Wat is een trainingbeheersysteem en hoe gebruik je het voor moderne leertechnieken?

Zit uw organisatie vast in het verleden als het gaat om opleidingsbeheer? 

Misschien vertrouwt u op spreadsheets en e-mailketens om het verloop van cursussen, strategieën voor online leren en andere essentiële opleidingsadministratie bij te houden. 

Zo ja, wanhoop niet - dit is hoe de meeste organisaties hun opleiding op een bepaald moment hebben beheerd. 

Maar de tijd en de technologie zijn verder gegaan, dus waarom zou u niet uit de donkere eeuwen stappen en profiteren van geavanceerde systemen voor opleidingsbeheer om uw personeel te transformeren? 

‍"De verantwoordelijkheid van leren is altijd geweest om organisaties te helpen navigeren door onzekerheid en chaos in de wereld." Linda Cai, Vice President Talent Development, LinkedIn.

Wat is een trainingsbeheersysteem?

Een training management systeem, of TMS, stroomlijnt uw aanpak van training. 

In plaats van cursusmateriaal en administratieve hulpmiddelen verspreid te hebben over verschillende papieren of digitale oplossingen, organiseert u alles vanuit één TMS-hub. 

Het is efficiënter, kosteneffectiever en minder stressvol dan uw vorige aanpak. 

👩‍💼 Wie gebruikt opleidingsbeheersoftware? 

Het mooie van een TMS is dat het geschikt is voor organisaties van alle groottes en verschillende industrieën.

 Een TMS vereenvoudigt het proces, of u nu inhoud creëert voor uw interne medewerkers, zakenpartners of klanten. 

Dus, wie zal zich aanmelden en het product optimaal benutten? 

Leer- en ontwikkelingsteams 

Via de back-end van uw TMS kan uw interne L&D team essentiële administratieve wijzigingen aanbrengen. Dit kan zijn: 

• Nieuwe cursusinhoud uploaden of 
• Knutselen met pushberichten om ervoor te zorgen dat uw cursisten goed getimede duwtjes krijgen om hun opleidingsmodules te openen. 

Interne medewerkers

Volgens het rapport Glint Employee Wellbeing is het hebben van mogelijkheden om te leren en te groeien de beste manier om een uitzonderlijke werkomgeving te definiëren. 

Dus, of je nu 

• het inwerken van nieuwe werknemers, 
• het bijwerken van uw gezondheids- en veiligheidspraktijken, 
• het voltooien van compliance opleiding, of 
• uw bestaande teamleden bijscholen, 

Uw software voor opleidingsbeheer zal een essentiële en toegankelijke methode voor het geven van cursussen zijn.

Externe leerlingen

Maar u hoeft uw TMS niet te beperken tot een intern publiek. 

Waarom traint u uw klanten niet in hoe zij het beste uit uw product kunnen halen? 

Maak uw training bovendien beschikbaar voor zakelijke partners, zodat zij aan tafel komen met een beter begrip van wat u aanbiedt.  

Hoe werkt een trainingsbeheersysteem?

Gebruik uw TMS om alle taken in verband met opleidingsbeheer uit te voeren. 

Uw software regelt alles, van het verzamelen en presenteren van uw cursusmateriaal tot het plannen van de lessen en het bijhouden van de voortgang van de cursus. Dat laatste kan handig zijn voor het meten van de doeltreffendheid van de opleiding.

U lokt cursisten naar uw platform en houdt ze vervolgens betrokken met leuke en interactieve opleidingen die perfect aansluiten bij hun werk en het evenwicht tussen werk en privé. 

Welke functies hebben tools voor trainingsbeheer?

TMS-systemen verschillen aanzienlijk qua functionaliteit. 

Tip: Zorg ervoor dat u gebruiksvriendelijke software kiest aan de back-end en front-end. 

Traditionele kenmerken 

De volgende traditionele componenten vormen de kern van de meeste opleidings- en leermanagementsystemen.

• Cursussen maken - sommige TMS-systemen maken gebruik van drag-and-drop editors. Hierdoor kunt u uw bestaande cursusinhoud hergebruiken als u al een volwassen bibliotheek hebt om mee te werken. Met behulp van auteurstools kunt u snel snackbare microlearning cursussen voor uw leerlingen.
• Sommige online trainingssystemen hebben ook een cursuscatalogus met sjablonen waaruit u kunt "lenen". 
• Leden beheren - trainingsadministratie is een makkie in een TMS. Eerst maakt u een profiel aan voor elke cursist of beheerder. Vervolgens kent u hun verschillende rechten toe, afhankelijk van hun behoeften. 
• Uw TMS zal schaalbaar zijn, zodat uw opleidingsprogramma meegroeit met uw veranderende opleidingsbehoeften. 

• De voortgang van de cursisten volgen - uw trainingssoftware biedt in één oogopslag een overzicht van de effectiviteit van uw leerstrategie. Leiders kunnen inzoomen om de details van de voltooiing van de opleiding voor individuele cursisten te bekijken. Bovendien kunnen ze team- of bedrijfsbrede inzichten krijgen om hun besluitvorming te sturen. 

Geavanceerde functionaliteit 

"Corporate learning design smelt langzaam maar zeker samen met UX, productontwikkeling, contentstrategie en marketing." Egle Vinauskaite, Learning Strategist, Skillbright Labs. 

Er is geen "one-size-fits-all" als het gaat om training management dashboards. 

Sommige techbedrijven, waaronder Zavvy, bouwen aanzienlijk voort op de fundamenten van een traditioneel TMS en bieden geavanceerde functies om gedragsgericht leren te ondersteunen. 

Het opnemen van slechts 5 minuten leren per dag in onze routines heeft krachtige resultaten. En je kunt dit gemakkelijk bereiken met het volgende: 

• Moderne formats - terwijl traditionele online trainingssystemen er lomp en verouderd uitzien, zijn de huidige systemen strak en geoptimaliseerd voor uw behoeften. 

Tip: Een softwareoplossing is toegankelijk op verschillende desktop- en mobiele apparaten en browsers. 

• Push-meldingen - bij gespreid leren gaat het om het herhaaldelijk consumeren van hapklare brokken opleidingsmateriaal in verschillende micro-learningsessies. 

Tip: De beste manier om lerenden voortdurend aan te moedigen om met uw trainingsplatform aan de slag te gaan, is om pushberichten te sturen waar ze tijdens de werkdag al rondhangen. Vaak betekent dit het koppelen van Slack of Teams aan uw TMS. 

• Sociaal leren - Op gelijken gebaseerde e-learningcursussen gedijen goed op sociale uitwisseling, waardoor leren effectiever wordt. 

Tip: Verantwoordingspartners versterken de motivatie. Bovendien creëren leerlingen meer neurale verbindingen als ze deelnemen aan gezamenlijke trainingssessies. 

❗️ Waarom is software voor trainingsbeheer belangrijk?

Training management software lost enkele van de volgende problemen op: 

1. Administratieve inefficiëntie

Wordt het niet eens tijd om de productiviteit van uw leer- en ontwikkelingsteams te analyseren? 

Asana'Anatomy of Work Global Index rapport van 2022 benadrukt dat werknemers voortdurend verzanden in "werk over werk". 

Meer bepaald verliezen bedrijven 23 uur van een 40-urige werkweek aan ondergeschikte, repetitieve taken zoals communiceren over het werk, informatie zoeken, schakelen tussen apps en statusupdates najagen. 

Als dit bekend klinkt, zal een opleidingsbeheersysteem de productiviteit verbeteren door kostbare uren voor uw organisatie terug te winnen. 

2. Hoge kosten

De salarissen van het personeel behoren tot de hoogste kosten in verband met opleidingsprogramma's, of u nu een klassikale opleiding met instructeur organiseert of een opleiding via e-learning. 

Overschakelen op een TMS-systeem kan de kosten van het inhuren van trainers voor synchrone cursussen verlagen. Maar u bespaart ook op de administratieve uren die nodig zijn om uw programma uit te voeren. 

3. Afhankelijkheid van te veel "pick and mix"-instrumenten

Hoe ziet uw huidige trainingstechnologie eruit? Misschien heb je een assortiment, waaronder: 

• Loom of YouTube cursus video's;
• Webinars;
• Powerpoint presentaties;
• Gedrukte opleidingshandboeken;
• Enquête apps;
• E-mail ketens;
• Tools voor evenementenbeheer en meer. 

Misschien host u een Notion board met links naar een aantal van deze verschillende oplossingen? Dat maakt het misschien gemakkelijker voor de eindgebruiker, maar een TMS zou het beheer voor uw beheerdersteam vereenvoudigen. 

4. Gebrek aan gegevens

Een gebrek aan gegevens over de voortgang van de opleiding kan de leerervaring van uw werknemers beïnvloeden. U kunt bijvoorbeeld e-mails sturen naar alle werknemers om hen aan te moedigen deel te nemen aan uw opleidingsprogramma. Maar deze communicatie zou vervelend zijn voor degenen die al deelnemen. 

In plaats daarvan zal een geautomatiseerd opleidingsbeheersysteem voor elk programma de voltooiing van cursussen en de voortgang van compliance bijhouden. Deze efficiënte aanpak maakt het gemakkelijk om de deelname in slechts enkele seconden te meten. 

5. Behoud van werknemers

We kennen allemaal de gevolgen van het grote ontslag: 47 miljoen Amerikanen alleen al hebben hun baan opgezegd in 2021.

Maar wat minder mensen begrijpen is het duidelijke verband tussen het aanleren van vaardigheden en het behoud van werknemers. 

De gemiddelde retentieperiode van een bedrijfsmedewerker is in 2022 slechts 2,9 jaar. Maar voor organisaties die prioriteit geven aan leren op de werkplek, stijgt dit tot gemiddeld 5,4 jaar. 

Laat uw TMS u daarbij helpen! 

💻 5 Voorbeelden van software voor trainingsbeheer 

Hoe zien TMS-systemen er in de praktijk uit? Hier zijn vijf voorbeelden die worden gebruikt in bedrijfsopleidingen en in het hoger onderwijs. 

Zavvy

Zavvy's trainings- en leermanagementsysteem stelt bedrijven in staat om hun trainingsprogramma's op de automatische piloot uit te voeren. 

➡️ Verken onze galerij met trainingssjablonen. U krijgt toegang tot echte Zavvy journeys, gemaakt door onze learning designers, klanten en andere vooruitstrevende bedrijven.

Geliefd bij bedrijven als Freeletics en Primer, zal Zavvy's platform u in staat stellen om een cursus te lanceren in enkele minuten. U wijst het toe aan de juiste mensen op het juiste moment en volgt de voortgang met één klik op de knop.

➡️ Lees meer over hoe Zavvy Freeletics hielp bij het creëren van een trainingsroutine voor hun leiders.

Menopauze Mentoren 

Menopause Mentors is een CPD gecertificeerde cursus ontwikkeld door Over The Bloody Moon. Het is een boeiende TMS die beschikbaar is voor bedrijven die het bewustzijn willen vergroten en werknemers die getroffen worden door de menopauze willen ondersteunen. Bovendien omvat het programma de mogelijkheid voor virtuele sessies waar menopauze mentoren lessen en inzichten kunnen delen.

Het is leren. 

Hoewel het niet perfect geschikt is voor bedrijfsopleidingen, herbergt Its Learning een uitgebreide inhoudsbibliotheek die nuttig is voor het maken van cursussen gericht op de K-12 en hogere onderwijsmarkt. Het TMS heeft ook analyses en geavanceerde rapportage ingebouwd, samen met de mogelijkheid om groepsprojecten te behandelen wanneer studenten in teamverband moeten werken. 

EthosCE 

Als u een training management systeem nodig heeft voor werknemers in de gezondheidszorg, dan is EthosCE een goede keuze. Het platform richt zich op medische verenigingen, medische onderwijsbedrijven, academische medische centra en meer. Het beschikt over een intuïtieve gebruikersinterface en een uitstekende productiviteit van de cursussen.

Sakai 

Sakai is een gratis en open-source course builder gericht op de tutoring niche. Gebruikers kunnen hun trainingsprogramma's maken. U kunt modules gebruiken om tekst, quizzen, video's en meer op te slaan. 

Het platform maakt ook eenvoudige samenwerking tussen docenten en hun leerlingen mogelijk, bijvoorbeeld het ontvangen van feedback op opdrachten. 

➡️ Hoe implementeer je je eigen trainingsbeheeroplossing 

Is uw organisatie klaar om de vruchten te plukken van een opleidingsbeheersysteem? 

72% van de leiders gelooft dat L&D een meer strategische functie is geworden, dus dit gebied is de moeite waard om prioriteit aan te geven om uw bedrijf vooruit te helpen. 

Als uw huidige aanpak van leren op zijn best lukraak is, probeer dan een meer gestroomlijnde aanpak van uw e-learning content. 

Van het creëren van boeiende inhoud voor afstandsonderwijs tot de integratie met uw bestaande communicatiekanalen, Zavvy's cloud-gebaseerde platform voor leermanagement is een stuk beter dan de rest. 

👀 Neem vandaag nog contact op voor een demo en overleg met ons team.

Veel gestelde vragen over het trainingsmanagementsysteem

Heb je nog vragen over het gebruik van een TMS? Wij hebben voor u gezorgd! 

Wat is het verschil tussen een training management systeem en online training? 

Een training management systeem kan deel uitmaken van uw online training strategie. Maar online training maakt niet altijd gebruik van een TMS. 

Laten we dit eens van dichterbij bekijken. Stel dat u virtuele online cursussen met een instructeur geeft via Zoom of iets dergelijks waarbij cursisten in real time moeten trainen. Zo'n cursus is online training, maar maakt geen gebruik van een trainingsbeheersysteem. En het is iets heel anders dan hapklare brokken opleidingsmateriaal ontvangen via een platform voor leermanagement. 

Er is een aanzienlijk kostenbesparend voordeel aan asynchrone training in plaats van een live instructeur, omdat u de trainer niet hoeft te betalen voor elke afzonderlijke cursus. 

In lange cursusmodules kan de training ook intens en langdradig zijn, waardoor de hersenen de nieuwe informatie moeilijker kunnen vasthouden. 

In plaats daarvan verhoogt gespreid leren via een opleidingsbeheersysteem het kennisbehoud. 

Hoe gemakkelijk is het om over te schakelen op digitaal opleidingsbeheer? 

Technologie beweegt zo snel dat organisaties niet geloven dat zij de tijd of de middelen hebben om bij te blijven. 

Wanneer bedrijfsleiders vastgeroest blijven in hun traditionele trainingsmethoden voor werknemers, kan het een uitdaging zijn om in te zetten op digitale trainingsstrategieën. 

Maar de waarheid is dat als u wilt dat uw bedrijf vooruitgaat en relevant blijft, de overstap naar digitaal een must is.

"Er is een kans om meer gevarieerde L&D activiteiten en tools te testen: gepersonaliseerde leercontent met behulp van recommender systemen, push content via chatbots, peer-based kennisdeling op samenwerkingsplatforms en de integratie van gecureerde externe content met aangepaste interne in-house content." Stella Lee, directeur, Paradox Learning.

Het goede nieuws is dat het opleidingsproces niet ingewikkeld hoeft te zijn. Met het juiste trainingsmanagementsysteem kunt u gemakkelijk overstappen.

Wat is het verschil tussen training management systemen en learning management systemen? 

Opleidingsbeheersystemen (TMS) en leermanagementsystemen (LMS) hebben veel overeenkomsten. 

Het belangrijkste verschil is hoe je de software gebruikt. 

Werknemers en klanten die uw platform gebruiken om cursusinhoud te consumeren, hebben toegang tot de leermanagementcomponent van het systeem. 

Tegelijkertijd gebruikt iedereen met beheerrechten op uw tool het als een opleidingsbeheersysteem, aangezien het uw hele leer- en ontwikkelingsprogramma omvat. 

Wat is het verschil tussen training management en training tracking software? 

Het bijhouden van cursusvoortgang is slechts één (belangrijk) aspect van digitaal opleidingsbeheer.  

Tracering helpt u te begrijpen hoe betrokken uw werknemers zijn bij uw leerplatform. 

Tip #1: Als het aantal deelnemers aan een cursus hoog is, maar het aantal deelnemers laag, evalueer dan hoe u uw inhoud aantrekkelijker kunt maken. 

Tip #2: Aan de andere kant, als je moeite hebt om lerenden überhaupt aan de slag te krijgen, kijk dan hoe je de bekendheid van je trainingssystemen kunt verspreiden via pushmeldingen en dergelijke. 

Tip #3: Bijhouden laat leiders ook zien welke medewerkers de training hebben voltooid en met welke onderdelen ze moeite hadden. Aan de hand van deze gegevens kunt u de inhoud van de cursus aanpassen en de nadruk leggen op de belangrijkste onderwerpen. 

Tip #4: Experimenteer met interactieve functies zoals gamification, afhankelijk van hun populariteit. Als u weet dat uw quizzen een hit zijn, doe er dan meer!