Caos, papeleo, presentaciones. Aclarar y repetir. ¿Le suena? Onboarding: el principio de todo. ¿Y si le dijéramos que hay una forma más inteligente y fluida? Estaría en lo cierto si dijera que el software de onboarding ya casi no es noticia.
Pero estamos hablando de soluciones de nueva generación, las que aprovechan la IA.
Pero el uso de la IA en la incorporación no consiste en sustituir el toque humano. Se trata de mejorarlo.
Desde la automatización de lo mundano hasta la personalización de las experiencias, la IA está remodelando los primeros pasos del viaje del empleado, convirtiendo cada "¡Bienvenido a bordo!" en una poderosa entrada en el universo de su empresa.
Este artículo explorará:
Cada interacción que un empleado tiene con su organización, desde la fase de candidatura hasta sus primeros meses en el trabajo, conformará su percepción de la experiencia del empleado e influirá en su rendimiento.
Aprovechar la IA en la incorporación puede mitigar las incomodidades de la transición a un nuevo puesto en una nueva empresa y garantizar que la relación empleado-empleador comience con buen pie.
He aquí algunas formas en que los procesos impulsados por IA pueden agilizar su flujo de trabajo de RRHH y ayudarle a estar a la altura de su propuesta de valor para los empleados.
Con los procesos tradicionales, la incorporación de nuevos empleados es una pesadilla administrativa que implica mucho papeleo, introducción de datos, esfuerzo y tiempo.
Hay que hacer presentaciones, crear cuentas y perfiles, suministrar material de formación y de conformidad, recoger opiniones y enviar todo tipo de mensajes de un lado a otro.
El uso de la IA en RRHH puede maximizar la eficiencia. Puede reducir drásticamente la carga de trabajo automatizando tareas tediosas y repetitivas.
Así, el personal puede dedicar menos tiempo a la administración y más a fomentar el compromiso y las conexiones emocionales y a poner al día a los nuevos empleados sobre los sistemas y procesos que no pueden automatizarse.
Las distintas personas contratadas tienen necesidades, trayectorias profesionales y preferencias de aprendizaje diferentes, que no pueden satisfacerse adecuadamente mediante un proceso de incorporación estándar y uniforme.
Aquí es donde la IA y el aprendizaje automático pueden cambiar las reglas del juego. Estas tecnologías pueden evaluar los datos de los empleados recién contratados y adaptar el programa de incorporación a sus habilidades y necesidades específicas.
Pueden ofrecer materiales de formación personalizados en el momento oportuno, sugerir recursos pertinentes, crear marcos de competencias y mapas de carrera, y asignar compañeros de incorporación o mentores a los nuevos empleados.
Además, permiten que cada persona aprenda y complete los requisitos de incorporación a su propio ritmo dentro de un plazo determinado.
Hasta el 16% de las bajas se producen en los seis primeros meses de trabajo, sobre todo en las grandes empresas. Los recién contratados tienen el doble de probabilidades de empezar a buscar otro trabajo tras una experiencia de incorporación deficiente.
Por otra parte, una experiencia de incorporación positiva puede aumentar la retención de nuevos empleados en un 82%, incrementar el compromiso de los empleados en un 54% y hacer que los empleados tengan 18 veces más probabilidades de sentirse comprometidos con la organización.
Estas estadísticas sobre la incorporación de empleados demuestran que las prácticas eficaces de incorporación preparan a los empleados para un compromiso a largo plazo y el éxito en sus funciones.
Automatizar la incorporación con software basado en IA significa que los procesos se agilizan y el tiempo de productividad se acorta.
Los nuevos empleados pueden realizar tareas por su cuenta con confianza porque disponen de todas las herramientas y la información que necesitan para hacerlo. Se sentirán valorados y motivados y poseerán un mayor sentido de propósito y pertenencia.
Cuando se dispone de un portal del empleado con asistencia de RRHH de autoservicio impulsada por IA y una base de conocimientos centralizada con capacidades de búsqueda y recomendaciones impulsadas por IA, se hacen maravillas para la experiencia de incorporación.
Los nuevos empleados tendrán a su alcance todos los recursos e información importantes relacionados con la empresa. Podrán consultarla siempre que quieran y tantas veces como sea necesario para asimilar los conocimientos que necesiten.
De este modo, no tendrán que sentirse avergonzados por no haber entendido algo la primera vez que se les dijo. Y no tendrán que molestar a RRHH o a otro miembro del equipo cada vez que tengan una pregunta o necesiten una aclaración sobre un evento, proceso, política, etc. de la empresa.
La IA en RRHH no es sólo una mejora tecnológica. Como señala Sudhir Khatwani, director de The Money Mongers:
"Es como tener un equipo entre bastidores durante una obra. Está ahí, asegurándose de que los nuevos sigan el ritmo, dándoles un empujoncito con las tareas o avisándonos si alguien tiene problemas. Nos quita el trabajo pesado de encima, se ocupa de los formularios, los calendarios y las interminables listas de comprobación. Esto significa que, en lugar de ahogarnos en papeleo cuando se incorpora gente nueva, estamos allí, dándoles la mano o compartiendo un café, haciéndoles sentir bienvenidos desde el primer momento. Y lo que vemos es que la gente se adapta más rápido y se siente parte del equipo desde el primer día".
He aquí algunas formas clave de utilizar la IA para revolucionar sus actividades de RRHH y de incorporación de empleados.
Aunque estandarizar su programa de incorporación es esencial, un enfoque único para ofrecer experiencias de incorporación puede no beneficiar a todos los nuevos empleados por igual.
Algunos empleados asimilan la información más lentamente, y otros pueden aprender mejor con métodos visuales que auditivos.
La implementación de IA para la incorporación le permitirá tener en cuenta estas diferencias, implicar eficazmente a todos los nuevos empleados y personalizar el contenido de la incorporación para adaptarlo a la función, los antecedentes, el estilo de aprendizaje y el ritmo de comprensión de cada persona.
La IA puede analizar los perfiles de los empleados para recopilar información vital sobre sus habilidades, rasgos de personalidad y carencias de conocimientos. Y proporcionarles cursos personalizados, materiales de formación y recursos adecuados en el momento oportuno para satisfacer sus necesidades según los objetivos de la empresa.
Utilice la IA para buscar en su base de datos de empleados a miembros del equipo que compartan antecedentes e intereses similares a los de los nuevos empleados y póngalos en contacto. De este modo, el nuevo empleado tiene a alguien con quien identificarse que puede actuar como amigo y ofrecerle información privilegiada sobre los detalles de la cultura de la empresa, la dinámica del equipo, las especificaciones del puesto, etc.
Esto no sólo reforzará la experiencia de incorporación, sino que también hará que los empleados se sientan bienvenidos y a gusto y les dará un mayor control sobre su viaje.
Con la IA, puede crear y enviar automáticamente mensajes personalizados a los empleados en las distintas fases de su proceso de incorporación para motivarles o animarles a hacer algo.
Puede diseñar y automatizar listas de comprobación personalizadas de los elementos que los nuevos empleados deben completar en su primer día, primera semana o 90 días.
Así que, en lugar de simplemente volcar toda la información en sus regazos y esperar que puedan recordarlo todo, su software basado en IA actualizará la lista de comprobación a medida que avanzan en su viaje de incorporación.
De este modo, a los nuevos empleados les resultará más fácil estar al tanto de todas las acciones requeridas, y usted podrá supervisar fácilmente su progreso de un vistazo.
Empezar un nuevo trabajo ya es bastante estresante. Lo último que quiere es que los recién contratados tengan que esperar horas o días para obtener ayuda o respuestas a sus preguntas.
No querrás que se sientan incompetentes o incapaces de hacer su trabajo porque desconocen algunas normas de la empresa. O porque simplemente no saben lo que se espera de ellos.
Las herramientas basadas en IA, como los chatbots y los asistentes virtuales, resuelven este problema, permitiendo a los nuevos empleados encontrar respuestas a sus preguntas en tiempo real.
Tanto si buscan información sobre prestaciones para empleados, días de baja por enfermedad, políticas de trabajo a distancia o cómo solucionar problemas de sus equipos, su personal accederá a estos datos las 24 horas del día.
A diferencia del personal humano, los asistentes basados en IA nunca están cansados, malhumorados o juzgan. Pueden gestionar un gran número de consultas simultáneamente sin agobiarse, volverse ineficaces o ceder ante la presión.
En lugar de sobrecargar a su equipo de personal, liberará su tiempo para centrarse en iniciativas estratégicas. Las horas que podrían haberse dedicado a responder a docenas de consultas se pueden redirigir a conectar con los empleados personalmente y asegurarse de que se integran bien en la organización.
Moreover, you can always review the interactions between the chatbot and new hires to determine the topics employees typically inquire about the most. You can then leverage this insight to improve processes or information around those topics for present and future employees.
Los chatbots de IA pueden ahorrar tiempo a todos, disminuir la carga de trabajo de RRHH, reducir la ansiedad de los nuevos empleados y mejorar la experiencia de incorporación.
➡️ Echa un vistazo a esta comparativa de siete potentes herramientas de IA para RRHH en las que puedes invertir.
Desde las cartas de nombramiento hasta los documentos de traspaso, las notificaciones legales y los formularios de nómina, hay un montón de papeleo que acompaña a cada incorporación de un nuevo empleado.
Con los métodos tradicionales de incorporación, el personal de RR.HH. tendría que crear y enviar manualmente estos documentos. Tras completarlos, los empleados tendrían que revisar cada documento, extraer los datos pertinentes e introducirlos en el sistema adecuado.
Si añadimos esta actividad tediosa y laboriosa al trabajo existente de gestión de equipos y a una docena de procesos más, tenemos una receta para los errores, la ineficacia y las redundancias.
Naturalmente, su proceso de incorporación será lento y accidentado. Las nuevas contrataciones tardarán más en alcanzar la productividad, y los directivos y profesionales de RRHH estarán más presionados que nunca.
Incluso puede sufrir consecuencias jurídicas y financieras de leves a graves debido a errores o procesos que se escapan de las manos.
La IA le ayuda a automatizar las tareas de incorporación, ahorrando tiempo, dinero y posibles complicaciones. Con la IA, puedes crear formularios digitales inteligentes para recopilar, validar y analizar los datos de los empleados en una fracción del tiempo que suele llevar.
Su software basado en IA puede buscar incoherencias y errores en los formularios o documentos enviados mediante algoritmos avanzados. Extraerá la información necesaria del contenido y la integrará en los sistemas pertinentes de la empresa, reduciendo la necesidad de introducir datos manualmente.
La IA puede transformar el proceso de incorporación para RRHH al permitirle crear y ejecutar nuevas campañas de compromiso de los empleados dirigidas a los contratados en diferentes etapas de sus viajes de incorporación.
Puede enviar encuestas de incorporación para determinar el grado de aclimatación de los nuevos empleados a su cultura organizativa y a su función. La IA puede ayudarte incluso a programar reuniones y sesiones individuales y a pedir a los respectivos responsables que se pongan al día con las caras nuevas de su equipo.
Estas comprobaciones pueden configurarse para que se produzcan en función del progreso de la incorporación o después de que se reciba cierto tipo de información, por ejemplo, comentarios que sugieran que un nuevo empleado no está contento, no está comprometido o es probable que se niegue.
Las encuestas y los controles automatizados le ofrecen una vía excelente para recabar opiniones sobre las experiencias de incorporación mientras el proceso sigue su curso. A partir de las impresiones de los empleados sobre su incorporación, puede comprender mejor sus puntos débiles, necesidades, expectativas y preferencias.
También puede identificar patrones comunes entre las experiencias de los empleados y tomar medidas inmediatas para corregir las áreas de su proceso de incorporación que necesitan mejorar.
Realizar análisis de sentimientos es otra forma de emplear la IA en la incorporación de empleados para mejorar sus procesos.
Dependiendo del tamaño de su empresa o de lo ocupados que estén sus profesionales de RR.HH., puede que no sea factible revisar manualmente todos los comentarios que reciba de los nuevos empleados.
La IA puede desplegarse para ayudar a analizar los comentarios de varias personas recién contratadas y ver qué opinan de su proceso de incorporación.
Las herramientas basadas en IA pueden evaluar los comentarios cualitativos, como las respuestas a preguntas abiertas, y los datos cuantitativos, como las puntuaciones de los promotores netos de los empleados (eNPS).
Pueden identificar los sentimientos positivos, neutros y negativos y los temas comunes entre los nuevos empleados para ayudarle a averiguar qué está funcionando. O qué aspectos de la experiencia de incorporación deben revisarse.
La información que obtenga le ayudará a diseñar estrategias impactantes para atraer, deleitar y preparar a los nuevos empleados para el éxito en esta etapa crucial de la trayectoria del empleado.
La automatización de procesos, el análisis predictivo y las capacidades de aprendizaje automático le permiten diseñar de forma proactiva planes personalizados de desarrollo de los empleados para las nuevas contrataciones.
Basándose en la descripción de las funciones de cada persona, los responsables de RRHH pueden utilizar la IA para generar planes de crecimiento personalizados.
Supervise el progreso de los empleados y determine sus necesidades de aprendizaje mediante planes de crecimiento, análisis de carencias de competencias, marcos de carrera y gestión del rendimiento impulsada por IA.
A continuación, se abordan y se fomenta el crecimiento continuo con áreas de interés recomendadas por la IA, programas de formación, recursos de aprendizaje y oportunidades de mejora de las competencias relevantes para el desarrollo profesional de cada nuevo empleado.
➡️ Si busca más ejemplos de cómo utilizar la IA para la formación de empleados, consulte estas ocho aplicaciones de la IA en el desarrollo del aprendizaje.
Content localization, creation and translation are examples of how generative AI can be applied to people operations.
This technology allows you to develop interactive content, including quizzes, assessments, videos, polls, and simulations, to instantly enhance learner engagement.
La IA puede generar preguntas estimulantes para despertar la curiosidad del alumno y medir su comprensión. Incluso puede calificar los cuestionarios y las evaluaciones y ofrecer comentarios a los alumnos en función de su rendimiento.
Esto libera a los responsables de formación y a los profesionales de I+D de pasar horas ideando preguntas inteligentes y pertinentes o revisando respuestas. Todo lo que tienen que hacer es proporcionar unas pocas indicaciones, y el motor de IA hará su magia.
Supongamos que dirige una organización global con empleados de distintos rincones del mundo. En ese caso, la IA te permite traducir rápida y eficazmente tus materiales de formación a varios idiomas.
Esto significa que no tendrá que gastar miles de dólares en costosos servicios de traducción. Y la experiencia de aprendizaje será más atractiva desde la perspectiva del empleado, porque podrá consumir el contenido en su lengua materna o preferida.
➡️ Para casos de uso similares, consulte nuestra guía para implantar la IA generativa en RRHH.
La utilización de la IA en la incorporación demuestra su compromiso con la innovación y con ofrecer experiencias positivas y fluidas que permitan prosperar a los nuevos empleados.
El software de IA de Zavvy ayuda a los responsables de recursos humanos a crear una plantilla leal, comprometida y altamente productiva:
Además, Zavvy está disponible en varios idiomas para dar soporte a equipos distribuidos por todo el mundo.
📅 ¿Listo para desbloquear los beneficios de los programas de onboarding impulsados por IA? Programe una demostración gratuita de Zavvy hoy mismo.
.png)
.png)
