Vaarwel slechte werknemersprestaties: Leer hoe u de diagnose kunt stellen en effectief kunt aanpakken

Doen slechte presteerders afbreuk aan de productiviteit en het moreel van uw team? 

Slechte prestaties aanpakken is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden die u als HR-professional hebt. Helaas kan het ook een van de meest ongemakkelijke zijn. Werknemers houden over het algemeen niet van kritiek, wat kan leiden tot onenigheid. 

Laat ondermaatse prestaties niet het nieuwe normaal worden. Het is tijd om voorgoed afscheid te nemen van slechte werknemersprestaties.

In dit artikel laten we u zien hoe u effectief de hoofdoorzaak van slechte prestaties kunt vaststellen en geven we praktische tips om deze aan te pakken op een manier die leidt tot verbetering zonder het moreel te schaden. 

Hoewel er geen leuke manier is om iemand te vertellen dat hij ondermaats presteert, leert u hoe u het gesprek op een positieve, nuttige manier kunt vormgeven die werknemers zullen waarderen.

Zeg maar dag tegen een productiever en succesvoller team!

Wat is negatieve feedback over prestaties?

Negatieve feedback over prestaties wijst op gebieden waar een werknemer verbetering nodig heeft, meestal in de snelheid of de kwaliteit van zijn werk. Het gesprek kan ongemakkelijk zijn, maar het kan nodig zijn om de oorzaak te vinden en op te lossen.

Zowel management als werknemers zijn bang voor negatieve feedback over hun prestaties. Het kan het moreel om zeep helpen en is vaak een ongemakkelijk gesprek. 

Helaas kan het onvermijdelijk zijn wanneer een werknemer slecht presteert.

Weten hoe je negatieve feedback effectief en met een positieve instelling kunt geven, kan leiden tot betere resultaten en een soepeler gesprek. Hoewel het geven van slechte feedback over prestaties onvermijdelijk is bij mensenwerk, zijn er manieren om het beter te maken. 

Wat is het verschil tussen productiviteit en prestatie?

Productiviteit en prestatie zijn weliswaar met elkaar verbonden, maar mogen niet met elkaar worden verward. 

Een werknemer kan een goede productiviteit hebben maar slecht presteren. Andersom is onwaarschijnlijk. 

Productiviteit is over het algemeen een maatstaf voor kwantiteit, met andere woorden, de hoeveelheid werk die een werknemer heeft verricht.

Prestaties daarentegen hangen af van vele factoren, maar zijn meer een maatstaf voor de kwaliteit van het werk. 

Een werknemer kan veel werk produceren (met een hoge productiviteit). Maar als de kwaliteit van dat werk laag is, kunnen zijn prestaties toch slecht zijn. 

Anderzijds is het onwaarschijnlijk dat een werknemer met een lage productiviteit goed kan presteren. 

🩺 Hoe stelt u een diagnose van slechte prestaties?

Slechte prestaties vaststellen lijkt misschien vanzelfsprekend, maar er is een goede en een verkeerde manier om het te doen. Voor een goede diagnose van slechte prestaties moet u ze meten. 

Het meten van prestaties vereist dat u duidelijke verwachtingen en doelen stelt, en deze vervolgens bijhoudt om te zien of de werknemers eraan voldoen. 

Pas op: Zonder een systeem voor het objectief meten van prestaties kan het management vervallen in slechte gewoonten van subjectieve beoordelingen. 

Pogingen om prestaties te meten zonder gegevens ter ondersteuning daarvan kunnen onvolledige standpunten opleveren en beïnvloed worden door persoonlijkheidskenmerken of andere ongerelateerde factoren.

Doelen en verwachtingen zijn essentieel, niet alleen voor het management om de prestaties te kunnen meten, maar ook voor de werknemers om hun rol te begrijpen. Wil een team goed presteren, onthoud dan deze formule:

Hoge prestaties = duidelijke verwachtingen x [bekwaamheid + inzet + ondersteunend klimaat].

Zoals u ziet is het voor werknemers onmogelijk om optimaal te presteren zonder duidelijke verwachtingen. 

In feite is geen enkele bekwaamheid, inzet of ondersteuning voldoende als een werknemer niet weet wat hij moet doen.

➡️ Bekijk de andere acht kenmerken waaruit een goed presterend team bestaat.

Hoe slechte prestaties eruit zien

Hoewel iedereen fouten maakt, moeten slechte prestaties worden beschouwd als een patroon of het herhaaldelijk niet halen van doelstellingen of verwachtingen. Het kan nuttig zijn om de prestaties van een werknemer waar mogelijk te vergelijken met die van een andere werknemer. 

Stel dat de ene werknemer in staat is aan de verwachtingen te voldoen of deze te overtreffen, terwijl een andere dat consequent niet doet. Probeer vast te stellen waarom. Er kan een cruciaal aspect zijn dat de twee van elkaar onderscheidt, zoals ervaring of kwaliteit van klanten, of het kan gewoon bekwaamheid zijn. Of, beter gezegd, gebrek aan bekwaamheid.

Voor werknemers met unieke functies en doelstellingen kan dit moeilijker zijn. 

In sommige gevallen moeten de verwachtingen worden heroverwogen en bijgesteld. Het kan bijvoorbeeld duidelijk worden dat de oorspronkelijke doelstellingen onrealistisch waren; een gesprek met de werknemer kan dit aan het licht brengen. 

Als u concludeert dat een werknemer niet kan voldoen aan redelijke verwachtingen, kan er sprake zijn van slecht functioneren. 

Prestatieproblemen zijn echter niet noodzakelijk een weerspiegeling van de bekwaamheid van een werknemer. 

Andere oorzaken die je moet overwegen zijn:

• onvoldoende opleiding;
• gebrek aan ervaring;
• onvoldoende ondersteuning;
• een te zware werklast;
• een ongewoon moeilijke taak.

U moet met de werknemer spreken om vast te stellen of een van deze redenen de oorzaak is van onvoldoende prestaties. 

Tip #1: Een goed moment om dit te doen is tijdens een regelmatig gepland functioneringsgesprek.

Tip #2: Presenteer de gegevens waaruit hun slechte prestaties blijken en bespreek waarom ze niet aan de verwachtingen voldoen.

Tip #3: Vergeet niet te brainstormen over wat u kunt doen om dat te veranderen.

🔍 6 Voorbeelden van slechte prestaties

Prestatienormen kunnen er heel verschillend uitzien voor verschillende soorten banen en bedrijven. Hier volgen echter enkele algemene voorbeelden van slechte prestaties.

Het niet vervullen van taken

Zoals hierboven vermeld, is het stellen van duidelijke doelen en verwachtingen essentieel voor de diagnose van slechte prestaties. 

Als werknemers zich bewust zijn van hun taken en verwachtingen, maar er toch herhaaldelijk niet aan voldoen, presteren zij ondermaats.

Slecht tijdsbeheer

Slecht tijdbeheer kan ertoe leiden dat een werknemer niet aan de verwachtingen voldoet. Het kan echter ook een teken van slechte prestaties zijn. 

Stel dat een werknemer laat zien dat hij zijn tijd op het werk consequent slecht gebruikt. In dat geval is dit een corrigeerbare vorm van slecht functioneren.

Lage klanttevredenheid

In functies waarin werknemers met klanten moeten omgaan, moeten zij hen hulpvaardig en professioneel behandelen. 

Lage klanttevredenheid is een indicator van slechte prestaties, of wijst gewoon op een gebrek aan menselijke vaardigheden.

Onbevredigend professionalisme

Professionaliteit is een essentieel facet van de meeste bedrijven. Het omvat het zich correct gedragen tegenover klanten, cliënten en zelfs collega's. 

Als er herhaaldelijk klachten zijn of niet aan de bedrijfsnormen wordt voldaan, moet u ingrijpen.

Gebrekkige samenwerking en communicatie

In sommige settings kan gebrekkige samenwerking of communicatie leiden tot slechte prestaties van een hele afdeling of bedrijf. 

Stel dat een werknemer meerdere malen heeft gefaald in zijn communicatie- of teamvaardigheden. In dat geval zal dat waarschijnlijk de prestaties van hem en zijn team beïnvloeden.

Lage productiviteit

Een lage productiviteit kan rechtstreeks leiden tot slechte prestaties. Zelfs werknemers met een goede opleiding en sterke vaardigheden zullen onder hun prestaties lijden als hun productiviteit laag is. 

Lage productiviteit kan het gevolg zijn van slecht tijdbeheer, inefficiënte processen of een gebrek aan motivatie. 

Gelukkig kunt u veel van deze gevallen van slechte prestaties aanpakken met feedback.

Hoe geef je een negatief functioneringsgesprek op een positieve manier?

Het effectief geven van feedback over slechte prestaties vereist tact en een toekomstgerichte strategie. Dit gesprek kan voor beide partijen ongemakkelijk zijn, dus doe wat u kunt om positiviteit in het gesprek te pompen. 

Negatieve feedback afwegen tegen positieve feedback is een goede strategie om kritiek te leveren zonder het moreel te schaden. Zorg er ook voor dat u negatieve feedback onderbouwt met gegevens. 

Tip: Door concrete voorbeelden te delen lijkt het gesprek minder op een persoonlijke aanval en meer op een objectieve observatie.

➡️ Bekijk deze voorbeelden om te leren hoe je negatieve feedback van werknemers onder de knie krijgt.

Het is ook belangrijk om een negatief functioneringsgesprek te zien als een kans om te verbeteren, niet alleen als een vermaning. Stel een diagnose van de oorzaken van slechte prestaties, samen met oplossingen om het probleem op te lossen. Deze toekomstgerichte aanpak zal uw wens om te helpen duidelijk maken en, hopelijk, de werknemer meer doen meewerken.

➡️ Leer hoe je een negatief functioneringsgesprek kunt omzetten in een kans om te verbeteren met deze voorbeelden van constructieve feedback.

Als uw feedback over slechte prestaties gericht is op productiviteit, bied dan aan om de processen van de werknemer te herzien en zoek naar manieren om ze efficiënter te maken. 

Tip: Stel nuttige manieren voor om de productiviteit van de werknemer te verbeteren in plaats van hem alleen maar te vertellen dat hij sneller moet werken.

Hier zijn enkele andere voorbeelden van effectieve manieren om negatieve feedback over prestaties te geven:

"Uw productie was het afgelopen kwartaal merkbaar lager dan de vorige twee. Is er iets veranderd waardoor het moeilijker wordt of uw proces vertraagt? Ik wil er graag een paar met u doornemen om te zoeken naar eenvoudigere methoden om u tijd en moeite te besparen."

"Je werk was echt solide bij het laatste project, maar sommige van je teamleden hadden het gevoel dat ze tegen het einde in het duister tastten. Ik begrijp dat je je wilde concentreren op je taken om de deadline te halen, maar je trage reactie op e-mails veroorzaakte vertragingen voor andere teamleden. Kunt u in de toekomst proberen prioriteit te geven aan het beantwoorden van e-mails, in ieder geval aan het begin en einde van elke werkdag? Het zou beter zijn voor het bedrijf om uitstel te vragen dan andere teamleden te negeren."

"Hoewel dit geen commentaar is op uw prestaties, per se, is er een kwestie die we willen bespreken. Het lijkt erop dat u de laatste tijd bent afgeleid door enkele persoonlijke gesprekken op het werk. Hoewel we u aanmoedigen om met uw collega's om te gaan, is het onprofessioneel om persoonlijke gesprekken te voeren wanneer klanten en collega's op uw hulp wachten. Als u actief bent met klanten, doet u het geweldig. We zouden graag zien dat u daar voorrang aan geeft boven persoonlijke gesprekken die tot later kunnen wachten."

Zoals u kunt zien, is de toon in elk van deze voorbeelden waar mogelijk vriendelijk en ondersteunend, hoewel de onderliggende negativiteit van het vaststellen van slechte prestaties moeilijk volledig te begraven is. 

Tip: Door steun en positieve feedback te geven om de negatieve feedback te compenseren, kunt u de algemene toon van het gesprek neutraal houden om het moreel niet te schaden en de werknemer ontvankelijk te houden voor uw en andermans opmerkingen.

💡 3 dingen om in gedachten te houden bij het geven van feedback over slechte prestaties

Waarom geven managers hun werknemers slecht feedback over hun prestaties? 

Vaak komt het neer op drie belangrijke factoren: timing, locatie en follow-up.

Het aanbevolen moment om negatieve feedback te geven over slechte prestaties is kort na een gerelateerde gebeurtenis of bij de volgende geplande beoordeling. Het doel is de werknemer te helpen zich de gebeurtenis duidelijk te herinneren, zodat hij u de meest precieze herinnering aan gerelateerde factoren kan geven. 

Het is ook belangrijk waar u feedback geeft. Feedback over slechte prestaties mag alleen onder vier ogen worden gegeven en, idealiter, op een neutrale locatie. Regelmatige beoordelingen in een gedeelde vergaderruimte zijn een goede plek. Vermijd om over de slechte prestaties van een werknemer te praten waar andere werknemers het kunnen horen. 

Tip: Een best practice is het regelen van een privé, één-op-één gesprek.

Ten slotte is het geven van feedback over slechte prestaties een proces. 

Een probleem vaststellen is slechts de eerste stap. Daarna moet u oplossingen vinden en met de werknemer samenwerken om die te verwezenlijken.

📈 5 Tips om lage prestaties van werknemers te verbeteren

Zoals besproken in de vergelijking eerder in dit artikel, wordt hier nader ingegaan op de componenten van hoge prestaties en tips om die factoren toe te passen op een onderpresterende werknemer.

➡️ Bekijk 17 andere methoden om de prestaties van werknemers in uw organisatie te verbeteren.

1. Stel duidelijke prestatiedoelen vast

Zonder duidelijke en haalbare prestatiedoelstellingen zullen werknemers het moeilijker hebben om in hun functie te slagen. 

Als een werknemer ondermaats presteert, is een van de eerste dingen die u kunt doen hun prestatiedoelstellingen herzien om ervoor te zorgen dat ze gemakkelijk te begrijpen en redelijk te bereiken zijn. 

Tip #1: Te hoge prestatiedoelen zijn zelfs voor de meest competente werknemers een uitdaging om te bereiken, wat leidt tot frustratie en gevoelens van oneerlijkheid. 

Tip #2: Ook te lage prestatiedoelstellingen motiveren werknemers niet om efficiënt te zijn, wat kan leiden tot gevoelens van verveling en een gebrek aan uitdaging. 

Duidelijke en redelijke prestatiedoelstellingen (met voldoende opleiding) zijn gunstig voor het bevorderen van zeer efficiënte werknemers.

2. Ondersteuning bieden om de prestaties te verbeteren

Voor werknemers die er niet in slagen duidelijke en redelijke prestatiedoelen te bereiken, is het van vitaal belang dat zij worden gesteund in hun vermogen om zich te verbeteren. 

Het geven van slechte feedback over prestaties zonder oplossingen voor verandering aan te reiken, kan de indruk wekken dat het bedrijf niet bereid is te investeren in het succes van werknemers en hen alleen achterlaat om beter te worden of de gevolgen te dragen. 

Bekijk ter inspiratie onze sjabloon voor een prestatieverbeterplan.

Als er volgens u een aantal duidelijke manieren zijn waarop een werknemer zijn prestaties kan verbeteren, stel die dan voor. 

Als het probleem bijzonder complex is, open dan een dialoog door de werknemer te vragen of hij ideeën heeft over wat hem tegenhoudt of hoe hij zijn situatie kan verbeteren. 

Tip: Je kunt ook een coaching- of mentoringprogramma overwegen. Performance coaching kan je een waardevol inzicht geven in de moeilijkheden waarmee ze geconfronteerd worden en waarvan jij je misschien niet bewust bent. 

3. Inzichten van werknemers verzamelen over motivatie en werktevredenheid

Praat met de werknemer niet alleen over inzichten in moeilijkheden of obstakels die hem of haar in de weg staan, maar ook over de mate waarin hij of zij tevreden en gemotiveerd is over de functie. Deze twee zaken houden waarschijnlijk verband met elkaar en kunnen ook afhangen van de prestaties van de werknemer. 

Een werknemer die bijvoorbeeld niet tevreden is met zijn functie heeft misschien niet de drive of motivatie om te streven naar hoge prestaties. Opnieuw opleiden en nieuwe doelen stellen om naar toe te werken kan alles zijn wat nodig is om een werknemer aan te wakkeren en zijn werkprestaties te verbeteren. 

4. 360 graden prestatiebeoordelingen uitvoeren

360-graden prestatiebeoordelingen zijn een revolutionaire nieuwe manier om de prestaties van werknemers te volgen en feedback te geven. In plaats van stressvolle jaarlijkse beoordelingen tussen een werknemer en het management, bevragen 360-graden beoordelingen meerdere collega's voor meer meningen en inzicht.  

Met deze methode kunt u voortdurend feedback geven aan werknemers uit verschillende bronnen, waaronder opwaartse en neerwaartse feedback. Op die manier zijn de beoordelingen niet eenzijdig, en zal de werknemer de resultaten eerder aanvaarden omdat hij ze aan anderen doorgeeft.

5. Wees voorbereid op defensieve reacties

Vooral als u nog geen 360 graden feedback heeft geïmplementeerd, moet u klaar zijn voor verschillende reacties van werknemers die slechte feedback krijgen tijdens functioneringsgesprekken. De kans is groot dat sommige werknemers defensief zullen reageren. 

Deze reactie komt vaak voort uit de angst dat hun lage scores hun baan in gevaar brengen. 

U kunt die vrees echter wegnemen door uw bereidheid en verlangen om hen te helpen hun prestaties te verbeteren kenbaar te maken. 

Toch kunnen sommige werknemers negatief reageren. Ze kunnen bijvoorbeeld het gevoel hebben dat de kritiek oneerlijk, onterecht of onjuist is. Het is dus essentieel om gegevens te hebben ter ondersteuning van slechte functioneringsgesprekken. 

Tip: Het is ook een goed idee om negatieve opmerkingen zoveel mogelijk te compenseren met positieve feedback. 

Het doel is constructieve kritiek te leveren met een minimaal effect op het moreel.

➡️ Maak een goed presterend personeelsbestand mogelijk met Zavvy

Zavvy heeft alle hulpmiddelen en training die u nodig hebt om een goed presterend personeelsbestand mogelijk te maken. Naast tips en handleidingen zoals die in dit artikel, kan onze 360 graden feedback software de manier waarop u met functioneringsgesprekken omgaat volledig veranderen.

In plaats van dat werknemers hun regelmatig geplande besprekingen met het management vrezen om hun prestaties te bespreken, kunnen zij voortdurend feedback krijgen van teamleden en collega's over de gebieden waarin zij uitblinken en die voor verbetering vatbaar zijn. 

Dit gedecentraliseerde feedbacksysteem is eerlijker, efficiënter en doeltreffender dan de traditionele methoden. 

U denkt misschien dat het niet de moeite waard is om uw feedback- en recensiemethoden te veranderen, maar als u dat eenmaal doet, zult u zich afvragen waarom u zo lang hebt gewacht. Onze software maakt het opmerkelijk eenvoudig om: 

• Voer 360-graden beoordelingen uit. 
• Beheer de resultaten. 
• Gebruik die gegevens om zinvolle resultaten te boeken voor de prestaties, het leiderschap en de loopbaanontwikkeling van uw werknemers.

Het geautomatiseerde proces verzamelt feedback van door u geselecteerde werknemers (al dan niet anoniem) om gegevens te verstrekken over hun prestatieniveau en andere factoren die u wilt onderzoeken. 

Voor meer informatie kunt u vandaag nog een gratis demo inplannen.