Hur man mäter resultatförbättringar på ett effektivt sätt i 5 enkla steg

Stagnation, platå, statiskt - ord som du aldrig vill ska förknippas med ditt teams prestationer. Men ibland behöver även de bästa medarbetarna en knuff för att förbättra sina prestationer.

Men hur mäter man något så immateriellt som resultatförbättringar? Och då menar vi inte att samla in siffror för siffrornas skull. Vi menar att få handlingsinriktade insikter: Vad är det som fungerar? Vad är det som inte fungerar? Var finns det utrymme för tillväxt?

Du har data, vad händer nu? Återkoppling. Och inte vilken feedback som helst, utan den konstruktiva, framåtdrivande och prestationshöjande sorten. Den typ som tänder en eld, inte släcker den.

I den här artikeln kommer vi att vägleda dig:

• Hur man steg för steg mäter en individs eller ett teams prestationsförbättring.
• De bästa metoderna för att kvantifiera och spåra resultatförbättringar på ett effektivt sätt.
• Varför du bör ägna extra uppmärksamhet åt din process för prestationsmätning.

🪜 5 steg för att mäta resultatförbättringar på ett effektivt sätt

👀 Steg 1: Definiera utgång släget för prestationsmätning

Börja med att analysera var medarbetarens prestationsnivå ligger för närvarande.

Det ger en baslinje eller referenspunkt för att mäta förbättringar i prestationen. En baslinje hjälper dig att veta om prestationen förbättras, är konstant eller sjunker.

Använd dessa metoder för att få din baslinje:

• En inledande utvärdering: Mät den anställdes prestation. Utvärdera deras nuvarande arbete och bidrag mot organisationens förväntningar på deras roll.
• Tidigare utvärderingar: Analysera historiska uppgifter om (360°) feedback och prestationsbedömningsskalor.
• Färdighetsbedömning och tester: Utvärdera medarbetarnas nuvarande kunskaper och färdigheter inom olika aspekter av deras jobb.

I detta skede kan du också be medarbetarna att reflektera över sin egen nuvarande prestationsnivå.

Skapa en självutvärdering där de kan identifiera förbättringsområden.

Vilken roll spelar självutvärdering vid mätning av resultatförbättring?

Målet för varje organisation är att uppnå den högsta nivån av förbättring. Och en självutvärdering kan hjälpa dig att uppnå detta på två sätt.

För det första ger det en rikare bild av deras prestationer och områden som behöver förbättras. Detta beror på att medarbetarna ofta bedömer sina prestationer hårdare än sina chefer.

För det andra, när medarbetarna bedömer sina förmågor kommer de sannolikt att ta ansvar för sin prestationsförbättring.

👀 Kolla in 10+ exempel på självutvärderingsformulär och mallar som du kan använda direkt. För ytterligare anpassning, kolla in dessa självutvärderingsfrågor. 

🔢 Steg 2: Definiera viktiga resultatmått för att följa utvecklingen

Genom att definiera era nyckeltal får medarbetarna mätbara mål. Det fastställer:

• De specifika förbättringsområden som du förväntar dig av dem.
• De önskade nivåerna av förbättring.

Genom att fastställa tydliga resultatmått blir det också lättare att jämföra företagets resultat med andra organisationer och branschstandarder.

Detta kastar ljus över områden där ni bör fokusera era insatser för att förbättra prestandan och förbli konkurrenskraftiga.

Håll koll på dessa viktiga resultatmått för att följa upp resultatförbättringar.

Produktivitet

Det mäter hur effektivt medarbetarna skapar värdefulla resultat med hjälp av de resurser de använder.

Arbetskvalitet

Spårar kvaliteten på medarbetarnas produktion mot företagets standarder. Den kontrollerar de anställdas engagemang för noggrannhet och uppmärksamhet på detaljer med hjälp av mått som felprocent.

Effektivitet i arbetet

Mäter medarbetarnas effektivitet när det gäller att utföra arbetsuppgifter. Den bedömer deras förmåga att uppnå önskade resultat med de resurser och den tid de har till sitt förfogande.

Mätetal för L&D

Bedömer medarbetarens förvärv av nya färdigheter och kunskaper som är relevanta för deras roll. Det återspeglar deras engagemang för personlig och yrkesmässig utveckling, vilket påverkar deras prestationer.

Måluppfyllelse

Det mäter medarbetarnas förmåga att hantera och uppfylla sina uppsatta mål inom den givna tidsramen. 

Intäkter per anställd

Det är den genomsnittliga intäkten som är ett direkt resultat av en medarbetares insatser i sin roll under en given period.

11 Exempel på KPI:er för att mäta resultatförbättringar

Här följer några specifika prestationsmått. De hänför sig till olika roller och ansvarsområden.

Använd dem för att spåra individuella prestationsförbättringar över tid. 

1. Betyg för kundtillfredsställelse (CSAT)

Roll: Kundtjänstteam

Det är ett mått på hur nöjda kunderna är med sina kontakter med supporten.

Kundtjänstmedarbetare som förbättrar sina prestationer får nöjdare kunder.

2. Projektens slutförandegrad

Roll: Medlemmar i projektledningsgruppen och projektledare

Det är andelen projekt som framgångsrikt slutförts inom:

• De fördefinierade tidsramarna
• Projektets mål och specifikationer

Medarbetare som förbättrar sina prestationer kommer att ha högre projektgenomförande.

3. Försäljningstillväxt

Roll: Försäljningsrepresentanter

Det är den procentuella ökningen av försäljningsintäkterna jämfört med tidigare perioder.

En ökning indikerar en prestationsförbättring hos dina medarbetare på försäljningsavdelningen.

4. Konverteringsgrad för försäljning

Roll: Försäljningsrepresentanter

Mäter andelen leads som vidtar en önskad åtgärd efter att ha interagerat med ett erbjudande, en kampanj eller en säljprocess.

En förbättring av konverteringsgraden indikerar att prestandan har förbättrats.

5. Cykeltid för tillverkning

Roll: Operativa chefer

Detta är den totala tid det tar att bearbeta råvaror till färdiga varor.

Att minska den tid det tar för en produkt att ta sig igenom alla produktionssteg tyder på förbättrad prestanda.

6. Andel kvalitetsbrister

Roll: Operativa chefer

Detta är den procentandel av produktionsenheterna som är defekta av ett visst antal producerade enheter.

En minskning av andelen kvalitetsbrister visar att prestandan har förbättrats.

7. Skuld i förhållande till eget kapital

Roll: Finansanalytiker

Skuldsättningsgraden är den skuldnivå som organisationen har jämfört med dess tillgångar.

Det är finansanalytikernas jobb att hålla skuldsättningen på en minimal nivå. Så när deras resultat ökar, minskar skuldkvoten.

8. Klick- och genomslagsfrekvens (CTR)

Roll: Marknadsförare

Det mäter andelen personer som klickar på en annons, länk eller CTA av det totala antalet som ser den.

En hög klickfrekvens motsvarar en förbättring av marknadsförarens resultat.

9. Serverns drifttid  

Roll: IT-chefer

Serverupptid mäter den totala tiden som organisationens system är uppe och tillgängliga för användning inom en given period.

Om serverns drifttid förblir konstant hög tyder det på en kraftig prestandaförbättring.

10. Leverans i tid

Roll: Chefer för försörjningskedjan

Den kontrollerar hur effektiva cheferna för leveranskedjan är när det gäller att se till att kunderna får produkter i enlighet med överenskomna åtaganden.

En förbättring av punktliga leveranser indikerar att deras prestanda förbättras.

11. Pågående arbete (WIP)

Roll: Produktionschefer

Att hålla pågående arbete på en optimal nivå är ett tecken på prestationsförbättring.

Höga WIP-nivåer kan tyda på ineffektivitet i tillverkningsprocessen. Låga WIP-nivåer kan tyda på underutnyttjande av resurser.

➡️ Vi har skapat ytterligare 30+ rollbaserade prestationsmått för anställda. Använd dem för att spåra prestandaförbättringar.

🤖 Steg 3: Använd teknik för att spåra resultatförbättringar

Tekniken har förändrat hur organisationer följer upp resultatförbättringar.

Bailey Borzecki, HR Inspirations Manager på Dogfish Head Brewery, ger en korrekt beskrivning av HR-teknik. Hon jämför det med hur människor för dagböcker och journaler för att se sin utveckling: "Det ger oss möjlighet att berätta historien om medarbetaren."

Tech håller data om medarbetarnas prestationer på en central plats, vilket gör det enkelt att följa utvecklingen.

Rätt teknik för prestationshantering hjälper dig på fem sätt.

1. Resultatuppföljning i realtid

Programvara för prestationsutveckling integreras med verktyg för projektledning och kundservice.

Det ger en enda källa till realtidsdata och korrekta prestandadata för spårning av mätvärden och KPI:er.

2. Uppföljning av mål

Rätt tekniker kommer att tillhandahålla målstyrningsverktyg till:

• Definiera och följ upp KPI:erna för varje prestationsmål.
• Dela upp målet i delmål för enklare hantering.
• Bedöm framstegen mot prestationsmålen i realtid.
• Analysera visuella representationer av måluppfyllelse.

3. Spåra förbättringar i resultaten av prestationsbedömningar

Du kan se historiska data som en tillförlitlig baslinje för att spåra medarbetarnas prestationsförbättring. Detta inkluderar:

• betyg i samband med prestationsbedömningar;
• register över samtal i samband med prestationsbedömningar;
• feedback från flera bedömare.

4. Att förutse framtida resultat

AI i Performance Management-verktyg hjälper till att förutsäga framtida prestationer genom prediktiv analys.

Det ger insikter om en medarbetares potential genom att analysera deras aktuella prestationsdata.

5. Bättre anpassning av resultatförbättringen till de bredare målen

Med automatiserad resultatstyrning kan du spåra mätvärden som matchar organisationens strategiska mål.

Det säkerställer att din organisations prioriteringar är fokus för ditt humankapital. Detta underlättar långsiktig affärsframgång.

Konkurrensfördelar med performance management-verktyg jämfört med manuella processer

Manuella processer för prestationsutvärdering bygger ofta på kvantitativa data. De fångar inte upp kvalitativa data, t.ex. insikter från tidigare utvecklingssamtal.  

Performance management-verktyg ger en helhetssyn på medarbetarens prestationsförbättring.

De stöder analysen av:

• Subjektiva insikter: Hämtas från 360°-feedback och chefernas anteckningar från verktyg för enskilda möten. 
• Objektiva insikter: Hämtas från data som samlats in med hjälp av nyckeltal.

Dessutom ger system för prestationsutvärdering inte bara siffror. De hjälper dig också att förstå berättelsen bakom siffrorna.

Du kan analysera data om medarbetarnas prestationer med hjälp av verktyg som visuella instrumentpaneler, diagram och grafer för att upptäcka mönster.

➡️ Vi har skapat en lista över de bästa Performance Management-verktygen för insamling och utvärdering av medarbetarnas prestationer. Ta en titt på den.

🤝 Steg 4: Erbjud kontinuerligt stöd

Att skapa resultatförbättringsplaner med mål och sedan ignorera medarbetarna under hela året är inte rätt tillvägagångssätt.

Checka in kontinuerligt. Och skräddarsy det stöd du ger för att matcha de specifika kraven för varje individ.

Effektivt kontinuerligt stöd ser ut på följande sätt:

• Regelbundna avstämningar: Håll veckovisa enskilda samtal mellan chefer och medarbetare. Det är ett tillfälle att följa upp framsteg, undanröja hinder och ge personlig feedback.
• Regelbunden prestationscoachning: Ge medarbetarna prestationscoachning för att hjälpa dem att nå sin fulla potential. Förutom att förbättra prestationen har coachningen ytterligare fördelar, t.ex. ökad självkännedom och motståndskraft hos medarbetarna.
• Utbildningsprogram för anställda: Tillhandahålla de utbildningsresurser som krävs för att öka deras kompetens och förbättra prestationen.
• Erkännande och belöning: Erkänna stegvisa förbättringar i medarbetarnas prestationer. Det inspirerar och motiverar dem i deras strävan efter excellens.

➡️Are du undrar hur du ska göra för att ha dessa incheckningssamtal? Vi har tagit fram 17 kraftfulla mallar för personliga möten som hjälper dig på traven.

🆚 Steg 5: Var uppmärksam på tillfälliga toppar i prestanda kontra konsekventa förbättringar

Förr i tiden var en resultatförbättring en resultatförbättring. Oavsett i vilket sammanhang den inträffade.

Nu är saker och ting lite annorlunda och bättre.

Som Blakeley Hartfelder, Director på Gartner, uttrycker det:

"I framtiden kommer ledare och chefer att gå längre än att bara mäta de anställdas resultat och ta hänsyn till det sammanhang i vilket de anställdas resultat uppnås: deras personliga mål, de omständigheter under vilka de arbetar, de team de tillhör och den typ av arbete de utför."

Genom att vara uppmärksam på i vilket sammanhang en prestationsförbättring sker kan du spåra konsekventa förbättringar. Inte tillfälliga toppar.

En intern tävling, t.ex. en säljtävling, kan orsaka en tillfällig ökning.

För att undvika denna fallgrop bör du analysera resultatmönster över längre perioder.

En långsiktig analys kan avslöja konsekventa beteenden hos medarbetaren. Den kan visa om de konsekvent uppfyller eller missar prestationsförväntningarna.

Hur ofta bör du mäta resultatförbättringar?

Många organisationer utvärderar resultatförbättringar en eller två gånger om året. Men om du kan, gör det kvartalsvis.

En kvartalsutvärdering avslöjar trender i prestationen tillräckligt tidigt. Det skapar en regelbunden feedbackloop som hjälper medarbetarna att göra justeringar i tid.

🕵️‍♀️ Varför är detviktigt att mäta resultatförbättringar?

Mätning av resultatförbättring identifierar områden för riktad personalutveckling. Dessutom åstadkommer den mycket mer.

1. Det hjälper till att känna igen och belöna verkliga förbättringar

Genom att mäta prestationsförbättringar kan du koppla ditt belöningssystem till prestationen.

Ett sådant transparent belöningssystem främjar sund konkurrens mellan kollegor. Det gör det ännu lättare att förbättra prestationerna.

2. Det är ett motiverande verktyg som uppmuntrar till tillväxt

När medarbetarna vet att du följer upp deras prestationer kommer de sannolikt att anstränga sig mer. De vet att om de inte är på slack så kommer det att märkas.

Dessutom uppmuntrar kvantifieringen av deras framsteg över tid dem att sträva efter bättre prestationer.

3. Det driver organisatorisk framgång

Genom att mäta resultatförbättringar skapas en kultur av ständiga förbättringar. Det skapar ett högpresterande team.

Ett starkt team med högpresterande medarbetare gör din organisation till en dominerande kraft i branschen.

4. Det underlättar beslutsfattandet för HR och den högsta ledningen

Mätning av resultatförbättringar stöder datadrivna beslut.

HR och högre chefer kan få insikter som underlättar beslut om t.ex. lönejusteringar och successionsplanering. 

➡️ Förbättra medarbetarnas prestationer med Zavvy

Den skotske poeten Robert Burns sa:"Mössens och människornas bäst lagda planer går ofta snett".

Men med hjälp av Zavvys allt-i-ett-programvara för prestationshantering kan du säkerställa att du lyckas med att spåra prestationsförbättringar.

Ta reda på hur Zavvy kan stärka dina insatser:

• 📊 En helt anpassningsbar programvara för utvecklingssamtal låter dig samla in data från 360° feedback. Du får tillgång till kraftfull feedbackanalys för att spåra prestandaförbättringar.
• 📈 Du kan använda vår programvara för prestationsutveckling för att skapa väldefinierade utvecklingsvägar. Det hjälper anställda att förbättra sina prestationer. Dessutom finns Zavvy AI tillgängligt för att hjälpa dig att skapa detaljerade och riktade utvecklingsplaner.
• 🎯 Med vår praktiska programvara för målstyrning kan du hantera alla dina medarbetares mål. En framstegsindikator gör det enkelt att identifiera och stämma av med medarbetare som ligger efter i sina framsteg.
• 📚 Du kan förse dina anställda med lärresurser från vår plattform för lärupplevelser. Eller skapa dina egna utbildningar med hjälp av en AI-driven kursbyggare.
• 💬 En toppmodern programvara för personliga möten gör det enkelt att ge personligt löpande stöd. Du kan ordna en konsekvent serie av personliga avstämningar genom att ställa in anpassade återkommande regler.

📅 Boka en demo för att se hur dessa verktyg kan arbeta tillsammans för att göra det enklare att mäta resultatförbättringar.