beste baseren op KPI's. Bijvoorbeeld het aantal gevoerde verkoopgesprekken, het aantal geschreven artikelen, opgeloste support tickets, enz.
Investeren in communicatietools zoals Slack of Zoom maakt het gemakkelijker om met uw mensen te communiceren. Tools als Google Workspace zijn goed om mee te beginnen, maar er zitten beperkingen aan. Door uw team te voorzien van de juiste tools kunnen ze efficiënt en samen werken vanuit huis.
Als u een cohort- of spreidingsschema gebruikt, laat die schema's dan uitschrijven in een document en toevoegen aan uw online kalenders. Op die manier weten uw medewerkers wanneer en waar ze moeten werken. Geef als manager het goede voorbeeld en houd u aan het schema dat u voor uzelf en uw team opstelt.
Veel hybride en externe bedrijven houden vast aan asynchrone vergaderingen / een asynchrone communicatiestijl, waarbij werknemers berichten niet in realtime beantwoorden, maar wanneer ze beschikbaar zijn. Dit is slechts één manier om communicatie op te zetten, dus welk model je ook kiest, schrijf het op. Bepaal bovendien welk type communicatie het beste past bij je behoeften. Bijvoorbeeld, klantgerichte gesprekken gebeuren op Zoom, interne bedrijfsgesprekken gebeuren op Slack, belangrijke taken gaan via e-mail, werkgerelateerde berichten gaan in je projectmanagementtool, enz.
Een nieuwe manier van werken brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. Of u nu voor het eerst het hybride model introduceert of uw bestaande model verbetert, hier zijn enkele veelgemaakte fouten die u kunt vermijden.
Bij de uitvoering van uw hybride schema is het noodzakelijk dat één regel voor iedereen geldt.
Er is niets demotiverender dan 3 tot 5 dagen per week vanuit een kantoor te werken en dan te zien dat het topmanagement fulltime op afstand werkt. Voor een eerlijk spel waarbij iedereen van uw model profiteert, is het belangrijk dat al uw werknemers dezelfde regel volgen.
Het volgen van de productiviteit van uw werknemers via opdringerige tijdregistratie-apps of schermopname-apparaten is niets anders dan overbodig. Ze zullen zich niet alleen gewantrouwd voelen, maar ook een terugslag geven aan hun groei in uw bedrijf. De beste manier om hun prestaties te meten is via KPI's.
Voortdurende ontwikkeling van nieuwe hybride praktijken en processen is essentieel voor de doeltreffendheid van uw model. Besteed vooral aandacht aan kwesties als inclusie en eerlijkheid, en kijk hoe uw werknemers zich aanpassen aan deze nieuwe regeling. Uw werknemers mogen niet het gevoel hebben dat ze oneerlijk worden behandeld of dat u een bepaald team bevoordeelt. Het is essentieel om een rooster te maken dat voldoet aan de behoeften van elke werknemer.
Sommige mensen kunnen het zich veroorloven meer op kantoor aanwezig te zijn, afhankelijk van de manier waarop zij hun leven inrichten. Anderen, zoals ouders of mensen die voor iemand moeten zorgen, kunnen niet regelmatig op kantoor komen. Zorg ervoor dat iedereen dezelfde doorgroeimogelijkheden heeft, zolang ze hun werk efficiënt en op tijd afmaken. Plaats mensen nooit in een nadelige positie alleen omdat ze niet meer op kantoor aanwezig kunnen zijn.
In het verleden, toen bedrijven begonnen te experimenteren met flexibele werkmodellen, lieten ze managers meestal het proces sturen. Veel van hen zetten hun werknemers zonder goede reden onder druk om naar kantoor te komen. Daardoor raakten ze teleurgesteld in het rooster. Als u onlangs een hybride model hebt ingevoerd, vermijd dan micromanagement van uw werknemers tot een punt waarop ze willen opstappen. Stel uw regels op en houd u eraan.
Aanpassing aan hybride hulpmiddelen kan tijd kosten. Maar als uw medewerkers eraan gewend zijn die tools regelmatig te gebruiken, moet u voorkomen dat ze worden vervangen. Zodra u werknemers gedeeltelijk toestaat om vanuit kantoor te werken, kunt u in de verleiding komen om terug te gaan naar de oude kantoorvergaderingen. Maar het is belangrijk dat iedereen zich betrokken voelt, vooral degenen die nog op afstand werken.
Om te gedijen in een hybride werkomgeving, vertrouwen velen van ons op tools zoals Slack of Zoom om in contact te komen met onze collega's. Om gesprekken boeiend te maken voor uw team, hebben we nieuwe functies gelanceerd in ons platform. Van het wekelijks organiseren van microlessen tot het onboarden of opleiden van uw medewerkers, elke functie is doordacht ontworpen naar uw behoeften.
Ze duren slechts 5 minuten en stellen je in staat om hybride werk gestructureerder aan te pakken en betrokken te blijven bij je werknemers, zonder hun werkprocessen te verstoren of ze te binden aan lange vergaderingen.
Naast werkgerelateerde onderwerpen kunt u Zavvy ook gebruiken om iedereen wekelijks taken toe te wijzen over veerkracht, dankbaarheid en zelfreflectie. We gaan nog een stap verder door uw favoriete communicatietools te integreren in uw bestaande (hybride) workflow.
U kunt altijd contact met ons opnemen voor een gratis demo!
Hoewel het nog steeds niet zeker is dat werken op afstand de toekomst heeft, is het vrij zeker dat hybride roosters een blijvertje zijn. Hoewel ze hebben een aantal nadelen, hun voordelen opwegen tegen de nadelen door een grote marge en ze kunnen zorgen voor een geweldig systeem voor bedrijven van elke omvang. Met een geweldig team van mensen, kunt u beginnen met het uitrollen van uw hybride schema vandaag en geniet van de voordelen, zowel voor het management en uw medewerkers.
.png)
.png)
