Hoe u de effectiviteit van uw trainingsprogramma voor werknemers kunt verbeteren met trainingsautomatisering

Als manager of HR-leider begrijpt u het belang van het opleiden van uw werknemers. U weet dat het goedkoper is een huidige werknemer op te leiden dan een nieuwe aan te nemen.

En dat werknemers die bijscholing krijgen dit gunstig vinden voor hun productiviteit, betrokkenheid, arbeidssatisfactie en professionele ontwikkeling en dat zij eerder geneigd zijn bij een bedrijf te blijven.

Misschien hebt u zelfs een bedrijfsopleidingsprogramma ontworpen waardoor uw bedrijf en uw werknemers in het verleden van deze beloningen konden genieten.

Maar nu uw bedrijf groeit, u talent van over de hele wereld aanneemt, beginnen de barsten in uw opleidingsmethoden zichtbaar te worden.

Het wordt steeds moeilijker voor u om snel consistente, relevante, boeiende en effectieve opleidingen te geven aan nieuwe en bestaande werknemers. U kunt niet eens de tijd vinden voor de beoordeling na de training of het geven en verzamelen van feedback.

Er is een eenvoudige oplossing voor dit probleem: trainingsautomatisering.

U hebt alleen de juiste automatiseringsfuncties en een geautomatiseerd opleidingsbeheersysteem nodig om uw processen en personeel nieuw leven in te blazen.

Wat is trainingsautomatisering?

Het automatiseren van uw HR-workflow is ideaal om handmatige, vervelende, repetitieve en tijdrovende administratieve taken over te dragen aan software. Ook uw opleidingsworkflows kunnen baat hebben bij automatisering. 

Opleidingsautomatisering maakt het opleidingsproces van uw werknemers effectiever, efficiënter, schaalbaar en in staat om zelfstandig te werken.

Bijvoorbeeld, in plaats van handmatig toezicht te houden op processen zoals:

• preboarding, 
• Onboarding,
• het beheer van de loonlijst, 
• het indienen van belastingen, en 
• het aanpassen van opleidingsplannen voor elke afdeling,

Uw people ops team kan deze taken delegeren aan een automatiseringsplatform.

"Werknemers verwachten mogelijkheden om te leren en te groeien zonder beperkingen, managers die begrip hebben voor individuele werkstijlen en omgevingen, en bedrijven die flexibiliteit aanbieden als standaard voor het dienstverband." Gogi Anand, Senior People Science Consultant, LinkedIn.

Door (vervelende) taken te delegeren komt er tijd vrij voor waardevollere taken zoals het analyseren van opleidingsbehoeftenhet definiëren van leerdoelen, het ontwerpen van cursusmateriaal en het creëren van kwalitatieve inhoud.

U kunt dus minder tijd besteden aan kleine en repetitieve administratieve taken en meer aan het voldoen aan de verwachtingen van uw werknemers voor flexibele, effectieve en kwalitatieve opleidingsmogelijkheden. 

Opleidingsautomatisering haalt alle wanorde, stress en wegversperringen uit uw opleidingsproces door traditionele systemen - ontelbare spreadsheets, PDF's, e-mails en tools - te vervangen door een systeem dat soepel verloopt met minimale menselijke tussenkomst.

👨‍🏫 Wat is een geautomatiseerde cursus?

Een geautomatiseerde cursus is elke cursus die is ontworpen, gemaakt, uitgerold, gemeten en omgezet van statische inhoud naar interactieve formats met behulp van de kracht van automatiseringssoftware.

Vanuit het oogpunt van de aanbieder biedt een geautomatiseerde cursus een online leerervaring met meerdere voordelen. U kunt de tijd verkorten die nodig is om flexibele en gepersonaliseerde training, interventie en gerichte ondersteuning te bieden aan uw werknemers. En u kunt het allemaal zo naadloos mogelijk laten verlopen.

"Wat me het meest verraste was dat je zoveel kunt automatiseren zonder aan ervaring in te boeten. We sturen mensen traceerbare taken, boeiende content en leuke herinneringen via Slack. Allemaal met één klik." Markus Schwarz, People Experience Manager bij Storyblok.

💼 5 Manieren waarop trainingsautomatisering uw bedrijf ten goede komt

Er gaat veel werk zitten in het ontwikkelen en onderhouden van een succesvol opleidingsprogramma. De uren en inspanningen die daarvoor nodig zijn, kunnen zelfs de hardst werkende HR-afdeling belasten.

Wanneer dit gebeurt, kan uw bedrijf enorme financiële verliezen lijden, juridische gevolgen ondervinden, het moreel van uw werknemers verlagen en het gebrek aan vaardigheden vergroten.

Met trainingsautomatiseringssoftware kunt u deze potentiële tegenslagen omzeilen en essentiële vruchten plukken.

1. Gestroomlijnde inwerkprocessen voor werknemers

Maak alle informatie die u hebt gecreëerd om nieuwe werknemers te helpen op de hoogte te raken van wat uw bedrijf inhoudt en hoe zij kunnen bijdragen aan de doelstellingen en de bredere visie van het bedrijf, direct toegankelijk voor alle belanghebbenden.

Zo hoeft u uw inwerkproces niet voor elke nieuwkomer handmatig te ontwerpen, te beheren en te herhalen.

U hoeft het proces maar één keer vast te leggen, en uw training management software rolt het uit wanneer een nieuwe werknemer moet worden ingewerkt.

2. Eliminatie van repetitieve inspanningen

Zonder automatisering van opleidingen zou u week na week bezig zijn met het inschrijven van werknemers voor opleidingen, het bijhouden van cursusvoortgang en het bijwerken van opleidingsrecords, totdat u moe wordt of afhaakt.

Je zou uren gebruiken:

- werknemers informeren over de vereiste opleiding; 

- het verzenden van relevant lesmateriaal; 

- het opzetten van taken; 

- toezicht op de regelgeving compliance, en 

- om andere back-office taken te doen.

Door te investeren in geautomatiseerde training kunt u eenvoudig en snel alledaagse repetitieve taken zodanig configureren dat ze zelfstandig, automatisch en efficiënter kunnen worden uitgevoerd.

Nu kunt u uw energie richten op activiteiten met een hogere waarde, zoals het formuleren van opleidingsstrategieën en het ontwerpen van effectieve programma's.

3. Maximale tijdsbesparing en lagere opleidingskosten

Stel u voor dat u een seminar of lezing plant om honderden of duizenden werknemers op te leiden in het gebruik van nieuwe technologie.

Je moet een zaal vinden en huren die groot genoeg is voor iedereen en je moet vervoer, eten en instructeurs regelen.

Laten we niet vergeten dat u werknemers ook van hun werk afhoudt, wat betekent dat uw bedrijf in die tijd niet optimaal draait of geld verdient.

Dit alles kost uw bedrijf veel geld en tijd. Maar door uw opleiding te automatiseren, hebben uw werknemers alleen hun computer, een internetverbinding en wat vrije tijd nodig om de opleiding te voltooien.

U zorgt er dus niet alleen voor dat u minder tijd kwijt bent aan productieve taken, maar ook dat u algemene kosten bespaart.

4. Anticiperen op de leerbehoeften van werknemers

Het is uw verantwoordelijkheid om uw werknemers te helpen op het juiste moment nieuwe vaardigheden en kennis op te doen om hun carrière te laten groeien en de veranderingen in hun vakgebied bij te houden.

U kunt werknemersgegevens (werkprofielen, prestatiebeoordelingen, enz.) uit uw HR-systemen combineren met leergegevens en beoordelingsresultaten uit uw opleidingsautomatiseringssoftware om vaardigheidsniveaus te analyseren en lacunes in vaardigheden en leerbehoeften vast te stellen.

Gewapend met deze informatie kunt u met één muisklik relevante cursussen aanbieden aan verschillende werknemers die moeten worden bijgeschoold of herschoold. 

5. Verbeterde opleidingsefficiëntie

Succesvolle trainingsprogramma's worden niet in één dag gebouwd. 

Het vergt oefening en constante verfijning om leerervaringen te creëren die interessant, boeiend, impactvol en relevant zijn.

Het opnemen van mobiele microlearning in uw opleidingsprogramma kan bijvoorbeeld leiden tot een viermaal hogere betrokkenheid. En nog beter, het leidt ook tot 50% betere kennisbehoud in vergelijking met traditionele e-learning tools. 

➡️ Ontdek hoe Freeletics verschillende leertechnieken combineert om de efficiëntie te verhogen. Hierdoor voelt 100% van de cursisten zich gesteund in hun groei en ontwikkeling. 

Met Employee Training Automation kunt u ook geautomatiseerde enquêtes opzetten om de betrokkenheid te controleren en feedback te verzamelen tijdens het opleidingstraject. Het helpt u zelfs uw enquêteresultaten te evalueren en eenvoudig rapporten te maken die u kunt gebruiken om:

• processen te stroomlijnen;
• vaststellen welke gebieden voor verbetering vatbaar zijn;
• Beoordeel de kracht van je trainingsproces;
• problemen aan te pakken voordat ze een probleem worden;
• fouten en risico's van niet-compliance verminderen;
• opleidingsactiviteiten aan te passen aan de leerbehoeften of -voorkeuren van de werknemers.

👩‍💼 5 Redenen waarom uw werknemers de voorkeur zullen geven aan geautomatiseerde opleidingen

Uw bedrijf is niet de enige die profiteert van de voordelen van het automatiseren van uw opleidingsprogramma. Het heeft ook directe gevolgen voor uw werknemers en verandert hun leer- en ontwikkelingservaring op meerdere manieren.

 1. Leren wordt zelfgestuurd

Geautomatiseerde training zet werknemers in de voorste stoel en geeft hen de macht om te bepalen hoe, wanneer en waar ze leren. Daardoor kunnen ze leren en hun vaardigheden ontwikkelen in een tempo dat bij hen, hun agenda en hun ambities past.

Ze hoeven alleen maar in te loggen op hun gepersonaliseerde opleidingsportalen om het lesmateriaal en de niet te missen mijlpalen te zien die u voor hen hebt gecreëerd.

Zij kunnen hun vorderingen bijhouden, om bijscholing vragen of zelfs zelfstandig besluiten andere niet-verplichte cursussen te volgen die hun belangstelling wekken.

 2. Meer feedback, vaker

Hoe goed vorderen werknemers op hun leertraject?

Welke vaardigheidstekorten hebben ze?

Met welke onderdelen van de cursus hebben ze moeite, of moeten ze meer aandacht besteden zodat ze in de toekomst kunnen uitblinken?

Hoe werken hun huidige leerstrategieën voor hen?

Zonder geïndividualiseerde feedback kunnen uw werknemers deze vragen niet beantwoorden. Helaas betekent dit dat zij zich niet kunnen verbeteren, en dat u hen niet effectief kunt begeleiden om persoonlijke en verplichte leerdoelen te bereiken.

Met een geautomatiseerd opleidingssysteem kunt u gemakkelijk quizzen en tests maken om te beoordelen wat de cursisten hebben geleerd. Vervolgens genereert u automatisch feedback op basis van het juiste antwoord op elke vraag.

 3. Mogelijkheid om te leren in de stroom van het werk

Wanneer u werknemers weghaalt van hun bureau of de taken waarmee ze bezig zijn om een opleiding te volgen, verstoort u hun productiviteit en workflow.

Anderzijds kunt u met automatisering uw werknemers tijdens hun dagelijkse werk opleiden en hun leerervaring flexibeler maken. 

Dus in plaats van een apart moment buiten het werk te vinden om te leren, helpt geautomatiseerde training u en uw werknemers om leren in de stroom van het werk in hun routines op te nemen:

• Infographics;
• Sociale media threads;
• Interactieve quizzen;
• Druppel campagnes;
• Samenwerkend leren;
• Gamification;
• Microsoft Teams of Slack nudges;
• Pop-up micro-learning inhoud, enz.

4. Geautomatiseerde herkenning verhoogt de betrokkenheid

Werknemers willen niet in het donker zwoegen zonder erkenning voor het werk dat ze doen of voor wat ze hebben bereikt.

Als u hen niet de aanmoediging en waardering geeft waarnaar zij verlangen, zullen zij die bij een ander bedrijf gaan zoeken.

Een geautomatiseerd systeem voor opleidingsbeheer met certificerings- en gamificatiefuncties zoals leaderboards, badges, niveaus, punten, certificaten en beloningen maakt het gemakkelijk om werknemers te erkennen en te prijzen wanneer zij een leermijlpaal hebben bereikt.

Deze bevestiging van hun inspanningen zal hen stimuleren om door te gaan en het de volgende keer zelfs beter te doen.

5. Consistente en betrouwbare ervaringen voor leerlingen

Het mooie van geautomatiseerde training is dat het inconsistenties in de trainingservaringen van uw werknemers wegneemt.

Iedereen krijgt dezelfde richtlijnen, inhoud en algemene ervaring, ongeacht waar ze zich bevinden.

Niemand blijft achter of krijgt meer lesmateriaal en leertijd dan de volgende.

Beheerders en cursisten hoeven niet in verschillende bestanden en mappen te zoeken naar de cursussen of informatie die ze nodig hebben, want die is binnen handbereik.

U kunt uw trainingsautomatiseringsplatform gemakkelijk bijwerken wanneer uw bedrijfsbeleid of -processen evolueren. Iedereen met toegang kan de wijzigingen meteen zien.

🖥️ Wat te zoeken in automatiseringssoftware voor opleidingen

Whether you are reviewing your current training software or shopping for a new one, here are some core features that any effective automated training management system (TMS) should have to support your training efforts:

• Creatie en ontwerp van cursussen - Met uw software voor trainingsautomatisering moet u relevante cursussen kunnen ontwerpen, creëren, opslaan en op het juiste moment aan uw werknemers kunnen aanbieden. Het moet mogelijk zijn nieuwe cursussen vanaf nul op te bouwen en bestaand cursusmateriaal te importeren en te bewerken. Zorg er bovendien voor dat het moderne formats ondersteunt, zoals gedragsgerichte formats (bijv. microlearning), sociaal leren en gespreide herhaling.
• Prestatiebeoordeling - Een goed TMS moet werknemers in staat stellen hun vooruitgang te beoordelen en hun kennis te testen tijdens het leertraject.
• Aanpasbare opleidingsplannen - Met een TMS is het beheer van opleidingsvereisten voor individuele werknemers of hele teams eenvoudig en naadloos. U kunt gepersonaliseerde profielen aanmaken voor elke cursist en beheerder. Of uw trainingskanalen, frequentie en duur aanpassen aan de voorkeuren van uw werknemers.
• Volgen en rapporteren - Kies een trainingsautomatiseringssoftware waarmee u het leergedrag en de prestaties van uw werknemers kunt volgen en bestuderen via aangepaste rapporten.
• Schaalbaarheid - U hoeft niet elke keer dat uw bedrijf uitbreidt een nieuwe softwareoplossing te onderzoeken, aan te schaffen en te implementeren.

Waarvoor is trainings(automatiserings)software het meest geschikt?

Gebruik uw opleidingsautomatiseringssoftware om uw volledige opleidingsadministratie te beheren aan de administratieve kant en uw leer- en ontwikkelingsproces aan de kant van de werknemers.

Het helpt u te voldoen aan de opleidingsbehoeften en -eisen van uw bedrijf door over te nemen en te automatiseren hoe u cursussen ontwerpt, blended learning aanbiedt en opleidingsinitiatieven ontplooit.

U kunt het gebruiken om te stroomlijnen hoe u cursisten erkenning geeft, certificaten uitreikt, de leervorderingen bewaakt, medewerkers communiceert en betrekt, en opleidingsrapporten genereert.

Tip: You can use your training automation software to target specific individuals or teams with role-based development opportunities such as leadership training, sales training, and more.

⚙️ 8 stappen voor de implementatie van opleidingsautomatisering

Klaar om van uw opleidingsprogramma voor werknemers een geoliede machine te maken die leren tot een geliefd onderdeel van uw werkcultuur maakt?

Volg deze stappen om de voordelen van geautomatiseerde training voor uw bedrijf en werknemers te ontsluiten.

1. Begin met het kiezen van uw geautomatiseerde trainingssoftware

Het opleidingsautomatiseringssysteem dat u kiest, beperkt uw opleidingsprogramma of helpt het aan de verwachtingen te voldoen en deze te overtreffen.

Er zijn veel opties op de markt, en sommige daarvan zullen u een beter en breder scala aan functies bieden dan andere.

Om de juiste trainingssoftware voor uw bedrijf te kiezen, moet u rekening houden met het volgende:

• Het type opleidingsinhoud waaraan uw werknemers de voorkeur geven, bijvoorbeeld dia's, video tutorials, webinars en afbeeldingen.
• De methoden of kanalen die u wilt gebruiken om de inhoud te leveren, bijvoorbeeld slack, e-mail en pop-ups.
• Uw opleidingsaanpak - kiest u voor blended, asynchrone, sociale of e-learning?
• De omvang van uw bedrijf en uw verwachte groei.

Zodra u uw behoeften op het gebied van opleidingsautomatisering hebt beoordeeld, zal het gemakkelijker zijn om een hulpmiddel te vinden dat aan alle of de meeste van uw behoeften voldoet.

2. Vaststellen van opleidingsdoelstellingen

Wat wilt u bereiken met uw opleidingsprogramma op de werkplek?

Als u geen doel voor ogen hebt, kunt u uw werknemers nutteloze informatie geven. Nog erger, u levert informatie die niet relevant is voor hun rol of uw bedrijf - wat een verspilling van tijd en kansen zou dat zijn.

U kunt dit voorkomen door na te gaan welke vaardigheden en kennislacunes in uw bedrijf verhinderen dat werknemers concurrerend en veelzijdig blijven en vooruitkomen in hun functie.

3. Herbruikbare cursussjablonen maken

U kunt het maken en beheren van cursussen automatiseren door sjablonen te maken die u steeds opnieuw kunt gebruiken of bewerken. Dit bespaart u de moeite om telkens opnieuw te beginnen wanneer u een soortgelijke cursus of opleidingsmateriaal wilt toevoegen.

Dus alles wat je moet doen is het sjabloon bewerken met de specifieke informatie voor elke cursus. Voeg de instructeurs, datum en tijd toe, en het is klaar.

Als de trainingsautomatiseringssoftware die u gebruikt wordt geleverd met sjablonen, pas ze dan aan uw behoeften aan.

4. Ontwerpen en ontwikkelen van opleidingsmateriaal

Uw werknemers zouden niet moeten zoeken naar het nodige opleidingsmateriaal.

Om uw programma effectief en leerlinggericht te maken, moet u een online opslagplaats creëren voor alle relevante cursussen en materialen die cursisten nodig hebben. Zorg er vervolgens voor dat ze er gemakkelijk toegang toe hebben wanneer dat nodig is.

Om dit te doen, moet je:

• Bepaal uw opleidingsdoelstellingen en wat u wilt leren, en gebruik dat om de gewenste resultaten van elke cursus te bepalen.
• Doe grondig onderzoek naar je gekozen onderwerp en gebruik de verzamelde inzichten om een cursusoverzicht op te stellen.
• Bouw het schema uit door de inhoud van elk cursusonderdeel te maken.

5. Werkstromen automatiseren

Het is tijd om uw trainingsautomatiseringssoftware eens uit te proberen door aspecten van uw HR en L&D processen te automatiseren die repetitief en tijdrovend zijn.

De volgende communicatie en taken van de opleidingsadministratie zijn bijvoorbeeld perfecte kandidaten voor automatisering.

→ Stel automatische enquêtes in: Verstuur automatisch enquêtes aan het einde van elke cursus om onmiddellijke reacties van werknemers te krijgen en te weten te komen wat ze zouden willen verbeteren.

→ Stel automatische communicatietriggers in: Deze zijn handig om cursisten te informeren over een nieuwe trainingstrajectopdracht, te laat zijn met een taak, of het naderen van de cursusdeadline.

→ Geautomatiseerde opleidingscertificaten: Programmeer uw TMS om automatisch op sjablonen gebaseerde of op maat gemaakte certificaten uit te geven wanneer een cursist alle vereiste leeractiviteiten heeft voltooid.

→ Automatiseer het beheer van trainingsgegevens - Wijs automatisch cursussen toe aan werknemers, analyseer trainingsresultaten en maak eenvoudig doorzoekbare verslagen en rapporten.

→ Geautomatiseerde feedbackverzameling - Monitor quizresultaten, doorlooptijden van modules en resultaten. Gebruik deze inzichten vervolgens om het opleidingsmateriaal aan te passen aan de behoeften van de cursisten.

6. De inhoud uploaden

Voeg al uw opleidingsinhoud, van online cursussen tot ander lesmateriaal zoals PDF's, video's, audiobestanden, worddocumenten en interactieve flipbooks, toe aan uw TMS.

Tip: Met de beste automatiseringssystemen kunt u verschillende soorten inhoud in één leertraject of cursus gebruiken.

Nadat u een cursus of traject hebt gemaakt, kunt u de cursusvolgorde definiëren, een schema opstellen en de volgorde bepalen waarin cursisten cursussen kunnen bekijken of door het traject kunnen gaan.

7. Voortgang en doeltreffendheid volgen

Uw werk houdt niet op na de lancering van uw geautomatiseerde trainingsprogramma. U moet nog steeds de prestaties van de cursisten, de testscores, het aantal voltooide cursussen en de opleidingsresultaten controleren.

Maak gebruik van de tracking-, analyse- en rapportagefuncties van uw leermanagementsysteem, die al het voorwerk voor u doen.

‍Tip: Hoe geavanceerder de rapportagetools van uw software zijn, hoe beter het inzicht dat u krijgt.

Betere inzichten betekenen een beter begrip van wat wel of niet werkt in uw trainingsstrategie. Met deze kennis kunt u wijzigingen aanbrengen om de doeltreffendheid van uw programma te vergroten.

8. De prestaties van de stagiair erkennen

Uw werknemers overladen met feedback, erkenning en beloningen is de truc om hen te motiveren om te blijven leren en hun vaardigheden te verbeteren.

Denk buiten de doos en bedenk spannende manieren om dit voor elkaar te krijgen. 

U kunt bijvoorbeeld het opleidingsproces gamificeren om de betrokkenheid te vergroten en vriendschappelijke concurrentie aan te wakkeren.

Kent badges en certificaten toe aan cursisten om hun gevoel van voldoening te vergroten en hen te stimuleren cursussen te voltooien.

💡 7 Bonustips voor het implementeren van trainingsautomatisering

Tip #1: Begin klein, dan opschalen. 

Voer een proefproject uit met een specifiek team of een specifieke cursus. Gebruik vervolgens de lessen van het proefproject om uw opleidingsplanning te vergemakkelijken.

Tip #2: Creëer experimenten om het effect van verschillende strategieën te testen. 

U kunt bijvoorbeeld twee soorten inhoud gebruiken in een testfase. U zult begrijpen welke de kennis beter vasthoudt na een bepaalde periode.

Tip #3: Speel in op verschillende leerstijlen door meerdere soorten lesmateriaal te gebruiken. 

Bied bijvoorbeeld zowel videotrainingen als videoscripts aan als alternatieve leermethode. 

Tip #4: Luister naar uw werknemers en ontwerp uw opleidingservaring op basis van hun wensen en voorkeuren, niet op basis van wat u denkt dat zij zouden willen of verkiezen. 

Tip #5: Moedig werknemers aan om routinematig met hun collega's te delen wat ze leren.

Tip #6: Er zijn waanzinnig ouderwetse LMS-systemen. Zorg dus voor iets moderns en effectiefs.

Tip #7: Communiceer duidelijk hoe opleiding deel uitmaakt van een groter kader voor loopbaanontwikkeling. Neem het op in het ontwikkelingsplan van uw werknemers.

➡️ Trainingsprogramma's uitvoeren op de automatische piloot met Zavvy

Uw werknemers de opleiding geven die ze nodig hebben om hun professionele doelen te bereiken en uw bedrijf vooruit te helpen, hoeft niet het plezier van alle betrokkenen weg te nemen.

With Zavvy's intuitive learning management system, you can take the stress out of your training management process, get your employees excited about learning, and help your managers become great leaders.

Boek nu een gratis demo en ontdek hoe Zavvy van uw trainingsprogramma een succesverhaal kan maken.