Sfide dell'automazione delle risorse umane: 9 blocchi nelle trasformazioni digitali che dovete conoscere

State pensando di implementare l'automazione delle risorse umane nella vostra azienda? Non siete soli.

In un'indagine condotta dalla società di consulenza McKinsey su aziende selezionate, il 56% degli intervistati ha dichiarato di aver adottato le tecnologie AI in almeno una funzione. Tra gli intervistati che hanno adottato l'automazione nelle risorse umane, il 40% ha dichiarato di aver ottenuto un risparmio sui costi superiore al 20%. 

L'SHRM ha inoltre condotto un sondaggio tra i suoi membri, scoprendo che circa un quarto degli intervistati ha utilizzato l'automazione intelligente per supportare le attività relative alle risorse umane. 

Se da un lato la trasformazione digitale può portare molti vantaggi, dall'altro è essenziale essere consapevoli delle potenziali sfide che possono sorgere. Dai problemi di privacy dei dati alle considerazioni sui costi, queste nove sfide delle tecnologie di automazione delle risorse umane sono ostacoli da tenere d'occhio.  

🤖 Cos'è l'automazione delle risorse umane?

L'automazione delle risorse umane comprende strumenti che automatizzano le attività manuali ripetitive nella gestione della forza lavoro, tra cui l'inserimento, la formazione, il feedback e lo sviluppo.

Alcuni degli obiettivi principali degli sforzi di automazione e degli strumenti di automazione delle risorse umane sono:

• Liberatevi dall'onere di svolgere attività lavorative ripetitive e banali.
• Eliminare gli errori manuali umani, in particolare per le attività sensibili coperte dalle leggi sul lavoro, come la compilazione delle buste paga e delle imposte.
• Consentire ai dipendenti di accedere ai servizi HR 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
• Promuovere collaborazioni continue e significative.
• Consentire ai People Ops di svolgere compiti più strategici anziché concentrarsi esclusivamente su attività amministrative. 
• Consentire il miglioramento dei processi complessi con una fitta serie di attività e molteplici parti interessate.

Fondamentalmente, l'automazione delle risorse umane non ha lo scopo di pre-programmare l'interazione umana, ma di liberare le persone in modo che possano perseguire relazioni professionali più significative.

😟 Quali sono le 9 sfide principali dell'automazione delle risorse umane?

Per i dipartimenti delle risorse umane, le principali difficoltà risiedono nel bilanciare i progressi tecnologici con le esigenze dei dipendenti.

Con così tante tecnologie e strumenti in concorrenza tra loro che svolgono funzioni diverse, è comprensibile che i dipartimenti delle risorse umane si sentano sopraffatti da tutte le possibilità.

Secondo un'indagine McKinsey sulla trasformazione digitale, le aziende in cui le persone che ricoprono ruoli chiave hanno collaborato per garantire il successo delle trasformazioni digitali hanno registrato un tasso di successo 1,8 volte superiore rispetto a quelle che non lo hanno fatto. Inoltre, quelle il cui senior management non ha promosso un senso di urgenza nell'implementazione della trasformazione digitale hanno avuto un tasso di successo solo del 12%.

Finanziamento di iniziative di IA

Purtroppo, molte piccole e medie imprese (PMI) non hanno abbastanza risorse da dedicare alle soluzioni di intelligenza artificiale. Per quelle che stanziano budget per l'automazione, i team di gestione potrebbero non assegnare ad essa la stessa importanza che attribuirebbero allo sviluppo dei prodotti e alle campagne di marketing. 

Gli investimenti nell'IA sono spesso costosi all'inizio, perché potrebbe essere necessario revisionare alcune tecnologie preesistenti.

La buona notizia è che le PMI possono esplorare un numero crescente di soluzioni in abbonamento. 

Molti strumenti offrono prove gratuite per testare alcune delle loro funzionalità prima di impegnarsi completamente in una soluzione software più costosa.

Integrazione delle soluzioni di IA nelle infrastrutture interne esistenti

Questa è la sfida in cui un esperto di automazione interna può essere più utile. È essenziale comprendere l'attuale ecosistema digitale dell'azienda e come i nuovi strumenti possano integrarsi con esso. 

Inoltre, le aziende devono essere pronte ad abbandonare i loro sistemi legacy, se necessario. 

In effetti, le vecchie infrastrutture tecnologiche sono le più soggette agli attacchi informatici perché utilizzano soluzioni di cybersecurity obsolete.

Alcune delle domande che le aziende di risorse umane devono porre ai loro fornitori di automazione includono:

• Come sarà il processo di integrazione? 
• Quanto saranno sicuri i nostri file durante la transizione?
• Quali altri tipi di tecnologie supporta questa piattaforma?

Mancanza di scalabilità

Alcuni dei segnali che indicano che un sistema HR non è in grado di evolversi e di supportare l'espansione dell'azienda sono:

• Il sistema è ancora prevalentemente manuale e prevede che i dipendenti gestiscano autonomamente il rilevamento delle presenze e la gestione delle assenze.
• Non c'è spazio per la flessibilità, ad esempio per accogliere diversi tipi di lavoratori come i freelance e gli appaltatori.
• I sistemi non si sincronizzano e i loro compiti si sovrappongono. Ad esempio, si può utilizzare uno strumento per la formazione e lo sviluppo delle competenze e uno per il feedback. Ma non è possibile sincronizzare il feedback sull'efficacia della formazione con lo strumento per lo sviluppo e la formazione. 
• Non esiste un audit coerente dei processi per determinare se possono essere semplificati/automatizzati.
• Non esistono piani di trasferimento delle conoscenze e di resilienza in caso di turnover dei dipendenti.

Per questo motivo i dipartimenti HR devono avere una chiara strategia di automazione prima di implementare qualsiasi iniziativa.

Assistenza IT costosa e complessa 

Con la crescente popolarità del software-as-a-service (SaaS) basato su abbonamento, le aziende hanno maggiore libertà di sperimentare diverse piattaforme. Questo sviluppo è anche un buon modo per i team HR di valutare i potenziali fornitori. Alcune delle domande che le aziende possono utilizzare per valutare i fornitori di soluzioni sono:

• Quali sono i vostri servizi di assistenza clienti? Come possiamo contattarvi per le emergenze?
• Con quale frequenza istruite i vostri clienti sull'uscita di nuovi aggiornamenti e sono gratuiti?
• Quali sono i vostri piani di cybersecurity?

Alcuni fornitori hanno costi nascosti o non sono chiari su quanto possano costare le funzionalità aggiuntive, compresi i miglioramenti e la risoluzione dei problemi.

Gestione dei fornitori

I sistemi HR possono comprendere diversi fornitori, a seconda delle esigenze dell'azienda. 

Oltre ai fornitori di tecnologia, le aziende devono confrontarsi anche con i fornitori di operazioni, come i fornitori di uffici e attrezzature. È in quest'area che l'automazione può fornire i maggiori vantaggi, perché molte attività possono essere programmate, compresi i controlli dell'inventario e della catena di approvvigionamento.

La sfida principale consiste nel selezionare uno strumento versatile, in grado di soddisfare diversi tipi di fornitori. Altrimenti, può essere molto dispendioso in termini di tempo controllare ogni fornitore e assicurarsi che soddisfi costantemente le aspettative.

Problemi di sicurezza e privacy

Secondo l'indagine McKinsey del 2022, The state of AI, la maggior parte delle aziende identifica la cybersecurity come il principale ostacolo all'automazione, dato che gli attacchi informatici hanno continuato ad aumentare dal 2019. 

Per i sistemi HR, le violazioni dei dati sono disastrose, poiché questi file contengono informazioni sensibili sui dipendenti, tra cui indirizzi e valutazioni delle prestazioni. 

Oltre agli attacchi informatici, i dipartimenti delle risorse umane devono trovare un equilibrio tra la fornitura di un servizio clienti ai dipendenti e il rispetto della loro privacy, in particolare per quanto riguarda le questioni sanitarie.

La sicurezza informatica dovrebbe essere uno dei principali punti di forza di qualsiasi sistema di automazione, tra cui la crittografia end-to-end e l'autenticazione a più fattori. Inoltre, i dipendenti devono ricevere una formazione costante per navigare in modo sicuro e responsabile nei sistemi digitali.

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Compliance preoccupazioni

Niente incute più timore nei dipartimenti delle risorse umane degli intoppi di compliance , che si tratti di errori di compilazione delle tasse o di pagamenti insufficienti. A complicare le cose, i diversi Paesi hanno normative sul lavoro differenti. 

Ad esempio, negli Stati Uniti ogni Stato può imporre le proprie leggi, che possono cambiare rapidamente. 

Molti team HR dispongono di centri risorse sparsi per le informazioni relative alla normativa. Peggio ancora, questi portali spesso non sono aggiornati come dovrebbero. 

Molteplici strumenti di raccolta dati e di reporting

Poiché i diversi tipi di tecnologia si sviluppano a ritmi diversi, è comprensibile che i sistemi HR abbiano bisogno di dashboard separati per esigenze specifiche. Tuttavia, è importante valutare regolarmente gli strumenti esistenti o cercare sul mercato sistemi in grado di gestire più attività complesse. Spesso molte soluzioni software fanno essenzialmente la stessa cosa. 

Un altro svantaggio di avere sistemi separati è che non esiste una metodologia di reporting standardizzata. Questo problema rende difficile per le aziende raccogliere i dati in modo efficace ed eseguire report accurati. I team delle risorse umane devono stabilire quale sia la soluzione migliore per loro e costruire i loro sistemi intorno ad essa.

Ad esempio, si può utilizzare uno strumento per il processo di onboarding dei dipendenti e un altro per le indagini sui dipendenti. Ma non è possibile collegare i risultati del sondaggio di onboarding con i report generati dallo strumento di onboarding. 

Gestione complicata del ciclo di vita dei dipendenti

Nella sola fase di onboarding, i dipendenti possono annegare in scartoffie ridondanti che richiedono troppo tempo e impegno. Questa pratica non solo frustra i nuovi assunti, ma si aggiunge al lavoro manuale svolto dal personale. 

I team delle risorse umane devono invece concentrarsi su uno strumento olistico di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) in grado di ottimizzare tutti i processi in un unico cruscotto. Se non hanno esperienza con questi strumenti, possono rivolgersi a una società di consulenza ERP di fiducia per ottenere i loro strumenti e renderli operativi.

Gli strumenti di gestione dell'esperienza dei dipendenti non devono essere complicati. Devono solo essere facili da usare, accessibili e facili da gestire e mantenere.

😱 3 motivi principali per cui non avere processi HR automatizzati può essere un problema

Anche se ogni progetto di trasformazione digitale presenta diversi ostacoli, vale la pena di esplorare le potenziali soluzioni di automazione. 

Ad esempio, secondo SHRM, il 69% delle aziende che hanno utilizzato l'automazione per il reclutamento ha dichiarato che i tempi di copertura delle posizioni sono migliorati.

A parte i risparmi sui costi a lungo termine, i seguenti problemi possono aggravarsi se i processi HR non vengono automatizzati:

• Incline agli errori. Alcuni errori sono perdonabili, altri meno. Nell'anno fiscale 2021, il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti ha scoperto che la media dei salari arretrati (stipendi non pagati) equivaleva a tre settimane di lavoro. Questo incidente spiega perché la gestione delle buste paga dovrebbe essere una delle prime funzioni da automatizzare.
• Perdita di efficienza. Almeno il 45% delle attività lavorative ripetitive può essere gestito da un software di automazione, riducendo il carico di lavoro delle risorse umane. Alcune aziende perdono mesi di lavoro per attività noiose che un algoritmo di automazione dei processi robotici (RPA) avrebbe potuto gestire in pochi minuti. Inoltre, i dipendenti si sentono esausti quando devono prolungare i loro turni per completare i processi manuali.

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• Pessima esperienza di candidatura. Il processo di assunzione è la migliore campagna pubblicitaria dell'azienda. I candidati possono avere un'impressione duratura di un'azienda in base al modo in cui questa gestisce il processo di candidatura. La maggior parte delle persone in cerca di lavoro si rivolge a reclutatori fantasma o rilascia recensioni negative se ritiene che il processo sia troppo complicato o poco trasparente.

🤔 L'automazione è la risposta? Solo se fatta bene

La risposta è sì e no. 

Tutto dipende da quanto un'azienda è disposta a rendere la propria attività a prova di futuro. 

Per intraprendere progetti di automazione sono necessari un'attenta pianificazione e investimenti. Questi sforzi iniziano con l'identificazione da parte dei leader aziendali di come vogliono che le loro aziende si evolvano. 

Le interruzioni sono destinate a rimanere, ma la sopravvivenza di un'azienda dipende in larga misura dalla sua capacità di abbracciare il cambiamento. 

Prima di intraprendere un progetto di automazione delle risorse umane, dovrete stabilire le esigenze della vostra azienda e concentrarvi su una soluzione alla volta (metodologia agile). E non dimenticate la leadership e il coinvolgimento dei dipendenti.

L'automazione funziona solo se l'azienda ha accettato e si è preparata ad affrontare un percorso accidentato. 

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