Het mooie van HR-automatisering is dat u hiermee kritische maar zwaar handmatige taken kunt automatiseren: het monotone, repetitieve en foutgevoelige werk.
Waardevolle documenten kunnen zoekraken, formulieren kunnen onvolledig blijven en deliverables blijven liggen. Maar dat kunnen oude verhalen zijn als u overstapt op een geautomatiseerd HR-proces.
Het automatiseren van uw HR-processen leidt tot:
U hoeft ons niet op ons woord te geloven - we hebben cijfers die dit bevestigen. Studies tonen aan dat automatisering de administratieve kosten met 30% kan doen dalen voor HR-professionals en met 49% voor werkgevers.
Maar hoe kan uw team HR-automatisering toepassen om deze voordelen te ervaren?
HR-automatisering verwijst naar het proces van het verbeteren en stroomlijnen van HR-managementtaken door het gebruik van technologie, software en digitale systemen. Het doel is om handmatige, repetitieve taken te verminderen, de nauwkeurigheid te verbeteren en HR-professionals in staat te stellen zich te richten op meer strategische activiteiten met toegevoegde waarde.
Deze taken zijn tijdgevoelig en kritisch, maar vatbaar voor fouten. Enkele voorbeelden zijn salarisbeheer, automatisering van trainingsevenementen, inschrijvingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden, onboarding, aanwezigheidsbeheer.
HR-automatisering komt uw organisatie om een eenvoudige reden ten goede: om tijd vrij te maken voor uw HR-personeel, zodat zij zich kunnen concentreren op complexere zaken als strategie en besluitvorming, het leveren van betere kandidaat- en werknemerservaringen.
Volgens gegevens van Zapier besparen HR-professionals elke week acht uur door gebruik te maken van automatisering. Deze extra uren per week kunnen ze gebruiken om zich te richten op uw grootste troef: uw mensen.
HR-teams hoeven minder tijd te besteden aan overbodige of repetitieve taken (denk: agenda-evenementen aanmaken, systemen integreren, medewerkers berichten sturen).
De tijd die met deze taken wordt bespaard, kan worden besteed aan activiteiten die meer waarde opleveren. De HR-professional kan bijvoorbeeld twijfels van werknemers sneller oplossen, wat leidt tot snellere levering.
De meeste HR-taken zijn documentgestuurd. Ze kunnen zeer inefficiënt en tijdrovend zijn wanneer ze handmatig worden uitgevoerd, vanwege fouten, archiveringsproblemen of "vastzittend" papierwerk.
Aan de andere kant, wanneer u deze taken automatiseert, zult u een onmiddellijke boost in productiviteit en efficiëntie zien. U hoeft niet meer te zoeken naar fysieke bestanden of handmatig specifieke nummers te vinden. Zodra de gegevens in het automatiseringsprogramma zijn ingevoerd, wordt het beheer van documenten een fluitje van een cent.
In plaats daarvan kan de HR-afdeling zich concentreren op cultuuropbouw en communicatie met de mensen, wat op zijn beurt de ontwikkeling van de hele organisatie zal vergemakkelijken.
Workflows vereisen vaak input of actie van andere teamleden en afdelingen. Vertragingen in de communicatie of problemen bij de overdracht kunnen leiden tot onnodig tijdverlies of frustratie op de werkplek.
Gelukkig maakt HR-automatisering het voor medewerkers gemakkelijker om items naar de juiste persoon te routeren voor feedback, goedkeuring of statusupdates, ongeacht de afdeling. Elk teamlid heeft ook een betere zichtbaarheid, wat meer is dan het zien van de status van de verzoeken en werkitems.
HR-automatisering vermindert de afhankelijkheid van handmatige arbeid die de weg vrijmaakt voor menselijke fouten.
Er zullen minder kansen zijn op fouten op de werkplek, plus gegevens over alle afdelingen, platforms en apps worden verenigd om meer consistente records te bieden, waardoor herhaalde gegevensinvoer wordt voorkomen.
Uw papieren verwerking vervangen door automatisering van HR-processen kan u geld besparen.
Omdat u niet meer zoveel documenten hoeft af te drukken of op te slaan als dossier, minimaliseert u uw behoefte aan schrijfgerei en opslagruimte. Al uw documenten kunnen worden vastgelegd en met één druk op de knop worden geraadpleegd (gelukkig maar!).
Uw organisatie moet zich houden aan de beste praktijken voor het vastleggen en beheren van gegevens om te voldoen aan de toepasselijke regelgeving. Het probleem hierbij is dat de voorschriften voor gegevensbeveiliging en compliance steeds strenger en vaak ingewikkelder worden.
Zelfs de kleinste fouten kunnen leiden tot enorme boetes en de reputatie van uw organisatie aantasten, waardoor zakelijke kansen verloren gaan.
Best practices voor HR-automatisering zorgen ervoor dat alle gevoelige gegevens van kandidaten en werknemers veilig worden opgeslagen, en gaan nog een stap verder om ervoor te zorgen dat alle kandidaten gelijke kansen krijgen en eerlijk worden behandeld op de werkplek.
Absoluut niet. Het doel van automatisering van HR-activiteiten is HR-professionals te helpen slimmer te werken en betere resultaten te behalen.
Hoe? Automatisering creëert meer mogelijkheden voor u om contacten te leggen en zinvolle relaties op te bouwen met anderen. Het automatische pilootmechanisme maakt tijd vrij voor HR-taken, zodat u zich kunt concentreren op het voeren van echte gesprekken met uw mensen in plaats van te verzanden in overbodige administratieve taken. Wanneer u handmatige HR-processen automatiseert, worden eenvoudige taken en vragen automatisch afgehandeld met weinig tot geen menselijke tussenkomst.
Met andere woorden, HR-automatisering bevordert en faciliteert de "menselijke" component.
Neem bijvoorbeeld uw inwerkproces. Als uw organisatie vaak nieuwe talenten aanwerft, hoeven HR-managers niet steeds hetzelfde proces en dezelfde procedures te herhalen om de nieuwe werknemers te informeren over de bedrijfscultuur. Zet één keer een automatisch onboarding-traject op, en hergebruik het voor het volgende onboarding-programma.
Daardoor hebben HR-managers meer tijd om de nieuwe werknemers te verwelkomen en hen persoonlijk te leren kennen. Op die manier kunt u het personeelsverloop verminderen en de betrokkenheid van de werknemers op lange termijn verbeteren. Het is de ultieme win-win oplossing.
Nu we het voordeel van HR-automatisering hebben vastgesteld, bespreken we de HR-processen die u zou moeten automatiseren.
Uw HR-afdeling jongleert al met verschillende taken en verantwoordelijkheden. Daarbij vergeleken kan het handmatig versturen van herinneringen en meldingen om ervoor te zorgen dat elke taak is voltooid, tijdrovend en ... frustrerend zijn.
HR-software kan automatische e-mailwaarschuwingen sturen naar het HR-team en de respectieve werknemers, om hen te herinneren aan komende deadlines, functioneringsgesprekken, nieuwe starters en andere gebeurtenissen. Hierdoor is de kans kleiner dat het hele team belangrijke data en taken vergeet en hoeven HR-managers minder mensen te achtervolgen om actiepunten af te handelen.
Automatisering bevordert in dit geval de communicatie, bespaart tijd en helpt compliance door ervoor te zorgen dat essentiële acties op het juiste moment worden ondernomen.
Het handmatig doen van de salarisadministratie is een langzaam proces dat vaak uren (zelfs dagen) in beslag neemt en een grotere kans op fouten met zich meebrengt. Salarissystemen zoals QuickBooks of ADP daarentegen automatiseren je salarisadministratie, wat resulteert in:
Het werven en inwerken van nieuwe werknemers zijn twee van de meest cruciale taken van HR-managers. Ze brengen een grote hoeveelheid belangrijk papierwerk en verantwoordelijkheden met zich mee.
Wanneer onboarding en werving handmatig en op papier gebeuren, hebt u te maken met veel documenten. Verlies van papierwerk is een van de vele problemen die zich kunnen voordoen, omdat de dossiers vaak tussen verschillende mensen worden doorgegeven en het aanwervingsproces langer duurt.
HR-automatisering kan de administratieve ervaring verbeteren doordat de dossiers op een computersysteem staan, er zicht is op de verschillende afdelingen, menselijke fouten tot een minimum worden beperkt en papierverlies wordt voorkomen.
Het vermindert ook drastisch de aanwervingstijd door een snellere screening van kandidaten en achtergrondcontroles indien gekoppeld aan data analytics of door gebruik te maken van data analytics consulting diensten.
Dit is een enorm voordeel, aangezien 57% van de werkzoekenden hun interesse in een baan verliezen als het aanwervingsproces lang duurt.
We zijn de tijd voorbij dat prestatiebeheer een jaarlijkse gebeurtenis was die bepaalde of werknemers goed waren in hun werk.
Tegenwoordig is het een dynamisch proces waarbij de prestaties van werknemers regelmatig worden geëvalueerd door ze af te stemmen op de lange- en kortetermijndoelstellingen van uw organisatie.
Hoewel de frequentie toeneemt, vermindert de inspanning die u nodig hebt om de prestaties van werknemers te evalueren als u een HR-automatiseringssysteem gebruikt. U kunt de automatiseringstools gebruiken om zonder uw actieve betrokkenheid de prestaties van werknemers te identificeren, te meten en suggesties te doen om deze te verbeteren.
Automatisering zorgt er ook voor dat de gegevens van elke werknemer nauwkeurig zijn, wat leidt tot een eerlijke beoordeling van elke werknemer.
Andere voordelen van het automatiseren van de prestaties van werknemers zijn real-time feedback voor de effectieve ontwikkeling van werknemers, het ontdekken van leemten in opleiding en ontwikkeling, en bruikbare inzichten in contraproductieve activiteiten.
Personeelszaken heeft ook te maken met veel gegevens. Helaas blijven de meeste van deze gegevens ongebruikt door het grote volume dat bijna onmogelijk handmatig te sorteren is.
Dit is waar HR analytics in beeld komt.
HR-analyse heeft betrekking op het registreren en analyseren van HR-gegevens om de prestaties van het personeelsbestand en de impact van essentiële HR-gegevens op de algemene prestaties van uw organisatie te verbeteren. Dit is hoe het werkt:
Het bijhouden van de aanwezigheid van werknemers en werktijden is een must voor elke organisatie. Handmatige tijdregistratie en het markeren van aanwezigheid zijn echter ineffectieve manieren om de aanwezigheid te beheren.
Met moderne presentie tracking tools kan HR de werktijden en aanwezigheidsgegevens van werknemers automatisch controleren, bijhouden en registreren. Dit systeem kan het hele proces gemakkelijk en probleemloos. Na gebruik van dit systeem, zullen de gegevens worden samengevoegd en klaar voor de salarisadministratie.
HR-automatisering helpt bij het elimineren van fysiek papierwerk en maakt HR-activiteiten effectiever en foutloos. De juiste HR-automatiseringstool kan deze taken automatiseren en een groot verschil maken.
Zoals besproken, is het doel van automatisering van HR-processen het leven van HR-managers en -professionals te vergemakkelijken en betere resultaten te behalen - niet om hen te vervangen. De menselijke maat is immers de specialiteit van HR.
Maar waar moet je de grens trekken?
U kunt het menselijke element nooit echt vervangen als het gaat om de ontwikkeling en het leiderschap van uw personeel. HR speelt een centrale rol bij het beantwoorden van complexe vragen over arbeidsvoorwaarden, het voeren van zinvolle gesprekken, het geven van feedback en het behandelen van klachten en twijfels van werknemers.
Effectieve één-op-één interacties met werknemers zijn wat een werkplek onderscheidt. Technologie is slechts een ander instrument in de gereedschapskist van de HR - een instrument dat zij moeten gebruiken om tijd vrij te maken en zich te concentreren op taken waarvoor menselijke gesprekken nodig zijn of die door dergelijke gesprekken worden versterkt.
Hier bespreken we praktijkvoorbeelden en case studies om u te helpen begrijpen hoe bedrijven HR procesautomatisering omarmen en belangrijke mijlpalen bereiken.
Het zou de zoveelste loonlijst voor FuelCell Energy zijn, toen de loonadministrateur van het bedrijf zich realiseerde dat elke werknemer het loon van iemand anders zou ontvangen.
Sandi Mauro, HR-directeur van FuelCell Energy, had samen met haar kleine team Excel-spreadsheets opgesteld met bijgewerkte cijfers over de werknemerscompensatie voor de 600 personeelsleden. Helaas was een van de spreadsheets verkeerd gesorteerd, waardoor veteranen werden betaald als nieuwe werknemers, gewone werknemers als hoger management - het was een complete chaos.
Mauro wist de crisis weliswaar af te wenden door de salarisadministratie een dag voor de verwerking ervan stop te zetten, maar het incident bevestigde de noodzaak van betere controles op de compensatieplanning.
Ook vroeger waren er problemen. Handmatige salarisadministratie leidt vaak tot fouten en er was geen transparantie over hoe het loon voor de werknemers werd berekend.
Toen besloot FuelCell Energy te investeren in SR-automatiseringssoftware. 90 dagen later waren de resultaten duidelijk, de software:
Het Osceola County's Sheriff's Office werd geconfronteerd met een landelijk tekort aan politieagenten. Als gevolg daarvan wist de afdeling dat ze een effectief alternatief nodig hadden voor hun op papier gebaseerde wervingsproces dat vaak leidde tot verloren formulieren, meerdere stapels papierwerk en belemmerde communicatie tussen afdelingen en sollicitaties.
Toen hebben de medewerkers HR-automatisering geïmplementeerd in een online assessment vóór indiensttreding.
In het eerste jaar na de implementatie heeft de Sheriff van Osceola County zijn wervingsinspanningen opgeschaald van 446 sollicitaties in 2012 naar 1.305 sollicitaties in 2013. Nog belangrijker is dat de afdeling kwalitatief betere kandidaten vond en de vacatures sneller vervulde.
Door de werving te automatiseren kon de Sheriff papierloze achtergrondcontroles uitvoeren en geautomatiseerde e-mails naar kandidaten sturen om hen op de hoogte te houden van de status van hun sollicitatie. De besparing van 2.000 dollar aan kantoorbenodigdheden is nog een kers op de taart.
Alasco had ambitieuze plannen in lijn met zijn missie om vastgoedeigenaren te helpen hun ROI te maximaliseren: het bedrijf was van plan zijn personeelsbestand met bijna 60% uit te breiden en zich aan te passen aan een hybride werkmodel.
Aanvankelijk was onboarding geen groot probleem. Nieuwe werknemers werden door hun superieuren persoonlijk vertrouwd gemaakt met essentiële onderwerpen en kregen via e-mail gedetailleerde instructies om de eerste weken comfortabel door te komen.
Dingen veranderden toen Alasco op afstand moest gaan werken. Het werd een grotere uitdaging voor het snelgroeiende bedrijf om nieuwe werknemers virtueel dezelfde hoogwaardige inwerkervaring te bieden. Dit was iets wat ze wilden blijven doen.
Alasco gebruikt Zavvy's onboarding software om onboarding te automatiseren (en te versnellen), waardoor het bedrijf de handmatige werklast kan halveren en gestructureerde interne processen kan creëren om een rijke en gediversifieerde ervaring te bieden die verder gaat dan de traditionele e-mails.
Nieuwe werknemers houden ook van deze nieuwe en verbeterde ervaring. Zij beoordeelden hun ervaring met Zavvy met een indrukwekkende 4,7 van de 5 sterren.
In dit gedeelte hebben we een lijst met HR-automatiseringstools opgesteld om u op weg te helpen met het automatiseren van dagelijkse HR-administratietaken.
Wilt u de werknemerservaring naar een hoger niveau tillen? Gebruik Zavvy om consistente employee journeys in kaart te brengen en leg vanaf het begin de basis voor langdurige relaties.
Zavvy zorgt voor alles: onboarding, training en ontwikkeling van werknemers, feedback en prestatiebeoordelingen en verbindingsprogramma's om een harmonieuze en aantrekkelijke werkcultuur te creëren.
Bovendien kun je met Zavvy ook de workflow builder van Slackgebruiken om je eigen workflow te automatiseren en onboarding efficiënter te maken.
Geen tijd om de reis helemaal opnieuw te maken?
Geen zorgen. Zavvy biedt kant-en-klare sjablonen die je verder kunt aanpassen op basis van je behoeften en een krachtige AI-assistent die klaar staat om de meest tijdrovende taken over te nemen, zoals het maken van carrièrekaders.
Bovendien helpt ons ondersteuningsteam je bij elke stap totdat je alles zelf in de hand hebt.
Laten we eens kort kijken naar de nieuwste trends op het gebied van HR-automatisering om u te helpen een actuele automatiseringsstrategie voor uw organisatie op te stellen.
Veel grote bedrijven zoals Twitter, Shopify, Facebook en Slack hebben thuiswerken omarmd en opgewaardeerd. Deze stap is logisch, aangezien 65% van de werknemers na de CVID liever thuis blijft werken.
Met dit in gedachten moeten HR-afdelingen zich aan deze realiteit aanpassen en workflows en strategieën creëren die een volledig externe of hybride werkcultuur ondersteunen.
Werving kan een repetitief en tijdrovend proces zijn, waardoor het een perfect gebied is om te automatiseren. Toch automatiseren bedrijven momenteel slechts 6% van alle wervingstaken.
We kunnen verwachten dat de komende jaren meer recruitment-gerelateerde taken worden geautomatiseerd, vooral met de recente vooruitgang in AI en HR-tools.
Het aanwervingsproces kan bijvoorbeeld worden gestroomlijnd door gebruik te maken van LinkedIn-automatiseringstools zoals Linked Helper, en dit is slechts een van de vele voorbeelden.
Human resources in het digitale tijdperk worden steeds veeleisender en complexer. Om bij te blijven zullen bedrijven AI-automatisering toepassen op vele gebieden, waaronder onboarding, training en werving.
Hierdoor kan HR anticiperen op vragen en problemen, een meer gepersonaliseerde aanpak bieden, repetitieve taken minimaliseren, zich meer richten op taken die een menselijke aanpak vereisen en 24/7 beschikbaarheid garanderen via AI-gestuurde chatbots.
Het belangrijkste idee achter werknemersopleidingen is het verhogen van de productiviteit van het personeel. Nu werknemers op afstand gaan werken, is het slechts een kwestie van tijd voordat de opleiding van werknemers dit voorbeeld zal volgen en online zal gaan.
Verwacht dat bedrijven een beroep zullen doen op geautomatiseerde online leerplatforms en workshops om hun werknemers leermogelijkheden te bieden om hun vaardigheden te ontwikkelen en te verbeteren.
De afgelopen jaren hebben veel bedrijven salarissoftware geïmplementeerd om verschillende processen te automatiseren, van het versturen van facturen tot het rechtstreeks op de bankrekening van de werknemer storten van betalingen.
De bespaarde tijd kan beter worden besteed aan het voeren van zinvolle één-op-één gesprekken en het leiden van werknemers naar succes. Het vermijden van menselijke fouten bij het verwerken van betalingen, wat veel geld en tijd kost, is een ander belangrijk voordeel.
In het kielzog van de Grote Ontslagbrief en het stille ontslag neemt de druk op bedrijven toe om uitzonderlijke werknemerservaringen te leveren. Met HR-automatisering kunt u uniforme workflows creëren om het traject van kandidaten en werknemers te verbeteren en prioriteit te geven aan het grootste goed van uw bedrijf: de mensen.
Zavvy is niet alleen een HR automatiseringstool. Het is uw partner voor het creëren van uitstekende werknemerservaringen.
Met Zavvy automatiseert u uw processen, verbetert u uw HR-praktijken en stelt u uw team in staat om zich te concentreren op wat echt belangrijk is - uw mensen:
.png)
.png)
