Revisões semestrais: Como torná-las importantes para a sua organização e para os seus colaboradores

A sua empresa decidiu mudar de uma análise de desempenho anual para avaliações intercalares?

É um gestor ou empregador que se interroga sobre como navegar com êxito no seu novo processo de avaliação semestral?

Ou talvez precise de ajuda para preparar tudo?

Chegou ao sítio certo.

Desde dicas para uma preparação eficaz até técnicas para dar um feedback significativo, vamos começar a desmistificar este processo importante, mas por vezes assustador.

Antes disso, sabia que o volume de negócios é reduzido em 14,9% com um feedback adequado? Este é um lembrete perfeito de como a revisão a meio do ano pode ser um factor de mudança quando bem feita.

Este guia intensivo mostra-lhe como abordar da melhor forma as revisões intercalares. No final, terá uma receita para o empenho contínuo de cada uma das suas contratações.

O que é uma revisão intercalar?

Uma revisão intercalar é um processo de avaliação formal que tem lugar a meio do ano para avaliar: 

• desempenho dos trabalhadores; 
• progressos na consecução dos objectivos; 
• desenvolvimento profissional. 

A revisão intercalar tem por objectivo 

• Criar um ritual de partilha de feedback.
• Analise os dados de desempenho dos colaboradores de forma holística, permitindo que todos os envolvidos compreendam melhor o impacto dos seus esforços no sucesso global da empresa.
• Avaliar o alinhamento do colaborador com os valores, a cultura e as expectativas da organização.
• Identifique as áreas de desenvolvimento relacionadas com o comportamento, o trabalho em equipa ou a comunicação (fundamentais para a análise das lacunas de competências).
• Reconhecer as realizações dos empregados.
• Definir expectativas para o resto do ano: Estabeleça expectativas claras para o desempenho, objectivos e desenvolvimento do empregado no segundo semestre, assegurando que os empregados estão no bom caminho para atingir os seus objectivos anuais.
• Fornecer uma plataforma para que os empregados possam expressar quaisquer preocupações ou desafios que possam estar a enfrentar e trabalhar em conjunto com os seus líderes para encontrar soluções ou apoio.
• Facilitar uma comunicação aberta entre os trabalhadores e as suas chefias.

Fazendo jus ao seu nome, ocorre normalmente a meio de um ano comercial ou de um ciclo financeiro, permitindo-lhe avaliar a posição da sua organização e dar feedback às partes interessadas sobre como pode melhorar.

Ao efectuar revisões regulares a meio do ano, pode definir um plano para o sucesso que garanta uma produtividade contínua e encoraje todos os colaboradores a maximizarem o seu potencial.

Porque é que as avaliações intercalares são importantes?

"As empresas evoluem e melhoram com a nossa aprendizagem, pelo que olhar para trás é uma das chaves para o sucesso de muitas formas diferentes." Melitta Campbell, autora de bestsellers e treinadora de negócios.

As revisões intercalares permitem aos seus colaboradores reflectir sobre os seus progressos ao longo do ano e planear estrategicamente o resto dos seus objectivos. 

Também lhe permite conhecer os seus pontos fortes, fracos e sucessos, para que possa fornecer recursos e apoio. 

Também são óptimos para ver o desempenho de um determinado funcionário. 

Por exemplo, suponha que um colaborador está consigo há cinco anos. Nesse caso, teria dez avaliações para analisar se tivesse estado sempre a efectuar avaliações intermédias, o que facilitaria a tomada de decisões sobre avaliações de desempenho e promoções. 

Entre as empresas que utilizam avaliações de desempenho semestrais contam-se a Microsoft, a Dell Technologies, a Apple, a Adobe e a Intel Corporation.

Se as avaliações de desempenho se tornarem um acontecimento anual, qualquer margem de melhoria identificada terá de esperar pelo ano seguinte. 

O resultado poderá ser que os seus empregados estarão simplesmente a aprender mais lentamente, com pouco feedback para trabalhar. Além disso, poderão ter de identificar sozinhos os objectivos de desenvolvimento. 

Partilhe 14 exemplos de objectivos de desenvolvimento e formas de os atingir com os seus empregados.

De uma perspectiva organizacional, este estado traduzir-se-ia num progresso organizacional mais lento. O efeito a longo prazo seria uma empresa menos competitiva em geral, com empregados semi-motivados à frente. 

5 passos para permitir avaliações de desempenho intercalares

Passar de avaliações de desempenho anuais para um sistema semestral é uma excelente forma de acompanhar o progresso e permitir que os colaboradores definam objectivos com períodos de realização mais curtos. 

Além disso, um processo de revisão semestral também alivia algum do stress associado à iminência de uma revisão anual.

Eis alguns passos que detalhámos para maior clareza. 

1. Estabelecer critérios de desempenho 

Pense nas métricas que irá medir o desempenho e a melhoria dos funcionários. Estes servirão como indicadores de progresso. 

Assegurará uma abordagem justa que recompensa o trabalho árduo e responsabiliza os empregados pelas suas falhas.

Dica n.º 1: Consulte o nosso excelente guia de definição de objectivos para colaboradores para dar início ao seu processo de avaliação.

Dica n.º 2: Torne óbvio para os seus colaboradores que leva a sério a avaliação formal a meio do ano e que lhes dá seguimento.

2. Comunicar as expectativas de desempenho e assegurar a clareza das funções

Ao fazê-lo, define explicitamente uma norma que os membros da sua equipa conhecem. 

A clareza das funções é igualmente importante. É necessário alinhar com os seus colaboradores as responsabilidades, tarefas, objectivos e medidas críticas de sucesso de cada membro da equipa. 

Ambos asseguram que todos estão na mesma página e a avançar. Uma vez concluídas estas duas etapas, podem ser efectuadas revisões de desempenho a meio do ano para avaliar os progressos e dar feedback para melhorar eficazmente.

Dica: Leia os nossos artigos sobre os elementos vitais da medição do desempenho e a nossa lista completa de métricas de desempenho antes de definir as suas expectativas de desempenho para este ano. 

3. Definir objectivos 

Os objectivos anuais ajudam os empregados a dar prioridade aos seus esforços e a determinar quais os indicadores que devem melhorar. 

Os objectivos mais pequenos tornam isto mais exequível, dividindo-os em pequenas caixas mensuráveis que os seus empregados podem verificar à medida que avançam.  

Por exemplo, digamos que uma pequena empresa pretende aumentar as suas receitas de 1,5 milhões de dólares para 2 milhões de dólares este ano. 

Em vez de ter o objectivo de aumentar as receitas, poderia definir objectivos mais pequenos ao longo do ano, como por exemplo: 

• Melhorar o processo de vendas no primeiro trimestre. 
• Implementação de um plano de marketing para o segundo trimestre.
• Expansão para novos mercados no terceiro trimestre. 

Da mesma forma, se um funcionário tivesse o objectivo anual de aumentar a satisfação do cliente em 10%, uma estratégia potencial seria estabelecer objectivos mensais ou trimestrais mais pequenos. 

Por exemplo, o empregado pode decidir que, para atingir o seu objectivo final de 10%, terá de aumentar a satisfação do cliente em 2% todos os meses. 

4. Considere a possibilidade de utilizar ferramentas informáticas para facilitar os seus processos de desempenho

Enviar inquéritos, tornar os dados anónimos e compilar folhas de cálculo, parece tudo uma grande confusão? Pois bem, é, e ouvimo-lo repetidamente dos nossos clientes. 

As ferramentas de software permitem um acompanhamento contínuo dos progressos e dos objectivos, com pouco esforço após a sua criação.

São uma forma exaustiva de avaliar as capacidades da sua força de trabalho e de detectar falhas que lhe poderiam ter escapado ao implementar o feedback contínuo com um sistema manual.

5. Recolher dados qualitativos e não apenas quantitativos

A recolha de dados qualitativos é essencial para obter uma imagem completa das competências, realizações e potenciais áreas de melhoria do seu colaborador. Os dados qualitativos revelam a compreensão que o colaborador tem do seu trabalho e a forma como se compara com os padrões de desempenho da empresa.

Enquanto as métricas quantitativas são cruciais para conhecer as receitas geradas ou os objectivos de vendas dos clientes atingidos, os dados qualitativos avaliam as capacidades de pensamento crítico e as estratégias de resolução de problemas de um funcionário. 

Esta combinação dá uma imagem clara do desempenho do seu colaborador a vários níveis ao longo do ano, em vez da imagem ocasional de uma vez por ano que as avaliações tradicionais captam.

💡Preparação para as avaliações de desempenho intercalares: 10 dicas para gestores

As avaliações de desempenho intercalares ajudam a gerir equipas e a desenvolver relações de trabalho eficazes. As nossas dicas ajudá-lo-ão a realizar uma avaliação sem problemas.

1. Preparar com antecedência 

Analise as revisões anteriores para dar aos seus resultados actuais um contexto mais amplo. Uma análise histórica permitir-lhe-á reconhecer os êxitos e identificar facilmente as áreas a melhorar.

Poderá responder a perguntas como:

• A pessoa melhorou desde a última avaliação?
• Atingiram os objectivos que se propuseram?

2. Verificar os progressos dos trabalhadores em relação aos objectivos anuais

A análise regular do desempenho permite-lhe a si e aos seus colaboradores discutir abertamente os êxitos, os desafios ou as oportunidades que surgem ao longo do ano. 

Estas conversas também recordam aos empregados as expectativas em relação às suas funções e motivam-nos a trabalhar para as cumprirem.

3. Avaliar os pontos fortes dos trabalhadores e as áreas a melhorar (mas deixar espaço para ouvir os próprios trabalhadores)

As revisões intercalares constituem uma excelente oportunidade para avaliar os pontos fortes dos colaboradores e identificar os recursos que podem utilizar para criar valor adicional. Ao mesmo tempo, é o momento ideal para analisar as áreas em que os colaboradores precisam de mais apoio. 

Ao preparar estes importantes debates, é essencial dar a palavra aos empregados. 

Incentive-os a reflectir sobre o que correu bem no seu desempenho nos últimos seis meses e porquê. Depois, pergunte-lhe se há alguma mudança ou comportamento da sua parte que o possa ajudar a continuar a crescer e a desenvolver-se durante o resto do ano. 

4. Preparar um feedback construtivo

Uma avaliação intermédia é inútil se não fornecer aos seus empregados formas práticas de melhorar, ou seja, feedback construtivo. 

Sugestão: Recomendamos a partilha de feedback que seja avaliativo e de desenvolvimento. 

O feedback avaliativo analisa o desempenho de um empregado ou de uma equipa até ao momento. Em contrapartida, o feedback de desenvolvimento centra-se nos planos de melhoria e crescimento futuros. 

Esta combinação é útil para identificar oportunidades de melhoria, acompanhar o progresso e manter uma relação de trabalho positiva. Ao articular cuidadosamente e com respeito, estará a fornecer aos empregados as ferramentas de que necessitam para terem sucesso agora e no futuro.

5. Preparar algumas perguntas para a avaliação do desempenho e enquadrar uma conversa sobre desenvolvimento

A elaboração de perguntas específicas adaptadas aos objectivos da organização é um excelente exemplo de como estar preparado para ter uma conversa cativante e eficiente na sua avaliação intercalar.

Por exemplo, suponha que um determinado objectivo está relacionado com o aumento do desempenho das vendas. Nesse caso, pode perguntar aos empregados quais as estratégias que utilizaram na sua função que ajudaram a melhorar as taxas de conversão de leads ou a fechar mais negócios. 

Como segundo exemplo, suponha que uma equipa pretende aumentar os índices de satisfação dos clientes relativamente aos serviços prestados. Nesse caso, pergunte sobre quaisquer alterações nos processos ou fluxos de trabalho que tenham tido um impacto positivo na experiência do cliente. 

6. Criar uma ordem de trabalhos para a reunião (e partilhá-la) 

Criar uma ordem de trabalhos de reunião que discuta:

• expectativas claras de melhoria do desempenho;
• sucessos e desafios dos seis meses anteriores;
• ideias para oportunidades significativas de desenvolvimento profissional. 

Partilhe a ordem de trabalhos com antecedência para garantir que todos os intervenientes chegam à reunião preparados. 

Ao tomar estas medidas adicionais com antecedência, as revisões intercalares tornam-se uma ferramenta valiosa para o crescimento - em vez de uma mera formalidade necessária.

7. Pergunte ao seu empregado que tipo de apoio precisa de si 

O apoio adicional pode incluir uma oportunidade para discutir os seus progressos nos últimos seis meses ou clarificar quaisquer objectivos de desempenho em que possam precisar de ajuda. 

8. Discutir se é necessário rever os objectivos 

Objectivos claros e significativos podem servir de base para medir o desempenho e o progresso dos colaboradores. Por conseguinte, é essencial reavaliar os seus objectivos em intervalos periódicos para garantir que continuam a ser relevantes, desafiantes e realizáveis a curto prazo.

Dedicar algum tempo a ajustar os objectivos garante isso mesmo: 

• Os objectivos continuam a ser realistas. 
• É possível identificar quaisquer obstáculos antes de se tornarem problemas importantes e corrigir o rumo.

Dica: A revisão dos objectivos não tem de ser feita apenas como preparação para uma revisão formal.

Em vez disso, deve tornar-se um processo contínuo ao longo do ano para ajudar os seus colaboradores a concentrarem-se na obtenção de êxitos a longo prazo e na realização das tarefas do dia-a-dia.

9. (Se necessário) Criar um plano de melhoria do desempenho

Ajuda os empregados a manterem-se organizados e motivados ao longo do ano para que não haja surpresas na altura da avaliação. 

Para elaborar um plano eficaz, inclua metas ou objectivos específicos que têm de ser alcançados num determinado prazo ou antes dele. 

Identificar oportunidades de aprendizagem e de desenvolvimento pessoal que possam ajudar a garantir o sucesso. 

Os empregados devem também desenvolver métodos de acompanhamento do progresso e de medição do sucesso para se manterem no caminho certo e aprenderem com os erros - preparando-se para um desempenho óptimo durante as revisões intercalares.

10. Decidir sobre reuniões de controlo para dar seguimento à revisão 

As reuniões regulares de controlo permitem-lhe manter-se ligado à sua equipa e abrir uma via de comunicação bidireccional que permite aos empregados colocar questões, discutir o progresso e dar feedback. 

As reuniões de controlo devem ser agendadas pelo menos trimestralmente para permitir actualizações sobre os objectivos e expectativas e para reconhecer quaisquer realizações ou sucessos desde a última reunião. 

Um compromisso neste sentido garantirá que os seus empregados se sintam apoiados na consecução dos seus objectivos profissionais, tornando o processo de revisão intercalar mais suave e informativo.

Modelo de avaliação intercalar do desempenho

Com o nosso modelo de avaliação intercalar do desempenhoos seus gestores de pessoal simplificarão o processo de avaliação do desempenho e reduzirão a quantidade de trabalho manual envolvido.

Utilize todo o tempo que poupou às tarefas administrativas para se concentrar noutras tarefas estratégicas, como a criação de recursos que permitam aos seus empregados atingir os seus objectivos de desempenho.

O nosso modelo inclui o seguinte:

• acordos da avaliação de desempenho anterior;
• notas sobre o desempenho global;
• pontos fortes dos trabalhadores;
• domínios a melhorar;
• perguntas a fazer ao trabalhador durante a reunião de avaliação intercalar do desempenho;
• Olhando para o futuro: objectivos para o resto do período de revisão seguinte;
• Uma lista de acções que o trabalhador deve realizar antes do próximo período de avaliação;
• cronograma de acompanhamento.

Exemplo de avaliação de desempenho semestral

Título: Avaliação de desempenho semestral

🗓 Data: 5 de Janeiro de 2023

🧑‍💼 Nome do empregado: Julia Christensen

💼 C argo: Director de Marketing

Período de revisão: 1 de julho de 2022 - 31 de dezembro de 2022

Acordos da avaliação de desempenho anterior:

• Organize um check-in semanal com os membros da equipa: A Jane implementou reuniões semanais, que ajudaram a melhorar a comunicação e a colaboração da equipa.
• Concluir o curso de microaprendizagem sobre liderança: A Joana fez progressos nesta actividade, completando várias microaulas. Também implementou várias novas técnicas de liderança, que ajudaram a melhorar o desempenho da sua equipa.

Desempenho global

Durante o período em análise, a Jane demonstrou constantemente fortes capacidades de liderança e geriu eficazmente a equipa de marketing. 

Lançou com êxito várias campanhas, aumentando as vendas e a notoriedade da marca. 

No entanto, houve alguns casos em que a Jane teve dificuldade em cumprir prazos, o que prejudicou o fluxo de trabalho da equipa.

Pontos fortes dos empregados

• Fortes capacidades de liderança
• Gestão eficaz da equipa
• Lançamentos de campanhas bem sucedidos

Áreas a melhorar

• Cumprimento dos prazos
• Gestão do tempo

Perguntasa fazer a Júlia durante a reunião de avaliação do desempenho a meio do ano

• Quais são os seus objectivos para o resto do ano?
• Que desafios enfrentou durante o período em análise e como os ultrapassou?
• Há alguma coisa que gostaria de discutir ou partilhar comigo durante esta reunião?

Sugestão de objectivos para o próximo período de revisão (a discutir com Júlia durante a reunião)

• Melhorar a pontualidade, definindo e cumprindo um calendário semanal.
• Desenvolver um sistema de controlo e atribuição de prioridades às tarefas.
• Liderar a equipa no desenvolvimento e lançamento de três novas campanhas de marketing.

Pontos de acção propostos (a acordar com Júlia durante a reunião)

• Rever as técnicas de gestão do tempo com um colega gestor do departamento.
• Continuar o controlo semanal com os membros da equipa para acompanhar o progresso das tarefas e campanhas.
• Participar num seminário sobre gestão do tempo.
• Participar em 3 sessões de aprendizagem social com outros novos gestores, centradas no desempenho da equipa e no cumprimento dos prazos.

Cronograma de acompanhamento

• Reuniões mensais de controlo: A Júlia e o seu gestor marcarão uma reunião mensal para discutir o progresso dos objectivos, os itens de acção e quaisquer desafios ou preocupações.
• Visitas de controlo adicionais, se necessário: Júlia e o seu gestor podem agendar reuniões de controlo subsequentes para discutir o progresso de objectivos específicos ou itens de acção.

Observações finais: Perspectivas futuras

De um modo geral, Júlia deu contributos positivos para a equipa de marketing e demonstrou fortes capacidades de liderança. 

Continuará a liderar a equipa de forma eficaz e a conduzir campanhas bem sucedidas, melhorando a sua pontualidade e gestão do tempo.

10 perguntas que os gestores devem fazer numa avaliação de desempenho a meio do ano

Ao prepararem-se para estas conversas cruciais, os gestores devem considerar a possibilidade de fazer perguntas que desenvolvam os principais comportamentos, crescimento, oportunidades e objectivos. 

As áreas típicas de discussão podem incluir:

• objectivos e expectativas atingidos ou ultrapassados nos últimos seis meses;
• próximos passos necessários para atingir os objectivos a longo prazo;
• obstáculos encontrados e a forma como o trabalhador os enfrentou;
• competências necessárias que o trabalhador deve desenvolver no futuro.

Eis alguns exemplos de perguntas para as avaliações de desempenho intercalares:

• O que mais lhe agradou nas suas funções durante o período em análise?
• Quais são as áreas em que considera ter-se destacado?
• Quais são as áreas em que pode melhorar?
• Que competências gostaria de desenvolver mais? 
• Que progressos fez em relação aos seus objectivos desde a nossa última reunião? 
• Quais são os seus objectivos para o resto do ano?
• Que desafios enfrentou durante o período em análise e como os ultrapassou?
• Há alguma coisa que gostaria de discutir ou partilhar comigo durante esta reunião?
• Em que áreas precisa de ajuda? 
• Como posso apoiar-vos? 

Como deve proceder às revisões intercalares com os trabalhadores virtuais?

Ao definir as etapas da revisão intercalar para os empregados virtuais, considere abordagens assíncronas que permitam respostas ponderadas sem colocar um calendário demasiado rígido. 

A revisão intercalar é uma parte importante do processo de desenvolvimento de qualquer trabalhador. No entanto, a mudança para ambientes de trabalho essencialmente virtuais pode fazer com que a revisão intercalar se torne mais difícil. Aqui ficam algumas dicas práticas para efectuar revisões intercalares significativas em ambientes virtuais.

Atribuir tempo suficiente para a revisão 

As revisões intercalares com colaboradores virtuais requerem frequentemente mais tempo do que as revisões presenciais, especialmente se a comunicação ocorrer através de videoconferências. Por conseguinte, é essencial reservar tempo suficiente para uma conversa aprofundada. 

A atribuição de tempo suficiente permitir-lhe-á concentrar-se na revisão sem interrupções.

Prepare-se com antecedência para garantir que a revisão decorra sem problemas

Há três passos para isso:

1. Desenvolva uma lista de verificação dos itens que a revisão aborda (por exemplo, KPIs, itens de acção no plano de desenvolvimento, etc.). 
2. Comunicar as expectativas com antecedência.
3. Estabelecer um calendário para concluir a revisão.

Investir nestes esforços com antecedência pode ajudar a aliviar alguma da pressão e garantir que o processo corre bem quando o dia finalmente chega.

Incentivar a comunicação aberta

A comunicação pode ser um desafio para os empregados virtuais, que não podem simplesmente aparecer para conversar com os seus supervisores.

Dedique algum tempo a reuniões frequentes para ajudar a compreender o que se passa na vida dos seus empregados virtuais e como isso pode estar a afectar o seu desempenho profissional. 

Isto pode ajudá-lo a envolver os seus empregados virtuais, fazendo com que todos se sintam parte de uma equipa unida.

Mantenha-se calmo e conduza a conversa num ambiente aberto e positivo; dar ênfase ao progresso em vez da crítica ajuda todos a manterem-se no caminho certo. Termine com uma nota de motivação, dando ao seu pessoal objectivos tangíveis para o resto do ano. 

➡️ Promova um elevado desempenho no seu local de trabalho com Zavvy

O nosso software de avaliação de desempenho 360 permite-lhe criar processos eficientes, seguros e organizados para avaliações de desempenho que conduzem a conhecimentos significativos e ao crescimento dos colaboradores. 

Em vez de examinar cada documento, comentário e revisão separadamente, o nosso software organiza tudo numa interface sucinta e de fácil utilização, permitindo-lhe identificar rapidamente as informações relevantes para o seu fluxo de trabalho e desempenho.

Poderá traduzir estes dados num melhor planeamento estratégico e abordar quaisquer desafios dos trabalhadores com as nossas soluções de formação ou desenvolvimento. 

Marque uma demonstração agora.