Um processo de integração de colaboradores cuidadosamente elaborado é fundamental para que os novos contratados se sintam confiantes nas suas novas funções e para melhorar a retenção e o envolvimento dos colaboradores.
Mas isso já sabe. O que quer saber é como melhorar a experiência de integração dos seus empregados. Ou como criar um bom programa de integração, se ainda não tiver um.
A resposta para uma maior integração social é a realização de encontros.
Como? As reuniões de integração, presenciais ou virtuais, ajudam a reforçar a integração social e a fazer com que os novos funcionários se sintam mais à vontade no trabalho. Através destas reuniões, os novos contratados podem completar a sua documentação, ser apresentados aos colegas de trabalho e compreender o que se espera deles.
Pode conseguir muito se o fizer corretamente, e foi por isso que criámos este guia. Continue a ler para conhecer as reuniões de onboarding que o seu processo de onboarding deve incluir para envolver as suas novas contratações.
A integração dos empregados refere-se a actividades estratégicas concebidas para integrar os novos empregados na empresa e na sua cultura. Envolve dar aos novos contratados acesso a ferramentas e informações que os ajudarão a fazer o seu trabalho com confiança e de forma produtiva.
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Os profissionais de RH concordam que a integração efectiva deve demorar pelo menos três meses. Na Zavvy, acreditamos que o seu processo de integração deve ser adaptado às necessidades da sua organização e dos seus colaboradores.
Este processo deve incluir várias reuniões de integração para fazer sobressair o melhor dos seus novos contratados, que serão distribuídas pelas quatro fases principais da integração: orientação do novo funcionário, formação para a função, transição para a função e desenvolvimento contínuo.
Tendo isto em mente, vejamos as reuniões de integração que devem ter lugar para proporcionar uma excelente experiência de integração.
Momento ideal para realizar a reunião: Primeiro dia
A reunião de orientação centra-se nos novos contratados durante o seu primeiro dia ou semana no escritório. Permite-lhe gerir as expectativas e fornecer apoio geral e garantias para que se sintam confortáveis no novo ambiente.
Ofereça-lhes uma visita ao escritório e uma antevisão realista do trabalho, para evitar falhas de comunicação e travar expectativas irrealistas. Durante a reunião de orientação, dê aos empregados acesso ao hardware e ao software de que necessitam para efetuar o seu trabalho. Explique como podem utilizar o software para eliminar qualquer ansiedade ou incerteza.
Se tiver um ambiente de trabalho híbrido, defina desde logo expectativas claras para os funcionários remotos e presenciais. A coordenação entre departamentos também é importante para eliminar a confusão administrativa e garantir que os novos contratados têm o que precisam, onde precisam e tudo o mais que precisam para serem produtivos desde o 1º dia.
Momento ideal para realizar a reunião: Nos primeiros três dias
Marque uma reunião para que os novos contratados conheçam e cumprimentem os outros membros da equipa e estabeleçam contactos. Embora possa optar por uma configuração formal, recomendamos a criação de um ambiente mais informal onde as equipas possam estabelecer contactos. Organizar um almoço de equipa ou uma festa fora de horas, por exemplo, é um cenário testado e comprovado para apresentações casuais da equipa.
Certifique-se de que o resto da sua força de trabalho sabe quando os novos empregados chegam e incentive-os a planear algum tempo de qualidade. Também pode organizar jogos divertidos para criar uma impressão duradoura. Por exemplo, jogue à Caça às Fotografias, em que dará aos novos empregados fotografias dos seus colegas de trabalho, juntamente com uma lista de nomes que têm de corresponder.
Momento ideal para realizar a reunião: No início da primeira semana, seguida de reuniões semanais recorrentes
A integração é igualmente empolgante e stressante, mas um programa eficaz de amigos de integração pode eliminar a maior parte da ansiedade do novo contratado e garantir uma experiência positiva e produtiva na sua empresa.
Os "Buddies" são colegas que ajudam os novos contratados durante um período específico, fazendo com que se sintam confortáveis na nova cultura da empresa. Em alternativa, pode atribuir mentores aos seus novos contratados. Os mentores são pessoas que não são colegas ou funcionários seniores da empresa que serão responsáveis pelo desenvolvimento da carreira dos novos funcionários a curto e longo prazo.
Marque reuniões individuais com o mentor ou colega do novo funcionário para o familiarizar com a forma como a sua empresa funciona e para lhe dar feedback útil para fazer melhor o seu trabalho.
Momento ideal para realizar a reunião: No início da primeira semana, seguida de reuniões mensais ou semestrais recorrentes
Os novos empregados podem ou não ter acesso regular ao seu CEO ou à equipa executiva, dependendo da dimensão da sua empresa.
Se a sua empresa for mais pequena, organize uma sessão individual entre os novos contratados e o Diretor Executivo. Se tal não for possível devido a restrições de localização ou de tempo, é necessário realizar uma reunião que permita aos novos funcionários interagir com o CEO ou a equipa executiva. Pense: realizar uma reunião de grupo para reunir toda a gente.
Faça com que o Diretor Executivo converse com os novos contratados, definindo expectativas e motivando-os a dar o seu melhor. Isto incutirá um sentimento de confiança na sua nova força de trabalho, o que a tornará mais pró-ativa e proactiva no trabalho.
Momento ideal para realizar a reunião: No início da primeira semana, seguida de todas as reuniões intra-departamentais
Agendar pequenas reuniões interdepartamentais entre os novos contratados e os chefes de departamento e membros da equipa com os quais os novos funcionários estarão envolvidos durante o seu mandato.
Utilize esta oportunidade para partilhar actualizações e planos futuros. Incentive os novos funcionários a participar nas reuniões e a abordar quaisquer questões e preocupações que possam ter. Isto ajudará a aprofundar as relações interdepartamentais e a aumentar a colaboração, ao mesmo tempo que fará com que os novos contratados se sintam mais confortáveis no novo ambiente de trabalho.
Para além dos chefes de departamento, pode também agendar reuniões com especialistas internos no assunto (SMEs) para os pôr ao corrente e compreender melhor o seu objetivo na empresa.
Momento ideal para realizar a reunião: Segunda ou terceira semana
Muitas vezes, os funcionários têm excelentes ideias a fervilhar à superfície, mas não têm um fórum para as expressar. As reuniões de produto dão-lhes a estrutura para partilharem e colaborarem de forma mais eficaz.
Convidar novos funcionários para participar em reuniões sobre produtos mantém-nos informados e abre as linhas de comunicação entre os membros. Também lhes dá uma fonte de inspiração para pensarem mais livremente e darem novas sugestões.
Por exemplo, peça a cada novo empregado que partilhe 1-3 ideias que considere úteis e produtivas para a reunião. Esta ação não só os fará sentir mais confortáveis, como também fornecerá aos gestores ideias úteis e inovadoras.
Momento ideal para realizar a reunião: No início da primeira semana, seguida de reuniões recorrentes
Uma vez que um programa de integração e formação ajuda a familiarizar os novos funcionários com a empresa e as suas responsabilidades, a realização de reuniões de formação é um passo fundamental.
Estas reuniões podem referir-se à integração, à formação em conformidade, à formação em processos, à formação específica da função e à formação opcional que beneficiará os novos funcionários ao longo do seu mandato. Por exemplo, a formação específica da função e a formação em processos permitem-lhes adaptarem-se às suas funções individuais, enquanto a formação opcional permite aos empregados desenvolverem as competências e aptidões que mais lhes interessam.
Momento ideal para realizar a reunião: De duas em duas semanas
As reuniões de ligação permitem que os funcionários criem ligações significativas, independentemente da sua localização geográfica e posição na organização.
Por exemplo, a Zavvy oferece programas de ligação que ligam automaticamente os colegas através de Slack ou de outras ferramentas para encontros casuais, reuniões a pé e conversas significativas para melhorar o espírito de equipa, a saúde mental e a produtividade. Este tipo de reuniões de integração é particularmente útil para os trabalhadores remotos, fazendo com que se sintam menos stressados, esgotados e solitários.
Momento ideal para realizar a reunião: De três em três meses ou de seis em seis meses
A realização de uma avaliação do desempenho dos novos trabalhadores prepara a sua nova força de trabalho para o sucesso nos respectivos cargos, o que também reduz a rotatividade.
Estas reuniões são avaliações precoces para que os empregados saibam que tem interesse em ajudá-los a atingir os seus objectivos profissionais e a melhorar as suas competências. Também lhe permite detetar e corrigir deficiências de desempenho, garantindo que não se tornam um prejuízo para o seu crescimento e emprego.
Outra vantagem da realização de reuniões de feedback é o facto de se poderem verificar os progressos e o bem-estar dos trabalhadores. Também lhes dá uma plataforma para darem voz às suas sugestões e fornecerem feedback.
Utilize a seguinte ordem de trabalhos de orientação para novos contratados como modelo para uma reunião de orientação no primeiro dia.
Na mesa de registo, forneça aos empregados toda a documentação necessária e brindes, seguido de um pequeno-almoço onde os novos contratados se podem encontrar uns com os outros e com os empregados existentes para criar uma primeira impressão acolhedora.
Reúna os novos contratados para uma apresentação de integração, dando-lhes uma visão geral do que podem esperar da orientação e como utilizar as informações para executar com êxito as suas responsabilidades.
Nesta fase, fale sobre a história da organização, a missão e os valores fundamentais da empresa e aprofunde-se na cultura da empresa. Deixe os novos contratados entusiasmados por trabalharem com a sua equipa.
Divida as suas novas contratações em grupos específicos por divisão para melhor os familiarizar com os membros da sua equipa. Isto também cria um ambiente menos intimidante para conhecer os seus gestores directos.
Dê aos novos contratados uma pausa mental e ofereça-lhes um almoço com serviço de catering, preparando-os para a fase seguinte da orientação.
Peça aos membros da equipa executiva que falem com os novos empregados e lhes dêem as boas-vindas à empresa. Em alternativa, pode reproduzir um vídeo de boas-vindas da equipa executiva durante este período.
Abranja as informações mais importantes relativas à sua empresa, tais como as suas políticas e procedimentos principais. Entregue os manuais aos novos funcionários e peça-lhes que assinem um aviso de receção após a orientação.
Dê aos empregados a oportunidade de esticar as pernas, dando-lhes uma visita guiada ao escritório. Também pode utilizar este momento para fornecer mais informações sobre a cultura da empresa e o ambiente de trabalho.
Conclua a orientação dos novos contratados, abordando os principais procedimentos e pedindo aos empregados que preencham a documentação necessária. Reveja as perguntas frequentes mais comuns e responda a todas as perguntas sem resposta. Além disso, informe-os sobre o que as próximas semanas trarão em termos de integração.
Longe vão os dias em que a orientação de novas contratações incluía o registo manual de tarefas no Excel e a apresentação de diapositivos de integração obsoletos - tarefas que frequentemente conduziam a uma qualidade de integração inconsistente.
Felizmente, as coisas mudaram para melhor.
Segue-se uma breve descrição de como pode realizar a sua primeira reunião com o seu empregado para construir uma relação saudável entre o gestor e o empregado:
Informe os seus novos empregados sobre a primeira reunião de orientação, incluindo a data e a hora.
Envie um convite por correio eletrónico explicando o objetivo e partilhando a ordem de trabalhos da reunião, descrevendo o que vai ser discutido na reunião. Desta forma, os funcionários saberão o que esperar e poderão vir preparados.
Crie um documento central e partilhado que registe todas as conversas desde o Dia 1. Tome notas, partilhe agendas, atribua tarefas, registe feedback e documente decisões.
Isto permite que os novos contratados tenham acesso a informações importantes em qualquer altura e em qualquer lugar, mantendo todos na mesma página para garantir a responsabilidade e evitar falhas de comunicação. Além disso, ter um arquivo de conversas anteriores serve como ponto de referência, facilitando o acompanhamento dos problemas.
Em alternativa, pode utilizar um software de reuniões de funcionários como o Zavvy para automatizar este processo.
A sua agenda de orientação para os novos contratados deve abranger os seguintes pontos-chave
Certifique-se de que os tópicos e prioridades em que se concentra são relevantes para a sua nova força de trabalho. Defina uma agenda flexível com antecedência para não perder nada.
É necessário realizar várias reuniões pontuais e recorrentes para proporcionar uma experiência de integração harmoniosa aos seus empregados. O problema é que o agendamento destas reuniões envolve uma quantidade significativa de tempo.
Uma gestora de integração a tempo inteiro disse à equipa da Zavvy que passa 50% do seu tempo a marcar reuniões - eisto sem contar com a participação e gestão dessas reuniões. Imagine quanto tempo lhe restará para se concentrar nas partes mais importantes do seu trabalho se automatizar a marcação de reuniões.
Utilize a funcionalidade de automatização de eventos de integração da Zavvy para configurar eventos recorrentes - orientação de novos funcionários, reuniões, almoços e visitas ao escritório - que são automaticamente agendados nos calendários dos novos funcionários. Basta indicar um dia e hora preferidos, após o que a nossa plataforma verificará a disponibilidade dos seus novos empregados antes de agendar automaticamente uma reunião para si.
➡️ Obtenha uma demonstração e nós mostramos-lhe como funciona.
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