Por qué la experiencia de incorporación debe ir más allá de los meros procesos y cómo dominarla

El cliente siempre tiene razón es un axioma basado en el principio de ofrecer la mejor experiencia a los clientes.

Aunque este era el lema de las industrias en los años 90 y principios de los 2000, los tiempos han cambiado.

Las organizaciones están adoptando prácticas de equipo ágiles para mejorar la experiencia de los empleados en su lugar de trabajo. Se ha producido un cambio gradual de los procesos de incorporación basados en tareas a los basados en experiencias.

Al principio, las organizaciones confiaban en los equipos de RR.HH. para diseñar los procesos de incorporación. Poco a poco, pero con rapidez, ahora también están implicando a los empleados en la creación conjunta de los programas de incorporación. A qué se debe este cambio de mentalidad?

🛫 What defines onboarding? And why are traditional onboarding processes outdated?

Una incorporación eficaz es la primera impresión que un nuevo empleado tendrá de su organización. Y para que sea duradera, es importante proporcionarle todas las herramientas y la información necesarias para que se implique a fondo en su nuevo puesto y en su empresa. 

Un programa de incorporación tradicional se centra simplemente en entregar manuales y organizar orientaciones de un día en las que se tratan temas como:

• Visión, misión y valores de la empresa
• Políticas
• Expectations
• Necesidades de desarrollo de habilidades, como herramientas de formación funcional

¿En qué se equivocan las organizaciones? En primer lugar, los procesos tradicionales de incorporación están diseñados exclusivamente desde el punto de vista de la organización. En segundo lugar, se trata de un enfoque descendente que se centra esencialmente en la información legal, los documentos y el papeleo insuperable. En este caso, apenas se da prioridad a la experiencia y las expectativas de los empleados.

Los programas tradicionales de incorporación plantean varios retos que pueden resumirse en unas pocas estadísticas:

Our experts have handpicked onboarding statistics in our article: 65 onboarding statistics for HR managers to help you gain further insights into onboarding processes. 

🚀 What is experience-based onboarding and how does it look?

Experience-based onboarding is an approach to introducing new employees to a company that focuses on providing a comprehensive, engaging, and personalized experience.

Unlike traditional onboarding, which often centers on administrative tasks and one-way information delivery, experience-based onboarding emphasizes the new hire's overall experience, integrating them into the company culture, and fostering connections with their colleagues.

Organizations need to stop thinking in silos to deliver an enhanced employee experience.

An experience-based onboarding program entails:

• Crear una experiencia acogedora 
• Automatizar el trabajo
• Crear oportunidades para establecer contactos
• Registros, programación de reuniones 1:1
• Aprender de las opiniones de los empleados, y más

This is only an overview. Let’s get detailed into each phase of an experience-driven onboarding process - from pre-boarding to easing the transition process of an employee into their new role. 

⚒️ How to build an experience-based onboarding process?

Fase 0: Preembarque

La primera etapa de su proceso, aquí cada paso debe centrarse en hacer que un empleado se sienta cómodo, y prepararlos para el primer día.

½ semana antes

• Envío de paquetes de bienvenida, correos electrónicos, mensajes personalizados
• Lista de control de documentos
  

5 días antes - 1 día antes

• Información sobre el uniforme y las normas de la oficina
• Encuesta de incorporación
• Horario del primer día
  

Phase 1: Onboarding week 1

La motivación de su empleado es alta, al igual que su nerviosismo. Preséntele a los miembros de su equipo y familiarícelos con la estructura de su organización.

Día 1

• Envío de recordatorios 
• Compartir los valores, la cultura y los miembros del equipo de la organización
  

Days 2-5

• Fijación de expectativas e indicadores clave de rendimiento
• Asignar un compañero
• Cuestionarios para explicar el "lenguaje de su empresa
• Tener 1:1
• Organizar reuniones y cafés
• Reflexionar sobre los logros de la primera semana
  

Phase 2: Onboarding first month 

Es el momento en que el nuevo empleado se va integrando poco a poco en el ecosistema de la organización. En esta fase, tienes que introducir tareas que ofrezcan más autonomía e implicarles en las tareas cotidianas.

Primer mes

• Explain feedback structure, channels, reminders
• Programar salidas en equipo
• Asignar pequeñas tareas
• Reconocer los pequeños logros
• Participar en reuniones interdepartamentales
• Descubrir nuevas fuentes, seguimiento de tareas
• Fijar objetivos
  

Phase 3: Beyond onboarding

Aquí, su atención se centra ahora en el desarrollo de los empleados, en programar reuniones 1:1 periódicas y en descubrir los planes de futuro de su empleado.

Meses 3-6

• Fomentar el pensamiento orientado a objetivos
• Descubrimiento de habilidades
• Participar activamente en las reuniones
• Controles mensuales
• Asumir responsabilidades de proyecto
• Pedir opiniones
• Crear un plan de desarrollo
• Solicitud de comentarios sobre la incorporación
  

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¿Cómo personalizar las experiencias de incorporación de los distintos departamentos?

Un programa de incorporación unificado es el quid de la experiencia de sus empleados. Y para que sea duradera, debes personalizar el proceso de incorporación en función de las necesidades de tus empleados. 

He aquí algunas cosas que puede hacer de forma diferente para la incorporación específica de un departamento:

• Compartir encuestas sobre intereses específicos durante el preembarque
• Explicación de las tareas basadas en funciones
• Evaluación de competencias, establecimiento de objetivos específicos para el puesto
• Cursos de capacitación y formación
• Sesiones con colegas sobre cómo encontrar apoyo relacionado con las tareas
• Tomar iniciativas en el diagnóstico de problemas específicos de la tarea, ofreciendo soluciones.
• 1:1 con el jefe de equipo
  

Nuestro artículo Cómo incorporar desarrolladores e ingenieros es una guía completa que ofrece pasos, consejos y buenas prácticas para incorporar empleados de departamentos específicos.

🆚 Experience vs task-based onboarding

La diferencia entre ambos no radica principalmente en su finalidad o en el contenido que se ofrece. Lo que diferencia a un onboarding basado en experiencias de uno basado en tareas es la forma en que se imparte, en qué se centra y, lo que es más importante, lo atractivo que resulta. 

💡 Onboarding experience tips

#1 El empleado es el rey

En lugar de preguntarte "¿Cómo comparto toda la documentación de una sola vez?", cambia tu proceso de pensamiento a "¿Cómo comparto de forma diferente toda la información para que el empleado sea capaz de retenerla?". Un simple cambio de enfoque puede definir hasta qué punto su proceso de incorporación está orientado a la experiencia. 

#2 La experiencia lo es todo

Las presentaciones de PowerPoint no sólo están pasadas de moda, sino que son una de las formas menos eficaces de transmitir información. Con nuestras plantillas de onboarding podrás ofrecer contenidos de formas poco convencionales, como cuestionarios, integración de aplicaciones como Loom, Slack y programas de formación.

#3 Que lleguen los comentarios

Las empresas suelen equivocarse cuando suponen lo que beneficiará a sus empleados. Lo que usted cree que es la forma correcta de incorporar empleados, puede no ser la mejor. Al final de la primera semana o del primer mes, pida siempre la opinión de los recién contratados. Puede enviar encuestas, formularios de slack o incluso hacer una entrevista personal. 

Esto le ayudará a obtener información indispensable sobre las expectativas de sus empleados y lo que realmente quieren conseguir de su programa de incorporación.

#4 Personalizar la experiencia

Los requisitos de un ingeniero de software pueden variar de los de un gestor de redes sociales. Esto incluye diferentes programas de formación, pila tecnológica, acceso a cuentas, programas informáticos y herramientas necesarias. Aunque el objetivo es contar con un proceso general, existe la posibilidad de personalizar ciertos pasos para adaptarlos a las necesidades del nuevo empleado.

#5 Iniciar programas de conexión

Los programas de conexión están a la vanguardia del fortalecimiento de las relaciones con sus empleados. 

Su propósito no es sólo presentar a los miembros de su equipo entre sí. También van más allá de las conversaciones superficiales, acercan a sus empleados y crean oportunidades para que trabajen de forma proactiva en proyectos. Introducir programas como "caminar y hablar" o "rituales de encuentro" son formas estupendas de crear espacios para que tus empleados hablen y resuelvan cualquier conflicto en el trabajo. 

#6 Comunicar

Todos sabemos que un proceso de incorporación eficaz no termina el primer día. Abarca desde una semana hasta seis meses y, durante este tiempo, es muy importante comunicarse con los nuevos talentos para mantener su compromiso. Esto hará que se sientan bienvenidos, menos vulnerables y animados a hacer preguntas. 

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El primer paso no es ofrecer un programa de incorporación basado en la experiencia. Tienes que ver las lagunas de tu proceso de incorporación actual y ver dónde puedes sustituir los procesos redundantes por la automatización y crear espacio para experiencias significativas.

Si aún no tiene un programa de incorporación, empiece por responder a los problemas de sus empleados actuales: cómo puede mejorar su experiencia en el trabajo. Porque, un proceso de incorporación fluido solo sirve para apoyar tu cultura de trabajo a un mayor nivel. 

Co-crear su proceso de incorporación con los empleados les hará sentirse sobrecargados, valorados, y les dará la autonomía para diseñar un programa que satisfaga sus necesidades. No cabe duda de que un proceso de incorporación basado en la experiencia es el presente y el futuro de la creación de una plantilla conectada. 

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