Audyt umiejętności 101: Jak odkryć ukryte talenty w swoim składzie?

Umiejętności są siłą napędową każdej firmy, a rekruterzy coraz częściej przedkładają je nad pochodzenie i wykształcenie kandydatów podczas pozyskiwania talentów. 

Liczba ofert pracy, w których wymieniono konkretne umiejętności, kompetencje i kluczowe obowiązki, wzrosła o 21% w latach 2020-2021. 

Jednocześnie w tym samym okresie liczba miejsc pracy niewymagających dyplomu wzrosła o 40%. 

Umiejętności, w tym umiejętności techniczne(umiejętności twarde), umiejętności miękkie, umiejętności w miejscu pracy i umiejętności zbywalne, są bardzo poszukiwane. 

Jednak zarządzanie umiejętnościami może być trudne do opanowania przez dział HR. 

• Jak liderzy mogą ocenić wachlarz umiejętności w swoich organizacjach? 
• Jak zidentyfikować luki w umiejętnościach i odkryć ukryte umiejętności, o których istnieniu nawet nie wiedziałeś? 

Odpowiedzią jest przeprowadzenie audytu umiejętności. 

Ten artykuł obejmuje wszystko, co musisz wiedzieć o śledzeniu umiejętności i umożliwianiu pracownikom doskonalenia swoich umiejętności podczas pracy dla Ciebie. 

Czym jest audyt umiejętności?

Audyt umiejętności to kompleksowa ocena umiejętności, wiedzy i kompetencji danej osoby lub zespołu. 

Możesz wykorzystać osobiste i grupowe audyty umiejętności, aby zidentyfikować obszary poprawy i ulepszyć zestawy umiejętności pracowników. 

Przewodnik dla liderów Mike Ashie wyjaśnia: "Regularne audyty umiejętności mogą zapewnić pracownikom nieocenioną okazję do nauki i rozwoju; informacje zwrotne pomagają pracownikom zidentyfikować mocne strony, uzupełnić luki w wiedzy lub umiejętnościach - a ponadto znacznie podnoszą morale. Wszyscy wygrywają, gdy pracownicy są zaangażowani i zmotywowani".

Organizacje mogą wykorzystać audyt umiejętności do ogólnej analizy luk w umiejętnościach.

Różnica? 

Audyt umiejętności skupi się na aktualnych zestawach umiejętności zespołów.

W przeciwieństwie do tego, analiza luk w umiejętnościach wykorzystuje dane z audytu jako punkt odniesienia, identyfikuje wymagane zestawy umiejętności dla przyszłego rozwoju i określa, jak wypełnić lukę między A i B.

Kiedy najlepiej przeprowadzić audyt umiejętności?

Audyt umiejętności nie jest jednorazowym wydarzeniem lub czymś, co będziesz przeprowadzać co tydzień. 

Zasadą jest przeprowadzanie audytu umiejętności co najmniej raz w roku lub za każdym razem, gdy organizacja podlega zmianom:

• Aktualizacje procesów L&D;
• okresy znaczących zmian; 
• projekty wymagające specjalistycznych umiejętności; 
• nowe role i inicjatywy w zakresie zarządzania talentami; 
• Nieosiągnięte cele w zakresie wydajności. 

Aktualizacje procesów L&D 

Nauka i rozwój idą w parze z umiejętnościami. 

Planując nadchodzące strategie szkoleniowe, przeprowadź audyt, aby zidentyfikować podstawowe umiejętności, na których chcesz się oprzeć. Podnoszenie kwalifikacji zaangażuje pracowników, poprawi wskaźniki retencji i zwiększy produktywność.

Sylwia Śmietanko, HR Specialist & Recruiter w Passport Photo Online, opisuje podejście firmy do przeprowadzania audytu umiejętności. Powiedziała nam: 

"Przeprowadzony przez nas audyt umiejętności zmienił naszą strategię w zakresie alokacji zasobów szkoleniowych i rozwojowych. Wcześniej podejmowaliśmy decyzje w oparciu o aktualne trendy i doświadczenia innych firm. Jednak pomimo naszych najlepszych intencji, niektóre szkolenia były stratą czasu, ponieważ nie wszystkie umiejętności były niezbędne dla naszej firmy. Teraz, dzięki audytowi umiejętności, możemy podejmować przemyślane decyzje oparte na danych. Odkąd zmieniliśmy nasze podejście, nasze inwestycje w szkolenia zaczęły się zwracać, ponieważ pracownicy osiągają lepsze wyniki".

Okresy znaczących zmian 

Obecne zwolnienia w branży technologicznej i usług finansowych oznaczają, że byli pracownicy takich firm jak Meta, Twitter, Amazon, Spotify i Salesforce odchodzą ze swoich byłych firm, zabierając ze sobą swoje umiejętności. 

Kierownicy działów HR w swoich byłych firmach powinni przeprowadzić audyt umiejętności, aby lepiej zrozumieć obecny poziom umiejętności swoich zespołów od czasu odejścia, szczególnie w znacznie zmienionych zespołach i działach.

Podobnie, fuzje i przejęcia stanowią kolejną okazję do podsumowania obecnych pozycji. Kiedy dwie firmy łączą się, pracownicy obu stron wnoszą różne umiejętności i doświadczenia. 

Przeprowadzenie audytu umiejętności jest idealnym sposobem na określenie, które zestawy umiejętności pozostaną, a które należy rozwijać.

Projekty wymagające specjalistycznych umiejętności 

Przyszłościowe firmy często podejmują się nowych projektów lub rozszerzają działalność na nowe lub sąsiednie domeny, takie jak Walmart przenoszący się do opieki zdrowotnej. W takich przypadkach kluczowe jest zrozumienie istniejących zestawów umiejętności w firmie i wszelkich niszowych umiejętności, które mogą być potrzebne w przyszłości. 

Załóżmy, że Twoja firma zamierza wkroczyć w świat technologii sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego. Audyt umiejętności pozwoli określić, którzy członkowie zespołu posiadają już niezbędną wiedzę lub kogo jeszcze można szybko przeszkolić w tych obszarach. 

Nowe role i inicjatywy w zakresie zarządzania talentami 

Skorzystaj z audytu umiejętności, aby zdefiniować pożądane umiejętności i cechy idealnego pracownika. 

Dzięki audytowi umiejętności będziesz w stanie kierować komunikaty rekrutacyjne do właściwych osób i upewnić się, że poszerzasz swoją pulę umiejętności , zamiast zatrudniać więcej takich samych. 

Podczas opracowywania nowych inicjatyw w zakresie zarządzania talentami i strategii personalnych, audyt umiejętności ujawni, czego potrzebujesz na miejscu, dzięki czemu będziesz wiedział, czego szukać.

Nieosiągnięte cele w zakresie wydajności 

Jeśli zauważysz, że w jednym lub kilku działach często nie są realizowane cele dotyczące wydajności, wykorzystaj dane z audytu, aby określić, jakich umiejętności może brakować i gdzie możesz zainwestować w szkolenia.

Twoim celem nie jest zrzucanie winy na innych. Zamiast tego należy przyjąć podejście oparte na danych, aby zrozumieć potencjalną przyczynę problemu i wdrożyć środki mające na celu poprawę wydajności pracowników, aby osiągnąć cele w następnym cyklu. 

5 Korzyści z przeprowadzania regularnych audytów umiejętności

Audyt umiejętności przynosi wymierne rezultaty dla Twojej organizacji. Sprawdź pięć najważniejszych powodów, dla których warto zaangażować się w ten proces.

Odkryj luki w umiejętnościach 

Dane McKinsey ujawniają, że 87% organizacji wie, że ma już luki w umiejętnościach lub spodziewa się ich w ciągu najbliższych pięciu lat. 

Wyzwaniem jest zrozumienie, gdzie są luki lub prognozowanie, gdzie mogą one wystąpić w najbliższej przyszłości. 

Karolina Kijowska, Head of People w PhotoAiD, powiedziała nam: "Najważniejszą korzyścią z przeprowadzenia audytu umiejętności dla organizacji jest prawdziwe zrozumienie, jakie mocne i słabe strony posiada zespół. Następnie audyty można wykorzystać do wdrożenia strategii, które zwiększą wydajność i morale pracowników, jednocześnie naprawiając wszelkie niedociągnięcia".

Dopasowanie zestawów umiejętności do konkretnych ról 

Znalezienie najlepszych pracowników do określonych ról lub projektów będzie możliwe dzięki zrozumieniu aktualnych zestawów umiejętności zespołu. 

Chociaż audyty umiejętności są powszechnie kojarzone z lukami, możesz również ujawnić nadwyżkę niewykorzystanych umiejętności, które mogą być cenne teraz lub w przyszłości. Udokumentuj je i dopasuj do obecnych lub przyszłych ról. 

➡️ Dowiedz się więcej o tym, jak dostosować umiejętności pracowników do celów firmy. 

Zmiana przeznaczenia talentów w celu zabezpieczenia organizacji na przyszłość 

Firmy będą stopniowo wycofywać się z niektórych ról organizacyjnych, ponieważ technologia nabiera tempa. Przeprowadzanie cyklicznego audytu umiejętności zapewnia, że pula talentów jest elastyczna, umożliwiając szybkie przekształcenie umiejętności z nieistniejącego stanowiska w nową rolę.

Dostosowanie celów zespołu do umiejętności 

Kiedy masz odpowiednie umiejętności, aby wspierać cele zespołu, łatwiej jest twojej organizacji osiągnąć swoje cele. 

Matthew Ramirez, dyrektor generalny Rephrasely, wyjaśnia: 

"Audyt umiejętności pokazuje luki w wiedzy zespołu, co może pomóc w stworzeniu planu szkoleń. Możesz współpracować ze swoim zespołem, aby opracować najlepszy plan szkoleniowy w celu uzupełnienia tych luk w wiedzy. Szkolenie to może być formalne lub nieformalne, w zależności od potrzeb. Jeśli audyt umiejętności ujawni deficyt umiejętności, możesz rozważyć zatrudnienie nowych talentów, którzy posiadają te umiejętności".

Identyfikacja priorytetów L&D 

Audyt jakości pomoże w opracowaniu przyszłych programów szkoleniowych. 

Lisa Dietrich, Partner w GiroKonto, powiedziała nam: "Dzięki zrozumieniu tego, co mogą zaoferować obecni i potencjalni pracownicy, firmy mogą tworzyć bardziej efektywne opisy stanowisk i skuteczniej zarządzać rozwojem pracowników".

Audyt może również wskazać konkretne formaty szkoleń L&D, na których należy się skupić, na przykład kursy online, mikrokształcenie i możliwości mentorskie. 

➡️ Zapoznaj się z naszym przewodnikiem oceny potrzeb szkoleniowych tutaj.

9 umiejętności, które musisz jak najszybciej poddać audytowi

"Umiejętności" to szerokie pojęcie, więc na jakich konkretnych umiejętnościach należy się skupić, aby zmaksymalizować zwrot z inwestycji w audyt? 

Zapoznaj się z listą umiejętności, które należy ocenić jako priorytetowe. 

Umiejętności komunikacyjne 

Umiejętności interpersonalne, takie jak komunikacja i aktywne słuchanie, są niezbędne do budowania silnej marki i promowania pozytywnej reputacji. Skuteczna komunikacja ma kluczowe znaczenie w nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji z klientami, pracownikami, partnerami i interesariuszami. Umiejętność komunikacji: 

• buduje zaufanie;
• zwiększa przejrzystość;
• promuje współpracę;
• rozwiązuje konflikty;
• zapewnia jasny i spójny przekaz. 

Empatia 

Umiejętności empatii odgrywają również kluczową rolę w budowaniu relacji. Kiedy liderzy i pracownicy rozumieją i reagują na emocje i doświadczenia innych, są lepiej przygotowani do: 

• Podejmowanie decyzji w oparciu o perspektywy innych osób.
• Tworzenie integracyjnego i wspierającego środowiska pracy. 
• Wspieranie kultury innowacji i rozwiązywania problemów. 
• Zarządzanie zmianami organizacyjnymi.

Jako jedna z podstawowych umiejętności miękkich, empatia stawia organizacje na silnej pozycji, promując większe zaangażowanie pracowników, motywację i satysfakcję z pracy, co prowadzi do poprawy wyników i zwiększenia przewagi konkurencyjnej.

Umiejętności organizacyjne

Umiejętności organizacyjne obejmują bycie na bieżąco z zadaniami, myślenie strategiczne i wydajną pracę. Firmy potrzebują pracowników z umiejętnościami zarządzania czasem i produktywnością, aby zapewnić, że zadania są wykonywane na czas i zgodnie z najwyższymi standardami. Umiejętności organizacyjne pomagają firmom 

• Zarządzanie wieloma projektami jednocześnie.
• Planowanie i harmonogramowanie zadań zgodnie z priorytetami.
• Szybkie identyfikowanie i rozwiązywanie potencjalnych problemów.
• Usprawnienie procesów w celu zwiększenia wydajności.

Zielone umiejętności

• Organizacje stoją w obliczu rosnącej presji, aby zająć się wpływem ich działalności na środowisko i społeczeństwo. 
• Zdolność do zrozumienia i reagowania na wyzwania związane ze zrównoważonym rozwojem ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu.
• Zielone umiejętności pomagają organizacjom 
• Identyfikacja i priorytetyzacja zrównoważonych praktyk biznesowych.
• Zmniejszenie ich wpływu na środowisko.
• Tworzenie bardziej wydajnych i skutecznych operacji.
• Poprawić swoją reputację, angażując się w społeczną odpowiedzialność biznesu.

Krytyczne myślenie i umiejętności analityczne

Zdolność do analizowania informacji, identyfikowania trendów i wzorców oraz oceniania potencjalnych konsekwencji różnych kierunków działania ma kluczowe znaczenie dla podejmowania skutecznych decyzji i wyprzedzania trendów. Umiejętności analitycznego i krytycznego myślenia pozwalają liderom na: 

• Ocena mocnych i słabych stron różnych argumentów i podejść.
• Podejmowanie rozsądnych decyzji dotyczących inwestycji, operacji i innych kluczowych aspektów biznesowych.
• Unikaj uprzedzeń i martwych punktów.
• Ocena ryzyka i możliwości. 

W złożonym środowisku biznesowym umiejętności te pozwalają organizacjom dostosowywać się do zmian, wykorzystując decyzje oparte na danych do napędzania wzrostu i innowacji. 

➡️ Dowiedz się, jak wspierać krytyczne myślenie w miejscu pracy, aby osiągać lepsze wyniki. 

Praca zespołowa 

Wykorzystanie mocnych stron i umiejętności wielu osób pozwala organizacjom osiągać wspólne cele. Praca zespołowa jest niezbędna dla: 

• Promowanie innowacji. 
• Łączenie różnych perspektyw i doświadczeń.
• Rozwiązywanie złożonych problemów.
• Wspieranie pozytywnego środowiska pracy.
• Zwiększenie produktywności i wydajności.
• Zatrzymanie największych talentów. 

Szalone umiejętności 

Umiejętności rekreacyjne lub hobby, często nazywane "szalonymi umiejętnościamimogą pozytywnie wpłynąć na miejsce pracy, wnosząc do niego unikalne perspektywy, kreatywność i wiedzę specjalistyczną. 

Na przykład pracownik, który jest zapalonym fotografem, może wnieść unikalną perspektywę do projektu marketingowego. 

Jednocześnie ktoś, kto lubi amatorskie przedstawienia teatralne, może mieć pewność siebie, by wygłosić prezentację. 

Zachęcanie pracowników do wnoszenia do miejsca pracy swoich różnorodnych doświadczeń i zainteresowań pomaga:

• Wspieranie bardziej dynamicznego i integracyjnego środowiska pracy, w którym pracownicy czują się docenieni i zaangażowani.
• Lepsza równowaga między pracą a życiem prywatnym, ponieważ zapewniają możliwości rozwoju osobistego i spełnienia poza pracą. 
• Większa satysfakcja z pracy, mniejszy stres i większa produktywność.

Odkrycie ukrytych dodatkowych umiejętności pracowników może wymagać trochę wysiłku. ‍

Wskazówka: Skorzystaj z ankiet pulsu lub samooceny, aby zachęcić zespół do omówienia swojego życia poza pracą.

Przedsiębiorczość 

Wiedza biznesowa to zrozumienie i umiejętność poruszania się po funkcjonowaniu firmy, w tym jej dynamiki finansowej, operacyjnej i rynkowej. Jest niezbędna, aby pomóc liderom i pracownikom zrozumieć konsekwencje ich działań w ogólnym kontekście biznesowym.

Silne umiejętności biznesowe umożliwiają organizacjom 

• Szybkie i skuteczne reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe i potrzeby klientów.
• Podejmuj decyzje w oparciu o dane.
• Poprawić swoje wyniki finansowe.
• Zrozumienie kompromisów między celami krótko- i długoterminowymi.

Umiejętności przywódcze 

Umiejętności przywódcze wyznaczają kierunek, ton i wizję organizacji. Są one kluczowe dla prowadzenia organizacji przez niepewność i zmiany, przy jednoczesnym tworzeniu pozytywnego i integracyjnego środowiska pracy.

Silni liderzy potrafią również tworzyć wizję i inspirować innych do pracy nad nią, co ma kluczowe znaczenie dla budowania dynamiki i napędzania wyników. 

Będą wykorzystywać wiele z powyższych umiejętności, doskonaląc się w empatii, komunikacji, krytycznym myśleniu, pracy zespołowej i przedsiębiorczości. 

5 kroków do ukończenia audytu umiejętności 

Postępuj zgodnie z poniższymi pięcioma krokami i najlepszymi praktykami, aby zakończyć wewnętrzny audyt pracowników.

Wyznacz cele dla audytu umiejętności 

Podobnie jak w przypadku każdego procesu HR, ustal mierzalne cele i zadania, aby upewnić się, że audyt ma rzeczywisty cel. 

Zastanów się, co chcesz zyskać dzięki temu procesowi i w jaki sposób pomoże on w osiągnięciu celów organizacyjnych. 

Użyj ram SMART, aby wyznaczyć cele, które są: 

• Konkretnie 
• Mierzalny
• Przypisywalny 
• Realistyczny 
• Zależne od czasu 

➡️ Sprawdź, jak struktura SMART kieruje zespoły w stronę ich celów.  

Wyjaśnienie ról  

Wymień wszystkie role w swojej organizacji i niezbędne umiejętności związane z każdą z nich. Ten krok zachęca do zapoznania się z konkretnymi zadaniami i obowiązkami na każdym stanowisku.

Max Benz, CEO i współzałożyciel Banking Geek, wyjaśnia, jak to zrobić: 

"Pierwszym krokiem jest stworzenie wykazu wymaganych ról w firmie, a także wszelkich kwalifikacji lub certyfikatów niezbędnych na tych stanowiskach. Po zidentyfikowaniu wszystkich ról potrzebnych w organizacji, należy ocenić, jakie umiejętności są wymagane dla każdej roli w oparciu o wymagania dotyczące pracy i inne istotne kryteria.

Dodatkowo należy rozważyć, którzy pracownicy obecnie posiadają te umiejętności, a którzy potrzebują dodatkowego szkolenia, aby spełnić oczekiwania. Oceniając poziom umiejętności obecnego personelu, pamiętaj o uwzględnieniu informacji zwrotnych od menedżerów, którzy ściśle z nimi współpracują. Wreszcie, wykorzystaj te dane do opracowania planu podnoszenia kwalifikacji pracowników lub zatrudniania nowych pracowników w razie potrzeby".

➡️ Wykorzystanie modelu kompetencji do stworzenia jasnych ram rozwoju kariery dla każdego stanowiska.

Wybierz metodę oceny

Zazwyczaj korzysta się z pytań ankietowych lub spotkań 1:1, aby poznać zakres umiejętności w organizacji i dowiedzieć się, w jaki sposób można je zmienić w zależności od potrzeb.

Alternatywnie, możliwe jest wykorzystanie ocen opartych na kompetencjach, takich jak symulacje pracy lub próbki pracy, aby ocenić głębokość określonego zestawu umiejętności. Dokumentacja wspierająca, taka jak certyfikaty, historyczne przeglądy wydajności lub przeglądy menedżerskie, może również stanowić wartość. 

Badanie opinii pracowników 

Abhishek ShahHR w platformie Testlify, wyjaśnia: "Zaangażowanie pracowników w audyt umiejętności może dostarczyć cennych spostrzeżeń i zwiększyć ich zaangażowanie w programy rozwojowe i szkoleniowe".

Cała organizacja musi traktować audyt umiejętności jako krytyczną potrzebę biznesową wspieraną przez HR, a nie jako projekt po stronie HR realizowany przez liderów audytu wewnętrznego. 

Dział HR przeprowadzi ankietę bezpośrednio wśród pracowników lub pozyska wsparcie kierowników liniowych w celu zebrania danych dotyczących umiejętności. 

Zbieranie informacji zwrotnych na temat umiejętności 

Zanim zaczniesz, zawsze upewnij się, że zachowujesz zgodność z przepisami i możesz legalnie gromadzić dane pracowników w celu przedstawienia ich w raporcie z audytu.

Wyjaśnij pracownikom system gromadzenia danych i określ, czego od nich oczekujesz. 

Wskazówka#1: Zdecydowanie zalecamy skorelowanie audytu umiejętności z szerszym procesem analizy luk kompetencyjnych.

Wskazówka nr 2: Wykorzystaj wygenerowane spostrzeżenia do tworzenia planów zatrudniania, szkoleń i rozwoju (w tym inicjatyw związanych z przekwalifikowaniem i podnoszeniem kwalifikacji). 

➡️ Zapoznaj się z naszym procesem analizy luk kompetencyjnych.

➡️ Rozwijaj swoich pracowników i swoją firmę dzięki Zavvy

Zavvy oferuje następujące sposoby na zrozumienie zakresu umiejętności w organizacji:  

• 👂 Ankiety pracowniczeZbieranie szerokiego zakresu danych dotyczących umiejętności od pracowników i analizowanie wyników w celu usprawnienia procesów wewnętrznych. Może to na przykład obejmować analizę aktualnego poziomu umiejętności w zespole. 
• Rozmowy 1:1: regularne spotkania pozwalają menedżerom dopasować odpowiednie umiejętności do trwających lub nadchodzących projektów. Rozmowy jeden na jeden umożliwiają również bezpośrednim podwładnym omówienie umiejętności zdobytych w przeszłości i innych zainteresowań. 
• Samoocena: pracownicy mogą uczciwie ocenić swoje obecne mocne strony i zasugerować ścieżki poprawy, aby osiągnąć swoje cele zawodowe. 
• Ocena 360 stopniTo holistyczne podejście umożliwia zbieranie informacji zwrotnych od współpracowników, menedżerów i bezpośrednich podwładnych w celu zapewnienia uczciwych spostrzeżeń i wskazówek dotyczących umiejętności każdej ze stron.

Odkryj, jak możesz rozwijać umiejętności swoich pracowników dzięki Zavvy. Zarezerwuj bezpłatne demo naszego pakietu narzędzi HR.