O futuro do trabalho precisa de uma nova geração de RH que saiba acompanhar o ritmo. Os departamentos de recursos humanos devem adoptar duas tendências disruptivas cruciais para reter e desenvolver talentos:
Estas tendências necessitam de automatização para funcionarem plenamente. Utilizando a nuvem, a ciência dos dados, a inteligência artificial e a robótica, a automatização dos RH permite que a experiência dos colaboradores seja o centro da actividade e da percepção.
Isto é especialmente importante para uma força de trabalho cada vez mais complexa, que se sente motivada por ferramentas simplificadas, transparentes e eficientes que apoiem as suas competências e objectivos de carreira.
A automatização dos recursos humanos utiliza uma série de ferramentas digitais, como software, painéis de controlo, chatbots e plataformas baseadas na nuvem, para alcançar um equilíbrio entre o self-service e a colaboração eficaz.
E se os processos de onboarding e offboarding puderem ser efectuados remotamente através de aplicações? E se os planos de formação puderem ser mini-jornadas envolventes e hiperpersonalizadas com base em perfis?
Há quatro áreas principais que beneficiam mais da automatização dos RH:
A empresa de consultoria McKinsey considera o "serviço ao cliente" como o coração da retenção de talentos. Trata-se de cultivar relações profissionais e orientadas para os valores que fazem com que os empregados queiram ficar, e não de preencher interminavelmente papelada e falar com várias pessoas para realizar uma tarefa.
No entanto, a automatização dos RH não tem a ver com a programação das relações humanas. Trata-se de eliminar tarefas manuais e repetitivas para que os funcionários se possam concentrar na criação de parcerias significativas.
Essencialmente, existem 5 grandes benefícios:
Preboarding é a fase crucial em que as empresas se envolvem proactivamente com os novos funcionários para que se sintam seguros, bem-vindos e incluídos. Isto é especialmente importante, uma vez que 65% dos empregadores referiram que os novos empregados não compareceram no primeiro dia.
A semana que antecede o primeiro dia de trabalho é muitas vezes uma altura de nervosismo para os novos membros, que podem ainda estar a duvidar da sua decisão. O envio de um pacote de boas-vindas pode ser muito útil.
As empresas que começam à distância investem muitas vezes fortemente num sistema online preboarding que se integra bem com o resto do seu processo de integração. A integração na cultura de uma empresa é menos simples quando nunca se conhece os colegas de equipa. Este é o desafio que a scaleup austríaca Storyblok conseguiu resolver utilizando o softwarepreboarding da Zavvy.
Storyblok aumentou o seu número de efectivos em quase 270% em 12 meses, concentrando-se num objectivo crucial: eliminar a ansiedade do primeiro dia, preparando previamente os novos empregados.
A lista de controlo inclui:
O resultado: A equipa poupou quase 2 500 euros de trabalho repetitivo por mês e reduziu 2 horas de preboarding.
➡️ Leia o estudo de caso completo aqui
Uma experiência bem sucedida em preboarding transita suavemente para o onboarding. Tradicionalmente, a integração é o processo de apresentar aos novos funcionários a missão, a cultura, as políticas e as tarefas diárias da empresa.
No entanto, este método de orientação é frequentemente impessoal, entediante e pode levar a uma sobrecarga de informação. Os empregados de hoje precisam de uma integração simplificada, baseada na experiência, que os mantenha entusiasmados e organizados.
Um onboarding baseado na experiência cria um programa simplificado e flexível para os novos funcionários. Eles sabem exactamente o que podem esperar do processo e podem acompanhar facilmente o seu percurso em cada fase. A startup Alasco , sediada em Munique, utilizou o software de integração de funcionários da Zavvypara criar uma experiência envolvente e personalizada que permitiu que os funcionários se tornassem produtivos em duas semanas, em vez de quatro.
Eis como todas as suas preocupações foram resolvidas quando automatizaram a integração dos empregados:
O resultado: 67% de crescimento dos empregados em 12 meses e uma classificação média dos empregados de 4,7/5.
Um bom sistema de processamento de salários é exacto, fiável e transparente. No entanto, um sistema de processamento de salários propenso a erros pode levar ao pagamento excessivo ou insuficiente de impostos, a pagamentos em atraso e a litígios.
O pagamento insuficiente (intencional ou não intencional) é um problema sério, com o Departamento do Trabalho dos EUA a indicar que o salário médio devido aos trabalhadores (salários em atraso) em 2021 era superior a 1 200 USD. Os trabalhadores precisam de um sistema que os ajude a controlar os seus salários com precisão.
Os sistemas automatizados de processamento de salários podem poupar às empresas até USD$24.500 por ano. As empresas podem incentivar os empregados a controlar a sua assiduidade e a registar as suas férias com exactidão através de um sistema centralizado de fácil utilização. Isto também facilitará aos empregados o acesso a benefícios como o plano 401(k) dos EUA, que é uma conta de reforma patrocinada pela empresa. Os trabalhadores têm a opção de igualar as contribuições das suas empresas através de dedução no salário.
Para incentivar os seus funcionários a tirar partido dos seus benefícios, a empresa de hotéis boutique Martin Resorts estabeleceu uma parceria com a empresa de processamento de salários Paylocity, sediada no Illinois. A empresa reformulou o painel de controlo dos salários para se integrar perfeitamente no sistema 401(k) do governo, eliminando o incómodo de iniciar sessão em diferentes plataformas.
Os resultados:
O trabalho à distância tem muitas vantagens, mas poucos se concentram no isolamento e na solidão que lhe estão associados. Num estudo realizado sobre trabalhadores remotos pela empresa de gestão de redes sociais Buffer, os inquiridos indicaram a solidão, a colaboração e a comunicação como as maiores dificuldades que enfrentam.
Manter os empregados ligados e empenhados pode ser um desafio para as empresas que trabalham à distância, e nada melhor do que um almoço de equipa ocasional para estabelecer relações. No entanto, isto não significa que os empregos totalmente em linha tenham de ser sem contacto e impessoais.
Já em 2014, o Kickstarter criou um programa informático de roleta do almoço que emparelhava aleatoriamente os funcionários para almoçarem juntos. Os requisitos adicionais incluíam que os pares de almoço não pertencessem à mesma subespecialidade e que não houvesse mais do que um executivo. O Kickstarter partilhou o código-fonte aberto com o público, e as roletas de café/almoço foram rapidamente adoptadas por outras empresas.
Zavvy tornou as roletas de café/almoço fáceis para todos. Como parte da funcionalidade Programas de Ligação, criámos modelos em Slack e no Microsoft Teams para agendar encontros casuais e conversas significativas entre colegas. Exemplos de modelos são as roulettes de café, as caminhadas e conversas e os rituais de encontro.
Outras formas de a automatização facilitar ligações significativas são:
Cerca de 67% das organizações que apoiaram as ligações e a colaboração registaram um aumento da produtividade da sua força de trabalho.
O offboarding supervisiona a saída sistemática e ordenada dos empregados, reduzindo os riscos para a empresa. Pelo menos, é essa a ideia. No entanto, na realidade, muitas empresas têm processos de offboarding desorganizados e confusos, para não falar da dificuldade de controlo.
Isto é o que acontece quando não existe um sistema automatizado que aplique rigorosamente as políticas de desactivação. Um processo manual de desligamento é extremamente arriscado. De acordo com a empresa de cibersegurança CyberArk, 88% dos trabalhadores de TI roubam dados sensíveis e palavras-passe quando são despedidos.
Ao disporem de um sistema de offboarding que entra automaticamente em acção assim que o empregado se demite, as empresas podem ter a certeza de que nada é esquecido. Alguns passos cruciais incluem:
Tal como o Zavvy facilita uma experiência de onboarding ordenada e envolvente através do nosso software, também permitimos que as equipas de RH criem um sistema de offboarding que seja indolor e possa ser facilmente monitorizado. Afinal de contas, uma excelente experiência de offboarding pode levar ao regresso de funcionários altamente qualificados no futuro.
Um estudo de caso efectuado pela empresa de software ServiceNow mostrou que o offboarding totalmente automatizado permite poupar até 200 000 dólares (e 4400 horas por ano).
O desenvolvimento dos colaboradores inclui a aprendizagem e a formação, a avaliação do desempenho e o feedback, bem como a orientação. Tradicionalmente, a formação dos colaboradores era efectuada através de sessões presenciais ou em sala de aula. No entanto, a pandemia obrigou as empresas a repensar a formação personalizada e individual.
A formação é crucial para a satisfação dos empregados. De acordo com um inquérito realizado pela empresa de externalização de processos empresariais Sitel Group, 37% dos inquiridos afirmaram que, se o seu actual empregador não lhes oferecer a oportunidade de aprenderem novas competências, é provável que se demitam. Além disso, quase 80% afirmaram que um programa de formação formal é importante para eles quando decidem ingressar numa empresa.
Um exemplo é quando a empresa de fitness Freeletics fez uma parceria com a Zavvy para automatizar o seu programa de aprendizagem. O seu principal desafio é que os seus empregados raramente têm tempo suficiente para se sentarem e aprenderem.
Além disso, a transferência de conhecimentos não era eficaz porque não havia oportunidades suficientes para pôr em prática o que aprendiam. Zavvy respondeu a estas preocupações disponibilizando três programas:
Os resultados foram que os novos gestores de pessoal tiveram mais tempo para discutir os seus desafios específicos com os seus mentores e colegas. Mais importante ainda, um programa de liderança interno e flexível poupou o Freeletics de workshops tradicionais dispendiosos.
➡️ Estudo de caso completo: "Criar um programa de formação em liderança em Freeletics "
Um programa de desenvolvimento automatizado trata de todos os componentes necessários para executar um programa de desenvolvimento de carreira coeso.
Isto inclui coisas como
Para garantir que tudo isto está a decorrer sem ter de lembrar manualmente os gestores ou gerir folhas de cálculo dispersas, o software de desenvolvimento trata das tarefas repetitivas envolvidas e permite que as partes interessadas tirem maior partido do processo.
Se tem curiosidade em saber como é que isso funciona, consulte a nossa ferramenta de desenvolvimento de pessoas aqui.
Os reembolsos podem tornar-se problemáticos se não forem apresentados correctamente. As indústrias que lidam com clientes têm frequentemente muitas despesas de deslocação e entretenimento. Além disso, como o trabalho remoto continua a tornar-se a norma, os empregados têm agora subsídios adicionais para Internet e mobiliário de escritório em casa como parte dos seus benefícios.
No entanto, muitas empresas não têm directrizes ou políticas claras sobre o que pode ser considerado como despesas reembolsáveis. Como resultado, o procedimento de registo de despesas é muitas vezes confuso e entediante. Além disso, de acordo com um inquérito realizado pela empresa de computação em nuvem Oracle Netsuite, 46% dos inquiridos ainda utilizam folhas de cálculo manuais para gerir os relatórios de despesas.
Um sistema de RH com capacidades de reembolso integradas pode tornar o registo fácil e intuitivo. As despesas podem ser claramente categorizadas e colocadas em fila de espera para a linha de aprovação ou departamento correto. Os gestores podem acompanhar facilmente as despesas das suas equipas e analisar os tipos de transacções mais frequentes.
Para as empresas que estão sempre no terreno, o registo automático de despesas é um salva-vidas. A empresa de engenharia ferroviária Holland LP tinha cerca de 800 relatórios mensais de despesas no terreno que automatizou. Também queriam um sistema que pudesse ser personalizado para tipos de despesas que são exclusivos da empresa.
Os resultados foram os seguintes:
A declaração de impostos dos trabalhadores e das empresas é repetitiva e trabalhosa - desde a recolha de dados, passando pelo preenchimento de formulários, até aos pagamentos efectivos. Algumas iniciativas governamentais, como o Making Tax Digital, têm como objectivo simplificar o processo para os contribuintes, mas continua a ser necessário muito trabalho manual.
Além disso, mesmo o mais pequeno erro de cálculo pode ter consequências desastrosas.
Nos EUA, por exemplo, as leis tributárias podem variar de acordo com o estado, e os pagamentos atrasados podem ter uma penalidade máxima de 15%. Para ajudar a evitar erros e simplificar o processo, seu pessoal pode usar ferramentas como a calculadora de impostos trimestrais do Keeper.
O cumprimento da declaração de impostos sobre o trabalho inclui o cálculo exacto dos salários (incluindo horas extraordinárias), a garantia do montante correcto dos impostos retidos (impostos da Segurança Social, por exemplo) e o depósito atempado nas entidades fiscais competentes.
A maioria das empresas automatiza a declaração de impostos através da automatização de processos robóticos (RPA), que é um software codificado para realizar tarefas baseadas em regras. As tarefas baseadas em regras são definidas por passos básicos e repetitivos, tais como copiar e colar, preencher formulários e efectuar cálculos específicos.
A RPA é a ferramenta de automatização perfeita para a declaração de impostos porque é altamente precisa e pode normalizar o processo. De acordo com a Deloitte, a automatização fiscal pode reduzir os custos em até 90%.
Um estudo aprofundado sobre automatização fiscal realizado pela empresa de consultoria PwC mostrou que a RPA pode simplificar os seguintes passos na declaração de impostos:
O resultado é uma redução do trabalho manual até 25%, uma maior precisão e uma organização eficaz da informação financeira.
Este facto tem de ser realçado:
A automatização não tem a ver com a eliminação das interacções humanas; tem a ver com dar aos trabalhadores as ferramentas para trabalharem melhor em conjunto e se destacarem nas suas funções. Trata-se de eliminar os processos enfadonhos que levam ao excesso de trabalho e à falta de tempo para estabelecer contactos.
Vale a pena investir tempo e dinheiro na automatização de sistemas para promover uma experiência positiva para os funcionários. De acordo com os especialistas em RH, existem 3 componentes para uma experiência positiva do colaborador:
A melhor forma de iniciar o seu percurso de automatização dos RH é identificar os processos que precisa de simplificar. Aqui estão algumas das nossas ferramentas sugeridas.
Com o Zavvy, pode gerir toda a experiência em piloto automático:
Além disso, com o nosso criador de fluxos de trabalho inteligente, pode desenvolver qualquer programa que possa imaginar.
Não sabe por onde começar?
Não se preocupe, temos modelos que podem servir de guia e inspiração. Para além disso, o nosso sistema pode ser integrado nas ferramentas existentes da sua empresa, tais como Slack, Microsoft Teams e Notion. Os nossos gestores dedicados ao sucesso do cliente e a nossa equipa de apoio estão também à disposição para quaisquer questões.
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