Avete fatto una nuova assunzione. Congratulazioni.
È il momento di fare l'onboarding. Una parte cruciale, ma fastidiosa, di ogni onboarding è costituita dai documenti per l'inserimento dei nuovi assunti.
Ogni nuovo dipendente della vostra azienda deve passare attraverso una serie di documenti prima di diventare un dipendente ufficiale. Ma il processo di documentazione per i nuovi assunti può essere fastidioso sia per voi che per il vostro nuovo membro del team.
Ad esempio, dovete assicurarvi che i nuovi assunti ricevano tutti i documenti necessari. Idealmente, dovete anche controllare i loro progressi per assicurarvi che completino tutto in tempo.
Anche se facilitare le pratiche di onboarding per i nuovi membri del team può non sembrare entusiasmante, ha un impatto significativo. Una ricerca di Glassdoor dimostra che una buona esperienza di onboarding può migliorare la fidelizzazione dei nuovi assunti dell'82% e la produttività del 70%.
Continuate a leggere per capire quali sono le diverse categorie di documenti necessari per i nuovi assunti e come potete automatizzare l'intero processo per ridurre il lavoro manuale ripetitivo.
In poche parole, le pratiche di onboarding assicurano che i nuovi dipendenti ricevano, leggano e firmino i documenti di cui hanno bisogno per iniziare senza problemi nella vostra azienda.
Le pratiche per i nuovi dipendenti comprendono documenti che coprono vari aspetti dell'assunzione e dell'onboarding, quali:
La presenza di questi documenti non è solo un requisito contrattuale e legale. Permette anche a tutte le persone coinvolte, compresi i nuovi dipendenti e i loro manager, di capire come devono lavorare insieme.
Prima di esaminare i documenti necessari, tenete presente che sono indispensabili, indipendentemente dal fatto che li troviate noiosi o disordinati.
Attraverso questi documenti, i nuovi dipendenti impareranno a conoscere le aspettative nei loro confronti, le politiche aziendali e i vantaggi che otterranno.
Inoltre, è utile semplificare il processo di onboarding per i nuovi assunti, perché la maggior parte dei nuovi dipendenti lo considera faticoso, come si può vedere qui e qui.
Per semplificare il processo di firma per i nuovi membri del team, cercate di:
"Indipendentemente dal fatto che il nuovo dipendente sia un freelance con contratto, un part-time o un dipendente a tempo pieno, deve compilare alcuni documenti durante il processo di onboarding".
Un modo semplice per strutturare e documentare il processo di onboarding è quello di organizzare tutti i moduli nelle quattro categorie che vi mostriamo di seguito:
Le leggi sul lavoro variano a seconda del Paese. Pertanto, il primo passo è quello di comprendere le leggi locali sul lavoro del vostro Paese per mantenere compliance.
Assicuratevi di essere conformi a:
Dopo aver familiarizzato con le leggi locali, il passo successivo è capire quali sono i moduli fiscali che un nuovo dipendente deve compilare nel vostro Paese.
Questo modulo aiuterà la vostra azienda a:
Assicuratevi di conoscere il nome del modulo fiscale del vostro Paese che i nuovi assunti devono compilare. Negli Stati Uniti, ad esempio, si chiama modulo W-4.
Oltre a rispettare i requisiti fiscali, dovete anche assicurarvi che il nuovo assunto abbia un permesso di lavoro per il vostro Paese. I siti web ufficiali del governo possono fornire le informazioni necessarie.
È inoltre fondamentale conoscere i moduli per il personale non permanente nel vostro Paese. In alcuni Paesi, è illegale per gli appaltatori iniziare a lavorare senza aver completato alcuni documenti.
Ad esempio, negli Stati Uniti, un modulo per gli appaltatori è chiamato W-9 . Vi aiuterà a
Per aiutarvi a iniziare, vi forniamo alcuni suggerimenti su come compilare la W9.
Una lettera di offerta di lavoro riassume la posizione all'interno dell'azienda. In questo modo, garantisce che sia voi che il nuovo assunto siate d'accordo sui dettagli fondamentali del lavoro. Inoltre, una lettera di offerta di lavoro ufficiale contiene informazioni essenziali quali:
Se l'offerta è buona, il candidato accetterà l'offerta di lavoro, firmerà e vi rispedirà il documento.
Dopo aver accettato l'offerta di lavoro, i nuovi dipendenti potrebbero dover rivedere e firmare un contratto che spiega i loro obblighi e le loro responsabilità.
Il contratto di lavoro contiene tipicamente informazioni quali
In caso di disaccordo o di controversia sulle condizioni di lavoro, voi e il vostro dipendente potete fare riferimento al contratto.
Tutte le informazioni aggiuntive sulle aspettative o sulle responsabilità dei nuovi assunti, oltre a quelle fornite nella lettera di offerta di lavoro, devono essere riportate in un documento scritto.
Ad esempio, può includere le aspettative specifiche del manager nei confronti del nuovo dipendente, il modo in cui deve portare a termine determinati compiti, le scadenze delle verifiche delle prestazioni, ecc.
Le aspettative chiare eliminano la confusione dei nuovi membri del team su ciò che ci si aspetta da loro, come il dipendente preoccupato qui sotto.
Spesso le organizzazioni non forniscono documenti specifici sul lavoro ai loro appaltatori, come i freelance, durante il processo di onboarding. Tuttavia, a seconda della legislazione del vostro Paese, potreste essere obbligati per legge a farlo.
Un processo di onboarding scadente può anche dare ai vostri nuovi freelance l'impressione che non li apprezziate.
Per costruire un buon rapporto con i vostri appaltatori, fate così:
Stabilire un buon rapporto con i lavoratori non permanenti, ad esempio attraverso un eccellente onboarding dei contractor, vi garantisce di avere sempre accesso a freelance di talento.
I documenti aziendali interni aiutano i nuovi dipendenti a comprendere bene la vostra organizzazione e a capire come devono comportarsi. I dipendenti utilizzano quindi i documenti come riferimento per svolgere il proprio lavoro.
A seconda della vostra azienda, ecco alcuni documenti interni comuni che i nuovi assunti dovrebbero ricevere:
Un playbook aziendale contiene tutti i processi, le politiche e le procedure della vostra azienda. Questo documento può aiutare i nuovi assunti ad essere indipendenti e a risparmiare tempo durante il lavoro:
Il vostro playbook aziendale può avere tutte le politiche che desiderate, come le politiche di lavoro ibrido, le politiche etiche e le politiche ambientali.
Stabilire politiche di lavoro ibride consente di definire linee guida, eliminare la confusione e dare ai dipendenti la possibilità di stabilire i propri orari di lavoro.
Suggerimento: utilizzate il nostro modello pronto all'uso per creare una politica di lavoro flessibile in pochi minuti.
L'etica aziendale guida tutti i dipendenti su come comportarsi con i clienti, le agenzie governative e i fornitori.
È utile avere delle politiche che mostrino come la vostra azienda si impegna a proteggere l'ambiente. È possibile, ad esempio, includere le strategie che l'azienda attuerà nei prossimi cinque anni.
A seconda delle dimensioni e delle procedure operative della vostra azienda, potete decidere di avere sia un manuale aziendale che un manuale per i dipendenti o solo uno dei due.
Un manuale per i dipendenti è fatto apposta per guidare i vostri dipendenti. Idealmente, il documento dovrebbe contenere tutte le informazioni che i dipendenti devono conoscere, come il codice di abbigliamento, le politiche comportamentali e le procedure di emergenza.
Nota: potete aggiungere gli altri argomenti di questa sezione al vostro manuale per i dipendenti, ma tratteremo comunque ogni documento singolarmente.
La missione della vostra azienda è il motivo per cui esiste. Inoltre, secondo una ricerca di LinkedIn, il 53% dei nuovi assunti considera importante l'introduzione alla cultura e ai valori aziendali durante il percorso di onboarding.
Inoltre, una ricerca di Gallup ha concluso che una maggiore connessione tra i dipendenti e la loro missione sul posto di lavoro porta a un aumento della redditività.
Questi due documenti sono essenziali per evitare la fuga di importanti informazioni aziendali, processi e proprietà intellettuale.
Questo accordo impedisce ai vostri dipendenti o collaboratori indipendenti di divulgare qualsiasi informazione sensibile acquisita durante il lavoro per la vostra organizzazione.
Tuttavia, bisogna fare attenzione a non creare NDA che incoraggino una cultura tossica sul posto di lavoro. Una cultura tossica può persino indurre le persone a dimettersi.
L'accordo di non concorrenza deve impedire ai dipendenti di avviare o investire in un'attività concorrente mentre lavorano con voi o dopo. Gli accordi di non concorrenza postcontrattuali sono in genere limitati a una durata specifica.
Ad esempio, un'organizzazione potrebbe impedire a un dipendente di avviare un'attività nel raggio di 24 miglia dalla sua sede per due anni.
Un organigramma è un diagramma che mostra la struttura di un'organizzazione. Include i livelli di leadership di un'azienda e le relazioni tra le diverse posizioni. I nuovi dipendenti devono, ad esempio, conoscere la persona a cui devono riferire per determinati compiti.
I processi di gestione delle prestazioni variano da azienda ad azienda. Per preparare i nuovi assunti al successo, devono familiarizzare con la vostra configurazione specifica.
Alcuni documenti di valutazione delle prestazioni che si possono consegnare ai nuovi dipendenti sono:
Inoltre, se la vostra organizzazione prevede una procedura di avanzamento di carriera, questo è il posto giusto per aggiungere informazioni anche su questo aspetto.
Ad esempio, se una promozione nel vostro team di vendita si basa sul numero di vendite effettuate da un dipendente all'anno, comunicarlo in anticipo consente ai nuovi assunti di sapere cosa devono fare per avanzare.
I nuovi membri del team devono comprendere il codice di condotta. Non solo previene eventi drastici come il licenziamento illegittimo, la discriminazione e le molestie. Aiuta anche i nuovi membri del team ad ambientarsi e ad entrare in contatto con il resto del team.
Assicuratevi di menzionare come i vostri leader agiscono contro i comportamenti non etici perché, secondo una nuova ricerca di Gallup del 2022, solo 4 dipendenti su 10 riferiscono di comportamenti non etici.
Durante l'inserimento dei nuovi dipendenti, dovrete chiedere i loro dati personali, come i contatti personali, le informazioni finanziarie e mediche. I nuovi dipendenti devono sapere come verranno conservati e utilizzati i loro dati personali.
A seconda del luogo, le leggi sulla raccolta, l'archiviazione e l'utilizzo dei dati personali dei lavoratori sono diverse.
Ad esempio, le leggi GDPR nell'Unione Europea prevedono misure severe su come i datori di lavoro devono gestire i dati dei dipendenti.
A seconda della cultura aziendale e del settore, potrebbe esistere un codice di abbigliamento particolare. Documentate chiaramente il codice di abbigliamento per ridurre l'incertezza dei nuovi assunti.
Disegni e foto possono essere utili, così come elenchi dettagliati di indumenti adatti.
Infine, assicuratevi che i nuovi dipendenti firmino il manuale per dimostrare che riconoscono e accettano le politiche e le procedure interne.
È ovvio che i nuovi assunti devono essere consapevoli della loro retribuzione e dei loro benefici. I seguenti moduli possono essere utili.
Secondo un recente sondaggio di LinkedIn, il 60% dei dipendenti desidera benefit retributivi quando sceglie un nuovo lavoro.
Se la vostra organizzazione offre dei benefit ai dipendenti, potreste fornire ai nuovi assunti un documento di onboarding che spieghi i termini e le condizioni per ricevere i benefit.
In molti casi, i nuovi assunti devono firmare documenti specifici per accettare formalmente i benefit. I benefit più comuni per i dipendenti sono l'assicurazione sanitaria e sulla vita, le stock option, il piano pensionistico e le ferie retribuite.
Tutti i nuovi dipendenti devono conoscere le loro prestazioni assicurative e sanitarie: devono sapere se offrirete un pacchetto assicurativo completo o se ne pagherete una parte.
Supponiamo che la vostra azienda offra stock option come compenso. In questo caso, è fondamentale spiegarne il funzionamento in un linguaggio semplice, per garantire che anche i nuovi membri del team che non hanno alcuna conoscenza delle stock option comprendano appieno ciò che ricevono.
In many cases, your new employees will also want to know the retirement planning options you offer them. Ideally, provide all the information and resources they need to make the right choices.
Nel vostro manuale per i dipendenti potrebbero già essere presenti alcune informazioni relative ai permessi retribuiti. È fondamentale chiarire come i nuovi dipendenti debbano tenere traccia di PTO, giorni di ferie e giorni di malattia.
Di solito c'è molta confusione su come funzionano le politiche di PTO.
Soprattutto quando i permessi retribuiti aumentano con il passare del tempo o se ci sono restrizioni riguardo ai tempi di fruizione dei permessi retribuiti.
È buona norma indicare per iscritto tutti i benefit extra per i dipendenti e i vantaggi non monetari.
Possono includere prestazioni quali:
Fornire informazioni precise su questi benefici aggiuntivi elimina futuri malintesi.
Il deposito diretto consente ai datori di lavoro di trasferire le buste paga dei dipendenti direttamente sui loro conti bancari, eliminando la necessità di assegni cartacei.
Soprattutto, è bene fornire informazioni dettagliate su come i dipendenti possono configurare questi conti ed essere chiari sul giorno della settimana in cui riceveranno il pagamento.
La consegna ai nuovi assunti di tutti i documenti necessari è spesso seguita da un tira e molla con molteplici e-mail e telefonate per sapere se hanno firmato e compreso tutto.
Questo tira e molla diventa rapidamente opprimente sia per voi che per i nuovi membri del team.
È possibile automatizzare il tracciamento delle attività, programmare promemoria automatici e monitorare i progressi dei nuovi dipendenti utilizzando il nostro strumento di onboarding dei dipendenti per semplificare questo processo.
Inoltre, assicuratevi che tutto sia pronto e comunicato entro la data di inizio dell'attività utilizzando il nostro Zavvy Workflow Builder, che vi fornirà un processo facile da seguire per garantire l'inserimento e la comunicazione efficace con i vostri nuovi assunti.
Saremo lieti di ascoltarvi!
Non esitate a collegarvi con noi per vedere Zavvy in azione.
.png)
.png)
