8 najlepszych praktyk skutecznego wdrażania w czasach pracy zdalnej

W miarę jak szczepionki przeciwko COVID-19 zaczynają być wprowadzane na rynek, w pełni zaszczepieni pracownicy częściowo wracają do biur. "Nazywamy to środą pracy z pracy" - Keryn Koch, HR w CommonBond.

Podobnie jak CommonBond, znacznie więcej organizacji preferuje modele hybrydowe z powodów takich jak: dostęp do globalnych talentów, zwiększona produktywność i niższe koszty. Bliższe spojrzenie na badanie Bloomberga pokazuje, że pracownicy również podzielają podobne preferencje - 40% z nich zmieni pracę, jeśli zostanie zmuszonych do rezygnacji z pracy zdalnej.

Planowanie konfiguracji hybrydowej to jedno. Znacznie większym wyzwaniem jest jednak wprowadzenie jej w całej organizacji i płynne wdrożenie. 

Od słabego onboardingu po poczucie izolacji i odłączenia, organizacje są narażone na ryzyko utraty swoich talentów poprzez dostarczanie niespójnych praktyk onboardingowych. 

To, co miało być "najlepszym z obu światów", spowodowało, że 31% pracowników zrezygnowało w ciągu pierwszych 6 miesięcy. Potraktuj to jako znak, aby na nowo wyobrazić sobie swoje praktyki onboardingowe - takie, które zapewniają idealną równowagę między nowymi talentami a kulturą organizacyjną. Oto kilka wskazówek na początek:

1. ✈️ Rozpocznij od wstępnego wejścia na pokład

Jeśli inwestujesz tyle czasu i kosztów w znalezienie odpowiednich talentów, dlaczego nie pójść o krok dalej i nie powitać ich pakietem powitalnym! Świetny pakiet powitalny, stanowiący istotną część praktyki onboardingu, pomaga wywrzeć niezapomniane pierwsze wrażenie. 

Oto kilka rzeczy, które można uwzględnić w pakiecie firmowym:

• Podręcznik firmowy 
• Sprzęt WFH 
• Technika i gadżety 
• Dane logowania dla wszystkich kont
• Przekąski i słodycze
  

Powitanie nowych pracowników spersonalizowanym zestawem pomaga stworzyć dynamikę, podekscytowanie i do pewnego stopnia wypełnia lukę między nimi a Twoją organizacją. Daje im znać, że to dopiero początek wielu innych zabawnych działań, które nadejdą. 

Dlaczego warto wysłać firmowy upominek:

• Wzmacnia kulturę organizacji
• Odzwierciedla głos i etos marki
• Sprawia, że nowi pracownicy czują się mile widziani i włączeni.
• Buduje emocje 
  

Jeśli jesteś w tym nowy, przeczytaj nasz pełny przewodnik na temat wysyłania pakietów powitalnych do nowych pracowników, aby zacząć! 

2. Struktura doświadczenia

Najlepsi liderzy byli tam i doświadczyli niepokoju związanego z nową pracą. Dlaczego uważasz, że Twoi pracownicy nie będą czuć tego samego? 

Nowi pracownicy są w trudnej sytuacji, gdy dołączają do zupełnie nowego środowiska pracy. A nieustrukturyzowany proces wdrażania tylko negatywnie wpłynie na ich doświadczenie - jest to główny powód, dla którego 31% nowych pracowników odchodzi z pracy w ciągu sześciu miesięcy!

Najlepszą praktyką jest usprawnienie całego procesu wdrażania poprzez tworzenie list kontrolnych dla nowych pracowników, automatycznych przypomnień dla menedżerów i rekruterów oraz posiadanie wszystkich dokumentów na jednej platformie. 

To znacznie oszczędzi HR-owcom zbędnych procesów, a oni będą spędzać mniej czasu na odpowiadaniu na maile, które mogłyby być FAQ. W międzyczasie nowi pracownicy nabiorą pewności siebie w swojej roli i zaczną podejmować obowiązki od samego początku. 

Sposoby zapewnienia ustrukturyzowanego procesu wdrażania:

• Zrozum ich wyzwania: Komu muszą składać raporty? Czy potrzebują sprzętu WFH? Czy potrzebują szkoleń zewnętrznych? Pamiętaj, aby uwzględnić odpowiedzi i rozwiązania wszystkich wyzwań, przed którymi może stanąć nowy pracownik pierwszego dnia. 
• Przyspiesz ich naukę: Wyznacz szefa/kierownika, który może poprowadzić nowego pracownika przez różne zadania i dowiedzieć się więcej o produktach, klientach, technologiach i systemach Twojej organizacji.
  
• Włącz projekty grupowe: Postaraj się połączyć działania i projekty związane z budowaniem zespołu w pierwszych tygodniach pracy nowego pracownika. Przedstaw je swojemu zespołowi i wyjaśnij, że wszyscy powinni pomóc nowemu pracownikowi we wspinaniu się po krzywej uczenia się.
  
• Nadaj im kierunek: Określ oczekiwania związane z pracą, takie jak: Co muszą zrobić? Jak należy to zrobić? Jak można ich zmotywować do wykonania zadania?
  
• Zautomatyzuj tam, gdzie to konieczne: Chcesz, aby nowi pracownicy spędzali więcej czasu na nawiązywaniu kontaktów z zespołem, a nie czuli się przytłoczeni stosami papierkowej roboty. Zautomatyzuj powtarzalne procesy, aby mogli skupić się na pracy, która ma znaczenie.
  

Znajdź naszą listę kontrolną zdalnego wdrażania tutaj, aby zaprojektować proces wdrażania, który działa zarówno dla Ciebie, jak i Twoich pracowników! 

3. Dostarczanie praktycznych informacji kawałek po kawałku

Chociaż ważne jest, aby mieć szczegółowy proces wdrażania, nadmiar informacji może łatwo stać się zbyt przytłaczający dla nowego pracownika. Rozłóż swoje treści - od polityki firmy po informacje o misji i celach - na krótkie filmy, webinaria i zabawne działania, takie jak "spacer i rozmowa". 

Nie tylko sprawi to, że cały proces będzie bardziej angażujący, ale nowi pracownicy będą w stanie zapamiętać kluczowe informacje w najlepszy możliwy sposób. 

Następnie upewnij się, że Twoi pracownicy są w stanie pomyślnie przejść przez każdy krok. W tym celu należy zaplanować automatyczne przypomnienia i zadania. Zawsze dobrym pomysłem jest poinformowanie wyznaczonego menedżera i członków jego zespołu o nowym pracowniku. I zawsze udostępniaj listę początków rozmowy, aby uniknąć niezręczności pierwszego dnia!

Korzystanie z narzędzi takich jak Slack i Teams pomaga efektywnie dostarczać wszystkie treści w odpowiednim czasie i w uporządkowany sposób. Są one łatwo dostępne i skalowalne, a jednocześnie umożliwiają śledzenie postępów nowego pracownika. 

Skuteczne sposoby dostarczania informacji o firmie:

• Trivias i łamigłówki
• Filmy wykorzystujące Loom
• Slack kanały
• Rozmowy 1:1 z menedżerami / współpracownikami
  

4. Przydzielanie znajomych do wdrożenia.

Wdrażanie pracowników zdalnych to ekscytujący i stresujący czas zarówno dla nowego pracownika, jak i jego przełożonego. Podczas gdy skuteczna praktyka wdrażania łagodzi niepokój pierwszego dnia, zawsze dobrze jest wyznaczyć "kumpla", który może wprowadzić nowego pracownika do firmy.

Świadomość, że mają osobistego sojusznika, pomaga stworzyć psychologiczne bezpieczeństwo wśród nowych pracowników, którzy pracują zdalnie. Aby jeszcze bardziej potwierdzić tę korzyść, przeczytajmy osobiste doświadczenia Cindy Xinyi Zhang z programu wdrożeniowego Pinterest:

"Co tydzień odbywaliśmy spotkania 1:1, aby omówić szczegóły projektu i kulturę Pinterest. Program Buddy Onboarding został zaplanowany na 6 tygodni, ale zdecydowaliśmy się kontynuować go w tym nowym, wirtualnym świecie. To wielka ulga wiedzieć, że doświadczony członek zespołu wspiera mnie, gdy odkrywam nowe terytorium".

Kilka nieocenionych korzyści płynących z posiadania partnera wdrożeniowego:

• Rozpoczyna proces tworzenia sieci
• Wyższy wskaźnik retencji
• Pozytywne doświadczenia związane z wdrożeniem
• Zwiększa zadowolenie i produktywność pracowników
• Zwiększa bazę wiedzy współpracowników 
• Pomoc 1:1 dla nowych pracowników
  

Równie ważne, jak wdrożenie systemu buddy, jest wyznaczenie odpowiedniego buddy. Takiego, który dobrze rozumie wartości organizacji i pomaga zaszczepić poczucie dumy i lojalności wśród nowych pracowników. 

Pobierz nasze Listy kontrolne Onboarding Buddy które pomogą Ci znaleźć idealnego partnera i zaprojektować program, który sprawdzi się w Twoim przypadku!

5. Urozmaicenie dzięki nauczaniu mieszanemu

Łączenie ludzi za pośrednictwem połączeń wirtualnych jest niezaprzeczalnie trudne. Ale nie musi być przyziemne ani nudne. W tej wskazówce dotyczącej zdalnego wdrażania, urozmaicaj rozmowy zespołowe zabawnymi aktywnościami i tematami wideokonferencji, takimi jak:

• Dyskusje okrągłego stołu na żywo
• Pokaż i opowiedz
• Kawa z kolegami
• Gry karciane na niezobowiązujące piątki
  

Korzystanie z takich kreatywnych formatów sprzyja kulturze zaufania, harmonii i przejrzystości w organizacji. Zwłaszcza podczas spotkań zdalnych, kiedy ludzie nie czują się zachęcani do podejmowania inicjatyw lub zadawania pytań.

Jest to zawsze świetny sposób na pogłębienie wiedzy nowego pracownika, jednocześnie ułatwiając jej zapamiętanie. Jeśli Twoi pracownicy mieszkają w różnych strefach czasowych, lepiej ustawić kilka wspólnych okien dla komunikacji w czasie rzeczywistym, aby uniknąć konfliktów.

6. ❤️ Twórz trwałe więzi dzięki wirtualnym wydarzeniom

Pracownicy spędzają prawie 40% swojego dnia pracując dla Twojej organizacji. To sprawia, że niezwykle ważne jest, aby stworzyć relaksujące środowisko pracy - w którym mogą płynnie współpracować nad projektami. Jednocześnie ciesząc się tym, co robią. 

Blending virtual events strengthens an employee’s performance, aligns them to your organizational goals, and takes away the anxiety of the new hire. 

Sposoby budowania więzi między członkami zespołu a nowymi pracownikami:

• Zaplanuj losową rozmowę 1:1 między członkiem zespołu a nowym pracownikiem z lekkimi podpowiedziami: Jaka jest twoja ulubiona kombinacja jedzenia? Który film jest najbardziej niedoceniany? 
• Organizuj "spacery i rozmowy", rytuały przy kawie lub spotkania przy lunchu, które stworzą bezpieczną przestrzeń dla ludzi, aby mogli się otworzyć. 
• Organizuj wieczory z ciekawostkami, happy hours, piątkowe gry po pracy i nie tylko!
  

"W Humu stworzyliśmy kanał Slack o nazwie #cheersforpeers. Co miesiąc każdy, kto został wspomniany na kanale lub rozpoznał kogoś innego, kwalifikuje się do nagrody w loterii". Joyce, dyrektor ds. treści w Humu

To przestrzeń, w której możesz wykazać się kreatywnością, porzucić wszelkie formalności i stworzyć miejsce na zabawne, swobodne rozmowy. Na przykład Disney traktuje nowych pracowników jak członków obsady, którzy angażują się w zabawne, ciekawe gry i quizy, aby dowiedzieć się więcej o firmie.

Chociaż nieformalne lodołamacze, takie jak te, stanowią niewielką część rutyny pracownika, zdecydowanie pozostawiają trwałe wrażenie. 

7. Stałe zbieranie informacji zwrotnych

Chociaż nie jest to wyłącznie najlepsza praktyka w zakresie wdrażania pracowników zdalnych, jest to świetny sposób na ulepszenie istniejącego procesu. Czasami to, co postrzegasz jako właściwą praktykę onboardingu dla swojej organizacji, może nie przekładać się na najlepsze doświadczenia dla pracowników. 

Dzieje się tak, gdy nie komunikujesz się i nie rozumiesz potrzeb swoich pracowników. Niezależnie od tego, czy chcesz zaprojektować skuteczny program onboardingowy, czy ulepszyć obecny, zawsze zadawaj pytania takie jak:

• Jak wygląda przyszłość pracownika?
• Jakie są ich role i jak można je dostosować?
• W jaki sposób wybierana jest zawartość onboardingu?
• Kto będzie prowadził szkolenie i jak długo?
• Jak będzie mierzona wydajność?
  

Po wdrożeniu programu, kolejną najważniejszą rzeczą, jaką należy zrobić, jest rozmowa z nowymi pracownikami. Oto kilka ważnych pytań, które warto zadać:

• Czy proces wdrażania był łatwy do przeprowadzenia?
• Co było największym wyzwaniem?
• Co można poprawić?
• Jakie było ogólne doświadczenie?
• Czy w którymś momencie byłeś zdezorientowany? Czy problem został rozwiązany?
• Czy jasno przedstawiono oczekiwania związane z pełnioną rolą?
  

Zbieranie opinii pracowników pomoże ci uzyskać nieoceniony wgląd w istniejący proces i sposoby jego ulepszenia. Wysyłaj ankiety, planuj automatyczne ankiety, przypomnienia o spotkaniach i nie tylko, aby otrzymywać opinie. 

8. Tworzenie silnych wiązań produktowych

Podczas wdrażania pracowników zdalnych takie informacje łatwo gubią się w tłumaczeniu. Na przykład nieustrukturyzowane procesy nie zapewniają pełnego obrazu oferty. Powoduje to, że pracownicy muszą wypełniać luki i wiele zależy od ich założeń. Aby tego uniknąć, należy pamiętać o trzech najlepszych praktykach

• Posiadanie wszystkich informacji związanych z produktem na jednej platformie
• Przydziel menedżera lub współpracownika, który może rozwiać wątpliwości dotyczące Twojej oferty.
• Nie komplikuj nadmiernie treści

Takie małe kroki mogą pomóc pracownikom na dłuższą metę, zwłaszcza tym w dziale sprzedaży. Oto kilka sposobów na przedstawienie produktu nowym pracownikom:

• Pozwól im samodzielnie doświadczyć produktu 
• Niech doświadczą procesu sprzedaży z bliska
• Organizowanie spotkań 1:1 między nowo zatrudnioną osobą a członkiem zespołu
• Stwórz chatbota, który będzie odpowiadał na najczęściej zadawane pytania dotyczące produktów
  

Tworzenie silnej więzi z produktem nie jest procesem jednorazowym. Wraz ze zmieniającymi się rynkami i potrzebami klientów zawsze konieczne jest informowanie pracowników o wszelkich nowych zmianach. Posiadaj podręcznik dla pracowników, wytyczne dotyczące marki lub podręcznik (jeśli jest wymagany), aby dzielić się wszystkimi informacjami. Im bardziej będzie to przejrzyste i spójne, tym lepiej uda im się osiągnąć Twoje cele. 

Najłatwiejszy sposób na pokrycie ich wszystkich?

Ustrukturyzowany proces wdrażania zapewnia pracownikom satysfakcję z pracy, poczucie bycia docenionym i wysłuchanym. Jednocześnie nagradza Twoją organizację wyższymi wskaźnikami retencji, wzrostem produktywności i rozwojem. 

Korzystanie z naszej platformy wdrażania pracowników pomaga stworzyć odpowiednie podstawy wśród pracowników. Dzięki takim funkcjom, jak konfigurowalne szablony, automatyczne przypomnienia i integracje aplikacji, pomagamy zapewnić trwałe wrażenia z wdrażania.

• Twoi pracownicy lepiej zrozumieją Twoją organizację.
• Będą one ściśle powiązane z Twoimi celami
• Wspieranie kultury empatii, zaufania i dobrego samopoczucia
• Stwórz ciągły cykl rozwoju wśród swoich pracowników   

Zapewnienie płynnego procesu wdrażania nie musi być skomplikowane ani nadmiernie zaplanowane z wyprzedzeniem. Przyjrzyj się obecnemu scenariuszowi, zobacz, gdzie pojawiają się najlepsze talenty i jaki byłby najlepszy sposób na dotarcie do nich. 

Możesz zacząć od stworzenia szkieletu swoich praktyk onboardingowych i kontynuować ich improwizację wraz ze zmieniającymi się czasami. Zawsze służymy pomocą na każdym etapie tego procesu:

• Definiowanie wiadomości
• Dostarczanie do właściwych osób w odpowiednim czasie
• Zgromadzenie ich pod jednym wirtualnym dachem
  

Przy odpowiednim podejściu modele hybrydowe mogą pomóc w skalowaniu organizacji bez zwiększania kosztów. Jednocześnie wzmacniając kulturę pracy i więzi między pracownikami. Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć wdrażanie nowych pracowników, poniżej znajdziesz studia przypadków firm, którym ten proces się udał. 

3 najlepsze firmy z najlepszymi hybrydowymi praktykami onboardingowymi

‍

Hubspot, firma zawsze na krawędzi nowych technologii, poszła w ślady Apple i stworzyła własną markową platformę onboardingową: Foundations. Obejmuje ona wszystko, czego nowy pracownik potrzebuje, aby dowiedzieć się o firmie.

"Szybko zmieniliśmy nasz program dla nowych pracowników, aby był bardziej zdalny na kilka sposobów, w tym wprowadzając przewodniki po pracy zdalnej dla menedżerów i nowych pracowników, włączając oceny studium przypadku nowych pracowników do naszego doświadczenia onboardingowego i śledząc uczestnictwo na żywo za pomocą danych ukończenia w naszym systemie operacyjnym edukacji, Learn@HubSpot". 

Uczestnicy zdalnego onboardingu są również zachęcani do posiadania włączonej kamery Zoom, aby wspierać aktywne uczestnictwo i zaangażowanie.

‍

‍
Internetowy serwis streamingowy Netflix ma silny program wdrażania oparty na kulturze i przywództwie. Spotkało się to z dużym uznaniem w niedawnej odpowiedzi na Quora udzielonej przez Poornę Udupi, inżyniera w Netflix:

Oto, co robią dobrze:

• Zaawansowany stos technologii i zawsze pomocni współpracownicy 
• Bezpośrednie wprowadzenie do kadry kierowniczej firmy w pierwszym kwartale
• Jasna komunikacja etosu i aspiracji Netflix.
• Nowi pracownicy od samego początku ponoszą znaczną odpowiedzialność

‍

Założona w 2016 roku przez 5 przyjaciół, Roadsurfer szybko stała się największym ekspertem od kamperów w Europie z flotą ponad 2500 pojazdów. A ich program wdrożeniowy był po prostu doskonały.

Oto, co robią dobrze:

• Nowym pracownikom przydzielana jest firmowa podróż, która prowadzi ich przez pierwsze dni pracy.
• Interaktywne quizy i inne ćwiczenia, które pomagają utrwalić wiedzę
• Korzystaj z automatycznie wyzwalanych przypomnień, aby śledzić postępy nowo zatrudnionych osób.
• Korzystanie z centralnej platformy, która zapewnia, że wszyscy otrzymują te same informacje.
  

Jeśli potrzebujesz więcej pomysłów, tutaj znajdziesz nasz artykuł na temat wyjątkowych praktyk onboardingowych firm. Możesz też skonsultować się z naszymi ekspertami z Zavvy!

Na wynos

Najlepsze praktyki onboardingowe nie są do opanowania w jeden dzień. Należy je przemyśleć, zakomunikować i wdrożyć po zrozumieniu potrzeb zarówno liderów, jak i pracowników. Zapytaj ich:

• Co pomoże ci czuć się wspieranym społecznie?
• Jakie nowe możliwości możemy stworzyć, aby budować silniejsze więzi?
• Jak możemy ustanowić lepsze sposoby pracy w konfiguracji hybrydowej?
• Co jest "w porządku" do zrobienia? (Na przykład: robienie przerw między spotkaniami)
• Jak możemy zapewnić, że członkowie zespołu, którzy pracują z domu, nadal mają prawo głosu?

Komunikacja z zespołem/współpracownikami zapewni wgląd w najlepsze sposoby ponownego wdrażania pracowników. Pomoże to menedżerom zwiększyć spójność zespołu, jego wydajność i dobre samopoczucie.

Jeśli zdecydowałeś się wdrożyć swój zdalny program onboardingowy przy użyciu wyżej wymienionych praktyk, chcielibyśmy usłyszeć, co wymyśliłeś! Skontaktuj się z naszymi ekspertami ds. onboardingu, aby uzyskać pomoc w dowolnym momencie!