Hoe je met 9-Box Succession Planning toptalent verandert in toekomstige leiders

Successieplanning is als een spaarrekening voor een bedrijf. Je wilt een buffer hebben voor je persoonlijke financiën in geval van onverwachte uitgaven. Als een van je toptalenten vertrekt, wil je een back-up plan voor je organisatie. ‍

De meeste managers zijn zich hiervan bewust - maar de realiteit is dat de meeste bedrijven geen solide opvolgingsplan hebben.

9-box succession planning is een manier om de potentiële kandidaten voor de topfuncties binnen een organisatie te identificeren. 

Maar is dit de beste manier voor jouw bedrijf? 

Zoals altijd hangt het ervan af. 

Dit artikel zal: 

• Leg uit wat het 9-vaks model is.
• Leg uit hoe je het kunt gebruiken voor talentmanagement in jouw organisatie.
• Analyseer de voor- en nadelen van het gebruik van het 9-vaks model. 

Wat is 9-doos opvolgingsplanning?

The 9-box grid in succession planning is a tool used to evaluate and map an organization's talent pool based on two key dimensions: performance and potential. This matrix typically has three levels of performance (low, moderate, high) and three levels of potential (low, moderate, high), creating nine possible boxes where employees can be placed.

9-box succession planning outlines who will take over the throne for your most important roles.

Het systeem is verdeeld in negen vakken, die elk overeenkomen met een specifieke combinatie van prestatie en potentieel: Het vak linksonder staat voor lage prestaties en potentieel, terwijl het vak rechtsboven staat voor hoge prestaties en potentieel. 

Hoe gebruik je het 9-vaksrooster voor opvolgingsplanning?

Bepaal rollen waarvoor u opvolging moet plannen

Doorgaans moet je de opvolgingsplanning doen voor belangrijke functies waarvoor niet zomaar een geschikte kandidaat kan worden gevonden. Dit zijn ook de functies waarbij een andere collega niet kan inspringen en het met minimale training kan overnemen, omdat de rol diepere inzichten en vaardigheden vereist. 

Maak de rangschikkingscriteria voor de 9-vaks matrix

Bepaal de leiderschapsprestaties en het leiderschapspotentieel van elke werknemer. Idealiter kies je potentiële leiders die zich in het vak rechtsboven bevinden. 

Sommige vakken laten individuen zien die kunnen doorgroeien naar belangrijke leiderschapsfuncties. Als iemand hoog scoort op potentieel en lager op prestatie, is hij of zij misschien ondergewaardeerd in hun huidige functie. 

Door deze mensen uitdagender taken te geven, zullen hun prestaties toenemen omdat ze van nature hongerig zijn naar groei. Je vindt deze werknemers in de bovenste rij, in de meest linkse en middelste vakjes, wat wijst op personen met lage of middelmatige prestaties maar een hoog potentieel. 

Een essentieel onderdeel van 9-box opvolgingsplanning is dat het flexibel moet zijn. Sta open voor het verplaatsen van medewerkers tussen de vakken naarmate hun potentieel of prestaties veranderen.

Maak 9 box beoordelingsvragen voor opvolgingsplanning 

De vraag blijft: wat bepaalt in welk hokje je elke werknemer plaatst? 

Je moet een geschikte evaluatiemethode definiëren. 

Tip: Onthoud dat als één persoon de evaluatie uitvoert, de resultaten bevooroordeeld kunnen zijn. 

Zelfs voor mensen met goede bedoelingen bestaat het risico van onbewuste vooringenomenheid. Het risico dat onbewuste vooroordelen de resultaten vertekenen, neemt af naarmate er meer mensen betrokken zijn bij de rangschikking, omdat iedereen verschillende vooroordelen heeft en de negatieve effecten afzwakken. 

Een mogelijkheid is om 360 prestatiebeoordelingen te gebruiken die een volledig beeld geven van de prestaties van werknemers. Bovendien kunt u het uw werknemers rechtstreeks vragen om te voorkomen dat u mensen selecteert die misschien niet geïnteresseerd zijn. 

Gebruik bovendien onderzoeken naar de betrokkenheid van werknemers om de meest gemotiveerde werknemers op het werk eruit te pikken die staan te popelen om nieuwe uitdagingen aan te gaan.

De werknemers beoordelen

Je zou nu genoeg informatie moeten hebben om de beoordeling uit te voeren en je toekomstige leiders te identificeren. Beoordeel werknemers en wijs ze toe aan een van de negen vakjes. 

💡 Tip: You may want to add a readiness rating to further rank and prioritize those showing high potential.

Bespreek met werknemers 

Voer een 1-op-1 gesprek met werknemers die potentieel hebben om strategische rollen over te nemen om te bepalen of ze geïnteresseerd zijn in de mogelijkheid. 

💡 Tip: Wees zo transparant mogelijk door hen te vertellen dat ze hun huidige functie misschien niet onmiddellijk zullen verlaten, maar dat ze een opleiding zullen krijgen om goed voorbereid te zijn als het zover is.

Deze bijeenkomsten motiveren mensen in toekomstige leidinggevende functies vaak omdat ze iets hebben om naar uit te kijken en een reden om goed te blijven presteren.

Bekijk onze verzameling sjablonen voor één-op-één gesprekken voor meer zinvolle en productieve gesprekken. 

Plan voor ontwikkeling 

You'll need a leadership development action plan when you have spotted suitable candidates. A leadership development plan is a business strategy where employees get training for future management or leadership positions.

Precisely what this training looks like depends on the employee's current position and existing skills.

Inhaalmomenten plannen

Het is cruciaal om bijpraten te plannen om ervoor te zorgen dat je opvolgers nog steeds op één lijn zitten. 

Controleer of ze gemotiveerd zijn, het trainingsprogramma volgen en ga in op eventuele zorgen die ze hebben over de training of toekomstige rol.

🔍 Bekijk het competentiemodel voor leiderschap om meer te weten te komen over hoe u systemen voor opvolgingsplanning kunt opzetten.  

🕵️‍♀️ Voor- en nadelen van het gebruik van het 9-dozenmodel voor opvolgingsplanning

Voordelen van het gebruik van het 9-doosmodel voor opvolgingsplanning

• Alle teamleden worden gemeten volgens dezelfde maatstaven. Ervan uitgaande dat we het potentieel nauwkeurig kunnen bepalen, zijn de prestatieniveaus en het toekomstig potentieel goede voorspellers voor geschikte opvolgers. (Potentieel heeft echter nadelen als evaluatiefactor, zoals hieronder te zien is).
• Op de juiste manier gebruikt, maakt het een gemakkelijke vergelijking tussen teamleden mogelijk. Als je uitgaat van een nauwkeurige evaluatie van elke medewerker, krijg je een duidelijk en visueel overzicht van de meest geschikte kandidaat, de op één na meest relevante, enzovoort.
• Hiermee kun je veranderingen in de loop van de tijd volgen.
• Het 9-vaks model is evenwichtig omdat het kijkt naar het verleden, het heden en de toekomst. Prestaties hebben betrekking op het verleden en heden, terwijl potentieel de toekomst beoordeelt.

Nadelen van het gebruik van het 9-dozenmodel voor opvolgingsplanning

• Hoewel we het een voordeel vonden dat alle teamleden volgens dezelfde meetmethode worden gemeten, kan het ook een nadeel zijn omdatverschillende functies en bedrijfseenheden verschillende vaardigheden en competenties vereisen. Iemand kan een hoog potentieel hebben voor één functie, maar een matig of laag potentieel voor een andere functie. Een manier om dit te omzeilen zou kunnen zijn om één 9-box model te gebruiken voor elke rol die vervuld moet worden.
• Er is geen betrouwbare manier om potentieel te meten. Je kunt de prestaties bepalen door te kijken naar belangrijke statistieken, maar het potentieel is vager en subjectiever. Dit is een algemene tekortkoming van het 9-dozenmodel, maar vooral wanneer het gebruikt wordt voor opvolgingsplanning, aangezien het potentieel de centrale pijler is voor het identificeren van opvolgers. 
• Uiteindelijk is het de manager die beslist in welk hokje hij elke medewerker plaatst. Het 9-vaksmodel is dus zeer subjectief en er is sprake van onbewuste vooringenomenheid - wat betekent dat werknemers met een diverse of gemarginaliseerde achtergrond eerder een lagere beoordeling krijgen. Een 360-model geeft een veelzijdiger beeld van elke medewerker en voorkomt dat zaken als persoonlijke relaties of hoe spraakzaam iemand is de beoordeling beïnvloeden. 
• Hoewel het het potentieel van iemands opvolger schetst, vermeldt het niet de motivatie van de werknemer. Het 9-vaks opvolgingsplanningsmodel moet dus worden gebruikt in combinatie met hulpmiddelen voor het evalueren van prestaties, bijvoorbeeld motivatie- en betrokkenheidsenquêtes.
• Niemand wil bestempeld worden als een slechte werknemer door in hokjes geplaatst te worden voor lage potentie of prestaties. Er kan onnodige wrijving ontstaan als werknemers het niet eens zijn met hun classificatie. Daarom kiezen sommige werkgevers ervoor om de prestatiescores niet bekend te maken aan hun werknemers, omdat de lagere scores ontmoedigend en demotiverend kunnen werken. 
• Tijdelijke prestatiedips kunnen de visie van de manager vertroebelen. Een medewerker kan bijvoorbeeld zeer geschikt zijn als opvolger, maar door een persoonlijk verlies niet optimaal presteren. Etiketten hebben de neiging om in ons hoofd te blijven hangen, dus als een medewerker het etiket "laag potentieel" opgeplakt krijgt, kan het voor de manager een uitdaging zijn om dat etiket mentaal te verwijderen en objectief zijn potentieel voor de toekomst te beoordelen.

⏭️ 5 Redenen waarom opvolgingsplanning van vitaal belang is voor uw organisatie

Opvolgingsplanning is om verschillende redenen essentieel binnen je bedrijf:

1. Het bespaart tijd en geld. Natuurlijk kost het plannen wat tijd, maar je zult jezelf dankbaar zijn als iemand onverwachts ontslag neemt of ziek wordt. Spoedaankopen kunnen erg kostbaar zijn. De noodzaak om activiteiten en projecten te onderbreken kan ertoe leiden dat je geld en klanten verliest.
2. Zo kun je de opvolger sneller inwerken omdat je hem of haar kunt trainen voor de functie. Bij een onverwachte personeelswissel zijn ze beter voorbereid om deel uit te maken van het leiderschapsteam.
3. Successieplanning geeft uw personeel het signaal dat ze veilig zijn en niet plotseling zonder leiders komen te zitten. Werknemers die zich veilig voelen op hun werkplek zullen eerder blijven. 
4. Het helpt je projecten draaiende te houden, zelfs wanneer iemand onverwachts ontslag neemt - het komt je mensen, reputatie en financiën ten goede. 
5. Het stimuleert je werknemers om te blijven omdat de opvolgers een duidelijk carrièrepad kunnen zien en training krijgen om hierop voorbereid te zijn. 

Ondanks deze voordelen hebben veel bedrijven geen uitstekende opvolgingsplanning. Uit een onderzoek van Deloitte bleek dat 86% van de leiders denkt dat opvolgingsplanning essentieel is, maar slechts 14% vindt dat ze het goed doen. 

➡️ Ontwikkel je nieuwe generatie leiders met Zavvy

Of u nu kiest voor het 9-dozenmodel of een ander systeem, opvolgingsplanning is een belangrijk vangnet voor uw organisatie. Veel bedrijven schrikken ervoor terug vanwege de onvermijdelijke administratie die erop volgt. 

En daar komen wij in beeld! 

Zavvy zorgt voor de organisatie van uw opvolgingsplanning, zodat u zich kunt concentreren op het selecteren van de juiste beoordelingscriteria en de communicatie met uw werknemers.

With Zavvy, you can strategically use 9-boxes for succession planning with our review software and feedback analytics.

If you like the idea of the 9-box system but want it to be more granular, you can design your own 9-box succession planning template with more boxes (ex 16 or 25 boxes). 

Je kunt ook minder bevooroordeelde en uitgebreidere assessments uitvoeren met een 360 assessment aanpak. 

Wij hebben het moeilijke werk voor je gedaan - je kunt "plug and play" en beginnen met het gebruik van 9-box of 360 evaluaties voor opvolgingsplanning!

📅 Boek een demo om de beste oplossingen voor jouw team te vinden.