Werknemersscorekaart: Beste praktijken, voorbeelden en sjablonen

Veel bedrijfsruimtes worstelden vroeger met de productiviteit van hun werknemers. En de meeste werknemers waren niet tevreden, niet gemotiveerd, of allebei. Dit veranderde met de uitvinding van de scorekaart.

Sinds de invoering ervan eind jaren negentig hebben veel bedrijven melding gemaakt van betere prestaties en een lager personeelsverloop. Het is een dynamisch instrument dat op grote schaal kan worden gebruikt en voor individuele werknemers kan worden aangepast.

Niet alleen dat, maar de scorecard moedigt ook zelfontwikkeling aan. Wij nemen u mee in een diepgaand overzicht van employee scorecards, de voordelen ervan en hoe u er een kunt maken. Als bonus hebben we ook voorbeelden van werknemersscorekaarten opgenomen.

Wat is een werknemersscorekaart?

Een employee scorecard is een managementinstrument om de prestaties van een werknemer te volgen. Het is het perfecte organisatie-instrument omdat het individuen in staat stelt vereiste projecten te plannen, te prioriteren en uit te voeren.

Het schetst ieders rol en bijdrage op de werkplek.

Bovendien kunnen mensen zich zo concentreren op hun rol, waardoor hun productiviteit toeneemt. Een werknemersscorekaart draagt ook bij aan het welzijn van werknemers (door duidelijkheid en bevestiging) en stimuleert zelfontplooiing.

Wie gebruikt werknemersscorekaarten?

Employee scorecards worden veel gebruikt in verschillende sectoren, waaronder:

• Instellingen voor hoger onderwijs
• Regeringen
• Productie 
• Telecommunicatie
• Informatietechnologie
• Banken

Voordelen van een werknemersscorekaart

Het geeft structuur aan je organisatiestrategieën

Verschillende bedrijven hebben unieke sets metrieken om de vooruitgang van individuele werknemers te meten.

Een werknemersscorekaart voegt deze benaderingen samen tot één geheel dat alle leden van de organisatie kunnen gebruiken. Het biedt een duidelijke en logische structuur waaraan elke werknemer zich houdt.

Het vergemakkelijkt de communicatie

Een werknemersscorekaart vergemakkelijkt de communicatie door ervoor te zorgen dat iedereen naar hetzelfde doel toewerkt. Het biedt een duidelijke structuur waarnaar werknemers kunnen verwijzen bij het nemen van belangrijke beslissingen. Ook het beheer van bedrijfsprestaties en -ontwikkeling wordt eenvoudiger doordat alle activiteiten in de scorekaarten worden gecentraliseerd.

Het mobiliseert de afdelingen tot één eenheid

Een performance scorecard roept alle afdelingen op om samen te werken aan de doelstellingen van het bedrijf. Het biedt een kader dat de noodzakelijke stappen voor de uitvoering van een specifieke strategie samenvat. Zo werken de werknemers als een eenheid aan dezelfde prestatie- en ontwikkelingsdoelstellingen.

Het moedigt werknemers aan zich te richten op hun persoonlijke ontwikkeling

Een KPI-scorecard vereist dat elk individu op het hoogste niveau presteert, zowel op het werk als in zijn persoonlijk leven.

Mensen worden aangemoedigd persoonlijke scorekaarten te maken om hun prestaties te volgen. Het geeft hen de drive om hun vaardigheden te verbeteren en moedigt zelfverbetering aan. 

Bovendien is het een aanvulling op zelfontwikkelingspraktijken zoals tijdmanagement en doelen stellen. 

Het stelt werknemers in staat om mee te evolueren met de sector

Een scorekaart stelt werknemers in staat hun praktijken te voorspellen en af te stemmen op toekomstige trends. Zo kunnen zij hun concurrenten voorblijven. Werknemers kunnen ook anticiperen op toekomstige uitdagingen en oplossingen bedenken voordat ze de ontwikkeling en prestaties beïnvloeden.

Het verbetert de implementatie van strategieën

Een actieplan is een essentieel onderdeel van een prestatiescorekaart. Het biedt het noodzakelijke kader om de uitvoering van ontwikkelingsstrategieën te vergemakkelijken.

🗂️ Wat moet er op een werknemersscorekaart staan?

Naast standaardinformatie zoals naam en rol, moet een typische werknemersscorekaart de volgende belangrijke elementen bevatten:

• Prestatie-indicatoren (en acties)
• Ontwikkelingsindicatoren (en acties)
• Waarden

Doelstellingen

Dit zijn de doelen waar het individu naartoe werkt. 

Strategische kaart

Een employee scorecard moet een overzicht bevatten van uw bedrijfsdoelstellingen. Dit overzicht staat bekend als een strategiekaart. Het is nuttig tijdens de planning en uitvoering van het bedrijfsbeleid. Uw strategiekaart moet vier cruciale perspectieven bevatten:

Financieel

Uw financiële vooruitzichten moeten prestatiecijfers voor werknemers bevatten, zoals:

• Inkomstengroei
• Rendement op investering
• Economische toegevoegde waarde
• Omrekeningskoers
• Bouncepercentage

Deze kunnen worden gebruikt om de prestaties van de werknemer op financieel gebied te evalueren en te meten. Ze kunnen breed of specifiek zijn en variëren, afhankelijk van uw algemene doelstellingen. 

Klant

Consumenten vormen de ruggengraat van elk bedrijf. U moet dus rekening met hen houden bij het opstellen van een werknemersscorekaart. Het moet verschillende klantgegevens bevatten zoals:

• Klanttevredenheid
• Merkbekendheid
• Klantenloyaliteit
• Bestel nauwkeurigheid
• Gemiddelde antwoordtijd

Deze maatregelen helpen u uw klantenbestand te begrijpen, zodat u beter in hun behoeften kunt voorzien.

Intern

Het interne perspectief van een scorecard richt zich op de organisatie van het bedrijf. Het meet hoe efficiënt de interne processen zijn en hoe effectief ze zijn in het bereiken van hun doelen.

Bovendien identificeert het interne perspectief gebieden die niet optimaal functioneren, zodat de teams de nodige aanpassingen kunnen doorvoeren. Deze variabelen omvatten:

• Machinestilstand
• Fouten in producten en diensten
• Geplande uitvaltijd
• Nauwkeurigheid van de inventaris
• Mislukte controles

Leren en groei 

Dit perspectief richt zich op de organisatorische capaciteit van uw bedrijf. Het houdt rekening met de vaardigheden, technologie en kennis die nodig zijn om de interne processen soepel te laten verlopen. Deze vaardigheden zijn ook essentieel om ervoor te zorgen dat consumenten waar voor hun geld krijgen, waardoor de klanttevredenheid toeneemt.

Leren en groei kunnen variëren naargelang uw strategische doelstellingen. Het omvat maatstaven zoals:

• Omloopsnelheid
• Tijd besteed aan opleiding van werknemers
• Tijd besteed aan opleiding klantenservice
• Behoud van werknemers
• Declarabele uren.

Metriek 

Metrieken worden gebruikt om de groei van een bedrijf te volgen en te meten. Ze zijn essentieel om de vooruitgang van een organisatie te vergelijken met haar doelstellingen en om alle praktijken die die vooruitgang in de weg kunnen staan te elimineren.

Hieronder staan voorbeelden van scorecardgegevens:

Marketinggegevens

1. Omrekeningskoers
2. Websiteverkeer
3. Backlinks
4. Kosten van klantenwerving
5. Volgers in de sociale media.

Verkoopcijfers

1. Gemiddelde inkomsten van klanten
2. Behoud van klanten
3. Product prestaties
4. Verkoopopbrengst
5. Responstijd.

Financiële gegevens

1. Kasstroom
2. Werkkapitaal
3. Brutowinst
4. Netto-inkomen
5. Verhouding schuld/eigen vermogen

HR-gegevens

1. Personeelsverloop
2. Tevredenheid van de werknemers
3. Inkomsten per werknemer
4. Kosten per verhuring
5. Verzuimpercentage

Hoe maak je een KPI-scorecard?

Interviews opzetten en deelnemers kiezen

De eerste stap bij het opstellen van een KPI-scorecard is het interviewen van werknemers om hun mening te krijgen over de doelstellingen van het bedrijf. Vraag vervolgens hun suggesties over welk actieplan aansluit bij de waarden op de werkplek.

Stel strategische doelen

Strategische doelen geven aan wat je wilt dat je bedrijf bereikt. Iedereen binnen de organisatie moet deze doelen ook voor ogen hebben. Bovendien moeten de doelen overeenkomen met de waarden van het bedrijf.

Een strategische kaart opnemen 

Geen prestatie-scorecard is compleet zonder een strategische kaart. De kaart bestaat uit de vier bovengenoemde perspectieven: financieel, intern, klant, en leren en groei.

Maak een lijst met scorecardgegevens

Metrieken worden gebruikt om de productiviteit van een bedrijf te meten. Ze bestaan in verschillende categorieën, elk gericht op de verschillende divisies van een organisatie. Deze divisies omvatten:

• Financieel
• Verkoop
• Marketing
• Prestaties

Ze geven een duidelijke projectie van hoe effectief hun strategieën werken met hun doelen. Ze brengen ook de gebreken in de organisatieprocessen aan het licht, zodat de teamleden de nodige aanpassingen kunnen doen.

Kies een geschikt formaat

Werknemersscorekaarten zijn er in verschillende formaten, van digitaal tot gedrukt. Sommige bedrijven geven de voorkeur aan digitale versies zoals PDF en Excel, omdat die niet te veel ruimte innemen en toegang op afstand mogelijk maken. Het printformaat kan echter een probleem vormen bij de opslag, omdat het papierwerk log wordt naarmate het zich opstapelt. 

Bij het voeren van gesprekken is het gemakkelijker om een fysieke of digitale kopie van de KPI-scorekaart te hebben. Zo kunt u informatie invoeren en onmiddellijk opslaan.

Bedenk een classificatiesysteem (optioneel)

Mensen rangschikken op hun prestaties voelt niet voor iedereen goed. Soms kan een rangschikking frustratie veroorzaken. Aan de andere kant is de realiteit vaak dat we werken met bedrijfscijfers en dat er altijd resultaten achter zitten.

Sommigen stellen voor de scorekaart alleen te vullen met een beschrijving - niet met een genummerde waarde. Hoewel beide zeker zinvol kunnen zijn, vragen wij u in ieder geval om hier bewust voor te kiezen.

Het rangordesysteem moet rekening houden met het volgende:

• Prestaties
• Ontwikkeling
• Waarden

De meest voorkomende waarden zijn 1-3 of 1-5.

U kunt een numerieke schaal gebruiken of een schaal die afhankelijk is van verschillende variabelen. Bovendien moet u tijdens de gesprekken met uw werknemers overeenstemming bereiken over het beoordelingssysteem.

U kunt de uit de sessies verzamelde input gebruiken om een zinvolle meetschaal te ontwikkelen. Het scoresysteem houdt de werknemers gemotiveerd door hen een doel te geven. Het zorgt ook voor gelijkheid en bevordert de verantwoordingsplicht.

Een actieplan opstellen

Een actieplan op uw scorekaart biedt een duidelijke structuur en delegeert rollen aan medewerkers naargelang hun sterke punten. Het maakt ook voortdurende controle en evaluatie mogelijk. Ten slotte stelt een actieplan teamleiders in staat om mogelijke uitdagingen te identificeren en op te lossen.

De plannen uitvoeren

Deze stap omvat de uitvoering van de strategieën en maatregelen in de voorgaande fasen. Elke werknemer moet zijn rol vervullen volgens de strategische en ontwikkelingsdoelstellingen. 

Voortdurend evalueren

Bekijk de werknemersscorekaarten regelmatig om ervoor te zorgen dat ze in overeenstemming zijn met de strategische doelstellingen. Ze stellen teamleiders ook in staat hun werkwijzen voortdurend te verbeteren voor nog betere prestaties.

De frequentie van de evaluaties hangt af van het organisatieproces van het bedrijf, maar zou meestal wekelijks of maandelijks moeten zijn. Houd sessies waar werknemers feedback kunnen geven over hoe ze hun pijnpunten kunnen verbeteren.

🗃️ Sjablonen die je kunt gebruiken 

‍

Hoe implementeer je een scorekaart?

Bepaal je beoordelingscyclus (hoe vaak)

Een scorecard voor werknemers vereist een voortdurende evaluatie om effectief te kunnen functioneren. Betrek uw werknemers bij het opstellen van een beoordelingscyclus. Moedig hen aan hun resultaten te delen via open forums om ideeën en oplossingen aan te dragen om hun prestaties te verbeteren.

Medewerkers betrekken en hen onderweg herinneren aan hun doelen

Managers en teamleiders moeten hun werknemers regelmatig herinneren aan hun doelstellingen. De voortdurende check-ins houden hen gemotiveerd en lossen mogelijke uitdagingen op.

U kunt werknemers gemakkelijk aan hun doelen herinneren met onze Goal Companion-sjabloon op Zavvy.

Een actieplan opstellen

Dit is een checklist met de noodzakelijke stappen om de strategische doelen van uw bedrijf te bereiken. Het is een essentieel onderdeel van een werknemersscorekaart omdat het gemakkelijker wordt om de vooruitgang te volgen. Het verbetert ook de samenwerking door ieders rol te benadrukken.

Het actieplan moet bevatten:

• Een duidelijk omschreven doel
• Een beknopte lijst van te volgen stappen
• Termijnen en tijdschema's voor de voltooiing
• Projectteamleiders om een soepel verloop te garanderen
• Mijlpalen om teams gemotiveerd te houden
• Middelen voor taakvervulling
• Regelmatige evaluatie

Wat is een actie-item?

Een actiepunt is een specifieke taak die binnen een bepaald tijdsbestek moet worden uitgevoerd. Het wordt gewoonlijk aan één persoon toegewezen. Een actiepunt beantwoordt drie vragen:

• Wie?
• Wat?
• Wanneer?
  

Het helpt de algemene prestaties te verbeteren omdat elk individu zijn taak duidelijk omschrijft. Managers wijzen actiepunten toe tijdens personeelsvergaderingen.

Actiepunten definiëren

1. Heb een duidelijk doel voor ogen. Een duidelijk omschreven actiepunt minimaliseert fouten.
2. Wijs een deadline toe. Een deadline helpt werknemers hun tijd en middelen goed te verdelen.
3. Stel een werknemer aan. De persoon moet de vereiste vaardigheden hebben om de taak uit te voeren.
4. Zorg voor de nodige middelen. Voorbeelden zijn kantoorbenodigdheden of financiën. 

Hoe uw werknemers motiveren om beter te presteren

Hoewel prestaties niet de enige KPI zijn waarnaar u moet kijken, is het een belangrijk onderdeel van scorecards. Hier zijn een paar manieren om het te verbeteren door motivatie.

Stimulansen bieden

Overweeg de invoering van beloningen zoals bonussen telkens wanneer een werknemer zijn doelstellingen op zijn scorekaart haalt. Deze blijken van waardering houden uw personeel gegarandeerd energiek en gericht op hun doelstellingen.

Hier zijn enkele ideeën voor uw stimuleringsprogramma:

• Kortingen voor werknemers
• Betaalde vakantiereizen
• Extra commissie
• Winstdeling.
  

Geef je werkplek een make-over

Een goede werkomgeving kan uw werknemers en klanten aanzienlijk stimuleren. Zorg voor schone en goed verlichte kantoren met voldoende ventilatie. Investeer in airconditioning of grote ramen als uw budget niet zo ver reikt.

Zorg bovendien voor comfortabele bureaus en stoelen voor uw personeel, bij voorkeur orthopedische. Lange uren gebogen over een computer kunnen leiden tot rugpijn en andere problemen met de wervelkolom. Zorg er ten slotte voor dat de apparatuur efficiënt werkt. Regelmatig onderhoud verhoogt hun efficiëntie en houdbaarheid. 

Erken hun inspanningen

Het kan een eenvoudige felicitatie zijn of een aanmoediging in uw volgende algemene vergadering. Erkenning wanneer een werknemer het goed doet, verhoogt zijn prestaties en zijn gevoel van eigenwaarde. 

Hierdoor voelen zij zich gezien en gevalideerd, kwaliteiten die de werkplek gezond en leuk maken. De positieve feedback verhoogt ook de arbeidstevredenheid en vermindert het personeelsverloop.

Zelfstandigheid van werknemers

 De autonomie van werknemers is essentieel voor betere prestaties. Niemand wil een baas die hem voortdurend aan micromanagement onderwerpt. Bovendien tonen studies aan dat zelfstandigheid op de werkplek de arbeidstevredenheid verhoogt en de creativiteit bevordert.

U kunt autonomie aanmoedigen door uw werknemers de ruimte te geven om nieuwe ideeën te verkennen. Stimuleer bijvoorbeeld open forums tijdens vergaderingen waar alle leden een bijdrage kunnen leveren.

Samenwerking aanmoedigen

"Alleen kunnen we zo weinig doen; samen kunnen we zo veel doen." Helen Keller.

Samenwerking is essentieel voor elke succesvolle werkplek. Werknemers die in teamverband werken, krijgen projecten sneller klaar. Ze lossen ook sneller problemen op dan degenen die individueel werken.

Plan regelmatige pauzes

Studies hebben aangetoond dat frequente korte pauzes tijdens de werkuren de productiviteit verhogen en de motivatie van werknemers vergroten. Bovendien verminderen deze pauzes vermoeidheid en burn-out, factoren die de prestaties negatief beïnvloeden.

Ze doorbreken ook de monotonie van het werk en geven werknemers de tijd om te ontspannen. Op dezelfde manier stimuleren frequente pauzes de creativiteit van uw werknemers.

➡️ Laatste woorden

Een werknemersscorekaart is perfect om de prestaties op de werkplek te verbeteren. Het is een veelzijdig instrument dat niet alleen de productiviteit verhoogt, maar ook zelfontplooiing stimuleert.

Het maken van een KPI-scorecard hoeft niet moeilijk te zijn:

1. Zet interviews op om erachter te komen wat er in moet.
2. Maak een lijst van strategische doelen en statistieken die u wilt bereiken. Inclusief prestaties, ontwikkeling en waarden.
3. U kunt uw scorekaart in verschillende formaten hebben, waaronder PDF en Excel. Maar hou het bij één.
   

Je hebt ook een actieplan nodig om je doelen te volgen. Evalueer ten slotte regelmatig uw vooruitgang om ervoor te zorgen dat u op koers blijft. Ik raad u aan vandaag nog scorekaarten voor uw werkplek op te stellen voor betere prestaties.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen scorecards en dashboards?

Een dashboard is een verzameling visuele informatie, zoals grafieken en diagrammen, die wordt gebruikt om de prestaties van een bedrijf te volgen. Het biedt snelle en nauwkeurige resultaten van de operationele activiteiten van een organisatie.

Scorecards daarentegen zijn instrumenten om de prestaties van een organisatie met betrekking tot haar doelstellingen te beheren. Zij worden gebruikt om KPI's te volgen en worden periodiek bijgewerkt, meestal eens per maand.