Ruletka przy kawie/lunchu: Dlaczego wirtualne zespoły jej potrzebują i jak ją skonfigurować?

Według badania Google bezpieczeństwo psychiczne jest podstawą efektywnych i dobrze prosperujących zespołów. Oznacza to, że członkowie zespołu lepiej współpracują w kulturze integracyjnej, co jest możliwe tylko wtedy, gdy wszyscy zaangażowani są gotowi wykazać się wrażliwością, akceptować wyzwania, podejmować ryzyko i znajdować nowe sposoby na wprowadzanie innowacji, a także współpracować.

Niestety, gdy pracownicy pracują zdalnie lub hybrydowo, budowanie i pielęgnowanie integracyjnej kultury pracy jest łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia.

79% pracowników czuje się bardziej odizolowanych od pracy zdalnej, podczas gdy inne badanie wykazało, że 70% pracowników czuje się bardziej wypalonych i zestresowanych niż przed pandemią. Ostatecznie rozwijają oni niezaangażowany sposób myślenia, co prowadzi do niższych poziomów produktywności, większej liczby funkcjonalnych silosów i większych luk w wiedzy między działami. To z kolei prowadzi do załamania koordynacji. Cierpi na tym kultura.

Na szczęście istnieje kilka praktycznych sposobów na zburzenie tych niewidzialnych murów między zespołami i działami, a jednym z nich, który dziś omówimy, jest ruletka kawowa lub lunchowa.

Co to jest ruletka kawowa lub lunchowa?

Ruletka kawowa lub lunchowa naśladuje nieformalne zaangażowanie, które regularnie miałoby miejsce w tradycyjnym środowisku biurowym, zapobiegając poczuciu izolacji pracowników hybrydowych lub zdalnych od członków zespołu i członków innych działów.
Idea wirtualnej ruletki kawowej jest prosta: pielęgnować i wspierać kulturę współpracy w miejscu pracy.

Pomyśl o tym, jak o przerwie na spotkanie towarzyskie z kolegami przy filiżance kawy lub lunchu, tworząc podstawową warstwę zaufania i poczucia bezpieczeństwa między uczestniczącymi osobami.

Jak działa ruletka kawowa lub lunchowa?

Ruletka kawowa lub lunchowa może odbywać się ręcznie lub automatycznie. W przypadku ręcznego sposobu, jesteś odpowiedzialny za dopasowanie pracowników z tego samego zespołu lub różnych zespołów. 

Z drugiej strony, jeśli korzystasz z wyspecjalizowanych usług oprogramowania, musisz po prostu wprowadzić swoich pracowników do systemu, po czym algorytm automatycznie dopasuje dwóch lub więcej pracowników do "przypadkowego" spotkania przez telefon lub ekran.

Co więcej, można również ustawić częstotliwość, z jaką pracownicy powinni brać udział w ruletce kawowej lub lunchowej.

Później omówimy bardziej szczegółowo zarówno ręczne, jak i zautomatyzowane sposoby organizowania ruletki kawowej lub lunchowej.

🏆 Korzyści z ruletki kawowej lub lunchowej dla zespołów wirtualnych

Wyobraź sobie następującą sytuację: uczestniczysz w spotkaniu ze współpracownikiem, którego nigdy nie spotkałeś - aby omówić nadchodzący duży projekt. 

Jak komfortowo czułbyś się dzieląc się poglądami z zupełnie obcą osobą? Nawet jeśli jesteś najbardziej otwartą i ekstrawertyczną osobą, nadal będzie istniała ogólna niechęć między tobą a współpracownikiem. 

Jeśli jednak Twoja firma ma wirtualne zasady przełamywania lodów, takie jak ruletka przy kawie lub lunchu, będziesz już znać współpracownika, co rozproszy wszelkie napięcia lub obawy i pozwoli wam obojgu zacząć efektywnie współpracować od samego początku.

Mając to na uwadze, oto kilka zalet organizowania lunchu lub kawowej ruletki dla wirtualnego zespołu:

Integracyjna i komunikatywna kultura firmy

Ponieważ pracownicy pracują z domu i mieszkają w różnych strefach czasowych, utrzymanie poziomu komunikacji wewnętrznej w organizacji może być wyzwaniem. Kawowa lub lunchowa ruletka umożliwia pracownikom poszerzenie ich osobistej sieci kontaktów i rozwijanie nowych punktów kontaktowych w firmie. 

Jednocześnie rozmowa z innymi pracownikami wzmacnia atmosferę zaufania i przynosi uczestnikom radość i urozmaicenie przez cały dzień pracy. Co więcej, upewnia ich, że inni pracownicy uważają swoją pracę za wyzwanie i dążą do identycznych/podobnych celów. Pośrednio tworzy to atmosferę integracji.

Nieformalna wymiana dialogu i punktów widzenia 

Organizowanie kawowej lub lunchowej ruletki zachęca do nieformalnej wymiany dialogu i poglądów, pozwalając uczestnikom czuć się bardziej komfortowo i bezpiecznie w swojej obecności. Usuwa niewidzialne formalne barykady, co z kolei buduje dynamiczne relacje ułatwiające większy postęp poprzez wymianę wiedzy w kontekście codziennego funkcjonowania, a także przyszłych projektów.

Wspieranie relacji międzyludzkich

Jak wspomniano, organizowanie kawy lub lunchowej ruletki pomaga rozwijać relacje międzyludzkie w firmie. Ponadto przełamuje bariery komunikacyjne i promuje wymianę pomysłów między działami i granicami hierarchicznymi, eliminując mentalność silosową - lub chaotyczne myślenie.

Ponadto losowe łączenie ludzi w zespoły wzbudza w pracownikach poczucie podekscytowania możliwością nawiązywania nowych znajomości i wywoływania autentycznych, angażujących rozmów. Może to prowadzić do lepszej współpracy zespołowej i, co ważniejsze, pozytywnego rozwoju relacji z kolegami.

Sieci wewnętrzne

Ogólnie rzecz biorąc, kiedy wspominamy o networkingu, odnosi się to do nawiązywania kontaktów z ludźmi spoza firmy. I choć jest to zdecydowanie ważne, aby uzyskać dostęp do możliwości i wiedzy, których nie można znaleźć samodzielnie, networking w firmie jest równie ważny.

Fast Company definiuje networking wewnętrzny jako "docieranie i nawiązywanie kontaktów ze współpracownikami w organizacji, nawet jeśli praca tego nie wymaga".

Kiedy stale angażujesz się w relacje z ludźmi z własnej firmy, budujesz relacje i relacje oraz kultywujesz środowisko wzajemnego zaufania i szacunku. Wszystko to prowadzi do wyższej produktywności i lepszego ogólnego doświadczenia zawodowego.

Organizowanie spotkań przy kawie lub lunchowej ruletki to jedna z najprostszych wewnętrznych sztuczek networkingowych. Aby stworzyć silniejsze relacje między pracownikami, mogą oni dzielić się informacjami o bieżących lub nadchodzących projektach, rozmawiać o rodzinie i przyjaciołach lub poruszać inne przypadkowe tematy.

Empatyczna rozmowa, która ma znaczenie

89% liderów HR zgadza się, że empatia ma kluczowe znaczenie w środowisku hybrydowym, a wirtualna kawa i lunchowe ruletki mogą pielęgnować empatię między pracownikami. 

Te sesje ruletki mogą pobudzić znaczące rozmowy z uczestnikami otwarcie dyskutującymi o porażce i sukcesie. Pomyśl o tym jako o tworzeniu bardziej zrównoważonej definicji sukcesu, w której zamiast gloryfikować wypalenie, pracownicy rozumieją wartość empatii, współpracy, budowania zespołu i odporności.

Jak wspierać konstruktywne rozmowy?

Na Zavvy jest do tego szablon.

Ogólnie rzecz biorąc, zalecamy stworzenie bezpiecznego środowiska i zaproponowanie konkretnych tematów, aby ludzie mogli podzielić się swoimi "najwyższymi wzlotami" i "najniższymi upadkami" z przeszłości. Będziesz zaskoczony, jak szybko rozmowa osiągnie znacznie głębszy poziom niż płytkie codzienne small talk!

Krótko mówiąc, ruletki kawowe i lunchowe wspierają integracyjną przyszłość, łącząc pracowników i przekształcając pracę zdalną i hybrydową.

Co więcej, nie musisz wierzyć nam na słowo - mamy fakty, które to potwierdzają.

Firma Profusion, zajmująca się analizą danych, stworzyła system kawowej ruletki, który automatycznie łączył pracowników w pary na nieformalne wirtualne spotkania. Ankieta wykazała, że:

• 72% pracowników doświadczyło poprawy morale.
• 63% pracowników czuło się mniej odizolowanych lub nieszczęśliwych.
• 96% pracowników czuło się bardziej zaangażowanych w pracę zdalną.
• 61% miało lepsze pojęcie o tym, co wiąże się z pracą ich kolegów i koleżanek

Pomysł na lunchową ruletkę wpadł Davidowi Thompsonowi, naukowcowi, który został strategiem mediów społecznościowych, podczas pracy w amerykańskiej armii producenta farmaceutyków Boehringer Ingelheim (BIPI).

Pewnego razu nie mógł znaleźć nikogo, z kim mógłby zjeść lunch. Wraz ze swoim kolegą Christopherem Tanem zbudował więc prototyp i wysłał zaproszenia do wybranej grupy współpracowników.

W ciągu 12 godzin od uruchomienia w firmie aplikacja zyskała dużą popularność. W ciągu siedmiu tygodni aplikacja dopasowała ponad 350 osób do wyjścia na lunch. Tan odkrył, że prowadzenie lunchowej ruletki doprowadziło do nieoczekiwanych połączeń (np. aplikacja połączyła CEO BIPI z młodym członkiem zespołu marketingowego marki), które często prowadziły do nieprzewidzianych rozmów i lepszej współpracy.

Jak zorganizować lunch lub kawową ruletkę?

Poniżej stworzyliśmy podsumowanie krok po kroku, aby przeprowadzić Cię przez ten proces.

Krok 1 : Przygotuj arkusz kalkulacyjny z informacjami o członkach zespołu. Powinien on zawierać pełne imiona i nazwiska wszystkich pracowników, ich działy, identyfikatory e-mail, numery telefonów itp. 

Wskazówka: Uwzględnij jak najmniej szczegółów, aby uniknąć niepotrzebnego nakładu pracy.

Krok 2 : Ustal podstawowe zasady. W jaki sposób chcesz łączyć pracowników w pary? Czy chcesz łączyć ich w pary wyłącznie z pracownikami z innych działów? A może pracownicy z tego samego zespołu spotykają się na lunchu lub kawie? 

Pamiętaj, że nie ma dobrej lub złej odpowiedzi. Zastanów się nad istniejącymi relacjami z pracownikami i podejmij decyzję.

Krok 3 : W oparciu o swoje zasady rozpocznij losowe parowanie pracowników z innymi pracownikami. Upewnij się, że prawidłowo zapisujesz pary, aby uniknąć nieporozumień i nieporozumień.

Krok 4 : Wyślij e-maile do uczestniczących pracowników zawierające więcej informacji na temat wirtualnej ruletki kawowej lub lunchowej. Wysyłając e-maile, postaraj się CC innych uczestników, aby wszyscy zaangażowani byli na tej samej stronie, jeśli chodzi o czas i miejsce spotkania ruletki.

Pamiętaj, aby wymienić wszystkie niezbędne szczegóły, takie jak powód zorganizowania ruletki, krótki opis, dlaczego dana para jest dobra, termin wykonania ruletki itp.

Krok 5 : Stwórz listę pytań do "kawowej ruletki w pracy". Pomyśl o pytaniach, które mogą pomóc uczestniczącym pracownikom przełamać lody i zapewnić płynny przepływ rozmowy. Chociaż możesz dodać zabawne i swobodne pytania, chcesz również uwzględnić wnikliwe i odkrywcze pytania, które budują lepsze relacje w pracy.

Oto nasi faworyci:

• Co byś robił, gdybyś nie pracował w obecnej pracy? 
• Gdybyś miał opisać dziecięcą wersję siebie jednym słowem, co by to było?
• Kiedy jesteś najszczęśliwszy?
• Uzupełnij puste miejsce: Gdybyś naprawdę mnie znał, wiedziałbyś, że jestem ___.
• Którą cechę najbardziej podziwiasz u innych i dlaczego?
• Co byś zmienił, gdybyś rządził światem pierwszego dnia?
• Jak opisałbyś swój idealny dzień?

Ukończyłeś swoją listę? Świetnie. Przejdźmy do następnego kroku.

Krok 6 : Wysyłaj przyjazne wiadomości e-mail z przypomnieniami do uczestników w określonych odstępach czasu. Możesz na przykład wysyłać wiadomości e-mail z przypomnieniem na dzień przed zaplanowanym spotkaniem, pięć dni przed ustaloną datą lub tydzień przed terminem ruletki.

Krok 7 : Po zakończeniu sesji ruletki ponownie wyślij uczestnikom wiadomość e-mail z prośbą o opinię. Jest to bardzo ważny krok, który może dać ci wiele wglądu w proces, co działa, a co nie, jak wpływa na twojego pracownika, jak możesz go ulepszyć i uczynić go wygodniejszym dla uczestników.

Powtórz proces po miesiącu - lub w czasie, który Twoim zdaniem najbardziej odpowiada pracownikom. Aby ruletki kawowe lub lunchowe działały, musisz być konsekwentny. Jest to proces czasochłonny, ale wart wysiłku.

❗️ Ale... jest też DUŻO wygodniejszy sposób na zorganizowanie wirtualnej ruletki kawowej lub lunchowej: automatyzacja.

⚙️ Jak zautomatyzować ruletkę kawową lub lunchową za pośrednictwem Slack lub Microsoft Teams z Zavvy

Rozumiemy, że pracownicy są największym atutem firmy i oferujemy praktyczne rozwiązania zwiększające produktywność i utrzymanie zespołu. 

Mając to na uwadze, stworzyliśmy nasze rozwiązanie Connection Programs, które pomaga rozwijać znaczące relacje z pracownikami. Możesz skorzystać z naszego rozwiązania, aby automatycznie łączyć swoich współpracowników na przypadkowe spotkania lub spotkania piesze, aby pobudzić rozmowy, które tworzą lepszą atmosferę w zespole i poprawiają zdrowie psychiczne.

Oto krótkie podsumowanie tego, jak można wykorzystać szablon Zavvy "Conversations That Matter" do zorganizowania ruletki kawowej lub lunchowej:

Krok 1: Po zalogowaniu się na swoje konto Zavvy, przejdź do szablonów i kliknij Connect Slack dla opcji integracji. Slack opcja integracji.

Krok 2: Kliknij Szablony. Tutaj zobaczysz nasze szablony dla różnych kategorii, z których każdy został starannie zaprojektowany. Na przykład dostępne są szablony dla

• Nieformalne spotkania (kawowa ruletka)
• Spaceruj i rozmawiaj (zachęcaj ludzi do spacerowania podczas dialogu)
• Rozmowy, które mają znaczenie (zachęcanie do konstruktywnych rozmów)

Aby zorganizować bardziej znaczącą rutynę, przewiń w dół i kliknij Rozmowy, które mają znaczenie w sekcji Praca hybrydowa / zdalna.

W tej sekcji można znaleźć krótkie wprowadzenie i bardziej szczegółowe wyjaśnienie celu tego konfigurowalnego szablonu.

Ten program pomoże ci zapewnić zdrową komunikację i rozwinąć empatyczną kulturę pracy, w której pracownicy czują się komfortowo i mają poczucie przynależności.

Krok 3: Tak wygląda szablon Conversations That Matter:

Szablon można dostosować do własnych upodobań. Możesz na przykład zmienić tytuł na "Coffee Roulette" lub "Lunch Roulette", dodać miniaturę, opis itd. Przewijając w dół, zobaczysz kilka innych ustawień.

Możesz wybrać ustawienia w dowolny sposób i w oparciu o harmonogramy pracowników. 

Zavvy Top Tip: Jedynym sposobem na osiągnięcie sukcesu w organizowaniu ruletek kawowych lub lunchowych jest zapewnienie spójności. Skorzystaj z naszej opcji Powtórz i zaplanuj sesje ruletki co tydzień lub dwa tygodnie, aby zmaksymalizować wyniki.

Krok 4 : Przewiń w górę i kliknij kartę Builder na górnym pasku menu. Zobaczysz listę tematów, o których uczestniczący pracownicy mogą rozmawiać, aby pobudzić znaczące rozmowy.

Aby dalej kierować pracownikami, możesz dodać dowolne elementy treści - pytanie lub oświadczenie.

Krok 5 : Następnie dostosuj wiadomość, którą chcesz wysłać do pracowników dopasowanych do ruletki przez Zavvy. Możesz to zrobić, klikając opcję Aktywność grupowa.

Zavvy automatycznie utworzy kanał Slack dla sparowanych pracowników i prześle sfinalizowaną wiadomość dla tego etapu.

Krok 6 : Kliknij zakładkę Przypisz na górnym pasku menu. Tutaj, jak sama nazwa wskazuje, możesz przypisać różnych pracowników do uruchomienia ruletki.

Zavvy automatycznie utworzy kanał Slack dla sparowanych pracowników i prześle sfinalizowaną wiadomość dla tego etapu.

Krok 6 : Kliknij zakładkę Przypisz na górnym pasku menu. Tutaj, jak sama nazwa wskazuje, możesz przypisać różnych pracowników do uruchomienia ruletki.

Można to zrobić na dwa sposoby:

1. Po pierwsze, możesz przypisać pracowników ręcznie, klikając opcję Ręcznie przypisz kohortę , a następnie wyszukując członków, których chcesz sparować na potrzeby sesji.

2. Po drugie, można zaoszczędzić sporo czasu, automatyzując parowanie pracowników. 

Skonfiguruj pole przypisania wyzwalacza w oparciu o swoje preferencje (np. czy chcesz, aby wszyscy pracownicy byli częścią kawowej ruletki, czy tylko pracownicy z określonego działu). Po wybraniu opcji kliknij przycisk Aktywuj automatyzację.

I to wszystko! Zavvy przejmie kontrolę i będzie informować (i przypominać) uczestniczących pracowników o spotkaniach ze współpracownikami przy lunchu lub filiżance herbaty. Wszystko zautomatyzowane i za pośrednictwem Slack, MS Teams lub poczty.

Aplikacja do kawowej ruletki w prawdziwym życiu: Hootsuite

Firma Hootsuite w krótkim czasie przekształciła się ze startupu w ogromne globalne przedsiębiorstwo. Kierownictwo doceniło szybki wzrost, ale chciało również zachować kulturę firmy Hootsuite.

Zainspirowana programami takimi jak Mixer, Ten Thousand Coffees i Innovate Brew, firma postanowiła sprawdzić, czy kawa może pomóc Sowom (tak nazywani są pracownicy Hootsuite) lepiej się ze sobą komunikować. 

Podczas gdy Noel Palin opisuje inicjatywę Hootsuite #randomcoffee bardziej szczegółowo w swoim poście na LinkedIn, sedno jest takie, że firma zaprojektowała program ruletki kawowej i zobaczyła niesamowite wyniki.

Ruletka Hootsuite rozpoczęła się od arkuszy kalkulacyjnych Google i e-maili, ale wkrótce kierownictwo napisało algorytm automatyzujący parowanie pracowników z różnych działów.

Hootsuite otrzymał przytłaczająco pozytywne opinie od podekscytowanych pracowników, wraz z poprawą współpracy i silniejszymi relacjami między działami.

Aplikacja Lunch Roulette z prawdziwego zdarzenia: Kickstarter

Chcąc wzmocnić swoją kulturę, Kickstarter stworzył kreatywny program lunchowej ruletki, aby różne i przypadkowe grupy pracowników mogły się poznać podczas lunchu.

Początkowo kierownik biura Kickstartera, Shannon Ferguson, wzięła na siebie pełną odpowiedzialność za organizację lunchowej ruletki i losowanie pracowników. Jednak wraz z rozwojem Kickstartera, zadanie to stało się coraz większym wyzwaniem.

Oferując Fergusonowi pomocną dłoń, Fred Benenson, kierownik ds. danych w Kickstarterze, współpracował z pracownikiem Kickstartera Brandonem Williamsem, aby zbudować standardowy algorytm automatyzujący program lunchowej ruletki firmy. Dzięki nim parowanie lunchu zostało całkowicie wybrane losowo, przy jednoczesnym przestrzeganiu zasad parowania lunchu Fergusona:

1. Nigdy nie uwzględniaj trzech osób, które kiedykolwiek jadły razem lunch
2. Nie więcej niż jeden członek zarządu 
3. Nikt nie może należeć do tej samej podspecjalności w Kickstarterze

Można śmiało powiedzieć, że Lunch Roulette odniosła sukces. Przeczytaj więcej o procesie tworzenia algorytmu tutaj.

➡️ Więzi pracownicze na autopilocie

Technologie społecznościowe całkowicie zmieniły nasze życie, zarówno zagrażając, jak i poprawiając współpracę i intymność, jak nigdy dotąd. Koncepcja organizowania ruletki kawowej lub lunchowej ma tego samego ducha: firmy mogą zastosować technologię, aby zbliżyć swoich pracowników w prawdziwym życiu, budując silniejsze i zdrowsze relacje oraz ułatwiając szybką/efektywną współpracę.

"Poczucie wykluczenia było namacalne i irytujące"

- powiedział Thompson z BIPI zapytany, dlaczego wpadł na pomysł aplikacji internetowej, która losowo łączyłaby ludzi w całej organizacji w pary na lunch. Zavvy gwarantuje, że Twoi pracownicy nigdy nie poczują się jak Thompson. 

Dzięki naszym programom Connection Programs możesz zautomatyzować organizowanie kawowej lub lunchowej ruletki tak łatwo, jak to tylko możliwe. Przedstaw pracowników za pośrednictwem Slack lub Microsoft Teams i obserwuj, jak nawiązują więzi podczas prostych rozmów przy kawie lub lunchu, spotkań pieszych lub głębokich rozmów. Pobierz wersję demonstracyjną już teraz, aby zobaczyć ją w akcji.