O guia essencial da formação virtual em 2024

Com cada vez mais organizações a regressarem ao trabalho presencial este ano, pode pensar-se que a formação virtual está em declínio. 

Não é assim. 

A formação presencial está a aumentar em 2024, mas a formação virtual também, reflectindo a força de trabalho híbrida, agora permanente.

À medida que a sua equipa de aprendizagem e desenvolvimento (L&D) se adapta a esta nova forma de trabalhar, é altura de fazer um balanço da sua abordagem de formação virtual. 

Muitas organizações não tiveram tempo para planear adequadamente a rápida mudança para o trabalho remoto na sequência da COVID-19. Mas agora está na altura de incorporar definitivamente as tácticas de formação à distância na sua estratégia de crescimento dos colaboradores. 

Este guia irá guiá-lo através dos prós e contras da formação virtual, tais como os seus principais desafios e as melhores práticas e ferramentas que pode utilizar para implementar uma formação virtual de excelência na sua empresa. 

🏋🏼 O que é a formação virtual?

A formação virtual refere-se a qualquer oportunidade de aprendizagem empresarial que ocorra em linha. Por vezes designado por formação à distância, o termo pode referir-se a uma série de formas de ajudar os empregados a desenvolverem as suas aptidões e competências. 

Eis alguns exemplos de formação virtual: 

• Um webinar em directo, conduzido por um instrutor, ou uma apresentação no Zoom
• Um curso em linha de ritmo próprio 
• Uma série de vídeos ou outros recursos disponíveis para os funcionários
  

À medida que os empregadores se adaptam a uma nova forma de trabalho híbrida, a formação virtual é mais importante do que nunca. Com uma plataforma de formação virtual como Zavvy, pode criar novas formas de formar todos os funcionários, independentemente da organização do seu escritório. 

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Em que é que a formação à distância é diferente da formação presencial? 

Para além do óbvio - a formação presencial realiza-se cara a cara, enquanto a formação virtual não - existem alguns prós e contras diferentes para cada estilo de formação. 

Muitos profissionais de I&D elogiam a formação presencial por ser um formato mais interactivo. Os colaboradores podem colocar questões e receber feedback imediato. Têm também a oportunidade de partilhar conhecimentos de forma informal. 

Mas a formação presencial é frequentemente mais longa e menos eficiente do que a formação à distância. Sem repetição, os colaboradores arriscam-se a perder as suas competências. Sem a personalização dos objectivos de carreira de cada colaborador, a motivação e o empenho das suas equipas na formação serão menores. 

A formação virtual, no entanto, proporciona uma forma mais acessível e variada de ajudar os seus empregados a desenvolverem as suas futuras carreiras. Com mais opções para os empregados, pode personalizar os planos de formação para lacunas de competências específicas e encontrar mais formas de reforçar as competências mais importantes para os seus empregados. 

3 Principais desafios da formação virtual

A formação virtual apresenta muitas oportunidades para um melhor crescimento e desenvolvimento dos colaboradores.

Mas isso não significa que a formação virtual não tenha os seus desafios.

De um modo geral, a aprendizagem empresarial enfrenta algumas percepções negativas. Os empregados podem sentir que a formação não está relacionada com o seu trabalho real. Ou, cargas de trabalho pesadas e má gestão do tempo podem deixar os funcionários sem uma hora ou mais para dedicar a uma sessão de formação em directo. 

A formação virtual tem de ultrapassar estes desafios gerais de formação e o seu próprio conjunto de questões exclusivas de um ambiente remoto. Eis alguns dos principais desafios que terá de ultrapassar ao desenvolver o seu plano de formação virtual: 

• Ambientes de trabalho flexíveis e híbridos: Embora as equipas remotas tragam muitos benefícios para muitas empresas, a variedade de ambientes de trabalho dificulta a criação de abordagens de formação consistentes. As variações de horários e fusos horários podem tornar a formação virtual em directo quase impossível para algumas empresas.
  

• Desconexão dos empregados: A falta de interacção cara a cara num ambiente de trabalho remoto ou híbrido pode fazer com que alguns empregados se sintam desligados dos seus gestores ou colegas. Esta lacuna torna mais difícil para os gestores identificar as necessidades de formação de cada empregado. O conhecimento institucional também é afectado pela ausência de oportunidades informais de transmissão de informações.
  

• Problemas técnicos: Parece que os problemas técnicos afectam qualquer tentativa de formação virtual. Desde a incompatibilidade do navegador a problemas de ligação à Internet e microfones avariados, estes problemas impedem os funcionários de participarem plenamente nas opções de formação virtual.
  

Embora estes desafios da formação virtual sejam significativos, não são intransponíveis. Ao compreender como tornar a formação virtual mais cativante e personalizada para a sua equipa, pode ultrapassar muitos destes problemas para colher os benefícios da aprendizagem contínua no trabalho. 

7 Práticas recomendadas para criar uma formação virtual cativante

Existem dezenas de formas de estabelecer programas de formação e desenvolvimento virtuais eficazes. As ferramentas e os meios exactos para facilitar o seu programa de formação virtual dependem da logística do seu escritório e da estrutura da sua equipa. 

O seu programa de formação virtual deve seguir estas práticas recomendadas, quer o seu escritório seja totalmente remoto ou esteja a avançar para um modelo de trabalho híbrido. 

Avalie as suas necessidades de formação 

Antes de conceber um único componente do seu programa de formação virtual, é fundamental efectuar uma avaliação das necessidades de formação.

Este processo detalhado ajuda a equipa de aprendizagem e desenvolvimento (L&D), o departamento de Operações de Pessoal e a liderança da empresa a compreender que formação é necessária, que problemas irá resolver e qual a melhor forma de ministrar essa formação para satisfazer as necessidades dos colaboradores que dela mais precisam. 

Comece por pensar na razão pela qual pretende realizar uma formação virtual. Existe um desafio específico que está a tentar ultrapassar? Uma área de serviço que está a tentar melhorar? Não se esqueça de considerar a forma como o seu plano de formação terá impacto em todos os intervenientes e participantes, e na organização como um todo. 

Uma avaliação das necessidades de formação é um processo longo e complexo. No entanto, uma vez definido o seu objectivo, é possível dividir a avaliação em três grandes fases: 

1. Analisar as lacunas de competências e aptidões
2. Avaliar as opções de formação virtual para cada equipa
3. Desenvolver planos de formação personalizados para cada funcionário
   

Para o ajudar a acompanhar todo o processo, utilize o guia e modelo de avaliação das necessidades de formação do Zavvy. Inclui questionários, formulários e outros recursos para o ajudar a recolher as informações mais relevantes dos seus empregados.

Pode ser tentador apressar a fase de planeamento e avaliação da formação virtual - afinal de contas, trata-se de um grande empreendimento. Mas sem uma compreensão sólida da forma como o seu plano de formação irá satisfazer plenamente as necessidades da empresa e dos colaboradores, é muito mais provável que qualquer investimento adicional em formação se depare com contratempos e desafios. 

Criar modelos de competências para compreender as necessidades de talentos

Se efectuar uma avaliação exaustiva das necessidades de talento, é provável que descubra que os modelos de competências para cada função ou departamento são úteis. 

Um modelo de competências analisa os conhecimentos, as aptidões e as capacidades necessárias para um bom desempenho numa determinada função. Uma vez que mostra as competências de que a organização necessita a todos os níveis, os colaboradores também podem utilizar este modelo para compreender as suas potenciais trajectórias de carreira e a forma de as alcançar. 

Pensar na formação por competências e não por aptidões garante que os empregados podem satisfazer as necessidades da organização e, ao mesmo tempo, ter um elevado desempenho em tarefas específicas. 

Ao desenvolver um modelo de competências, procure recursos e especialistas do sector para obter orientação. Por exemplo, os gestores em áreas e funções de ciência de dados podem basear-se no modelo de competências de ciência de dados da IBM para garantir que as suas expectativas estão alinhadas com as normas do sector.

Os profissionais da diversidade e da inclusão, por outro lado, podem recorrer ao modelo de competências de Yale para esta profissão. Este modelo visualiza as ligações entre as competências e, em seguida, apoia cada competência com definições e fundamentos pormenorizados. 

É aconselhável comparar regularmente o seu modelo de competências com as tendências do sector. Mas, mais importante ainda, deve procurar regularmente obter feedback sobre a forma como os empregados se sentem em relação à sua experiência com o modelo de competências. 

Um modelo de competências foi concebido para ajudar os colaboradores a serem bem sucedidos na organização e a seguirem um percurso profissional. Isto significa que o seu feedback é o mais valioso para saber se está a satisfazer as suas necessidades de formação virtual. 

Manter os programas de formação virtual orientados para os objectivos

O Relatório de Aprendizagem da Força de Trabalho de 2022 do LinkedIn concluiu que os funcionários estão mais motivados para concluir programas de formação, virtuais ou não, associados a objectivos de carreira específicos do que aqueles que não têm um objectivo claro.

Sempre que fizer um brainstorming, planear ou escrever uma formação virtual, pense na forma como esta vai ao encontro dos objectivos do seu empregado. Pode considerar estes objectivos numa base individual ou de equipa, dependendo do objectivo da formação que definiu na avaliação das necessidades de formação. 

Utilize a estrutura de objectivos SMART para enquadrar a sua formação virtual em torno dos objectivos mais eficazes. Se nunca ouviu falar de objectivos SMART, ou se precisa de uma rápida actualização, aqui está uma breve explicação:

• Específico: Definir parâmetros precisos para onde e como o objectivo será alcançado durante e após o treino. 
• Mensurável: Defina as métricas que irá utilizar para determinar se o objectivo foi alcançado. 
• Atingível: Certifique-se de que o objectivo que está a definir pode ser razoavelmente alcançado através das suas ferramentas e processos de formação virtual. 
• Relevante: Indique com precisão de que forma a sua formação virtual ajuda os empregados a ter um melhor desempenho ou a adquirir novas competências aplicáveis aos seus objectivos de carreira. 
• Com limite de tempo: Escolha um período de tempo moderado no qual espera que os empregados possam atingir este objectivo.
  

Uma plataforma de formação virtual alimentada por IA como a Zavvy pode ajudar os gestores de todos os níveis a desenvolver opções de formação personalizadas e orientadas para os objectivos das suas equipas.

Tirar partido da microaprendizagem

A Google e outras empresas com visão de futuro fizeram experiências com a microaprendizagem, uma forma poderosa de ministrar formação virtual em pequenas partes facilmente digeríveis. 

A microaprendizagem é uma série de actividades de formação breves e regularmente espaçadas, concebidas para introduzir ou reforçar conceitos de aplicação imediata. Um plano de formação virtual de microaprendizagem pode demorar apenas cinco minutos, uma vez por semana.

Eis alguns exemplos de microaprendizagem em acção: 

• Os "cursos de sussurro" do Google: Os profissionais de L&D da Google desenvolveram uma série de e-mails de 10 semanas com passos práticos para gestores e funcionários sobre tópicos como coaching, inclusão e criação de uma cultura de equipa.
  

• Formação de segurança gamificada da Bloomingdale's: A Bloomingdale's criou uma série de 3-5 formações de segurança semelhantes a questionários e jogos a que os empregados acediam através do sistema POS ou do tablet da loja durante os seus turnos.
  

• Videoteca de formação em TI da Cisco: Em vez de obrigar os trabalhadores de TI a passar por longas formações para concluírem os seus programas de certificação, a Cisco reformulou o seu currículo em vídeos curtos agrupados em torno de conceitos específicos. Os formandos podem actualizar os conceitos mais importantes sem perder a concentração, como aconteceria numa sessão de formação mais longa. 

• ‍Freeletics' Slack -formação em liderança: A empresa de aplicações de fitness aproveitou a ferramenta de mensagens existente para fornecer lições de tamanho reduzido aos seus funcionários. Essa abordagem ajudou as pessoas a reservar tempo para pequenas doses de treinamento, reforçando regularmente conceitos importantes de liderança.

A microaprendizagem pode parecer demasiado boa para ser verdade. Melhores resultados de formação virtual com menos tempo despendido na formação em geral?

Mas funciona. A abordagem do curso de sussurro da Google melhorou os resultados comportamentais em 22-40%. A formação de segurança gamificada da Bloomingdale's atingiu uma taxa de participação voluntária de 90% e levou a uma redução de 41% nas queixas de segurança contra a empresa. 

Quando abordada correctamente, a microaprendizagem pode resolver muitos desafios da formação presencial e virtual. Eis porquê: 

• É mais fácil para os empregadosencontrarem cinco minutos num dia para uma breve formação do que reservar uma hora ou mais para um webinar ou palestra ao vivo. 
• A flexibilidade da microaprendizagem virtual facilita o acesso dos colaboradores às opções de microaprendizagem a partir do escritório, de casa ou até mesmo de estabelecimentos comerciais.
• A microaprendizagem é mais simples de reprogramar ou retomar em caso de problemas tecnológicos. 
• As aulas mais curtas e de ritmo próprio prestam-se bem à personalização da formação de acordo com os objectivos de carreira de cada colaborador. 
• As lições "por partes" oferecem umformato conciso e consistente para os alunos.
  

O segredo do sucesso do microlearning é ainda maior: a ciência. Continue a ler para saber mais sobre a repetição espaçada e outros princípios para o ajudar a conceber o melhor programa de formação virtual para a sua organização. 

Utilizou a repetição espaçada para calendarizar módulos de formação virtual

A microaprendizagem também é bem sucedida em ambientes de formação virtual porque se presta bem a técnicas de repetição espaçada. 

A repetição espaçada é uma estratégia de aprendizagem e memorização em que os conhecimentos e as competências são testados em intervalos gradualmente mais longos para ajudar a armazenar a informação na memória de longo prazo. Plataformas de aprendizagem de línguas como o Duolingo e outras aplicações populares utilizam esta técnica para desenvolver currículos.

É possível aplicar os mesmos princípios à formação virtual no local de trabalho. Por exemplo, o software de desenvolvimento de funcionários Zavvyajuda os gestores a traçar eficazmente um plano de crescimento personalizado e perfeitamente espaçado para cada membro da equipa.

A utilização da repetição espaçada ajuda a resolver o problema da curva de esquecimento, um modelo de memória influente desenvolvido por um psicólogo alemão. Esta curva sugere que perdemos até metade do conhecimento que adquirimos apenas um dia depois de termos absorvido a informação.

Ao oferecer aos empregados a mesma informação em intervalos regulares, a sua capacidade de reter essa informação melhora drasticamente num período de tempo relativamente curto. 

Outro bónus da repetição espaçada? Tornar a formação uma parte da rotina semanal da sua equipa contribui muito para uma cultura de aprendizagem na sua organização. 

Incorporar a aprendizagem social

Uma das coisas mais difíceis de replicar na formação remota é a partilha informal de conhecimentos em ambientes presenciais. Mas incorporar sessões de perguntas e respostas, conversas de brainstorming e até mesmo quebra-gelos pode fornecer conhecimentos valiosos para a organização. 

A interacção entre pares na formação virtual é vital devido à aprendizagem social. Esta é a teoria segundo a qual obtemos um impulso cognitivo ao obter conhecimentos num ambiente interactivo e social.

Com a vasta gama de plataformas de comunicação e colaboração actualmente existentes no mercado, a aprendizagem social está longe de ser impossível de incorporar na formação virtual. Um software como Zavvy pode integrar Slack na sua rotina de formação virtual para fornecer instantaneamente um elemento social aos percursos de crescimento dos seus empregados. 

Acompanhar e celebrar o progresso da formação

Todos gostam de celebrar quando atingem um objectivo. Por isso, certifique-se de que reconhece as realizações dos seus empregados nos seus planos de formação e encoraje-os a progredir no seu crescimento profissional. 

Com o software de formação virtual, é fácil transformar os dados de formação em incentivo para os seus empregados. Por exemplo, as jornadas de formação virtual do Zavvyoferecem uma barra de progresso automática para que os funcionários possam ver o caminho que percorreram. 

Outra forma de celebrar o progresso do seu programa de formação virtual é chamar a atenção dos funcionários que atingiram marcos de formação virtual. 

Enquanto gestor ou membro da equipa de I&D, o Zavvy dá-lhe acesso a actualizações sobre o desempenho dos seus colaboradores. Pode utilizar esta informação para felicitar ou encorajar, em público ou em privado, os empregados que estão a fazer excelentes progressos ou que precisam de um pequeno impulso. 

🛠️ As 5 principais ferramentas para facilitar a formação virtual

As melhores práticas de formação virtual acima referidas devem ajudá-lo a compreender o tipo de mentalidade prática com que deve abordar o desenvolvimento dos trabalhadores.

Mas as melhores práticas não são tudo o que é necessário para facilitar uma formação virtual cativante. Também precisa das ferramentas certas para tirar o máximo partido de todas as ofertas de formação virtual. 

Para personalizar os planos de formação para cada colaborador, é necessária uma forma simples de recolher e analisar dados qualitativos e quantitativos sobre as necessidades e a eficácia da formação. 

Com tantos empregados, a quantidade de dados pode ser avassaladora. Para ajudar, muitas destas ferramentas oferecem formas de organizar e automatizar a recolha e análise de dados para o seu programa de formação. 

Vamos explorar as ferramentas de formação virtual que levarão o desenvolvimento dos seus colaboradores para o próximo nível. 

Sistema de gestão da aprendizagem

Talvez a ferramenta de formação virtual mais poderosa que pode ter à sua disposição seja um sistema de gestão da aprendizagem como o Zavvy.

Estas plataformas com acesso à Web reúnem várias funções necessárias para desenvolver formação virtual. Em vez de reunir uma série de ferramentas díspares, um sistema de gestão da aprendizagem combina a criação de cursos, a gestão de projectos, a calendarização e muito mais para facilitar o desenvolvimento de planos de formação eficazes para todos os empregados. 

Eis o que um sistema de gestão da aprendizagem como o Zavvy o pode ajudar a fazer: 

• ⏱️ Criar rapidamente cursos de formação flexíveis e inovadores
• ⚙️ Atribuir automaticamente cursos de formação com base no estado de contratação, função ou tempo decorrido desde a última formação
• Acompanhar instantaneamente o progresso dos funcionários ou de toda a empresa
• Enviar lembretes regulares para completar ou rever a formação
• Incorporar princípios de aprendizagem científica como a repetição espaçada
  

Em última análise, um sistema de gestão da aprendizagem ajuda a organizar e a impulsionar os planos de desenvolvimento dos seus colaboradores a todos os níveis. 

Embora um sistema de gestão da aprendizagem seja a sua melhor aposta para se manter a par das suas necessidades de formação virtual, temos algumas outras sugestões de ferramentas de formação virtual que podem melhorar a experiência global de formação. 

➡️ Estudo de caso completo: "Criar um programa de formação em liderança em Freeletics "

Criador de formulários 

É fundamental avaliar as necessidades de formação da sua organização numa base contínua. Não só deve efectuar uma avaliação preliminar das necessidades de formação, como também deve consultar regularmente os seus empregados para se certificar de que o seu plano de formação virtual está a obter os resultados pretendidos. 

Para ajudar a facilitar esta avaliação, invista numa ferramenta de criação de formulários com muitas opções para personalizar as suas perguntas. Algumas das melhores ferramentas de criação de formulários incluem: 

• Formulários Google
• Typeform
• Jotform
• SurveyMonkey 
  

Ao escolher uma ferramenta de criação de formulários para ajudar nas suas necessidades de formação virtual, certifique-se de que esta se integra bem no seu sistema de gestão da aprendizagem ou em quaisquer outras ferramentas que esteja a utilizar. 

Plataforma de comunicação e colaboração

Quando a empresa de aplicações de fitness Freeletics aplicou a integração Slack da Zavvy ao seu plano de microaprendizagem virtual, aumentou o envolvimento em cerca de 3x. Com lembretes automáticos enviados para uma ferramenta de comunicação de fácil acesso, os funcionários acharam muito mais fácil manter-se a par das suas sessões de formação de microaprendizagem. 

ZavvyAs integrações da Microsoft Teams com Slack e Microsoft Teams também ajudam a trazer os princípios da aprendizagem social para a sua formação virtual. O formato familiar e informal ajuda os funcionários a partilhar informações ou a apresentar novas ideias com muito menos barreiras do que na formação presencial. 

Software de gravação de vídeo

Se estiver a desenvolver os seus próprios cursos e programas de formação virtual, as ferramentas de criação de conteúdos são extremamente úteis. Muitas vezes, pode criar conteúdos escritos no seu sistema de gestão da aprendizagem, mas pode precisar de uma ferramenta externa para criar os seus próprios vídeos de formação. 

Um software de gravação de vídeo fácil de utilizar para principiantes é o Loom, que se concentra nas gravações de ecrã. É fácil demonstrar uma funcionalidade de software ou uma nova ferramenta ou plataforma, iniciando a gravação e utilizando o seu dispositivo como faria normalmente. 

Depois, pode adicionar os seus vídeos ao seu sistema de gestão da aprendizagem ou à base de conhecimentos interna para referência futura. 

Biblioteca de recursos em linha

Se a sua organização opera num sector importante, poderá evitar reinventar a roda no que diz respeito aos materiais de formação. 

Muitas empresas, como a Udemy ou a Coursera, oferecem cursos de formação online abertos em negócios, marketing, tecnologia, finanças e muito mais. Um recurso como este pode fornecer à sua organização o conhecimento especializado de que necessitam num formato acessível e flexível.

Para tirar o máximo partido de uma biblioteca de recursos em linha, escolha alguns dos melhores cursos do seu fornecedor e integre-os nos planos de desenvolvimento dos seus empregados para funções ou equipas específicas. 

Com o Zavvy, pode aceder a uma biblioteca de milhares de recursos de aprendizagem de dezenas de fornecedores e colmatar a lacuna entre os objectivos de desenvolvimento e os cursos concretos - sempre.

➡️ Realizar uma poderosa formação virtual em Zavvy

À medida que as forças de trabalho flexíveis e híbridas se tornam a norma em todo o mundo, a criação de programas de formação virtual eficazes é mais crítica do que nunca. Os planos de desenvolvimento dos colaboradores têm de se adaptar ao indivíduo e à natureza mutável do trabalho em todos os sectores. 

Com uma plataforma de formação virtual como Zavvy, pode facilmente desenvolver e gerir formatos de microaprendizagem e outras opções de aprendizagem remota. Os gestores têm uma visão quase imediata das necessidades dos seus empregados e da forma como a formação virtual está a colmatar as lacunas de competências. 

A criação de um programa de formação virtual não é um projecto único. Terá de aperfeiçoar continuamente as suas necessidades e programas de formação para promover o crescimento de todos os colaboradores da sua organização. 

Obtenha uma demonstração Zavvy hoje para criar um plano de formação virtual personalizável para a sua organização.