14 passos e boas práticas para promover uma cultura de partilha de conhecimentos e evitar silos de informação

O seu maior activo é o conhecimento, as competências e a experiência que os seus empregados trazem para a organização. Mas como é que garante que o conhecimento não está isolado e fora de alcance? 

Utilizando a abordagem correcta, incentivará as suas equipas departamentais a criar uma cultura de partilha de conhecimentos para partilhar informações e ideias inovadoras.

Descubra os passos e as estratégias que o ajudarão a si e à sua equipa de liderança a criar uma cultura de trabalho de partilha de conhecimentos e uma colaboração mais profunda entre os gestores da sua organização.

O que é uma cultura de partilha de conhecimentos?

Uma cultura de partilha de conhecimentos é aquela em que os empregados partilham livremente as suas ideias e conhecimentos .

Um exemplo típico: Suponha que a sua equipa está a mudar para um novo programa de software de gestão de tarefas. No entanto, outro departamento já efectuou a transição e já tem experiência na utilização dessa nova ferramenta para a gestão do trabalho.

Em vez de ficar sem saber como utilizar a ferramenta, pede-se a alguém que já tenha experimentado o produto que partilhe as suas ideias para otimizar a utilização e evitar erros. 

Esta abordagem é o oposto da acumulação de conhecimentos.

Outro exemplo: Suponhamos que um funcionário utiliza a base de conhecimentos para pesquisar o funcionamento do produto de um concorrente e descobre uma melhor forma de fazer algo semelhante na sua empresa. Depois, pode partilhar essa informação com outras equipas ou departamentos.

Uma cultura de partilha de conhecimentos tem três componentes principais:

• Métodos e processos que permitem a partilha de informações e dados. 
• A confiança é essencial para que as pessoas se sintam suficientemente à vontade para se abrirem sobre as suas próprias experiências e as lições aprendidas com essas experiências.
• Líderes suficientemente fortes (e dispostos) para partilhar a sua sabedoria com os outros e que não receiam perder o poder ou o controlo sobre a(s) sua(s) organização(ões).

A investigação sobre os benefícios da partilha de conhecimentos revelou que: "Hoje em dia, a partilha de conhecimentos é amplamente considerada como sendo inerentemente necessária para a saúde da maioria das empresas. A investigação mostra que a 'vontade de partilhar' está positivamente relacionada com a rentabilidade e a produtividade e negativamente relacionada com o custo do trabalho."

Assim, a partilha de conhecimentos beneficia a sua empresa e as pessoas:

• A partilha de ideias com os outros reforça o sentido de auto-estima e incentiva-nos a partilhar mais ideias.
• Os trabalhadores partilham os seus pensamentos e experiências, o que leva a encontrar melhores formas de atingir os objectivos.
• Os novos contratados cometerão menos erros , uma vez que todos partilham os seus conhecimentos e aprendizagens.
• Aprender com as melhores práticas internas conduzirá a um trabalho de maior qualidade.
• Uma cultura de partilha de conhecimentos permitirá um elevado nível de confiança entre os trabalhadores. 
• Os empregados sentir-se-ão mais ligados e empenhados na sua empresa e na sua missão.

4 Principais benefícios de uma base de conhecimentos para os funcionários

a) Ajuda a reduzir o stress e o esgotamento, reduzindo o tempo que os empregados passam a procurar respostas.

b) Ajuda a reduzir o tempo de integração de novos empregados: Quando a sua organização tem uma imagem clara dos seus activos de conhecimento, é mais fácil identificar as necessidades de acesso dos funcionários desde o primeiro dia.

Como resultado, os seus gestores e equipas de RH terão menos preocupações em reunir todas as informações de que os novos contratados necessitam antes de começarem o seu primeiro dia.

c) Ajuda as organizações a gerir a mudança. Quando os empregados estão cientes das mudanças futuras e de como estas os afectarão, é mais provável que as aceitem como parte da vida na sua organização. O resultado? Menos resistência dos empregados e maior satisfação.

d) Permite que um membro da equipa com uma ideia para melhorar o seu produto ou serviço utilize a base de dados de conhecimento para descobrir rapidamente se alguém já a implementou ou, melhor ainda, para obter um avanço no desenvolvimento da sua versão.

Richard Nolan, Director de Pessoal da Epos Nowelogia a cultura de partilha de conhecimentos e promove-a activamente em:

"Abordamos a criação de uma cultura de partilha de conhecimentos através da capacitação e da colaboração. Acreditamos que todos os funcionários devem ter acesso a recursos e ferramentas que os ajudem a a desenvolver as suas competências, a manter-se informado sobre as tendências do sector e a alcançar o sucesso na sua função".

Partilha de conhecimentos vs. gestão de conhecimentos

Na maioria das empresas, os gestores de conhecimentos dedicados são responsáveis pela criação, armazenamento e facilidade de recuperação de todos os conhecimentos relevantes da empresa. Por conseguinte, é importante que os departamentos transfiram imediatamente os conhecimentos adquiridos para os membros relevantes da sua organização.

A investigação sobre a forma como a partilha de conhecimentos influencia a gestão do conhecimento revelou que a partilha de conhecimentos cria um ambiente de gestão do conhecimento mais eficiente nas empresas.

Podemos dividir a gestão do conhecimento em quatro elementos principais:

• recolher e arquivar informações;
• organizar e armazenar informações;
• facilitar o acesso à informação, incluindo os conhecimentos tácitos;
• utilizar estes conhecimentos para melhorar a capacidade de decisão.

No entanto, a gestão do conhecimento, por si só, não permite que todos os funcionários acedam e partilhem informações.

Muitos trabalhadores sentem frequentemente que não vale a pena partilhar informações. Muitos acreditavam que o facto de não partilharem informações valiosas faria com que parecessem mais importantes para os seus empregadores. 

É aqui que uma cultura de partilha de conhecimentos acrescenta valor ao sistema de gestão de conhecimentos de longa duração. 

Vamos resumir as principais diferenças para maior clareza:

• A gestão do conhecimento é um processo organizacional que se centra na recolha, organização, armazenamento e recuperação de informações para melhorar a capacidade de tomada de decisões.
• A partilha de conhecimentos é um processo social de criação de conhecimentos em que as pessoas partilham as suas experiências para aprenderem umas com as outras (e estabelecerem relações). Cria um ambiente de trabalho colaborativo.

💸 8 maneiras de uma cultura de partilha de conhecimentos melhorar os seus resultados

1. Aumentar a inovação e a produtividade

Quando as pessoas se sentem ligadas umas às outras, é mais provável que colaborem - isto é especialmente verdade quando a sua organização tem uma cultura sólida de partilha de conhecimentos. 

Quando os funcionários podem aceder à sabedoria colectiva da sua organização, podem inovar e desenvolver novas ideias.

Tomasz Niezgoda, Director de Marketing e Co-Fundador da Surfer SEO, inova através de sessões activas de partilha de conhecimentos. Ele explica o seu processo:

"Para promover ainda mais a partilha de conhecimentos, estabelecemos uma série de iniciativas e práticas. Por exemplo, criámos uma sessão semanal de "Partilha de conhecimentos" onde todos se podem reunir para discutir os seus projectos actuais e colocar questões.

Também temos um boletim informativo interno onde os funcionários podem publicar artigos e partilhar as suas ideias. Além disso, implementámos um programa "Almoçar e Aprender", onde os funcionários se podem reunir para discutir tópicos como SEO, conteúdos e análises."

2. Melhorar a retenção dos trabalhadores 

Uma empresa melhora as taxas de retenção ao criar uma cultura empresarial de colaboração, envolvimento e apoio. 

E na era da Grande Demissão e da Grande Remodelação, a má cultura tem vindo a afastar os empregados mais do que nunca. 

Um estudo do MIT Sloan revelou que: "Uma cultura empresarial tóxica, por exemplo, é 10,4 vezes mais poderosa do que a remuneração para prever a taxa de desgaste de uma empresa em comparação com o seu sector." 

Por isso, para se manter na vanguarda, é necessário criar uma cultura empresarial positiva e colaborativa. 

Aprenda com 7 exemplos de cultura de empresa excecional.

3. Permitir o crescimento dos trabalhadores

A partilha de conhecimentos permite a aprendizagem no fluxo de trabalho. 

Os empregadores que investem no crescimento e desenvolvimento dos seus empregados com oportunidades de aprendizagem desenvolvem equipas de elevado desempenho, quer sejam equipas internas ou remotas. 

O acesso a oportunidades de crescimento cria um maior envolvimento dos trabalhadores.

Como resultado, os empregados sentem-se mais felizes, valorizados, apreciados e mais dispostos a investir energia na organização.

4. Prevenção de erros repetitivos

A capacidade de aprender com os erros dos outros e evitar repeti-los é uma vantagem de ter acesso a uma base de conhecimentos. 

Quando as pessoas partilham experiências e conhecimentos que não funcionaram com os seus colegas de equipa, evitam que outros cometam os mesmos erros. 

5. Construir uma cultura de aprendizagem

Community os membros podem partilhar e ajudar-se mutuamente através da colaboração e do feedback. Os conhecimentos dos colegas podem ser extremamente úteis para os outros no desempenho das suas funções.

6. Aumentar a satisfação e a fidelidade dos seus clientes

Customer-facing employees often rely on their knowledge of a company's products or services to answer customer questions. You can invest in a sophisticated contact management software, but that won't be enough. A knowledge base provides quick answers to customer queries, which helps them respond more efficiently.

73% de todas as pessoas apontam a experiência do cliente como um factor essencial nas decisões de compra. 

Tempos de resposta mais rápidos fazem parte de toda a experiência do cliente. Assim, se for um cliente com dificuldades em obter as informações de que necessita de 9 em cada 10 empresas, mas uma empresa se mostrar prestável e rápida a responder às suas questões, é essa que escolhe. 

Não importa se o preço é mais elevado, pois a experiência do cliente é o principal aspecto que o cliente recorda.

Suponha que o seu pessoal de atendimento ao cliente tem acesso a uma base de conhecimentos actualizada que responde a todas as perguntas prováveis de potenciais clientes e clientes. Nesse caso, poderão oferecer uma experiência positiva aos seus clientes. E, como bónus, os seus representantes de clientes também terão uma melhor experiência de trabalho para a sua empresa. Todos ficam a ganhar. 

Se um cliente ficar em espera e se perguntar se a informação está a chegar, nem sequer está a competir com as empresas que dão respostas rápidas utilizando bases de dados de conhecimento internas.

7. Melhorar o alinhamento organizacional

Quanto mais os empregados estiverem familiarizados com os produtos, serviços e estratégias da empresa, melhor poderão alinhar os seus esforços de tomada de decisão para apoiar os objectivos da empresa. 

O alinhamento é fundamental em grandes organizações que têm vários departamentos ou localizações. Também ajuda a melhorar a gestão da mudança, uma vez que minimiza a resistência dos funcionários ao documentar as mudanças em toda a empresa.

➡️ A sua empresa está prestes a passar por uma grande mudança? Consulte o nosso guia sobre como conduzir uma gestão eficaz da mudança.

8. Reduzir os custos de formação 

Muitas empresas exigem que os empregados frequentem programas de formação formal para aprenderem uma competência em pormenor. 

Dados recentes indicam que as despesas globais com a formação dos trabalhadores atingiram 370 mil milhões de dólares em 2019 e que o gasto médio por formando foi de quase 1300 dólares.

Mas os custos de formação de uma empresa não são apenas financeiros. Incluem também o tempo que os empregados passam a aprender novas competências durante um curso de formação.

Além disso, para os recém-contratados, há o custo da produtividade limitada, uma vez que se debatem com curvas de aprendizagem e trabalham para se tornarem proficientes nas suas novas funções, ferramentas e responsabilidades. 

A partilha de conhecimentos permite que os funcionários tenham acesso a informações relevantes no local de trabalho, em vez de terem de sair das suas secretárias para sessões de formação.

7 Factores que afectam a partilha de conhecimentos nas equipas

A vontade de partilhar informações e dados entre departamentos contribui para o futuro de uma empresa.

As pessoas trazem as suas personalidades e estilos de trabalho para o local de trabalho. Consequentemente, as empresas devem reagir aos obstáculos comportamentais que impedem uma cultura de partilha de conhecimentos.

Estas são as principais barreiras que impedem o processo de partilha de conhecimentos.

1. Falta de confiança

A confiança é a base de uma cultura de partilha de conhecimentos. Confiar nos seus pares, empregados, pessoal e superiores é necessário para atingir o nível seguinte numa empresa.

➡️ Descubra 17 formas de criar confiança no seu local de trabalho e estabeleça as bases para um local de trabalho de partilha de conhecimentos.

2. Barreiras culturais 

A cultura da sua empresa pode incentivar ou desencorajar a partilha de conhecimentos. Eis alguns exemplos de barreiras culturais:

• Cultura hierárquica: Nas empresas com uma cultura fortemente hierárquica, os trabalhadores de nível inferior podem ter relutância em partilhar conhecimentos com os seus superiores ou vice-versa. Esta atitude pode dever-se a uma falta de confiança, ao receio de serem julgados ou à falta de percepção do valor da partilha de conhecimentos.
• Cultura competitiva: A cultura competitiva de algumas organizações pode desencorajar a partilha de conhecimentos, uma vez que os empregados podem sentir que a partilha de informações com outros pode colocá-los em desvantagem.
• Medo de rejeição e julgamento: Numa cultura que não encoraja o feedback ou em que as pessoas receiam a rejeição e o julgamento, os empregados podem hesitar em partilhar abertamente as suas ideias ou conhecimentos. Como resultado, as pessoas podem sentir falta de motivação para oferecer ou pedir ajuda. Se as pessoas têm medo de parecer estúpidas ou de cometer erros, podem estar menos dispostas a partilhar os seus conhecimentos com os outros.

3. Acumulação de conhecimentos

Alguns líderes estão dispostos a partilhar a sua sabedoria. Mas há alguns que não estão dispostos a partilhar informação.

Alguns líderes querem manter o que sabem escondido para manter a posição de topo e colher todos os benefícios. Mas, infelizmente, esta mentalidade é um caminho para a desconfiança, a acumulação e uma mentalidade de silo.

A acumulação de conhecimentos não é conducente a uma mentalidade de crescimento que facilite uma cultura de partilha de conhecimentos a longo prazo. Muito pelo contrário - a acumulação de conhecimentos conduzirá a uma competição interna destrutiva e a disputas de poder. 

4. Falta de liderança

Os chefes de departamento e os gestores necessitam de competências de liderança para manter as actividades de partilha de conhecimentos entre as equipas.

Todo o pessoal deve compreender quais as necessidades de conhecimento existentes nos diferentes departamentos e como outros podem satisfazer essas necessidades em toda a organização.

➡️ Saiba como utilizar as competências de liderança para promover a inovação no seu local de trabalho e manter uma forte cultura de aprendizagem.

5. Falta de ferramentas para partilhar informações e dados

Sem o apoio da tecnologia ou de plataformas de partilha de conhecimentos, os empregados podem ter dificuldade em partilhar e aceder à informação de forma eficiente. 

Deve facilitar aos seus empregados a documentação e a partilha dos seus conhecimentos. No entanto, não deve culpar os empregados por não quererem fazer um esforço para documentar a sua aprendizagem.

6. Distância (geográfica) entre equipas

Quando a sua equipa trabalha virtualmente, podem surgir alguns desafios específicos:

• Barreiras à comunicação: pode ser mais difícil comunicar e colaborar eficazmente. Consequentemente, será mais difícil para os membros da equipa partilhar ideias e informações e criar confiança e relações de trabalho sólidas.
• Diferenças culturais: A distância geográfica pode exacerbar as diferenças culturais e tornar mais difícil para os membros da equipa compreenderem-se uns aos outros e colaborarem eficazmente

Eis algumas soluções para enfrentar estes desafios: 

• Incentive a realização de videoconferências e outras tecnologias para ajudar os membros da equipa a manterem-se ligados e a colaborarem eficazmente.
• Incentive os membros da equipa a estabelecer reuniões e pontos de contacto virtuais regulares.
• Fornecer formação e recursos para ajudar os membros da equipa a lidar com as diferenças culturais.
• Considere a possibilidade de rodar os membros da equipa por diferentes escritórios ou locais para promover interacções cara a cara.

7. Falta de comunicação entre os directores de departamento

A falta de comunicação entre os gestores de departamentos pode impedir a partilha de conhecimentos numa empresa, criando informação em silos, o que conduz a: 

• falta de conhecimento sobre o que os outros serviços estão a fazer;
• duplicação de esforços; 
• falta de coordenação; 
• dificuldade em coordenar esforços e alinhar estratégias;
• dificuldade em criar confiança e partilhar informações sensíveis;
• utilização ineficaz dos recursos (ou seja, perda de tempo, esforço ou recursos).

Se isto lhe soa familiar, eis como pode ultrapassar estes desafios: 

Sugestão n.º 1: Estabelecer canais de comunicação eficazes entre os gestores de departamento, tais como reuniões departamentais regulares e reuniões de equipa multifuncionais.

Dica #2: Adoptar ferramentas de colaboração e tecnologia para facilitar a comunicação entre departamentos.

Dica n.º 3: Considere a possibilidade de designar uma pessoa ou equipa dedicada para estabelecer a ligação entre os diferentes departamentos.

9 passos para criar uma cultura de partilha de conhecimentos na sua organização

Vejamos como criar uma cultura de partilha de conhecimentos na sua organização. 

Os processos ajudarão a eliminar barreiras como a acumulação de conhecimentos, em que os funcionários têm relutância em partilhar informações com outros membros da equipa e departamentos.

O objectivo: Criar uma cultura de abertura e colaboração que incentive os funcionários a partilharem os seus conhecimentos, ideias e experiências abertamente com os outros.

1. Identificar peritos da equipa para ajudar na partilha de conhecimentos  

Os peritos devidamente escolhidos podem orientar os trabalhadores sobre como e porquê partilhar conhecimentos. Este perito deve promover a partilha de conhecimentos desde o primeiro dia de trabalho de um empregado. 

Os novos contratados podem acompanhar esse perito. 

Este processo permitirá que o novo contratado conheça em primeira mão a cultura, os processos e os procedimentos da sua organização. 

Dica: Aprender com especialistas internos irá motivar os seus colaboradores a crescer.

➡️ Descubra 12 outros factores que impulsionam a motivação dos trabalhadores e formas de os aproveitar.

Ao observar a forma como os empregados mais experientes interagem com os colegas, os novos contratados verão que partilhar as suas opiniões é aceitável. 

O objectivo a longo prazo do perito é incentivar os novos funcionários a darem os seus pontos de vista, respeitando as opiniões e preocupações dos outros.

2. Partilhar conhecimentos a partir do topo

Ao partilhar ideias de cima para baixo, está a ajudar a criar uma cultura em que todos aceitam a colaboração e a partilha de conhecimentos, incluindo a gestão.

Uma das melhores formas de incentivar os outros a partilhar conhecimentos é fazê-lo você mesmo.

Os colaboradores que vêem os seus líderes a partilhar activamente os seus conhecimentos têm mais probabilidades de seguir o exemplo. Certifique-se de que os seus líderes partilham informações sobre os desenvolvimentos do sector, as melhores práticas e os estudos de caso, bem como fornecem formação e orientação ao pessoal mais jovem.

3. Implementar uma plataforma de partilha de conhecimentos baseada na nuvem

As vantagens de uma ferramenta de gestão do conhecimento são de duas ordens: 

• Reduzir a procura de formação presencial. 
• Poupe tempo, dinheiro e recursos, permitindo que os empregados aprendam no seu próprio tempo, ou seja, formação a pedido. Por exemplo, podem aprender a utilizar uma nova ferramenta. 

Um sistema de informação partilhado baseado na nuvem melhora a sua organização, organizando ficheiros como wikis, e-mails e calendários. 

O acesso directo a uma base de conhecimentos facilita o trabalho com os membros da sua equipa em projectos, independentemente da localização. Por isso, o sistema deve incluir todas as fontes internas de conhecimento relevantes - como uma base de dados, seminários ou sítios Web.

Lindsay Karny, Coach de Carreira e profissional de RH na Currículo 2023A empresa, que faz da partilha de conhecimentos uma responsabilidade diária dos funcionários:

"Uma das coisas mais importantes que fizemos foi tornar claro que a partilha de conhecimentos era da responsabilidade de todos na empresa. Certificámo-nos de que todos compreendiam que eram responsáveis por partilhar o que sabiam - e por ajudar os outros a partilhar o que sabiam - e depois responsabilizámo-los por isso."

A força de trabalho da Lindsay utiliza um wiki interno para aceder a informações actualizadas, o que reforça a sua cultura de partilha de conhecimentos:

"Temos uma wiki interna com informações sobre todos os nossos produtos, bem como uma plataforma interna de redes sociais onde os funcionários podem colocar questões ou sugestões para melhorar os nossos processos ou produtos."

4. Estabelecer uma política de porta aberta

Criar um ambiente em que as pessoas se sintam à vontade para partilhar ideias e colaborar e em que cometer erros não seja o fim do mundo.

Os funcionários devem sentir-se à vontade para pedir ajuda a qualquer pessoa da empresa. Devem sentir-se à vontade para colocar questões ou admitir ignorância sem serem penalizados.

Quando alguém pede ajuda numa reunião, deve sentir-se apoiado e compreendido. Consequentemente, a pessoa estará mais disposta a partilhar conhecimentos.

5. Elaborar uma lista de actividades de partilha de conhecimentos (incentivar as contribuições dos trabalhadores)

Incentivar os trabalhadores a reunirem-se e a trocarem ideias.

Aumente a motivação com um incentivo, como o reconhecimento ou recompensas monetárias, para os encorajar a falar sobre o que sabem e a partilhá-lo com o resto da sua equipa.

Ofereça aos colaboradores uma pequena prenda, como um cartão de oferta, no final de cada período.

6. Organizar reuniões para debater novas informações

Deve reunir-se regularmente com os chefes de departamento e as equipas de projecto para trocar informações.

Estas reuniões regulares oferecem uma oportunidade ideal para colocar questões e partilhar quaisquer novos conhecimentos adicionados às bases de dados.

Richard Nolan, Chief People Officer da Epos Now, representa um departamento de RH que adopta um sistema de comunicação através do qual os funcionários partilham ideias e incentivam a troca de ideias entre departamentos:

"Apoiamos as nossas equipas no seu desenvolvimento, mantendo um estilo de comunicação aberto em toda a empresa. Isto significa:

- organizar frequentemente reuniões departamentais onde os funcionários podem trocar ideias de forma aberta e honesta entre si;
- encorajar os membros da equipa a partilharem ideias relevantes de fontes externas com os outros;
- garantir que a informação está disponível gratuitamente através de canais digitais como Slack ou Google Docs;
- realizar formações mensais sobre tópicos-chave relacionados com o negócio;
- facilitar oportunidades de acompanhamento para que os indivíduos possam aprender as melhores práticas de diferentes departamentos dentro da organização;
-bem como proporcionar oportunidades de orientação acessíveis para os funcionários que pretendam mais orientação."

7. Escolher criteriosamente uma plataforma de partilha de conhecimentos - Conhecer as melhores características

Os sistemas de gestão do conhecimento podem ajudá-lo a melhorar a produtividade, a eficiência e a colaboração da sua organização. E existem muitas soluções baseadas em SaaS. Então, como é que se escolhe uma?

Eis três características a ter em conta na escolha de um sistema de partilha de conhecimentos.

A. É importante que os seus empregados possam aceder ao seu sistema de gestão do conhecimento a partir de qualquer lugar, ou seja, através de várias plataformas. Aceder à informação independentemente do local onde se encontra é crucial para os actuais trabalhadores do conhecimento.

B. A plataforma deve facilitar a partilha de informações através da utilização de etiquetas e de etiquetas de palavras-chave, bem como de pontos-chave e de comentários. 

C. Precisa de relatórios e dados analíticos para o ajudar a tomar decisões informadas sobre a melhoria do seu sistema de gestão do conhecimento, ou seja, estatísticas de utilização, tópicos populares, períodos de envolvimento e áreas a melhorar.

➡️ Dê uma vista de olhos aos muitos modelos de viagem de utilização gratuita daZavvy que ajudam a manter a colaboração e a produtividade.

8. Utilizar ferramentas eficazes de partilha de conhecimentos

Estão disponíveis várias ferramentas e tecnologias para facilitar a partilha de conhecimentos na sua empresa.

Por exemplo, pode utilizar redes sociais empresariais ou plataformas de colaboração para partilhar informações e documentos ou ferramentas de videoconferência para realizar reuniões virtuais e sessões de formação.

Além disso, pode considerar investir num sistema de gestão do conhecimento, que pode ajudar a centralizar e organizar a informação, tornando mais fácil para os funcionários encontrarem e utilizarem o conhecimento de que necessitam.

9. Utilizar um sistema de métricas para medir o impacto dos seus esforços 

Os relatórios de métricas mostram o progresso das funções da sua base de conhecimentos. Com as métricas, pode prever e melhorar o desempenho do seu sistema de partilha de conhecimentos ao longo do tempo.

Pode utilizar métricas como a taxa de utilização, o número de visualizações, os cliques em publicações e os utilizadores de partilha mais activos.

Uma vez que o tempo para armazenar e recuperar informação é uma parte significativa do orçamento da maioria das empresas, muitas empresas medem este tempo e as suas poupanças de custos através do seu sistema de gestão do conhecimento.

O sistema pode registar o tempo gasto em tarefas úteis e desnecessárias, o tempo gasto a encontrar a informação correcta e o tempo de formação por cada novo contratado durante a integração. 

Durante as reuniões, disponibilize estes dados e recolha também os pontos levantados sobre a qualidade da base de conhecimentos, ou seja, até que ponto a informação partilhada é útil.

5 Boas práticas para melhorar o seu processo de partilha de conhecimentos

A partilha de conhecimentos é fundamental para o sucesso da empresa. 

Enquanto algumas empresas confiam nos seus empregados para partilhar conhecimentos, outras têm processos estruturados de partilha de conhecimentos.

Estas estratégias melhorarão o seu processo de partilha de conhecimentos e facilitarão a aprendizagem de novas competências e o aumento da produtividade dos seus empregados.

1. Pedir a opinião dos empregados

Utilize um inquérito de opinião sobre o que precisam para fazer melhor o seu trabalho e, em seguida, incorpore-o no seu sistema de gestão do conhecimento.

➡️ Descubra as vantagens de um sólido inquérito de pulso aos funcionários para obter feedback e aumentar o envolvimento. Utilize o nosso modelo gratuito para dar início ao seu inquérito de pulso.

2. Incentivar e recompensar os empregados por partilharem conhecimentos regularmente (por exemplo, semanal ou mensalmente). 

Dê tempo aos empregados durante as reuniões para discutirem tópicos relevantes.

Ofereça incentivos aos empregados que utilizem eficazmente o seu sistema de conhecimento.

3. Associar os novos funcionários a um mentor e a um buddy

Como parte de um procedimento de integração de apoio, providencie para que os novos contratados acompanhem um mentor, um funcionário experiente, que possa ajudar no processo de partilha de conhecimentos. 

O mentor deve ser alguém que:

• Está disposto e é capaz de partilhar conhecimentos, ideias e experiência.
• Incentiva os novos funcionários a darem a sua opinião.

O mentor fornece ao novo contratado um recurso contínuo que pode responder às suas preocupações ao partilhar conhecimentos.

Um programa buddy irá: 

• Ajude as novas contratações a sentirem-se bem-vindas. 
• Permitir-lhes-á conhecer melhor e mais rapidamente os seus novos colegas de trabalho.
• Incentive-os a procurar e a partilhar conhecimentos úteis. 

➡️ Crie uma força de trabalho positiva e produtiva utilizando um programa de integração buddy com o nosso modelo e lista de verificação gratuitos.

4. Programar eventos sociais para os empregados 

Os eventos sociais activos podem centrar-se no reforço da confiança e da coesão da equipa. 

A confiança e a coesão da equipa são a base sólida para uma cultura de partilha de conhecimentos no local de trabalho, seja ele físico ou virtual. 

A coesão dos laços e as estratégias de trabalho são essenciais para o sucesso de uma empresa.

Quando os membros da equipa têm competências em áreas complementares, podem aproveitar os pontos fortes uns dos outros para atingir os seus objectivos, partilhando ideias e experiências.

5. Criar rituais de partilha de conhecimentos

Incentive os novos funcionários a partilharem os seus conhecimentos através da criação de rituais. Por exemplo, no final de cada dia, peça a todos os membros da sua equipa que escrevam o que aprenderam nesse dia.

As suas aprendizagens podem ser algo que experimentaram ou observaram durante uma reunião ou projecto ou uma nova ideia que ocorreu durante sessões de brainstorming com colegas. Ou qualquer outra coisa que seja relevante.

Depois de todos terem escrito os seus pensamentos e experiências do dia, partilhe-os durante uma reunião de equipa. 

Este exercício é uma excelente oportunidade para sessões de actualização com os trabalhadores e para incentivar a partilha de histórias de sucesso.

Fale sobre os erros, como os desafios não cumpridos durante a semana e porquê. Ao partilhar este assunto, os outros funcionários podem dar o seu contributo para a abordagem dos desafios e oferecer uma visão através da experiência.

Os rituais ajudam a prevenir a acumulação de conhecimentos antes que esta se instale.

Em Zavvy, a equipa de marketing realiza uma sessão de aprendizagem semanal para discutir vários tópicos, ler artigos académicos e partilhar conhecimentos e melhores práticas que podem ser úteis internamente e para os clientes. Além disso, os colegas de outras equipas juntam-se por vezes a estas reuniões para promover a partilha de conhecimentos entre departamentos. 

Assim que tiver mais do que uma pessoa na sua equipa, existe o risco de algumas delas acumularem conhecimentos. Crie uma wiki interna em Notion ou utilize ferramentas como Slack , onde as pessoas podem partilhar conhecimentos sem terem de falar cara a cara.

Lindsay Karny, Coach de Carreira e profissional de RH na Resume 2023, explica a importância de reuniões regulares para a partilha de ideias:

"Também realizamos reuniões regulares em que os funcionários podem fazer perguntas sobre qualquer tópico relacionado com o trabalho, e depois garantimos que essas perguntas são respondidas por alguém com os conhecimentos necessários para as responder."

Sobre o tema das reuniões, descubra como activámos o programa de aprendizagem de liderança daFreeletics. A sua Mesa Redonda de Gestores de Pessoas é uma actividade de aprendizagem entre pares para discutir desafios de liderança e partilhar melhores práticas.

➡️ Permitir a partilha de conhecimentos desde o primeiro dia com Zavvy

As nossas soluções são úteis para as empresas, não só para integrar novos funcionários, mas também para criar percursos de conteúdo para fins de formação e actualizações de produtos.

Com o construtor de percursos do Zavvy, pode:

• Crie guias passo-a-passo que orientem os novos contratados durante as suas primeiras semanas na empresa.
• Documentar as alterações da empresa para que todos os empregados tenham acesso aos pormenores.
• Dê formação aos empregados sobre as ferramentas e o software necessários para fazerem o seu trabalho. As ferramentas Zavvy fornecem um caminho claro para os novos empregados se familiarizarem com a cultura, os valores e os objectivos da empresa.

A equipa de marketing de produtos do nosso cliente, DataGuardutiliza o site Zavvy para enviar actualizações mensais sobre os seus produtos. Desta forma, os vendedores e outras pessoas que consultam este documento têm sempre acesso às últimas alterações.

Faça uma visita guiada à nossa plataforma e veja como Zavvy pode ajudar na partilha de conhecimentos e na integração de novas contratações. 

Prestaremos consultoria e explicaremos as utilizações de Zavvy para a sua empresa.

Experimente uma demonstração de Zavvy, e mostrar-lhe-emos como as nossas ferramentas podem ajudar a sua empresa a gerir os seus conhecimentos, processos e pessoas.