9 Box Performance Review: De hype waard?

Kan het in een hokje stoppen van uw werknemers helpen bij het evalueren van prestaties?

McKinsey ontwikkelde het 9 box performance review systeem als instrument voor managers. Sindsdien is het uitgegroeid tot een veelgebruikt instrument voor HR-afdelingen:

• Bepaal de sterkte van hun talentenpool.
• Middelen toewijzen.
• Evalueer de carrièrepaden binnen het bedrijf. 

Zoals alle andere systemen voor prestatiebeoordeling heeft het 9-vaksrooster voor- en nadelen. 

Aan het eind van dit artikel zul je: 

• Weet of het 9-vaks functioneringsgesprek bij uw team past, gezien de voor- en nadelen ervan. 
• De potentiële impact ervan op uw talentmanagementstrategie.
• Of u gebruik moet maken van andere methoden voor prestatiebeoordeling, zoals 360-prestatiebeoordelingen en balanced scorecards.

Wat is een 9 box functioneringsgesprek?

Een 9 box performance review is een systeem om de prestaties en het potentieel van werknemers te evalueren. Het is een soort personeelsbeoordeling waarbij wordt gekeken naar de huidige prestaties en het toekomstig potentieel.

Het rooster met 9 vakjes is verdeeld in drie prestatieniveaus (laag, gemiddeld en hoog) en drie potentieniveaus (laag, gemiddeld en hoog), wat resulteert in negen combinaties.

Het vakje linksonder betekent lage prestaties en weinig potentieel, terwijl het vakje rechtsboven hoge prestaties en veel potentieel betekent. 

Managers plaatsen werknemers in een van deze hokjes op basis van de resultaten van hun prestatiebeoordeling en hun potentieel voor toekomstige groei.

Je zou denken dat een werkgever idealiter alle werknemers in het vakje rechtsboven wil hebben - hoge prestaties en hoog potentieel. 

Het is echter belangrijk te onthouden dat die mensen (gewoonlijk all-stars genoemd) hongerig zijn naar promotie. Daarom moet je senior posities beschikbaar hebben. 

Daarom kan het beter zijn om een mix te hebben tussen all-stars en goed presterende spelers met een gemiddeld potentieel, de zogenaamde kernspelers.

De negen categorieën zijn:

• Lage prestaties, laag potentieel: Slechte aanwervingen
• Lage prestaties, gemiddeld potentieel: Up or out dilemma's
• Lage prestaties, hoog potentieel: Ruwe diamanten
• Middelmatige prestaties, laag potentieel: Up of out slijpers
• Hoge prestaties, laag potentieel: Werkpaarden
• Middelmatige prestaties, middelmatig potentieel: Kernspelers
• Hoge prestaties, gemiddeld potentieel: Hoge presteerders
• Middelmatige prestaties, hoog potentieel: Hoog potentieel
• Hoge prestaties, hoog potentieel: Alle sterren

Aan de uitersten vinden we slechte aanwervingen en all-stars.

Slechte aanwervingen klinken misschien hard, maar ze geven u feedback over waar u het aanwervingsproces moet verbeteren. U wilt meestal minder investeren in deze werknemers omdat andere aanwervingen een groter rendement op de investering bieden.

Als ze weinig presteren en weinig potentieel hebben, slepen ze meestal het team naar beneden: 

• hun prestaties, waardoor andere teamleden de rommel moeten opruimen;  
• hun moreel. 

Maar misschien wilt u ook onderzoeken waarom ze weinig presteren en weinig potentieel hebben. Er kan een diepere persoonlijke uitdaging aan de gang zijn waarvan u zich niet bewust bent.

De all-stars zijn de toekomstige leiders van uw organisatie: 

• Zij zijn de mensen waarin u het meest wilt investeren. 
• Zij presteren beter en willen graag promotie maken, dus is het belangrijk om duidelijke groeipaden vast te stellen en te investeren in hun evolutie.

De aanwervingen met matige prestaties en matig potentieel zijn je kernspelers.

🚨 Het is essentieel om prestaties te evalueren als onderdeel van een uitgebreider prestatiebeheersysteem. Een dergelijk managementsysteem omvat ook leren en ontwikkelen.

Zo is het vanzelfsprekend dat een werknemer die niet de juiste opleiding heeft genoten, zich langzamer ontwikkelt dan iemand die recentelijk is opgeleid.

Voordelen van het gebruik van het 9-vaksraster voor prestatie-evaluatie

Wat zijn de voordelen van het gebruik van het 9-vaksrooster voor prestatie-evaluatie? 

• Het is een gestandaardiseerde manier om een werknemer in zijn huidige functie te evalueren. Gestandaardiseerde evaluaties maken het gemakkelijker om werknemers te vergelijken dan bijvoorbeeld schriftelijke opmerkingen. 
• Het vereenvoudigt de identificatie van werknemers met hoog potentieel en potentiële leiders. Wanneer iemand een hoog groeipotentieel heeft, wil je ervoor zorgen dat er een logische volgende stap is binnen de organisatie om de werknemer niet te verliezen aan een concurrent.  
• Als uw bedrijf budgetten hanteert in verhouding tot de individuele prestatiescores, helpt het 9-vaksraster bij de verdeling van de middelen. Een matige presteerder zou bijvoorbeeld minder opleiding krijgen dan een hoge presteerder. 
• Het leidt tot een betere opvolgingsplanning. 

💡 Bekijk voor meer diepgaande informatie ons artikel over het gebruik van het 9-vaksrooster voor opvolgingsplanning.

Het 9-vaks functioneringsgesprek kan de ontwikkeling van werknemers stimuleren. De ontwikkeling van werknemers gaat uit van een langetermijnperspectief op de groei van de werknemer binnen de organisatie. Lees meer over werknemersontwikkelingsprogramma's in ons artikel. 

🙅 Nadelen van het gebruik van het rooster met 9 vakken voor prestatiebeoordeling

Oversimplificatie van werknemersprestaties

Werknemersprestaties zijn een complex onderwerp. Het is een uitdaging om de sweet spot te vinden: 

• Enerzijds bestaat het gevaar dat te gedetailleerde evaluaties aan objectiviteit inboeten.
• Ondertussen betekent te oppervlakkig zijn dat de nauwkeurigheid verloren gaat. 

Terwijl de traditionele 9 box performance negen vakken gebruikt, gebruiken sommige organisaties 16 vakken om de managers uit te dagen boven of onder het gemiddelde te kiezen.

Mogelijke vertekening

Onbewuste vooroordelen kunnen bevoorrechte groepen een oneerlijk voordeel geven op de werkplek en bij prestatiebeoordelingen. 

Zo kunnen managers bijvoorbeeld werknemers die extravert zijn of enthousiasme tonen over hun werk als betere presteerders beschouwen dan hun stille collega's. Maar uitgesprokenheid staat niet gelijk aan betere prestaties. 

Beperkingen bij het aanpakken van unieke werknemerssituaties

Iemand bestempelen als een "slechte werknemer" kan accuraat zijn vanuit het oogpunt van prestaties en potentieel. Maar het gaat voorbij aan de mens en de redenen achter zijn gedrag. 

Een normaal goed presterende persoon kan bijvoorbeeld afgeleid raken als hij worstelt met persoonlijke uitdagingen waarvan zijn manager niet op de hoogte is. Daarom is het, alvorens conclusies te trekken en aan te nemen dat het te maken heeft met een laag moreel, essentieel om de factoren achter een "slechte aanwerving" te onderzoeken. 

Moeilijkheden bij het nauwkeurig beoordelen van het potentieel

Een nauwkeurige beoordeling van het potentieel is bijzonder twijfelachtig wanneer een enkele manager de evaluatie en rangschikking uitvoert. 

Vaak hebben managers geen volledig inzicht in de dagelijkse prestaties van elk individu. Daarom zijn veel bedrijven overgestapt op 360 beoordelingen, waarbij elke werknemer input en feedback krijgt van de teamleider en manager. 

Dit type evaluatie geeft een nauwkeuriger en eerlijker beeld van elke persoon.

Risico op demotivatie van werknemers

Niemand wil een slechte huurder zijn of eindigen in de lagere categorieën. Plus, iedereen neemt kritiek op zijn eigen manier:

• Goed presterende mensen kunnen enthousiast worden van constructieve feedback.
• Slecht presterende mensen kunnen ontmoedigd raken en geneigd zijn het op te geven. 
• Iemand kan goed presteren maar weinig potentieel hebben. Aangezien hun moreel hoog is en ze hun beste beentje voorzetten, kunnen ze zich gedemotiveerd voelen omdat ze weten dat het bedrijf geen potentieel in hen ziet.

Om deze nadelen te verzachten, delen sommige bedrijven alleen de prestatiescore en niet de potentiële score met hun werknemers.

🏆 6 Beste praktijken voor het gebruik van het 9 vakjesraster voor prestatiebeheer

Als u de voor- en nadelen hebt afgewogen en tot de conclusie bent gekomen dat de 9 box performance review de juiste keuze is, blijft de vraag: hoe kunt u het meeste uit dit model halen?

A. Duidelijke evaluatiecriteria en -methode vaststellen

De manager moet weten wat bedoeld wordt met lage, gemiddelde en hoge prestaties - en potentieel. De exacte criteria hangen af van de waarden van uw bedrijf, de middelen en de geëvalueerde functies. 

Tip: Met Zavvy's software voor functioneringsgesprekken kunt u functioneringsgesprekken ontwerpen volgens uw behoeften. 

B. Managers trainen in effectief gebruik

Een andere sleutel is het leiderschapsteam en mid-level managers te trainen in het gebruik van het 9-vakjesraster. 

De betekenis van "potentieel" en "prestaties" kan op een gezond verstand lijken, maar kan verschillend worden geïnterpreteerd, wat leidt tot inconsistente beoordelingen onder managers. 

Tip: Maak duidelijk wat elk vakje voor uw organisatie betekent, en houd bijgewerkte documentatie bij die uw managers kunnen raadplegen. 

Het tweede deel van het 9-vaks functioneringsgesprek is het opstellen van een actieplan voor elke werknemer, afhankelijk van zijn score. 

Beloont u goed presterende werknemers regelmatig? 

En plannen maken voor mensen met prestatieproblemen? 

C. Het proces regelmatig evalueren en bijwerken

Naarmate uw mensen groeien, moeten ook uw processen meegroeien. Herzie daarom vóór elke evaluatie de criteria voor elk van de negen vakken. 

Schat u het groeipotentieel van elke werknemer goed in? 

Hebben uw medewerkers training en ontwikkeling gekregen zodat de prestatieverwachtingen zijn veranderd?

Zijn uw managers op de hoogte van wijzigingen in de prestatiecriteria?

Dit zijn enkele vragen om na te gaan of uw 9 box performance review kader up-to-date is.

D. Feedback van werknemers opnemen

Zoals gezegd hebben managers meestal geen inzicht in de dagelijkse prestaties van een werknemer. 

Om meer afgeronde feedback te geven, kunt u feedback van collega's opnemen in de stap van de prestatiebeoordeling die helpt bepalen in welk hokje de werknemer wordt geplaatst. 

Door deze toevoeging ontstaat een hybride tussen 360 feedback en 9-vaks prestatiebeoordeling.

E. Vertrouwelijkheid en transparantie waarborgen

Gewoonlijk blijven de resultaten van het functioneringsgesprek tussen de manager en de werknemer. Werknemers vinden het misschien prettiger om hun resultaten privé met de manager te bespreken dan tijdens een teamvergadering. 

Transparantie betekent een inventarisatie en onderzoek van talentmanagementpraktijken die ertoe kunnen hebben geleid dat iemand in een van de lagere hokjes terecht is gekomen.

Hoe kan ik vooroordelen minimaliseren en zorgen voor eerlijkheid bij het gebruik van het 9-doosgesprek? 

Bij het beoordelen van prestaties om te bepalen in welke van de 9 hokjes uw werknemer past, moet u zich richten op prestatiebeheer in plaats van pure KPI-meting. Terwijl de laatste alleen de resultaten van de werknemer vergelijkt met de doelstellingen, neemt prestatiemanagement een breder standpunt in en omvat aspecten als:

• feedback;
• actieplannen;
• werknemers de middelen te geven om zich te ontwikkelen.

Bewustwording is de eerste stap naar verandering, maar het is niet genoeg. 

Met de juiste leiderschapstraining zullen uw managers zich bewust zijn van de schadelijke rol van onbewuste vooroordelen en hoe zij oneerlijke beoordelingen kunnen vermijden.

Tip: IJkbijeenkomsten zijn een andere goede manier voor managers om samen te komen met hun collega's en mogelijke vooroordelen en definities van organisatorische prestaties te bespreken. 

🕵️‍♀️ 4 Alternatieven voor de prestatiebeoordeling met 9 vakken

Zoals we hebben gezien, heeft de 9 box performance review zijn voordelen - zoals eenvoud. Maar dat kan ten koste gaan van de nauwkeurigheid. En aangezien functioneringsgesprekken een grote rol spelen bij de inzet en motivatie van werknemers, is het de moeite waard om de optimale optie voor uw team te vinden. 

Voortdurend prestatiebeheer (en feedback)

Een 9 box performance review vindt doorgaans één of twee keer per jaar plaats. Dat betekent dat de werknemer tussen de evaluaties geen feedback krijgt. Stel dat ze de week na een evaluatie drastisch verbeteren. Hij krijgt pas bijna een jaar later positieve feedback - en het management overweegt hem misschien niet voor een promotie.

Met continue feedback van werknemers beoordeelt u de prestaties voortdurend, wat eerlijker is en de motivatie verhoogt om onmiddellijk te verbeteren.

🔬 Bekijk een meer gedetailleerde bespreking van prestatiebeoordeling versus continue feedback. Wij helpen u de beste aanpak voor uw team te vinden, wat een combinatie van beide methoden kan betekenen. 

360 graden prestatiebeoordelingen

Een 360-perspectief op het beoordelingsproces betekent dat iedereen iedereen beoordeelt. 

Meer specifiek ontvangen werknemers beoordelingen van teamgenoten, teamleider en manager. Evaluaties door meerdere beoordelaars zorgen voor beter afgeronde feedback die minder gevoelig is voor vooroordelen en de relatie van de werknemer met de manager. 

Bij een 360-graden prestatiebeoordeling komt de informatie van beoordelaars uit de hele organisatiehiërarchie. (Uitschieters kunnen worden verwijderd om een nauwkeurig beeld te schetsen).

OKR's (doelstellingen en belangrijkste resultaten)

Objectives and Key Results (OKR's) is een kader voor het stellen van doelen en prestatiebeheer dat gericht is op het vaststellen, volgen en bereiken van ambitieuze doelstellingen.

OKR's zijn een belangrijk element voor de manier waarop prestatiebeoordelingen van werknemers bij Google plaatsvinden.

Aan het begin van elk kwartaal stellen de topmanagers doelstellingen voor het bedrijf vast voor de komende drie maanden. Dit helpt elke werknemer de prioriteiten voor de komende periode te zien en hoe zijn individuele taken kunnen bijdragen tot het bereiken van die doelen. Het is een positieve en toekomstgerichte methode die de motivatie bevordert. 

Bij Google moeten OKR's uitdagend zijn: 

• Het bereiken van 70% van de doelstellingen wordt als goed beschouwd.
•  Het bereiken van 100% wordt beschouwd als een "mislukking", wat betekent dat het directieteam de komende tijd ambitieuzere doelen moet stellen. 

Het is de bedoeling om stretch goals te gebruiken als een wortel voor toekomstige groei.

OKR's bieden een dynamischer, doelgerichter alternatief voor de 9-vaks prestatiebeoordeling, waarbij de nadruk ligt op het vaststellen en bereiken van ambitieuze doelstellingen die aansluiten bij de missie en strategie van de organisatie.

Door OKR's in te voeren kunnen organisaties transparantie, samenwerking en voortdurende verbetering van hun prestatiebeheerprocessen bevorderen.

Werknemersscorekaart

Een employee scorecard is een andere methode om de prestaties van werknemers te evalueren. Dit gebeurt door te kijken naar verschillende maatstaven en deze te beoordelen, meestal tussen 1 en 5. 

De beoordeelde kwaliteiten behoren tot een van deze categorieën: prestaties, ontwikkeling en waarden. 

Een scorekaart is gemakkelijk regelmatig te bekijken. Het dient als basis voor actieplannen om de prestaties te verbeteren.

Bovendien geeft het een gedetailleerde beoordeling van de prestaties uitgesplitst in verschillende gebieden, waardoor het gemakkelijk is om te zien waar je je op moet richten, aangezien er veel factoren achter de prestaties zitten.

➡️ Potentieel en prestaties inschakelen met Zavvy

Uiteindelijk is het aan u om te beslissen of het 9-vaksrooster geschikt is voor uw organisatie om de prestatiedoelstellingen van uw werknemers te bereiken. 

Met Zavvy kunt u onze software voor functioneringsgesprekken gemakkelijk aanpassen aan uw unieke behoeften. 

Dankzij de ingebouwde functie feedback analytics kunt u eenvoudig een 9-vaks raster inschakelen op Zavvy. 

Het beste deel ervan is dat je volledige aanpassingsvermogen hebt:

• U kunt het raster met 9 vakken ook aanpassen en uitbreiden tot 16 vakken of wat het beste bij uw organisatie past. 
• En u kunt de beoordelingsschalen bewerken in het 9 vakjes sjabloon.
• Je kunt de X- en Y-assen van je rooster met 9 vakken volledig aanpassen (met vragen van collega's, managers of zelfevaluaties).

Het mooie van Zavvy is dat wij opvolgingsoplossingen bieden om de prestaties daadwerkelijk te beheren en het niet te laten bij een eenvoudige evaluatie.

🌱 Onze software voor personeelsontwikkeling helpt u bij het maken van groeiplannen voor leiders en individuele medewerkers. Uw medewerkers kunnen ook toekomstige prestatiedoelen toevoegen.

📅 De software voor één-op-één vergaderingen vergemakkelijkt ontwikkelingsgesprekken en prestatiecontroles voor teams op afstand.

📚 Tenslotte helpt onze bibliotheek met honderden leermiddelen van tientallen aanbieders u bij het overbruggen van hiaten in uw vaardigheden.

Boek vandaag nog een demo om de functies zelf te ontdekken!

Veelgestelde vragen

Wat is een 9 box review proces?

Een beoordelingsproces met 9 vakjes is een systeem voor de evaluatie van de prestaties van werknemers. Het systeem heeft negen vakken, die elk een combinatie van een prestatiescore en een potentiële score vertegenwoordigen. 

Elke werknemer wordt in een van de negen vakken geplaatst, afhankelijk van de resultaten van het beoordelingsproces. 

Het beoordelingsproces bestaat uit 2 delen: evaluatie van de huidige prestaties en van het toekomstig potentieel. Hoe de prestaties en het potentieel precies worden geëvalueerd, hangt af van de beoordelingsprocessen binnen het bedrijf en de relevante maatstaven.

Hoe kan het 9-vaksrooster het prestatiebeheer van werknemers verbeteren?

Een rooster met 9 vakken visualiseert de waarde van elke werknemer voor het bedrijf en de interne hiërarchie tussen de werknemers. 

Het 9-doos instrument maakt prestatiebeheer van werknemers mogelijk, aangezien elk van de negen dozen een iets ander soort actieplan vereist. 

Voor werknemers met hoge prestaties en potentieel is het bijvoorbeeld essentieel dat zij zich in hun huidige functie uitgedaagd voelen en een duidelijk groeipad kunnen zien. 

Voor degenen die slecht presteren en weinig potentieel hebben, moet de nadruk liggen op de vraag waarom de werknemer niet presteert zoals verwacht, of er iets kan worden gedaan om zijn motivatie te vergroten, of dat het tijd is voor een harde beslissing.

Hoe gebruik ik het 9-vaksrooster om werknemers met hoog potentieel te identificeren? 

Iedereen in de bovenste rij is een werknemer met hoog potentieel en verschillende niveaus van prestatie. 

Staan ze in de meest linkse kolom, dan is hun potentieel hoog, maar hun prestatie laag. Deze mensen zijn vaak leergierig, maar zijn nog niet in staat om waarde aan het bedrijf toe te voegen.

Een voorbeeld hiervan zijn pas afgestudeerden. 

Een ander voorbeeld is wanneer uw bedrijf de rolverantwoordelijkheden niet communiceert en documenteert, zodat de werknemer de rol- en prestatieverwachtingen niet begrijpt.

Het is belangrijk om transparant te zijn tegen deze werknemers en hen te vertellen dat u tevreden bent met hun potentieel, maar dat u verwacht dat zij hun prestaties verbeteren.