Formação de funcionários à distância com 20 boas práticas

A sua organização emprega trabalhadores à distância? Ou talvez esteja a pensar em adoptar um modelo de trabalho remoto ou híbrido no futuro?

Precisa de desenvolver competências ou melhorar o desempenho da sua força de trabalho híbrida? 

Se respondeu sim a qualquer uma destas perguntas, deve dar prioridade à formação à distância. De acordo com um estudo da Gallup sobre o estado do trabalho remoto, 60% dos trabalhadores nos EUA prefeririam um ambiente de trabalho híbrido a longo prazo.

Os locais de trabalho que permitem a aprendizagem e o desenvolvimento das suas equipas têm mais probabilidades de usufruir dos benefícios de um pessoal motivado que aprende novas competências e utiliza os seus pontos fortes.

No entanto, a formação de trabalhadores à distância apresenta sérios desafios. Como é que os ultrapassa? 

E como é que se pode começar do zero uma iniciativa de formação à distância? 

Encontrará as respostas e muito mais neste artigo. 

💪 Why is there an increasing need for remote training?

A experiência do trabalhador mudou significativamente desde 2020. Da comunicação à produtividade, o local de trabalho remoto obrigou as empresas a cultivar experiências positivas para garantir que os funcionários se esforcem ao máximo e permaneçam por mais tempo.

A formação dos funcionários é uma das vias para apoiar o seu crescimento e garantir que os benefícios estratégicos da I&D continuam a traduzir-se, mesmo quando as equipas já não partilham um espaço de trabalho físico.

A aprendizagem à distância é flexível e mais acessível do que os métodos de formação tradicionais. 

Digital learning content is available across multiple devices that suit learners' preferences and needs. Plus, the self-paced nature ensures employees have greater flexibility in learning at a time that suits them, many times in the flow of work.

Em contrapartida, os métodos de aprendizagem tradicionais (formais) exigem uma participação em sala de aula, o que é simplesmente impossível num ambiente de trabalho remoto.

Muitos programas de aprendizagem à distância optam por oferecer informação em pequenos pedaços (microaprendizagem). Este formato é facilmente digerível, compreensível e permite uma melhor retenção de conhecimentos.

Através da partilha constante de informações, as partes interessadas em I&D podem divulgar rapidamente práticas e princípios normalizados em grande escala, uma forma mais eficiente de partilhar informações do que um evento de aprendizagem convencional único.

🤯 9 Common challenges of remote employee training

Embora a adopção de métodos virtuais de formação e desenvolvimento seja necessária para o sucesso dos colaboradores, existem problemas com a formação e gestão de colaboradores remotos. Enquanto responsável pelos RH, deve encarar estes desafios como desafios que aumentam a necessidade de planear adequadamente um modelo de formação à distância.

Falta de supervisão presencial

Numa sessão de formação presencial, a presença de um facilitador ou de um formador é quase uma garantia de que os trabalhadores se concentrarão neles. 

No entanto, à distância, isto pode ser uma dificuldade. Atrás de câmaras desligadas, pode haver participantes a fazer malabarismos com várias prioridades ou a lidar com distracções.

Falta de acesso à informação

Se a aprendizagem à distância for implementada sem uma estrutura e um processo adequados, os colaboradores poderão ter dificuldade em localizar os materiais de aprendizagem ou não ter acesso aos mesmos.

Assim, uma comunicação eficaz deve estar na base dos esforços de formação à distância. Caso contrário, perderá tempo e atenção valiosos a tentar pôr as pessoas na mesma página.

Conteúdo de formação deficiente 

A simples colocação em linha de conteúdos de aprendizagem tradicionais não é a resposta, uma vez que os desafios dos trabalhadores num ambiente de trabalho remoto são diferentes. 

Dica: Adapte os seus conteúdos às necessidades emergentes e atenda aos vários estilos de aprendizagem.

Isolamento social 

É comum que os trabalhadores que trabalham à distância desenvolvam sentimentos de solidão. 

Numa sessão de formação à distância, a falta de interacção física pode aumentar ainda mais o isolamento, especialmente para os funcionários que têm dificuldade em manter-se motivados sem a sua equipa à sua volta.

Problemas de comunicação 

Uma vez que a aprendizagem à distância implica, por vezes, a ligação com colegas de diferentes partes do mundo, são comuns as diferenças culturais, linguísticas e de estilos de comunicação. 

A falta de sinais físicos, que muitas vezes assinalam preferências e limites aos outros, pode também dificultar a comunicação.

Problemas de programação 

No meio de um quotidiano muito preenchido e exigente, a aprendizagem tende a ficar para trás na lista de prioridades. 

Para as sessões em directo, encontrar um horário que funcione para todos também pode ser um desafio quando os funcionários trabalham em vários fusos horários.

Distrações

A incapacidade de manter uma concentração consistente na aprendizagem à distância é um dos maiores desafios, especialmente quando a formação é feita ao ritmo do próprio aluno. As distracções, quer sejam imprevistas ou criadas pelo próprio, podem impedir o progresso e anular o objectivo da formação.

Desafios técnicos

A conectividade sem descontinuidades é uma preocupação, especialmente quando as pessoas iniciam sessão a partir de diferentes ambientes. 

Pense em quantas reuniões virtuais já tiveram problemas de áudio, vídeo irregular ou participantes que se desligaram de forma intermitente. 

Se os formadores e os funcionários passam um tempo considerável a resolver questões técnicas, quanto tempo dedicam à aprendizagem?

Oportunidade limitada para implementar competências 

Em muitos casos, os empregados remotos podem não ter a oportunidade de experimentar os princípios e práticas ensinados. Por este motivo, os conteúdos de aprendizagem devem destacar métodos eficazes de implementação à distância.

🏆 5 Key benefits of remote training

O trabalho e a formação à distância são a norma no actual ambiente empresarial. As empresas que se concentram no crescimento dos seus empregados através da formação à distância beneficiam de algumas vantagens fundamentais.

Produtividade dos trabalhadores 

A aprendizagem e o desenvolvimento podem ter um impacto significativo na produtividade. A oferta de oportunidades para reforçar as competências dos trabalhadores através da formação cria uma cultura de maior produtividade e desempenho.

Acessibilidade 

A formação à distância pode reduzir ou mesmo eliminar os custos associados à formação presencial dos trabalhadores, que por vezes inclui deslocações dispendiosas.

Retenção de conhecimentos

Quanto mais conhecimentos os trabalhadores estiverem expostos, receberem formação e puderem praticar, maiores serão as hipóteses de os implementarem no seu trabalho.

Retenção de empregados

Continuously developing employees through training allows them to feel valued and optimistic, thereby increasing their chances of staying longer.

Continuidade de L&D em tempos de ruptura 

As organizações com melhor desempenho têm frequentemente um tema comum: uma cultura de aprendizagem estabelecida que prospera mesmo em tempos de perturbação.

Sabemos que uma cultura de aprendizagem não é algo que surge por magia de um dia para o outro. 

Então, como é que pode começar a construir uma cultura de aprendizagem no seu local de trabalho? A nossa sugestão: inspire-se nos outros. Compilámos uma lista de 16 exemplos de cultura de aprendizagem e exemplos da vida real.

🪜 Get started with remote training in 7 steps

As global HR and business leaders prioritize learning and development for their remote workers, it's critical to take a structured approach that encompasses the following best practices.

Identificar o défice de competências 

Many well-meaning companies make the mistake of developing an L&D program without assessing their teams' skills gap. With Zavvy's training needs assessment survey, you can start the learning journey with the correct information.

Escolher um modelo de entrega

Ao escolher um modelo de entrega, a melhor estratégia é optar por uma combinação de diferentes abordagens, incluindo estilos de aprendizagem síncronos, assíncronos ou combinados. 

Sugestão: Certifique-se de que utiliza uma variedade de formatos de formação e tipos de ficheiros, incluindo vídeo, folhas de trabalho, apresentações, listas de verificação e áudio.

Tirar partido da tecnologia 

Depending on your budget, you can make the most of technological options to make remote work training for employees more effective. The broad categories of options include:

• Sistemas de gestão da formação, como o Zavvy.
• Ferramentas de formação remota por vídeo, como o Zoom, o Google Meet e o Microsoft Teams.
• Learning experience platforms such as (also) Zavvy, Learnerbly, and Docebo.

Preparar os seus materiais didácticos

O objectivo dos materiais didácticos é: 

• Apoiar a aprendizagem, tornando as sessões interessantes e cativantes. 
• Servir de guia para as sessões. 
• Proporcionar vias para transmitir conhecimentos ou oportunidades para praticar competências.

Documentar toda a formação

A training document facilitates easy access to knowledge, ensuring that employees can access crucial information that empowers them to keep learning as they work.

Ministrar formação

Toda a preparação conduz, em última análise, à entrega efectiva. Assim, a execução é vital para alcançar os resultados pretendidos.

For greater effectiveness, implement the learning as a continuous process, such as on-the-job training, rather than a one-time event.

Medir a eficácia da formação

Uma iniciativa de formação bem sucedida significa que os empregados aprendem novas competências, põem-nas em prática e adoptam mudanças de comportamento.

Sugestão: É necessário medir estes resultados para poder avaliar o que funciona e quais os aspectos da formação que precisam de ser melhorados para um maior retorno do investimento.

💡 20 Best practices for training remote employees

Incorpore estas práticas recomendadas para garantir a obtenção de melhores resultados para a sua organização e para os seus colaboradores.

Planeamento da pré-formação

Não se pode subestimar a importância do planeamento de toda a viagem. Trabalhe com uma lista de verificação de planeamento que deve incluir os seguintes aspectos:

• objectivos de formação; 
• recursos necessários; 
• agendamento; 
• material didáctico;
• responsabilidade de comunicação.

Orientar os empregados

Um programa de orientação virtual antes da formação garante que todos compreendem claramente a viagem que têm pela frente. 

Além disso, a orientação oferece uma plataforma para criar entusiasmo em relação à aprendizagem, ao mesmo tempo que permite aos empregados remotos procurar esclarecimentos.

Definir expectativas e prazos realistas

Faça com que os colaboradores remotos definam objectivos concretos para a formação, com planos de acção e metas para cada fase da aprendizagem. Estes documentos podem crescer à medida que o empregado progride.

Tornar a aprendizagem remota (em parte) autónoma

Permitir que os empregados façam o curso de formação ao seu ritmo dá-lhes a liberdade de planear e integrar melhor a aprendizagem nas suas rotinas diárias.

Respeitar o tempo dos seus empregados

Para uma transferência eficaz da aprendizagem, procure comunicar a aprendizagem da forma mais clara possível. 

Se uma notificação push for a forma mais conveniente de partilhar um inquérito ou uma avaliação de conhecimentos, utilize-a. 

Sugestão: Na aprendizagem à distância, o caminho de menor resistência tem impacto.

Manter os recursos de formação num único local

Não quer que os funcionários se sintam frustrados com materiais dispersos ou falta de acesso. Além disso, ter várias ferramentas para diferentes cursos também está longe de ser o ideal. 

Um sistema de gestão da aprendizagem permite que todos os funcionários acedam ao material de formação e aos recursos relevantes a partir de uma localização central.

Desenvolver informações rápidas

Ao ministrar formação, aproveite o poder das actividades de microaprendizagem que fornecem pequenas porções de informação aos formandos. Estas actividades de tamanho reduzido podem centrar-se em práticas ou dicas específicas que ajudam a manter a aprendizagem viva no meio de horários ocupados.

Envolver os alunos

Acima de tudo, a formação à distância tem de ser cativante para reter a atenção e estimular conversas significativas.

Incluir elementos interactivos

A inclusão de aspectos interactivos, tais como perguntas e respostas em directo, jogos, vídeos e oportunidades de aprendizagem entre pares, garante que os funcionários aproveitem

Implementar a gamificação

A incorporação de elementos semelhantes a jogos, como a atribuição de pontos pelo progresso e a existência de tabelas de classificação, mantém o envolvimento elevado e oferece formas de recompensar aqueles que aprendem e aplicam.

"Experimentar... elementos de design de jogos é uma excelente forma de gamificar o seu currículo de aprendizagem e fazer evoluir o impacto dos seus programas de aprendizagem de satisfatório para espectacular." Koreen Pagano - Director de Gestão de Produtos na D2L.

Incentivar a aprendizagem social

A existência de forças de trabalho mais jovens que adoptam mais fortemente os meios de comunicação social torna crucial que as iniciativas de aprendizagem à distância incluam a aprendizagem social. De acordo com o modelo de aprendizagem 70-20-10, as relações sociais e de desenvolvimento contribuem para 20% da capacidade de aprendizagem e crescimento de um indivíduo. 

Criar cursos que priorizem os dispositivos móveis

No terceiro trimestre de 2021, os utilizadores globais passaram mais de metade do seu tempo em linha a navegar utilizando dispositivos móveis, o que se traduz em mais de três horas de envolvimento diário.

Equilibrar a formação autónoma e em grupo

A implementação de formação remota em grupo (que beneficia toda a organização) e auto-orientada garante que os seus esforços de I&D têm um enfoque pessoal e um impacto em toda a organização.

Concentrar-se nos objectivos e não no tempo passado em frente ao ecrã

Suppose positive behavior change is the desired outcome of training. In that case, having measurable aspects that define this result should guide your interaction with remote employees. It removes the focus from getting them to fulfill "seat time" requirements and shifts it to providing the support needed to attain the goal.

Propor reuniões ou controlos regulares

Informe os trabalhadores remotos de que podem contactá-los regularmente para analisar problemas, responder a perguntas ou estabelecer contactos, tanto quanto possível.

Acompanhar a produtividade e o progresso da formação

Questionários, sondagens e inquéritos são opções a considerar para acompanhar a compreensão e o progresso dos funcionários remotos. Os resultados podem constituir a base do feedback para as equipas de I&D sobre a eficácia da formação à distância.

Não negligencie a importância do pós-formação

A avaliação do programa de formação por parte dos formandos é uma das melhores formas de medir o seu sucesso. 

Sugestão: Durante as fases de planeamento, deve incorporar o feedback de sessões de formação anteriores. Isso ajudá-lo-á a perceber as necessidades e expectativas dos empregados.

Pedir feedback

Um feedback consistente é vital para atingir os objectivos do programa de formação à distância. Pode assumir várias formas, tais como inquéritos de pulso e formulários de feedback. O que é essencial é fornecer vias acessíveis para ouvir a opinião dos funcionários.

Validar os funcionários e elevar a liderança

Um aspecto essencial do seu programa é o reconhecimento dos funcionários pelo seu esforço e empenho. 

Sugestão: Obter reconhecimento pode encorajar outros a envolverem-se, além de abrir oportunidades para destacar uma boa liderança.

Adesão dos dirigentes

Conseguir que os quadros superiores aceitem e defendam a I&D dentro da empresa prepara a iniciativa de formação à distância para o sucesso.

👩‍🎓 8 Tópicos de formação para trabalhadores à distância

Criar e manter o envolvimento é crucial para a formação de funcionários remotos. 

Dica: É necessário escolher tópicos que sejam relevantes para a função do empregado. Aprender mais sobre as mais recentes tendências de SEO pode parecer interessante, mas esse conhecimento não ajudará os seus representantes de vendas a fechar mais negócios. 

A escolha dos temas é importante, uma vez que se espera que as acções de formação mudem as mentalidades.

Alguns dos tópicos podem incluir:

1. Competências digitais. Aprender sobre tecnologias novas e emergentes será sempre interessante para os trabalhadores à distância. Estas competências preparam-nos para o sucesso actual e futuro.
2. Cultura da empresa. De acordo com o Relatório de Tendências Globais de Talento de 2022 do LinkedIn, cerca de 60% dos profissionais de talento vêem os investimentos no desenvolvimento profissional dos funcionários como uma forma de melhorar a cultura da empresa.
3. Competências interpessoais. À medida que a tecnologia altera a natureza do trabalho, os trabalhadores devem aperfeiçoar as competências transversais que a inteligência artificial e a automatização não podem aplicar.
4. Clareza de funções. Muitos trabalhadores remotos estão ansiosos por demonstrar o seu valor, pelo que uma iniciativa de formação orientada para competências específicas da função pode ajudar a aumentar a confiança e a produtividade.
5. Compliance. Enquanto a formação compliance tende a ser obrigatória em muitos casos, as empresas podem utilizar a formação compliance para abrir o diálogo sobre o reforço da cultura de trabalho à distância.
6. Cibersegurança. O erro humano continua a ser uma das principais razões para muitas violações da cibersegurança, como os ataques de ransomware. Num ambiente de trabalho remoto, a eficácia do software e da tecnologia de segurança depende de os funcionários saberem como os utilizar.
7. Formação sobre produtos. Um programa de formação à distância flexível e consistente sobre os produtos da empresa garante que todos os funcionários obtêm a experiência consistente de que necessitam para vender e apoiar as vendas.
8. Managing remotely. Remote work has inherent challenges, so managers who learn how to improve the engagement and productivity of their teams can experience greater success.

Já viu os cursos de formação prontos a usar da Zavvy? Cobrimos tópicos como liderança de mudança, produtividade e resiliência. Começar, designar funcionários e envolvê-los nas principais plataformas de comunicação da sua empresa é super fácil. 

➡️ Faça da formação uma parte essencial da sua cultura com a Zavvy

É possível que já conheça as necessidades de formação da sua força de trabalho. Poderá ter alguns materiais de formação que funcionaram no passado. Pode até ter alguns recursos excelentes dentro dos funcionários. Mas coordenar tudo pode ser uma dor de cabeça.

Mas e se houvesse uma forma de executar cursos de formação em piloto automático e, ao mesmo tempo, garantir a eficácia e o envolvimento?

• Eliminar as atribuições manuais? ✅ 
• Lembretes contínuos e constantes? ✅
• Livrar-se de formatos de formação desactualizados? ✅
• Acompanhamento do progresso sem falhas? ✅
• Over 10.000 learning resources in one place? ✅
• Training budget tracking? ✅

Utilize o Zavvy para formar e desenvolver funcionários remotos. 

O nosso sistema de gestão da aprendizagem tem as características necessárias para executar programas de formação cativantes que satisfazem as necessidades de I&D da sua equipa.

❓FAQs 

Porque é que a formação dos trabalhadores à distância é essencial para a eficiência do trabalho?

O facto de gastar recursos na formação dos colaboradores transmite a ideia de que estes são valorizados e que o seu desenvolvimento é fundamental para o sucesso da empresa. Uma abordagem de formação bem estruturada é um investimento que pode trazer grandes recompensas para uma organização.

A formação virtual é diferente da formação à distância?

Sim e não. A essência da formação à distância é a distância física entre o formando e o formador. Em contrapartida, a formação virtual pode ser realizada com ambas as partes no mesmo local. No entanto, a formação virtual também se realiza à distância. 

Ambos os modos tiram o maior partido possível da tecnologia.

Como escolher o melhor software de formação à distância?

A decisão sobre a melhor ferramenta para apoiar a formação remota depende do seu caso de utilização. Eis alguns factores que deve considerar:

• o público-alvo, 
• orçamento de formação, 
• Capacidades informáticas, 
• facilidade de utilização,
• tipo de conteúdo.

Quais são os melhores tópicos de formação para trabalhadores à distância?

The first step of your L&D initiatives should be determining the training courses to deliver. You can do that via a training needs assessment survey.

Por exemplo, se a sua empresa necessita de melhores competências transversais, existem vários tópicos a considerar. Comunicação, liderança e gestão do tempo são apenas alguns dos tópicos a que pode dar prioridade. 

Por outro lado, os tópicos específicos, como a cibersegurança, compliance, e o conhecimento dos produtos ajudam a aumentar as competências em aspectos específicos.

Porque é que os métodos de formação tradicionais não funcionam para os trabalhadores à distância?

A própria natureza do trabalho à distância implica que os trabalhadores tenham de ser envolvidos de forma diferente, o que exclui os métodos de formação tradicionais. 

A adaptação aos métodos de formação virtual favorece a aprendizagem contínua e a mudança de comportamento.