47 manieren om de betrokkenheid van werknemers op afstand te vergroten (inclusief voorbeelden en tips)

We willen beginnen met te zeggen: Werken op afstand is een blijvertje.

Maar dat hoeft niet meer gezegd te worden. De afgelopen twee jaar is het de nieuwe waarheid geworden. Slechts 4% van de Amerikaanse werkgevers verwacht dat alle werknemers weer fulltime aan het werk gaan. 

In dit artikel bekijken we het effect en de uitdagingen van deze verandering. U zult meerdere manieren ontdekken om de betrokkenheid van werknemers op afstand te vergroten, plus zeven zorgvuldig samengestelde voorbeelden uit de praktijk.

Is werken op afstand goed of slecht voor de betrokkenheid van werknemers?

Buffer voerde het onderzoek 2022 State of Remote Work uit onder 2118 telewerkers uit 16 verschillende landen. Toen hen werd gevraagd naar de problemen waarmee ze werden geconfronteerd, waren er een paar opmerkelijke vermeldingen:

• Ontkoppeling en eenzaamheid bleven de belangrijkste strijd. 25% vond het moeilijk om de stekker uit het werk te trekken en 24% noemde eenzaamheid als hun grootste uitdaging.
• 17% van de respondenten meldt moeilijkheden bij de communicatie en samenwerking.
• 52% voelde zich minder verbonden met het werk.
• 21% vond het moeilijk om zich op het werk te concentreren.
• 15% maakt zich zorgen over hun carrièregroei.

Werknemers op afstand missen alle persoonlijke gesprekken. Het gaat niet alleen om grote evenementen zoals gemeentehuizen of teamlunches. Zelfs de kleine gesprekjes in de bedrijfslounge zorgen voor plezier en een langzaam groeiende band.

Als gevolg daarvan verlies je gemakkelijk het gevoel erbij te horen. 

Bovendien maakt thuiswerken het moeilijk om werk en privéleven te scheiden. Dit alles verhoogt de stress en verhoogt de kans op een lager welzijn. 

Het resultaat? Slechte betrokkenheid. 

Hoewel werken op afstand veel voordelen biedt, betekent dat niet dat we de bovengenoemde uitdagingen kunnen negeren. Planning is vereist om de nadelige gevolgen voor de betrokkenheid van de werknemers te voorkomen. 

47 Ideeën om werknemers op afstand te betrekken

1. Sociale banden bevorderen

Werkvriendschappen verhogen de productiviteit en betrokkenheid. Uit een enquête van Gallup blijkt dat het hebben van beste vrienden op het werk een directe invloed heeft op de kwaliteit van het werk, het welzijn en de betrokkenheid. Hier zijn tien tips om teams op kantoor en op afstand bij elkaar betrokken te houden.

Tip#1: Host virtuele vergaderingen en casual hangouts.

Bijvoorbeeld Coffee/Lunch Roulettes, teambuildingactiviteiten op afstand, virtuele happy hours en spelletjes. 

Tip#2: Creëer een virtuele "waterkoeler" ruimte. 

Velen van ons zien e-mails als formele communicatie. Je kunt dus een speciaal Slack of Microsoft Teams kanaal hebben voor small talk.

Tip#3: Vier het samen. 

Plan bijeenkomsten om feestdagen (bijvoorbeeld Kerstmis of Thanksgiving) of relevante mijlpalen van het bedrijf te vieren. U kunt ook leuke thema's bedenken op basis van de gelegenheid.

Tip#4: Zoek tijd voor een praatje. 

Collega's ontmoeten op kantoor betekende leuke gesprekken over de voetbalwedstrijd van gisteravond of een weekendje weg. 

In Zoom gesprekken is het makkelijk om uitsluitend over werk te praten. Maar houd small talk als onderdeel van uw agenda. Het kan beginnen met een eenvoudige ijsbreker zoals "hoe is het weer?".

Tip # 5: Walk & talk.

Een wandeling met een collega na de lunch klinkt heerlijk. Maar hoe kunnen werknemers op afstand hiervan profiteren? 

Koppel mensen aan elkaar voor wandelbijeenkomsten waarbij ze een gezamenlijk gesprek voeren en een ongedwongen gesprek voeren terwijl ze buiten lopen. Het is een innovatief idee om stress te verminderen en de banden op de werkplek te versterken. 

Tip#6: Zorg dat mensen elkaar kennen. 

Stel bijvoorbeeld de deelnemers aan het begin van elke vergadering voor.

Tip#7: Laten zien en vertellen. 

Heb je dit spel als kind al gespeeld? Het is nog steeds een supermakkelijke manier om je collega's te leren kennen. Plan een gesprek waarbij werknemers iets laten zien en uitleggen waarom dat voor hen cruciaal is, zoals hobby's, muziek, planten, huisdieren, enz. Nogmaals, het is een uitstekende manier om iemand buiten het werk te leren kennen.

Tip#8: Bouw aan de sociale media van uw bedrijf. 

Heb een intern communicatieportaal zoals Yammer, vaak Business-facebook genoemd. Hier kunnen medewerkers werk of doelen delen en ook hun leven buiten het werk laten zien. Bijvoorbeeld een gerecht dat ze aan het koken zijn of een boek dat ze gelezen hebben. Dit zijn geweldige gespreksstarters. 

Tip#9: Meetup ritueel. 

Missen uw werknemers leuke koffiepauzes op kantoor? Koppel willekeurig mensen aan elkaar voor informele koffiekletsjes en zorg dat er gesprekken op gang komen.

Tip#10: Ga verder dan koetjes en kalfjes.

Wijs tijd en mensen aan voor gesprekken die er toe doen. Moedig uw mensen bijvoorbeeld aan om te bespreken wie/wat hen inspireert, hoe ze zelfvertrouwen kunnen vinden op het werk, enz. 

2. Laat werknemers zien dat je om ze geeft

Werknemers zijn de wielen van uw bedrijf. Laat hen zien dat u om hen geeft door hun leven eenvoudiger te maken en te luisteren naar hun wensen. Laten we eens kijken hoe. 

Tip#1: Maak een bibliotheek met hulpmiddelen voor werken op afstand.

Het is moeilijker om basisgegevens te verkrijgen wanneer u op afstand werkt - bijvoorbeeld voor een eerste installatie of een verzoek om code-implementatie. 

Door gemeenschappelijke documentatie op een portaal als Confluence en Notion te hebben, zorgen we ervoor dat medewerkers geen moeite hebben om informatie te verkrijgen, alleen omdat ze niet op kantoor zijn.  

Tip#2: Wijs fondsen toe voor het thuiskantoor.

Een mooie ergonomische stoel bijvoorbeeld doet niemand kwaad, en levert u rendement op in de vorm van dividenden.

Tip#3: Vermijd FOMO.

Als kantoormedewerkers bijvoorbeeld gratis kunnen lunchen, bied dan lunchbonnen aan voor telewerkers. Laat ze niet wegzakken in de Fear Of Missing Out.

3. Maak het gemakkelijker om samen te werken

Samenwerking op afstand wordt nog moeilijker als u uw team niet voorziet van de juiste tech stack om te werken. 

Tip: Geef werknemers de tools om te slagen. Zie hieronder een lijst van basis tech stack. 

De juiste software zal de werkomstandigheden op afstand drastisch verbeteren. 

4. Duidelijke richtlijnen hebben voor werken op afstand

Stel enkele basisregels op door een beleid voor werken op afstand op te stellen. Belangrijke punten om in het beleid op te nemen zijn:

• In aanmerking komen voor werk op afstand
• Werktijden en beschikbaarheid
• Communicatie - ideale reactietijd en wijze van communicatie
• Veiligheid, privacy en vertrouwelijkheid van cliënten
• Gereedschap en uitrusting
• Voordelen van werken op afstand
• Richtlijnen voor beëindiging van werk op afstand

Werknemers zijn enthousiast over werken op afstand (lees: werken vanaf een strand), maar deze regels zorgen ervoor dat ze weten wat ze wel en niet kunnen doen. En wanneer ze beschikbaar moeten zijn. Het is een preventieve stap om te voorkomen dat het misgaat. 

Tip: Laat het beleid voor werken op afstand documenteren op een portaal dat u gebruikt voor bedrijfsbrede documentatie, zodat het gemakkelijk toegankelijk is.

5. Flexibiliteit bieden 

Volgens het Return to Workplace Report van 2022 is flexibiliteit momenteel het populairste voordeel. 

63% van de werknemers zei dat zij zich door flexibiliteit mondiger zouden voelen.

Hoe kunt u uw werknemers sterker maken? 

Tip#1: Bied een mix van remote en in-house werkopties. 

Tip#2: Wees flexibel over wanneer en waar werknemers op afstand werken.

Tip#3: Vermijd micromanagement.

Geef werknemers autonomie door:

• Ze vertrouwen
• Hen hun schema laten bepalen
• Deadlines bespreken in plaats van gewoon toewijzen
• Een stap terug doen 

Tip#4: Beperk vergaderingen of heb een geen-vergaderdag. Vergaderingen kosten veel tijd en staan asynchroon werken in de weg.

6. Vergeet opleiding en ontwikkeling [& enablement] niet. 

BufferUit het rapport blijkt dat15% van de telewerkers zich zorgen maakt over loopbaanontwikkeling en groei.

Verminder hun zorgen met deze tips.

Tip#1: Bied virtuele training aan.

Bijvoorbeeld webinars met deskundigen, virtuele opleidingen in vaardigheden op aanvraag, enz.

Tip#2: Plan kennisdelingssessies.

Houd online kennisdelingssessies binnen het team, zodat er geen begripsverschil is. 

Zo organiseert Freeletics een People Manager Roundtable, een regelmatige groepsactiviteit waarbij leiders van elkaar leren.

➡️ Ontdek hoe Freeletics hun wereldwijde personeel betrekt en opleidt.

Tip#3: Maak ontwikkelingsplannen verplicht.

Elke werknemer kan een ontwikkelingsplan hebben dat hem helpt bij zijn loopbaan en persoonlijke ontwikkeling.

Tip#4: Focus op competentieontwikkeling.

Vermijd lukraak leren. Geef in plaats daarvan een reeks cursussen en certificeringen in een bepaalde vaardigheid, zodat de werknemer relevante competenties ontwikkelt voor zijn rol. 

Tip#5: Besteed tijd aan leren.

Voeg een leerdag toeaan het schema. Bij Fidelity investments bijvoorbeeld, een multinationale financiële dienstverlener, krijgen werknemers wekelijks een dag om te leren. 

Tip#6: Wijs een mentor aan.

De mentor zorgt ervoor dat de werknemer zich in de juiste richting inspant. Plan een mentorschapsprogramma op het werk waarbij geïnteresseerde senior medewerkers zich kunnen aanmelden als mentor. U kunt werknemers vragen een mentorformulier in te vullen en mentoren toewijzen op basis van hun sterke en zwakke punten.

7. Focus op welzijn

Prioriteit geven aan het welzijn van werknemers is essentieel voor de gezondheid van een bedrijf.

‍LinkedIn2022 global trends report says millennials and GenZ want a work culture built on mental health and wellness.

Hoe kun je de aandacht voor welzijn vergroten? 

Tip#1: Stimuleer het evenwicht tussen werk en privé.

Drie snelle hacks om een evenwicht te creëren zijn:

• Stel duidelijke planningsverwachtingen op.  
• Zorg voor een redelijke werkdruk.
• Moedig werknemers aan om pauzes te nemen.

Tip#2: Plan een wellness uitdaging.

Je kunt bijvoorbeeld de 10.000 stappen challenge, het tellen van waterinname en een digitale detox challenge gebruiken. 

Tip#3: Gebruik een welzijnsbooster: een wekelijkse uitnodiging voor een mindfulnessoefening.

Gebruik een geautomatiseerd platform dat wekelijks nudges stuurt en zinvolle vragen stelt om over na te denken.
Zavvy 's welzijnsbooster stelt bijvoorbeeld vragen als:

Waar ben je deze week dankbaar voor?
Wie wil je deze week bedanken? 

Deze eenvoudige stappen verminderen de stress bij werknemers en zorgen ervoor dat zij zich meer verbonden voelen met het bedrijf. 

Tip#4: Geef een vergoeding voor gezondheid en welzijn.

U kunt lidmaatschappen van sportscholen, yogalessen, abonnementen op fitness-apps of draagbare apparaten sponsoren.

8. Erken hun prestaties

Als je op kantoor bent, is het gemakkelijk om iemands hokje binnen te lopen en te zeggen: "Hé, je hebt vandaag een uitstekende productdemo gegeven. Maar helaas ontbreken deze kleine gebaren voor werknemers op afstand. 

Overweeg deze tips om ervoor te zorgen dat teamleden op afstand niet het gevoel hebben dat hun inspanningen onopgemerkt blijven.

Tip#1: Vier mijlpalen virtueel.

Je kunt punten, swag of andere betekenisvolle ervaringen belonen. 

Tip#2: Heb een kudos kanaal.

Zet een dankbaarheidsmuur op Slack - een speciaal kanaal voor waardering en dankbaarheid.

Tip#3: Stuur geschenken.

Een fysiek geschenk in de hand houden voelt veel persoonlijker en schept een onmiddellijke band. Het kan een prijs zijn, elektronica, een geschenk of iets anders tastbaars.  

Tip#4: Online herkenningsritueel.

Gebruik virtuele gemeentehuizen om uw meest veelbelovende talenten in de schijnwerpers te zetten. Het is een geweldige manier om hun werk te erkennen.

Tip#5: Digitaliseer uw belonings- en erkenningsprogramma.

Gebruik portalen van derden zoals Bonusly of Wegift, waar u inwisselbare punten kunt toekennen als geschenk. Werknemers kunnen deze punten inwisselen om te kopen wat ze leuk vinden. Met zo'n speciaal portaal creëert u een duurzame cultuur van werknemerserkenning.

9. Enquêtes en feedback 

Houd communicatie een tweerichtingsverkeer waarbij u punten krijgt om te verbeteren, en de werknemers zich ook gehoord voelen.

Hoe? 

Tip#1: Vraag en luister naar feedback.

Een goede manier om dit te doen is door regelmatig één-op-één gesprekken te voeren met teamleden.

Tip#2: Moedig 360 feedback aan.

‍360feedback betekent feedback van collega's, klanten en zelfreflectie, niet alleen van senioren. 

Tip3: Geef constructieve feedback.

Houd werknemers op het juiste pad naar groei door constructieve feedback te geven. 

Tip#4: Voer team retro/huddle uit.

Breng het team samen om te bespreken wat goed gaat en wat fout ging, zodat ze samen problemen kunnen oplossen. 

Tip#5: Voer pulsenquêtes uit en deel de resultaten daarvan en de daarop gebaseerde actiepunten.

‍

10. Transparantie en communicatie 

De werknemers die op kantoor werken krijgen misschien meer zichtbaarheid of kansen op interactie met de leiding. Het is gemakkelijk voor werknemers op afstand om zich tweederangs te voelen. Maar transparantie in alle processen en communicatie voorkomt dat. 

Tip#1: Leg alle (relevante) vergaderingen vast.

Niet iedereen kan in dezelfde tijdzone beschikbaar zijn. Het opnemen van vergaderingen neemt de angst weg om belangrijke discussies te missen.    

Tip#2: Zorg voor een kennisbeheersysteem - een gecentraliseerde opslagplaats van informatie zoals Confluence, Notion, enz. 

Tip#3: Stuur zinvolle communicatie. 

Gebruik bijvoorbeeld nieuwsbrieven of virtuele gemeentevergaderingen om essentiële bedrijfsupdates te versturen.   

11. Managers opleiden

Een team op afstand managen is heel anders dan een team op kantoor. Het heeft zijn eigen uitdagingen. 

Opleiding voor leiders over hoe: 

• De bedrijfscultuur vertalen
• Hoe de verwachtingen te bepalen
• Mensen samenbrengen
• Een herkenningssysteem bouwen
• Feedback verzamelen (en ernaar handelen)

12. Maak van onboarding op afstand een onvergetelijke ervaring

Vergeet tot slot de nieuwe werknemers niet. Maak de inwerkervaring leuk en houd de betrokkenheid van werknemers op afstand vanaf dag 1 een prioriteit door de onderstaande ideeën te gebruiken.

Tip#1: Wijs een onboarding aan buddy.

Het vergemakkelijkt de communicatie en bouwt banden op. Bekijk Zavvy's onboarding buddy template voor meer informatie.

Tip#2: Gebruik video.

Video's zijn boeiender dan tekst, en het maken van video-inhoud voor onboarding-training is een verstandig idee. U kunt ook een warme video maken om nieuwe werknemers te verwelkomen. Laat u inspireren door de welkomstvideo van de Metropolitan Airports Commission - die is doordacht en boeiend.

Tip#3: Geef een virtuele rondleiding door het kantoor. 

U kunt opgenomen video's gebruiken om het kantoor rond te leiden en elk afdelingshoofd kennis te laten maken met het menselijke element. 

Je kunt ook high-tech manieren verkennen en net als Ikea 3D-realiteit gebruiken om een virtuele rondleiding te geven.

Tip#4: Gamify de onboarding.

Voeg uitdagingen, spelgebaseerd leren en beloningen toe aan uw inwerkprogramma zoals elk ander spel. Bazaarvoice stuurt zijn nieuwe werknemers bijvoorbeeld op een speurtocht met meer dan 60 taken. Elke taak is een training op zich en maakt nieuwe werknemers vertrouwd met het werk. 

Tip#5: Gebruik onboarding software voor werknemers.

Creëer een logische en boeiende inwerkervaring voor alle nieuwe medewerkers door alle inhoud, taken en mijlpalen vooraf te plannen met een onboardingsoftwareoplossing. 

🏢 7 voorbeelden van werknemersbetrokkenheid op afstand

Na interviews met meer dan 25 deskundigen uit de sector hebben wij deze lijst van zes uitstekende voorbeelden samengesteld.

1. Team Zavvy richt zich op betekenisvolle verbindingen

We zijn dan wel een hybride team, met een aantal medewerkers die volledig op afstand werken, maar dat weerhoudt team Zavvy er niet van om elkaar echt te leren kennen.

"Walk and talk" en "Conversations that matter" zijn maandelijks terugkerende evenementen die ons in staat stellen een pauze in te lassen en een betere teamcohesie tot stand te brengen. Geen weer is te slecht en geen schema is te druk om ons ervan te weerhouden op afstand samen te werken.

"Elke keer als ik iemand vertel dat ik volledig op afstand werk, vragen mensen 'Oh, word je niet eenzaam? Is het niet raar dat je je teamgenoten niet eens kent?'

En dan zeg ik altijd: "Wat? Nee. Natuurlijk ken ik mijn teamgenoten!' Het is echt cool hoe goed we allemaal samenwerken, en ik heb het gevoel dat ik iedereen waarmee ik werk kan vertrouwen." Martin Schmitz, productontwerper bij Zavvy.

2. Forter geeft prioriteit aan wellness

"Bij Forter hebben we belangrijke veranderingen doorgevoerd die prioriteit geven aan welzijn.

We hebben bijvoorbeeld geplande persoonlijke bijeenkomsten vervangen door virtuele kooklessen, yogasessies en meer. Het leek belangrijk om mensen meer leven te geven om naar uit te kijken dan alleen het weekend." Lauren Vigliante, VP, People bij Forter.

3. SoStocked investeerde in een erkenningssysteem voor werknemers  

"Werknemer erkenning & beloning systeem was onze beste idee voor het betrekken van externe medewerkers, en we deden het door gebruik te maken van Blueboard's gepersonaliseerde tool voor erkenning van werknemers.

Blueboard is een speciale werknemer erkenning & beloning tool omdat het u toestaat om uw medewerkers te belonen met werkelijke ervaringen, en iedereen hield van de aanpak." Chelsea Cohen, medeoprichter van SoStocked.

4. Instrumentl heeft een intern social media platform

"Wat heel goed werkt is het creëren van een gevoel van community. Wij doen dit door een intern social media platform -Workplace by Meta, waar mensen ideeën en middelen kunnen delen.

We hebben gemerkt dat onze medewerkers veel dingen delen op ons interne social media platform. Ze delen successen, mislukkingen en prestaties. Maar niet alleen hun eigen prestaties. Ze delen ook verhalen over anderen die hen hebben geïnspireerd of vriendelijkheid hebben getoond. Het is geweldig om te zien hoe blij ze zijn om deze verhalen met elkaar te delen, en het helpt ons allemaal om ons verbonden te voelen als community." Gauri Manglik, CEO & medeoprichter bij Instrumentl.

5. Monitask's wekelijkse "Deel je foto" traditie

"Ik heb in mijn team een wekelijkse 'deel je foto'-traditie ingevoerd, waarbij één persoon in het team een foto deelt van iets willekeurigs - hun werkplek, huisdieren, wat ze eten, wat ze dragen, alles kan! Ik wijs deze taak toe in onze Team Huddle.

Dit was een geweldige manier om iedereen bij elkaar te houden en hielp ons ook meer te weten te komen over elkaars interesses." Diana Stepanova, Operations Manager bij Monitask.

6. SpanishVIP plant regelmatige bijeenkomsten

"We plannen in-person meetups in verschillende steden zodat onze medewerkers op afstand elkaar af en toe kunnen ontmoeten. We hadden onlangs een meetup in Bogota, Colombia, en vlogen een paar medewerkers in voor een bijeenkomst van 15!

We concentreren onze aanwervingen graag in specifieke steden om dit soort bijeenkomsten makkelijker te maken." Connor Ondriska, medeoprichter van SpanishVIP.

7. Zillow heeft de manier van vergaderen veranderd

Zillow egaliseert het speelveld voor telewerkers in de manier waarop zij vergaderingen houden. 

Bijvoorbeeld, in plaats van werknemers op kantoor te laten samenkomen in een vergaderzaal met externe werknemers die inbellen, zal iedereen apart inbellen op zijn laptop, ongeacht of ze op kantoor zijn. 

"De ruimte is gelijk op het scherm, en ieders naam staat erbij," zei Meghan Reibstein, VP Product Management en Flexible Work, Zillow, in gesprek met The New York Times.

❗️ Waarom is werknemersbetrokkenheid vooral belangrijk voor werknemers op afstand?

Nicole Miller, de Director of People bij Buffer, zegt:"Verbinding en betrokkenheid van teamgenoten in een externe omgeving vergt twee keer zoveel inspanning als in een persoonlijke werkomgeving." 

Werknemers voelen zich meer verbonden met de bedrijfscultuur

Door werknemers op afstand er bewust bij te betrekken, voelen zij zich verbonden met de bedrijfscultuur. Dit heeft niet alleen gevolgen voor het welzijn van de werknemers, maar ook voor het behoud en de productiviteit.  

Verhoogde productiviteit

Je kunt niet om de eenzaamheidsfactor heen die hoort bij werken op afstand. En dat heeft directe gevolgen voor de werkprestaties. Betrek werknemers op afstand actief, zodat ze zich niet buitengesloten voelen. Het resultaat is een stijging van de productiviteit. 

Verhoogd behoud van werknemers

Bob Sutton, een organisatiepsycholoog en professor aan de Stanford Universiteit, benadrukt: 

"Als je op een werkplek of een baan zit waar niet de nadruk ligt op gehechtheid, is het makkelijker om van baan te veranderen, emotioneel gezien."

Werken op afstand kan de gehechtheid verminderen. Maar uw extra stappen kunnen ontslag nemen geen gemakkelijke keuze maken en talent behouden. 

Verbeterde employer branding

Uit een onderzoek van CareerBuilder blijkt dat 77% van de werkzoekenden in de VS de voorkeur geeft aan werken op afstand. Dus, zorgen voor werknemers op afstand zal u helpen: 

• de retentie verhogen, 
• een indrukwekkend imago opbouwen, en 
• beter talent aan te trekken. 

➡️ Zorg voor boeiende ervaringen op afstand met Zavvy

Het meten van de betrokkenheid van werknemers op afstand zonder follow-up veranderingen is als luisteren met gesloten oren.

Je hebt tools nodig waarmee medewerkers op afstand optimaal kunnen presteren en naar hun gedachten kunnen luisteren.

Maak alle betrokkenheidsactiviteiten zoals training, enquêtes, welzijnstracering, check-ins en het verzamelen van feedback een naadloos onderdeel van uw proces met Zavvy.

Boek nu een demo met een van onze experts.