Automatización del flujo de trabajo de RR.HH: Mejore la experiencia de los empleados

Durante mucho tiempo, las tareas monótonas y repetitivas han hecho que las personas se sientan como engranajes de una máquina.

Los avances en IA y aprendizaje automático están permitiendo a las empresas racionalizar sus flujos de trabajo y procesos en una búsqueda de la mejora continua. Las empresas ahora se dan cuenta de que al automatizar la mayoría de los flujos de trabajo, los empleados pueden finalmente empezar a hacer contribuciones duraderas al éxito de la empresa. Así pues, la automatización de los flujos de trabajo de RR.HH. es algo más que una palabra de moda que circula por algunos círculos profesionales. De hecho, la automatización y el "futuro del trabajo" son conceptos íntimamente relacionados.

En un entorno pospandémico en el que la gente ha reevaluado cómo quiere vivir y trabajar, ahora es crucial que las empresas hagan que los empleados se sientan valorados y comprometidos. Una encuesta reciente de la consultora McKinsey reveló que hasta el 55% de los de los empleados valoran más el reconocimiento no financiero que los aumentos salariales. 

Por lo tanto, las empresas no deben esforzarse por mejorar exclusivamente sus sistemas, sino toda la experiencia de los empleados. Puedes permitir que tus empleados desempeñen mejor sus funciones mediante flujos de trabajo de RRHH automatizados que sean más relevantes, atractivos y empoderadores.

⚙️ ¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

¿Qué es la automatización de RRHH? 

La automatización de RRHH consiste en delegar procesos y tareas comunes en programas informáticos. Algunos de los ejemplos más comunes son:

• Cuadros de mando centralizados en los que los empleados pueden consultar su retribución, permisos y evolución del rendimiento.
• Automatización robótica de procesos (RPA) para la presentación de impuestos
• Tramitación previa, durante y después del embarque
• Gestión de nóminas y distribución de salarios
• Personalización de programas de formación por departamento o equipo.

Los enormes avances en la automatización de RRHH han facilitado el trabajo remoto e híbrido. Los beneficios de liberar a los empleados y profesionales de RRHH para realizar un trabajo de alto valor con errores mínimos han llevado a la expansión del mercado de tecnología de recursos humanos. La firma de investigación Statista predice que la industria crecerá de 47,5 mil millones de dólares en 2019 a 90 mil millones de dólares en 2025.

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es una serie de tareas detalladas necesarias para completar un proceso o un resultado. Suelen ser repetitivos y de gran volumen. Además, según el departamento o la línea de trabajo, suelen tener actualizaciones mínimas. 

Consejo: Por su previsibilidad y naturaleza estructurada, los flujos de trabajo son ideales para la automatización. 

La mayoría de la gente piensa que la automatización del flujo de trabajo se refiere sólo a tareas de poco valor, pero también puede aplicarse a la estrategia y la gestión empresarial.

Cuando se automatizan los flujos de trabajo, la herramienta de software elegida sigue procedimientos mediante algoritmos basados en reglas, que permiten programar tareas cotidianas. Algunos ejemplos de tareas son: copiar y pegar, rellenar formularios y enviar mensajes a correos electrónicos específicos. Como estos flujos de trabajo están ahora estandarizados, tienen tasas de error cercanas al cero por ciento, a menos que se produzcan averías en la infraestructura o ciberataques.

📊 Ventajas de la automatización del flujo de trabajo de RRHH

Nuestro artículo sobre 30 estadísticas sobre automatización de RRHH que hay que conocer en 2022 enumera múltiples ventajas de la automatización de RR.HH. Pero, ¿qué ocurre con la automatización del flujo de trabajo de RR. HH. en particular?

Las ventajas de la automatización del flujo de trabajo de RR.HH. pueden ir más allá de simplemente tachar las tareas del día y pasar a la siguiente lista. La automatización del flujo de trabajo puede mejorar la experiencia general de los empleados y los beneficios corporativos.

1. La automatización del flujo de trabajo de RR.HH. ayuda a priorizar el compromiso social sobre las interacciones de la máquina. Un buen flujo de trabajo puede guiar a los empleados para que sean más eficientes en su jornada laboral. Esto les libera para aportar ideas, colaborar con compañeros en proyectos más complejos y desarrollar relaciones significativas. Esto es especialmente importante porque las relaciones de calidad ayudan a crear un sentido de pertenencia en los empleados y a reducir la rotación.
2. La automatización del flujo de trabajo de RR.HH. puede proporcionar a las empresas hasta un 400 por ciento de retorno de la inversión (ROI). Ha leído bien, un 400%, según un estudio de la empresa de noticias sobre IA/ML VentureBeat. Algunos ejemplos que citaron fueron las compañías de seguros que automatizan el flujo de trabajo de cotización de clientes para que las propuestas se generen automáticamente y ofrecer a los clientes potenciales una comparación exhaustiva de los diferentes proveedores. Otro ejemplo digno de mención es el de la empresa tecnológica Bosch, que ahorró medio millón de dólares al año cuando automatizó los flujos de trabajo de gestión de su red de proveedores.

3. La automatización del flujo de trabajo de RR.HH. puede conducir a una mayor responsabilidad, transparencia y mejora de los procesos. Dado que los cuadros de mando de automatización pueden recopilar y analizar datos en tiempo real, la dirección puede disponer de información valiosa que le ayude a planificar sus próximas estrategias de automatización. Esto puede significar mejorar los flujos de trabajo existentes o aplicar mejoras similares a otros procesos manuales. También puede señalar las áreas de mejora, incluidas las personas que necesitan una mayor capacitación.

👀 ¿Cómo se ve esto en la práctica? 3 ejemplos

La automatización del flujo de trabajo en RR.HH. suele incluir procesos estándar que afectan a casi todos los empleados. Los más importantes son la incorporación, la formación de directivos y el desarrollo de los empleados. 

✈️ Incorporación 

Los primeros meses de integración en una empresa son esenciales y pueden ser angustiosos para el nuevo empleado. Según un estudio del proveedor de software BambooHR, hasta el 17% de los empleados abandona la empresa en los seis primeros meses, sobre todo entre los trabajadores principiantes. Cuando se les preguntó por su "lista de deseos para la primera semana", los empleados mencionaron la formación en el puesto de trabajo, la revisión de las políticas de la empresa, la configuración del equipo y la tutoría.

Lo que indican estas preferencias es que los empleados quieren tener directrices claras sobre lo que deben hacer a continuación. Además, quieren una cara amable, no un sistema de RRHH completamente autónomo. La mejor forma que tienen las empresas de conseguirlo es crear un flujo de trabajo de incorporación holístico que haga que los empleados se sientan bienvenidos, seguros e integrados en la cultura de la empresa.

Un flujo de trabajo de incorporación automatizado puede tener este aspecto:

El primer díaasigne una lista de comprobación interactiva y exhaustiva para guiar a los recién incorporados, mantenerlos organizados y orientarlos sobre los antecedentes y la visión de la empresa.

El primer mes o 30 días (la Etapa de Aprendizaje): asignarles objetivos que les orienten sobre la finalidad de su función o equipos y los diferentes equipos, herramientas y sistemas. Esto puede incluir:

1. enlaces a materiales internos;
2. una lista de sus cuentas de sistema y cómo activarlas;
3. reuniones programadas con directivos y colaboradores clave.

El segundo mes (Días 31-60, la Etapa de Formación): guiar a los empleados a medida que empiezan a meterse en faena y a comprender cómo encajan sus funciones en los objetivos generales de la empresa. Algunas actividades específicas son:

1. participación programada en reuniones en directo;
2. formación en profundidad sobre el conjunto de productos y servicios de la empresa;
3. sesiones personalizadas con sus jefes para recibir información actualizada.

El tercer mes (Días 61-90, la Etapa de Responsabilidad): En esta etapa, los empleados pueden empezar a tener más autonomía. Pueden

1. indicar su programa de formación deseado, incluida la asistencia a conferencias y seminarios web;
2. empezar a participar en grandes proyectos; 
3. Programar reuniones con los directivos para analizar su rendimiento global hasta el momento.

💪 Formación de directivos

Ser ascendido como nuevo directivo puede provocar muchas dudas y el síndrome del impostor. La mejor forma que tienen las empresas de empoderar a sus directivos es asignarles un flujo de trabajo automatizado que les oriente en profundidad para que adquieran más confianza en sus funciones ampliadas. 

Además, un flujo de trabajo automatizado de formación de directivos puede ayudar a los directivos ya establecidos a mantenerse al día sobre las últimas tendencias en liderazgo y sistemas de gestión.

Un sólido programa de formación en liderazgo garantiza que la próxima generación de directivos actúe de acuerdo con el espíritu y los objetivos estratégicos de la empresa. La formación en liderazgo también permite una amplia transferencia de conocimientos que es crucial para los empleados de todos los niveles. 

Un flujo de trabajo automatizado para la formación de directivos puede tener este aspecto:

• SemanalOrientación en tiempo real. Los mentores pueden enviar consejos, trucos y estrategias a los nuevos directivos antes de eventos clave como dirigirse al equipo por primera vez o hacer una presentación ante la alta dirección.
• Primer mes: Formación formal en liderazgo. Inscribir automáticamente a los nuevos directivos en el momento del ascenso.
• Mensual: afrontar retos. Este flujo de trabajo puede centrarse en profundizar en diversas situaciones complejas, como el despido o la suspensión de empleados, las negociaciones o disputas salariales, o el asesoramiento a miembros del equipo con problemas de salud mental. Por ejemplo, con el microaprendizaje, el nuevo directivo recibirá contenidos atractivos del curso impartidos de forma que refuercen o amplíen sus conocimientos. 

Consejo: RR.HH. también puede incorporar otras tareas al flujo de trabajo, como una comida o cena periódica con otros directivos para establecer una buena relación y proporcionar un lugar para el debate entre compañeros y el intercambio de conocimientos.

🌱 Desarrollo de los empleados

Según un estudio de la empresa de análisis Gallup, el 87% de los millennials considera que el desarrollo profesional y el crecimiento profesional son los principales motores de su compromiso en el trabajo. Además, una abrumadora mayoría de los empleados(94%) se quedaría más tiempo si su empresa invirtiera en mejorar sus competencias. Como resultado, muchas empresas tienen ahora sus propios sistemas de gestión del aprendizaje, programas formales de tutoría y programas de formación en liderazgo.

La mayoría de la gente ve el desarrollo de los empleados como formación, pero eso es sólo un componente. El desarrollo de los empleados es un programa paraguas que abarca toda la progresión profesional dentro de la empresa. Así que no sólo fomenta la lealtad, sino que también es un elemento crucial de la planificación de la sucesión.

Un flujo de trabajo anual automatizado para el desarrollo de los empleados puede tener este aspecto:

• Primer trimestre del año: establecer objetivos SMART (específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y basados en el tiempo) para el año, incluida la formación necesaria para tener éxito y las medidas para evaluar este éxito.

• A mitad de año: Pon en marcha el programa de evaluación de mitad de año, que incluye el análisis de los progresos realizados por tu empleado en la consecución de sus objetivos: ¿cumplió algunos de antemano? ¿Hay algunos objetivos rezagados? Recabar opiniones de las partes interesadas también es esencial para desarrollar habilidades de liderazgo y gestión de las partes interesadas.

• Fin de año: programar una reunión con los empleados para analizar su crecimiento en el año, las áreas de fortaleza y mejora, y cómo la empresa puede ayudarles en sus éxito en sus objetivos profesionales.

También es importante programar periódicamente una sesión individual de feedback o de tutoría para animar a los empleados y obtener continuamente su opinión, comprender sus retos particulares y establecer mejores programas para apoyarles.

📈 Cómo la automatización cambia el papel de Operaciones de Personas

Las operaciones con personas son un subconjunto de RR.HH. que se centra en el compromiso y la productividad de los empleados. Esta función empresarial garantiza que las necesidades y preferencias de los empleados se consideren cuidadosamente y se integren en los programas y sistemas de RRHH. Esto significa garantizar que todos los procesos, desde la contratación hasta la incorporación y la salida, se realicen teniendo en cuenta el bienestar del empleado.

La automatización del flujo de trabajo puede ayudar a mejorar las operaciones de personal de tres formas principales:

• Toma de decisiones basada en datos. La disponibilidad de cuadros de mando y sistemas en línea puede proporcionar datos ilimitados en tiempo real que captan con precisión el comportamiento y las opiniones de los empleados. Esta información es crucial para diseñar mejores sistemas centrados en el ser humano.

• Priorizar la experiencia humana sobre las tareas manuales. En lugar de que los equipos de RR.HH. se vean atrapados en un ciclo interminable de presentación de impuestos, persecución de firmantes y programación de reuniones durante todo el día, los flujos de trabajo automatizados les permiten comprobar los posibles candidatos y los nuevos empleados. De este modo, People Ops puede centrarse en comprender las complejas necesidades de la mano de obra y cómo la empresa puede satisfacerlas.

• Cree una marca de empresa duradera que atraiga a los mejores talentos. La influencia de la generación de los Baby Boomers está disminuyendo, y la mano de obra se compone ahora predominantemente de Millennials y Gen Z. Estas generaciones tienden a buscar nuevos puestos de trabajo cada año más o menos y son muy exigentes a la hora de elegir su empleador. Las empresas pueden dar en el clavo con los trabajadores de mentalidad progresista creando un sistema de flujo de trabajo holístico que afirme sus valores y objetivos.

✏️ Cómo elegir el software de automatización de flujos de trabajo de RR.HH. adecuado

Existen decenas de proveedores de automatización, y algunos tienen ciertas especialidades. La pregunta que hay que plantearse en primer lugar es: ¿qué necesita su empresa? ¿Cuál es el objetivo de la automatización de los flujos de trabajo de RR.HH.? ¿Se trata de agilizar las tareas administrativas o de automatizar los programas de formación?

He aquí tres preguntas adicionales que debe hacerse:

• ¿Cuáles son sus herramientas actuales de sistemas de gestión de recursos humanos? Si vas a contratar a un nuevo proveedor, asegúrate de que su software se integra perfectamente en tu ecosistema tecnológico.
• ¿Cómo puede maximizar el retorno de la inversión? ¿Se centra el nuevo software sólo en la formación, en concreto? ¿Se puede personalizar el sistema para incorporar funciones adicionales? ¿Es flexible el proveedor de servicios?
• ¿Es fácil de utilizar el sistema de automatización de flujos de trabajo? ¿Cuánta formación necesitan sus empleados? ¿Ofrece el proveedor de software formación anual gratuita sobre las nuevas actualizaciones?

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Con nuestra solución de software, puede crear flujos de trabajo personalizados e interactivos como la incorporación, la formación, la retroalimentación y el desarrollo.

Nuestro creador de flujos de trabajo es tan flexible que puede crear cualquier programa, ya sea formación automatizada de directivos para los nuevos líderes, ruletas de café para los recién incorporados o un seguimiento detallado de la carrera profesional.

Disponemos de una galería de plantillas que puede servirle de guía e inspiración para crear su propio flujo de trabajo.

Nuestro sistema también puede integrarse en sus herramientas existentes, como Slack, Microsoft Teams y Notion. Si tiene alguna duda o aclaración, nuestros gestores de éxito de clientes y nuestro equipo de asistencia están a su disposición para ayudarle.

Sólo algunos puntos destacados:

🚀 Flujos de trabajo de incorporación que lleven de la mano a los recién llegados y les conduzcan a la plena integración y productividad.
🌱 Trayectorias profesionales que creen claridad en las funciones y guíen a las personas a lo largo de su trayectoria de desarrollo.
🔄 Sistemas de retroalimentación que puedan personalizarse como se desee y que conduzcan a una cultura de crecimiento y aprendizaje.
☕️ Ruletas de café para conectar a los compañeros a distancia.
🏅 Programas de formación que ofrezcan contenidos paso a paso en lugar de abrumar a los alumnos.