Como reintegrar com êxito os trabalhadores no ambiente pós-pandémico (e mais além)?

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Tradicionalmente, o reboarding consistia sobretudo em apresentar os empregados ao local de trabalho após o regresso de interrupções como licenças parentais, licenças sabáticas ou no caso de promoções.

No entanto, a pandemia deu-lhe um novo significado:

À medida que as restrições são levantadas, as organizações continuam a trabalhar remotamente ou pedem aos empregados que regressem ao escritório. De qualquer forma, os funcionários precisam de apoio contínuo durante o processo de transição.

E isso é feito com um plano de reintegração eficaz.  

Este artigo abordará exaustivamente o processo de reintegração - desde a criação de um sistema de reintegração até à sua implementação.

O que é o reboarding (ou re-onboarding)?

A reintegração é o processo de familiarizar os funcionários existentes com a sua organização, as suas políticas e as suas funções depois de estarem ausentes durante algum tempo - ou depois de uma grande mudança. Os colaboradores reintegrados estão mais conscientes da estrutura, cultura e processos administrativos da sua organização. 

O processo de reintegração é determinado com base no sector e na organização em causa. No entanto, o reboarding inclui três elementos consistentes: 

• Integração dos trabalhadores no local de trabalho 
• Formação em segurança
• Comunicar alterações relevantes

Pense no reboarding como uma integração direccionada dos empregados. Enquanto o reboarding se destina principalmente aos funcionários existentes, o onboarding é o primeiro passo para apresentar os novos funcionários à sua organização. É implementado para garantir que os funcionários são orientados através da política da sua empresa, compliance, cultura do local de trabalho e estabelecer ligações entre funcionários novos e existentes.

Objectivos de uma reintegração bem sucedida

• Motivar, entusiasmar - e melhorar a produtividade 
• Reforçar o sentido de community
• Realinhar os funcionários com a visão, missão, valores e cultura da organização
• Fazer com que os empregados se sintam confortáveis e seguros‍
  

Porque é que o reboarding é essencial agora?

A pandemia alterou o panorama do emprego e redefiniu a forma como os empregados trabalham e interagem com o seu trabalho e colegas. As mudanças orquestradas pela crise sanitária exigiram que as organizações redesenhassem uma nova experiência para os trabalhadores com base no "novo normal". 

Enquanto gestor de RH, cabe-lhe a si implementar planos de continuidade da actividade, modificar processos e procedimentos internos e assegurar uma transição suave para o trabalho remoto/híbrido. Isto inclui a reintegração dos seus empregados da melhor forma possível. As principais razões para reintegrar os seus empregados são:

Aumenta a produtividade

Actualizar os seus empregados imediatamente após o seu regresso permite-lhes adaptarem-se rapidamente e regressarem ao trabalho. Além disso, o facto de esclarecer a sua posição e expectativas ajuda-os a concentrarem-se e a cumprirem as tarefas que têm pela frente.

Dá apoio emocional

O Reboarding incentiva os funcionários a sentirem-se empenhados, bem-vindos e ligados à sua organização. À medida que voltamos a trabalhar no escritório, os funcionários podem sentir-se desconfortáveis ao reencontrarem os seus colegas após um longo período. Um processo de reintegração oferece um apoio emocional muito necessário aos seus funcionários novos e existentes.

Alivia a ansiedade

Os trabalhadores que regressam terão várias questões ou preocupações, tais como

• "O que acontece ao meu contrato?".
• "Há alguma nova mudança na minha função?"

Um plano de reintegração estruturado esclarece pequenos pormenores e elimina o stress dos empregados.

Uma oportunidade para reinventar

Através do reboarding, os seus empregados podem voltar a concentrar-se no trabalho que interessa. Em contrapartida, este atributo promove a positividade e a produtividade à medida que os funcionários se habituam à versão mais recente do normal.

Estabelece novas políticas

Uma vez que muitas empresas estão a reimaginar os seus modelos de trabalho, um processo de reintegração em toda a empresa é a sua oportunidade de comunicar e estabelecer as suas novas políticas de trabalho híbrido ou modelos de trabalho flexíveis.

Reintegração de novas contratações que entraram durante a pandemia

Muitas pessoas começaram um novo emprego durante a pandemia - e nunca conheceram pessoalmente os seus colegas de equipa. De facto, a transição para o trabalho remoto foi bastante turbulenta para muitas empresas e os procedimentos de integração foram prejudicados.

Com o regresso da sua empresa a formas de trabalho mais estáveis, é a sua oportunidade de devolver essa experiência aos seus colegas.

Isto é poderoso por duas razões:

Em primeiro lugar, integra-os no seu sistema e constrói community. Em segundo lugar, a reintegração dos novos contratados ajuda a alinhar os seus objectivos organizacionais com os deles.

Ligar os empregados

É provável que este seja o passo que as pessoas mais perdem.

Os grupos de pessoas que começam a trabalhar ao mesmo tempo estão normalmente ligados por um forte laço. São todos igualmente inseguros, igualmente a começar uma nova vida. A integração conjunta pode criar amizades para os anos vindouros. Isto tem obviamente um forte impacto na experiência global do candidato.

Assim: Encontrar formas de ligar informalmente as pessoas umas às outras.

Junte-os a funcionários de diferentes departamentos e origens.

Começar pelo básico

À medida que reintegra os novos contratados, estes terão questões sobre as suas funções e responsabilidades, preocupações com benefícios médicos e políticas de tempo. Por conseguinte, considere uma comunicação regular e a actualização das políticas.

Apresentar o local de trabalho aos trabalhadores

Os seus novos contratados remotos podem nunca ter estado no seu escritório. Se for esse o caso, mostre-lhes as instalações! Faça-lhes uma visita guiada aos locais que devem conhecer, aos locais de almoço e simplesmente dê um passeio. Dependendo da regulamentação local e do sector, poderá também ser necessário dar-lhes uma formação sobre segurança no trabalho.

Realizar sessões individuais de reintegração

Uma conversa de reintegração cara a cara pode ser mais eficaz entre o gestor e o empregado. O gestor pode determinar se o novo funcionário está a adaptar-se à sua função. O gestor também pode oferecer meios alternativos para ajudar o novo contratado a adaptar-se, quando necessário. Facilite essa conversa dando a ambas as partes algumas directrizes a considerar.

Foco na formação profissional

Concentre-se em tópicos que ajudarão os novos funcionários a concluir as tarefas de forma produtiva. Estes precisam de um percurso de carreira claro e de listas de controlo abrangentes para garantir que trabalham de forma eficiente. Os gestores podem também efetuar avaliações práticas para garantir que os empregados trabalham de acordo com as expectativas estabelecidas enquanto estão fora.

😷 Como reintegrar os seus funcionários no pós-pandemia?

A reintegração num ambiente pós-pandémico não se limita a pôr os empregados a par dos últimos desenvolvimentos na sua organização. Em vez disso, a abordagem adoptada pela organização deve estabelecer a sua política de trabalho e salvaguardar a saúde dos seus empregados. 

Durante a pós-pandemia, o reboarding pode aplicar-se a: 

• Reabertura dos seus escritórios 
• Empregados readmitidos após despedimentos 
• Mudança de posto de trabalho/função 

De um modo geral, a pandemia de Covid-19 alterou a forma como as organizações trabalham e encontram formas eficazes de acolher os trabalhadores de volta. Por conseguinte, a reintegração dos trabalhadores não é uma tarefa fácil. Quer esteja a trabalhar remotamente ou tenha adoptado um modelo de trabalho híbrido, é crucial comunicar as suas políticas actualizadas, formas de comunicação, estrutura do escritório (para novas contratações) e funções redefinidas.

Factores a ter em conta no embarque após a pandemia 

1. Local de trabalho físico: Enquanto empregador, deve garantir que as instalações são seguras e minimizar qualquer risco de infecção se planear retomar o trabalho físico. Antes de voltar a embarcar, providencie espaço suficiente para o distanciamento social e instalações sanitárias adequadas.

Em termos de segurança, considere factores como: 

• Estabelecer regras de contacto pessoal
• Incentivar a não partilha de artigos quando necessário
• Reorganizar a sua planta
• Eliminar as secções de recolha normalizadas
• Fechar os locais de descanso
• Criar estações de higienização das mãos
• Partilhar as regras de limpeza dos equipamentos colectivos
• Criar obrigações adequadas em matéria de máscaras faciais
• Limitar o número de empregados numa sala fechada
• Criar turnos de trabalho escalonados e
  

2. Saúde mental: O início da pandemia teve um impacto mental na maioria dos indivíduos devido ao isolamento. Uma organização que esteja a fazer o reboarding deve concentrar-se em ter um mecanismo de primeiros socorros para a saúde mental. Demonstre apoio aos seus empregados iniciando actividades de bem-estar como terapia, meditação, aulas de fitness e muito mais.  

3. Estratégia de comunicação: Uma organização deve ter um canal de comunicação aberto e oferecer o feedback necessário sempre que necessário. O sistema de comunicação deve articular claramente as novas políticas ou as alterações às existentes. Além disso, os trabalhadores devem sentir-se à vontade para expressar as suas opiniões.

Qual é o processo de reintegração dos trabalhadores após a pandemia?

1. Estabelecer um plano de regresso ao trabalho: A reintegração pós-pandemia é um desafio, considerando que os funcionários que regressam ao trabalho podem sentir-se sobrecarregados e ansiosos. Recomendamos que as organizações criem uma equipa que supervisione a concepção do plano de regresso ao trabalho. A unidade pode implementar e monitorizar o programa. Além de adoptar uma estratégia de regresso ao trabalho, o seu projecto deve limitar-se a ajudar os trabalhadores a adaptarem-se às suas funções normais. Também é necessário ter em conta a avaliação dos riscos, o distanciamento social e o plano de acção Covi-19.
   
   
2. Conceber um plano de reintegração com base na experiência. Não existe uma solução única para todos os casos, porque os planos afectam os empregados de forma diferente. Por exemplo, os novos trabalhadores necessitam de informações logísticas e de orientações adicionais para se orientarem no seu novo ambiente de trabalho físico.
   
   
3. Recursos de formação e apoio. Depois de estarem ausentes, os empregados podem precisar de uma atualização em vários aspectos das suas funções. Pode distribuir recursos relacionados com a política actualizada, informações de segurança, informações sobre saúde mental, entre outros. Por outro lado, se as funções dos empregados tiverem mudado, terão de ser actualizados sobre as principais responsabilidades da sua função. Os empregados cujas funções específicas mudam precisarão de formação adicional para os dotar das competências necessárias a um desempenho eficiente.
   
   
4. Reforce os objectivos da sua organização. Os empregados precisam de compreender que o seu trabalho para a sua organização é importante, contribuindo para atingir os objectivos gerais. Durante o processo de reintegração, comunique claramente o objectivo da organização. Informe-os e comunique-lhes os seus objectivos. Isto cria confiança entre empregador e empregado e reforça a cultura de trabalho.
   
   
5. Comunicação consistente. Quando um empregador e um empregado se envolvem regularmente, isso ajuda a traçar objectivos, reduz a ansiedade e apoia a cultura de trabalho. Um empregado pode ter uma compreensão significativa dos objectivos da organização, mas é possível que esses objectivos tenham mudado durante a sua ausência. Nesta fase, também é necessário comunicar as expectativas da organização.
   
   
6. Comunicar as suas expectativas. Os gestores devem esforçar-se por reavaliar as prioridades e discutir as expectativas com o pessoal, para além de recolherem feedback. Note que os empregados estão a aceitar a pressão adicional do confinamento.
   Ajustar as suas expectativas de entrada e saída é visto de forma muito mais favorável do que aqueles que exigiram a manutenção do status quo durante a pandemia. Ao partilhar novamente as expectativas da sua organização, é necessário reconhecer os desafios que as pessoas enfrentam e mostrar compaixão, reconhecendo que cada indivíduo está sob diferentes pressões.
   

7. Organize actividades de formação de equipas. Lembre-se que os trabalhadores não conhecem os seus colegas há muito tempo, por isso, certifique-se de que se habituam uns aos outros o mais cedo possível. Concentre-se no aspecto social do trabalho e organize actividades como testes divertidos ou reuniões da empresa para ajudar a familiarizar os trabalhadores com os seus colegas.
   

7. Determinar quem precisa de ser reintegrado. Alguns empregados podem ainda sentir-se desconfortáveis ao regressar ao escritório após a pandemia. Se levantarem objecções, ouça-as. Seria melhor fazer um inquérito aos empregados para perceber por onde começar, quem quer voltar, quem não quer e quem deve. Em particular, uma organização tem de ter em conta que alguns empregados são mais produtivos a trabalhar à distância.
   
   
8. Reforçar a sensibilização para os riscos da cibersegurança. No meio da pandemia, as ameaças à cibersegurança têm sido galopantes. Os maus actores estão a visar os empregados. Lembre aos seus empregados que devem manter-se vigilantes para evitarem ser vítimas de ataques de phishing. Uma organização pode fornecer informações sobre formação em segurança e sobre como proteger dados sensíveis. Incentive os funcionários a utilizar ferramentas como as redes privadas virtuais (VPN).
   
   
9. Medir o impacto. O reboarding é um processo contínuo. É necessário medir os resultados do seu processo de reintegração para compreender como o pode melhorar. Concentre-se em métricas como a satisfação dos empregados, o envolvimento e a avaliação da força do processo de reintegração.
   

Em geral, o reboarding manual pode ser um desafio para a maioria das organizações devido ao trabalho tedioso envolvido. Zavvy oferece várias soluções de onboarding que se concentram em objectivos definidos, eliminando o trabalho manual.  

Lista de controlo do reingresso pós-pandemia

A lista de verificação de reintegração pós-pandemia de uma organização é orientada por dois factores: antes do regresso ao trabalho e quando se retoma o trabalho. A lista de controlo deve corresponder aos seguintes aspectos:  

• Reunir recursos relevantes. Prepare um guia rápido de perguntas frequentes que aborde os factores fundamentais que afectam o local de trabalho. Pode preparar recursos valiosos para comunicar quaisquer alterações de políticas, incluindo directrizes de conduta dos trabalhadores.
  
  
• Cumprir as directrizes sanitárias. Certifique-se de que o seu escritório cumpre todas as directrizes de contenção da Covid-19. As directrizes centram-se principalmente nos pontos de vacinação, máscaras e saneamento. Assegurar que o edifício é higienizado e que os produtos de higiene estão prontamente disponíveis. Proceder a reajustamentos para ter em conta os requisitos de distanciamento social.
  
  
• Clarificar os benefícios pós-pandémicos. A pandemia alterou as perspectivas financeiras da maioria das organizações. Em alguns casos, as organizações obtiveram lucros, enquanto outras ainda estão em modo de recuperação. Independentemente da situação, os empregados estarão ansiosos por saber se a sua estrutura de benefícios e regalias sofreu alterações. Por conseguinte, prepare um guia detalhado sobre as regalias de cada empregado e partilhe-o assim que retomarem o trabalho.
  
  
• Comunicar as alterações. Antes de o trabalhador regressar ao trabalho, informe-o das alterações. Pode fazê-lo através de uma videochamada ou de um e-mail. Além disso, se a sua organização estiver a lançar novas ferramentas para os colaboradores, comunique-as com antecedência e ofereça formação relevante.
  
  
• Ajustar e comunicar os objectivos da sua organização. No regresso da pandemia, as prioridades da empresa podem ter mudado para reflectir a nova normalidade. Por conseguinte, conceba um modelo de comunicação para garantir que todos estão informados.
  
  
• Abrir linhas de comunicação. Esclareça como irá actualizar os empregados e onde se devem dirigir em caso de dúvida. Certifique-se de que a linha de comunicação seleccionada é eficaz tanto para a organização como para os empregados.
  
  
• Feedback dos empregados. Esforce-se por recolher regularmente as reacções dos trabalhadores, pois isso demonstra empatia e preocupação. Utilize o feedback para garantir que os empregados se mantêm motivados e produtivos nas suas funções.
  
  

⏯️ Como reintegrar pessoas que estiveram ausentes durante algum tempo?

Esta destina-se principalmente a pessoas que regressam de licenças de maternidade/paternidade, licenças sabáticas, licenças de doença mais longas, etc.

Quando se está fora de casa há mais de um par de meses, é provável que se tenham perdido algumas coisas.

Eis o que deve ser tido em conta:

Prepare material e recursos relevantes. Os seus empregados podem ter várias perguntas sobre o percurso da organização e as suas expectativas. Por conseguinte, pode preparar materiais valiosos, incluindo documentos de FAQ de reintegração, juntamente com a abertura de canais de comunicação para responder a quaisquer perguntas que possam ter.  

Comunicar o que mudou. Tente transmitir informações essenciais aos empregados sobre o potencial impacto da sua ausência na organização. Comunique quaisquer alterações que tenham ocorrido durante o período de pausa, incluindo novas contratações, saídas, alterações na estrutura organizacional, redução de custos e muito mais. A comunicação irá, nomeadamente, tranquilizar os empregados quanto ao facto de serem valorizados, contribuindo para a sua produtividade global.

Enviar uma mensagem de correio electrónico de pré-integração.Envie uma mensagem de correio electrónico aos trabalhadores que regressam antes de se apresentarem. O e-mail deve conter todos os pormenores para garantir que eles têm tudo o que precisam para começar.

Atenção: Estar ausente há algum tempo e aperceber-se de que as coisas também se resolveram sem si pode causar insegurança. Certifique-se de que realça os contributos anteriores dos seus novos colegas. Mostre-lhes que se preocupa. Mostre-lhes que a sua equipa está contente por eles estarem de volta.

Evitar estes erros de reintegração

1. Não reintegração das contratações internas
2. Ter um plano de reintegração a curto prazo 
3. Atraso no embarque 
4. Falta de avaliação do processo de reintegração
5. Falta de feedback 

Seguir estas boas práticas

• Disponibilizar recursos de formação
• Envolver os trabalhadores
• Observar comunicações constantes
• Foco no feedback dos funcionários
• Cumprir as directrizes de saúde do Governo
• Partilhar as metas e os objectivos da organização após a pandemia  

➡️ Re-boarding facilitado, com Zavvy

A reintegração não é uma actividade única. As organizações devem compreender que o reboarding é um processo lento que requer um planeamento e uma implementação cuidadosos. O reboarding está a emergir como uma parte crítica do percurso do colaborador, embora a maioria das organizações o ignore frequentemente. 

Se está interessado no impacto que uma solução de reboarding pode ter na sua organização, pode concentrar-se em soluções de terceiros.

Zavvy é a maneira mais fácil de promover o desempenho, a cultura e o bem-estar. Quer a sua equipa seja remota, híbrida ou no escritório, pode tratar da integração e reintegração ou criar um ambiente de trabalho híbrido único através das nossas soluções.