6 mejores prácticas de automatización de RR.HH. para las operaciones de personal modernas

¿Busca formas de agilizar sus procesos de RRHH y aumentar la eficacia? 

Entonces, ha venido al lugar adecuado.

Los departamentos de recursos humanos se encuentran a menudo atrapados en un difícil equilibrio entre los sistemas heredados, familiares pero engorrosos, y el elegante software basado en la nube. 

Una cosa es segura. La automatización de RRHH ha llegado para quedarse y hacerte la vida más fácil.

Desde la automatización de tareas tediosas hasta el aprovechamiento de la tecnología para mejorar el compromiso de los empleados, descubra seis estrategias para ayudar a su equipo de RR.HH. a trabajar de forma más inteligente, no más dura. 

• 💻 1. Invierte en tecnologías de bajo código o sin código
• 🚀 2. Ejecutar bien los proyectos a corto plazo para construir una base sólida para la transformación digital a largo plazo.
• 🤖 3. Automatizar las tareas repetitivas y laboriosas, pero no las conexiones humanas.
• 🏠 4. Establecer sistemas que aborden las necesidades dinámicas y a largo plazo del trabajo a distancia e híbrido.
• 📱 5. Priorizar herramientas accesibles que impulsen el compromiso de los empleados
• 📚 6. Upskill, upskill, upskill

Aprenda a revolucionar sus operaciones de RRHH y a mantenerse a la vanguardia.

⚙️ ¿Qué es la automatización de RRHH?

La automatización de RRHH preprograma tareas manuales y procesos cruciales utilizando herramientas como software, cuadros de mando, chatbots e interfaces basadas en la nube. 

Estas soluciones de automatización permiten el autoservicio de los empleados, al tiempo que hacen que la colaboración sea lo más fluida posible. 

KPMG informa de que casi todas las funciones de RR.HH. se benefician de algún modo de la automatización. 

Algunos ejemplos de automatización de procesos son:

• selección y contratación de candidatos;
• incorporación de empleados;
• cálculo de la nómina;
• compromiso de los empleados; 
• tareas administrativas;
• rendimiento de los empleados;
• solicitudes de gastos.

🕵️‍♀️ ¿Por qué automatizar los procesos de RRHH?

La principal ventaja de utilizar software de automatización es que puede ahorrar recursos (tiempo, dinero y mano de obra). 

Aunque el capital inicial para instalar e incorporar tecnologías de automatización puede ser bastante elevado, el retorno de la inversión (ROI) a largo plazo se amortiza solo. 

Según un estudio realizado por VentureBeat, el retorno de la inversión puede llegar al 400% en determinados sectores.

Otras ventajas clave de la implantación de iniciativas de automatización de RR.HH. son:

• Eliminación del error humano.
• Mayor satisfacción de los empleados gracias a un programa integral de compromiso.
• Experiencia del candidato sin dolor, lo que resulta en una buena reputación de la empresa (aka employer branding 😉).
• Gestión fluida y mejorada del rendimiento de los empleados.
• La automatización de los flujos de trabajo de RR.HH. libera a los equipos para que puedan dedicarse a proyectos más importantes.

🙌 6 Buenas prácticas para automatizar los procesos de RRHH

💻 1. Invierte en tecnologías de bajo código o sin código

Con el software como servicio (SaaS) y la plataforma como servicio (PaaS) como herramientas de automatización, ahora es más fácil ejecutar proyectos incluso sin conocimientos técnicos. 

Según Gartner, el gasto mundial en software aumentará casi un 10% en los próximos años, hasta alcanzar casi 675.000 millones de dólares. 

Y no es de extrañar: los cuadros de mando y las interfaces modernos son muy fáciles de usar. Los usuarios pueden aprender a utilizarlos en una semana. 

Another benefit of low-code platforms is that it's easier to customize the workflow based on the needs of specific departments or teams. 

En función de sus funciones y tareas, los gestores pueden arrastrar y soltar y crear nuevos procesos específicos para los empleados. 

Los sistemas de automatización también pueden integrarse fácilmente con las herramientas de comunicación y gestión de proyectos existentes, como Slack y Notion.

Un programa de automatización bien ejecutado también facilita la innovación y la colaboración. 

Como todo el mundo tiene acceso al mismo ecosistema digital, los equipos pueden ofrecer información y actualizaciones en tiempo real. 

Algunos ejemplos de software de RRHH de bajo o ningún código son:

• Employee enablement: Zavvy.
• Gestión de nóminas: Gusto.
• Admin: Personio.
• Control de presencia: TimeClock Plus.

Sin embargo, aunque las herramientas sin código eliminan los costes de formación intensiva y reducen la necesidad de funciones técnicas, los proveedores de soluciones de inteligencia artificial (IA) siguen recomendando que las empresas creen sus equipos de automatización. 

No todo el mundo tiene por qué saber de código o de la nube, pero un experto en la materia dentro de la empresa sería una gran referencia. 

Por ejemplo, podrían explicar a los proveedores los objetivos empresariales específicos que su empresa quiere abordar con una solución de software.

🚀 2. Ejecutar bien los proyectos a corto plazo para construir una base sólida para la transformación digital a largo plazo.

Empieza poco a poco, pero piensa a lo grande. 

Para poder dar prioridad a la automatización, el equipo directivo debe estar plenamente convencido de que es la clave para la supervivencia de la empresa. Solo entonces podrá una empresa comprometerse plenamente con sus estrategias digitales. 

Aunque el estilo ágil (o flexible) de gestión de proyectos tiene sus críticas y limitaciones, la mayoría de las empresas están adoptando este método. 

Los equipos de People Ops pueden implementar ideas de automatización en pequeños proyectos o procesos actuales en Agile. 

Por ejemplo, primero pueden decidir racionalizar el proceso de contratación y probarlo durante unos meses.

De este modo, no tienen que comprometerse totalmente con una solución de automatización específica. En su lugar, pueden explorar diferentes combinaciones de herramientas o decidirse por un software centralizado que pueda programar múltiples tareas. Las empresas que no temen experimentar e innovar suelen ser las primeras en adoptar tecnologías disruptivas. Y la mayoría de las veces, esto da sus frutos.

Establecer una red diversa de socios tecnológicos también puede ayudarle a mantenerse al tanto de las diferentes etapas de su estrategia de automatización. 

Consejo: El acceso a diferentes proveedores de software de IA/ML puede ayudar a People Ops a determinar qué sistemas funcionan mejor como soluciones inmediatas o futuras mejoras. 

💪 Construir una base estable pero flexible puede ayudar a tu departamento de RRHH a pasar de ser meramente eficiente a ser resiliente y capaz de anticiparse y adaptarse a los adaptarse a los cambios.

🤖 3. Automatizar las tareas repetitivas y laboriosas, pero no las conexiones humanas.

El objetivo principal de la automatización de RR.HH. es eliminar el trabajo de gran volumen y escaso valor que los empleados realizan a diario. Entre ellas se incluyen las tareas administrativas y las basadas en la producción (por ejemplo, la presentación de impuestos y el procesamiento de nóminas). 

La idea no es hacer que los trabajadores humanos sean redundantes o estén aislados,sino todo lo contrario. El objetivo es que puedan desarrollar su máximo potencial dentro de la empresa. 

Los trabajadores que no tienen que ocuparse de procesos mundanos y monótonos pueden contribuir a la mejora de los procesos, la colaboración y la lluvia de ideas. 

Los equipos de RR.HH. pueden dedicar todos sus esfuerzos y conocimientos a mejorar la experiencia de los empleados y a garantizar que su empresa satisface sus necesidades. 

A cambio, los empleados se sienten valorados y seguros de que sus opiniones y comentarios importan.

Mejorar las relaciones profesionales es el subproducto de la automatización de los RRHH. En particular, las herramientas de gestión de proyectos y comunicación facilitan el trabajo en equipo y la interacción. 

El objetivo es eliminar todos los obstáculos que desalientan los foros y debates abiertos, ya sea la falta de tiempo por exceso de trabajo o las frustraciones tecnológicas.

Por ejemplo, un flujo de trabajo automatizado para nuevos empleados les guía a través del propósito y la visión de la empresa. Les proporciona los recursos que necesitan para tener éxito en su trabajo.

La automatización puede hacer que el proceso de incorporación a su empresa y los tres primeros meses sean organizados, interactivos y atractivos. 

Compárelo con el proceso de incorporación tradicional, en el que los recién incorporados deben rebuscar en antiguos sitios internos y páginas y páginas de papeleo. Hace falta decir más?

🏠 4. Establecer sistemas que aborden las necesidades dinámicas y a largo plazo del trabajo a distancia e híbrido.

La era del trabajo a distancia e híbrido ya está aquí y es probable que se mantenga en las próximas décadas. 

En julio de 2022, Holanda se convirtió en uno de los primeros países en aprobar una ley que legaliza el trabajo a distancia. 

Los países están experimentando con una semana laboral de cuatro días (con la misma remuneración) y otras variantes híbridas.

El informe Reimaging Human Resources de Deloitte explora el futuro de la mano de obra: 

• Será cada vez más a distancia. 
• Puede que no siga las trayectorias profesionales tradicionales. 
• Los empleados no sólo serán independientes de su ubicación, sino que también trabajarán a tiempo parcial como autónomos, contratistas independientes o consultores. 

Como responsable de People Ops, debe prepararse para un entorno laboral tan diverso e impredecible.

Deloitte también mencionó que, aunque las plataformas basadas en la nube siguen ayudando a automatizar las funciones de RRHH, con el tiempo dejarán de ser suficientes. Además de utilizar la automatización robótica de procesos (RPA, o algoritmos basados en reglas) y la IA/ML, las empresas pronto explorarán espacios de trabajo y sistemas de realidad virtual, aumentada y mixta (VR/AR/MR). 

👀 Accenture es una de las empresas que incluyó la RV en su proceso de onboarding. 

La idea es que RRHH debe aprender a anticipar cómo seguirá evolucionando el futuro del trabajo y sus implicaciones.

Por ahora, el paso crucial es curar soluciones de automatización que tengan aplicaciones tanto a corto como a largo plazo. 

Consejo nº 1: El software compatible con diferentes plataformas y sistemas y las herramientas que pueden integrarse fácilmente en los ecosistemas digitales existentes son imprescindibles. 

La ciberseguridad también es un factor importante a tener en cuenta a la hora de construir sistemas de automatización. 

Estudios recientes muestran que los ciberataques a trabajadores a distancia han aumentado en los dos últimos años. Estas actividades delictivas incluyen correos electrónicos de phishing y robos de identidad. 

Consejo nº 2: Antes de comprometerse con nuevas herramientas de RR.HH., compruebe si están suficientemente cifradas.

📱 5. Priorizar herramientas accesibles que impulsen el compromiso de los empleados

Un área en la que las empresas están impulsando el compromiso y la satisfacción de los empleados es mediante la creación de una cultura de empresa que sea inclusiva y sostenible. Este aspecto es importante para los talentos más progresistas de la Generación Z y la Generación del Milenio, que dan prioridad a la reputación ética de las empresas para las que trabajan. 

Como resultado, los departamentos de RRHH están creando portales de responsabilidad social corporativa de autoservicio en los que los empleados pueden participar en actividades significativas como los programas de desarrollo de community .

Otra forma en que las empresas pueden mejorar el compromiso es dando a los empleados la transparencia y la libertad que necesitan para gestionar sus carreras. 

Mediante la digitalización de toda su experiencia -desde la contratación hasta la incorporación y las evaluaciones del rendimiento-, los empleados sienten que están al mando de su trayectoria dentro de la empresa. 

La apropiación de los procesos clave afirma su valor como personas y no como meros trabajadores.

Los directivos también se sienten capacitados cuando disponen de las herramientas adecuadas para guiar a sus equipos. 

Por ejemplo, en lugar de fijarse en el rendimiento y comprobar las tareas diarias, los líderes pueden centrarse en dotar a sus empleados de formación, tutoría y apoyo para el bienestar general. 

A su vez, esto aumenta la satisfacción de los empleados, su lealtad y la probabilidad de que se conviertan en embajadores de la empresa para toda la vida.

📚 6. Upskill, upskill, upskill

La automatización es un proyecto complejo que requiere formación continua. 

Las tecnologías de IA/ML se están desarrollando rápidamente, más rápido de lo que la mayoría de las empresas prevén. 

En consecuencia, la formación de los empleados no consiste en hacerlos más eficientes en sus funciones, sino en preparar sus puestos de trabajo para el futuro.

Los equipos de People Ops deben diseñar un programa de formación integral centrado en las "Habilidades del Futuro".

Estos conocimientos incluyen la programación, el análisis de datos y la comprensión de las interfaces máquina-humano. 

Es necesario reforzar las habilidades cognitivas, entre otras: 

• Ser capaz de elaborar estrategias de resolución de problemas. 
• Aplicar el pensamiento crítico. 
• Adoptar los rápidos avances tecnológicos.

La mejora de la cualificación de la mano de obra mediante IA ya no es una opción. 

Para que los empleados manejen el nuevo software y las nuevas aplicaciones, necesitan estar expuestos a la tecnología disruptiva, incluidas las infraestructuras que la soportan (por ejemplo, la nube y la IA de borde). 

Consejo: no es necesario que sus empleados sean magos de la programación, sino que estén dispuestos a aprender.

💡6Consejos para seleccionar las herramientas adecuadas para tu organización

No todas las soluciones de automatización son iguales. 

Como en todos los proyectos de transformación digital, "las herramientas adecuadas" dependerán siempre de sus objetivos empresariales. 

Una vez más, se trata de un área en la que será beneficioso contar con un experto interno en automatización.

A continuación se ofrecen algunas directrices generales sobre cómo seleccionar el sistema de automatización adecuado para su empresa:

• Enumere los objetivos de productividad de la empresa y las tareas que deben automatizarse para alcanzarlos.
• Analice con los posibles proveedores las posibles soluciones de automatización para sus objetivos y sus ventajas e inconvenientes (¡y costes!).
• Analice las medidas de ciberseguridad implantadas. La seguridad de los datos es especialmente crucial, ya que estos sistemas manejan información sensible de los empleados.
• Evalúe si puede integrar una nueva herramienta en los sistemas existentes o si duplica soluciones ya existentes.
• Probar, ajustar y volver a probar. No olvides recabar activamente la opinión de los equipos afectados y las partes interesadas.
• Visualice el futuro y la longevidad de estas herramientas. Algunas preguntas que debe plantearse son ¿Es fácil de aprender y el proveedor la actualiza activamente? ¿Cómo puede maximizar el retorno de la inversión?

➡️ Automatice sus procesos de personal con Zavvy

Con los flujos de trabajo automatizados de Zavvy, puede crear viajes atractivos para los empleados, independientemente de la etapa en la que se encuentren en su carrera profesional. 

Para los recién incorporados, el software de incorporación de empleados Zavvy puede ayudar a diseñar una experiencia sin fisuras, incluyendo preboarding y la asignación de un empleado buddy. 

Para empleados con antigüedad: 

• Nuestro software de desarrollo de empleados puede ayudar a los directivos a convertirse en mentores influyentes, ayudándoles a elaborar un plan de carrera completo para los miembros de su equipo.
• Podrá llevar a cabo cualquier proceso de feedback con transparencia personalizada y medir el rendimiento sin sesgos. 

Nuestro software dispone de plantillas que pueden guiarle en la creación del flujo de trabajo más eficaz para su equipo. 

Contamos con gestores dedicados a la experiencia de los empleados para asesorarle en el desarrollo de los mejores procesos de personal.

Nos encantaría ayudarle. Programe una demostración gratuita para obtener más información.