Automatización de RRHH: Ejemplos reales de cómo la automatización puede impulsar a los equipos de RR.HH.

El futuro del trabajo necesita una nueva clase de RRHH que sepa mantenerse al día. Los departamentos de recursos humanos deben adoptar dos tendencias disruptivas cruciales para retener y desarrollar el talento: 

• Deben convertirse en empresas nativas digitales en lugar de limitarse a aplicar soluciones digitales.
• Deben pasar de sistemas impulsados por la organización a sistemas centrados en los empleados.

Estas tendencias necesitan la automatización para funcionar plenamente. Mediante el uso de la nube, la ciencia de datos, la inteligencia artificial y la robótica, la automatización de RRHH permite que la experiencia del empleado sea el centro de la actividad y el conocimiento. 

Esto es especialmente importante para una mano de obra cada vez más complicada, que se nutre de herramientas ágiles, transparentes y eficientes que respalden sus competencias y objetivos profesionales. 

⚙️ ¿Qué es la automatización de RRHH?

La automatización de RRHH utiliza una serie de herramientas digitales como software, cuadros de mando, chatbots y plataformas basadas en la nube para lograr un equilibrio entre el autoservicio y la colaboración eficaz. 

¿Y si los procesos de incorporación y desincorporación pudieran realizarse a distancia a través de aplicaciones? ¿Y si los planes de formación pudieran ser miniviajes atractivos e hiperpersonalizados en función de los perfiles? 

Cuatro son las áreas principales que más se benefician de la automatización de los RRHH:

• Reclutamiento/contratación. Esto incluye programas informáticos que recopilan, organizan, escanean y analizan los datos de los candidatos. En concreto, los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) ahorran a los equipos de contratación cientos de horas de revisión de un gran volumen de solicitudes y currículos profesionales.
  

• Nómina/beneficios. Este es quizás el proceso más repetitivo y propenso a errores que puede automatizarse fácilmente. Los cálculos y depósitos de salarios y prestaciones pueden racionalizarse gracias a su previsibilidad.
  

• Portales del empleado. Estas herramientas suelen ser una ventanilla única para que los empleados comprueben su evaluación del rendimiento, objetivos anuales, prestaciones sanitarias, inversiones o planes de jubilación, primas y retribuciones.
  

• Flujo de trabajo y formación. Estos sistemas centrados en el rendimiento pueden ayudar a los empleados y a sus responsables a comprobar el progreso de su formación. Los cuadros de mando de proyectos también ayudan a consolidar tareas y establecer una referencia clara de las funciones y responsabilidades asignadas.

📊 Las ventajas de la automatización de los recursos humanos

La consultora McKinsey considera que el "servicio al cliente " es el núcleo de la retención del talento. Se trata de cultivar relaciones profesionales y basadas en valores que hagan que los empleados quieran quedarse, no de archivar papeleo interminablemente y hablar con varias personas para realizar una tarea. 

Sin embargo, la automatización de RRHH no consiste en programar las relaciones humanas. Se trata de eliminar tareas repetitivas y manuales para que los empleados puedan centrarse en crear alianzas significativas.  

Básicamente, hay 5 ventajas principales:

• Prestación de asistencia inmediata y completa a los empleados.
• Aumento general de la eficacia y la productividad, incluida la eliminación de tareas manuales y solapadas.
• Reducción de errores, especialmente en tareas importantes pero repetitivas, como las nóminas.
• Permitir a los profesionales de RRHH pasar a un trabajo de mayor valor.
• Recopilación de big data o registros digitales que pueden visualizarse y organizarse fácilmente para la toma de decisiones.

🏢 8 Ejemplos de automatización de los recursos humanos

✉️ Preembarque

El pre-internado es la etapa crucial en la que las empresas se comprometen proactivamente con los nuevos empleados para que se sientan seguros, bienvenidos e incluidos. Esto es especialmente importante, ya que el 65% de las empresas afirman que los nuevos empleados no se presentan el primer día. 

La semana anterior al primer día suele ser un periodo de nervios para los recién incorporados, que pueden estar dudando de su decisión. Incluso el envío de un paquete de bienvenida puede ayudar mucho. 

Cómo funciona el preembarque automatizado

Las empresas que prefieren trabajar a distancia suelen invertir mucho en un sistema de preinternado en línea que se integre bien con el resto de su proceso de incorporación. Integrarse en la cultura de una empresa es menos sencillo cuando nunca conoces a tus compañeros de equipo. Este es el reto que la scaleup austriaca Storyblok consiguió resolver utilizando el software de preembarque de Zavvy. 

Storyblok amplió su plantilla en casi un 270% en 12 meses centrándose en un objetivo crucial: eliminar la ansiedad del primer día preparando a los nuevos empleados de antemano. 

La lista de control incluye:

• Conozca a los fundadores y a los demás miembros del equipo
• Obtener el equipo
• Datos de acceso y correo electrónico
• Prepárese para el primer día: Contactos y ubicación
• Preséntate en Slack un par de días antes de la fecha de inicio

El resultado: El equipo ahorró casi 2.500 euros de trabajo repetitivo al mes y recortó 2 horas de preembarque.

➡️ Lea el estudio completo aquí

🚀 Incorporación

El éxito de la experiencia previa a la incorporación facilita la transición a la incorporación. Tradicionalmente, la incorporación es el proceso de familiarizar a los nuevos empleados con la misión, la cultura, las políticas y las tareas diarias de la empresa. 

Sin embargo, este método de orientación suele ser impersonal, tedioso y puede provocar una sobrecarga de información. Los empleados de hoy en día necesitan una incorporación simplificada, basada en la experiencia, que les mantenga entusiasmados y organizados.

Cómo funciona la incorporación automatizada

Una incorporación basada en la experiencia crea un programa ágil pero flexible para los nuevos empleados. Saben exactamente lo que pueden esperar del proceso y pueden seguir fácilmente su recorrido en cada etapa. La startup con sede en Múnich Alasco utilizó el software de incorporación de empleados de Zavvy para crear una experiencia atractiva y personalizada que permitió a los empleados ser productivos en dos semanas en lugar de cuatro.

He aquí cómo se abordaron todas sus preocupaciones cuando automatizaron la incorporación de los empleados:

• Les proporcionó una herramienta centralizada para una experiencia sistemática, organizada y coherente para todos los empleados.
• El proceso de incorporación puede personalizarse en función de las necesidades de cada equipo o departamento.
• Zavvy fue capaz de cotejar y combinar todas las herramientas existentes de la empresa en un solo lugar.

El resultado: un 67% de crecimiento de los empleados en 12 meses y una valoración media de los empleados de 4,7/5.

💵 Gestión de nóminas y prestaciones

Un buen sistema de nóminas es preciso, fiable y transparente. Sin embargo, un sistema de nóminas propenso a errores puede llevar a pagar impuestos de más o de menos, a retrasos en los pagos y a litigios. 

El pago insuficiente (intencionado o no) es un problema grave, y el Departamento de Trabajo de EE.UU. informa de que el salario medio adeudado a los empleados (salarios atrasados) en 2021 fue de más de 1.200 USD. Los empleados necesitan un sistema que les ayude a realizar un seguimiento preciso de sus salarios.

Cómo funciona la nómina automatizada

Los sistemas automatizados de nóminas pueden ahorrar a las empresas hasta 24.500 USD anuales. Las empresas pueden animar a los empleados a que controlen su asistencia y archiven sus bajas con exactitud si disponen de un sistema centralizado fácil de usar. Esto también facilitará que los empleados se acojan a prestaciones como el plan 401(k) de EE.UU., que es una cuenta de jubilación patrocinada por la empresa. Los empleados tienen la opción de igualar las contribuciones de sus empresas mediante deducciones salariales.

Para animar a sus empleados a aprovechar sus prestaciones, la empresa de hoteles boutique Martin Resorts se asoció con la empresa de nóminas Paylocity, con sede en Illinois. Renovaron el panel de nóminas para que se integrara a la perfección con el sistema 401(k) de la administración, eliminando la molestia de tener que iniciar sesión en distintas plataformas.

Los resultados:

• Se triplican los índices de afiliación a planes 401(k)
• Los empleados hispanohablantes entendieron fácilmente la plataforma y finalmente participaron en el plan 401(k) 
• 10 horas ahorradas gracias a la eliminación del papeleo

👬 Facilitar las conexiones humanas

El trabajo a distancia tiene muchas ventajas, pero pocas se centran en el aislamiento y la soledad que conlleva. En un estudio realizado sobre trabajadores remotos por la empresa de gestión de redes sociales Buffer, los encuestados señalaron la soledad, la colaboración y la comunicación como las mayores dificultades a las que se enfrentan.

Mantener a los empleados conectados y comprometidos puede ser un reto para las empresas que trabajan a distancia, y no hay nada mejor que una comida de equipo ocasional para establecer una buena relación. Sin embargo, esto no significa que los puestos de trabajo completamente online tengan que ser impersonales y sin contacto.

Cómo la automatización facilita las conexiones humanas

Ya en 2014, Kickstarter creó un programa informático de ruleta del almuerzo que emparejaba aleatoriamente a los empleados para que almorzaran juntos. Los requisitos adicionales incluían que los emparejamientos no pertenecieran a la misma subespecialidad y que no hubiera más de un ejecutivo. Kickstarter compartió el código de fuente abierta con el público, y las ruletas de café/almuerzo pronto fueron adoptadas por otras empresas.

Zavvy ha hecho que las ruletas de café/almuerzo sean fáciles para todos. Como parte de la función Connection Programs, hemos creado plantillas en Slack y Microsoft Teams para programar reuniones informales y conversaciones significativas entre colegas. Ejemplos de plantillas son las ruletas de café, los paseos y charlas y los rituales de reunión.

Otras formas en que la automatización puede facilitar conexiones significativas son:

• Sistemas de compañeros organizados (especialmente para la incorporación)
• Actividades de equipo en línea, como juegos y celebraciones
• Tutorías individuales programadas

Alrededor del 67% de las organizaciones que apoyaron las conexiones y la colaboración experimentaron un aumento de la productividad entre sus trabajadores.

👋 Offboarding

El Offboarding supervisa la salida sistemática y ordenada de los empleados al tiempo que reduce los riesgos para la empresa. Al menos, ésa es la idea. En realidad, sin embargo, muchas empresas tienen procesos de offboarding desorganizados y confusos, por no hablar de su difícil seguimiento. 

Esto es lo que ocurre cuando no existe un sistema automatizado que aplique estrictamente las políticas de incorporación. Un proceso de despido manual es extremadamente arriesgado. Según la empresa de ciberseguridad CyberArk, el 88% de los trabajadores de TI roban datos confidenciales y contraseñas cuando son despedidos.

Cómo funciona la expulsión automatizada: 

Con un sistema de incorporación que se activa automáticamente en cuanto el empleado dimite, las empresas pueden estar seguras de que no se pasa nada por alto. Algunos pasos cruciales son:

• Aprobaciones de terminación que siguen la cadena correcta.
• La evaluación del rendimiento y los expedientes de los empleados (incluidos los memorandos y otras medidas disciplinarias) se registran y almacenan adecuadamente.
• El acceso a los locales y las herramientas se desactivan según lo previsto.
• Se realizan y analizan encuestas y entrevistas de salida.
• Se notifica inmediatamente a otros departamentos (como informática y finanzas).

Al igual que Zavvy facilita una experiencia de incorporación ordenada y atractiva a través de nuestro software, también permitimos a los equipos de RR.HH. crear un sistema de desvinculación indoloro y de fácil seguimiento. Al fin y al cabo, una excelente experiencia de offboarding puede hacer que los empleados altamente cualificados vuelvan en el futuro.

Un estudio de caso realizado por la empresa de software ServiceNow demostró que la incorporación totalmente automatizada ahorra hasta 200.000 dólares (y 4.400 horas anuales). 

🌱 Formación y desarrollo de los empleados 

El desarrollo de los empleados incluye el aprendizaje y la formación, la evaluación del rendimiento y la retroalimentación, y la tutoría. Tradicionalmente, la formación de los empleados se realizaba mediante sesiones presenciales o en el aula. Sin embargo, la pandemia ha obligado a las empresas a replantearse la formación personalizada e individual.

La formación es crucial para la satisfacción de los empleados. Según una encuesta realizada por la empresa de externalización de procesos empresariales Sitel Group, el 37% de los encuestados afirmaron que si su empresa actual no les ofrece la oportunidad de aprender nuevas habilidades, es probable que renuncien. Además, casi el 80% afirmó que un programa de formación formal es importante para ellos cuando deciden incorporarse a una empresa.

Cómo funciona la formación automatizada de los empleados: 

Un ejemplo es cuando la empresa de fitness Freeletics se asoció con Zavvy para automatizar su programa de aprendizaje. Su principal reto es que sus empleados rara vez tienen tiempo suficiente para sentarse y aprender. 

Además, la transferencia de conocimientos no era eficaz porque no había suficientes oportunidades para practicar lo aprendido. Zavvy abordó estas preocupaciones ofreciendo tres programas:

• Microaprendizaje, sesiones breves basadas en un marco práctico.
• La Mesa Redonda de Gestores de Personas, que fomenta el intercambio entre iguales de los retos y las mejores prácticas en materia de liderazgo.
• Leadership Onboarding, una especie de campo de entrenamiento para que los nuevos líderes asimilen procesos y principios cruciales.

Los resultados fueron que los nuevos gestores de personal tuvieron más tiempo para hablar de sus retos particulares con sus mentores y compañeros. Y lo que es más importante, un programa de liderazgo interno y flexible ahorró a Freeletics los costosos talleres tradicionales.

➡️ Estudio de caso completo: "Creación de un programa de formación en liderazgo en Freeletics "

Cómo funciona el desarrollo automatizado de los empleados

Un programa de desarrollo automatizado gestiona todos los componentes necesarios para ejecutar un programa de desarrollo profesional cohesionado.

Esto incluye cosas como

• Marcos de desarrollo profesional, incluidos los itinerarios
• Feedback 360
• Planes de desarrollo de los empleados

Para asegurarse de que todo esto funciona sin tener que recordárselo manualmente a los gestores o gestionar hojas de cálculo dispersas, el software de desarrollo se encarga de las tareas repetitivas y permite a las partes interesadas sacar más partido del proceso.

Si tienes curiosidad por saber cómo funciona, consulta nuestra herramienta de desarrollo de personal aquí.

💳 Reembolsos / gestión de gastos

Los reembolsos pueden resultar problemáticos si no se presentan correctamente. Los sectores con clientes suelen tener muchos gastos de viaje y representación. Además, a medida que el trabajo a distancia se va convirtiendo en la norma, los empleados cuentan ahora con prestaciones adicionales para Internet y mobiliario de oficina en casa como parte de sus beneficios.  

Sin embargo, muchas empresas carecen de directrices o políticas claras sobre lo que pueden considerarse gastos reembolsables. Como resultado, el procedimiento de presentación de gastos suele ser confuso y tedioso. Además, según una encuesta realizada por la empresa de cloud computing Oracle Netsuite, el 46% de los encuestados sigue utilizando hojas de cálculo manuales para gestionar los informes de gastos.

Cómo funciona el reembolso automatizado: 

Un sistema de RRHH con funciones de reembolso integradas puede hacer que el archivado sea fácil e intuitivo. Los gastos pueden clasificarse claramente y asignarse a la línea de aprobación o departamento adecuados. Los gestores pueden seguir fácilmente los gastos de sus equipos y analizar qué tipos de transacciones se producen con más frecuencia.

Para las empresas que están siempre sobre el terreno, el archivo automatizado de gastos es un salvavidas. La empresa de ingeniería ferroviaria Holland LP tenía unos 800 informes mensuales de gastos de campo que automatizaba. También querían un sistema que pudiera personalizarse para los tipos de gastos propios de la empresa.

Los resultados fueron:

• 6 horas de trabajo ahorradas al mes
• Entrada de datos y errores mínimos
• El plazo de reembolso se redujo de 5 a 3 días.

🧾 Presentación de impuestos y documentación

La declaración de impuestos de trabajadores y empresas es repetitiva y laboriosa: desde la recopilación de datos y la cumplimentación de formularios hasta el pago efectivo. Algunas iniciativas gubernamentales, como Making Tax Digital, pretenden simplificar el proceso para los contribuyentes, pero sigue requiriendo mucho trabajo manual.

Además, hasta el más mínimo error de cálculo puede tener consecuencias desastrosas.

En EE.UU., por ejemplo, las leyes fiscales pueden variar según el estado, y los retrasos en los pagos pueden tener una penalización máxima del 15%. Para evitar errores y simplificar el proceso, tu personal puede utilizar herramientas como la calculadora trimestral de impuestos de Keeper.

Cumplir con la presentación de impuestos sobre el empleo incluye el cálculo preciso del salario (incluidas las horas extraordinarias), garantizar la cantidad correcta de impuestos retenidos (impuestos de la Seguridad Social, por ejemplo) y los depósitos puntuales a las agencias tributarias apropiadas.

Cómo funciona la declaración de la renta automatizada: 

La mayoría de las empresas automatizan la presentación de impuestos mediante la automatización de procesos robóticos (RPA), que es un software codificado para completar tareas basadas en reglas. Las tareas basadas en reglas se definen por pasos básicos y repetitivos, como copiar y pegar, rellenar formularios y realizar cálculos específicos. 

RPA es la herramienta de automatización perfecta para la presentación de impuestos porque es muy precisa y puede estandarizar el proceso. Según Deloitte, la automatización fiscal puede reducir los costes hasta en un 90%. 

Un estudio en profundidad sobre automatización fiscal realizado por la consultora PwC mostró que la RPA puede agilizar los siguientes pasos en la presentación de impuestos:

• Extracción de datos brutos de los registros de RRHH
• Depuración y conciliación de cuentas
• Organizar los datos por entidad jurídica
• Análisis de las modificaciones contables (ajustes fiscales)

El resultado es una reducción del trabajo manual de hasta el 25%, una mayor precisión y una organización eficaz de la información financiera.

✨ ¿Significa la automatización sacrificar la experiencia?

Hay que insistir en ello:

La automatización no consiste en eliminar las interacciones humanas, sino en dar a los trabajadores las herramientas para trabajar mejor juntos y destacar en sus funciones. Se trata de eliminar los procesos tediosos que conducen al exceso de trabajo y a tener menos tiempo para establecer contactos.

La automatización de los sistemas para promover una experiencia positiva de los empleados merece el tiempo y la inversión. Según los expertos en RRHH, hay 3 componentes para una experiencia positiva del empleado:

• Disponer de los recursos y herramientas adecuados para realizar sus tareas (menos confusión y frustración).
• Sentido de pertenencia (integrarse con éxito en la cultura del equipo/empresa).
• Sentirse realizado (tener flexibilidad y sentirse valorado)

🏢 Ejemplos de sistemas automatizados de recursos humanos

La mejor forma de comenzar su viaje hacia la automatización de RR.HH. es identificar los procesos que necesita racionalizar. Estas son algunas de las herramientas que sugerimos.

Contratación

• Seguimiento de solicitantes: BambooHR / Personio
• Automatización de contratos: DocuSign
• Preembarque y embarque: Zavvy

Gestión de procesos

• Admin: Personio, Rippling, Hibob
• Procesamiento de nóminas: Gusto
• Automatización personalizada: Zapier

Compromiso de los empleados:

• Experiencia de los empleados: Zavvy
• Control de asistencia: TimeClock Plus
• Programación de empleados: Payco
• Desarrollo y feedback de los empleados: Zavvy
• Formación de los empleados: Zavvy

➡️ Crear flujos de trabajo inteligentes y automatizados con Zavvy

Con Zavvy, puede ejecutar todas las cosas de la experiencia en piloto automático:

• Preembarque
• Incorporación
• Comentarios
• Desarrollo
• Formación

Además, con nuestro creador inteligente de flujos de trabajo, puedes desarrollar cualquier programa que se te ocurra.

¿No sabe por dónde empezar?

No se preocupe, tenemos plantillas que pueden servirle de guía e inspiración. Además, nuestro sistema puede integrarse en las herramientas existentes de su empresa, como Slack, Microsoft Teams y Notion. Nuestros gestores de atención al cliente y nuestro equipo de asistencia están a su disposición para cualquier consulta.