Wyzwania automatyzacji HR: 9 przeszkód w cyfrowej transformacji, o których musisz wiedzieć

Rozważasz wdrożenie automatyzacji HR w swojej firmie? Nie jesteś sam.

W badaniu przeprowadzonym przez firmę konsultingową McKinsey na wybranych firmach, 56% respondentów wskazało, że wdrożyło technologie AI w co najmniej jednej funkcji. Wśród respondentów, którzy zastosowali automatyzację w zakresie zasobów ludzkich, 40% zgłosiło ponad 20-procentowe oszczędności kosztów. 

SHRM przeprowadził również ankietę wśród swoich członków i odkrył, że około jedna czwarta respondentów wykorzystała inteligentną automatyzację do wspierania zadań związanych z HR. 

Choć cyfrowa transformacja może przynieść wiele korzyści, należy mieć świadomość potencjalnych wyzwań, które mogą się pojawić. Od obaw o prywatność danych po kwestie związane z kosztami, te dziewięć wyzwań związanych z technologiami automatyzacji HR to przeszkody, na które warto uważać.  

Czym jest automatyzacja HR?

Automatyzacja zasobów ludzkich obejmuje narzędzia, które automatyzują powtarzalne ręczne zadania w zarządzaniu pracownikami, w tym wdrażanie, szkolenia oraz informacje zwrotne i rozwój.

Niektóre z głównych celów automatyzacji i narzędzi automatyzacji HR to:

• Uwolnij się od ciężaru wykonywania powtarzalnych i przyziemnych zadań.
• Eliminacja ręcznych błędów ludzkich, szczególnie w przypadku wrażliwych zadań objętych przepisami prawa pracy, takich jak listy płac i wypełnianie zeznań podatkowych.
• Umożliwienie pracownikom dostępu do usług HR 24/7.
• Promowanie płynnej i znaczącej współpracy.
• Umożliwienie działowi People Ops wykonywania bardziej strategicznych zadań zamiast skupiania się wyłącznie na zadaniach administracyjnych. 
• Umożliwienie doskonalenia złożonych procesów z gęstą serią działań i wieloma interesariuszami.

Zasadniczo automatyzacja HR nie ma na celu zaprogramowania interakcji międzyludzkich, ale uwolnienie ludzi, aby mogli realizować bardziej znaczące relacje zawodowe.

Jakie jest 9 głównych wyzwań związanych z automatyzacją HR?

W przypadku działów HR główne trudności polegają na zrównoważeniu postępu technologicznego z potrzebami pracowników.

Przy tak wielu konkurencyjnych technologiach i narzędziach, które pełnią różne funkcje, zrozumiałe jest, że działy HR mogą czuć się przytłoczone wszystkimi możliwościami.

Według badania McKinsey na temat transformacji cyfrowej, firmy, w których osoby na kluczowych stanowiskach współpracowały w celu zapewnienia sukcesu transformacji cyfrowej, osiągnęły wskaźnik sukcesu 1,8 razy wyższy niż te, które tego nie robiły. Co więcej, firmy, w których kierownictwo wyższego szczebla nie wspierało poczucia pilności we wdrażaniu transformacji cyfrowej, osiągnęły jedynie 12-procentowy wskaźnik sukcesu.

Finansowanie inicjatyw związanych ze sztuczną inteligencją

Niestety, wiele małych i średnich firm (SMB) nie ma wystarczających zasobów, aby przeznaczyć je na rozwiązania AI. W przypadku tych, które przeznaczają budżet na automatyzację, zespoły zarządzające mogą nie przypisywać jej tak dużego znaczenia, jak w przypadku rozwoju produktu i kampanii marketingowych. 

Inwestycje w sztuczną inteligencję są często kosztowne na początku, ponieważ niektóre starsze technologie mogą wymagać remontu.

Dobrą wiadomością jest to, że istnieje coraz więcej rozwiązań opartych na subskrypcji, z których mogą korzystać małe i średnie firmy. 

Wiele narzędzi oferuje bezpłatne wersje próbne, dzięki czemu można przetestować niektóre z ich funkcji przed pełnym zaangażowaniem się w droższe rozwiązanie programowe.

Integracja rozwiązań AI z istniejącą infrastrukturą wewnętrzną

W tym wyzwaniu najlepiej może pomóc wewnętrzny ekspert ds. automatyzacji. Kluczowe jest zrozumienie obecnego ekosystemu cyfrowego firmy i tego, w jaki sposób nowe narzędzia mogą się z nim zintegrować. 

Ponadto firmy muszą być gotowe do rezygnacji ze starszych systemów, jeśli zajdzie taka potrzeba. 

W rzeczywistości stare infrastruktury technologiczne są najbardziej podatne na cyberataki, ponieważ wykorzystują przestarzałe rozwiązania w zakresie cyberbezpieczeństwa.

Niektóre z pytań, które firmy HR muszą zadać swoim dostawcom automatyzacji, obejmują:

• Jak będzie wyglądał proces integracji? 
• Jak bezpieczne będą nasze pliki w okresie przejściowym?
• Jakie inne rodzaje technologii obsługuje ta platforma?

Brak skalowalności

Oto niektóre z oznak, że system HR nie będzie ewoluował i wspierał rozwoju firmy:

• Nadal jest to głównie ręczne, w tym umożliwienie pracownikom zarządzania własnym śledzeniem czasu pracy i zarządzaniem nieobecnościami.
• Nie ma miejsca na elastyczność, taką jak dostosowanie się do różnych typów pracowników, takich jak freelancerzy i wykonawcy.
• Systemy nie są zsynchronizowane, a ich zadania nakładają się na siebie. Na przykład, można użyć narzędzia do szkolenia i rozwoju umiejętności oraz narzędzia do przekazywania informacji zwrotnych. Nie można jednak zsynchronizować informacji zwrotnej na temat skuteczności szkolenia z narzędziem do rozwoju i szkolenia. 
• Nie ma spójnego audytu procesów w celu ustalenia, czy można je usprawnić/zautomatyzować.
• Nie ma planów transferu wiedzy i odporności na wypadek rotacji pracowników.

Te kwestie sprawiają, że działy HR muszą mieć jasną strategię automatyzacji przed wdrożeniem jakichkolwiek inicjatyw.

Drogie i złożone wsparcie IT 

Wraz z rosnącą popularnością opartego na subskrypcji oprogramowania jako usługi (SaaS), firmy mają większą swobodę eksperymentowania z różnymi platformami. Rozwój ten jest również dobrym sposobem dla zespołów HR na ocenę potencjalnych dostawców. Niektóre z pytań, które firmy mogą wykorzystać do oceny dostawców rozwiązań to:

• Jakie są usługi obsługi klienta? Jak możemy się z wami skontaktować w nagłych wypadkach?
• Jak często szkolisz swoich klientów, gdy pojawiają się nowe aktualizacje i czy są one bezpłatne?
• Jakie są plany dotyczące cyberbezpieczeństwa?

Niektórzy dostawcy stosują ukryte opłaty lub nie informują z wyprzedzeniem o tym, ile mogą kosztować dodatkowe funkcje, w tym ulepszenia i rozwiązywanie problemów.

Zarządzanie dostawcami

Systemy HR mogą obejmować różnych dostawców, w zależności od potrzeb firmy. 

Oprócz dostawców technologii, firmy muszą również zmagać się z dostawcami usług operacyjnych, takimi jak dostawcy biur i sprzętu. W tym obszarze automatyzacja może przynieść największe korzyści, ponieważ wiele zadań można zaprogramować, w tym kontrole zapasów i łańcucha dostaw.

Podstawowym wyzwaniem jest tutaj wybór wszechstronnego narzędzia, które uwzględni różne typy dostawców. W przeciwnym razie nadzorowanie każdego dostawcy i zapewnienie, że konsekwentnie spełnia on oczekiwania, może być bardzo czasochłonne.

Kwestie bezpieczeństwa i prywatności

Według badania McKinsey z 2022 r., The state of AI, większość firm identyfikuje cyberbezpieczeństwo jako główną przeszkodę w automatyzacji, ponieważ cyberataki nadal rosną od 2019 roku. 

W przypadku systemów HR naruszenia danych są katastrofalne, ponieważ pliki te zawierają poufne informacje o pracownikach, w tym adresy i oceny wydajności. 

Oprócz cyberataków, działy HR muszą zachować równowagę między zapewnianiem obsługi klienta pracownikom a poszanowaniem ich prywatności, szczególnie w kwestiach związanych z opieką zdrowotną.

Cyberbezpieczeństwo powinno być jednym z głównych atutów każdego systemu automatyzacji, w tym szyfrowanie end-to-end i uwierzytelnianie wieloskładnikowe. Ponadto pracownicy wymagają ciągłego szkolenia, aby bezpiecznie i odpowiedzialnie poruszać się po systemach cyfrowych.

Sprawdź szkolenie Zavvy z zakresu bezpieczeństwa danych. Możesz wypróbować go dla siebie i swojego zespołu dzięki naszemu 14-dniowemu bezpłatnemu okresowi próbnemu. 

Obawy dotyczące zgodności

Nic nie wzbudza większego strachu w działach HR niż problemy ze zgodnością, czy to błędy w rozliczeniach podatkowych, czy też niedopłaty. Sprawę komplikuje fakt, że w różnych krajach obowiązują różne przepisy prawa pracy. 

Na przykład, każdy stan może narzucić swoje prawa w USA, a polityka ta może się szybko zmienić. 

Wiele zespołów HR ma rozproszone centra zasobów dla informacji związanych z przepisami. Co gorsza, portale te często nie są aktualizowane na bieżąco. 

Wiele narzędzi do gromadzenia danych i raportowania

Ponieważ różne rodzaje technologii rozwijają się w różnym tempie, zrozumiałe jest, że systemy HR mogą wymagać oddzielnych pulpitów nawigacyjnych dla określonych potrzeb. Ważne jest jednak, aby regularnie oceniać istniejące narzędzia lub szukać na rynku systemów, które mogą obsługiwać wiele złożonych zadań. Często wiele rozwiązań programowych robi zasadniczo to samo. 

Kolejną wadą posiadania oddzielnych systemów jest brak ustandaryzowanej metodologii raportowania. Utrudnia to firmom efektywne zestawianie danych i tworzenie dokładnych raportów. Zespoły HR muszą określić, które rozwiązanie będzie dla nich najlepsze i zbudować na nim swoje systemy.

Na przykład, możesz użyć narzędzia do procesu wdrażania pracowników, a innego do ankiet pracowniczych. Nie można jednak powiązać wyników ankiety onboardingowej z raportami onboardingowymi generowanymi przez narzędzie onboardingowe. 

Skomplikowane zarządzanie cyklem życia pracowników

Już na etapie wdrażania pracownicy mogą utonąć w nadmiarowej papierkowej robocie, która wymaga zbyt wiele czasu i wysiłku. Praktyka ta nie tylko frustruje nowych pracowników, ale także zwiększa ilość pracy wykonywanej przez personel. 

Zamiast tego zespoły HR muszą skupić się na holistycznym narzędziu do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), które może usprawnić wszystkie procesy na jednym pulpicie nawigacyjnym. Jeśli nie mają żadnego doświadczenia z takimi narzędziami, mogą skorzystać z profesjonalnej pomocy zaufanej firmy konsultingowej ERP, aby uruchomić swoje narzędzia.

Narzędzia do zarządzania doświadczeniem pracowników nie muszą być skomplikowane. Muszą być po prostu przyjazne dla użytkownika, dostępne oraz łatwe w obsłudze i utrzymaniu.

3 główne powody , dla których brak zautomatyzowanych procesów HR może stanowić problem

Chociaż w każdym projekcie transformacji cyfrowej istnieje kilka przeszkód, warto poświęcić czas na zbadanie potencjalnych rozwiązań w zakresie automatyzacji. 

Na przykład, według SHRM, 69% firm, które wykorzystały automatyzację do rekrutacji, stwierdziło, że ich czas oczekiwania na obsadzenie stanowisk poprawił się.

Poza długoterminowymi oszczędnościami kosztów, poniższe kwestie mogą się nasilić, jeśli procesy HR nie zostaną zautomatyzowane:

• Podatny na błędy. Niektóre uchybienia można wybaczyć, inne nie bardzo. W roku podatkowym 2021 amerykański Departament Pracy odkrył, że średnie zaległe wynagrodzenia (wynagrodzenia, które nie zostały wypłacone) były równe trzem tygodniom pracy. Ten incydent jest powodem, dla którego zarządzanie listą płac powinno być jedną z pierwszych funkcji, które należy zautomatyzować.
• Utrata wydajności. Co najmniej 45% powtarzalnych czynności może być obsługiwanych przez oprogramowanie do automatyzacji, zmniejszając obciążenie pracą działu HR. Niektóre firmy tracą miesiące pracy na żmudną pracę, którą algorytm zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA) mógłby wykonać w ciągu kilku minut. Ponadto pracownicy czują się wypaleni, gdy muszą wydłużać swoje zmiany, aby ukończyć ręczne procesy.

➡️ Sprawdź, jak nasz klient, Storyblok, oszczędza 68 godzin miesięcznie dzięki zautomatyzowanemu rozwiązaniu onboardingowemu Zavvy bez uszczerbku dla doświadczenia pracowników. 

• Złe doświadczenia związane z aplikowaniem kandydatów. Proces rekrutacji jest najlepszą kampanią reklamową firmy. Kandydaci mogą mieć długotrwałe wrażenie o firmie na podstawie tego, jak radzi sobie ona z procesem aplikacyjnym. Większość osób poszukujących pracy unika rekruterów lub wystawia im złe opinie, jeśli uważają, że proces jest zbyt skomplikowany lub mało przejrzysty.

Czy automatyzacja jest rozwiązaniem? Tylko wtedy, gdy robi się to dobrze

Odpowiedź brzmi "tak" i "nie". 

Wszystko zależy od tego, jak bardzo firma chce zabezpieczyć swoją działalność na przyszłość. 

Podejmowanie projektów automatyzacji wymaga starannego planowania i inwestycji. Wysiłki te rozpoczynają się od określenia przez liderów biznesowych, w jaki sposób chcą, aby ich firmy ewoluowały. 

Zakłócenia są tutaj na porządku dziennym, ale przetrwanie firmy w dużej mierze zależy od jej zdolności do przyjmowania zmian. 

Przed rozpoczęciem projektu automatyzacji HR należy ustalić potrzeby firmy i skupić się na jednym rozwiązaniu na raz (metodologia zwinna). Nie należy też zapominać o przywództwie i zaangażowaniu pracowników.

Automatyzacja działa tylko wtedy, gdy firma zaakceptowała i przygotowała się na wyboistą drogę. 

Dzięki Zavvy otrzymujesz nie tylko narzędzie programowe, ale także partnera, który poprowadzi Cię przez Twoją podróż i pomoże Ci sprostać konkretnym wyzwaniom. 

Nasi eksperci ds. doświadczeń pracowników wykorzystują najlepsze praktyki branżowe i akademickie, aby zaspokoić potrzeby pracowników i firmy.

Zarezerwuj bezpłatne 30-minutowe demo, aby odkryć wiele korzyści płynących z używania Zavvy do automatyzacji procesów HR.