Un processo di onboarding efficace va oltre l'infilare tra le braccia dei dipendenti un mucchio di benefit e mostrargli l'organizzazione. Potreste fare tutto questo, ma i dipendenti non saranno comunque entusiasti del loro nuovo lavoro.
Se il processo di onboarding sembra una routine e non ha obiettivi chiari, non riuscirà a integrare correttamente i dipendenti nella cultura e nelle operazioni dell'organizzazione. Di conseguenza, il 25% di loro se ne andrà prima della fine dell'anno.
Un ottimo processo di onboarding assicura che i dipendenti
Questo post ne illustra i punti salienti e il modo in cui si traducono in un maggiore ritorno sull'investimento (ROI).
I fattori che influenzano il ROI sono:
In una prossima sezione ne parleremo come solidi pilastri del ROI dell'onboarding dei dipendenti.
Ma prima, cos'è il ROI dell'onboarding dei dipendenti?
L'onboarding è il processo di integrazione dei nuovi dipendenti in un'organizzazione. Si tratta di presentarli ai colleghi e ai clienti, di formarli, di far loro visitare le strutture e di svolgere una serie di altre attività.
Lo scopo dell'onboarding è quello di aiutare i dipendenti a comprendere la loro nuova posizione e di metterli in condizione di svolgere bene il loro lavoro.
Il ROI dell'onboarding è il denaro che si recupera quando i dipendenti iniziano a produrre profitti e risultati innovativi per l'organizzazione.
In poche parole, il ROI dell'onboarding dei dipendenti si riferisce al denaro guadagnato investendo nei processi di onboarding.
Ecco quattro metriche chiave da utilizzare per ottenere una stima del ROI dell'onboarding:
Strategie di onboarding efficaci evitano che i dipendenti scappino dalla porta entro i primi mesi. In questo modo si possono evitare costosi tassi di turnover per le organizzazioni.
Quando un dipendente si licenzia, sostituirlo con un altro costa il 20% del suo stipendio. Con una strategia di onboarding inadeguata, è più probabile che si verifichino tassi di turnover più elevati. Questo renderà impossibile mettere insieme il ROI.
Una strategia di onboarding efficace è caratterizzata da un'esperienza coinvolgente. Non si tratta solo di manager che dicono alle reclute: "Ecco cosa devi fare. Chiamami se hai bisogno di qualcosa" e poi li abbandonano. In seguito, il dipendente inizia a inviargli richieste di aiuto o di assistenza.
Al contrario, esiste una cultura collaborativa in cui tutti lavorano insieme per creare un'esperienza significativa. I nuovi assunti comprendono chiaramente il loro ruolo e il modo in cui questo si allinea con la visione e la missione dell'organizzazione. Le aspettative sono definite e le regole che guidano i comportamenti sono stabilite.
Quanto più velocemente si riesce a fare questo, tanto più velocemente il dipendente diventerà produttivo. Il progetto di design dell'interfaccia utente che normalmente richiede un mese sarà realizzato in tre settimane.
La linea di fondo significa semplicemente il vostro reddito netto.
È il denaro che rimane una volta dedotte tutte le spese o i costi dal totale delle entrate, ad esempio le tasse e gli oneri sui prestiti. Le cifre dovrebbero essere riportate in fondo al conto economico.
Senza un processo di onboarding di qualità, i dipendenti non avranno una comprensione adeguata dell'organizzazione. Saranno tagliati fuori dalle risorse intellettuali e fisiche di cui hanno bisogno per migliorare le loro prestazioni. Ciò equivale a lavoratori improduttivi e disimpegnati.
La tecnologia sta cambiando rapidamente il modo di operare delle organizzazioni. Oggi più che mai i dipendenti devono imparare ad adattarsi. Un processo di onboarding digitalizzato eviterà che ciò accada.
Se le strategie di formazione sono rimaste invariate rispetto a nove o dieci anni fa, è giunto il momento di rinnovarle. Ecco cinque componenti essenziali per costruire la vostra nuova strategia di onboarding:
Se non preparate i vostri dipendenti, li preparate a fallire.
Prima del processo di onboarding, coinvolgete i dipendenti con attività che diano loro un vantaggio. Questo farà risparmiare tempo e ridurrà lo stress del primo giorno.
Ecco alcune idee per le attività di preboarding :
Il processo di onboarding è la prima impressione che si fa ai nuovi assunti, quindi è importante dare il massimo. I dipendenti che sperimentano un processo di onboarding efficace si impegnano e si impegnano 18 volte di più nell'organizzazione. Se il processo è scadente, perderete talenti a vantaggio della concorrenza.
Negli Stati Uniti, il costo medio della sostituzione dei dipendenti che si licenziano è di 15.000 dollari a testa, pari al 33% dello stipendio.
Per costruire un processo di onboarding da sogno per i dipendenti, il cofondatore e CEO di Eterneva, Adelle Archer, afferma che:
"Osservando i punti di forza personali di ciascun assunto, comprendendo i suoi interessi e utilizzando i suoi obiettivi come metro di misura, si avrà l'opportunità di adattare il processo di onboarding al nuovo membro del team, anziché cercare di imporre obiettivi aziendali che lo spingano al di fuori della sua zona di comfort.
Facendo del dipendente, anziché dell'azienda, il fulcro del processo di onboarding, lo integrerete nell'azienda e sfrutterete i suoi talenti per migliorare le possibilità di successo".
Alcune organizzazioni commettono l'errore di non documentare i propri processi. Per le grandi organizzazioni con uffici geograficamente dispersi, questo è un problema enorme, perché non c'è uniformità. Il processo di onboarding per una recluta oggi sarà diverso per un'altra domani.
Ogni nuovo assunto dovrebbe iniziare con le stesse informazioni di base dei suoi colleghi, per una collaborazione e un'efficienza senza intoppi.
Creare una lista di controllo. Una lista di controllo serve a ricordare le attività da completare nel giusto ordine e impedisce di andare fuori strada.
Utilizzate l'automazione. Registrate video e progettate corsi che contengano tutte le informazioni necessarie ai nuovi assunti. Quindi caricateli sulla vostra soluzione di onboarding o sul vostro sistema di gestione dell'apprendimento (LMS), in modo che i dipendenti possano accedervi in qualsiasi momento.
La maggior parte delle soluzioni LMS sono ora basate sul cloud o sul web, in modo da poter archiviare le informazioni in modo sicuro e prevenire la perdita di dati.
Storyblok risparmia oltre 15 ore alla settimana grazie a un'esperienza di onboarding automatizzata:
Caso di studio di ➡️: Come Storyblok è passato da 33 a 140 dipendenti in 1 anno
Idealmente, l'onboarding dei dipendenti dovrebbe durare almeno tre mesi. La durata restante del programma deve essere adattata alle esigenze dell'organizzazione.
Le organizzazioni con molte parti in movimento (più sedi, negozi o territori di vendita) possono avere difficoltà a riservare del tempo per un onboarding adeguato. I dipendenti saranno quindi costretti a terminare la formazione e il processo si concluderà rapidamente.
Christa Reed, responsabile della ricerca sul mercato del lavoro di JobSearcher, offre il seguente suggerimento su come creare il tempo per l'onboarding:
"Ricordate che i primi giorni di onboarding sono un momento critico per i nuovi assunti. Assicuratevi di dedicare loro tutta la vostra attenzione e di farli sentire i benvenuti".
Un modo per farlo è quello di associare il nuovo assunto a un collega buddy che possa fargli fare un giro, presentargli i membri chiave del team e aiutarlo ad ambientarsi nel nuovo ruolo. Dovreste anche fornire al neoassunto un programma dettagliato della sua prima settimana, che includa quando e dove deve essere, in modo da non avere sorprese".
Associare i dipendenti a un lavoro buddy durante i primi 30-60-90 giorni influisce in modo significativo sulle loro prestazioni. Il programmabuddy di Microsoft ne è la prova, in quanto i manager prendono sul serio le interazioni one-to-one con i nuovi assunti.
A tutti viene assegnato un partner di lavoro a cui rivolgersi per un aiuto informale. Questo li aiuta a costruire un sistema di supporto e ad aumentare la produttività. Il 56% dei dipendenti che si sono incontrati con il sito buddy solo una volta nei primi 60 giorni è diventato più produttivo. Il 97% di coloro che si sono incontrati più di otto volte ha detto lo stesso.
Christen Steele, consulente per il reclutamento delle risorse umane, afferma che:
"L'obiettivo di creare un'esperienza positiva è quello di creare un legame con i colleghi e con la cultura aziendale. Ciò significa che un onboarding di successo avviene quando i nuovi assunti possono stabilire fin da subito relazioni di lavoro efficaci".
"Oltre ai pasti e alle chiacchierate al caffè menzionati in precedenza, questi possono includere anche i social media o i canali di comunicazione come Slack, dove i dipendenti possono connettersi sia a livello personale che professionale. Qui a Yello, abbiamo canali Slack dedicati agli animali domestici, ai bambini, agli sport e ad altri interessi comuni, dove possiamo condividere e avere uno spazio per fare domande, ricevere aiuto e semplicemente connetterci".
La nostra ricerca ha rivelato questi cinque solidi pilastri che costituiscono il ROI dell'onboarding dei dipendenti:
I processi manuali presentano colli di bottiglia ed elevati rischi di errore umano. Ad esempio, si invia per sbaglio la propria lista di controllo personale ai nuovi assunti invece della lista di controllo dei documenti importanti che devono portare con sé.
Poi il vostro dipendente si presenta in ufficio con i documenti sbagliati in mano, causando ritardi il primo giorno. E se potessero fare tutto questo online?
La sostituzione dei metodi tradizionali con strumenti automatizzati elimina queste inefficienze e snellisce il processo di onboarding. Strumenti come Zavvy vi avrebbero aiutato a programmare automaticamente la consegna delle e-mail corrette giorni prima.
Le organizzazioni con processi di onboarding efficaci registrano il 54% di profitti in più rispetto a quelle che ne sono prive. Anche il rapporto tempo-produttività è più elevato. Il 77% dei dipendenti raggiunge il primo traguardo prima del periodo previsto di otto mesi.
Il 77% dei dipendenti si licenzia perché ha la sensazione di essere da solo nel progredire della propria carriera. Questo è un problema che un onboarding efficace risolve. Dimostra l'impegno nella crescita del personale e fa sentire i dipendenti supportati.
I dipendenti iniziano a vedersi come un tutt'uno con l'organizzazione e si appassionano al raggiungimento dei suoi obiettivi. Questi dipendenti resteranno più a lungo nell'organizzazione.
La cultura aziendale di Netflix è caratterizzata da una comunicazione libera e aperta, assenza di regole e trasparenza. I dipendenti raccolgono conoscenze al di fuori della loro specialità, ma in generale tutti si impegnano a fare ciò che è meglio per l'azienda perché riguarda anche loro.
Una lezione che potete trarre da questa situazione è quella di costruire una cultura che comunichi i vostri valori. Incoraggiate la condivisione delle idee premiando i contributi innovativi. Fornite un feedback efficace per aiutare i dipendenti a capire cosa stanno facendo di sbagliato o di giusto.
Soprattutto, mostrate questa cultura durante il processo di onboarding e mantenetela a lungo termine. Non dovrebbe essere un evento unico che termina una volta che i nuovi assunti hanno appreso appieno le regole.
Tutte le attività di onboarding devono seguire un giusto processo. È quindi essenziale tenersi aggiornati sulle leggi che regolano l'occupazione nella vostra regione.
Ad esempio, l'Immigration Reform and Control Act (IRCA) stabilisce che tutti i datori di lavoro statunitensi devono compilare un modulo I-9 per chiunque assumano. Questo modulo dimostra che il nuovo dipendente è autorizzato a lavorare negli Stati Uniti e non sta gestendo un caso di immigrazione. La mancata compilazione comporta sanzioni e multe da 234 a 2.332 dollari.
Sfruttare l'automazione, migliorare la cultura aziendale e automatizzare le attività è parte integrante di un processo di onboarding da sogno. Una volta eseguito correttamente, può trasformare rapidamente i nuovi dipendenti in miniere d'oro. È possibile utilizzare un calcolatore del ROI dell'onboarding dei dipendenti per misurare l'efficacia della strategia e determinare il ROI.
La nostra soluzione di onboarding per i nuovi assunti è dotata di modelli e strumenti per la creazione di un programma di onboarding scalabile per i dipendenti. Fornisce una piattaforma centrale dove i dipendenti possono iniziare il percorso, completare le attività e connettersi con i colleghi per un'esperienza senza problemi.
I nostri esperti sono a disposizione per aiutarvi a saperne di più. Collegatevi con loro per vedere come funziona.
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