Skapa förtroende i virtuella team: 17 bästa metoder som du inte bör ignorera

Förtroende är limmet som binder ihop team - och det är ett flerdimensionellt lim: uppifrån och ner, nerifrån och upp och mellan kollegor.

Utan förtroende som vibrerar i alla riktningar faller lagen sönder.

I dagens decentraliserade, postpandemiska värld arbetar fler människor än någonsin på distans. Att hantera grupper som arbetar på distans har blivit en viktig färdighet för chefer. 

Förtroende är ännu viktigare i fjärrteam än i fysiska team. 

Varför då? 

I distansgrupper saknas det vardagliga samspelet, kroppsspråket och övervakningen - den del som handlar om att se att dina anställda arbetar och inte slappar på stranden. 

Tyvärr är de anställdas förtroende inte vad det skulle kunna vara.

Nästan 4 av 10 anställda tror att deras organisation inte kommer att sätta deras intressen före vinsterna.

Vi kan bara föreställa oss hur det kan skada motivationen och produktiviteten - särskilt i grupper som arbetar på distans.

Den här artikeln ger dig verktygen för att skapa förtroende i virtuella team för att öka produktiviteten och vinsten. Och, viktigast av allt, lyckligare människor!

🖥️ Varför förtroende är viktigt i virtuella team

En hög nivå av förtroende på arbetsplatsen har många fördelar. Några av dem är:

• mindre stress; 
• mer energi;
• färre sjukdagar;
• högre produktivitet; 
• högre nivåer av tillfredsställelse; 
• medarbetare som vågar ta initiativ och ta risker.

Många av dessa egenskaper kan du naturligt utveckla i fysiska team genom vardagliga interaktioner. 

Men när man bygger upp förtroende i distansgrupper finns det en ökad risk för att de anställda känner sig isolerade och utan stöd. 

Från ledningens sida är det svårare att övervaka åtgärderna. 

Kommer en anställd för sent till ett möte för att han eller hon hade tekniska problem eller för att han eller hon slarvade? 

Det finns mindre utrymme för att kritiskt bedöma dina medarbetare.

Lägg därtill att vissa forskare tror att vi är programmerade att misstro alla utom våra nära anhöriga. Det är alltså svårare att ta sig förbi den medfödda barriären av misstro när det gäller personer som man inte träffar dagligen och kanske aldrig har träffat personligen. 

Därför är det viktigt att skapa och upprätthålla förtroende i virtuella team.

🏗️ 7 Viktiga faktorer för att bygga förtroende i distansteam

Så hur bygger vi upp förtroende i virtuella team? 

Ta del av de här 7 elementen och införliva dem för att skapa en förtroendeingivande arbetsplats.

Ansvarighet och pålitlighet

Ingen tycker om att känna sig övervakad. Men tyvärr är mikromanagement ett av de snabbaste sätten att döda förtroendet. Det visar att du inte litar på att dina anställda gör det som du och arbetsuppgifterna kräver.

Men det finns en hårfin gräns mellan att övervaka för mycket och för lite. 

Utan ansvarstagande från teamledaren kan medarbetarna känna sig vilsna, utan riktning och benägna att slack. 

Tips: Regelbunden kommunikation och kontroll av stämningen i teamet kan hjälpa dig att hitta den optimala nivån.

Konsekvens i kommunikationen

Du vill kunna förvänta dig att dina anställda kommer i tid och gör ett utmärkt jobb. 

Men om de bara träffar dig och hör av dig sällan, uppstår en bristande koppling som skadar förtroendet. 

Dina anställda kan känna sig förbisedda och känna att de inte bidrar till något meningsfullt. 

Motivationen sjunker. 

Lösningen är konsekvent kommunikation. 

Tips: Även om du inte har så mycket att säga på det dagliga eller veckovisa mötet, ta några minuter på dig för att fråga hur det går för alla i stället för att avbryta. 

Att checka in gör underverk för förtroendet i ditt distribuerade team.

Fysiskt möte (om möjligt)

Skälet till affärsresor är att det skapar förtroende att träffa någon person personligen. Det räcker med att träffas en gång för att skapa ett förtroende som fortsätter i den virtuella miljön. 

Tips: Ett sätt att skapa förtroende i distansgrupper är att organisera ett möte eller en företagsresa. 

[Bild på team Zavvy från resan onboarding ] 

Ömsesidighet 

Förtroende i virtuella team går åt båda hållen: cheferna måste känna att de kan lita på sina team, och de anställda måste känna att de kan räkna med att chefen har deras bästa intresse i åtanke, tillhandahåller nödvändig utrustning och betalar ut lönen i tid. 

Förtroende måste också ske horisontellt - varje gruppmedlem måste lita på att de andra gör sin del av arbetet, kommer i tid till viktiga möten osv. 

Tips: Gör en pulskontroll av ömsesidighetsnivån. 

Litar du på dina anställda men känner inte att de återgäldar ditt förtroende? 

👀 O bs: Som chef eller gruppledare måste du ta ledningen och visa dina anställda förtroende innan du kan förvänta dig det i gengäld. 

Öppenhet 

Öppenhet skapar förtroende. 

För att främja öppenhet bör du säkerställa frekvent kommunikation om projektresultat, affärsresultat, organisationsförändringar osv. 

Tips: Dina medarbetare kommer att uppskatta att känna att de är en del av organisationen och inte bara ett medel för att nå ett mål.

Gå på det som sägs

Det går inte att införa förtroende. Det måste blomma upp inifrån och ut.

Tänk på vilket förhållande som helst.

Du litar på en person baserat på hans eller hennes handlingar över tid, inte på vad han eller hon säger. Därför måste du upprepade gånger visa ditt team att det är säkert att lita på dem. 

Då kommer de att vara glada att återgälda tjänsten! 

Mellanmänskliga relationer 

För att återknyta till analogin ovan är en relation på arbetsplatsen som vilken annan relation som helst - den kräver investeringar för att blomstra. 

Även om man inte kan tvinga fram förtroende kan och bör man göra medvetna ansträngningar för att stärka de mellanmänskliga relationerna i en virtuell miljö. 

Vi kommer att undersöka hur det kan se ut nedan. 

🏆 5 Fördelar med att bygga förtroende i virtuella team

1. Förtroende främjar innovation 

I team på distans och på plats behöver du förtroende för att skapa och förnya saker. Om de anställda inte känner sig trygga med att tänka utanför boxen och cheferna inte litar på nya, okonventionella lösningar från teamet kommer innovationen att stanna upp. Den här utmaningen gäller särskilt för fjärrteam, eftersom team på plats har fördelen att se varandra och kunna bolla mikrobeslut med varandra - vilket leder till snabbare beslutsfattande och innovation.

2. Förtroende stärker moralen

Underskatta inte kraften hos grupper. 

För de flesta människor är det lättare att vara motiverad och göra ett bra jobb bland människor som är fokuserade och hårt arbetande. 

Förtroende kan dock delvis ersätta den ansvarighet och motivation som följer av att vara omgiven av kollegor. Att fokusera på att bygga upp förtroende i virtuella team är därför en investering i arbetsetik!

3. Förtroende är en subtil form av ansvarstagande 

När du litar på människor tenderar de att leverera. 

Det är oundvikligt att en chef måste ha större förtroende för ett distribuerat team än för ett fysiskt team. När man litar på att människor kan göra ett bra jobb trots avståndet och att ingen övervakar dem, är de vanligtvis ivriga att bevisa sin tillförlitlighet för att få belöning i form av frihet med ansvar. 

4. Förtroende ger dig energi att fokusera på relevanta uppgifter.

Det är relativt enkelt att lita på dina anställda på plats. 

Om du arbetar i samma rum (eller i ett angränsande rum) kan du hålla ett öga på att alla kommer i tid, gör sitt jobb och inte går innan workday är slut. Med tiden kommer du att ha upptäckt vilka anställda du kan lita på. 

Det är inte lika lätt för virtuella team. 

Du kan inte se vem som arbetar. Även om dina teammedlemmar är online kan de vara i färd med att baka en tårta eller städa sina hem. 

När du vet att du kan lita på dina distansanställda sparar du mycket energi som du kan använda till relevanta uppgifter i stället för att försöka ta reda på vem som arbetar och när.

5. Förtroende förbättrar personalbindningen 

Eftersom förtroende är en av de viktigaste faktorerna bakom nöjda medarbetare, kommer ett team på distans med förtroende att leda till nöjdare medarbetare. 

Och gladare medarbetare är mer benägna att stanna kvar inom organisationen, vilket leder till lägre omsättning och högre vinst. 

Fjärrteam saknar de vardagliga interaktioner som naturligt bygger upp förtroende, så att investera i att skapa förtroende kommer att ha en positiv inverkan på fjärrteamens anställningsfrekvens.

😞 5 misstag som organisationer gör när de försöker bygga förtroende virtuellt

1. Att inte fokusera på att bygga upp förtroendet från början 

Förtroende är mindre konkret än till exempel intäkter från första kvartalet. Eftersom det inte är uppenbart att mäta det kan det vara frestande att förbise det. 

Men om du inte bygger upp ett förtroende från början kan det leda till onödiga missförstånd. Men att behöva lösa missförstånd gör det svårare att skapa förtroende framåt. 

2. Att vara oförutsägbar eller motsägelsefull. 

Om du lovar att skicka mötesanteckningarna till alla via e-post, men ingenting händer, kommer förtroendet att minska. 

Om du säger till dina anställda att de inte behöver rapportera till dig en dag och sedan frågar varför de inte har rapporterat dagen därpå, skadar du förtroendet. 

Tips: Var konsekvent och låt dina anställda veta vad du förväntar dig. 

3. Att skynda på saker och ting

Rom byggdes inte på en dag - detsamma gäller för förtroendet i fjärrteam. 

Låt förtroendet utvecklas naturligt som ett resultat av upprepade, konsekventa åtgärder. Och avstå från att döma människor om de har en hälsosam misstänksamhet innan någon har visat sig vara pålitlig. 

4. Att anta att förtroende kommer att uppstå naturligt 

Även om ovanstående punkt är giltig är det viktigt att inte svänga för mycket till den andra änden av spektrumet. Förtroende är inte bara ett resultat av tid - utan av ett pålitligt beteende över tid. 

Ditt team kommer att lita på dig om du upprepade gånger bevisar att dina handlingar överensstämmer med dina ord. 

Förtroendet blir dock lidande om du skjuter upp möten och lovar saker som aldrig händer. Att bygga upp förtroende i virtuella team är en färdighet som man kan lära sig och finslipa. 

Att försumma den kommer dock inte att få den att uppstå på magisk väg.

5. Om vi antar att alla ser på förtroende på samma sätt som du gör

Alla ser på tillit på olika sätt utifrån sin uppfattning och tidigare erfarenheter. Så istället för att utgå från en standarddefinition är det viktigt att nå en samsyn. Ett sätt är att ha gruppdiskussioner om vad förtroende är, hur man bygger upp det och vad man ska göra om det saknas förtroende. 

🤝 9 beteenden som skapar förtroende i virtuella team

1. Överkommunikation

Ditt team har inte tillgång till samma information som du. Därför är det viktigt att kommunicera vad som händer inom organisationen. För att skapa förtroende i distansgrupper bör du föredra att överkommunicera i stället för att hoppa över viktiga detaljer som får människor att känna sig utelämnade. 

2. Främja tydlighet, öppenhet och sårbarhet. 

Förtroende kräver mod och sårbarhet. Och du måste gå först. Ge ett gott exempel genom att visa upp öppenhet och transparens. 

En annan sak som bidrar till att stärka förtroendet är tydlighet i rollerna: att se till att dina medarbetare är medvetna om och förstår förväntningarna på sina roller. 

3. Investera i relationer 

Investera tid i att bygga upp och stärka relationerna bortom det transaktionella. Du kan uppnå detta genom småprat och teambyggande aktiviteter - konkreta exempel finns nedan.

4. Erbjuder flexibilitet 

Visa att du litar på ditt team genom att erbjuda flexibla arbetstider och räkna med att dina medarbetare slutför jobbet och levererar i tid. 

5. Uppmuntra till kunskapsutbyte 

Kunskapsdelning är en vinst för alla: det gör det möjligt för ditt team att interagera och förbättra sina kunskaper, vilket gör att relationer kan skapas organiskt.

6. Roterande ledarskap 

Att ha en ledande ställning innebär att man tar mer ansvar - och ansvar har en positiv inverkan på förtroendet. Om det är möjligt bör du därför ha ett roterande ledarskapsschema. 

7. Icke verbala signaler

Virtuella team går miste om viktiga signaler i kroppsspråket som bidrar till att skapa förtroende på arbetsplatsen. Ett sätt att kompensera för detta är att se till att ni ser varandra så mycket som möjligt - genom att låta kameran vara på vid videosamtal. 

8. Erbjuda konstruktiv feedback 

Ärlighet stärker förtroendet. 

Det blir lättare för dina anställda att lita på dig - och på varandra - om de vet att de får ärlig och konstruktiv feedback på sitt arbete. Tyvärr kan negativ feedback utan förslag till förbättringar leda till missnöje, lägre produktivitet och förvirring. 

Dina anställda kanske inte vet hur de ska förbättra sig. 

💡 Ger dåliga prestationer från anställda dig huvudvärk?

Lär dig hur du diagnostiserar och åtgärdar det på ett effektivt sätt. Dina medarbetare och din organisation kommer att tacka dig för att du hanterar dåliga prestationer på ett proaktivt och stödjande sätt. 

9. Fastställande och delande av gemensamma mål 

Att ha gemensamma mål att arbeta mot hjälper alla att känna sig delaktiga. Och kontakt är en viktig ingrediens i förtroendet. 

Det är lättare att hålla varandra ansvariga när var och ens förväntningar är tydligt definierade. 

💡 17 bästa metoder för att bygga förtroende i virtuella team

1. Uppmuntra användningen av lämpliga samarbetsverktyg.

Samarbetsverktyg gör det lättare att få klarhet i vem som gör vad. Det sparar värdefull tid genom att ta bort onödiga diskussioner. 

Kommunikationsverktyg som Slack eller Workplace med direktmeddelanden uppmuntrar till snabb och frekvent kommunikation. De kräver därför en lägre grad av formalitet än att skriva ett e-postmeddelande. 

2. Investera i de anställdas välbefinnande 

Medarbetarnas välbefinnande är en av de viktigaste "mjuka" faktorerna bakom förtroende. När medarbetarna märker att du bryr dig om deras välbefinnande är de mer benägna att ge tillbaka sitt förtroende. 

💡 Upptäck 25 statistiska uppgifter om medarbetarnas välbefinnande som alla chefer bör känna till och fem bonustips för att främja medarbetarnas välbefinnande.

3. Främja gränserna mellan arbete och privatliv 

Att främja en sund gräns mellan arbete och privatliv visar att du bryr dig om dina anställda. De kommer att veta att du har deras bästa intresse i åtanke, vilket gör det lättare att lita på dig. 

4. Se till att alla är överens med organisationens uppdrag och vision.

Genom att få alla i teamet att vara med på uppdraget och visionen skapas en känsla av enighet och ett gemensamt syfte. 

5. Skapa regler och standardrutiner.

Regler och rutiner för operativa förfaranden ökar tydligheten. Och tydlighet är en avgörande faktor för förtroendet på distansarbetsplatser.

6. Prioritera onboarding mer än du brukar göra.

Onboarding är alltid viktigt - och ännu viktigare i fjärrstyrda team. Vi har undersökt hur förtroende är ett mångdimensionellt begrepp, och onboarding -programvara som Zavvy tar hand om den praktiska och mänskliga delen av förtroendet.

🙌 Upptäck 47 sätt att öka engagemanget hos anställda på distans.  

7. Ha en fungerande policy för arbete hemifrån

I policyn för arbete hemifrån bör arbetstider, rapportering, riktlinjer för kommunikation, teknikanvändning och etikett för virtuella möten anges. 

➡️ Skaffa Zavvys färdiga mall för riktlinjer för arbete hemifrån.

8. Lär känna varandra virtuellt 

Att känna varandra är en av hörnstenarna i förtroendet. Inrätta en särskild chattkanal för samtal som inte är arbetsrelaterade där man kan dela roliga GIF:er och ha den virtuella motsvarigheten till kaffesamtal. Planera aktiviteter för att stärka teamet på nätet.

Syftet med kafferuletter är att möjliggöra småprat och kontaktskapande under lunchrasterna. 

‍

Varje person får en partner att ha ett videosamtal med. 

Syftet är att ha en avslappnad pratstund om ämnen som inte har med arbetet att göra. Efteråt kommer det att finnas färre hinder för att lita på varandra när man samarbetar eller ber om hjälp. 

✊ Zavvy hjälper dig att automatisera tilldelningen av kafferuletter. 

Ett liknande koncept är den Zavvy-exklusiva funktionen walk and talk. Under en walk and talk matchas två kollegor och ombeds att bestämma en tid för en 45-minuterspromenad utomhus. 

Den enda regeln är att det inte får talas om jobb. Du kan föreställa dig den potentiella ökningen av förtroendet efter dessa 45 minuter. Allt medan du får in den dagliga rörelsen, vilket bidrar till att minska stressen och öka välbefinnandet. 

👯🏿 Upptäck alla våra mallar för anslutningsresor.

9. Skapa en samarbetsinriktad arbetsmiljö

En samarbetsbaserad arbetsmiljö leder till ökad insyn i vem som gör vad. Att veta detta gynnar förtroendet.

10. Gör dina avsikter kristallklara (inklusive att sätta upp tydliga mål).

Ditt budskap blir urvattnat med avståndet. Det är ungefär som att det är svårare att höra någon som talar från en annan sida av en dal än någon som står bredvid dig. 

Tydliga mål hjälper teamet att gå i samma riktning, vilket skapar kontakter och ökar förtroendet.

🎯 Vi har skapat en guide för att lära dig hur du sätter upp effektiva mål för medarbetarnas prestationer - inklusive 33 exempel på färdigheter. 

11. Håll de anställda informerade om företagets uppdateringar

Regelbundna företagsuppdateringar - om goda och mindre goda nyheter - bidrar till att bygga upp förtroendet i distansgrupper. 

Vår kund, Data Guard, använder Zavvy för att dela med sig av uppdateringar för hela företaget. Deras produktmarknadsföringsteam skickar en kort månatlig utbildningsresa med produktuppdateringar. På så sätt har alla alltid koll på förändringar - vilket är särskilt viktigt för säljteamet. 

12. Främja ansvarsskyldighet

När människor hålls ansvariga för sina uppgifter och resultat blir de mer engagerade. Precis som förtroende ökar engagemanget, främjar engagemanget förtroendet och skapar en positiv spiral.

13. Främja de anställdas utveckling

Att investera i dina anställdas utveckling hjälper till att skapa förtroende i virtuella team. Alla vill växa, utvecklas och känna att deras önskan om att lära sig mer är uppfylld.

Tips: Investera i mjukvara för att få en smidigare process för karriärutveckling som inte kräver att hjulet uppfinns på nytt för varje nyanställd! 

14. Tillhandahålla ett öppet forum för kunskapsutbyte och diskussion av idéer.

Vi har nämnt att det krävs förtroende för innovation. Om dina anställda vet att de kan lita på att de har ett sunt omdöme kommer de att ha modet att fatta djärvare beslut. Ett öppet forum där idéer och kunskap flödar fritt bidrar till att sprida entusiasm för skapande och innovation. 

15. Möjliggöra mentorskap

Mentorskap bidrar till att skapa djupa, meningsfulla relationer som främjar förtroende. Det möjliggör ett naturligt kunskapsutbyte och stimulerar innovation och kreativitet. 

💡 Lär dig mer om hybridmentorskap och vad du bör tänka på vid virtuellt mentorskap.

16. Uppfostra konstruktiv feedback

Konstruktiv feedback bidrar till att bygga upp förtroendet eftersom det är en del av öppenheten. Dina anställda kan slappna av när de vet att deras kollegor och ledare kommer att hjälpa dem att övervinna brister och peka på områden där de kan utvecklas. Detta tillvägagångssätt kommer att leda till ett tillväxttänkande snarare än en källa till växande förbittring. 

17. Anställ rätt personer

När dina anställda är motiverade att arbeta på distans och eventuellt redan har vant sig vid det, kan det vara mer naturligt att lita på dem. 

➡️ Skapa förtroende för dina virtuella team från dag 1 med Zavvy

Med Zavvy blir det enkelt att bygga förtroende inom era virtuella team. Våra olika produkter täcker och automatiserar alla aspekter som nämns i denna artikel.

Bygg upp förtroende från dag 1 med dina nyanställda genom vår populära programvara onboarding . Programvaran tar hand om alla delar av onboarding -upplevelsen så att du kan fokusera på att vara (virtuellt) närvarande med din nyanställda istället för att stressa över saker som inte fungerar. 

Vår programvara för 360 feedback hjälper dig att lyssna på dina anställdas röster och ger dig ett ramverk för feedback i flera riktningar.

Karriärutveckling är en annan avgörande faktor för förtroendet. Skapa en kultur av utveckling i dina virtuella team genom programvaran för karriärvägar.

Slutligen är vikten av kontakter något som vi har nämnt på flera ställen ovan. Så återigen, vi har allt för dig. Bygg meningsfulla relationer genom våra program för kontakter.

Upptäck hur du kan främja organisationens förtroende och stödkultur med Zavvys paket för att stärka personalen.

‍Bokaen kostnadsfri 30-minuters demo med en av våra experter.