Hoe kiest u de juiste software voor uw prestatiebeheersysteem?

Een effectief prestatiebeheersysteem houdt in dat de prestatievoortgang van je team regelmatig wordt bekeken en beoordeeld.

Je moet voortdurend op zoek gaan naar mogelijkheden om hun vaardigheden, kennis en capaciteiten te ontwikkelen. Dat is geen gemakkelijke taak.

Gelukkig evolueert het landschap van prestatiebeheer. Meer dynamische en holistische systemen vervangen de traditionele (handmatige) methoden. 

Centraal in deze transformatie staan softwareoplossingen. 

Software voor prestatiebeheersystemen biedt de structuur, traceermogelijkheden en analyses die nodig zijn om zinvolle groei te stimuleren.

Werken met software voor een prestatiebeheersysteem voor werknemers vereenvoudigt het proces en maakt het efficiënter.

Dit artikel zal: 

• Bespreek het identificeren van uw unieke vereisten (met 15 vragen die u zichzelf moet stellen voordat u beslist over een oplossing voor een prestatiebeheersysteem).
• Leg uit wat de belangrijkste kenmerken zijn van software voor prestatiebeheersystemen. 
• Lees hoe je de perfecte software voor prestatiebeheer kunt kiezen voor jouw behoeften.
• Verken verschillende softwareopties. 

Wat is software voor prestatiebeheersystemen?

Software voor prestatiebeheersystemen is een technologisch hulpmiddel dat organisaties helpt om het proces van beheren, evalueren en individuele en teamprestaties te verbeteren. 

Het prestatiemanagementproces omvat vijf onderling verbonden stadia die een team met hoge prestaties opbouwen en een groeicultuur cultiveren:

• Planning: SMART-doelen stellen die in lijn zijn met de missie, visie en doelstellingen van het bedrijf.
• Monitoren: De voortgang van het doel volgen.
• Beoordelen: De prestaties van werknemers evalueren.
• Belonen: Top performers erkennen.
• Handelen: Een ontwikkelingsplan voor werknemers implementeren.

Softwareoplossingen voor prestatiebeheersystemen bevatten daarom meestal functies voor het stellen en bijhouden van doelen, beoordelings- en feedbackmechanismen voor werknemers, tools voor zelfbeoordeling en rapportagemogelijkheden om inzicht te krijgen in prestatietrends. 

De beste prestatiebeheersoftware integreert ook met leer- en ontwikkelingssystemen om opleidingen aan te bevelen op basis van hiaten in de prestaties.

🧰 3 Softwarevoorbeelden voor prestatiebeheersystemen

Zavvy

Zavvy maakt transparante, eerlijke en gekalibreerde 360 en 180 graden feedbackprocessen mogelijk. Je krijgt ook tools voor doelbeheer en coachinggesprekken.

U kunt de prestatiebeoordelingen van uw werknemers aanpassen aan uw strategie voor prestatiebeheer en de betrokkenheid van uw werknemers stimuleren. En uw resultaten gebruiken om zinvolle kaders voor loopbaanontwikkeling en groeiplannen op te stellen binnen Zavvy.

Filters geven je snel toegang tot werknemersgegevens.

Je kunt een continu feedbacksysteem opzetten dat werkt voor jouw organisatie en automatische herinneringen instellen.

Als employee enablement platform integreert Zavvy met leer- en ontwikkelingssystemen om opleidingen aan te bevelen op basis van prestatiegaten.

Zavvy geeft u inzicht in de sterke punten en mogelijkheden van uw personeel. Met behulp van deze inzichten kunt u een datagestuurde cyclus van voortdurende ontwikkeling en boeiende trainingsprogramma's opbouwen - allemaal in één platform.

Betterworks

Betterworks biedt tools die zinvolle gesprekken en check-ins, het stellen en beheren van doelen en realtime feedback ondersteunen.

De 360 graden beoordelingen en bruikbare inzichten helpen je bij het ontwikkelen van een ontwikkelingsgericht actieplan om je prestaties te verbeteren.

PerformYard

PerformYard faciliteert aangepaste functioneringsgesprekken. 

Je kunt bijvoorbeeld wekelijkse check-ins met werknemers instellen, herinneringen sturen, doelen beheren en continue feedback geven.

Je krijgt ook uitgebreide rapporten en visualisaties over de voortgang van doelen en andere aspecten van de prestaties van werknemers.

9 Belangrijkste kenmerken van de beste tools voor prestatiebeheersystemen

Toegang tot prestatiegegevens uit het verleden

Een goed prestatiebeheersysteem registreert de prestatiegegevens van werknemers uit het verleden. En maakt ze gemakkelijk toegankelijk.

Het is belangrijk om managers te helpen bij het bijhouden van de vooruitgang van werknemers en mijlpalen in de ontwikkeling van hun mensen.

Een effectief feedbackmechanisme

Een kwaliteitstool maakt real-time 1:1 feedback en onpartijdige 360 en 180 feedback mogelijk. Managers en medewerkers kunnen feedback geven en vragen in de flow van het werk.

De software maakt het ook mogelijk om feedback af te stemmen op persoonlijke ontwikkelingsplannen.

Helpt je een ontwikkelingsplan op te stellen

Goede software analyseert uitgebreid de prestatieresultaten van werknemers ten opzichte van gespecificeerde prestatienormen en prestatiemaatstaven.

Het helpt je om gepersonaliseerde en goed gedefinieerde ontwikkelingsplannen voor medewerkers uit te voeren.

Biedt kwantitatieve en kwalitatieve inzichten

De juiste software meet de productiviteit van werknemers en biedt een volledig overzicht van de prestaties van werknemers. Dit omvat:

• Open vragen om kwalitatieve inzichten te verschaffen in de motivaties achter het gedrag en de prestaties van een werknemer. Deze kunnen zelfevaluaties en beoordelingen door collega's verbeteren.
• Een beoordelingssysteem om numerieke gegevens te verstrekken die de prestaties van een werknemer kwantificeren, zoals een vijfpuntsschaal

Het helpt je om je prestatiebeheersysteem ontwikkelingsgericht en evaluatief aan te pakken.

Bekijk dit diepgaande artikel over ontwikkelingsgerichte versus evaluatieve feedback.

Doelen stellen, afstemmen en beheren

Met de juiste prestatiebeheersoftware kun je duidelijke en traceerbare doelen stellen.

Bij sommige kun je de belangrijkste resultaatgebieden (KRA's) van elk doel definiëren en werknemers beoordelen op basis van deze KRA's.

Het creëert ruimte om deze doelen aan te passen als reactie op veranderingen in:

• employees' ambitions and competencies;
• beschikbaarheid van middelen en andere beperkingen;
• bedrijfsstrategie.

➡️ Learn how to set effective employee performance goals (+33 skill-based examples).

Beoordeling en beheer van competenties en vaardigheden

Een systeemsoftware brengt de huidige competenties en vaardigheidstekorten van werknemers volledig in kaart. U bent in staat om een nauwkeurige competentiematrix op te stellen die u helpt:

• Investeer in het juiste plan voor de ontwikkeling van vaardigheden dat de beste ROI oplevert.
• De juiste medewerkers aan de juiste taken en projecten koppelen om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren
• Maak nauwkeurige 9-box-modellen voor opvolgingsplanning.

Geautomatiseerde continue feedback

Een goed prestatiebeheersysteem automatiseert de feedback van werknemers.

Managers kunnen op elk moment feedback geven. Bovendien hebben ze toegang tot eerdere feedback en kunnen ze ervoor zorgen dat de medewerker deze implementeert voordat ze nieuwe feedback geven.

Het verandert feedback in een cyclisch systeem en een losstaand onderdeel van een workday, niet zomaar een doos om check. 

Na verloop van tijd vervagen de angst en bezorgdheid die vaak gepaard gaan met 'functioneringsgesprekken' en krijgen ze een positieve betekenis.

⚙️ Check out how Taktile manages new hire feedback on autopilot.

Uitgebreide rapportage en analyses

Toegang tot een groot aantal prestatierapporten en diepgaande analyses geven een uitgebreid beeld van de prestaties van een werknemer.

Je kunt deze informatie gebruiken om trends in de prestaties van werknemers te identificeren en beter geïnformeerde beslissingen te nemen.

Nauwkeurige talentprofielen

Een flexibel softwaresysteem voor prestatiebeheer voor werknemers verzamelt realtime prestatie- en competentiegegevens in een toegankelijk dashboard met:

• geconsolideerde inzichten uit feedback;
• gegevens uit prestatiebeoordelingen en productiviteitsanalyses;
• details over de ervaring en opleiding van werknemers.

Het helpt je om gedetailleerde talentprofielen van werknemers te maken op basis van nauwkeurige en actuele gegevens.

⚙️ 7 Redenen waarom je een tool voor prestatiebeheersystemen nodig hebt (& ondersteunende functies)

Het belang van software voor prestatiebeheersystemen ligt in de mogelijkheid om processen met betrekking tot prestatiebeheer te automatiseren en te standaardiseren, wat de efficiëntie, transparantie en eerlijkheid aanzienlijk kan verbeteren.

1. Het maakt je objectiever en eerlijker

Software voor prestatiebeheersystemen verbetert uw objectiviteit en eerlijkheid bij het beheren van prestaties:

• Je kunt volledige gegevens verzamelen over de prestaties van werknemers.
• Je kunt maatstaven instellen om medewerkers op vergelijkbare niveaus te evalueren en consistentie te creëren.

Het haalt giswerk uit je prestatiebeoordelingen.  

Kenmerken waar je op moet letten:

• eenvoudige toegang tot realtime personeelsgegevens;
• uitgebreide rapportage en inzichten;

2. Helpt bij het effectiever identificeren van goed presterende medewerkers

Met een softwaretool voor prestatiebeheer ondergaan werknemers hetzelfde beoordelingsproces.

Je kunt gegevensgestuurde beslissingen nemen over de verdeling van stimulansen en beloningen. En er is een duidelijk verband tussen prestaties en beloning.

Het helpt je om een betrouwbaarder promotie- en bevorderingssysteem voor werknemers op te zetten.

Kenmerken waar je op moet letten:

• precieze maatstaven voor succes op basis van gestelde doelen;
• visualisatie van de voortgang van het doel;
• KPI bijhouden;
• meetbare OKR's.

3. Het bespaart tijd en verhoogt de efficiëntie

Functioneringsgesprekken brengen veel administratief werk en papierwerk met zich mee.

Software voor prestatiebeheersystemen neemt u deze last uit handen. Het digitaliseert de processen en verbetert tegelijkertijd de efficiëntie.

Kenmerken waar je op moet letten:

• consolidatie van meerdere acties in gestroomlijnde mijlpalen;
• auto-alerts en herinneringen per e-mail.

4. Bevordert effectieve functioneringsgesprekken

De software creëert een herhaalbaar model dat managers kunnen gebruiken om de prestaties van werknemers te kwantificeren ten opzichte van precieze doelen.

En door het te integreren met je bestaande bedrijfssystemen kunnen managers zinvolle feedback geven die de prestaties van werknemers afstemt op de grotere visie van de organisatie.

Kenmerken waar je op moet letten:

• rapporten over het bereiken van doelen, hiaten in competenties, enz.
• doelen koppelen aan prestatiebeoordelingen.

5. Helpt je feedback te verzamelen uit alle relevante bronnen

De prestatiebeheersoftware maakt het gemakkelijker om feedback van meerdere beoordelaars te verzamelen. Je krijgt een volledig beeld van de prestaties van een werknemer.

Bovendien kunnen managers het systeem gebruiken om onopvallend continue en realtime feedback te geven zonder het werk van werknemers te onderbreken met talloze vergaderingen.

Kenmerken waar je op moet letten:

• 360 graden feedback;
• een transparant, eerlijk en anoniem feedbacksysteem;
• feedbackherinneringen.

6. Maakt het gemakkelijk om trainingsbehoeften te identificeren

De juiste software bewaart en analyseert gegevens van interacties tussen werknemer en manager, feedback en prestaties uit het verleden.

Het vestigt de aandacht op trainingsbehoeften op basis van individuele doelen, functieverwachtingen en lacunes in vaardigheden.

Je kunt L&D programma's maken die aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie en de carrièrewensen van de werknemers.

Kenmerken waar je op moet letten:

• een open forum waar werknemers en managers kunnen samenwerken aan prestatiegesprekken;
• sjablonen om productieve prestatiegesprekken te stimuleren;
• eenvoudige toegang tot prestatiegegevens uit het verleden;
• leer- en ontwikkelingsmodules.

7. Verhoog het moreel en de motivatie van werknemers

Erkenning is de sleutel tot het stimuleren van het moreel van werknemers en het aanmoedigen van meer positieve acties. Maar het is niet altijd gemakkelijk om bij te houden wie wat verdient.

Met de software kun je eenvoudig bijhouden wie de beste prestaties levert. En je kunt onmiddellijke erkenning geven.

Kenmerken waar je op moet letten:

• publieke erkenning, waaronder peer-to-peer erkenning;
• effectief doelen bijhouden.

❓15Vragen die je jezelf moet stellen voordat je eenbeslissing neemt over een prestatiebeheersysteemoplossing

🧑🏻‍🤝‍🧑🏻 Vragen over mensenstrategie

1. Wat is ons huidige prestatiebeheersysteem? Wat werkt goed? Wat werkt niet goed?

Als je momenteel een prestatiebeheersysteem gebruikt, controleer dan de zwakke punten ervan. Zoek uit wat werknemers en managers zeggen over het mechanisme, de efficiëntie en de intuïtiviteit van de software.

Zoek een prestatiebeheersysteem dat deze gaten dicht en je processen verbetert.  

2. Waarom is het belangrijk dat we een oplossing hebben?

Maak duidelijk welke bedrijfsdoelen je wilt bereiken met de software.

3. Voor welke concrete uitdagingen hebben we hulp nodig?

Wees specifiek over de uitdagingen die u wilt aanpakken in uw personeelsbeheer. 

Identificeer de belangrijkste functies om je processen te stroomlijnen en deze uitdagingen aan te gaan.

4. Hoe integreert deze oplossing met onze huidige en toekomstige talentmanagementstrategie?

De software moet flexibel en stabiel genoeg zijn om aan je huidige en toekomstige verwachtingen op het gebied van prestatiebeheer te voldoen zonder aan efficiëntie in te boeten.

Software- en functiespecifieke vragen

5. Welke functies zijn voor ons een must-have?

Denk aan de extra functies die het management efficiënter zullen maken bij het uitvoeren van hun managementverantwoordelijkheden. Denk na:

• geavanceerde anonimiteit;
• geavanceerde rapportage;
• automatische aanwijzingen en herinneringen;
• een logboek van een manager.

6. Welke aspecten van prestatiebeheer worden in deze oplossing behandeld? Wat is weggelaten?

Controleer of de functies die nodig zijn voor prestatie-evaluatie aanwezig zijn, zoals:

• beloningen en erkenning;
• prestatiebeoordelingen;
• zelfevaluatie-instrumenten;
• 360 graden feedbackmechanisme;
• directe en continue feedback;
• transparant systeem om doelen te stellen en bij te houden;
• leer- en ontwikkelingsmodules.

7. Kunnen we deze oplossing aanpassen aan onze specifieke behoeften?

Goede software biedt enige structuur, maar blijft flexibel.

Je kunt het ontwikkelproces en de cycli aanpassen aan de veranderende eisen van je organisatie.

8. Integreert deze oplossing met andere tools die we momenteel gebruiken?

De software mag de werking van andere systemen die je gebruikt niet verstoren.

Het moet ook naadloos integreren met bestaande tools voor personeelsbeheer zonder waardevolle personeelsgegevens te verliezen.

9. Hoe kunnen we de impact meten?

Controleer of de oplossing realtime rapporten biedt. Beter nog, kun je filters toepassen in de prestatierapporten, zoals rapportage per team of op individueel niveau?

🖥️ Gebruikerservaring-specifieke vragen

10. Hoe lang duurt het om dit hulpmiddel in te stellen?

Kies software die zo snel mogelijk in te stellen is. Hierdoor worden onderbrekingen en vertragingen die productiviteitsverlies kunnen veroorzaken tot een minimum beperkt. 

11. Hoe gemakkelijk zou het proces zijn?

Het moet soepel verlopen. Een uitdagende en overweldigende software-implementatie kan medewerkers en managers sceptisch maken over de overstap van het oude systeem.  

12. Hoeveel ondersteuning hebben de beheerders nodig om de tool effectief te leren gebruiken?

Het antwoord hierop is 'minimaal'. De beste tools voor prestatiebeheer zijn gebruiksvriendelijk met een intuïtieve gebruikersinterface. Dit leidt tot een snellere adoptie. 

13. Hoeveel ondersteuning kan ik verwachten van de softwareleverancier?

Uitmuntende klantenservice is onontbeerlijk. Er moet een vertegenwoordiger beschikbaar zijn om je te helpen bij problemen die je tegenkomt.

14. Biedt het sjablonen?

De tool moet prestatiebeheer makkelijker en minder overweldigend maken voor managers. Er moeten dus kant-en-klare sjablonen beschikbaar zijn voor zaken als feedback.

15. Biedt het een boeiende ervaring?

De software moet personaliseringsfuncties bieden waarmee je boeiende enquêtes, leer- en ontwikkelingsmodules en prestatiebeoordelingen kunt maken.

Tip: Betrek de managers van uw bedrijf bij het besluitvormingsproces. Het zal hun betrokkenheid bij het versterken van een high-performance cultuur in uw organisatie vergroten. 

De ROI van een softwaresysteem voor personeelsbeheer

Onderzoek toont een positieve en significante relatie aan tussen een effectief prestatiebeheersysteem en hoge prestaties van werknemers.

En er bestaat geen twijfel over de indrukwekkende ROI van software voor een goed prestatiebeheersysteem voor werknemers.

Het creëert ruimte voor continue feedback.

Volgens Gallup zijn werknemers het er 3,6 keer meer mee eens dat dagelijkse feedback hen motiveert om hun beste prestaties te leveren dan jaarlijkse feedback.

Prestatiemanagement bevordert ook de voortdurende communicatie tussen werknemers en managers.

Het bevordert positieve relaties tussen manager en werknemer. Werknemers kunnen hun zorgen uiten en hun uitdagingen bespreken. En dit zorgt voor een positieve werknemerservaring.

Een positieve werknemerservaring maakt uw personeel geïnspireerd en betrokken.

Zoals Michael Mankins en Eric Garton, deskundigen op het gebied van organisatieontwerpen en -initiatieven, stellen in hun boek Tijd, talent, energie:

"Een werknemer die tevreden is met zijn of haar werk is 40 procent productiever dan een ontevreden werknemer. Maar een betrokken werknemer is 44 procent productiever dan een tevreden werknemer, en een werknemer die zich geïnspireerd voelt op het werk is bijna 125 procent productiever dan een tevreden werknemer. Kortom, een organisatie heeft ongeveer twee-en-een-kwart tevreden werknemers nodig om evenveel te produceren als één geïnspireerde werknemer. Hoe hoger het percentage betrokken en geïnspireerde werknemers in het personeelsbestand van je organisatie, hoe hoger de productieve kracht."

Een onderzoek van Harvard Business Review Analytic Services heeft aangetoond dat 66% van de bedrijven die prioriteit geven aan een positieve werknemerservaring hun winstgevendheid verhogen. En 67% ervaart een versnelde groei.

Dat is nog niet alles.

Een goed prestatiebeheersysteem stimuleert een groeimindset waarbij managers opbouwende kritiek geven en werknemers deze positief opvatten. En waar werknemers inspiratie vinden in het succes van hun collega's.

Waarom is dit zo belangrijk?

Onderzoek gepubliceerd in Frontiers in Psychology toont een positieve correlatie aan tussen een groeimindset en innovatief gedrag.

Innovatief gedrag helpt werknemers om hun doelstellingen efficiënter te realiseren, wat de bedrijfsdoelstellingen ten goede komt.

➡️ Maak hoge prestaties mogelijk met Zavvy

Met behulp van softwaretools voor het beheren van je prestatiebeheersysteem zul je een groeimindset bij je personeel cultiveren.

De software voor functioneringsgesprekken van Zavvy doet dit en nog veel meer.

Zavvy maakt objectief en zinvol prestatiebeheer mogelijk met functies zoals:

• eenvoudige aanpassing (anonimiteit, formulieren voor functioneringsgesprekken, zichtbaarheid, prestatiebeoordelingen) 
• Ongeëvenaard inzicht in de prestaties van uw werknemers(vaardigheidsmatrices, spinnenweb;
• Krachtige sjablonen voor functioneringsgesprekken geïnspireerd door topbedrijven;
• een uitgebreide trainingscatalogus met honderden bronnen;
• competency models linked to performance and growth; 
• development frameworks;

Don't just take our word for it. Instead, book a demo today and experience how our performance management system tool can elevate your team's performance.