Koffie/Lunch Roulette: Waarom virtuele teams het nodig hebben en hoe het op te zetten

Psychologische veiligheid is het fundament van effectieve en bloeiende teams, zo blijkt uit een studie van Google. Het betekent dat teamleden beter samenwerken in een inclusieve cultuur, wat alleen mogelijk is als alle betrokkenen bereid zijn zich kwetsbaar op te stellen, uitdagingen aan te gaan, risico's te nemen en nieuwe manieren te vinden om zowel te innoveren als samen te werken.

Helaas is het opbouwen en koesteren van een inclusieve werkcultuur gemakkelijker gezegd dan gedaan.

79% van de werknemers voelt zich meer geïsoleerd sinds ze op afstand werken, terwijl uit een ander onderzoek blijkt dat 70% van de werknemers zich meer opgebrand en gestrest voelt dan vóór de pandemie. Ze ontwikkelen uiteindelijk een mentaliteit van ontkoppeling, wat leidt tot lagere productiviteitsniveaus, meer functionele silo's en grotere kenniskloven tussen de afdelingen. Op zijn beurt wordt de coördinatie verstoord. De cultuur lijdt eronder.

Gelukkig zijn er een paar praktische manieren om deze onzichtbare muren tussen teams en afdelingen af te breken, en degene die we vandaag zullen bespreken is koffieroulette of lunchroulette.

Wat is een Koffie Roulette of Lunch Roulette?

Koffieroulette of lunchroulette bootst de informele betrokkenheid na die regelmatig zou plaatsvinden in een traditionele kantooromgeving, en voorkomt dat hybride of afgelegen personeel zich geïsoleerd voelt van teamleden en leden van andere afdelingen.
Het idee achter het houden van een virtuele koffieroulette is eenvoudig: het koesteren en bevorderen van een samenwerkingscultuur op de werkplek.

Zie het als een pauze om met collega's te socialiseren bij een kopje koffie of lunch, waardoor een basislaag van vertrouwen en een gevoel van veiligheid tussen de deelnemende personen ontstaat.

Hoe werkt een koffieroulette of lunchroulette?

Een koffieroulette of lunchroulette kan zowel handmatig als automatisch plaatsvinden. Als u voor de manuele manier kiest, bent u verantwoordelijk voor het matchen van medewerkers uit hetzelfde team of verschillende teams. 

Aan de andere kant, als u gespecialiseerde softwarediensten gebruikt, hoeft u alleen maar uw werknemers in het systeem in te voeren, waarna een algoritme automatisch twee of meer werknemers matcht voor een "willekeurige" ontmoeting via de telefoon of het scherm.

Bovendien kunt u ook instellen hoe vaak uw werknemers moeten deelnemen aan koffie- of lunchroulette.

We zullen later dieper ingaan op zowel de handmatige als de geautomatiseerde manieren om koffieroulette of lunchroulette te organiseren.

De voordelen van een koffie- of lunchroulette voor virtuele teams

Stel je voor: je gaat naar een vergadering met een collega die je nog nooit hebt ontmoet om een groot project te bespreken. 

Hoe comfortabel zou u zich voelen bij het delen van standpunten met een volslagen vreemde? Zelfs als u de meest uitgesproken en extraverte persoon bent, zal er toch een algemene terughoudendheid zijn tussen u en de medewerker. 

Maar als uw bedrijf een virtuele ijsbreker zou hebben, zoals een koffie- of lunchroulette, zou u al bekend zijn met de collega, waardoor eventuele spanningen of angsten worden weggenomen, en u beiden meteen effectief kunt beginnen samen te werken.

Met dit in gedachten zijn hier enkele voordelen van het organiseren van een lunch of koffieroulette voor uw virtuele team:

Inclusieve en communicatieve bedrijfscultuur

Met werknemers die thuis werken en in verschillende tijdzones wonen, kan het een uitdaging zijn om de interne communicatie binnen een organisatie op peil te houden. Met een koffie- of lunchroulette kunnen werknemers hun persoonlijke netwerk uitbreiden en nieuwe contactpunten binnen het bedrijf ontwikkelen. 

Tegelijkertijd versterkt een gesprek met collega's de sfeer van vertrouwen en zorgt het voor plezier en afwisseling voor de deelnemers gedurende de hele werkdag. Bovendien stelt het hen gerust dat andere werknemers hun werk uitdagend vinden en dezelfde/gelijke doelen nastreven. Dit creëert indirect een inclusieve sfeer.

Informele uitwisseling van dialoog en standpunten 

Het organiseren van een koffie- of lunchroulette bevordert een informele uitwisseling van dialoog en standpunten, waardoor de deelnemers zich comfortabeler en veiliger voelen in elkaars aanwezigheid. Het neemt de onzichtbare formele barricades weg, wat op zijn beurt dynamische relaties opbouwt om meer vooruitgang te boeken door kennisuitwisseling in het kader van het dagelijks functioneren en toekomstige projecten.

Het bevorderen van menselijke relaties

Zoals gezegd helpt het organiseren van een koffie- of lunchroulette de menselijke relaties in uw bedrijf te bevorderen. Bovendien doorbreekt het communicatiebarrières en bevordert het de uitwisseling van ideeën tussen afdelingen en hiërarchische grenzen, waardoor de silo-mentaliteit - of onsamenhangend denken - verdwijnt.

Het willekeurig samenvoegen van mensen zorgt ook voor een gevoel van opwinding bij werknemers om nieuwe kennissen te maken en echte, boeiende gesprekken op gang te brengen. Dit kan leiden tot betere teamsamenwerking en, nog belangrijker, tot positieve relatiegroei met collega's.

Interne netwerken

Als we het over netwerken hebben, gaat het meestal over contacten met mensen buiten je bedrijf. En hoewel dat zeker belangrijk is om toegang te krijgen tot kansen en kennis die je in je eentje misschien niet vindt, is netwerken binnen je bedrijf even belangrijk.

Fast Company definieert intern netwerken als "contact zoeken en leggen met collega's binnen je organisatie, zelfs als dat niet nodig is voor je werk".

Wanneer u zich voortdurend inlaat met mensen uit uw eigen bedrijf, bouwt u relaties en verstandhouding op en cultiveert u een omgeving van wederzijds vertrouwen en respect. Dit alles leidt tot een hogere productiviteit en een betere algemene werkervaring.

Het organiseren van een koffie- of lunchroulette is een van de eenvoudigste interne netwerktrucs. Om sterkere relaties tussen kantoren te creëren, kunnen werknemers informatie delen over lopende of komende projecten, familie en vrienden bespreken, of andere willekeurige onderwerpen.

Voer empathische gesprekken die er toe doen

89% van de HR-leiders vindt dat empathie essentieel is in een hybride omgeving, en virtuele koffie- en lunchroulettes kunnen empathie tussen werknemers bevorderen. 

Deze roulettesessies kunnen aanzetten tot zinvolle gesprekken met deelnemers die openlijk praten over falen en succes. Zie het als het creëren van een meer duurzame definitie van succes, waarbij werknemers in plaats van burn-out te verheerlijken, de waarde inzien van empathie, samenwerking, teambuilding en veerkracht.

Hoe bevorder je zinvolle gesprekken?

Op Zavvy staat daar een sjabloon voor.

In het algemeen raden wij aan een veilige omgeving te creëren en concrete onderwerpen voor te stellen om mensen hun "hoogste hoogtepunten" en "laagste dieptepunten" uit het verleden te laten delen. U zult verrast zijn hoe snel het gesprek een veel dieper niveau zal bereiken dan oppervlakkige alledaagse small talk!

In een notendop: koffie- en lunchroulettes bevorderen een inclusieve toekomst door werknemers samen te brengen en de ervaring van werken op afstand en hybride werk te transformeren.

Bovendien hoeft u ons niet op ons woord te geloven voor deze voordelen - we hebben feiten om dit te bewijzen.

Data science bedrijf Profusion bouwde een koffie roulette systeem dat automatisch werknemers koppelde voor een informele virtuele ontmoeting. Een onderzoek wees vervolgens uit dat:

• 72% van de werknemers ervaart een verbetering van het moreel
• 63% van de werknemers voelde zich minder geïsoleerd of ongelukkig
• 96% van de werknemers voelde zich meer betrokken bij het bedrijf terwijl ze op afstand werkten
• 61% had een beter beeld van de functie van hun collega's

Het idee van lunch roulette kwam David Thompson, een wetenschapper die social media strateeg is geworden, op het spoor toen hij bij het Amerikaanse leger van geneesmiddelenfabrikant Boehringer Ingelheim (BIPI) werkte.

Op een keer kon hij niemand vinden om mee te lunchen. Dus bouwde hij samen met zijn collega Christopher Tan een prototype en stuurde uitnodigingen naar een selecte groep collega's.

Binnen 12 uur na livegang binnen het bedrijf zag de app grote tractie. Binnen zeven weken koppelde de app meer dan 350 mensen om te gaan lunchen. Tan ontdekte dat een lunchroulette onverwachte koppelingen opleverde (de app koppelde bijvoorbeeld de CEO van BIPI aan een jong lid van het marketingteam) die vaak leidden tot onvoorziene gesprekken en een betere samenwerking.

Hoe organiseer je een lunch of koffie Roulette?

Hieronder hebben we een stap-voor-stap overzicht gemaakt om u door het proces te leiden.

Stap 1: Maak een spreadsheet met de informatie over uw teamleden. Dit moet de volledige naam van alle medewerkers bevatten, hun afdelingen, e-mailadressen, telefoonnummers, enz. 

Tip: Vermeld zo weinig mogelijk details om onnodige werkdruk te voorkomen.

Stap 2: Stel spelregels op. Hoe wilt u uw medewerkers koppelen? Wilt u ze alleen koppelen aan medewerkers van andere afdelingen? Of vindt u het goed als medewerkers van hetzelfde team elkaar ontmoeten tijdens een lunch of koffie? 

Vergeet niet dat er geen goed of fout antwoord is. Denk na over uw bestaande werknemersrelaties en neem uw beslissing.

Stap 3: Begin op basis van uw regels met het willekeurig koppelen van werknemers aan andere werknemers. Zorg ervoor dat u de koppelingen correct noteert om misverstanden en miscommunicatie te voorkomen.

Stap 4: Stuur e-mails naar de deelnemende werknemers met meer informatie over de virtuele koffie- of lunchroulette. Probeer bij het versturen van de e-mails de andere deelnemers te CC-en, zodat iedereen weet wanneer en waar de roulette zal plaatsvinden.

Zorg ervoor dat u alle noodzakelijke details vermeldt, zoals de reden voor het organiseren van de roulette, een kort stukje waarom het paar goed is, de deadline voor het doen van de roulette, enz.

Stap 5: Maak een lijst met 'koffieroulette op het werk'-vragen. Denk aan vragen die de deelnemende werknemers kunnen helpen het ijs te breken en te zorgen voor een vlotte doorstroming van het gesprek. U kunt grappige en ongedwongen vragen toevoegen, maar u wilt ook inzichtelijke en onthullende vragen opnemen die een betere werkrelatie opbouwen.

Hier zijn onze topfavorieten:

• Wat zou je doen als je je huidige baan niet had? 
• Als je de kinderversie van jezelf in één woord moet beschrijven, wat zou dat dan zijn?
• Wanneer ben je het gelukkigst?
• Vul in: Als je me echt zou kennen, zou je weten dat ik ___.
• Welke eigenschap bewondert u het meest in anderen en waarom?
• Wat zou je veranderen als je op je eerste dag de wereld zou regeren?
• Hoe zou u uw perfecte dag omschrijven?

Heb je je lijst afgewerkt? Geweldig. Laten we naar de volgende stap gaan.

Stap 6: Stuur vriendelijke herinneringsmails naar deelnemers op vooraf bepaalde intervallen. U kunt bijvoorbeeld herinneringsmails sturen een dag voor de geplande meetup, vijf dagen voor de vastgestelde datum of een week voor de roulette deadline.

Stap 7: Stuur de deelnemers na de roulettesessie opnieuw een e-mail met de vraag om feedback. Dit is een zeer kritische stap die u veel inzicht kan geven in het proces van wat werkt en wat niet werkt, hoe het uw werknemer beïnvloedt, hoe u het kunt verbeteren en het voor de deelnemers gemakkelijker kunt maken.

Herhaal het proces na een maand - of een tijdsbestek dat u het meest geschikt acht voor uw werknemers. Om koffie- of lunchroulettes te laten werken, moet u consequent zijn. Het is een tijdrovend proces, maar zeker de moeite waard.

❗️ Maar... er is ook een VEEL handigere manier om een virtuele koffieroulette of lunchroulette te organiseren: automatisering.

⚙️ Hoe automatiseer je een koffie- of lunchroulette via Slack of Microsoft Teams met Zavvy

Wij begrijpen dat werknemers uw grootste kapitaal zijn en bieden praktische oplossingen om de productiviteit en het behoud van teams te stimuleren. 

Met dit in gedachten hebben we onze Connection Programs oplossing gemaakt om je te helpen betekenisvolle verbindingen met je mensen te ontwikkelen. Je kunt onze oplossing gebruiken om je collega's automatisch met elkaar in contact te brengen voor informele ontmoetingen of wandelbijeenkomsten om gesprekken te stimuleren die de teamgeest versterken en de mentale gezondheid verbeteren.

Hier volgt een kort overzicht van hoe je Zavvy's 'Conversations That Matter' sjabloon kunt gebruiken om een koffie- of lunchroulette te organiseren:

Stap 1: Na het inloggen op je Zavvy account, ga je naar sjablonen en klik je op Slack verbinden voor de Slack integratieoptie.

Stap 2: Klik op Sjablonen. Hier zie je onze sjablonen voor verschillende categorieën, die stuk voor stuk met zorg zijn ontworpen. Er zijn bijvoorbeeld sjablonen voor

• Toevallige ontmoetingen (koffieroulette)
• Walk & Talk (mensen aanmoedigen om een wandeling te maken tijdens de dialoog)
• Gesprekken die ertoe doen (zinvolle gesprekken aanmoedigen)

Als je een zinvollere routine wilt organiseren, scroll je naar beneden en klik je op Conversations That Matter (Gesprekken die ertoe doen) in het gedeelte Hybrid/Remote Work (Hybride/afstandswerk).

In dit gedeelte vind je een korte introductie en uitleg over het doel van deze aanpasbare sjabloon.

Dit programma helpt je om gezonde communicatie te waarborgen en een empathische werkcultuur te ontwikkelen waarin werknemers zich op hun gemak voelen en zich thuis voelen.

Stap 3: Zo ziet de sjabloon Conversations That Matter eruit:

Je kunt de sjabloon naar wens aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld de titel veranderen in 'Koffie Roulette' of 'Lunch Roulette', een miniatuur en een beschrijving toevoegen, enzovoort. Als je naar beneden scrollt, zie je een heleboel andere instellingen.

Je kunt de instellingen bepalen zoals je wilt en op basis van de roosters van je werknemers. 

Zavvy Top Tip: De enige manier om succes te boeken met het organiseren van koffieroulettes of lunchroulettes is door te zorgen voor consistentie. Maak gebruik van onze optie Herhalen en plan roulettesessies elke week of twee weken om de resultaten te maximaliseren.

Stap 4: Scroll naar boven en klik op het tabblad Builder in de bovenste menubalk. Je ziet een lijst met onderwerpen waarover deelnemende medewerkers kunnen praten om zinvolle gesprekken te stimuleren.

Om werknemers verder te begeleiden, kun je alle inhoudselementen toevoegen die je maar wilt, of het nu een vraag of een verklaring is.

Stap 5: Pas vervolgens het bericht aan dat je wilt sturen naar medewerkers die door Zavvy zijn gematcht voor de roulette. Je kunt dit doen door te klikken op de optie Groepsactiviteit.

Zavvy maakt automatisch een Slack kanaal aan voor de gekoppelde medewerkers en verstuurt je definitieve bericht voor deze fase.

Stap 6: Klik op het tabblad Toewijzen in de bovenste menubalk. Hier wijst u, zoals de naam al doet vermoeden, verschillende medewerkers toe om de roulette te starten.

Zavvy maakt automatisch een Slack kanaal aan voor de gekoppelde medewerkers en verstuurt je definitieve bericht voor deze fase.

Stap 6: Klik op het tabblad Toewijzen in de bovenste menubalk. Hier wijst u, zoals de naam al doet vermoeden, verschillende medewerkers toe om de roulette te starten.

Er zijn twee manieren om dit aan te pakken:

1. Eerst kunt u medewerkers handmatig toewijzen door te klikken op de optie Cohort handmatig toewijzen , gevolgd door het zoeken naar leden die u wilt koppelen voor de sessie.

2. Ten tweede kun je jezelf veel tijd besparen door het koppelen van werknemers te automatiseren. 

Stel het veld voor de triggertoewijzing in op basis van je voorkeur (bijvoorbeeld of je wilt dat al je medewerkers deelnemen aan de koffieroulette of alleen medewerkers van een specifieke afdeling). Zodra je je opties hebt geselecteerd, klik je op Automatisering activeren.

En dat is het! Zavvy neemt het vanaf hier over en informeert (en herinnert) de deelnemende medewerkers om hun collega's te ontmoeten tijdens een lunch of een kopje thee. Geautomatiseerd en via Slack, MS Teams of e-mail.

📱 Echte Koffie Roulette toepassing: Hootsuite

Hootsuite ging in korte tijd van een startup naar een enorme wereldwijde onderneming. Maar terwijl het management de snelle groei waardeerde, wilde het ook de bedrijfscultuur van Hootsuite behouden.

Geïnspireerd door programma's als Mixer, Ten Thousand Coffees, en Innovate Brew, besloot het bedrijf om te kijken of koffie zou kunnen helpen om Owls (zo worden Hootsuite werknemers genoemd) beter met elkaar te verbinden. 

Terwijl Noel Palin het #randomcoffee initiatief van Hootsuite in meer detail behandelt in zijn LinkedIn post, is de essentie dat het bedrijf een koffie roulette programma ontwierp en ongelooflijke resultaten zag.

De roulette van Hootsuite begon met Google spreadsheets en e-mails, maar al snel schreef het management een algoritme om het koppelen van medewerkers van verschillende afdelingen te automatiseren.

Hootsuite ontving overweldigend positieve feedback van enthousiaste werknemers, compleet met verbeterde samenwerking en sterkere relaties tussen afdelingen.

🚀Real-Life Lunch Roulette Applicatie: Kickstarter

In een poging om zijn cultuur op te krikken, creëerde Kickstarter een creatief lunch roulette programma om diverse en willekeurige groepen van zijn werknemers met elkaar in contact te brengen tijdens de lunch.

Aanvankelijk nam Kickstarter's office manager Shannon Ferguson de volledige verantwoordelijkheid voor het organiseren van de lunch roulette en het maken van willekeurige medewerkers. Maar naarmate Kickstarter groeide, groeide ook de uitdaging van deze taak.

Fred Benenson, data lead bij Kickstarter, bood Ferguson de helpende hand en werkte samen met Kickstarter-medewerker Brandon Williams aan een standaardalgoritme om het lunchrouletteprogramma van het bedrijf te automatiseren. Dankzij hen werden de lunchparen volledig willekeurig gekozen, met inachtneming van Fergusons regels voor lunchparen:

1. Neem nooit drie mensen op die ooit samen hebben geluncht
2. Niet meer dan één leidinggevende 
3. Niemand kan op dezelfde sub-specialiteit binnen Kickstarter...

We kunnen gerust zeggen dat Lunch Roulette een succes was. Lees hier meer over het ontwikkelingsproces van het algoritme.

➡️ Werknemersbinding op de automatische piloot

Sociale technologieën hebben ons leven volledig veranderd, waardoor samenwerking en intimiteit als nooit tevoren worden bedreigd en verbeterd. Het concept van het organiseren van een koffieroulette of lunchroulette heeft dezelfde strekking: bedrijven kunnen technologie toepassen om hun werknemers in real life dichter bij elkaar te brengen, sterkere en gezondere relaties op te bouwen en een snelle/effectieve samenwerking te vergemakkelijken.

"Het gevoel van uitsluiting was voelbaar en pijnlijk."

- zei BIPI's Thompson toen hem werd gevraagd waarom hij op het idee kwam van een webapplicatie die willekeurig mensen uit de hele organisatie aan elkaar koppelt voor de lunch. Zavvy zorgt ervoor dat uw werknemers zich nooit als Thompson voelen. 

Met onze Verbindingsprogramma's kunt u het organiseren van een koffie- of lunchroulette zo eenvoudig mogelijk automatiseren. Introduceer medewerkers via Slack of Microsoft Teams en zie hoe ze een band opbouwen tijdens eenvoudige koffie- of lunchchats, wandelvergaderingen of diepgaande gesprekken. Vraag nu een demo aan om het in actie te zien.