13 ventajas de los sistemas de gestión del aprendizaje para las empresas modernas

Imagine un ecosistema en el que los empleados prosperan, el conocimiento fluye y el crecimiento es un hecho. Esa es la promesa del LMS.

Este artículo analizará: 

• Qué es un sistema de gestión del aprendizaje.
• 13 ventajas destacadas de los LMS para las empresas actuales. 
• Los costes e inconvenientes que puede esperar al adoptar uno.

👩‍🎓 ¿Qué significa LMS?

LMS son las siglas en inglés de sistema de gestión del aprendizaje. Esta idea, antaño revolucionaria, se ha convertido en la norma del sector para la mayoría de las empresas modernas conectadas a Internet. 

Un sistema de gestión del aprendizaje es un repositorio centralizado de contenidos de formación o material educativo al que los usuarios pueden acceder a través de Internet. 

Los sistemas de gestión del aprendizaje también incluyen funciones adicionales como cuentas de usuario con seguimiento del progreso, gamificación y herramientas de creación de cursos. 

Sin embargo, no existe un consenso universal sobre qué características son necesarias para ser considerado un LMS completo. 

Además de los sistemas de gestión del aprendizaje (comúnmente abreviados LMS), es posible que haya oído hablar de las plataformas de experiencia de aprendizaje (comúnmente abreviadas LXP).

Muchos consideran que un LXP es una evolución o extensión de un LMS, ya que ambos sirven a un propósito similar de formación digital eficiente.

Sin embargo, los LXP abordan el aprendizaje desde una perspectiva ascendente, a diferencia del enfoque centralizado y descendente de un LMS.

➡️ Consulte nuestro análisis en profundidad de las diferencias entre un LXP y un LMS.

🏆 13 Ventajas de un sistema de gestión del aprendizaje

Aunque los sistemas de gestión del aprendizaje empezaron siendo una potente herramienta para instituciones educativas como las escuelas, las ventajas para las empresas no tardaron en hacerse patentes. Las aplicaciones de software para facilitar el proceso de aprendizaje, especialmente el aprendizaje en línea, tenían ventajas evidentes sobre los cursos de formación tradicionales, especialmente en la era de los negocios globales y los trabajadores remotos/híbridos.

Un entorno de aprendizaje centralizado

En muchas empresas, el material de formación está disperso entre archivos informáticos, copias impresas e incluso dentro del cerebro de los directivos.

Un LMS consolida los recursos de formación en un único lugar, accesible desde cualquier lugar con conexión a Internet, para que siempre pueda encontrar lo que busca.

Escalabilidad

Nadie lee el manual del empleado si está contenido en una gruesa carpeta de 3 anillas. Recopilar material de formación a la antigua usanza requiere estanterías, archivadores y una unidad flash o el disco duro de un viejo y polvoriento ordenador.

Los sistemas de gestión del aprendizaje adoptaron rápidamente la nube, lo que permite cargar recursos casi ilimitados. Además, un LMS basado en la nube está disponible para un número potencialmente ilimitado de usuarios, a diferencia de una sala de conferencias con capacidad para una docena de personas.

Rentabilidad

Aunque la mayoría de los sistemas de gestión del aprendizaje funcionan mediante suscripción, la ventaja es que el coste es predecible.

En lugar de comprar materiales físicos, alquilar locales o contratar ponentes, simplemente desvíe todos sus esfuerzos de enseñanza a una plataforma digital con una simple cuota mensual. Esto puede dar lugar a un ROI de la formación mucho mejor.

Recursos reutilizables

Un LMS puede agilizar significativamente el proceso de incorporación de empleados al tener los recursos para nuevos empleados listos para usar. No es necesario orientar a cada nuevo empleado. 

Simplemente diríjalos al contenido de incorporación del LMS.

Además, todo el material de formación está siempre disponible para todos si un empleado quiere refrescarse sobre un tema. Los profesionales de I+D pueden añadir y actualizar contenidos sin tener que repetirlos.

Experiencias de aprendizaje coherentes

Una de las cosas más frustrantes para empleados y directivos es una formación incompleta o inexacta. Lo cierto es que algunos formadores o mentores son mejores que otros.

Con un LMS, todos reciben la misma formación a partir de los mismos recursos, sin las variables de un profesor presencial.

Seguimiento e informes

Puede entregar a los empleados un manual de formación u obligarles a asistir a un seminario, pero eso no garantiza que aprendan.

Al dar a los empleados sus cuentas en su LMS, puede supervisar fácilmente su progreso e incluso evaluar sus resultados de aprendizaje con encuestas de retroalimentación y cuestionarios.

‍

Decisiones basadas en datos

Utilizando la información obtenida de las herramientas de seguimiento y elaboración de informes de un sistema de gestión del aprendizaje, puede tomar decisiones mejor informadas sobre su empresa, la formación e incluso sobre cada alumno. 

Por ejemplo, si todos responden bien a un recurso específico y su rendimiento mejora, puede redoblar la formación.

Accesibilidad y flexibilidad

A diferencia de los métodos de formación tradicionales, como los seminarios en salas de conferencias de talla única, un LMS puede ofrecer más opciones y una experiencia de aprendizaje más personalizada. 

Por ejemplo, puede ofrecer artículos, vídeos y ejercicios de microaprendizaje sobre un mismo tema para que cada persona pueda elegir los métodos de enseñanza que más le convengan. Así también se evitan las intrusivas reuniones programadas que pueden interrumpir la workday. Los empleados pueden formarse cuando les convenga, incluso en dispositivos móviles.

Mayor colaboración y comunicación

Dado que un LMS es siempre accesible y compartido por cualquier persona de una organización, compartir ideas y hacer preguntas es fácil y eficaz. Esto hace que el aprendizaje y la colaboración sean sencillos, incluso entre fuerzas de trabajo remotas.

En muchos sistemas de gestión del aprendizaje, cargar contenidos o enviar un mensaje sólo requiere unos pocos clics.

Algunos ejemplos de elementos de comunicación son los foros de debate, las salas de chat y los mecanismos de revisión por pares.

Capacidades de integración

A medida que los sistemas de gestión del aprendizaje se generalizan, las integraciones con otros sistemas se convierten en norma.

Ya se trate de su CRM, plataforma de comercio electrónico, escaparate de comercio SAP, herramientas de videoconferencia o simplemente el correo electrónico de su empresa, una transición fluida hacia y desde un LMS puede agilizar muchos procesos.

Por ejemplo, se puede enviar una alerta automática por correo electrónico a RRHH cuando un usuario finaliza un programa de formación, incluyendo sus resultados de rendimiento y solicitando el siguiente contenido formativo.

Crecimiento continuo de usuarios

Como en el ejemplo anterior, los sistemas de gestión del aprendizaje tienden a crear un hambre de formación entre una base de usuarios.

Dada la libertad y flexibilidad de la mayoría de las configuraciones de LMS, los empleados suelen disfrutar aprendiendo en el trabajo y adquiriendo nuevas habilidades. Especialmente cuando se emplean la gamificación y el refuerzo positivo, los estudiantes disfrutan del impulso ascendente de abordar nuevos temas y a menudo siguen caminos de aprendizaje de forma independiente.  

Facilitar la formación en materia de cumplimiento

Independientemente del sector en el que opere su organización, el cumplimiento de las distintas normativas y mandatos siempre requiere precisión.

De nuevo, la ventaja de la coherencia en un LMS es clave aquí. Los recursos oficiales pueden compartirse fácilmente y los conocimientos pueden comprobarse con facilidad. Esto garantiza que todos reciban la misma información, que puede revisarse y auditarse para comprobar su exactitud.

Feedback de 360 grados

El aprendizaje es una vía de doble sentido. Impartir un montón de contenidos de formación a un alumno puede proporcionarle información útil. Sin embargo, el compromiso y la colaboración son cruciales para retener los conocimientos.

Un LMS que emplea la retroalimentación de 360 grados permite a la dirección criticar a los empleados y a los empleados dar forma a la formación con sus propios comentarios.

Un ejemplo sencillo es un módulo de valoración en el que los estudiantes pueden dejar una reseña de distintos cursos y material de aprendizaje digital, lo que ayuda a identificar los recursos fuertes y débiles.

💸 ¿Cuáles son los costes asociados a la creación y el mantenimiento de un LMS?

Puede sorprenderle que el coste de crear un LMS sea en realidad relativamente bajo. 

De hecho, dependiendo de la vaguedad con que se aplique la definición de sistema de gestión del aprendizaje, hay opciones disponibles que no cuestan nada por adelantado. 

Por ejemplo, muchas organizaciones utilizan Google Drive para compartir y organizar documentos. Una empresa con carpetas bien organizadas que contengan material de formación actualizado e información empresarial podría considerarse un LMS rudimentario. Un sistema de este tipo podría crearse y mantenerse sin coste alguno, solo con las horas de mano de obra necesarias para configurarlo y mantenerlo. 

Para un LMS completo, la mayoría de los modelos de precios tienen una cuota mensual por usuario o se basan en niveles determinados por el número de usuarios de su organización. He aquí algunos ejemplos:

• Zavvy: 4 $ por usuario y mes para el módulo de formación
• iSpring: 2,87 dólares al mes por usuario, facturados anualmente (hasta 100 usuarios)
• TalentLMS: Tarifa plana de 69 dólares al mes, facturada anualmente.
• Absorb: 800 $ al mes, más 16 $ anuales por usuario

Muchos sistemas de gestión del aprendizaje ofrecen pruebas gratuitas o versiones lite gratuitas. 

Por ejemplo, iSpring tiene una prueba gratuita de 30 días, y TalentLMS es gratuito para un máximo de cinco usuarios. Estas pruebas te permiten ver lo que ofrece un LMS antes de pagar la cuota anual (más los gastos de configuración, en algunos casos).

Existen algunas opciones gratuitas, como Edmodo LMS y el LMS de código abierto Moodle. Sin embargo, no esperes que estas opciones tengan tantas funciones o sean tan intuitivas como las de pago. 

➡️ Explore otros ejemplos de LMS para encontrar las características y precios que se adapten a sus necesidades.

🕵️‍♀️ ¿Existen inconvenientes o retos notables en el uso de un LMS?

En comparación con las reuniones tradicionales, en las que se utilizan folletos en papel y presentaciones en PowerPoint, los sistemas de gestión del aprendizaje están muy por delante en cuanto a eficiencia de tiempo y recursos. 

Dicho esto, los sistemas de gestión del aprendizaje no son la panacea de la formación y la educación. 

Para empezar, no todos los sistemas de gestión del aprendizaje son iguales. Un LMS puede carecer de ciertas características que beneficiarían a su organización. Al mismo tiempo, otro LMS está repleto de funciones que no necesita, lo que hace que la navegación sea innecesariamente engorrosa. 

Además, las plataformas de experiencia de aprendizaje (o LXP) ofrecen un enfoque diferente del aprendizaje que comparte muchas de las ventajas de un LMS.

La principal diferencia es que las plataformas de experiencia de aprendizaje están más descentralizadas y se centran en la personalización, mientras que los sistemas de gestión del aprendizaje requieren una administración central para comisariar y gestionar los contenidos pertinentes.

Ese es esencialmente el único inconveniente de cualquier LMS: alguien debe ser responsable de la gestión de contenidos.

Los sistemas de gestión del aprendizaje mal mantenidos o mal organizados pueden convertirse rápidamente en un laberinto de contenidos difícil de navegar.

Los usuarios pueden tener dificultades para encontrar lo que buscan en medio de un laberinto de enlaces rotos y carpetas mal organizadas, lo que dificulta el aprendizaje. 

➡️ Gestione el aprendizaje en su organización con Zavvy

Un sistema de gestión del aprendizaje es sólo una faceta de la plataforma integral de capacitación de personal de Zavvy. 

Nuestro LMS incluye todas las funciones que cabría esperar, además de recomendaciones y creación de cursos asistida por inteligencia artificial. 

Tanto si le entusiasman los cuestionarios, los itinerarios de aprendizaje personalizados, los certificados de aprovechamiento o todo lo anterior, nuestra plataforma cuenta con todas las herramientas que necesita para dar la bienvenida a su empresa al futuro de la formación y el perfeccionamiento de los empleados.

En Zavvy, nuestro objetivo es capacitar a los profesionales de RR.HH., a los directivos y a empresas enteras para que alcancen el siguiente nivel trabajando de forma más inteligente, no más dura. 

Tanto si busca un LMS como una de nuestras otras magníficas soluciones, puede elegir las herramientas que le ayudarán a modernizar y mejorar sus operaciones.

📅 Para ver nuestra plataforma en acción, programe una demostración gratuita de nuestro LMS y vea qué desafíos podemos resolver para usted.

❓ Preguntas frecuentes

¿Para qué sirve un sistema de gestión del aprendizaje?

Un sistema de gestión del aprendizaje (o LMS, por sus siglas en inglés) sirve como repositorio central de contenidos, utilizados con mayor frecuencia para fines educativos o de formación de empleados. Los administradores del sistema pueden añadir fácilmente distintos tipos de medios, crear cursos o enlazar con recursos de formación en línea. 

Los usuarios suelen tener cuentas únicas que utilizan para acceder a estos contenidos, y su progreso puede seguirse desde un panel de control. Los sistemas de gestión del aprendizaje han revolucionado la forma de distribuir el material de formación y los contenidos educativos, especialmente útiles para los trabajadores a distancia y el aprendizaje electrónico de los estudiantes. 

¿Cómo se adapta un LMS a los distintos estilos o necesidades de aprendizaje?

Un sistema de gestión del aprendizaje puede albergar una amplia variedad de medios accesibles a cualquier persona con conexión a Internet. Los trabajadores remotos, los empleados de la empresa e incluso los clientes pueden utilizar un LMS para realizar cursos en línea, ver vídeos, consultar contenidos curados, etc., todo en un mismo lugar. Es dinámico. Es rápido. ¿Qué es constante? La necesidad de aprender y mejorar las cualificaciones. Pero no estamos hablando de la vieja escuela de la formación en carpetas. Hablamos de formación interactiva, a la carta y personalizada.