In 5 eenvoudige stappen effectief verbeteringen in prestaties meten

Stagneert, stagneert, statisch - woorden die je nooit in verband wilt brengen met de prestaties van je team. Maar soms hebben zelfs de beste mensen een duwtje nodig om hun prestaties te verbeteren.

Maar hoe meet je zoiets ongrijpbaars als prestatieverbeteringen? En dan bedoelen we niet het verzamelen van cijfers om de cijfers. We bedoelen het verkrijgen van bruikbare inzichten: Wat werkt er? Wat niet? Waar is ruimte voor groei?

Je hebt de gegevens, wat nu? Feedback. En niet zomaar feedback, maar constructieve, vooruitstrevende, prestatiebevorderende feedback. Het soort dat het vuur aanwakkert, niet dooft.

In dit artikel helpen we je op weg:

• Hoe je stap voor stap de prestatieverbetering van een individu of team kunt meten.
• De beste praktijken om prestatieverbetering effectief te kwantificeren en bij te houden.
• Waarom je extra aandacht moet besteden aan je prestatiemeetproces.

🪜 5 stappen om prestatieverbetering effectief te meten

👀 Stap 1: Bepaal de basislijn voor prestatiemeting

Begin met het analyseren van het huidige prestatieniveau van de werknemer.

Het biedt een basislijn of referentiepunt om verbetering in prestaties te meten. Met een basislijn weet je of de prestaties verbeteren, constant blijven of afnemen.

Gebruik deze methoden om je basislijn te krijgen:

• Een eerste evaluatie: Meet de prestaties van de werknemer. Beoordeel hun huidige werk en bijdragen ten opzichte van de verwachtingen van de organisatie voor hun rol.
• Eerdere functioneringsgesprekken: Analyseer historische gegevens van (360°) feedback en beoordelingsschalen.
• Beoordeling van vaardigheden en tests: Evalueer de huidige kennis en vaardigheden van werknemers in verschillende aspecten van hun werk.

Laat de werknemers in dit stadium ook nadenken over hun eigen huidige prestatieniveau.

Maak een zelfevaluatie waarbij ze verbeterpunten kunnen identificeren.

Wat is de rol van zelfevaluatie bij het meten van prestatieverbetering?

Het doel van elke organisatie is om het hoogste niveau van verbetering te bereiken. En een zelfevaluatie kan je op twee manieren helpen om dit te bereiken.

Ten eerste geeft het een rijker beeld van hun prestaties en gebieden die verbetering behoeven. Dit komt omdat werknemers hun prestaties vaak strenger beoordelen dan hun leidinggevenden.

Ten tweede, als werknemers hun capaciteiten beoordelen, zullen ze waarschijnlijk verantwoordelijkheid nemen voor hun prestatieverbetering.

👀 Bekijk 10+ voorbeelden en sjablonen van zelfevaluatieformulieren die je meteen kunt gebruiken. Bekijk deze zelfevaluatievragen om ze verder aan te passen. 

🔢 Stap 2: Bepaal de belangrijkste prestatiecijfers om de voortgang te volgen

Het definiëren van je belangrijkste prestatie-indicatoren zorgt voor meetbare doelen voor werknemers. Het stelt vast:

• De specifieke verbeterpunten die je van hen verwacht.
• De gewenste niveaus van verbetering.

Door duidelijke prestatiemaatstaven op te stellen, wordt het ook gemakkelijk om de prestaties van het bedrijf te vergelijken met die van andere organisaties en branchenormen.

Dit werpt licht op gebieden waar u uw inspanningen voor prestatieverbetering op moet richten om concurrerend te blijven.

Houd deze belangrijke prestatiecijfers bij om de prestatieverbetering te volgen.

Productiviteit

Het meet de efficiëntie waarmee werknemers waardevolle resultaten creëren met de middelen die ze gebruiken.

Kwaliteit van het werk

Traceert de kwaliteit van de output van werknemers ten opzichte van de bedrijfsnormen. Het controleert de inzet van de werknemers voor nauwkeurigheid en aandacht voor detail met behulp van maatregelen zoals foutenpercentages.

Werkefficiëntie

Meet de effectiviteit van werknemers bij het uitvoeren van taken. Het beoordeelt hun vermogen om de gewenste resultaten te behalen met de middelen en tijd die ze beschikbaar hebben.

L&D statistieken

Beoordeelt de verwerving door de werknemer van nieuwe vaardigheden en kennis die relevant zijn voor hun functie. Het weerspiegelt hun toewijding aan persoonlijke en professionele ontwikkeling, wat hun prestaties beïnvloedt.

Doel bereiken

Het meet het vermogen van werknemers om de gestelde doelen en doelstellingen binnen een bepaald tijdsbestek te halen. 

Inkomsten per werknemer

Het is de gemiddelde omzet die een direct resultaat is van de inspanningen van een werknemer in zijn rol binnen een bepaalde periode.

11 Voorbeelden van KPI's voor het meten van prestatieverbetering

Hier zijn enkele specifieke prestatiemaatstaven. Ze hebben betrekking op verschillende rollen en verantwoordelijkheden.

Gebruik ze om individuele prestatieverbetering na verloop van tijd bij te houden. 

1. Klanttevredenheidsscores (CSAT)

Rol: Klantenservice

Het is een maatstaf voor hoe blij klanten zijn met hun ondersteuningsinteracties.

Klantenondersteuningsmedewerkers die hun prestaties verbeteren, zullen meer tevreden klanten hebben.

2. Afrondingspercentages van projecten

Rol: Projectmanagementteamleden en projectmanagers

Het is het percentage projecten dat succesvol is afgerond binnen de gestelde termijn:

• De vooraf gedefinieerde tijdschema's
• De doelstellingen en specificaties van het project

Werknemers die hun prestaties verbeteren, zullen hun projecten sneller afronden.

3. Groei van de verkoop

Rol: Verkoopvertegenwoordigers

Het is de procentuele stijging van de verkoopopbrengsten ten opzichte van voorgaande periodes.

Een stijging wijst op betere prestaties van de medewerkers van je verkoopafdeling.

4. Omrekeningskoers verkoop

Rol: Verkoopvertegenwoordigers

Meet het percentage leads dat een gewenste actie onderneemt na interactie met een aanbieding, campagne of verkoopproces.

Een verbetering in de verkoopconversie duidt op betere prestaties.

5. Productietijd

Rol: Operationeel managers

Dit is de totale tijd die nodig is om grondstoffen te verwerken tot eindproducten.

Het verkorten van de tijd die een product nodig heeft om alle productiefasen te doorlopen, duidt op betere prestaties.

6. Aantal kwaliteitsdefecten

Rol: Operationeel managers

Dit is het percentage productie-eenheden dat defect is op een specifiek aantal geproduceerde eenheden.

Een daling van het percentage kwaliteitsdefecten wijst op een prestatieverbetering.

7. Verhouding schulden/eigen vermogen

Rol: Financieel analisten

De verhouding tussen schuld en eigen vermogen is het schuldenniveau van de organisatie ten opzichte van haar activa.

Het is de taak van de financieel analist om de schuldenlast zo laag mogelijk te houden. Dus als hun prestaties toenemen, neemt de verhouding tussen schuld en eigen vermogen af.

8. Doorklikpercentage (CTR)

Rol: Marketeers

Het meet het percentage mensen dat op een advertentie, link of CTA klikt van het totale aantal dat de advertentie te zien krijgt.

Een hoog doorklikpercentage komt overeen met een verbetering van de prestaties van een marketeer.

9. Uptime server  

Rol: IT-managers

Server uptime houdt de totale tijd bij dat de systemen van de organisatie aan staan en beschikbaar zijn voor gebruik binnen een bepaalde periode.

Als de uptime van de server constant hoog blijft, duidt dit op een sterke prestatieverbetering.

10. Tijdige levering

Rol: Ketenbeheerders

Het controleert de effectiviteit van supply chain managers om ervoor te zorgen dat klanten producten ontvangen zoals afgesproken.

Een verbetering in tijdige leveringen geeft aan dat hun prestaties verbeteren.

11. Onderhanden werk (WIP)

Rol: Managers productie

Het werk in uitvoering op een optimaal niveau houden is een teken van prestatieverbetering.

Hoge WIP-niveaus kunnen wijzen op inefficiënties in het productieproces. Lage WIP-niveaus kunnen wijzen op onderbenutting van middelen.

➡️ We hebben 30+ rolgebaseerde prestatiemetingen voor werknemers gemaakt. Gebruik ze om prestatieverbetering bij te houden.

🤖 Stap 3: Technologie gebruiken om prestatieverbeteringen bij te houden

Technologie is een game-changer geworden in de manier waarop organisaties prestatieverbetering bijhouden.

Bailey Borzecki, HR Inspirations Manager van Dogfish Head Brewery, geeft een nauwkeurige beschrijving van HR-technologie. Ze vergelijkt het met hoe mensen dagboeken en verslagen bijhouden om hun vooruitgang te zien: "Het stelt ons in staat om het verhaal van de medewerker te vertellen."

Tech bewaart de prestatiegegevens van werknemers op een centrale plek, waardoor het eenvoudig is om de voortgang bij te houden.

De juiste technologie voor prestatiebeheer helpt je op 5 manieren.

1. Prestaties in realtime volgen

Software voor prestatieontwikkeling integreert met tools zoals projectmanagement en software voor klantenservice.

Het biedt een enkele bron van real-time en nauwkeurige prestatiegegevens voor het bijhouden van statistieken en KPI's.

2. Doelen volgen

De juiste technologie biedt tools om doelen te volgen:

• Definieer en volg de KPI's voor elk prestatiedoel.
• Splits het doel op in subdoelen voor eenvoudiger beheer.
• Beoordeel de voortgang naar de prestatiedoelen in real-time.
• Visuele weergaven van de voortgang van doelen analyseren.

3. Het bijhouden van verbeteringen in de resultaten van functioneringsgesprekken

Je kunt historische gegevens zien als een betrouwbare basislijn om de prestatieverbetering van werknemers bij te houden. Dit omvat:

• prestatiebeoordelingen;
• verslagen van functioneringsgesprekken;
• feedback van meerdere beoordelaars.

4. Anticiperen op toekomstige prestaties

AI in tools voor prestatiebeheer helpt toekomstige prestaties te voorspellen via voorspellende analyses.

Het geeft inzicht in het potentieel van een werknemer door de huidige prestatiegegevens te analyseren.

5. Betere afstemming van prestatieverbetering op de bredere doelstellingen

Met geautomatiseerd prestatiebeheer kun je statistieken bijhouden die overeenkomen met de strategische doelen van de organisatie.

Het zorgt ervoor dat de prioriteiten van uw organisatie de focus zijn van uw menselijk kapitaal. Dit vergemakkelijkt zakelijk succes op lange termijn.

Het concurrentievoordeel van prestatiebeheertools ten opzichte van handmatige processen

Handmatige prestatiebeoordelingsprocessen zijn vaak gebaseerd op kwantitatieve gegevens. Ze leggen geen kwalitatieve gegevens vast, zoals inzichten uit eerdere functioneringsgesprekken.  

Hulpmiddelen voor prestatiebeheer ondersteunen een holistische kijk op de prestatieverbetering van de werknemer.

Ze ondersteunen de analyse van:

• Subjectieve inzichten: Verkregen uit 360° feedback en aantekeningen van managers uit tools voor één-op-één gesprekken. 
• Objectieve inzichten: Afgeleid van gegevens die zijn verzameld via belangrijke prestatie-indicatoren.

Systemen voor prestatiebeoordeling leveren trouwens niet alleen cijfers. Ze helpen je ook het verhaal achter de cijfers te begrijpen.

Je kunt de prestatiegegevens van werknemers analyseren met hulpmiddelen zoals visuele dashboards, grafieken en diagrammen om patronen te ontdekken.

➡️ We hebben een lijst gemaakt van de beste hulpmiddelen voor prestatiebeheer voor het verzamelen en evalueren van prestatiegegevens van werknemers. Bekijk deze lijst.

Stap 4: Continue ondersteuning bieden

Het opstellen van prestatieverbeteringsplannen met doelen en vervolgens werknemers het hele jaar negeren is niet de juiste aanpak.

Voortdurend controleren. En stem de ondersteuning die je biedt af op de specifieke behoeften van elk individu.

Effectieve continue ondersteuning ziet er als volgt uit:

• Regelmatige check-ins: Organiseer wekelijkse één-op-één gesprekken tussen managers en werknemers. Het is een gelegenheid om de vooruitgang te volgen, blokkades op te heffen en persoonlijke feedback te geven.
• Regelmatige prestatiecoaching: Voer prestatiecoaching uit om werknemers te helpen hun volledige potentieel te bereiken. Naast het verbeteren van de prestaties heeft coaching extra voordelen, zoals het vergroten van het zelfbewustzijn en de veerkracht van werknemers.
• Opleidingsprogramma's voor werknemers: Zorg voor de leermiddelen die nodig zijn om hun vaardigheden te verbeteren en hun prestaties te verhogen.
• Erkenning en beloning: Erken incrementele verbeteringen in de prestaties van de werknemers. Het inspireert en motiveert hen in hun streven naar uitmuntendheid.

➡️Are Vraag je je af hoe je deze check-in gesprekken voert? Wij hebben 17 krachtige sjablonen voor één-op-één gesprekken gemaakt om je te helpen.

🆚 Stap 5: Let op tijdelijke pieken in prestaties versus consistente verbetering

In het verleden was een prestatieverbetering een prestatieverbetering. Ongeacht de context waarin het gebeurde.

Nu zijn de dingen een beetje anders en beter.

Zoals Blakeley Hartfelder, directeur bij Gartner, het zegt:

"In de toekomst zullen leiders en managers verder gaan dan alleen het meten van de resultaten van werknemers en rekening houden met de context waarin de resultaten van werknemers worden bereikt: hun persoonlijke doelen, de omstandigheden waarin ze werken, de teams waartoe ze behoren en het soort werk dat ze verrichten."

Door aandacht te besteden aan de context waarin een prestatieverbetering optreedt, kun je consistente verbeteringen opsporen. Geen tijdelijke pieken.

Een interne competitie, zoals een verkoopwedstrijd, kan bijvoorbeeld een tijdelijke piek veroorzaken.

Om deze valkuil te vermijden, analyseer je prestatiepatronen over langere perioden.

Een langetermijnanalyse kan consistent gedrag bij de werknemer aan het licht brengen. Het kan duidelijk maken of ze consequent voldoen aan de prestatieverwachtingen of er juist niet aan voldoen.

Hoe vaak moet je prestatieverbetering meten?

Veel organisaties beoordelen prestatieverbeteringen één of twee keer per jaar. Maar als het kan, doe het dan elk kwartaal.

Een driemaandelijkse evaluatie brengt prestatietrends vroeg genoeg aan het licht. Het creëert een regelmatige feedbacklus die werknemers helpt om tijdig bij te sturen.

🕵️‍♀️ Waarom is hetbelangrijk om prestatieverbetering temeten?

Het meten van prestatieverbetering identificeert gebieden voor gerichte ontwikkeling van werknemers. Het bereikt ook veel meer.

1. Het helpt bij het herkennen en belonen van echte verbetering

Door prestatieverbetering te meten, kunt u uw beloningssysteem koppelen aan prestaties.

Zo'n transparant beloningssysteem bevordert een gezonde concurrentie tussen collega's. Het stimuleert de prestatieverbetering nog een beetje meer.

2. Het is een motiverend hulpmiddel, dat groei aanmoedigt

Als werknemers weten dat je hun prestatieverbetering bijhoudt, zullen ze zich waarschijnlijk meer inspannen. Ze weten dat als ze slack afslaan, het eruit komt.

Bovendien stimuleert het kwantificeren van hun vooruitgang in de loop van de tijd hen om te streven naar betere prestaties.

3. Het stimuleert organisatorisch succes

Het meten van prestatieverbeteringen cultiveert een cultuur van voortdurende verbetering. Het bouwt een goed presterend team op.

Een sterk team van high performers maakt van je organisatie een dominante kracht in de sector.

4. Het vergemakkelijkt betere besluitvorming voor HR en senior management

Het meten van prestatieverbetering ondersteunt gegevensgestuurde beslissingen.

HR en het senior management kunnen inzichten opdoen die helpen bij beslissingen zoals salarisaanpassingen en opvolgingsplanning. 

➡️ Verbeter de prestaties van werknemers met Zavvy

De Schotse dichter Robert Burns zei:"De beste plannen van muizen en mensen lopen vaak verkeerd af.

Maar met behulp van de alles-in-één prestatiebeheersoftware van Zavvy kun je ervoor zorgen dat je succes boekt bij het bijhouden van prestatieverbetering.

Ontdek hoe Zavvy jouw inspanningen kan versterken:

• 📊 Met deze volledig aanpasbare software voor functioneringsgesprekken kunt u gegevens verzamelen uit 360° feedback. U krijgt toegang tot krachtige feedbackanalyses om prestatieverbetering bij te houden.
• 📈 Je kunt onze software voor prestatieontwikkeling gebruiken om goed gedefinieerde ontwikkelingstrajecten te creëren. Het begeleidt medewerkers bij het verbeteren van hun prestaties. Bovendien is Zavvy AI beschikbaar om je te helpen bij het maken van gedetailleerde en gerichte ontwikkelingsplannen.
• Met onze handige software voor doelenbeheer kun je de doelen van al je werknemers beheren. Een voortgangsbalk maakt het makkelijk om werknemers die achterblijven te identificeren en te controleren.
• U kunt uw werknemers leermiddelen aanbieden via ons leerplatform. Of uw eigen trainingen maken met behulp van een AI-gestuurde course builder.
• 💬 Een geavanceerde software voor één-op-één gesprekken maakt het makkelijk om persoonlijke ondersteuning te bieden. U kunt een consistente reeks van één-op-één gesprekken organiseren door aangepaste regels voor herhaling in te stellen.

📅 Boek een demo om te zien hoe deze tools kunnen samenwerken om het meten van prestatieverbetering eenvoudiger te maken.